Elektronická spisová služba GalateA PilsCom, s.r.o. Obsah prezentace: 1) GalateA el. spisová služba 2) Příjem příchozích písemností 3) Zpracování příchozích písemností 4) Zpracování odchozích písemností 5) Odeslání písemností 6) Databáze kontaktů 7) Tiskové sestavy 8) Přehledy, filtrování, vyhledávání 9) Skartační řízení, archiv 1) GalateA el. spisová služba GalateA je elektronická spisová služba. Jde o tzv. hostovanou aplikaci (není třeba ji instalovat na server úřadu/organizace, jednotliví uživatelé se připojí a pracují přes internet). GalateA je součástí systému Virtuos, je tedy zajištěno propojení s dalšími aplikacemi, které jsou součástí systému: Virtuos elektronická podatelna elektronická úřední deska 1 PilsCom, s.r.o.
2) Příjem příchozích písemností PODATELNA: Zaevidování příchozích (externích) písemností do spisové služby probíhá na podatelně. Evidují se všechny externí písemnosti, např: došlé poštou došlé přes datovou schránku (ISDS) zaslané e-mailem předané osobně zaslané na elektronickou podatelnu úřadu/organizace apod. Písemnost je zaevidována na podatelně a předána ve fyzické i elektronické podobě zpracovateli. 3) Zpracování příchozích písemností POZICE ZPRACOVATELE: Zpracování příchozích (externích) písemností probíhá na pozici uživatele, který vede vlastní řízení. Základní kroky zpracování: číslo jednací vložení písemnosti do spisu, současně výběr spisový znaku (automaticky se přiřadí skartační znak) způsob vyřízení uzavření písemnosti 2 PilsCom, s.r.o.
Schéma zpracování příchozí písemnosti: 4) Zpracování odchozích písemností POZICE ZPRACOVATELE: Zpracování odchozích (interních) písemností probíhá na pozici uživatele, který vede vlastní řízení. odchozí písemnost může být založena jako: odpověď na příchozí písemnost (např. vyjádření jako odpověď na žádost od občana) nová písemnost (např. oznámení občanům potřeba vznikla v organizaci) 3 PilsCom, s.r.o.
Základní postup zpracování odchozí písemnosti je v podstatě stejný, jako u písemnosti příchozí: ODESLÁNÍ DO DATOVÉ SCHRÁNKY: Pro odeslání písemnosti do datové schránky jsou v Galatee připraveny tyto funkcionality: - převod dokumentu psaného ve Wordu do formátu PDF/A - elektronický podpis dokumentu Vložení písemnosti do obálky: nová obálka do obálky již existující 4 PilsCom, s.r.o.
- využití již zadaných kontaktů! - výběr velikosti a typu obálky - možnost tisknout obálky Pokud písemnost odesílána poštou, pak je ve fyzické i v elektronické podobě předána na podatelnu. 5) Odeslání písemností PODATELNA: Odeslání odchozích písemností příprava obálek pro předání na poště. možnost využití vestavěného ceníku České pošty v Galatee možnost tisku: Evidenční lístek Poštovní podací arch (standardizované formuláře ČP) 6) Databáze kontaktů kontakt se do Galatey zadá jen jednou rychlé vyhledání kontaktu využití při evidenci došlé pošty, i při odesílání písemností z úřadu/organiz. všechny kontakty jsou k vyhledání na jednom místě 5 PilsCom, s.r.o.
7) Tiskové sestavy Podací deníky: pokud více odborů (spisových uzlů), každý odbor má vlastní číselnou řadu standardizovaný formulář Rejstříky: věcný, uživatelský, osob Doručovací kniha (na podatelně) 8) Přehledy, filtrování, vyhledávání Jsou k dispozici různé přehledy písemností, spisů, obálek. Je k dispozici filtrování jednotlivých přehledů podle různých kritérií. Je umožněno rychlé vyhledání písemnosti, spisu, obálky ve spisové službě i mnoho let zpátky vč. přiložených dokumentů (elektronických obrazů písemností) 9) Skartační řízení, archiv Umístění spisů s písemnostmi v Galatee přesně kopíruje jejich umístění ve skutečnosti: na pozici zpracovatele (tzv. živé ) v příruční spisovně (uzavřené, ještě nepředané do spisovny úřadu/organizace) ve spisovně úřadu/organizace v archivu (spisy, které byly po skartačním řízení předány do archivu) 6 PilsCom, s.r.o.