Textové podklady pro PC kurzy pořádané ALTUS Training Center s.r.o. Excel 2007 / 2010 I.
Obsah ABECEDNÍ ŘAZENÍ... 2 Řazení podle více sloupců... 2 Řazení podle 2 a více sloupců pomocí dialogového okna... 2 Řazení sloupců podle řádek.... 2 AUTOMATICKÝ FILTR... 2 Vlastní kritéria výběru... 3 ROZŠÍŘENÉ FILTRY... 3 SOUHRNY... 4 ADRESY BUNĚK... 5 Relativní adresa... 5 Absolutní adresa... 5 FUNKCE VNOŘENÉ VE FUNKCÍCH... 5 Vytvoření vnořené funkce... 5 VYTVOŘENÍ TABULKY... 6 GRAFY... 7 Vytvoření jednoduchého grafu... 7 Nástroje grafu... 7 Změna zobrazení... 7 Přepnout řádek či sloupec... 7 Přidání názvů... 7 Změna vzhledu... 8 Formát názvu... 8 Formát sloupců... 8 MINIGRAFY... 9 Křivky a sloupce minigrafu... 9 Vytvoření minigrafu... 10 Přidání textu k minigrafu... 10 Přizpůsobení křivek... 10 Určení bodů hodnot, které se zobrazí... 11 Změna stylu nebo formátování křivek... 11 Zobrazení nebo skrytí datových značek... 11 Zpracování prázdných buněk či nulových hodnot... 11 1
Abecední řazení Neoznačujte žádnou oblast dat! 1. Klikněte na buňku ve sloupci, podle kterého chcete řádek seřadit. 2. Na kartě Data klikněte na ikonu Seřadit vzestupně nebo Seřadit sestupně. Řazení podle více sloupců 1. Klikněte na buňku ve sloupci, který chcete seřadit. 2. Seřaďte vzestupně nebo sestupně podle potřeby. 3. Klikněte na buňku v dalším sloupci, podle kterého chcete seřadit. 4. Seřaďte vzestupně nebo sestupně podle potřeby. 5. Postupně seřaďte data podle všech sloupců, které potřebujete. 6. Důležité: pořadí, ve kterém řadíte sloupce, musí být opačné, než má být výsledná hierarchie třídění. Příklad: Chcete-li seřadit data podle Příjmení, Jména a Narození, musíte postupně seřadit sloupce Narození-Jména-Příjmení. Řazení podle 2 a více sloupců pomocí dialogového okna Nejlepších výsledků dosáhnete v případě, že řazená oblast bude obsahovat popisky sloupců. 1. Klikněte na buňku v oblasti, kterou chcete seřadit. 2. Na kartě Data klikněte na ikonu Seřadit. 3. V rozevíracích seznamech Seřadit podle vyberte sloupec, podle kterého chcete seřadit. 4. V případě potřeby zvolte Přidat úroveň, a vyberte další úroveň řazení. Řazení sloupců podle řádek. 1. Klikněte na buňku v oblasti, kterou chcete seřadit. 2. Na kartě Data klikněte na ikonu Seřadit. 2. Klikněte na tlačítko Možnosti. 3. V dialogovém okně klikněte na přepínač Seřadit zleva doprava a potvrďte OK. 4. V rozevíracích seznamech Seřadit podle vyberte řádky, které chcete seřadit. Automatický filtr 1. Klikněte na libovolnou buňku datové oblasti, ve které chcete spustit filtr. 2. Na kartě Data klikněte na ikonu Filtr. 3. Vpravo od popisků sloupců se objeví šipky automatického filtru, pod kterými je nabídka kritérií filtru pro daný sloupec. 4. Po výběru kritéria spustíte filtr, který zobrazí pouze ty záznamy, které mu odpovídají. Spuštěný filtr je indikován modrými čísly řádků a piktogramem trychtýře u šipky nabídek. 2
Vlastní kritéria výběru 1. Kliknutím na šipku automatického filtru zobrazíte nabídku, ze které vyberete položku Filtry čísel, kde si zvolíte typ filtru (zde Mezi ). 2. V dialogovém okně nastavte potřebná kritéria (zde výběr záznamů z intervalu 20 000 30000). 3. Potvrzením OK se spustí filtr. Důležité: Věnujte pozornost logické položce A / Nebo Tip: Pokud potřebujete pracovat s větším množstvím výběrových kritérii, musíte použít Rozšířený filtr. Rozšířené filtry 1. Vložte prázdné řádky nad oblast, kterou použijete jako oblast kritérií. 2. Titulkový řádek tabulky zkopírujte na první řádek (vytvoříte oblast kritérií, která musí obsahovat popisky sloupců). 3. Do řádků pod popisky sloupců zadejte kritéria, která chcete použít pro filtrování seznamu. a. Chcete-li nalézt data, která splňují jednu podmínku ve dvou a více sloupcích, zadejte všechna kritéria v oblasti kritérií do jednoho řádku (typ a zároveň ). b. Chcete-li nalézt data, která splňují podmínku v jednom nebo jiném sloupci, zadejte kritéria v oblasti kritérií do různých řádků (typ nebo ). c. Chcete-li nalézt řádky, které splňují více než dvě sady podmínek, použijte více sloupců se shodným záhlavím. d. Zástupné znaky I.?(otazník) libovolný znak II. *(hvězdička) libovolný počet libovolných znaků III. ~ (vlnovka) následovaná znakem?, * nebo ~ připouští žádný znak 4. Klikněte na libovolnou buňku v oblasti dat. 5. Na kartě Data zvolte ikonu Upřesnit. 6. Do textového pole Oblast kritérií zadejte odkaz na oblast kritérií včetně popisků kritérií (nejlépe zatažením myší). 7. Po potvrzení se skryjí záznamy neodpovídající zvoleným kritériím a na stavovém řádku se objeví informace o počtu zobrazených záznamů. 8. Opětovné zobrazení filtrem skrytých záznamů provedete ikonou Vymazat. 3
Souhrny Souhrn vytvořený z výše popsané ukázky vypadá následovně: 1. Klikněte na buňku ve sloupci, ve kterém chcete vytvořit souhrny. 2. Ne pásu karet Data klikněte na ikonu Seřadit vzestupně nebo Seřadit sestupně. 3. Klikněte na ikonu Souhrn. 4. V rozevíracím seznamu U každé změny ve sloupci vyberte sloupec, ve kterém chcete vytvořit souhrn (musí být shodný se sloupcem seřazeným v kroku 2.). 5. V rozevíracím seznamu Použít funkci klikněte na souhrnnou funkci, pomocí níž chcete souhrn vypočítat. 6. V rozevíracím seznamu Přidat souhrn do sloupce zaškrtněte políčko u sloupců, ze kterých chcete souhrn vytvořit. 7. Chcete-li mít souhrny odděleny, zaškrtněte políčko Konec stránky mezi skupinami. 8. Klikněte na tlačítko OK. Jednotlivé souhrny, vytvořené předchozími kroky Seskupený souhrn Rozbalená část souhrnu 4
Adresy buněk Relativní adresa Buňka B4 na obrázku, je buňkou aktivní. To znamená, že se v této buňce právě nacházíme, můžeme do ní zapisovat, dělat v ní úpravy, nebo ji vymazat. Tuto adresu najdeme také úplně vlevo na Řádku vzorců, V tomto místě se objevuje standardně adresa buňky, ve které stojíme. Pozor pracujeme pouze s buňkou, která je aktivní. Musíme v ní stát, je ohraničena zvýrazněným okrajem a při vkládání textu nebo vzorce se v ní nalézá i kurzor. Zapsání adres ve tvaru A3; B2; B4; C2 je nejobvyklejší způsob zápisu. Nejprve napíšeme název sloupce a následně zapíšeme číslo řádku (bez mezer). Takovémuto tvaru říkáme relativní adresa. Je to tedy adresa, která je relativní vzhledem k pozici výsledku, kterého se účastní. Pokud se např. změní pozice výsledku o jeden řádek dolů, změní se relativní adresa A3 na A4. Absolutní adresa Počítač umí pomocí klávesy F4 přepsat adresu relativní na absolutní. Tedy z A4 by se stala $A$4. Adresy se $ se při operacích chovají odlišným způsobem při kopírování, či hromadných výpočtech, zůstávají ukotveny a nemění se. Funkce vnořené ve funkcích V určitých případech může být potřeba použít určitou funkci jako jeden z argumentů jiné funkce. Například následující vzorec používá vnořenou funkci PRŮMĚR. =ZAOKROUHLIT(PRŮMĚR(E1:E4);2) Platné výsledky: Jestliže je vnořená funkce použita jako argument, musí jako výsledek vracet stejný typ hodnot, jaký je používán v argumentu. Pokud například argument vrací hodnoty PRAVDA nebo NEPRAVDA, musí je vracet také vnořená funkce. Pokud tomu tak není, zobrazí aplikace Microsoft Excel chybovou hodnotu #HODNOTA!. Vytvoření vnořené funkce 1. Rozkladem výpočtu s následným spojením (nejlépe zkopírováním zápisu vnořené funkce přes schránku). 2. Kombinací první možnosti s průvodcem funkcí (opět nejlépe přes schránku). 5
3. Kompletní vytvoření pomocí průvodce (málo přehledný způsob). Omezení úrovní vnoření: Výpočet může obsahovat až 64 úrovní vnořených funkcí. Je-li funkce B argumentem ve funkci A, je funkce B funkcí v první vnořené úrovni. Například funkce PRŮMĚR a SUMA jsou obě funkcemi první úrovně, protože jsou argumenty funkce KDYŽ. Funkce vnořená uvnitř funkce PRŮMĚR by byla funkcí druhé úrovně a tak dál. =KDYŽ(PRŮMĚR(A1:A5)>100;SUMA(A1:A5);0) B Vytvoření tabulky A B Pro usnadnění práce můžete data uspořádat do formátu tabulky. Kromě vypočítaných sloupců a řádků souhrnů nabízejí tabulky snadné filtrování, což zjednodušuje provádění výpočtů. 1. Na listu vyberte oblast buněk, kterou chcete zahrnout do tabulky. Buňky mohou být prázdné nebo mohou obsahovat data. V případě tabulky bez volných řádků a sloupců (souvisle vyplněná oblast dat), postačí do tabulky kliknout, aby se v ní nacházela aktivní buňka. 2. Na kartě Domů klikněte ve skupině Styly na tlačítko Formátovat jako tabulku a poté na požadovaný styl tabulky. 3. Pokud vybraná tabulka obsahuje data, která chcete zobrazit jako záhlaví tabulky, zaškrtněte políčko Se záhlavím na kartě Nástroje tabulky - Návrh. Nástroje tabulky budou k dispozici po vytvoření tabulky a bude zobrazena karta Návrh. Dobrý přehled o tom, co můžete do dané tabulky přidat nebo v ní změnit, získáte kliknutím na kartu Návrh a prozkoumáním skupin a možností nabízených na této kartě. 6
Grafy Vytvoření jednoduchého grafu 1. Chcete-li vytvořit graf, vyberte data, která má graf obsahovat, včetně názvů sloupců (leden, únor, březen) a popisků řádků (jmen prodejců). 2. Pak na kartě Vložení klikněte ve skupině Grafy na tlačítko Sloupec. Mohli byste si vybrat jiný druh grafu, avšak sloupcové grafy se běžně používají k porovnání položek a poslouží vašim účelům. 3. Po kliknutí na položku Sloupec se zobrazí několik typů sloupců grafu, z nichž si můžete vybrat. Klikněte na možnost Skupinový sloupcový a na první sloupcový graf v seznamu Dvojrozměrný sloupcový. Zastavíte-li ukazatel nad kterýmkoli typem grafu, zobrazí se komentář s názvem typu grafu. Tento komentář obsahuje také popis typu grafu a poskytne vám informace o situacích, kdy je vhodné jednotlivé typy grafů použít. Tip: Pokud po vytvoření grafu chcete změnit jeho typ, klikněte do grafu. Na kartě Návrh v části Nástroje grafu klikněte ve skupině Typ na položku Změnit typ grafu a vyberte jiný typ grafu. Nástroje grafu Po vložení grafu na list se zobrazí Nástroje grafu se třemi kartami: Návrh, Rozložení a Formát. Na těchto kartách najdete příkazy, které potřebujete pro práci s grafy. Po dokončení grafu klikněte mimo něj. Nástroje grafu zmizí. Chcete-li je znovu zobrazit, klikněte do grafu. Karty se tak znovu zobrazí. Změna zobrazení Přepnout řádek či sloupec Přidání názvů Názvy grafu můžete rychle přidat tak, že graf kliknutím vyberete a pak přejdete do skupiny Rozložení grafu na kartě Návrh. Kliknutím na tlačítko Více zobrazíte všechna rozložení. Každá možnost znázorňuje jiné rozložení, které mění způsob rozmístění prvků grafu. Tip: Další možnost zadání názvů je k dispozici na kartě Rozložení ve skupině Popisky. Zde můžete přidat názvy kliknutím na tlačítka Název grafu a Názvy os. 7
Změna vzhledu Klikněte na místo v grafu. Pak klikněte na kartě Návrh ve skupině Styly grafů na tlačítko Více, a zobrazte tak všechny možnosti. Pak klikněte na požadovaný styl. Některé styly změní pouze barvy sloupců. Jiné změní barvu a přidají ohraničení sloupců, zatímco další styly přidají barvu do zobrazované oblasti (oblasti ohraničené osami grafu) a některé styly přidají barvu do oblasti grafu (celý graf). Pokud se požadovaná možnost nezobrazí ve skupině Styly grafů, můžete získat další možnosti barev výběrem jiného motivu. Klikněte na kartu Rozložení stránky a pak klikněte na tlačítko Barvy ve skupině Motivy. Pokud zastavíte ukazatel nad barvou, zobrazí se tato barva v dočasném náhledu v grafu, což je jiný postup než při použití stylu grafu. Barevný efekt se zobrazí před skutečným použitím barvy, čímž ušetříte krok vrácení zpět, pokud se vám barva nelíbí. Kliknutím na požadovanou barvu ji použijete v grafu. Důležité: Na rozdíl od stylu grafu budou barvy motivu použity u dalších prvků, které do listu můžete přidat. Například tabulka nebo styl buňky, jako je nadpis, převezmou barvy motivu použitého v grafu. Formát názvu Chcete-li použít výplň textu, nejprve kliknutí vyberte textovou oblast. Pak klikněte na šipku u tlačítka Výplň textu ve skupině Styly WordArt. Zastavením ukazatele nad libovolnou barvou zobrazíte změny názvu. Jakmile najdete barvu, která se vám líbí, vyberte ji. Funkce Výplň textu obsahuje také možnost použít u názvu přechod nebo texturu. Mezi další možnosti ve skupině Styly WordArt patří Obrys textu a Textové efekty, které zahrnují efekty Stín, Odraz a Záře. Chcete-li provést změny u písma, například písmo zvětšit nebo zmenšit, nebo změnit řez písma, klikněte na kartu Domů a pak přejděte ke skupině Písmo. Stejné změny formátování můžete provést také pomocí Miniaturního panelu nástrojů. Tento panel nástrojů se slabě zobrazí po výběru textu názvu. Po přechodu k tomuto panelu nástrojů se zobrazí zřetelně a budete moci vybrat možnost formátování. Formát sloupců Kliknutím označte jeden ze sloupců. Na kartě Formát klikněte ve skupině Styly tvaru na šipku u položky Efekty tvarů, přejděte k položce Stín a zastavte ukazatel u různých stylů stínu v seznamu. Po zastavení ukazatele u jednotlivých stylů se zobrazí náhled stínů. Pokud se vám některý líbí, klikněte na něj. Skupina Styly tvaru obsahuje více možností, z nichž si můžete vybrat. Klikněte například na položku Výplň tvaru umožňující přidat ke sloupcům přechod nebo texturu. Kliknutím na možnost Obrys tvaru můžete ke sloupcům přidat obrys. A funkce Efekty tvarů nabízí více než jen stíny. Ke sloupci můžete přidat například zkosení hran a měkké okraje, nebo dokonce přidat ke sloupcům záři. 8
Minigrafy Minigraf je novinkou v aplikaci Microsoft Excel 2010. Je to miniaturní graf v buňce listu, který vizuálně znázorňuje data. Minigrafy lze využít k zobrazení trendů v řadě hodnot, například sezónních poklesů či růstů, ekonomických cyklů, případně k zvýraznění nejvyšších a nejnižších hodnot. Nejlepšího účinku dosáhnete umístěním minigrafu do blízkosti příslušných dat. Na rozdíl od grafů v listu aplikace Excel nejsou minigrafy objekty minigraf je ve skutečnosti miniaturní graf na pozadí buňky. Následující obrázek ukazuje sloupcový minigraf v buňce F2 a spojnicový minigraf v buňce F3. Oba tyto minigrafy získávají data z buněk A2 až E2 a uvnitř buňky zobrazují graf, který odráží výkonnost akcií. Grafy znázorňují hodnoty po čtvrtletích, zvýrazňují nejvyšší hodnotu (31. 3. 2008) a nejnižší hodnotu (31. 12. 2008), ukazují všechny datové body a je v nich vidět klesající trend v daném roce. Minigraf v buňce F6 znázorňuje výkonnost stejných akcií v průběhu pěti let, avšak má podobu pruhového grafu vzestupů/poklesů, který vyjadřuje pouze skutečnost, zda v daném roce došlo k nárůstu hodnoty (jako v letech 2004 až 2007), nebo k poklesu (2008). Tento minigraf vychází z hodnot v buňkách A6 až E6. Vzhledem k tomu, že minigraf je miniaturní graf vložený v buňce, můžete do buňky vložit text a minigraf použít jako jeho pozadí, jak je vidět na obrázku. V tomto minigrafu je značka nejvyšší hodnoty zelená a značka nejnižší hodnoty oranžová. Všechny ostatní značky mají černou barvu. U minigrafů můžete použít barevné schéma tak, že vyberete předdefinovaný formát z Galerie stylů (karta Návrh, která se zpřístupní při výběru buňky obsahující minigraf). Pomocí příkazů Barva minigrafu nebo Barva značky můžete zvolit barvu pro nejvyšší, nejnižší, první a poslední hodnotu (například zelenou pro nejvyšší hodnotu a oranžovou pro nejnižší). Křivky a sloupce minigrafu Uspořádání dat do řádku nebo sloupce je užitečné, ale může být obtížné v něm na první pohled rozpoznat různé tendence. Kontext k číslům mohou poskytnout minigrafy, které vložíte vedle dat. Minigraf potřebuje jen malý prostor a dokáže zobrazit trend ze sousedních dat ve srozumitelné a kompaktní grafické podobě. Ačkoli není nutné, aby minigraf ležel přímo vedle dat, z nichž vychází, jde o osvědčený postup. Vztah mezi minigrafem a daty, z nichž vychází, je okamžitě viditelný a při změně dat se tato změna ihned promítne do minigrafu. Kromě vytvoření jednoho minigrafu pro řádek nebo sloupec dat můžete vytvořit také několik minigrafů najednou tak, že vyberete více buněk odpovídajících zadaným datům, jak je vidět na následujícím obrázku. Můžete také vytvořit minigrafy pro řádky dat, které přidáte později, a to pomocí úchytu u sousední buňky obsahující minigraf. 1. Oblast dat používaných skupinou křivek 2. Skupina křivek Jednou z výhod využití křivek je, že se při tisku listu, který je obsahuje, rovněž vytisknou (na rozdíl od grafů). 9
Vytvoření minigrafu 1. Vyberte prázdnou buňku nebo skupinu prázdných buněk, kam chcete vložit jednu či více křivek. 2. Na kartě Vložení klikněte ve skupině Minigrafy na typ minigrafu, kterou chcete vytvořit: Spojnicový, Sloupcový nebo Vzestupy/poklesy. 3. Do pole Oblast dat zadejte oblast buněk, které obsahují data, na nichž mají být křivky založeny. Poznámka: Kliknutím na tlačítko můžete dialogové okno dočasně sbalit, vybrat v listu požadovanou oblast buněk a poté kliknutím na tlačítko dialogové okno opět obnovit v normální velikosti. Při výběru alespoň jednoho minigrafu v listu se zobrazí Nástroje minigrafu s kartou Návrh. Na kartě Návrh pak můžete volit příkazy z následujících skupin: Minigraf, Typ, Zobrazit či skrýt, Styl a Skupina. Tyto příkazy slouží k vytvoření nového minigrafu, změně jeho typu, formátování, zobrazení či skrytí datových bodů na spojnicovém minigrafu či k formátování svislé osy ve skupině minigrafů. Tyto možnosti jsou podrobně popsány v následující části. Jestliže oblast dat zahrnuje kalendářní data, můžete z možností osy (Nástroje minigrafu, karta Návrh, skupina Skupina, tlačítko Osa) vybrat položku Typ osy dat a uspořádat datové body na minigrafu tak, aby odrážely případné nepravidelné časové intervaly. Pokud jsou například první tři datové body vzdáleny přesně o týden a čtvrtý datový bod leží o měsíc dále, bude odstup mezi třetím a čtvrtým datovým bodem prodloužen v odpovídajícím poměru, aby vyjadřoval delší časový interval. Možnosti osy můžete využít také k nastavení nejnižší a nejnižší hodnoty pro svislou osu minigrafu nebo skupiny minigrafů. Explicitním nastavením těchto hodnot můžete měřítko upravit tak, aby byly vztahy mezi hodnotami znázorněny výstižněji. Pomocí možnosti Vykreslovat data zprava doleva můžete rovněž změnit směr, v jakém jsou data v minigrafu či skupině minigrafů vynesena. Přidání textu k minigrafu Text je možné přidat přímo do buňky, která obsahuje minigraf, a naformátovat jej (například změnit jeho písmo, barvu, velikost nebo zarovnání) a také v buňce použít barvu výplně (pozadí). V tomto minigrafu je značka nejvyšší hodnoty zelená a značka nejnižší hodnoty oranžová. Všechny ostatní značky mají černou barvu. Popisný text byl zadán přímo do buňky. Přizpůsobení křivek Po vytvoření minigrafů můžete určit, které body hodnot se zobrazí (například nejvyšší, nejnižší, první či poslední hodnota nebo všechny záporné hodnoty), změnit typ minigrafu (spojnicová, sloupcová nebo vzestupy/poklesy), použít styly z galerie nebo nastavit individuální možnosti formátování, nastavit možnosti na svislé ose a určit způsob zobrazení prázdných nebo nulových hodnot v minigrafu 10
Určení bodů hodnot, které se zobrazí Jednotlivé značky dat (hodnoty) ve spojnicovém minigrafu můžete zvýraznit tak, že zobrazíte všechny nebo vybrané značky. 1. Vyberte minigraf nebo minigrafy, které chcete naformátovat. 2. V poli Nástroje minigrafu klikněte na kartu Návrh. 3. Ve skupině Zobrazit zaškrtnutím políčka Značky zobrazte všechny značky dat. 4. Chcete-li zobrazit záporné hodnoty, zaškrtněte ve skupině Zobrazit políčko Záporné body. 5. Chcete-li zobrazit nejvyšší či nejnižší hodnotu, zaškrtněte ve skupině Zobrazit políčka Vysoký bod nebo Nízký bod. 6. Chcete-li zobrazit první nebo poslední hodnotu, zaškrtněte ve skupině Zobrazit políčko První bod nebo Poslední bod. Změna stylu nebo formátování křivek Použijte Galerii stylů na kartě Návrh, která se zpřístupní při výběru buňky obsahující minigraf. 1. Vyberte minigraf nebo skupinu minigrafů. 2. Pokud chcete použít předdefinovaný styl, na kartě Návrh klikněte ve skupině Styl na požadovaný styl, případně kliknutím tlačítko Další v pravém dolním rohu tohoto pole zobrazte další styly. 3. Chcete-li změnit barvu minigrafu nebo jejích značek, klikněte na položku Barva minigrafu nebo Barva značky a potom klikněte na požadovanou možnost. Zobrazení nebo skrytí datových značek U spojnicového minigrafu můžete zobrazit značky dat, které zvýrazní jednotlivé hodnoty. 1. V listu vyberte minigraf. 2. Ve skupině Zobrazit na kartě Návrh podle potřeby zaškrtněte políčka pro zobrazení jednotlivých značek (pro nejvyšší či nejnižší bod, záporné hodnoty, první či poslední bod), případně zaškrtnutím políčka Značky zobrazte všechny značky. Zrušením zaškrtnutí políčka zadanou značku či značky skryjete. Zpracování prázdných buněk či nulových hodnot V dialogovém okně Nastavení skrytých a prázdných buněk můžete určit, jak minigraf zpracovává prázdné buňky v rozsahu (a tedy, jak se zobrazuje) (Nástroje minigrafu, karta Návrh, skupina Minigraf, tlačítko Upravit data). 11