Základy práce. Vytvoření nového a otevření již existujícího sešitu. Tabulkový procesor

Transkript

1 Základy práce Aplikace MS Excel umožňuje pracovat najednou s více sešity i listy. Proto není od věci vysvětlit si rozdíl mezi sešitem, listem a buňkou Sešit - dokument vytvořený aplikací MS Excel List - každý sešit (dokument) se skládá z jednotlivých listů Buňka - každý list je rozdělen na buňky, což jsou jakési základní částice listu. Slouží ke vkládání a editaci dat. Každá buňka má svou adresu, která je dána souřadnicí sloupce a řádku, ve kterém se buňka nachází. Např. A1. Na každém listě je k dispozici řádků a 256 sloupců. Pro pohodlnější práci se sešitem, obsahuje každý z nich několik listů. Tyto listy si můžeme přidávat či odebírat a samozřejmě přejmenovávat. Záložka listu Všechny tyto operace lze provést tak, že klikneme pravým tlačítkem myši na některou ze záložek listů a vybereme si z nabízených možností. Vytvoření nového a otevření již existujícího sešitu Nový sešit založíme buď tím že spustíme MS Excel. To se vždy automaticky vytvoří nový prázdný sešit. Druhou možností je pomocí tlačítka office Nový. Třetí možností je použít klávesovou zkratku CTRL+N. Již existující sešit lze otevřít opět přímo tím, že si jej v prostředí Windows najdu a poklepáním otevřu. Z uživatelského prostředí Excelu otevřeme dříve uložený sešit pomocí tlačítka office Otevřít, nebo klávesovou zkratkou CTRL+O. Ať přes tlačítko office, tak pomocí CTRL+O vyvoláme dialogové okno, ve kterém vybíráme odkud (ze které složky), a jaký soubor (=typ souboru) chceme otevřít. 9

2 Vkládání dat Data se vkládají do buněk. MS Excel sám rozezná, jaký typ dat jsme do dané buňky vložili a podle toho také přizpůsobí zobrazení dat v buňce a možné operace s nimi. Nejčastěji využívanými datovými typy jsou: Obecný buňky s obecným formátem nemají nijak specifikovaný formát Číslo tento formát slouží k obecnému zobrazení čísla. Buňky s tímto formátem mají obsah zarovnaný k pravému okraji Datum formát pro práci s daty Čas formát pro práci s časovými údaji Text buňky s textovým formátem jsou považovány za text, a to i když obsahují číslo. Buňka je zobrazena přesně tak jak byla zadána se zarovnáním k levému okraji Mimo těchto datových formátů rozeznává MS Excel ještě formáty Měna, Účetnický, Procenta, Zlomky, Matematický, Speciální a Vlastní. Formát buňky určuje MS Excel automaticky, ale můžeme jej zvolit i ručně. Nejjednodušší způsob je kliknout pravým tlačítkem do buňky, jejíž datový formát chceme změnit. Z takto vyvolané nabídky zvolíme Formát buněk, čímž spustíme dialogové okno, kde můžeme typ zadaných dat ručně změnit Samotné vkládání dat je naprosto jednoduché. Umístíme kurzor do buňky, do které chceme data vkládat a z klávesnice zadáme číslo či text. MS Excel, jak již bylo řečeno, sám určí datový typ. Pokud bychom z jakýchkoli důvodů potřebovali datový typ změnit, provedeme tak výše popsaným způsobem. 10

3 Editace dat Již vložená data můžeme samozřejmě editovat. MS Excel umožňuje dva základní způsoby editace dat. Každý z nich nám nabízí jiné možnosti a výhody. Prvním způsobem je editace přímo do buňky, kdy nastavíme jako aktivní buňku (=klikneme do ní), která již obsahuje data, a její obsah změníme. Tento způsob je však záludný, neboť pokud začneme cokoli psát, okamžitě ztratíme původní obsah buňky. Chceme li tedy jen poopravit obsah buňky, použijeme druhý způsob pomocí editačního okna. Jako editační okno nám v takovém případě slouží řádek vzorců. Pokud se nastavíme na buňku, která již obsahuje nějaké údaje, jsou tyto zobrazeny i v řádku vzorců. Kliknutím do řádku vzorců se nám zde objeví kurzor a my pak můžeme editovat obsah buňky, aniž bychom pozbyli její původní obsah. Stejného cíle dosáhneme dvojím kliknutím do buňky, nebo nastavením na buňku a stiskem klávesy F2. Řádek vzorců Výběr buněk Jak plyne z předchozího textu, s buňkami lze pracovat, pouze, je li buňka aktivní, neboli, je li buňka vybrána. Jednu buňku vybereme snadno pomocí klávesnice, nebo poklepáním myši. Vybraná buňka je označena výrazným orámováním. Souvislý výběr Více buněk vybereme pomocí klávesnice tak, že budeme držet klávesu SHIFT a šipkami budeme vybírat další buňky. Tyto se budou postupně označovat do souvislého bloku. Pokud šipkami budeme pohybovat ve všech směrech, bude se výběr rozšiřovat do tvaru obdélníku. Úplně stejného efektu dosáhneme pomocí myši tak, že stiskneme levé tlačítko a tažením kurzoru vybereme buňky pro náš výběr. Až budeme mít vybrány požadované buňky, pustíme levé tlačítko a vybírání buněk se tím ukončí. 11

4 Nesouvislý výběr Chceme-li vybrat jen některé buňky, které spolu navíc ani nemusí sousedit, provedeme to takto: Označíme si buňky, které spolu sousedí pomocí klávesy SHIFT (provedeme souvislý výběr), poté uvolníme klávesu SHIFT, stiskneme klávesu CTRL, přemístíme kurzor na nesousední buňku a opět pomocí klávesy SHIFT provedeme výběr buněk. Tento postup samozřejmě opakujeme tak dlouho, dokud nemáme vybrány všechny nesousedící buňky, které jsme chtěli vybrat. Kopírování, přesouvání a mazání dat Pokud máme vybrány buňky, můžeme jejich obsah kopírovat, přesouvat či smazat. Změny se projeví pouze v buňkách, které jsme vybrali. Kopírování Máme li vybrány buňky (nebo jen jednu buňku), můžeme provést kopírování několika způsoby: A) Pomocí ikon z panelu schránka na kartě Domů Karta Domů Vybereme požadovaná data, klineme na ikonu kopírovat. Čára ohraničující vybrané buňky začne blikat. Pak nastavíme kurzor na místo, kam chceme kopírovat a kliknutím na ikonku provedeme vložení. Panel Schránka Vybraná oblast B) Pomocí pravého tlačítka myši Na označenou oblast klikneme pravým tlačítkem myši, čímž vyvoláme kontextovou nabídku. Vybereme volbu Kopírovat. Nastavíme kurzor na místo, kam chceme kopírovat a stiskem pravého tlačítka vyvoláme opět kontextovou nabídku, z níž vybereme Vložit. C) Pomocí klávesových zkratek Máme li označený blok buněk, stiskneme klávesy CTRL+C, přemístíme kurzor na místo, kam chceme kopírovat a stiskneme klávesy CTRL+V. D) Přímým tažením myši Najedeme myší na čáru ohraničující blok vybraných buněk. Přidržíme klávesu CTRL a levým tlačítkem myši uchopíme celý blok buněk. Levé tlačítko stále držíme a přesuneme obrys celého bloku na požadované místo. Po uvolnění levého tlačítka se označený blok nakopíruje, tam kam jsme ukazovali. Tato možnost kopírování je však vhodná jen pro kopírování v rámci jednoho listu. Pokud bychom chtěli kopírovat cokoli z jednoho listu (nebo sešitu) do druhého, museli bychom použít předchozí způsoby kopírování, tedy kopírování pomocí schránky. 12

5 Přesouvání Při přesouvání je třeba uvědomit si základní rozdíl oproti kopírování. Při kopírování zůstává originál, nebo chcete-li předloha, na svém původním místě a na novém místě se vytvoří kopie. Při přesouvání dojde k vyjmutí (odstranění) originálu z původního místa a k jeho přesunu na novou pozici. Po provedení kopírování tedy bude námi vybraná část (blok buněk) v pracovním sešitu vícekrát, kdežto při přesouvání se vybrané buňky jen přesunou budou existovat jen jednou, ale na jiném místě. Samotné přesouvání můžeme provést opět několika způsoby: A) Pomocí ikon z panelu Schránka na kartě Domů Vybereme buňky s daty, která chceme přesunout. Klineme na ikonu vyjmout. Čára ohraničující vybrané buňky začne blikat. Pak nastavíme kurzor na místo, kam chceme náš výběr přesunout a kliknutím na ikonku provedeme vložení. B) Pomocí pravého tlačítka myši Na označenou oblast dat klikneme pravým tlačítkem myši a vybereme volbu Vyjmout. Nastavíme kurzor na místo, kam chceme data přesunout a stiskem pravého tlačítka myši vyvoláme nabídku z níž vybereme Vložit. C) Pomocí klávesových zkratek Máme li označený blok buněk, stiskneme klávesy CTRL+X, přemístíme kurzor na místo, kam chceme přesouvat a stiskneme klávesy CTRL+V. D) Přímým tažením myši Najedeme myší na čáru ohraničující blok vybraných buněk. Levým tlačítkem myši uchopíme celý blok buněk. Levé tlačítko stále držíme a přesuneme obrys celého bloku na požadované místo. Po uvolnění levého tlačítka se označený blok přesune, tam kam jsme ukazovali. Vymazání Pokud máme vybrány buňky do bloku, můžeme je nejen takto hromadně přesouvat či kopírovat, ale i hromadně mazat (odstraňovat). Mazat přitom lze nejen obsah buněk, ale také atributy buněk, jako je formátování buňky či komentář. Mazání obsahu buněk: Označíme buňky, jejichž obsah chceme smazat a stiskneme klávesu Delete Označíme buňky, jejichž obsah chceme smazat a na tento výběr klikneme pravým tlačítkem myši. Z takto vyvolané kontextové nabídky vybereme Vymazat obsah 13

6 Mazání atributů buněk: Označíme buňky, jejichž obsah chceme smazat a pomocí pravého tlačítka myši vyvoláme kontextovou nabídku, kde můžeme vybrat, který z atributů (např. komentář) chceme smazat. Řádky a sloupce Jak již víme, pracovní oblast listů a sešitů v MS Excelu je tvořena buňkami, které tak na pracovní ploše vytváří řádky a sloupce. MS Excel 2007 zavádí oproti předchozím verzím novinku, která se dle mého názoru příliš nepovedla. Ve starších verzích Excelu byly řádky očíslovány a sloupce byly vždy označeny písmeny. Kvůli nové možnosti identifikace buňky pomocí tzv. RC souřadnic je možno mít i sloupce očíslovány. Adresa buňky pak není jako dříve třeba F2, ale R2C6. Naprostý zmatek to pak vnáší třeba do vzorců viz obrázek: RC odkaz Vypnut RC odkaz Aktivní Adresa buňky Vzorec bez RC Adresa buňky Vzorec stylem RC Naštěstí lze RC odkazy vypnout a pracovat tak ve standardním, snadno pochopitelném systému řádků a sloupců. Vypnutí RC souřadnic RC souřadnice vypneme následujícím postupem: zde zvolíme oblast Vzorce a odškrtneme (vypneme) volbu Sytl odkazu R1C1 14

7 Teď, když jsme schopni zorientovat se v řádcích a sloupcích, můžeme pomocí řádků a sloupců provádět různé další hromadné úpravy. Sloupce Sloupec vybereme tak, že klikneme na záhlaví (název) sloupce. Např. na sloupec E, tak jak to ukazuje obrázek Vkládání sloupců Nový sloupce se vloží příkazem Vložit Vložit sloupce listu z panelu Buňky na kartě Domů (neplést s tlačítkem Vložit z panelu Schránka) Je ovšem potřeba vědět, že sloupce se vkládají vždy vlevo od aktivního sloupce. Přitom se vloží právě tolik sloupců, kolik jich máme označených. Chceme li tedy vložit dva sloupce mezi sloupce E a F, musíme nejprve označit sloupce F a G (držíme klávesu Shift a klikneme na záhlaví sloupce F a pak G), poté zvolíme Vložit Vložit sloupce listu a MS Excel vloží dva nové sloupce tam, kde byly označeny a původní sloupce odsune vpravo. Jak bude vypadat výsledek vložení dvou sloupců, ukazuje obrázek Odstranění sloupců Označíme sloupce, které chceme odstranit a kliknutím pravým tlačítkem myši vyvoláme kontextovou nabídku, zvolíme Odstranit, nebo použijeme ikony z pásu karet, konkrétně Odstranit Odstranit sloupce listu z panelu Buňky na kartě Domů 15

8 Řádky Řádky vybereme tak, že klikneme na záhlaví (=číslo) řádku. Např. na řádek 2, tak jak to ukazuje obrázek Vkládání řádků Nový řádek se vloží obdobně jako sloupce, tedy příkazem Vložit Vložit řádky listu z panelu Buňky na kartě Domů (neplést s tlačítkem Vložit z panelu Schránka). Je ovšem potřeba vědět, že řádky se vkládají vždy nad aktivní řádky. Přitom se vloží právě tolik řádků, kolik jich máme označených. Chceme li tedy vložit dva řádky mezi řádky 2 a 3, musíme nejprve označit řádky 3 a 4, poté zvolíme Vložit Vložit řádky listu a MS Excel vloží dva nové řádky, tam, kde byly označeny a původní řádky odsune dolů. Jak bude vypadat výsledek vložení dvou řádků, ukazuje obrázek Odstranění řádků Označíme řádky, které chceme odstranit a kliknutím pravým tlačítkem myši vyvoláme kontextovou nabídku, ze které zvolíme Odstranit, nebo použijeme ikony z pásu karet, konkrétně Odstranit Odstranit řádky listu z panelu Buňky na kartě Domů 16

9 Buňky Tak jako můžeme vkládat a odstraňovat řádky i sloupce, můžeme vkládat i odstraňovat jednotlivé buňky. Práce s buňkami má však svá specifika. Vkládání buněk Opět označíme počet buněk, podle toho, kolik jich chceme vložit. Z panelu Buňky na kartě Domů zvolíme příkaz Vložit Vložit buňky Poté se nám zobrazí dialogové okno, kde můžeme zvolit způsob vložení buněk. Ten má zásadní význam, neboť tím, že někam vložíme buňku, Excel potřebuje vědět, kam s daty, která byla původně na místě, do kterého se teď pokoušíme vložit novu buňku. Nejpoužívanější jsou volby Posunout buňky vpravo a Posunout Buňky dolů, jejichž význam je prakticky ukázán na obrázcích. Volby Celý řádek a Celý sloupec se pak chovají stejně, jako bychom vkládali řádek či sloupec (viz předchozí text). Odstranění buněk Odstranění buněk provedeme tak, že označíme buňky, které chceme odstranit a pravým tlačítkem myši vyvoláme kontextovou nabídku, ze které zvolíme Odstranit, nebo použijeme volbu Odstranit Odstranit buňky z panelu Buňky na kartě Domů Pokud budeme odstraňovat buňky, je celkem logické, že MS Excel se nás zeptá, jakým způsobem má buňky odstranit (=čím zaplnit prázdné místo). Toto dialogové okno nabízí podobné volby, jako dialogové okno vložení a jejich podrobný popis by byl zbytečný, stačí umět číst a myslet. 17

10 Vyhledávání a nahrazování Vyhledávání a nahrazování jsou funkce MS Excelu, které nám umožňují najít určitý údaj, nebo nahradit nějaký údaj jiným údajem. Což je velmi praktická funkce, využitelná třeba při náhradě jednoho slova za druhé ve velmi velké tabulce či celém sešitu. Vyhledávání Vyhledávání spustíme kliknutím na ikonu Najít z panelu Úpravy na kartě Domů, kde zvolíme Najít. Další možností jak spustit vyhledávání je kombinace kláces CTRL+F. Otevře se nám dialogové okno s dvěma záložkami: Najít a Nahradit. Máme li zvolenu záložku Najít, je dobré tlačítkem zapnout upřesňující možnosti hledání. Dialogové okno pro hledání pak vypadá takto: Do kolonky Najít zadáme text, nebo řetězec znaků, který chceme hledat. Tlačítkem můžeme nastavit formát buněk, které chceme prohledávat. MS Excel tak bude prohledávat jen buňky s tímto formátováním (třeba jen buňky s formátem měna, nebo datum apod.). Můžeme také zaškrtávacími políčky zvolit, aby hledal text obsažený v celé buňce, či aby při hledání byla brána v potaz velká a malá písmena. Můžeme také konkrétněji určit, kde se má hledat, jakým stylem má MS Excel při hledání postupovat a také můžeme zvolit oblast hledání. Nahrazování Dialogové okno Nahrazování vyvoláme opět kliknutím na ikonu Najít z panelu Úpravy na kartě Domů, kde zvolíme Nahradit. Další možností jak spustit vyhledávání je kombinace kláces CTRL+F. Nahrazováním můžeme nahradit text, nebo řetězec znaků jiným textem či řetězcem znaků. Nahrazovat můžeme buď hromadně, nebo postupně. Záleží však jen na nás, který z těchto způsobů si zvolíme. Nahrazování se také velmi často používá v kombinaci s hledáním, kdy nejprve najdeme hledaný text a pak jej nahrazujeme. Právě z tohoto důvodu je vyhledávání a nahrazování v jednom dialogovém okně, kde se z jedné funkce na druhou můžeme přepnout pouhým kliknutím na příslušnou záložku. Dialogové okno nahrazování vypadá a obsluhuje se, absolutně stejně, jako okno hledání, pouze s tím rozdílem, že přibyla kolonka Nahradit, do které zadáme, čím se má nalezený text nahradit. 18

11 Tlačítkem nahradíme všechny výskyty hledaného slova najednou, kdežto pokud použijeme tlačítko nahradíme jen jeden údaj a pro nahrazení dalšího údaje je třeba znovu kliknout na toto tlačítko. Tím je umožněno postupné nahrazování, při kterém můžeme sami zkontrolovat, zda jsou nahrazována jenom ta data, která potřebujeme nahradit. Třídění dat Třídění dat je funkce, která nám umožňuje seřadit data v tabulce podle různých klíčů. Tyto klíče bývají položky tabulky a může jich být i více. Třídící funkce umí pracovat se všemi datovými formáty, tedy nejen s čísly, ale také s texty či třeba datumem. Samotné třídění provedeme tak, že nastavíme kurzor do tabulky, jejíž data budeme třídit a klikneme na ikonu Seřadit a filtrovat z panelu Úpravy na kartě Domů. Odtud můžeme rovnou spustit třídění od největšího k nejmenšímu, nebo naopak od nemenšího k největšímu. Jako zdroj třídění si Excel vezme data a formát buňky, která je právě označena. Excel má třídění tak propracováno, že pokud se data podle kterých se třídí budou shodovat, bude pořadí mezi nimi určovat obsah dalších položek na stejném řádku (nebo sloupci, dle toho jak máme tabulku navrženu). Praktická ukázka, viz obrázek: 19

12 Další možností je po stisku tlačítka Seřadit a filtrovat vybrat možnost Vlastní řazení Zde si můžeme vybrat podle kterého klíče se budou data řadit jako první, který klíč bude druhý, který třetí... Tak můžeme nastavit třídění podle více úrovní, přitom každá úroveň může být podle jiné položky a podle jiných formátových vlastností. Filtrování dat Speciální třídící funkcí je Filtr. Zatímco úkolem třídění je přeskládat tabulku podle určitých kritérií, úkolem filtru je zobrazit z tabulky jen to co si přejeme, ostatní schovat. Třídění tedy použiji k přeskládání tabulky, filtr použiji k tomu, abych z velké tabulky zobrazil jen určitá data, o která mám zrovna zájem. Filtr spustíme opět stisknutím tlačítka Seřadit a filtrovat ale vybereme možnost Filtr. V ten moment se nám v záhlaví tabulky objeví výběrové seznamy filtru. Po kliknutí na výběrový seznam se nám v položkách filtru ukáží zakliknuty všechny druhy položek. Odkliknutím nepotřebných položek dosáhneme toho, že v tabulce nebudou zobrazeny. Pokud tedy v situaci z předchozího obrázku rozbalím výběrový seznam Položka2 a nechám zakliknuto pouze 245, ukáží se mi (=vyfiltrují se) pouze ty řádky tabulky, které mají v Položce2 hodnotu 245. Ostatní nebudou zobrazeny. Položka je fitrována Chybí řádek O tom, že filtr schoval některé položky, které nevyhovují našim požadavkům indikují dva detaily. První je, že položka dle které filtrujeme je označena symbolem. Druhý detail je, že číslování řádků zůstalo stejné všimněme si, že číslo schovaného řádku chybí. 20