Textové podklady pro PC kurzy pořádané. ALTUS Training Center s.r.o.

Transkript

1 Textové podklady pro PC kurzy pořádané ALTUS Training Center s.r.o. Excel 2007 / 2010

2 Obsah ABECEDNÍ ŘAZENÍ... 4 Řazení podle více sloupců... 4 Řazení podle 2 a více sloupců pomocí dialogového okna... 4 Řazení sloupců podle řádek AUTOMATICKÝ FILTR... 4 Vlastní kritéria výběru... 5 ROZŠÍŘENÉ FILTRY... 5 SOUHRNY... 6 ADRESY BUNĚK... 7 Relativní adresa... 7 Absolutní adresa... 7 FUNKCE VNOŘENÉ VE FUNKCÍCH... 7 Vytvoření vnořené funkce... 7 VYTVOŘENÍ TABULKY... 8 GRAFY... 9 Vytvoření jednoduchého grafu... 9 Nástroje grafu... 9 Změna zobrazení... 9 Přepnout řádek či sloupec... 9 Přidání názvů... 9 Změna vzhledu Formát názvu Formát sloupců MINIGRAFY Křivky a sloupce minigrafu Vytvoření minigrafu Přidání textu k minigrafu Přizpůsobení křivek Určení bodů hodnot, které se zobrazí Změna stylu nebo formátování křivek Zobrazení nebo skrytí datových značek Zpracování prázdných buněk či nulových hodnot PŘESUNUTÍ NEBO KOPÍROVÁNÍ ŘÁDKŮ A SLOUPCŮ Pomocí klávesnice ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ Přidání nebo změna Návrat do normálního zobrazení a zavření záhlaví a zápatí STYLY BUNĚK Použití stylu buňky Vytvoření vlastního stylu buňky Vytvoření stylu buňky úpravou existujícího stylu Odebrání stylu buňky z dat Odstranění předdefinovaného nebo vlastního stylu buňky OVĚŘENÍ DAT Kdy je ověření dat užitečné? Omezení dat na předdefinované položky v seznamu Omezení čísel mimo určený rozsah Omezení kalendářních dat mimo určené časové rozmezí Omezení časových údajů mimo určené časové rozmezí

3 Omezení počtu textových znaků Ověření dat založených na vzorcích nebo hodnotách v jiných buňkách Zprávy ověření dat Tipy pro práci s ověřením dat Uživatelé nekopírují ani nevkládají data Ruční přepočítávání je vypnuté Vzorce neobsahují chyby Buňky, na které odkazují vzorce, jsou správné Použití vzorce pro výpočet povolené hodnoty Vytvoření rozevíracího seznamu z oblasti buněk SDÍLENÍ SEŠITU Vytvoření Funkce, které nejsou podporovány ve sdíleném sešitu Řešení konfliktních změn ve sdíleném sešitu DEFINICE A POUŽITÍ NÁZVŮ VE VZORCÍCH Typy názvů Definovaný název Název tabulky Definice a zadávání názvů Pole názvů na řádku vzorců Vytvoření názvu pomocí výběru Dialogové okno Nový název Psaní Použití funkce automatického dokončování vzorců Výběrem pomocí příkazu Použít ve vzorci Auditování názvů Syntaktická pravidla pro názvy Platné znaky Odkazy na buňky nejsou povoleny Mezery nejsou platné Délka názvu Rozlišení velkých a malých písmen Definování názvu I Definování názvu II Definování názvu III Správa názvů TABULKA APLIKACE EXCEL NA LISTU Vytvoření tabulky Vložení tabulky Formátování dat jako tabulky Převedení tabulky na oblast dat PROSTOROVÝ ODKAZ (PROSTOROVÁ FUNKCE V TROJROZMĚRNÉ TABULCE) Informace o prostorových odkazech Změny prostorového odkazu při manipulaci s listy Vložení nebo kopírování Odstranění Přesunutí Přesunutí koncového bodu Odstranění koncového bodu Vytvoření prostorového odkazu Funkce, které lze v prostorovém odkazu použít: Vytvoření názvu pro prostorový odkaz

4 ZOBRAZENÍ VZTAHŮ MEZI VZORCI A BUŇKAMI PODMÍNĚNÉ FORMÁTOVÁNÍ JEDINEČNÝCH NEBO DUPLICITNÍCH HODNOT Rychlé formátování Rozšířené formátování Příklady normálního podmíněného formátu PŘEVOD TEXTU DO SLOUPCŮ Rozdělení obsahu na základě oddělovače Rozdělení obsahu odděleného mezerou Rozdělení obsahu odděleného čárkou Rozdělení obsahu na základě hranice sloupců ODSTRANĚNÍ DUPLICITNÍCH HODNOT KONTINGENČNÍ TABULKA Výběr dat pro analýzu Použití externích dat Vytvoření kontingenčního grafu z existující kontingenční tabulky Vytvoření statického grafu z dat kontingenční tabulky

5 Abecední řazení Neoznačujte žádnou oblast dat! 1. Klikněte na buňku ve sloupci, podle kterého chcete řádek seřadit. 2. Na kartě Data klikněte na ikonu Seřadit vzestupně nebo Seřadit sestupně. Řazení podle více sloupců 1. Klikněte na buňku ve sloupci, který chcete seřadit. 2. Seřaďte vzestupně nebo sestupně podle potřeby. 3. Klikněte na buňku v dalším sloupci, podle kterého chcete seřadit. 4. Seřaďte vzestupně nebo sestupně podle potřeby. 5. Postupně seřaďte data podle všech sloupců, které potřebujete. 6. Důležité: pořadí, ve kterém řadíte sloupce, musí být opačné, než má být výsledná hierarchie třídění. Příklad: Chcete-li seřadit data podle Příjmení, Jména a Narození, musíte postupně seřadit sloupce Narození-Jména-Příjmení. Řazení podle 2 a více sloupců pomocí dialogového okna Nejlepších výsledků dosáhnete v případě, že řazená oblast bude obsahovat popisky sloupců. 1. Klikněte na buňku v oblasti, kterou chcete seřadit. 2. Na kartě Data klikněte na ikonu Seřadit. 3. V rozevíracích seznamech Seřadit podle vyberte sloupec, podle kterého chcete seřadit. 4. V případě potřeby zvolte Přidat úroveň, a vyberte další úroveň řazení. Řazení sloupců podle řádek. 1. Klikněte na buňku v oblasti, kterou chcete seřadit. 2. Na kartě Data klikněte na ikonu Seřadit. 2. Klikněte na tlačítko Možnosti. 3. V dialogovém okně klikněte na přepínač Seřadit zleva doprava a potvrďte OK. 4. V rozevíracích seznamech Seřadit podle vyberte řádky, které chcete seřadit. Automatický filtr 1. Klikněte na libovolnou buňku datové oblasti, ve které chcete spustit filtr. 2. Na kartě Data klikněte na ikonu Filtr. 3. Vpravo od popisků sloupců se objeví šipky automatického filtru, pod kterými je nabídka kritérií filtru pro daný sloupec. 4. Po výběru kritéria spustíte filtr, který zobrazí pouze ty záznamy, které mu odpovídají. Spuštěný filtr je indikován modrými čísly řádků a piktogramem trychtýře u šipky nabídek. 4

6 Vlastní kritéria výběru 1. Kliknutím na šipku automatického filtru zobrazíte nabídku, ze které vyberete položku Filtry čísel, kde si zvolíte typ filtru (zde Mezi ). 2. V dialogovém okně nastavte potřebná kritéria (zde výběr záznamů z intervalu ). 3. Potvrzením OK se spustí filtr. Důležité: Věnujte pozornost logické položce A / Nebo Tip: Pokud potřebujete pracovat s větším množstvím výběrových kritérii, musíte použít Rozšířený filtr. Rozšířené filtry 1. Vložte prázdné řádky nad oblast, kterou použijete jako oblast kritérií. 2. Titulkový řádek tabulky zkopírujte na první řádek (vytvoříte oblast kritérií, která musí obsahovat popisky sloupců). 3. Do řádků pod popisky sloupců zadejte kritéria, která chcete použít pro filtrování seznamu. a. Chcete-li nalézt data, která splňují jednu podmínku ve dvou a více sloupcích, zadejte všechna kritéria v oblasti kritérií do jednoho řádku (typ a zároveň ). b. Chcete-li nalézt data, která splňují podmínku v jednom nebo jiném sloupci, zadejte kritéria v oblasti kritérií do různých řádků (typ nebo ). c. Chcete-li nalézt řádky, které splňují více než dvě sady podmínek, použijte více sloupců se shodným záhlavím. d. Zástupné znaky I.?(otazník) libovolný znak II. *(hvězdička) libovolný počet libovolných znaků III. ~ (vlnovka) následovaná znakem?, * nebo ~ připouští žádný znak 4. Klikněte na libovolnou buňku v oblasti dat. 5. Na kartě Data zvolte ikonu Upřesnit. 6. Do textového pole Oblast kritérií zadejte odkaz na oblast kritérií včetně popisků kritérií (nejlépe zatažením myší). 7. Po potvrzení se skryjí záznamy neodpovídající zvoleným kritériím a na stavovém řádku se objeví informace o počtu zobrazených záznamů. 8. Opětovné zobrazení filtrem skrytých záznamů provedete ikonou Vymazat. 5

7 Souhrny Souhrn vytvořený z výše popsané ukázky vypadá následovně: 1. Klikněte na buňku ve sloupci, ve kterém chcete vytvořit souhrny. 2. Ne pásu karet Data klikněte na ikonu Seřadit vzestupně nebo Seřadit sestupně. 3. Klikněte na ikonu Souhrn. 4. V rozevíracím seznamu U každé změny ve sloupci vyberte sloupec, ve kterém chcete vytvořit souhrn (musí být shodný se sloupcem seřazeným v kroku 2.). 5. V rozevíracím seznamu Použít funkci klikněte na souhrnnou funkci, pomocí níž chcete souhrn vypočítat. 6. V rozevíracím seznamu Přidat souhrn do sloupce zaškrtněte políčko u sloupců, ze kterých chcete souhrn vytvořit. 7. Chcete-li mít souhrny odděleny, zaškrtněte políčko Konec stránky mezi skupinami. 8. Klikněte na tlačítko OK. Jednotlivé souhrny, vytvořené předchozími kroky Seskupený souhrn Rozbalená část souhrnu 6

8 Adresy buněk Relativní adresa Buňka B4 na obrázku, je buňkou aktivní. To znamená, že se v této buňce právě nacházíme, můžeme do ní zapisovat, dělat v ní úpravy, nebo ji vymazat. Tuto adresu najdeme také úplně vlevo na Řádku vzorců, V tomto místě se objevuje standardně adresa buňky, ve které stojíme. Pozor pracujeme pouze s buňkou, která je aktivní. Musíme v ní stát, je ohraničena zvýrazněným okrajem a při vkládání textu nebo vzorce se v ní nalézá i kurzor. Zapsání adres ve tvaru A3; B2; B4; C2 je nejobvyklejší způsob zápisu. Nejprve napíšeme název sloupce a následně zapíšeme číslo řádku (bez mezer). Takovémuto tvaru říkáme relativní adresa. Je to tedy adresa, která je relativní vzhledem k pozici výsledku, kterého se účastní. Pokud se např. změní pozice výsledku o jeden řádek dolů, změní se relativní adresa A3 na A4. Absolutní adresa Počítač umí pomocí klávesy F4 přepsat adresu relativní na absolutní. Tedy z A4 by se stala $A$4. Adresy se $ se při operacích chovají odlišným způsobem při kopírování, či hromadných výpočtech, zůstávají ukotveny a nemění se. Funkce vnořené ve funkcích V určitých případech může být potřeba použít určitou funkci jako jeden z argumentů jiné funkce. Například následující vzorec používá vnořenou funkci PRŮMĚR. =ZAOKROUHLIT(PRŮMĚR(E1:E4);2) Platné výsledky: Jestliže je vnořená funkce použita jako argument, musí jako výsledek vracet stejný typ hodnot, jaký je používán v argumentu. Pokud například argument vrací hodnoty PRAVDA nebo NEPRAVDA, musí je vracet také vnořená funkce. Pokud tomu tak není, zobrazí aplikace Microsoft Excel chybovou hodnotu #HODNOTA!. Vytvoření vnořené funkce 1. Rozkladem výpočtu s následným spojením (nejlépe zkopírováním zápisu vnořené funkce přes schránku). 2. Kombinací první možnosti s průvodcem funkcí (opět nejlépe přes schránku). 7

9 3. Kompletní vytvoření pomocí průvodce (málo přehledný způsob). Omezení úrovní vnoření: Výpočet může obsahovat až 64 úrovní vnořených funkcí. Je-li funkce B argumentem ve funkci A, je funkce B funkcí v první vnořené úrovni. Například funkce PRŮMĚR a SUMA jsou obě funkcemi první úrovně, protože jsou argumenty funkce KDYŽ. Funkce vnořená uvnitř funkce PRŮMĚR by byla funkcí druhé úrovně a tak dál. =KDYŽ(PRŮMĚR(A1:A5)>100;SUMA(A1:A5);0) B Vytvoření tabulky A B Pro usnadnění práce můžete data uspořádat do formátu tabulky. Kromě vypočítaných sloupců a řádků souhrnů nabízejí tabulky snadné filtrování, což zjednodušuje provádění výpočtů. 1. Na listu vyberte oblast buněk, kterou chcete zahrnout do tabulky. Buňky mohou být prázdné nebo mohou obsahovat data. V případě tabulky bez volných řádků a sloupců (souvisle vyplněná oblast dat), postačí do tabulky kliknout, aby se v ní nacházela aktivní buňka. 2. Na kartě Domů klikněte ve skupině Styly na tlačítko Formátovat jako tabulku a poté na požadovaný styl tabulky. 3. Pokud vybraná tabulka obsahuje data, která chcete zobrazit jako záhlaví tabulky, zaškrtněte políčko Se záhlavím na kartě Nástroje tabulky - Návrh. Nástroje tabulky budou k dispozici po vytvoření tabulky a bude zobrazena karta Návrh. Dobrý přehled o tom, co můžete do dané tabulky přidat nebo v ní změnit, získáte kliknutím na kartu Návrh a prozkoumáním skupin a možností nabízených na této kartě. 8

10 Grafy Vytvoření jednoduchého grafu 1. Chcete-li vytvořit graf, vyberte data, která má graf obsahovat, včetně názvů sloupců (leden, únor, březen) a popisků řádků (jmen prodejců). 2. Pak na kartě Vložení klikněte ve skupině Grafy na tlačítko Sloupec. Mohli byste si vybrat jiný druh grafu, avšak sloupcové grafy se běžně používají k porovnání položek a poslouží vašim účelům. 3. Po kliknutí na položku Sloupec se zobrazí několik typů sloupců grafu, z nichž si můžete vybrat. Klikněte na možnost Skupinový sloupcový a na první sloupcový graf v seznamu Dvojrozměrný sloupcový. Zastavíte-li ukazatel nad kterýmkoli typem grafu, zobrazí se komentář s názvem typu grafu. Tento komentář obsahuje také popis typu grafu a poskytne vám informace o situacích, kdy je vhodné jednotlivé typy grafů použít. Tip: Pokud po vytvoření grafu chcete změnit jeho typ, klikněte do grafu. Na kartě Návrh v části Nástroje grafu klikněte ve skupině Typ na položku Změnit typ grafu a vyberte jiný typ grafu. Nástroje grafu Po vložení grafu na list se zobrazí Nástroje grafu se třemi kartami: Návrh, Rozložení a Formát. Na těchto kartách najdete příkazy, které potřebujete pro práci s grafy. Po dokončení grafu klikněte mimo něj. Nástroje grafu zmizí. Chcete-li je znovu zobrazit, klikněte do grafu. Karty se tak znovu zobrazí. Změna zobrazení Přepnout řádek či sloupec Přidání názvů Názvy grafu můžete rychle přidat tak, že graf kliknutím vyberete a pak přejdete do skupiny Rozložení grafu na kartě Návrh. Kliknutím na tlačítko Více zobrazíte všechna rozložení. Každá možnost znázorňuje jiné rozložení, které mění způsob rozmístění prvků grafu. Tip: Další možnost zadání názvů je k dispozici na kartě Rozložení ve skupině Popisky. Zde můžete přidat názvy kliknutím na tlačítka Název grafu a Názvy os. 9

11 Změna vzhledu Klikněte na místo v grafu. Pak klikněte na kartě Návrh ve skupině Styly grafů na tlačítko Více, a zobrazte tak všechny možnosti. Pak klikněte na požadovaný styl. Některé styly změní pouze barvy sloupců. Jiné změní barvu a přidají ohraničení sloupců, zatímco další styly přidají barvu do zobrazované oblasti (oblasti ohraničené osami grafu) a některé styly přidají barvu do oblasti grafu (celý graf). Pokud se požadovaná možnost nezobrazí ve skupině Styly grafů, můžete získat další možnosti barev výběrem jiného motivu. Klikněte na kartu Rozložení stránky a pak klikněte na tlačítko Barvy ve skupině Motivy. Pokud zastavíte ukazatel nad barvou, zobrazí se tato barva v dočasném náhledu v grafu, což je jiný postup než při použití stylu grafu. Barevný efekt se zobrazí před skutečným použitím barvy, čímž ušetříte krok vrácení zpět, pokud se vám barva nelíbí. Kliknutím na požadovanou barvu ji použijete v grafu. Důležité: Na rozdíl od stylu grafu budou barvy motivu použity u dalších prvků, které do listu můžete přidat. Například tabulka nebo styl buňky, jako je nadpis, převezmou barvy motivu použitého v grafu. Formát názvu Chcete-li použít výplň textu, nejprve kliknutí vyberte textovou oblast. Pak klikněte na šipku u tlačítka Výplň textu ve skupině Styly WordArt. Zastavením ukazatele nad libovolnou barvou zobrazíte změny názvu. Jakmile najdete barvu, která se vám líbí, vyberte ji. Funkce Výplň textu obsahuje také možnost použít u názvu přechod nebo texturu. Mezi další možnosti ve skupině Styly WordArt patří Obrys textu a Textové efekty, které zahrnují efekty Stín, Odraz a Záře. Chcete-li provést změny u písma, například písmo zvětšit nebo zmenšit, nebo změnit řez písma, klikněte na kartu Domů a pak přejděte ke skupině Písmo. Stejné změny formátování můžete provést také pomocí Miniaturního panelu nástrojů. Tento panel nástrojů se slabě zobrazí po výběru textu názvu. Po přechodu k tomuto panelu nástrojů se zobrazí zřetelně a budete moci vybrat možnost formátování. Formát sloupců Kliknutím označte jeden ze sloupců. Na kartě Formát klikněte ve skupině Styly tvaru na šipku u položky Efekty tvarů, přejděte k položce Stín a zastavte ukazatel u různých stylů stínu v seznamu. Po zastavení ukazatele u jednotlivých stylů se zobrazí náhled stínů. Pokud se vám některý líbí, klikněte na něj. Skupina Styly tvaru obsahuje více možností, z nichž si můžete vybrat. Klikněte například na položku Výplň tvaru umožňující přidat ke sloupcům přechod nebo texturu. Kliknutím na možnost Obrys tvaru můžete ke sloupcům přidat obrys. A funkce Efekty tvarů nabízí více než jen stíny. Ke sloupci můžete přidat například zkosení hran a měkké okraje, nebo dokonce přidat ke sloupcům záři. 10

12 Minigrafy Minigraf je novinkou v aplikaci Microsoft Excel Je to miniaturní graf v buňce listu, který vizuálně znázorňuje data. Minigrafy lze využít k zobrazení trendů v řadě hodnot, například sezónních poklesů či růstů, ekonomických cyklů, případně k zvýraznění nejvyšších a nejnižších hodnot. Nejlepšího účinku dosáhnete umístěním minigrafu do blízkosti příslušných dat. Na rozdíl od grafů v listu aplikace Excel nejsou minigrafy objekty minigraf je ve skutečnosti miniaturní graf na pozadí buňky. Následující obrázek ukazuje sloupcový minigraf v buňce F2 a spojnicový minigraf v buňce F3. Oba tyto minigrafy získávají data z buněk A2 až E2 a uvnitř buňky zobrazují graf, který odráží výkonnost akcií. Grafy znázorňují hodnoty po čtvrtletích, zvýrazňují nejvyšší hodnotu ( ) a nejnižší hodnotu ( ), ukazují všechny datové body a je v nich vidět klesající trend v daném roce. Minigraf v buňce F6 znázorňuje výkonnost stejných akcií v průběhu pěti let, avšak má podobu pruhového grafu vzestupů/poklesů, který vyjadřuje pouze skutečnost, zda v daném roce došlo k nárůstu hodnoty (jako v letech 2004 až 2007), nebo k poklesu (2008). Tento minigraf vychází z hodnot v buňkách A6 až E6. Vzhledem k tomu, že minigraf je miniaturní graf vložený v buňce, můžete do buňky vložit text a minigraf použít jako jeho pozadí, jak je vidět na obrázku. V tomto minigrafu je značka nejvyšší hodnoty zelená a značka nejnižší hodnoty oranžová. Všechny ostatní značky mají černou barvu. U minigrafů můžete použít barevné schéma tak, že vyberete předdefinovaný formát z Galerie stylů (karta Návrh, která se zpřístupní při výběru buňky obsahující minigraf). Pomocí příkazů Barva minigrafu nebo Barva značky můžete zvolit barvu pro nejvyšší, nejnižší, první a poslední hodnotu (například zelenou pro nejvyšší hodnotu a oranžovou pro nejnižší). Křivky a sloupce minigrafu Uspořádání dat do řádku nebo sloupce je užitečné, ale může být obtížné v něm na první pohled rozpoznat různé tendence. Kontext k číslům mohou poskytnout minigrafy, které vložíte vedle dat. Minigraf potřebuje jen malý prostor a dokáže zobrazit trend ze sousedních dat ve srozumitelné a kompaktní grafické podobě. Ačkoli není nutné, aby minigraf ležel přímo vedle dat, z nichž vychází, jde o osvědčený postup. Vztah mezi minigrafem a daty, z nichž vychází, je okamžitě viditelný a při změně dat se tato změna ihned promítne do minigrafu. Kromě vytvoření jednoho minigrafu pro řádek nebo sloupec dat můžete vytvořit také několik minigrafů najednou tak, že vyberete více buněk odpovídajících zadaným datům, jak je vidět na následujícím obrázku. Můžete také vytvořit minigrafy pro řádky dat, které přidáte později, a to pomocí úchytu u sousední buňky obsahující minigraf. 1. Oblast dat používaných skupinou křivek 2. Skupina křivek Jednou z výhod využití křivek je, že se při tisku listu, který je obsahuje, rovněž vytisknou (na rozdíl od grafů). 11

13 Vytvoření minigrafu 1. Vyberte prázdnou buňku nebo skupinu prázdných buněk, kam chcete vložit jednu či více křivek. 2. Na kartě Vložení klikněte ve skupině Minigrafy na typ minigrafu, kterou chcete vytvořit: Spojnicový, Sloupcový nebo Vzestupy/poklesy. 3. Do pole Oblast dat zadejte oblast buněk, které obsahují data, na nichž mají být křivky založeny. Poznámka: Kliknutím na tlačítko můžete dialogové okno dočasně sbalit, vybrat v listu požadovanou oblast buněk a poté kliknutím na tlačítko dialogové okno opět obnovit v normální velikosti. Při výběru alespoň jednoho minigrafu v listu se zobrazí Nástroje minigrafu s kartou Návrh. Na kartě Návrh pak můžete volit příkazy z následujících skupin: Minigraf, Typ, Zobrazit či skrýt, Styl a Skupina. Tyto příkazy slouží k vytvoření nového minigrafu, změně jeho typu, formátování, zobrazení či skrytí datových bodů na spojnicovém minigrafu či k formátování svislé osy ve skupině minigrafů. Tyto možnosti jsou podrobně popsány v následující části. Jestliže oblast dat zahrnuje kalendářní data, můžete z možností osy (Nástroje minigrafu, karta Návrh, skupina Skupina, tlačítko Osa) vybrat položku Typ osy dat a uspořádat datové body na minigrafu tak, aby odrážely případné nepravidelné časové intervaly. Pokud jsou například první tři datové body vzdáleny přesně o týden a čtvrtý datový bod leží o měsíc dále, bude odstup mezi třetím a čtvrtým datovým bodem prodloužen v odpovídajícím poměru, aby vyjadřoval delší časový interval. Možnosti osy můžete využít také k nastavení nejnižší a nejnižší hodnoty pro svislou osu minigrafu nebo skupiny minigrafů. Explicitním nastavením těchto hodnot můžete měřítko upravit tak, aby byly vztahy mezi hodnotami znázorněny výstižněji. Pomocí možnosti Vykreslovat data zprava doleva můžete rovněž změnit směr, v jakém jsou data v minigrafu či skupině minigrafů vynesena. Přidání textu k minigrafu Text je možné přidat přímo do buňky, která obsahuje minigraf, a naformátovat jej (například změnit jeho písmo, barvu, velikost nebo zarovnání) a také v buňce použít barvu výplně (pozadí). V tomto minigrafu je značka nejvyšší hodnoty zelená a značka nejnižší hodnoty oranžová. Všechny ostatní značky mají černou barvu. Popisný text byl zadán přímo do buňky. Přizpůsobení křivek Po vytvoření minigrafů můžete určit, které body hodnot se zobrazí (například nejvyšší, nejnižší, první či poslední hodnota nebo všechny záporné hodnoty), změnit typ minigrafu (spojnicová, sloupcová nebo vzestupy/poklesy), použít styly z galerie nebo nastavit individuální možnosti formátování, nastavit možnosti na svislé ose a určit způsob zobrazení prázdných nebo nulových hodnot v minigrafu 12

14 Určení bodů hodnot, které se zobrazí Jednotlivé značky dat (hodnoty) ve spojnicovém minigrafu můžete zvýraznit tak, že zobrazíte všechny nebo vybrané značky. 1. Vyberte minigraf nebo minigrafy, které chcete naformátovat. 2. V poli Nástroje minigrafu klikněte na kartu Návrh. 3. Ve skupině Zobrazit zaškrtnutím políčka Značky zobrazte všechny značky dat. 4. Chcete-li zobrazit záporné hodnoty, zaškrtněte ve skupině Zobrazit políčko Záporné body. 5. Chcete-li zobrazit nejvyšší či nejnižší hodnotu, zaškrtněte ve skupině Zobrazit políčka Vysoký bod nebo Nízký bod. 6. Chcete-li zobrazit první nebo poslední hodnotu, zaškrtněte ve skupině Zobrazit políčko První bod nebo Poslední bod. Změna stylu nebo formátování křivek Použijte Galerii stylů na kartě Návrh, která se zpřístupní při výběru buňky obsahující minigraf. 1. Vyberte minigraf nebo skupinu minigrafů. 2. Pokud chcete použít předdefinovaný styl, na kartě Návrh klikněte ve skupině Styl na požadovaný styl, případně kliknutím tlačítko Další v pravém dolním rohu tohoto pole zobrazte další styly. 3. Chcete-li změnit barvu minigrafu nebo jejích značek, klikněte na položku Barva minigrafu nebo Barva značky a potom klikněte na požadovanou možnost. Zobrazení nebo skrytí datových značek U spojnicového minigrafu můžete zobrazit značky dat, které zvýrazní jednotlivé hodnoty. 1. V listu vyberte minigraf. 2. Ve skupině Zobrazit na kartě Návrh podle potřeby zaškrtněte políčka pro zobrazení jednotlivých značek (pro nejvyšší či nejnižší bod, záporné hodnoty, první či poslední bod), případně zaškrtnutím políčka Značky zobrazte všechny značky. Zrušením zaškrtnutí políčka zadanou značku či značky skryjete. Zpracování prázdných buněk či nulových hodnot V dialogovém okně Nastavení skrytých a prázdných buněk můžete určit, jak minigraf zpracovává prázdné buňky v rozsahu (a tedy, jak se zobrazuje) (Nástroje minigrafu, karta Návrh, skupina Minigraf, tlačítko Upravit data). 13

15 Přesunutí nebo kopírování řádků a sloupců Pomocí klávesnice 1. Vyberte řádek nebo sloupec, který chcete přesunout či zkopírovat. POŽADOVANÝ VÝBĚR Jedna buňka Oblast buněk Rozsáhlá oblast buněk Všechny buňky na listu AKCE Klikněte na buňku nebo pomocí kláves se šipkami na buňku přejděte. Klikněte na první buňku v oblasti a poté přetažením přejděte na poslední buňku, případně podržte klávesu SHIFT a pomocí kláves se šipkami výběr rozšiřte. Můžete také vybrat první buňku oblasti, stisknout klávesu F8 a pomocí kláves se šipkami rozšířit výběr. Chcete-li rozšiřování výběru ukončit, znovu stiskněte klávesu F8. Klikněte na první buňku v oblasti a při kliknutí na poslední buňku v oblasti podržte klávesu SHIFT. Poslední buňku můžete zobrazit posunutím zobrazení. Klikněte na tlačítko Vybrat vše. Chcete-li vybrat celý list, můžete také stisknout kombinaci kláves CTRL+A. Poznámka Pokud list obsahuje data, bude při stisknutí kombinace kláves CTRL+A vybrána aktuální oblast. Při dalším stisknutí kombinace kláves CTRL+A bude vybrán celý list. Nesousedící buňky nebo oblasti buněk Vyberte první buňku nebo oblast buněk. Podržte klávesu CTRL a vyberte ostatní buňky nebo oblasti. Můžete také vybrat první buňku nebo oblast buněk a stisknutím kombinace kláves SHIFT+F8 přidat k výběru další nesousedící buňku nebo oblast buněk. Chcete-li přidávání buněk nebo oblastí buněk k výběru ukončit, znovu stiskněte kombinaci kláves SHIFT+F8. Poznámka Výběr nesousedících buněk nebo oblastí buněk nelze zrušit bez zrušení celého výběru. Celý řádek nebo sloupec Klikněte na záhlaví řádku nebo sloupce. 1. Záhlaví řádku 2. Záhlaví sloupce Buňky v řádku nebo sloupci lze také vybrat výběrem první buňky a stisknutím kombinace kláves CTRL+SHIFT+ŠIPKA (ŠIPKA VPRAVO nebo ŠIPKA VLEVO pro řádky, ŠIPKA NAHORU nebo ŠIPKA DOLŮ pro sloupce). Poznámka Pokud řádek či sloupec obsahuje data, bude pomocí kombinace kláves CTRL+SHIFT+ŠIPKA vybrán řádek či sloupec až po poslední použitou buňku. Opětovným stisknutím kombinace kláves CTRL+SHIFT+ŠIPKA vyberete celý řádek či sloupec. 14

16 Sousedící řádky nebo sloupce Přetáhněte ukazatel myši přes záhlaví řádků nebo sloupců. Případně vyberte první řádek či sloupec, podržte klávesu SHIFT a vyberte poslední řádek či sloupec. Nesousedící řádky nebo sloupce První nebo poslední buňka v řádku nebo sloupci První nebo poslední buňka na listu nebo v tabulce aplikace Microsoft Office Excel Buňky k poslední použité buňce na listu (pravý dolní roh) Buňky na začátku listu Více nebo méně buněk, než obsahuje aktivní výběr Klikněte na záhlaví prvního řádku nebo sloupce ve výběru a při kliknutí na záhlaví dalších řádků nebo sloupců, které chcete do výběru přidat, podržte stisknutou klávesu CTRL. Vyberte buňku v řádku nebo sloupci a potom stiskněte kombinaci kláves CTRL+ŠIPKA (ŠIPKA VLEVO nebo ŠIPKA VPRAVO pro řádky, ŠIPKA NAHORU nebo ŠIPKA DOLŮ pro sloupce). Stisknutím kombinace kláves CTRL+HOME vyberte první buňku na listu nebo v seznamu aplikace Excel. Stisknutím kombinace kláves CTRL+END vyberte poslední buňku na listu nebo v seznamu aplikace Excel obsahující data nebo formátování. Vyberte první buňku a potom stisknutím kombinace kláves CTRL+SHIFT+END rozšiřte výběr na poslední použitou buňku na listu (pravý dolní roh). Vyberte první buňku a stisknutím kombinace kláves CTRL+SHIFT+HOME rozšiřte výběr na buňky k začátku listu. Podržte klávesu SHIFT a klikněte na poslední buňku, kterou chcete zahrnout do nového výběru. Novým výběrem bude nyní obdélníková oblast mezi aktivní buňkou a buňkou, na kterou jste klikli. Tip: Chcete-li výběr buněk zrušit, klikněte na libovolnou buňku na listu. 2. Proveďte jednu z následujících akcí: Chcete-li řádky nebo sloupce přesunout, klikněte ve skupině Schránka na kartě Domů na tlačítko Vyjmout. Klávesová zkratka Můžete také stisknout kombinaci kláves CTRL+X. Chcete-li řádky nebo sloupce zkopírovat, klikněte ve skupině Schránka na kartě Domů na tlačítko Kopírovat. Klávesová zkratka Můžete také stisknout kombinaci kláves CTRL+C. 3. Klikněte pravým tlačítkem myši na řádek pod místem nebo sloupec napravo od místa, kam chcete výběr přesunout nebo zkopírovat, a proveďte některou z následujících akcí: Při přesouvání řádků či sloupců klikněte na příkaz Vložit vyjmuté buňky. Při kopírování řádků či sloupců klikněte na příkaz Vložit kopírované buňky. Poznámka: Pokud namísto kliknutí na příkaz v místní nabídce kliknete na tlačítko Vložit na kartě Domů ve skupině Schránka (nebo stisknete kombinaci kláves CTRL+V), bude nahrazen stávající obsah cílových buněk. Pomocí myši nelze přesouvat ani kopírovat řádky ani sloupce, které spolu nesousedí. 15

17 Záhlaví a zápatí Přidání nebo změna 1. Klikněte na list, do něhož chcete přidat záhlaví nebo zápatí, nebo na list obsahující záhlaví či zápatí, které chcete změnit. 2. Na kartě Vložení klikněte ve skupině Text na položku Záhlaví a zápatí. Poznámka Aplikace Excel otevře list v zobrazení Rozložení stránky. Toto zobrazení lze také otevřít kliknutím na tlačítko Zobrazení Rozložení stránky na stavovém řádku. 3. Proveďte jednu z následujících akcí: Chcete-li přidat záhlaví nebo zápatí, klikněte na textové pole v levé, střední nebo pravé části záhlaví či zápatí na horním nebo dolním okraji stránky listu. Chcete-li záhlaví nebo zápatí změnit, klikněte na textové pole záhlaví nebo zápatí v horní nebo dolní části stránky listu obsahující text záhlaví či zápatí a vyberte text, který chcete změnit. 4. Zadejte nový text záhlaví nebo zápatí. Poznámky: Chcete-li v textovém poli záhlaví nebo zápatí přejít na nový řádek, stiskněte klávesu ENTER. Pokud chcete odstranit určitou část záhlaví nebo zápatí, vyberte v poli záhlaví nebo zápatí požadovanou část a potom stiskněte klávesu DELETE nebo BACKSPACE. Můžete kliknout také na příslušné místo v textu a pomocí klávesy BACKSPACE odstranit znaky před kurzorem. Chcete-li do textu záhlaví nebo zápatí zadat jeden ampersand (&), použijte dva tyto znaky. Například text Dodavatelé & služby vložíte do záhlaví zadáním Dodavatelé && služby. Chcete-li záhlaví nebo zápatí zavřít, klikněte na libovolné místo listu. Chcete-li záhlaví nebo zápatí zavřít bez uložení provedených změn, stiskněte klávesu ESC. Návrat do normálního zobrazení a zavření záhlaví a zápatí Na kartě Zobrazení klikněte ve skupině Zobrazení sešitu na tlačítko Normálně. Tip Můžete také kliknout na tlačítko Normálně na stavovém řádku. 16

18 Styly buněk Chcete-li v jednom kroku použít několik formátů a zajistit konzistentní formátování buněk, můžete použít styl buňky. Styl buňky je definovaná sada charakteristik formátování, jako jsou například písma a velikosti písem, formáty čísel, ohraničení buněk a stínování buněk. Použitím stylu buňky, který určité buňky uzamkne, můžete také zabránit uživatelům v provádění změn těchto buněk. Aplikace Microsoft Excel obsahuje několik předdefinovaných stylů buněk, které je možné použít nebo upravit. Úpravou nebo duplikací stylu buňky lze také vytvořit vlastní styl. Důležité Styly jsou založeny na motivu dokumentu použitém v celém sešitu. Pokud přepnete na jiný motiv dokumentu, budou styly buněk aktualizovány tak, aby odpovídaly novému motivu. Použití stylu buňky 1. Vyberte buňky, které chcete formátovat. 2. Na kartě Domů klikněte ve skupině Styl na položku Styly buňky. Tip: Pokud není tlačítko Styly buňky zobrazeno, klikněte na možnost Styly a potom na tlačítko Více vedle pole pro styly buňky. 3. Klikněte na styl buňky, který chcete použít. Vytvoření vlastního stylu buňky 1. Na kartě Domů klikněte ve skupině Styl na položku Styly buňky. 2. Klikněte na příkaz Nový styl buňky. 3. Do pole Název stylu zadejte příslušný název nového stylu buňky. 4. Klikněte na tlačítko Formát. 5. Na příslušných kartách dialogového okna Formát buněk vyberte požadované formátování a potom klikněte na tlačítko OK. 6. V části Styl obsahuje (například) dialogového okna Styl zrušte zaškrtnutí políček u formátování, které nechcete do stylu buňky zahrnout. 17

19 Vytvoření stylu buňky úpravou existujícího stylu 1. Na kartě Domů klikněte ve skupině Styl na položku Styly buňky. 2. Proveďte jeden z následujících kroků: Chcete-li upravit existující styl buňky, klikněte na daný styl pravým tlačítkem myši a potom klikněte na příkaz Změnit. Chcete-li duplikovat existující styl buňky, klikněte na daný styl pravým tlačítkem myši a potom klikněte na příkaz Duplikovat. 3. Do pole Název stylu zadejte příslušný název nového stylu buňky. Poznámka Duplicitní a přejmenovaný styl buňky jsou přidány do seznamu vlastních stylů. Pokud předdefinovaný styl buňky nepřejmenujete, bude tento styl při každé změně, kterou provedete, aktualizován. 4. Chcete-li styl buňky upravit, klikněte na tlačítko Formát. 5. Na příslušných kartách dialogového okna Formát buněk vyberte požadované formátování a potom klikněte na tlačítko OK. 6. V části Styl obsahuje (například) dialogového okna Styl zaškrtněte políčka u formátování, které chcete do stylu buňky zahrnout, a zrušte zaškrtnutí políček u formátování, jež nechcete do stylu buňky zahrnout. Odebrání stylu buňky z dat Styl buňky můžete z dat ve vybraných buňkách odebrat, aniž by byl daný styl odstraněn. 1. Vyberte buňky, při jejichž formátování byl použit styl buňky, který chcete odebrat. 2. Na kartě Domů klikněte ve skupině Styl na položku Styly buňky. 3. V části Správně, chybně a neutrální klikněte na položku Normální. Odstranění předdefinovaného nebo vlastního stylu buňky Odstraněním předdefinovaného nebo vlastního stylu buňky můžete daný styl odebrat ze seznamu dostupných stylů buněk. 1. Na kartě Domů klikněte ve skupině Styl na položku Styly buňky. 2. Chcete-li předdefinovaný nebo vlastní styl buňky odstranit a odebrat jej ze všech buněk, které byly pomocí něj formátovány, klikněte pravým tlačítkem myši na daný styl a potom klikněte na příkaz Odstranit. Poznámka Styl buňky Normální nelze odstranit. 18

20 Ověření dat Ověření dat je funkcí aplikace Excel, kterou lze použít k definici omezení dat, která mohou být nebo by měla být zadána do buňky. Funkci ověření dat lze nakonfigurovat tak, aby zabránila uživatelům zadávat neplatná data. Pokud chcete, můžete uživatelům povolit zadávat neplatná data, ale při pokusu o jejich zadání do buňky zobrazit upozornění. Můžete také poskytnout zprávy definující očekávaný vstup buňky a pokyny, které uživatelům usnadní odstranění případných chyb. V marketingovém sešitu můžete například nastavit buňku tak, aby do ní bylo možné zadat pouze čísla účtů, jejichž délka je přesně tři znaky. Při zvolení buňky uživatelem se může zobrazit například následující zpráva: Pokud uživatelé tuto zprávu ignorují a zadají do buňky neplatná data, například dvouciferné nebo pěticiferné číslo, může se zobrazit aktuální chybová zpráva. V náročnějším scénáři můžete ověření dat použít k výpočtu maximální povolené hodnoty v buňce na základě hodnoty uvedené v jiné části sešitu. V následujícím příkladu zadal uživatel do buňky E7 hodnotu 4000 Kč a překročil tak maximální limit určený pro provize a bonusy. V případě zvýšení nebo snížení mzdového rozpočtu by se povolené maximum v buňce E7 také automaticky zvýšilo nebo snížilo. Možnosti ověření dat naleznete ve skupině Datové nástroje. Ověření dat můžete konfigurovat v dialogovém okně Ověření dat. 19

21 Kdy je ověření dat užitečné? Ověření dat je neocenitelné, pokud chcete sešit sdílet s ostatními uživateli v organizaci a chcete, aby data zadaná do sešitu byla přesná a konzistentní. Ověření dat můžete mimo jiné použít k následujícím činnostem: Omezení dat na předdefinované položky v seznamu Typy oddělení můžete například omezit na Prodej, Finance, Výzkum a vývoj a IT. Podobně můžete vytvořit seznam hodnot z oblasti buněk v jiné části listu. Další informace naleznete v tématu Vytvoření rozevíracího seznamu z oblasti buněk. Omezení čísel mimo určený rozsah Můžete například určit minimální omezení srážek na dvojnásobek počtu dětí v příslušné buňce. Omezení kalendářních dat mimo určené časové rozmezí Můžete například určit časové rozmezí mezi dnešním datem a třemi dny od dnešního dne. Omezení časových údajů mimo určené časové rozmezí Můžete například určit časové rozhraní pro podávání snídaně na dobu mezi časem, kdy restaurace otevírá, a 5 hodinami po otevření restaurace. Omezení počtu textových znaků Povolený text v buňce můžete například omezit na 10 nebo méně znaků. Podobně můžete nastavit určitou délku pro pole celého jména (C1) tak, aby se rovnala aktuální délce pole křestního jména (A1) a pole příjmení (B1) plus 10 znaků. Ověření dat založených na vzorcích nebo hodnotách v jiných buňkách Ověřování dat můžete například použít k nastavení maximálního limitu pro provize a odměny na hodnotu Kč, na základě celkové plánované hodnoty mzdy. V případě, že uživatelé zadají do buňky částku větší než Kč, zobrazí se zpráva ověření. Zprávy ověření dat Zpráva, která se zobrazí, když uživatelé zadají do buněk neplatná data, závisí na způsobu konfigurace ověření dat. Můžete zvolit, aby se při výběru buňky uživatelem zobrazila zpráva při zadávání. Tento typ zprávy se zobrazí vedle buňky. Chcete-li, můžete tuto zprávu přesunout a zůstane zobrazena, dokud se nepřesunete do jiné buňky nebo nestisknete klávesu ESC. Zprávy při zadávání jsou obvykle používány tak, aby uživatelům poskytnuly informace o typu dat, které mohou být do buňky zadávány. Můžete také zvolit, aby se po zadání neplatných dat uživatelem zobrazilo chybové hlášení. 20

22 Můžete si vybrat ze tří typů chybových hlášení: IKONA TYP POUŽITÍ Stop Zabraňuje uživatelům zadávat do buněk neplatná data. Výstraha Zastavit má dvě možnosti: Opakovat nebo Storno. Varování Upozorní uživatele, že data, která zadali, nejsou platná, nezabrání jim však v jejich zadání. Při zobrazení zprávy Upozornění mohou uživatelé kliknout na tlačítko Ano a přijmout neplatnou položku, kliknout na tlačítko Ne a upravit neplatnou položku nebo kliknout na tlačítko Storno a neplatnou položku odebrat. Informace Informuje uživatele, že jimi zadaná data nejsou platná, nezabrání jim však v jejich zadání. Tento typ chybového hlášení je nejpružnější. Pokud je zobrazena zpráva Informace, mohou uživatelé kliknout na tlačítko OK a přijmout neplatnou hodnotu nebo na tlačítko Storno a odmítnout ji. Text, který se uživatelům v chybovém hlášení zobrazí, můžete přizpůsobit. V případě, že zprávu neupravíte, zobrazí se uživatelům výchozí zpráva. Zprávy při zadávání a chybová hlášení se zobrazí pouze při zadávání dat přímo do buněk. Nezobrazí se v následujících případech: Uživatel zadá data do buňky kopírováním nebo vložením. Vzorec v buňce vypočítá výsledek, který není platný. Neplatná data jsou do buňky zadána prostřednictvím makra. Tipy pro práci s ověřením dat Následující seznam obsahuje tipy a triky pro práci s ověřením dat v aplikaci Excel. Pokud máte v plánu list nebo sešit zamknout, zamkněte jej až potom, co dokončíte případné specifikace nastavení ověření. Dříve než list zamknete, ujistěte se, zda jste odemknuli všechny vyhodnocené buňky. V opačném případě uživatelé nebudou moci do těchto buněk zadat žádná data. Pokud máte v plánu sešit sdílet, sdílejte jej až po dokončení specifikace nastavení ověření a ochrany dat. Jakmile sešit nasdílíte, nebudete moci změnit nastavení ověření, dokud sdílení neukončíte. Aplikace Excel však bude dále ověřovat buňky, které jste určili v době, kdy byl sešit sdílen. Ověření dat můžete použít pro buňky, které již obsahují zadaná data. Aplikace Excel vás však automaticky neupozorní, že stávající buňky obsahují neplatná data. V tomto scénáři můžete neplatná data zvýraznit, aplikace Excel je na listu zakroužkuje. Jakmile neplatná data identifikujete, můžete kroužky opět skrýt. Pokud neplatnou položku opravíte, kroužek automaticky zmizí. Chcete-li ověření dat buňky rychle odebrat, vyberte buňku a potom otevřete dialogové okno Ověření dat (karta Data, skupina Datové nástroje). Na kartě Nastavení klikněte na možnost Vymazat vše. Chcete-li na listu vyhledat buňky s ověřením dat, klikněte na kartě Domů, ve skupině Úpravy na položku Najít a vybrat a poté klikněte na položku Ověření dat. Jakmile vyhledáte buňky s ověřením dat, můžete změnit, kopírovat nebo odebrat nastavení ověření. Při vytváření rozevíracího seznamu můžete použít příkaz Definovat název (karta Vzorce, skupina Definované názvy) a definovat název pro oblast, která obsahuje seznam. Jakmile vytvoříte seznam na jiném listu, můžete skrýt list obsahující seznam a poté zamknout sešit tak, aby uživatelé k seznamu neměli přístup. Pokud ověření dat nefunguje, ujistěte se, zda jsou splněny následující podmínky: 21

23 Uživatelé nekopírují ani nevkládají data Ověřování dat je navrženo tak, aby zobrazovalo zprávy a bránilo zadávání neplatných položek, pouze pokud uživatelé zadávají data přímo do buňky. Pokud jsou data kopírována nebo vkládána, zprávy se nezobrazují. Chcete-li uživatelům zabránit kopírovat a vkládat data přetahováním buněk, zrušte zaškrtnutí políčka Povolit operace přetažení úchytem a přetažení buňky (dialogové okno Možnosti aplikace Excel, možnost Upřesnit) a potom list zamkněte. Ruční přepočítávání je vypnuté Pokud je ruční přepočítávání zapnuté, mohou nevypočítané buňky zabránit správnému ověření dat. Chcete-li ruční přepočítávání vypnout, klikněte na kartě Vzorce, ve skupině Výpočet, na tlačítko Možnosti výpočtu a poté klikněte na položku Automatický. Vzorce neobsahují chyby Ujistěte se, zda vzorce v ověřovaných buňkách nezpůsobují chyby, například #REF! nebo #DIV/0!. Aplikace Excel ignoruje ověření dat, dokud chybu neopravíte. Buňky, na které odkazují vzorce, jsou správné Pokud se odkazovaná buňka změní tak, že vzorec v ověřované buňce vypočítá neplatný výsledek, zpráva ověření se pro danou buňku nezobrazí. Použití vzorce pro výpočet povolené hodnoty 1. Vyberte nejméně jednu buňku, kterou chcete ověřit. 2. Na kartě Data klikněte ve skupině Datové nástroje na položku Ověření dat. 3. V dialogovém okně Ověření dat klikněte na kartu Nastavení. 4. V rozevíracím seznamu Povolit klikněte na položku Vlastní. 5. Do textového pole Vzorec zadejte vzorec s logickým výstupem (PRAVDA pro platná zadání nebo NEPRAVDA pro neplatná). Například: POŽADOVANÁ AKCE: V buňce je povolena hodnota účtu za občerstvení (B1) pouze v případě, že u rozpočtu neexistuje hodnota pro účet k volnému nakládání (D1) a celkový rozpočet (D2) je vymezen hodnotou nižší než Kč. Buňka obsahující pouze popis výrobku (B2) obsahuje pouze text. V buňce obsahující rozpočet reklamního projektu (B3) musí být celková suma od subdodavatelů a služeb (E1) menší než nebo roven CZK a zároveň celkový rozpočet (E2) musí být také menší než nebo roven CZK. Buňka obsahující věk zaměstnance (B4) má vždy větší hodnotu než buňka obsahující počet let vyjadřujících dobu, po kterou je zaměstnán (F1), plus 18 (minimální věk zaměstnance). Všechna data v oblasti buněk A1:A20 obsahují jedinečné hodnoty. Buňka obsahující kód výrobku (B5) vždy začíná standardní předponou ID-. Jeho délka je alespoň 10 znaků. ZADANÝ VZOREC: =A(D1=0,D2<40000) =JE.TEXT(B2) =A(E1<=8000,E2<=970000) =KDYŽ(B4>F1+18,TRUE,FALSE) =COUNTIF($A$1:$A$20,A1)=1 Zadejte vzorec do buňky ověřování dat A1 a potom vyplňte buňky A2 až A20 tak, že ověřování dat v každé buňce oblasti obsahuje podobný vzorec. Druhý argument funkce COUNTIF odpovídá aktuální buňce. =A(ZLEVA(B5, 3) ="ID-",DÉLKA(B5) > 9) 6. Chcete-li určit, jak mají být zpracovány prázdné buňky, zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí políčka Přeskakovat prázdné buňky. Poznámka: Jestliže jste povolili určité hodnoty na základě oblasti buněk s definovaným názvem a v kterémkoli místě oblasti se vyskytne prázdná buňka, lze do ověřované buňky zadat libovolnou hodnotu v případě, že je zaškrtnuto políčko Přeskakovat prázdné buňky. 22

24 To platí také u buněk, na které odkazují vzorce ověřování: jestliže je odkazovaná buňka prázdná a je zaškrtnuto políčko Přeskakovat prázdné buňky, lze do ověřované buňky zadat libovolné hodnoty. 7. Zobrazte zprávu při zadávání po kliknutí na buňku. 8. Určete způsob reakce aplikace Microsoft Office Excel v případě zadání neplatných dat. 9. Otestujte ověření dat a ujistěte se, zda pracuje správně. Pokuste se do buněk zadat platná i neplatná data, abyste se ujistili, zda vaše nastavení fungují tak, jak jste zamýšleli, a zda se zprávy zobrazují dle očekávání. Tip Pokud změníte nastavení ověření pro jednu buňku, můžete změny automaticky použít pro všechny ostatní buňky se stejným nastavením. Otevřete dialogové okno Ověření dat a potom zaškrtněte políčko Použít tyto změny u všech ostatních buněk se stejným nastavením na kartě Nastavení. Vytvoření rozevíracího seznamu z oblasti buněk Ke zjednodušení zadávání dat nebo k omezení vstupů jen na určité definované položky můžete vytvořit z buněk umístěných kdekoli v sešitu rozevírací seznam platných dat. Jakmile vytvoříte v buňce rozevírací seznam, zobrazí se v této buňce šipka. Data do této buňky vložíte kliknutím na tuto šipku a následným kliknutím na požadovanou položku v seznamu. Rozevírací seznam z oblasti buněk vytvoříte kliknutím na příkaz Ověření dat ve skupině Datové nástroje na kartě Data. 1. Pokud chcete vytvořit seznam platných položek rozevíracího seznamu, zadejte položky do jednoho sloupce nebo řádku bez prázdných buněk. Například: A 1 Prodej 2 Finance 3 Výzkum a vývoj 4 Různé 2. Zadejte datové položky v takovém pořadí, v jakém mají být zobrazeny v rozevíracím seznamu. 3. Chcete-li použít další sešit, zadejte seznam do listu a potom zadejte Vyberte buňku, do které chcete rozevírací seznam umístit. 5. Na kartě Data klikněte ve skupině Datové nástroje na položku Ověření dat. 6. Zobrazí se dialogové okno Ověření dat. 7. Klikněte na kartu Nastavení. 8. V rozevíracím seznamu Povolit klikněte na položku Seznam. 9. K určení umístění seznamu ověřených položek proveďte jednu z následujících akcí: Pokud je seznam umístěn v aktuálním listu, zadejte do textového pole Zdroj odkaz na seznam. Jestliže se seznam nachází v jiném listu, zadejte název seznamu, který byl definován v textovém poli Zdroj. Ujistěte se, zda je před odkazem či názvem znaménko = (rovná se). Například zadejte =PlatnáOdd. 1. Zkontrolujte, zda je zaškrtnuto políčko Rozevírací seznam v buňce. 2. Pokud chcete určit, zda může buňka zůstat prázdná, zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí políčka Přeskakovat prázdné buňky. 23

25 3. Případně zadejte zobrazení zprávy po výběru buňky. Poznámka Šířka rozevíracího seznamu je určena šířkou buňky s ověřením dat. Přizpůsobte šířku této buňky tak, abyste zabránili zkrácení šířky ověřených položek delších, než je šířka rozevíracího seznamu. Maximální počet položek rozevíracího seznamu je Je-li seznam ověření na jiném listu a chcete zabránit uživatelům v prohlížení nebo provádění změn, můžete takový list skrýt nebo uzamknout 24

26 Sdílení sešitu Vytvořený sdílený sešit lze umístit v síti, kde jeho obsah může současně upravovat více uživatelů. Jestliže například uživatelé v pracovní skupině pracují každý na několika projektech a potřebují navzájem znát stavy těchto projektů, můžete ke sledování stavu těchto projektů použít sdílený sešit. Všichni uživatelé tak mohou informace o svých projektech zadávat do stejného sešitu. Vlastník sdíleného sešitu jej může spravovat odebíráním uživatelů ze sešitu a řešením konfliktních změn. Po začlenění všech změn lze sdílení sešitu ukončit. Vytvoření 1. Vytvořte nový sešit a zadejte do něj požadovaná data nebo otevřete existující sešit, který bude moci upravovat více uživatelů. Poznámka Sdílené sešity nepodporují některé funkce. Pokud chcete přidat některé z následujících funkcí, přidejte je před nastavením a uložením sešitu jako sdíleného. Funkce, které nejsou podporovány ve sdíleném sešitu AKCE, KTERÉ NELZE PROVÁDĚT VE SDÍLENÉM SEŠITU Vytvoření tabulky aplikace Excel Vložení nebo odstranění bloku buněk Odstranění listů Sloučení buněk nebo rozdělení sloučených buněk NÁHRADNÍ AKCE, KTERÉ LZE PROVÁDĚT Žádná Můžete vložit nebo odstranit celé řádky nebo sloupce. Žádná Žádná Přidání nebo změna podmíněných formátů Existující podmíněné formáty se budou nadále zobrazovat při změnách hodnot buněk. Nebude však možné změnit tyto formáty nebo definice podmínek. Přidání nebo změna ověření dat Vytvoření nebo změna grafů nebo kontingenčních grafů Vložení nebo změna obrázků a jiných objektů Vložení nebo změna hypertextových odkazů Použití nástrojů kreslení Přiřazení, změna nebo odebrání hesel Uzamknutí nebo odemknutí listů nebo sešitu Vytvoření, změna nebo zobrazení scénářů Žádná Seskupení dat nebo vytvoření přehledu Vložení automatických souhrnů Vytvoření tabulek dat Při zadání nových hodnot budou buňky nadále ověřovány, ale nebude možné změnit existující nastavení ověření. Můžete zobrazit existující grafy a kontingenční sestavy. Můžete zobrazit existující obrázky a objekty. Existující hypertextové odkazy budou i nadále funkční. Můžete zobrazit existující kresby a grafiku. Existující hesla budou nadále platit. Existující zámky budou nadále platit. Existující přehledy můžete nadále používat. Můžete zobrazit existující souhrny. Můžete zobrazit existující tabulky dat. 25

27 Vytvoření nebo změna kontingenčních tabulek Můžete zobrazit existující tabulky. Zápis, zaznamenání, změna, zobrazení nebo přiřazení maker Přidání nebo změna listů dialogů z aplikace Microsoft Excel 4 Můžete spustit existující makra, která nevyžadují přístup k funkcím, které nejsou k dispozici. Operace ve sdíleném sešitu můžete zaznamenat do makra uloženého v sešitu, který sdílený není. Žádná Změna nebo odstranění maticových vzorců Existující maticové vzorce budou nadále provádět správné výpočty. Přidání nových dat pomocí datového formuláře Práce s daty XML, včetně následujících funkcí: import, aktualizace a export dat XML, přidání, přejmenování nebo odstranění mapování XML, mapování buněk na prvky XML, použití podokna úloh Zdroj XML, panelu nástrojů XML nebo příkazů XML v nabídce Data Můžete vyhledat záznam pomocí datového formuláře. Žádná 2. Na kartě Revize klikněte ve skupině Změny na položku Sdílet sešit. 3. Na kartě Úpravy zaškrtněte políčko Povolit úpravy více uživatelům najednou; tato možnost rovněž povoluje slučování sešitů. 4. Na kartě Upřesnit vyberte požadované možnosti sledování a aktualizace změn a klikněte na tlačítko OK. 5. Proveďte některou z následujících akcí: a. Jedná-li se o nový sešit, zadejte do textového pole Název souboru jeho název. b. V případě existujícího sešitu jej kliknutím na tlačítko OK uložte, klikněte na tlačítko Microsoft Office (ve verzi 2010 na záložku Soubor) a poté klikněte na příkaz Uložit jako. Poznámka Použijte sdílenou síťovou složku, nikoli webový server. 6. Obsahuje-li sešit odkazy na jiné sešity nebo dokumenty, ověřte je, aktualizujte přerušené odkazy a klikněte na tlačítko Uložit na panelu nástrojů Rychlý přístup nebo stiskněte kombinaci kláves CTRL+S. Řešení konfliktních změn ve sdíleném sešitu Ke konfliktu dojde v případě, že dva uživatelé provádějí úpravy ve stejném sdíleném sešitu a ukládají změny, které mají vliv na stejnou buňku. V aplikaci Excel lze uchovat pouze jednu z těchto změn. Při ukládání sešitu druhým uživatelem se zobrazí dialogové okno Vyřešit konflikty. 1. V dialogovém okně Vyřešit konflikty projděte informace o jednotlivých změnách a konfliktních změnách jiných uživatelů. 2. Chcete-li zachovat vlastní změnu nebo změnu jiného uživatele a přejít k další konfliktní změně, klikněte na tlačítko Přijmout své nebo Přijmout ostatní. 3. Pokud chcete zachovat všechny vlastní zbývající změny nebo všechny změny ostatních uživatelů, klikněte na tlačítko Přijmout všechny své nebo Přijmout všechny ostatní. 4. Chcete-li, aby vaše změny přepsaly všechny ostatní změny bez opakovaného zobrazení dialogového okna Vyřešit konflikty, postupujte následujícím způsobem: 26

28 a. Na kartě Revize klikněte ve skupině Změny na položku Sdílení sešitu. b. Na kartě Upřesnit v oddílu Konfliktní změny mezi uživateli klikněte na možnost Přijmout ukládané změny a klikněte na tlačítko OK. 5. Chcete-li zjistit řešení minulých konfliktů, postupujte následujícím způsobem: a. Na kartě Revize klikněte ve skupině Změny na položku Sledování změn a potom na tlačítko Zvýraznit změny. b. V seznamu Kdy vyberte položku Vše. c. Zrušte zaškrtnutí políček Kdo a Kde. d. Zaškrtněte políčko Zobrazit změny na novém listu a potom klikněte na tlačítko OK. e. Na listu Historie se přesuňte doprava tak, aby byly zobrazeny sloupce Typ akce a Zamítnutá akce. Poznámka U zachovaných konfliktních změn se ve sloupci Typ akce zobrazí hodnota Přijato. Čísla ve sloupci Zamítnutá akce označují řádky obsahující informace o změnách, které nebyly zachovány, včetně všech odstraněných dat. Tip Jestliže chcete uložit kopii sešitu se všemi svými změnami, klikněte v dialogovém okně Vyřešit konflikty na tlačítko Storno, klikněte na příkaz Uložit jako a zadejte nový název souboru. 27

29 Definice a použití názvů ve vzorcích Pomocí názvů můžete usnadnit srozumitelnost vzorců a jejich údržbu. Můžete definovat název pro oblast buněk, funkci, konstantu nebo tabulku. Po zavedení praxe používání názvů v sešitu můžete tyto názvy snadno aktualizovat, kontrolovat a spravovat. Název je smysluplná zkratka, která usnadňuje porozumění účelu odkazu na buňku, vzorce nebo tabulky, jejichž význam může být na první pohled těžké pochopit. V následující části jsou uvedeny běžné příklady názvů a způsobů, jak napomáhají k objasnění a porozumění. TYP PŘÍKLADU PŘÍKLAD BEZ NÁZVU PŘÍKLAD S NÁZVEM Odkaz =SUMA(C20:C30) =SUMA(PrvníČtvrtletíProdej) Konstanta =SOUČIN(A5,8.3) =SOUČIN(Cena,DPH) Vzorec =SUMA(SVYHLEDAT(A1,B1:F20,5,FALSE),-G5) =SUMA(Úroveň_Zásob,-Objednávka_Částka) Tabulka C4:G36 =NejvyššíObrat06 Typy názvů Můžete vytvářet a používat několik typů názvů. Definovaný název Název pro buňku, oblast buněk, vzorec nebo konstantní hodnotu. Můžete vytvořit vlastní definovaný název, v některých případech, například při nastavení oblasti tisku, vytvoří definovaný název aplikace Microsoft Office Excel. Název tabulky Název pro tabulku aplikace Excel, která slouží ke shromažďování dat o určitém tématu. Tato data jsou uložena v záznamech (řádcích) a polích (sloupcích). Aplikace Excel vytvoří výchozí název tabulky (Tabulka1, Tabulka2 atd.) vždy, když vytvoříte tabulku, tento název ovšem můžete změnit, aby byl výstižnější. Další informace o tabulkách aplikace Excel naleznete v části Použití strukturovaných odkazů s tabulkami. Definice a zadávání názvů Názvy lze definovat pomocí následujících možností: Pole názvů na řádku vzorců Tato možnost je nejvhodnější pro vytváření názvů na úrovni listu pro vybranou oblast. Vytvoření názvu pomocí výběru Názvy můžete snadno vytvářet z existujících řádků a sloupců pomocí výběru buněk v listu. Dialogové okno Nový název Tato možnost je nejvhodnější, potřebujete-li větší pružnost při vytváření názvů, například při určování oboru místní úrovně listu nebo při vytváření komentáře k názvu. Poznámka V názvech se standardně používají absolutní odkazy na buňky. 28

30 Název můžete zadat následujícími způsoby: Psaní Název lze napsat, například jako argument vzorce. Použití funkce automatického dokončování vzorců Můžete použít rozevírací seznam Automatické dokončování vzorce, ve kterém jsou automaticky uvedeny platné názvy. Výběrem pomocí příkazu Použít ve vzorci Definovaný název lze vybrat ze seznamu, který je k dispozici pomocí příkazu Použít ve vzorci ve skupině Definované názvy na kartě Vzorce. Auditování názvů V sešitu také můžete vytvořit seznam definovaných jmen. V listu určete oblast se dvěma prázdnými sloupci (seznam bude obsahovat dva sloupce jeden pro název a jeden pro popis názvu). Vyberte buňku, která bude v levém horním rohu seznamu. Na kartě Vzorce klikněte ve skupině Definované názvy na příkaz Použít ve vzorci, klikněte na možnost Vložit a poté v dialogovém okně Vložit názvy klikněte na možnost Vložit seznam. Syntaktická pravidla pro názvy V následujícím seznamu jsou uvedena syntaktická pravidla, která je třeba mít při vytváření a úpravě názvů na paměti. Platné znaky Prvním znakem názvu musí být písmeno, podtržítko (_) nebo zpětné lomítko (\). Zbývajícími znaky mohou být písmena, čísla, tečky a podtržítka. Poznámka Jako definovaný název nelze použít písmena C, c, R a r, protože tato písmena jsou používána jako zkratky pro výběr řádku nebo sloupce pro aktuálně vybranou buňku, zadáte-li je do textového pole Název nebo Přejít. Odkazy na buňky nejsou povoleny Názvy nemohou být stejné jako odkaz na buňku, například Z$100 nebo R1C1. Mezery nejsou platné Mezery nejsou jako část názvu povoleny. Slova mohou oddělovat podtržítka (_) nebo tečky (.), například Daň_z_prodeje nebo První.čtvrtletí. Délka názvu Název může obsahovat maximálně 255 znaků. Rozlišení velkých a malých písmen Názvy mohou obsahovat velká a malá písmena. V aplikaci Excel se velká a malá písmena v názvech nerozlišují. Pokud jste například vytvořili název Prodej a potom vytvoříte další název PRODEJ ve stejném sešitu, aplikace Excel zobrazí výzvu k zadání jedinečného názvu. 29

31 Definování názvu I. 1. Vyberte buňku, oblast buněk nebo nesousedící výběry, které chcete pojmenovat. 2. Klikněte na pole názvů na levém konci řádku vzorců. 3. Zadejte název, který chcete použít jako odkaz na výběr. Název může obsahovat maximálně 255 znaků. 4. Stiskněte klávesu ENTER. Poznámka Buňku nelze pojmenovat v průběhu provádění změn obsahu dané buňky. Definování názvu II. Existující popisky řádků a sloupců můžete převést na názvy. 1. Vyberte oblast, kterou chcete pojmenovat, včetně popisků řádků a sloupců. 2. Na kartě Vzorce klikněte ve skupině Definované názvy na položku Vytvořit z výběru. 3. V dialogovém okně Vytvořit názvy z výběru určete zaškrtnutím políček Horní řádek, Levý sloupec, Dolní řádek nebo Pravý sloupec místo, které obsahuje popisky. Poznámka Název vytvořený tímto způsobem odkazuje pouze na buňky, které obsahují hodnoty, a nezahrnuje existující popisky řádků a sloupců. Definování názvu III. 1. Na kartě Vzorce klikněte ve skupině Definované názvy na položku Definovat název. 2. V dialogovém okně Nový název zadejte do pole Název název, který chcete použít jako odkaz. Název může obsahovat maximálně 255 znaků. 3. Chcete-li určit obor názvu, vyberte v rozevíracím seznamu Obor položku Sešit nebo název listu v sešitu. 4. V případě potřeby můžete do pole Komentář zadat popisný komentář, který může obsahovat maximálně 255 znaků. 5. V poli Odkaz na proveďte jednu z následujících akcí: Chcete-li zadat odkaz na buňku, zadejte odkaz na buňku. Tip Ve výchozím nastavení je zadán aktuální výběr. Chcete-li jako argument zadat jiné odkazy na buňky, klikněte na tlačítko Sbalit dialog, čímž dočasně sbalíte dialogové okno, vyberte buňky na listu a poté klikněte na tlačítko Rozbalit dialog. Chcete-li zadat konstantu, zadejte = (znaménko rovná se) a potom zadejte hodnotu konstanty. Chcete-li zadat vzorec, zadejte = a potom zadejte vzorec. 6. Kliknutím na tlačítko OK proces dokončíte a vrátíte zpět do listu. Tip Dialogové okno Nový název lze rozšířit nebo prodloužit kliknutím na úchyt v dolní části a jeho přetažením. Správa názvů Pomocí dialogového okna Správce názvů můžete pracovat se všemi definovanými názvy a názvy tabulek v sešitu. Můžete například najít názvy s chybami, potvrdit hodnotu a odkaz pro název, zobrazit a upravit popisný komentář nebo určit obor. Můžete také řadit a filtrovat seznam názvů a snadno z jednoho místa přidávat, měnit nebo odstraňovat názvy. Chcete-li otevřít dialogové okno Správce názvů, klikněte na kartě Vzorce ve skupině Definované názvy na položku Správce názvů. 30

32 Tabulka aplikace Excel na listu Vytvoření tabulky Jestliže vytvoříte tabulku v sešituexcelu, můžete spravovat a analyzovat data v tabulce nezávisle na datech, která se nacházejí mimo tuto tabulku. Pokud nechcete pracovat s daty v tabulce, můžete tabulku převést na běžnou oblast, ale zachovat přitom použité formátování stylu tabulky. Nepotřebnou tabulku je možné odstranit. K vytvoření tabulky můžete použít jeden ze dvou způsobů. Můžete vložit tabulku do výchozího stylu tabulky nebo formátovat data jako tabulku ve zvoleném stylu. Vložení tabulky 1. Na listu vyberte oblast buněk, kterou chcete zahrnout do tabulky. Buňky mohou být prázdné nebo mohou obsahovat data. 2. Na kartě Vložení klikněte ve skupině Tabulky na tlačítko Tabulka. Můžete také stisknout kombinaci kláves CTRL+L nebo CTRL+T. 3. Jestliže vybraná oblast obsahuje data, která chcete zobrazovat jako záhlaví tabulky, zaškrtněte políčko Tabulka obsahuje záhlaví. Pokud políčko Tabulka obsahuje záhlaví nezaškrtnete, budou v záhlaví tabulky zobrazeny výchozí názvy. Výchozí názvy je možné změnit zadáním požadovaného textu. Pokud nechcete záhlaví tabulky zobrazovat, můžete je později vypnout. Tip Po vytvoření tabulky se zpřístupní karta Nástroje tabulky a zobrazí se karta Návrh. Nástroje na kartě Návrh slouží k přizpůsobení a úpravě dané tabulky. Formátování dat jako tabulky 1. Na listu vyberte oblast prázdných buněk nebo buňky obsahující data, jež chcete formátovat jako tabulku. 2. Na kartě Domů klikněte ve skupině Styly na položku Formátovat jako tabulku. 3. Ve skupinovém rámečku Světlá, Středně sytá nebo Tmavá klikněte na styl tabulky, který chcete použít. Tip Po vytvoření tabulky bude k dispozici část Nástroje tabulky a zobrazí se karta Návrh. Pomocí nástrojů na kartě Návrh můžete tabulku přizpůsobit nebo upravit. 31

33 Převedení tabulky na oblast dat 1. Klikněte do libovolného místa tabulky. Tím zobrazíte panel Nástroje tabulky a přidáte do něj kartu Návrh. 2. Na kartě Návrh klikněte ve skupině Nástroje na položku Převést na rozsah. Poznámka Po převodu tabulky na oblast již nebudou funkce tabulky nadále k dispozici. Záhlaví řádků již například nebudou nadále obsahovat šipky pro řazení a filtrování a strukturované odkazy (odkazy využívající názvy tabulek), které byly použity ve vzorcích, budou převedeny na běžné odkazy na buňky. Tip Můžete také kliknout pravým tlačítkem myši na tabulku, přejít na položku Tabulka a kliknout na příkaz Převést na rozsah. Ihned po vytvoření tabulky můžete také kliknout na tlačítko Zpět na panelu nástrojů Rychlý přístup, čímž bude tabulka převedena zpět na oblast. Prostorový odkaz (prostorová funkce v trojrozměrné tabulce) Odkaz na stejnou buňku nebo buněk na více listech se nazývá prostorový odkaz. Tento typ odkazu představuje užitečný a pohodlný způsob vytvoření odkazu na několik listů používajících stejný vzor, kdy buňky na každém listu obsahují stejný typ dat. Informace o prostorových odkazech Informace o změnách prostorového odkazu při přesunu, kopírování, vkládání nebo odstraňování listů Vytvoření prostorového odkazu Vytvoření názvu pro prostorový odkaz Informace o prostorových odkazech Pomocí následujícího prostorového odkazu můžete sečíst data např. mezi třemi odděleními, Prodej, Zdroje a Marketing, přičemž každé oddělení bude mít samostatný list: =SUMA(Prodej:Marketing!B3) Můžete dokonce přidat další list a potom jej přesunout do oblasti, na kterou vzorce odkazuje. Odkaz na buňku B3 přidáte na list Správa například tak, že přesunete list Správa mezi listy Prodej a Zdroje, jak je uvedeno v následujícím příkladě. Vzhledem k tomu, že vzorec obsahuje prostorový odkaz na oblast názvů listů Prodej:Marketing!B3, jsou do nového výpočtu zahrnuty všechny listy v oblasti, včetně nově přesunovaného listu Správa. Změny prostorového odkazu při manipulaci s listy Následující příklady vysvětlují, co se stane po vložení, kopírování, odstranění nebo přesunutí listů, které jsou zahrnuty v prostorovém odkazu. V příkladech se pomocí vzorce =SUMA(Prodej:Marketing!A2:A5)sčítají buňky A2 až A5 v listech Prodej až Marketing. Vložení nebo kopírování Jestliže vložíte nebo zkopírujete listy mezi Prodej a Marketing (koncové body v tomto příkladu), budou do výpočtů zahrnuty všechny hodnoty v buňkách A2 až A5 z přidaných listů. 32

34 Odstranění Pokud odstraníte listy, které jsou mezi listy s označením mezi Prodej a Marketing, budou jejich hodnoty z výpočtu odstraněny. Přesunutí Pokud listy, které jsou mezi listy s označením Prodej a Marketing přesunete mimo rozsah listů, na které odkazujete, budou jejich hodnoty z výpočtu odstraněny. Přesunutí koncového bodu Pokud přesunete Prodej nebo Marketing na jiné místo ve stejném listu, upraví aplikace Excel výpočet tak, aby zahrnoval nové listy, které jsou obsaženy mezi vybranými listy. To neplatí v případě, že obrátíte pořadí koncových bodů v sešitu. Pokud změníte pořadí koncových bodů, prostorový odkaz změní koncový list. Odstranění koncového bodu Pokud odstraníte Prodej nebo Marketing, pak aplikace Excel odebere hodnoty na listu z výpočtu. Vytvoření prostorového odkazu 1. Klikněte na buňku, do které chcete funkci zadat. 2. Zadejte znaménko rovná se (=), název funkce a levou závorku. Funkce, které lze v prostorovém odkazu použít: FUNKCE SUMA PRŮMĚR AVERAGEA POČET POČET2 MAX MAXA MIN MINA SOUČIN SMODCH.VÝBĚR STDEVA SMODCH STDEVPA VAR.VÝBĚR VARA VAR VARPA POPIS Sečte čísla. Vypočítá průměr (aritmetický průměr) čísel. Vypočítá průměr (aritmetický průměr) čísel včetně textu a logických hodnot. Spočítá buňky, které obsahují čísla. Spočítá buňky, které nejsou prázdné. Najde nejvyšší hodnotu v množině hodnot. Najde nejvyšší hodnotu v množině hodnot včetně textu a logických hodnot. Najde nejnižší hodnotu v množině hodnot. Najde nejnižší hodnotu v množině hodnot včetně textu a logických hodnot. Vynásobí čísla. Vypočítá směrodatnou odchylku na základě vzorku. Vypočítá směrodatnou odchylku na základě vzorku včetně textu a logických hodnot. Vypočítá směrodatnou odchylku celého základního souboru. Vypočítá směrodatnou odchylku celého základního souboru včetně textu a logických hodnot. Odhadne rozptyl na základě výběru. Odhadne rozptyl na základě vzorku včetně textu a logických hodnot. Vypočítá rozptyl celého základního souboru. Vypočítá rozptyl celého základního souboru včetně textu a logických hodnot. 1. Klikněte na ouško prvního listu, na který chcete odkázat. 2. Podržte klávesu SHIFT a klikněte na ouško posledního listu, na který chcete odkázat. 3. Vyberte buňku nebo oblast buněk, na kterou chcete odkázat. 4. Dokončete zadání vzorce a potom stiskněte klávesu ENTER. 33

35 Vytvoření názvu pro prostorový odkaz 1. Na kartě Vzorce klikněte ve skupině Definované názvy na položku Definovat název. 2. V dialogovém okně Nový název zadejte do pole Název název, který chcete použít pro váš odkaz. Maximální délka názvu je 255 znaků. 3. V poli Odkaz na vyberte rovnítko (=) a odkaz. Pak stiskněte klávesu BACKSPACE. 4. Klikněte na ouško prvního listu, na který chcete odkázat. 5. Podržte klávesu SHIFT a klikněte na ouško posledního listu, na který chcete odkázat. 6. Vyberte buňku nebo oblast buněk, na kterou chcete odkázat. Zobrazení vztahů mezi vzorci a buňkami Kontrola správnosti vzorcůnebo hledání zdroje chyby může někdy být složité, jsou-li ve vzorci použity buňky předchůdců nebo závislé buňky následníků: Buňky předchůdců buňky, na které odkazuje vzorec v jiné buňce. Buňky následníků obsahují vzorce, které odkazují na jiné buňky. Při kontrole vzorců můžete pomocí příkazů Předchůdci a Následníci graficky znázornit nebo zjistit vztahy mezi těmito buňkami a vzorci pomocí šipek závislostí. 1. Proveďte jeden z následujících kroků: a. Vyberte buňku obsahující vzorec, pro který chcete najít předcházející buňky. b. Chcete-li u jednotlivých buněk, které jsou přímým zdrojem dat pro aktivní buňku, zobrazit šipky závislostí, klikněte na kartě Vzorce ve skupině Závislosti vzorců na tlačítko Předchůdci. c. Další úroveň buněk, které jsou zdrojem dat pro aktivní buňku, zobrazíte tak, že znovu kliknete na tlačítko Předchůdci. d. Chcete-li odebrat vždy jednu úroveň šipek závislostí počínaje předchůdcem, který je umístěn nejdále od aktivní buňky, klikněte na kartě Vzorce ve skupině Závislosti vzorců na tlačítko Odebrat šipky předchůdců. Chcete-li odebrat další úroveň šipek závislostí, znovu klikněte na toto tlačítko. 2. Vyberte buňku, pro kterou chcete určit závislé buňky. 3. Jestliže chcete u každé buňky, která je závislá na aktivní buňce, zobrazit šipku závislostí, klikněte na kartě Vzorce ve skupině Závislosti vzorců na tlačítko Následníci. 4. Další úroveň buněk závislých na aktivní buňce zobrazíte tak, že znovu kliknete na tlačítko Následníci. 5. Chcete-li odebrat vždy jednu úroveň šipek závislostí počínaje následníkem, který je umístěn nejdále od aktivní buňky, klikněte na kartě Vzorce ve skupině Závislosti vzorců na tlačítko Odebrat šipky následníků. Chcete-li odebrat další úroveň šipek závislostí, klikněte znovu na toto tlačítko. 6. Pokud chcete odebrat všechny šipky závislostí na listu, klikněte na kartě Vzorce ve skupině Závislosti vzorců na tlačítko Odebrat šipky. Poznámky Jestliže chcete ve vzorci zobrazit barevně označené předchůdce argumentů, vyberte buňku a stiskněte klávesu F2. 34

36 Pokud chcete vybrat buňku na druhé straně šipky, dvojklikněte na šipku. Jestliže je buňka v jiném listu nebo sešitu, zobrazte dvojkliknutím na černou šipku dialogové okno Přejít na a potom dvojklikněte na požadovaný odkaz v seznamu Přejít na. Všechny šipky závislostí zmizí v případě, že změníte vzorec, na který šipky ukazují, vložíte nebo odstraníte sloupce či řádky nebo pokud odstraníte či přesunete buňky. Šipky závislostí obnovíte po provedení změn tak, že na listu znovu použijete příkazy závislostí. Pokud chcete zaznamenat původní šipky závislostí, vytiskněte list se zobrazenými šipkami závislostí před provedením změn. 35

37 Podmíněné formátování jedinečných nebo duplicitních hodnot Rychlé formátování 1. Vyberte jednu nebo několik buněk v oblasti, tabulce nebo kontingenční tabulce. 2. Na kartě Domů klikněte ve skupině Styl na šipku vedle položky Podmíněné formátování a potom klikněte na příkaz Zvýraznit pravidla buněk. 3. Vyberte možnost Duplicitní hodnoty. 4. Zadejte hodnoty, které chcete použít, a vyberte formát. Rozšířené formátování 1. Vyberte jednu nebo několik buněk v oblasti, tabulce nebo kontingenční tabulce. 2. Na kartě Domů klikněte ve skupině Styl na šipku u položky Podmíněné formátování a potom klikněte na položku Správa pravidel. Zobrazí se dialogové okno Správce pravidel podmíněného formátování. 3. Proveďte jednu z následujících akcí: Pokud chcete přidat podmíněné formátování, klikněte na možnost Nové pravidlo. Zobrazí se dialogové okno Nové pravidlo formátování. Pokud chcete změnit podmíněné formátování, postupujte následovně: a) Ujistěte se, že v rozevíracím seznamu Zobrazit pravidla formátování pro je vybrán příslušný list nebo tabulka. b) Je také možné změnit oblast buněk. Skryjte dočasně dialogové okno kliknutím na ikonu Sbalit dialog v poli Platí pro, vyberte novou oblast buněk na listu a potom klikněte na ikonu Rozbalit dialog. c) Vyberte pravidlo a pak v oblasti Upravit popis pravidla nastavte potřebná kriteria. Zobrazí se dialogové okno Upravit pravidlo formátování. 4. Ve skupinovém rámečku Vybrat typ pravidla klikněte na možnost Formátovat pouze jedinečné nebo duplicitní hodnoty. 5. Ve skupinovém rámečku Upravit popis pravidla vyberte v rozevíracím seznamu Formátovat vše možnost jedinečný nebo duplikovat. 6. Kliknutím na tlačítko Formát zobrazte dialogové okno Formát buněk. 7. Vyberte formát čísel, písma, ohraničení nebo výplně, který chcete použít, pokud hodnota buňky vyhoví podmínce, a poté klikněte na tlačítko OK. 36

38 Můžete zvolit více formátů. Vybrané formáty jsou zobrazeny v poli Správa pravidel. Poznámka Podmíněně formátování podle jedinečných nebo duplicitních hodnot není možné v oblasti hodnot kontingenční tabulky. Příklady normálního podmíněného formátu Podmíněný formát podle intervalů dat Podmíněný formát v kontingenční tabulce Filtr nastavený na výběr podle podmíněného formátu Tabulka dostupných sad ikon 37

39 Převod textu do sloupců Pomocí Průvodce převodem textu do sloupců můžete rozdělit obsah jednoho sloupce buněk, například s křestními jmény a příjmeními, do více sloupců. CELÉ JMÉNO KŘESTNÍ JMÉNO PŘÍJMENÍ Jan Hora Jan Hora Milena Dvořáková Milena Dvořáková Lenka Nováková Lenka Nováková Dana Modrá Dana Modrá V závislosti na zdrojových datech lze obsah buněk rozdělit na základě oddělovače, kterým mohou být například mezera či čárka, nebo na základě konkrétního umístění hranice sloupců v rámci dat. Rozdělení obsahu na základě oddělovače Tuto metodu můžete použít, pokud mají jména formát s oddělovačem, například Jan Hora (kde oddělovačem je mezera mezi křestním jménem a příjmením) nebo Jan, Hora (kde oddělovačem je čárka). Rozdělení obsahu odděleného mezerou A 1 Jan Hora 2 Milena Dvořáková 3 Lenka Nováková 4 Dana Modrá 1. Vyberte oblast dat, která chcete převést. 2. Na kartě Data klikněte ve skupině Datové nástroje na položku Text do sloupců. 3. V kroku 1 v rámci Průvodce převodem textu do sloupců klikněte na přepínač Oddělovač a potom klikněte na tlačítko Další. 4. V kroku 2 zaškrtněte políčko Mezera a zrušte zaškrtnutí dalších políček ve skupinovém rámečku Oddělovače. Ve skupinovém rámečku Náhled dat se zobrazí křestní jména a příjmení ve dvou samostatných sloupcích. 5. Klikněte na tlačítko Další. 6. V kroku 3 klikněte na sloupec ve skupinovém rámečku Náhled dat a potom ve skupinovém rámečku Formát dat ve sloupcích klikněte na přepínač Text. 7. Zopakujte tento krok pro každý sloupec ve skupinovém rámečku Náhled dat. 8. Chcete-li rozdělený obsah vložit do sloupců vedle sloupce s celými jmény, klikněte na ikonu napravo od pole Cíl a potom vyberte buňku vedle prvního jména v seznamu (v tomto příkladu B2). 9. Klikněte na tlačítko Dokončit. Důležité Jestliže pro nové sloupce nezadáte nové umístění, budou původní data nahrazena rozdělenými daty. 38

40 Rozdělení obsahu odděleného čárkou A 1 Jan, Hora 2 Milena, Dvořáková 3 Lenka, Nováková 4 Dana, Modrá 1. Vyberte oblast dat, která chcete převést. 2. Na kartě Data klikněte ve skupině Datové nástroje na položku Text do sloupců. 3. V kroku 1 v rámci Průvodce převodem textu do sloupců klikněte na přepínač Oddělovač a potom klikněte na tlačítko Další. 4. V kroku 2 zaškrtněte políčko Čárka a zrušte zaškrtnutí dalších políček ve skupinovém rámečku Oddělovače. Ve skupinovém rámečku Náhled dat se zobrazí křestní jména a příjmení ve dvou samostatných sloupcích. 5. Klikněte na tlačítko Další. 6. V kroku 3 klikněte na sloupec ve skupinovém rámečku Náhled dat a potom ve skupinovém rámečku Formát dat ve sloupcích klikněte na přepínač Text. Zopakujte tento krok pro každý sloupec ve skupinovém rámečku Náhled dat. 7. Chcete-li rozdělený obsah vložit do sloupců vedle sloupce s celými jmény, klikněte na ikonu napravo od pole Cíl a potom vyberte buňku vedle prvního jména v seznamu (v tomto příkladu B2). 8. Klikněte na ikonu v pravém dolním rohu okna Průvodcem převodem textu do sloupců. 9. Klikněte na tlačítko Dokončit. Důležité Nezadáte-li pro sloupce nové umístění, budou původní data nahrazena rozdělenými daty. Rozdělení obsahu na základě hranice sloupců 1. Vyberte požadovanou buňku nebo rozsah buněk. 2. Na kartě Data klikněte ve skupině Datové nástroje na položku Text do sloupců. 3. V kroku 1 v rámci Průvodce převodem textu do sloupců klikněte na přepínač Pevná šířka a potom klikněte na tlačítko Další. 4. Ve skupinovém rámečku Náhled dat přetáhněte čáru na místo, ve kterém by měl být obsah rozdělen. Tip Chcete-li hranici sloupců odstranit, dvojklikněte na ni. 5. Klikněte na tlačítko Další. 6. V kroku 3 klikněte na sloupec ve skupinovém rámečku Náhled dat a potom ve skupinovém rámečku Formát dat ve sloupcích klikněte na požadovaný formát. 7. Chcete-li rozdělený obsah vložit do sloupců vedle sloupce s celými jmény, klikněte na ikonu napravo od pole Cíl a potom vyberte buňku vedle prvního jména v seznamu. 8. Klikněte na ikonu v pravém dolním rohu okna Průvodcem převodem textu do sloupců. 9. Klikněte na tlačítko Dokončit. Důležité Nezadáte-li pro sloupce nové umístění, budou původní data nahrazena rozdělenými daty. 39

41 Odstranění duplicitních hodnot Odstraňování duplicitních hodnot má vliv pouze na hodnoty v oblasti buněk nebo v tabulce. Žádné jiné hodnoty mimo oblast buněk nebo tabulku nebudou změněny ani přesunuty. Protože trvale odstraňujete data, je vhodné před odebráním duplicitních hodnot zkopírovat původní oblast buněk nebo tabulku do jiného listu nebo sešitu. 1. Vyberte oblast buněk nebo zkontrolujte, že se aktivní buňka nachází v tabulce. 2. Na kartě Data klikněte ve skupině Datové nástroje na položku Odebrat stejné. 3. Proveďte jednu nebo více následujících akcí: V části Sloupce vyberte jeden nebo více sloupců. Chcete-li vybrat všechny sloupce, klikněte na možnost Vybrat vše. Chcete-li rychle zrušit výběr všech sloupců, klikněte na možnost Zrušit výběr. V případě, že oblast buněk nebo tabulka obsahuje mnoho sloupců a vy chcete vybrat jen několik z nich, může být snazší kliknout na možnost Zrušit výběr a v části Sloupce vybrat požadované sloupce. 4. Klikněte na tlačítko OK. Zobrazí se zpráva s informacemi o tom, kolik duplicitních hodnot bylo odebráno, kolik jedinečných hodnot zůstalo nebo že nebyly odebrány žádné duplicitní hodnoty. 5. Klikněte na tlačítko OK. 40

42 Kontingenční tabulka Chcete-li vytvořit kontingenční tabulku nebo kontingenční graf, je nutné se připojit ke zdroji dat a zadat umístění sestavy. 1. Vyberte buňku v oblasti buněk nebo umístěte kurzor do tabulky aplikace Excel. Zkontrolujte, zda oblast buněk obsahuje záhlaví sloupců 2. Provedením jednoho z následujících postupů vyberte typ sestavy, kterou chcete generovat: a. Chcete-li vytvořit kontingenční tabulku, klikněte ve skupině Tabulky na kartě Vložení na tlačítko Kontingenční tabulka a poté klikněte na příkaz Kontingenční tabulka. Aplikace Excel zobrazí dialogové okno Vytvořit kontingenční tabulku. b. Chcete-li vytvořit kontingenční tabulku a kontingenční graf, klikněte ve skupině Tabulky na kartě Vložení na tlačítko Kontingenční tabulka a poté klikněte na příkaz Kontingenční graf. Aplikace Excel zobrazí dialogové okno Vytvořit kontingenční tabulku s kontingenčním grafem. 3. Provedením jednoho z následujících postupů vyberte zdroj dat: Výběr dat pro analýzu 1. Klikněte na přepínač Vybrat tabulku či oblast. 2. Do pole Tabulka/oblast zadejte oblast buněk nebo odkaz na název tabulky. Jestliže jste před spuštěním průvodce vybrali buňku v oblasti buněk nebo jestliže se kurzor nacházel v tabulce, oblast buněk nebo odkaz na název tabulky již budou v poli Tabulka/oblast zobrazeny. Oblast buněk nebo tabulku je možné vybrat také tak, že kliknete na ikonu Sbalit dialog, čímž dočasně skryjete toto dialogové okno, vyberte oblast na listu a potom kliknete na ikonu Rozbalit dialog. Tip Zvažte použití odkazu na název tabulky namísto oblasti buněk, protože řádky přidané do tabulky budou po aktualizaci dat automaticky zahrnuty do kontingenční tabulky. Poznámka Pokud se oblast nachází na jiném listu stejného či jiného sešitu, zadejte název sešitu a listu pomocí následující syntaxe: ([název_sešitu]název_listu!oblast). Použití externích dat 1. Klikněte na přepínač Použít zdroj externích dat. 2. Klikněte na příkaz Vybrat připojení. Aplikace Excel zobrazí dialogové okno Existující připojení. 3. V rozevíracím seznamu Zobrazit v horní části dialogového okna vyberte kategorii připojení, ze které chcete vybrat připojení, nebo klikněte na možnost Všechna existující připojení (výchozí možnost). 4. V seznamu Vyberte připojení vyberte připojení a klikněte na tlačítko Otevřít. Poznámka Zvolíte-li připojení z kategorie Připojení v tomto sešitě, bude znovu použito nebo sdíleno existující připojení. Pokud zvolíte připojení z kategorie Soubory připojení v síti nebo Soubory připojení v tomto počítači, aplikace Excel zkopíruje soubor připojení do sešitu jako nové připojení sešitu a potom tento soubor použije jako nové připojení pro kontingenční tabulku. 41

43 5. Provedením jednoho z následujících kroků zadejte umístění: Chcete-li kontingenční tabulku umístit na nový list počínaje buňkou A1, klikněte na přepínač Nový list. Chcete-li kontingenční tabulku umístit na existující list, klikněte na přepínač Existující list a potom zadejte první buňku v oblasti buněk, do které chcete kontingenční tabulku umístit. Případně můžete kliknutím na ikonu Sbalit dialog dialogové okno dočasně skrýt, vybrat v listu začátek a potom kliknout na ikonu Rozbalit dialog. 6. Klikněte na tlačítko OK. Aplikace Excel do zadaného umístění přidá prázdnou kontingenční tabulku a zobrazí seznam jejích polí umožňující přidávat pole, vytvářet rozložení a provádět vlastní nastavení kontingenční tabulky. Kontingenční graf a jeho doprovodná kontingenční tabulka se musejí vždy nacházet ve stejném sešitu. Popisek 1. Oblast rozložení sestavy kontingenční tabulky 2. Seznam polí kontingenční tabulky Vytvoření kontingenčního grafu z existující kontingenční tabulky 1. Klikněte na požadovanou kontingenční tabulku. 2. Na kartě Vložit ve skupině Grafy klikněte na požadovaný typ grafu. Můžete použít kterýkoli typ grafu kromě XY bodového, bublinového a burzovního. Vytvoření statického grafu z dat kontingenční tabulky Tento postup slouží k vytvoření standardního, neinteraktivního grafu a nikoliv kontingenčního grafu. 1. V kontingenční tabulce vyberte data, která chcete použít v grafu. Chcete-li do prvního řádku a sloupce sestavy zahrnout tlačítka polía data, začněte buňky přetahovat z pravého dolního rohu oblasti vybraných dat. 2. Na kartě Domů klikněte ve skupině Schránka na tlačítko Kopírovat. 3. Klikněte na prázdnou buňku mimo kontingenční tabulku. 4. Na kartě Domů klikněte ve skupině Schránka na šipku vedle tlačítka Vložit a klikněte na položku Vložit jinak. 5. Klikněte na přepínač Hodnoty a potom na tlačítko OK. 6. Na kartě Vložit ve skupině Grafy klikněte na požadovaný typ grafu. 42