Marek Laurenčík. Excel. práce s databázemi a kontingenčními tabulkami

Marek Laurenčík Excel práce s databázemi a kontingenčními tabulkami 2010

Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována a šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno. Excel 2010 práce s databázemi a kontingenčními tabulkami Marek Laurenčík Vydala Grada Publishing, a.s. U Průhonu 22, Praha 7 jako svou 4562. publikaci Odpovědný redaktor Pavel Němeček Sazba Tomáš Brejcha Počet stran 168 První vydání, Praha 2011 Grada Publishing, a.s., 2011 V knize použité názvy programových produktů, firem apod. mohou být ochrannými známkami nebo registrovanými ochrannými známkami příslušných vlastníků. Vytiskly Tiskárny Havlíčkův Brod, a.s. Husova ulice 1881, Havlíčkův Brod ISBN 978-80-247-3986-1 (tištěná verze) ISBN 978-80-247-7125-0 (elektronická verze ve formátu PDF) ISBN 978-80-247-7126-7 (elektronická verze ve formátu EPUB)

Obsah Úvod................................................................. 9 1. 2. Práce s databázemi 1.1 Pojem databáze v Excelu..................................... 11 1.2 Práce s rozsáhlou tabulkou..................................... 12 1.3 Velké databázové systémy..................................... 13 Použití tabulky Excelu jako databáze 2.1 Řazení v tabulce............................................... 15 2.1.1 Řazení podle hodnot........................................ 16 2.1.2 Řazení podle textového seznamu............................ 17 2.1.3 Řazení podle barev a ikon................................... 20 2.1.4 Řazení ve vodorovném směru a v části tabulky.............. 21 2.2 Automatický filtr............................................... 23 2.2.1 Filtrace podle konkrétních hodnot........................... 23 2.2.2 Práce s filtrovanou tabulkou................................. 24 2.2.3 Filtrace podle číselných hodnot.............................. 26 2.2.4 Filtrace podle datumových hodnot.......................... 28 2.2.5 Filtrace podle textů.......................................... 28 2.2.6 Filtrace podle barev a ikon................................... 29 2.3 Rozšířený filtr.................................................. 30 2.3.1 Vytvoření rozšířeného filtru.................................. 30 2.3.2 Filtrace pomocí dvou a více podmínek....................... 31 2.3.3 Filtrace podle vzorce......................................... 32 2.3.4 Další možnosti rozšířeného filtru............................. 32 2.4 Seskupování a tvorba souhrnů................................. 33 2.4.1 Ruční seskupování řádků a sloupců.......................... 33 2.4.2 Automatický přehled........................................ 35 2.4.3 Tvorba souhrnů............................................. 36 2.5 Vyhledávací funkce............................................. 39 2.5.1 Funkce SVYHLEDAT a VVYHLEDAT............................ 39 2.5.2 Funkce VYHLEDAT........................................... 41 2.5.3 Funkce INDEX............................................... 43 2.5.4 Funkce POZVYHLEDAT....................................... 45 2.6 Databázové funkce............................................. 47 2.6.1 Funkce DSUMA.............................................. 47 Obsah 5

2.6.2 Tvorba podmínky pro výpočet............................... 48 2.6.3 Ostatní databázové funkce.................................. 49 2.7 Slučování nesouvislých oblastí................................. 50 3. 4. Práce s externími daty 3.1 Připojení sešitu k tabulce v externí databázi................... 53 3.1.1 Tabulka nebo dotaz v databázi Accessu..................... 53 3.1.2 Tabulka nebo pohled v databázi SQL Server................. 59 3.1.3 Vytvoření driveru ODBC..................................... 64 3.1.4 Soubory typu DBF........................................... 67 3.2 Získání externích dat pomocí aplikace MS Query............... 69 3.2.1 Spuštění aplikace a tvorba propojení na data................ 69 3.2.2 Práce v návrhu MS Query.................................... 72 3.3 Práce s textovými soubory..................................... 77 3.3.1 Přímé otevření textového souboru........................... 77 3.3.2 Tvorba datové tabulky z textového souboru................. 81 3.3.3 Kopírování textu z jiných souborů........................... 84 3.3.4 Export tabulky do textového souboru....................... 88 3.4 Spolupráce Excelu s internetem................................ 90 3.4.1 Načtení tabulky z webové stránky........................... 90 3.4.2 Export datové tabulky na web............................... 92 3.5 Práce se soubory XML.......................................... 96 3.5.1 Struktura souborů XML a jejich využití v Excelu.............. 96 3.5.2 Import dat ze souboru XML................................. 98 3.5.3 Přímé otevření souboru XML.............................. 100 3.5.4 Práce s mapováním........................................ 101 3.5.5 Export tabulky do souboru XML........................... 104 Kontingenční tabulky 4.1 Vytvoření kontingenční tabulky ze souvislé oblasti dat....... 109 4.1.1 Vložení kontingenční tabulky na list....................... 109 4.1.2 Aktualizace kontingenční tabulky.......................... 114 4.1.3 Řazení v kontingenční tabulce............................. 117 4.1.4 Filtrace v kontingenční tabulce............................ 119 4.2 Úprava struktury a formátu kontingenční tabulky............ 122 4.2.1 Změna rozložení polí...................................... 122 4.2.2 Vzhled kontingenční tabulky.............................. 126 4.2.3 Formátování souhrnů v kontingenční tabulce.............. 130 6 Excel 2010 práce s databázemi a kontingenčními tabulkami

4.3 Výpočty v kontingenční tabulce.............................. 131 4.3.1 Výběr typu výpočtu....................................... 131 4.3.2 Zobrazení zpracovávaných hodnot........................ 133 4.3.3 Použití vypočítaných polí.................................. 137 4.3.4 Použití vypočítaných položek.............................. 139 4.4 Využití údajů z kontingenční tabulky......................... 142 4.4.1 Kopírování buněk z kontingenční tabulky.................. 142 4.4.2 Získání dat z kontingenční tabulky pomocí vzorce......... 142 4.4.3 Použití funkce ZÍSKATKONTDATA........................... 143 4.4.4 Rozepsání kontingenční tabulky podle filtru............... 144 4.5 Vytvoření kontingenční tabulky z externích dat.............. 145 4.5.1 Tvorba kontingenční tabulky z dat v Accessu.............. 145 4.5.2 Tvorba kontingenční tabulky z jiných externích zdrojů..... 149 4.6 Tvorba kontingenční tabulky z oddělených datových oblastí....................................................... 150 4.6.1 Tvorba tlačítka pro spuštění průvodce..................... 151 4.6.2 Tvorba kontingenční tabulky.............................. 153 4.6.3 Práce s kontingenční tabulkou............................. 157 4.7 Kontingenční grafy........................................... 158 4.7.1 Tvorba kontingenčního grafu.............................. 158 4.7.2 Práce s vytvořeným kontingenčním grafem................ 160 4.7.3 Použití seskupených a víceúrovňových popisků............ 162 4.7.4 Tvorba kontingenčního grafu z externích dat a více datových oblastí........................................... 163 Závěrem.......................................................... 165 Rejstřík........................................................... 167 Obsah 7

Úvod Knížka, kterou právě otvíráte, je věnována jedné z nejčastěji využívaných možností tabulkového kalkulátoru MS Excel: práci s rozsáhlými tabulkami (databázemi). Kromě stručné úvodní kapitoly je těžiště knihy ve třech tématech. Prvním tématem je zpracování dlouhých datových tabulek. V kapitole jsou popsány řazení a filtrace různými způsoby, tvorba přehledů a souhrnů. Je zde také popsáno použití vyhledávacích a databázových funkcí. Druhé téma je věnováno práci s externími daty. Zde naleznete informace o tvorbě tabulky propojené z databáze programů MS Access a MS SQL Server a souboru typu DBF. V kapitole je také popsán import dat z textového souboru. Závěrečnou částí kapitoly je popis spolupráce sešitu Excelu s internetem a práce se soubory typu XML. Posledním tématem v knize je práce s kontingenčními tabulkami. V této kapitole se dočtete o tvorbě kontingenční tabulky ze souvislé tabulky, externích dat a více nesouvislých datových oblastí. Dále je zde popsáno formátování kontingenční tabulky, různé typy souhrnů a pohledů na zpracovávaná data, tvorba výpočtů v kontingenční tabulce a využití dat z tabulky. Závěrem kapitoly je popsána tvorba kontingenčních grafů. Omezený rozsah knihy nám neumožnil podrobně popsat všechny problémy, které by mohly s tématem knihy souviset. Při výběru materiálu pro knihu jsme se řídili především vlastními zkušenostmi, a to jak z praktické práce s tabulkovým kalkulátorem Excel, tak především z rozsáhlé lektorské praxe při školení práce s Excelem na různých úrovních. Kniha je orientována na poslední verzi Excel 2010. Nicméně prakticky všechny postupy můžete bez velkých problémů využívat i ve verzi 2007. Případy, ve kterých se obě verze výrazněji liší, jsou v knize uvedeny. V knize používáme běžnou terminologii: klepnutí myší (kliknutí), poklepání myší (dvojklik), tažení myší (pohyb myši s podrženým levým tlačítkem), místní nabídka (menu, zobrazené pomocí pravého tlačítka myši) a klávesová kombinace (stisknutí jedné klávesy při podržení jiné, zpravidla klávesy Ctrl, k rychlému provedení některé akce). V textu knihy jsou použity následující typografické konvence: 1. Názvy ovládacích karet a jejich skupin, názvy tlačítek, příkazů, sekcí a záložek v dialogových oknech, názvy souborů a volby v nabídkách jsou zvýrazněny tučným písmem. 2. Webové adresy jsou zvýrazněny kurzivou. 3. Klávesové zkratky jsou zvýrazněny pomocí Kapitálek. Ať se Vám daří. Autoři Obsah 9

1. Práce s databázemi Při práci s tabulkovým kalkulátorem MS Excel se často setkáváte s pojmem databáze. Je to například při tvorbě kontingenční tabulky, celá skupina standardních funkcí Excelu má označení Databáze apod. 1.1 Pojem databáze v Excelu Základní definice databáze by mohla znít tak, že se jedná o uspořádanou sérii dat, uloženou v elektronické podobě na paměťovém médiu. Excel umožňuje používat některé základní databázové operace řazení, filtrování, seskupování a tvorbu souhrnů u dat zapsaných v tabulce na některém z listů. Tato data je pak možné považovat za jednoduchou databázi, pokud splňují některé podmínky: Tabulka dat musí být souvislá nesmí obsahovat prázdné řádky nebo sloupce. Některé buňky v řádku mohou být nevyplněné, avšak každý řádek v tabulce musí obsahovat aspoň jednu vyplněnou buňku. Tuto podmínku je nutno dodržet, aby tabulkový kalkulátor rozpoznal začátek a konec tabulky. Každý sloupec v tabulce by měl mít samostatný nadpis, nadpisy by měly být umístěny ve společném řádku. Údaje v jednotlivých sloupcích by měly mít jednotný charakter: texty, čísla, datumové hodnoty nebo logické hodnoty PRAVDA a NEPRAVDA. V tabulce mohou být i sloupce, obsahující vzorce. Při operacích, jako je řazení, filtrování nebo seskupování, je u sloupců se vzorci využíván aktuální výsledek vzorce. V praxi se vyskytují také případy, kdy zdrojová data netvoří jednu souvislou tabulku, ale jsou rozdělena do řady dílčích tabulek, z nichž každá je souvislá. Tyto tabulky jsou umístěny na různých listech nebo i v různých sešitech. Některé operace zejména tvorbu souhrnů pomocí kontingenční tabulky je možné v Excelu provádět i s daty tohoto typu. I když novější verze Excelu (počínaje verzí 2007) umožňuje zapsat na list podstatně větší množství dat než u dřívějších verzí, nehodí se pro uchovávání velikého množství informací. Firmy a jiné instituce zpravidla využívají pro úschovu svých dat specializované programy, označované jako databázové systémy. Excel však poskytuje řadu výkonných nástrojů pro analýzu dat. Proto je součástí Excelu možnost komunikace s běžnými databázovými systémy. To umožňuje získávat přístup k datům, uložených ve vnějším datovém zdroji, a při jejich zpracování využít všechny možností a pohodlí, které Excel poskytuje. Za dobu existence tabulkového kalkulátoru Excel prošly databázové systémy velkým vývojem a tomu se přizpůsobuje i Excel. Ve verzi 2010 je přístup k vnějším datům do značné míry sjednocen, a příliš nezáleží na tom, z jakého zdroje se data získala. Práce s databázemi 11

1.2 Práce s rozsáhlou tabulkou Pro práci s rozsáhlou tabulkou, zahrnující mnoho řádků, nabízí Excel několik nástrojů, které usnadňují manipulaci s daty v tabulce. Očíslování řádků Velmi častou akcí s delší tabulkou je její setřídění podle jednoho nebo více sloupců (třídění je popsáno v následující kapitole). Po opakovaném třídění podle různých kritérií je často obtížné identifikovat původní pořadí řádků. Jedna z možností je vytvořit na novém listu kopii původní tabulky, což ale vede ke značnému zvětšení sešitu. Proto je mnohdy lepší řádky v tabulce očíslovat: na začátek tabulky přidejte nový sloupec, v tomto sloupci zapište do prvého řádku tabulky číslo 1 a do druhého řádku číslo 2. Označte obě buňky a naplňte tuto oblast dolů tahem myší za pravý dolní růžek. Ve sloupci tím vytvoříte číselnou řadu 1, 2, 3, Ukotvení řádků a sloupců U rozsáhlé tabulky je nepříjemné, že při práci s řádky umístěnými níže nejsou vidět nadpisy jednotlivých sloupců. Proto je výhodné řádek s nadpisy ukotvit tak, aby byl stále viditelný. To provedete těmito kroky: 1. Postavte kurzor do sloupce A na prvý řádek tabulky, kde jsou umístěna data (pod řádek s nadpisem). 2. Přejděte na kartu Zobrazení. 3. V sekci Lupa na této kartě klepněte na tlačítko Ukotvit příčky a v tomto tlačítku použijte příkaz Ukotvit příčky. Obrázek 1.1: Tlačítko pro ukotvení příček Nad aktivním řádkem se zobrazí vodorovná čára; všechny řádky umístěné nad touto čárou jsou na listu stále zobrazeny. Ukotvení řádku se ukládá spolu se sešitem. Jestliže použijete popsaný postup a označíte buňku v prvém řádku listu, ukotvíte všechny sloupce, které leží nalevo od aktivní buňky. To můžete s výhodnou využít u tabulky s mnoha sloupci. Pokud je označena buňka, která neleží ani v prvním řádku, ani ve sloupci A, ukotvíte současně řádky ležící nad označenou buňkou a sloupce, ležící nalevo od ní. Po ukotvení řádků, sloupců nebo obojího se příkaz Ukotvit příčky v tlačítku Ukotvit příčky změní na příkaz Uvolnit příčky. Tímto příkazem se ukotvení vymaže. V tlačítku Ukotvit příčky naleznete také příkazy Ukotvit horní řádek nebo Ukotvit první sloupec. Těmito příkazy ukotvíte prvý řádek nebo sloupec A bez ohledu na pozici kurzoru. Při použití některého z těchto příkazů na listu, kde je již ukotvení vytvořeno, se dosavadní ukotvení vymaže a nahradí novým. 12 Excel 2010 práce s databázemi a kontingenčními tabulkami

Opakování nadpisů při tisku Při tisku tabulky, která se nevejde na jednu stránku, je žádoucí aby se nadpisy sloupců opakovaly na každé stránce. Postup je následující: Obrázek 1.2: Karta rozložení stránky 1. Přejděte na kartu Rozložení stránky. 2. V sekci Vzhled stránky klepněte na tlačítko Tisk názvů. 3. V zobrazeném okně klepněte do položky Nahoře opakovat řádky. 4. Na listu klepněte do řádku s nadpisy sloupců. Tažením myší s podrženým levým tlačítkem můžete vyznačit několik řádků za sebou. 5. Klepněte na tlačítko OK. Obrázek 1.3: Opakování nadpisů při tisku Při tisku tabulky se označené řádky vytisknou na začátku každé stránky. Pro tisk široké tabulky s mnoha sloupci, která se vytiskne na několik stránek vedle sebe, můžete využít také položku Vlevo opakovat sloupce. 1.3 Velké databázové systémy U velkých databázových systémů se pod pojmem databáze nemíní jediná souvislá datová tabulka, ale celá soustava tabulek, zpravidla vzájemně propojených pomocí sloupců, obsahujících společné údaje (např. tabulky zákazníků a prodejů mají společný sloupec, Práce s databázemi 13

obsahující identifikační číslo zákazníka). Snahou je ukládat každou informaci pouze jednou, a tím minimalizovat objem ukládaných dat. Kromě vlastních datových tabulek jsou do databáze zpravidla zahrnuty i jiné objekty, zejména uložené příkazy k výběru určených dat z jedné nebo více tabulek (tzv. dotazy nebo pohledy). Při získávání externích dat do Excelu se tyto výběry dají použít stejně, jako původní datové tabulky. V České republice se v současné době můžete setkat s různými databázovými systémy, k nejčastěji používaným patří: Microsoft Access databázový systém, určený pro menší evidence. Je součástí kompletu MS Office. Microsoft Visual FoxPro nástupce kdysi velice oblíbené databáze, pracující pod DOSem. Tento databázový systém umožňuje vyvíjet samostatné programy, pracující s uloženými daty a určené pro koncového uživatele. Microsoft SQL Server výkonný databázový systém, využívaný zejména ve středních a větších institucích. MySQL databázový systém, který je k dispozici zdarma ke stažení nebo pro komerční účely prodávaný firmou Sun Microsystems. Je využíván zejména pro tvorbu webových stránek. Oracle velice výkonný databázový systém, využívaný pro největší objemy dat. Připojení sešitu Excelu k některému z databázových systémů se děje zpravidla prostřednictvím přístupu ODBC (Open Database Connectivity). Před vlastním propojením sešitu s daty je proto zpravidla zapotřebí vytvořit v počítači příslušný ovladač (driver), který zajišťuje komunikaci s připojenou databází. Postup při tvorbě tohoto spojení je popsán v kapitole 3.2, popisující import dat z SQL Serveru. Výjimkou je databáze MS Access, která je s Excelem nejvíce kompatibilní a ke které se lze snadno připojit přímo. Vytvořené připojení se stává součástí uloženého sešitu a umožňuje snadnou aktualizaci připojených dat. Neumožňuje však zpětný zápis údajů do připojené databáze. 14 Excel 2010 práce s databázemi a kontingenčními tabulkami

2. Použití tabulky Excelu jako databáze Se souvislou tabulkou, která je tabulkovým kalkulátorem Excel chápána jako databáze, je možné provádět základní databázové operace: řazení a filtrování záznamů, rychlé vyhledávání údajů z tabulky a vytváření částečných součtů a dalších přehledů. Excel má také zvláštní skupinu funkcí, určených pro práci s databázovou tabulkou. V této kapitole se seznámíte s těmito možnostmi Excelu. 2.1 Řazení v tabulce Řazení v tabulce můžete provést dvěma způsoby: Použít tlačítka pro seřazení tabulky podle hodnot v jednom sloupci. Použít dialogové okno, které umožňuje využít všechny možnosti řazení. Při rychlém řazení tabulky postavte kurzor do potřebného sloupce a použijte tlačítka se šipkou a písmeny AZ (vzestupné řazení) nebo šipkou a písmeny ZA (sestupné řazení), která jsou umístěna v sekci Seřadit a filtrovat na kartě Data. Vzestupné řazení znamená u textů seřazení od A do Z, u číselných hodnot od nejmenší k největší, u datumových hodnot od nestarší k nejnovější a u logických hodnot v pořadí NEPRAVDA, PRAVDA. U sestupného řazení je tomu naopak. Obrázek 2.1: Karta Data Pro rychlé seřazení podle jednoho sloupce můžete využít také příkazy v tlačítku Seřadit a filtrovat, které je umístěno na kartě Domů v sekci Úpravy. Obrázek 2.2: Tlačítko Seřadit a filtrovat Použití tabulky Excelu jako databáze 15

Jestliže tabulka obsahuje pouze texty, použití tlačítek pro rychlé řazení může vést k tomu, že seřazení tabulky se provede bez záhlaví. Nadpisy sloupců se přitom považují za hodnoty a při seřazení se zamíchají mezi ostatní texty. 2.1.1 Řazení podle hodnot S využitím dialogového okna pro řazení můžete řadit podle jednoho nebo více sloupců v tabulce. Řazení podle jednoho sloupce nastavíte tímto postupem: Obrázek 2.3: Dialogové okno pro řazení tabulky 1. Označte libovolnou buňku v tabulce a použijte tlačítko Seřadit, umístěné v sekci Seřadit a filtrovat na kartě Data. Druhou možností je použít tlačítko Seřadit a filtrovat, které je umístěno na kartě Domů v sekci Úpravy a zvolit příkaz Vlastní řazení. 2. Volbou Data obsahují záhlaví určíte, jestli je prvý řádek v tabulce považován za nadpisy sloupců. Pokud je volba označena, sloupce pro řazení určíte podle jejich nadpisů. Při neoznačené volbě je prvý řádek v tabulce považován za řádku s daty a sloupec určíte podle jeho adresy (sloupec B, C atd.). 3. V seznamu Seřadit podle vyberte název sloupce, popř. odpovídající písmeno. 4. V seznamu Pořadí určíte, zdali se bude řadit vzestupně nebo sestupně. U textových hodnot jsou seznamu možnosti A až Z nebo Z až A, u číselných a logických hodnot Od nejmenšího k největšímu nebo Od největšího k nejmenšímu a u datumových hodnot možnosti Od nejstaršího k nejnovějšímu nebo Od nejnovějšího k nejstaršímu. 5. Řazení potvrďte klepnutím na tlačítko OK. Výchozí volba u logických hodnot je Od nejmenšího k největšímu, která odpovídá pořadí NEPRAVDA, PRAVDA. Při řazení tabulky podle textových hodnot se nerozlišují malá a velká písmena. Jestliže potřebujete velká a malá písmena rozlišit, použijte tlačítko Možnosti, v dalším okně označte volbu Rozlišovat malá a velká a potvrďte tlačítkem OK. 16 Excel 2010 práce s databázemi a kontingenčními tabulkami

Při použití této volby jsou texty s velkými písmeny umístěny za malými, tedy platí kopírka < Kopírka < KOpírka < KOPÍRKA. Jestliže je na listu umístěna jen jedna tabulka, Excel si zapamatuje označenou volbu Rozlišovat malá a velká a použije ji při příštím řazení. To platí i pro rychlé řazení tabulky pomocí tlačítek. Obrázek 2.4: Rozlišení malých a velkých písmen Při řazení do více úrovní použijte tlačítko Přidat úroveň, kterým se do dialogového okna přidá další úroveň řazení. Tímto způsobem můžete seřadit tabulku do několika úrovní. Seřazení tabulky probíhá shora dolů, tj. úroveň na prvém řádku je považována za nejvyšší, úroveň na druhém řádku opětovně seřadí záznamy, pro které je hodnota ve sloupci, zadaného v první úrovni stejná atd. Nová úroveň řazení se přidá pod označenou úroveň. Tlačítky se šipkami nahoru a dolů je možné měnit pořadí úrovní pro řazení, tlačítkem Odstranit úroveň se označená úroveň z řazení vymaže. 2.1.2 Řazení podle textového seznamu Součástí Excelu je seznam měsíců v roce a dní v týdnu. Jestliže do buňky zapíšete např. slovo Leden a provedete plnění oblasti tažením za pravý dolní růžek buňky, vytvoří se texty Únor, Březen atd. (uvedený efekt lze potlačit, jestliže při plnění podržíte současně klávesu Ctrl). Tyto seznamy můžete využívat také k seřazení tabulky. Seřazení podle seznamu provedete takto: 1. Postavte kurzor do tabulky a zobrazte dialogové okno pro řazení. 2. V seznamu Seřadit podle vyberte název sloupce. 3. V seznamu Pořadí vyberte volbu Vlastní seznam. 4. V dalším dialogovém okně vlevo označte potřebný seznam a klepněte na tlačítko OK. 5. Seřazení tabulky potvrďte tlačítkem OK. Obrázek 2.5: Výběr seznamu pro řazení Použití tabulky Excelu jako databáze 17

* Pro toto řazení tabulky můžete využít pouze sloupce se zapsanými texty. Není tedy možné např. naformátovat sloupec s datumovými hodnotami tak, aby se zobrazoval pouze název dne v týdnu (formátovací kód dddd ), a pomocí tohoto sloupce seřadit tabulku od pondělí do neděle. Řazení podle vlastního seznamu můžete kombinovat s řazením podle jiných sloupců. Nezáleží přitom na pořadí úrovní. Obrázek 2.6: Řazení tabulky s využitím seznamu Jestliže nastavíte řazení podle seznamu a znovu použijete seznam Pořadí, v nabízených volbách se zobrazí také text seznamu v obráceném pořadí. Tímto způsobem můžete řadit texty od prosince do ledna nebo od neděle do pondělí. Měsíce jsou v seznamu zapsány malými písmeny, dny v týdnu s velkým počátečním písmenem. Pokud jsou v tabulce texty zapsané jinak, při tvorbě řazení zkontrolujte, zdali není označena volba Rozlišovat malá a velká. Tvorba vlastních seznamů Kromě seznamu měsíců a dnů, které jsou součástí instalace Excelu, si můžete vytvářet také seznamy vlastní. Uživatelsky vytvořený seznam je možné použít k seřazení tabulky, a také k automatickému plnění oblasti předem zvolenými texty. Vytvoření vlastního seznamu můžete provést tímto způsobem: 1. Do buněk pod sebou zapište texty budoucího seznamu a tuto oblast buněk označte. 2. Na kartě Soubor klepněte na příkaz Možnosti. 3. V zobrazeném dialogovém okně klepněte vlevo na sekci Upřesnit. 4. Obsah pravé části okna srolujte úplně dolů a klepněte na tlačítko Upravit vlastní seznamy. 5. Odkaz na označenou oblast buněk se zobrazí v položce Importovat seznam z buněk. 18 Excel 2010 práce s databázemi a kontingenčními tabulkami

6. Pro načtení textů z této oblasti klepněte na tlačítko Importovat. Texty nového seznamu se přenesou do pravé části okna. 7. Vytvoření nového seznamu potvrďte tlačítkem OK. Obrázek 2.7: Nastavení Excelu Obrázek 2.8: Tvorba vlastního seznamu Takto vytvořený vlastní seznam je součástí instalace Excelu a je možné jej využít v libovolném sešitu. Použití tabulky Excelu jako databáze 19

Vlastní seznamy můžete také dodatečně upravovat: popsaným postupem si zobrazte okno pro tvorbu seznamu a v levé části označte upravovaný seznam. V poli Položky seznamu je možné jednotlivé položky seznamu přepisovat, mazat a přidávat položky nové. Úpravu seznamu potvrdíte tlačítkem OK. Pomocí tlačítka Odstranit vytvořený seznam vymažete. Akce je jištěna kontrolním dotazem a je nevratná. Obrázek 2.9: Odstranění vlastního seznamu Úpravy nebo odstranění je možné provádět pouze u nově vytvořených seznamů. Standardní seznamy měsíců a dnů v týdnu nelze upravit ani vymazat. 2.1.3 Řazení podle barev a ikon Další možností, jak seřadit řádky v tabulce, je využít různých barev písma nebo barevného pozadí buněk. Tyto odlišné barvy mohou být vytvořeny běžným formátováním nebo vzniknout v důsledku použití podmíněného formátování buněk. K seřazení tabulky můžete využít také barevných ikon, vzniklých rovněž podmíněným formátováním. Pro seřazení tabulky podle barevného pozadí buněk použijte následující postup: Obrázek 2.10: Řazení podle barvy buňky 1. Označte buňku v tabulce. 2. Zobrazte dialogové okno pro řazení. 3. V seznamu Seřadit podle vyberte název sloupce, ve kterém se vyskytují buňky s nastaveným barevným pozadím. 4. V seznamu Řazení vyberte volbu Barva buňky. 5. Klepněte na šipku u seznamu Pořadí. Objeví se nabídka s použitými barvami a volbou Žádná barva buňky. Označte potřebnou barvu. 6. V posledním neoznačeném seznamu se automaticky nastaví volba Nahoře. To znamená, že buňky se zvolenou barvou budou v tabulce řazeny jako první. Jestliže vyberete volbu Dole, budou řazeny jako poslední. 20 Excel 2010 práce s databázemi a kontingenčními tabulkami

7. Jestliže je ve sloupci použito více barev, označte řazení podle vytvořené barvy a klepněte na tlačítko Kopírovat úroveň. Tím se do dialogu vloží další řádka pro řazení podle barvy, kde stačí pouze označit jinou barvu buňky. Pokud je ve zvoleném sloupci použito více barev, volba Nahoře znamená seřazení shora dolů buňky s barvou, vybranou při řazení jako první, se umístí na začátku tabulky. Při použití volby Dole se řadí zdola nahoru a barva, vybraná v první úrovni řazení se při seřazení tabulky naopak použije jako poslední. Řazení podle barvy písma je zcela obdobné, pouze v seznamu Řazení vyberete volbu Barva písma. Seřazení tabulky podle barvy písma nebo barvy pozadí buňky můžete kombinovat se seřazením podle hodnoty buněk, a to i ve stejném sloupci. Seřazení tabulky podle ikon provedete obdobně, jako u barvy písma nebo pozadí buňky. V seznamu Seřadit podle vyberte nadpis sloupce, v seznamu Řazení volbu Ikona buňky, v seznamu Pořadí zvolte prvou z použitých ikon a v posledním seznamu pomocí voleb Nahoře a Dole nastavte, zdali mají být buňky se zvolenou ikonou umístěny v tabulce jako první nebo jako poslední. Dále použijte tlačítko Kopírovat úroveň a vyberte další ikonu. Tímto způsobem vytvořte úrovně řazení pro všechny použité ikony až na jednu, která se zařadí jako poslední (při volbě Nahoře) nebo jako první (při volbě Dole). Obrázek 2.11: Řazení podle ikon Řazení podle ikon je opět možné kombinovat s jinými způsoby řazení. Jestliže je barva buňky nebo barva písma vytvořena podmíněným formátováním a změní se v důsledku přepisu buňky, pořadí barev už nemusí odpovídat nastavenému řazení a je nutno tabulku seřadit znovu. Totéž platí i pro i tabulky, seřazené podle ikon. 2.1.4 Řazení ve vodorovném směru a v části tabulky Dialogové okno pro řazení umožňuje také setřídění tabulky, orientované zleva doprava, tedy seřazení jednotlivých sloupců. Postupujte takto: Použití tabulky Excelu jako databáze 21

1. Postavte kurzor do tabulky. 2. Zobrazte dialogové okno pro řazení. 3. Klepněte na tlačítko Možnosti. 4. V dalším zobrazeném okně označte volbu Seřadit zleva doprava a potvrďte klepnutím na tlačítko OK. 5. V seznamu Seřadit podle vyberte číslo řádku, podle kterého se mají sloupce v tabulce seřadit. 6. V seznamu Pořadí zvolte vzestupné nebo sestupné řazení. 7. Potvrďte tlačítkem OK. Při řazení ve vodorovném směru je možné vybrat pouze řádek určitého čísla a volba Data obsahují záhlaví je nepřístupná. Prvý sloupec tabulky se tedy vždy zahrne do řazení. Ve vodorovném směru je možno řadit do více úrovní. K řazení je možné využívat také textového seznamy, barvy pozadí buňky, barvy písma a ikony, vytvořené podmíněným formátováním. Obrázek 2.12: Řazení tabulky podle sloupců Všechny dosavadní způsoby řazení tabulky fungují tak, že Excel v souvislé tabulce určí její rozsah a řazení se vztahuje k celé tabulce. Okno pro seřazení tabulky však můžete zobrazit i tehdy, jestliže je na listu označena oblast buněk, zahrnující pouze část řádků (popř. část sloupců) z celé tabulky. Při seřazení vyznačené oblasti můžete využít všechny možnosti, které dialogové okno pro řazení poskytuje. Oblast buněk, která se má seřadit, musí být souvislá. Při označení nesouvislé oblasti buněk se dialogové okno pro řazení nespustí, a místo něj se zobrazí chybová zpráva. Obrázek 2.13: Oblast označená oblast pro řazení musí být souvislá Tímto způsobem můžete např. rozdělit delší tabulku na několik částí a každou část seřadit odděleně. Je však třeba vždy pečlivě zkontrolovat volbu Data obsahují záhlaví, aby se nastavené seřazení provedlo správně. 22 Excel 2010 práce s databázemi a kontingenčními tabulkami

2.2 Automatický filtr Jednou z nejdůležitějších databázových operací je filtrace výběr záznamů podle určeného kritéria. Excel poskytuje dvě možnosti filtrace řádků v tabulce: automatický filtr a rozšířený filtr. Oba způsoby se liší postupem a svými možnostmi. V této kapitole je popsán automatický filtr (který je zpravidla používanější), o rozšířeném filtru pojednává následující kapitola. Pro vytvoření automatického filtru v tabulce označte některou buňku v tabulce a použijte tlačítko Filtr, umístěné v sekci Seřadit a filtrovat na kartě Data. Druhou možností je klepnout na tlačítko Seřadit a filtrovat, které naleznete na kartě Domů zcela napravo v sekci Úpravy, a v tlačítku použít příkaz Filtr. Po vytvoření automatického filtru se tlačítko Data zvýrazní a zároveň se u nadpisů jednotlivých sloupců vytvoří tlačítka se šipkou. Tato tlačítka použijete pro nastavení filtru u zvoleného sloupce. Opětovným klepnutím na tlačítko Data se šipky odstraní; pokud je v tabulce již nějaký filtr použit, zobrazí se zároveň všechny řádky. 2.2.1 Filtrace podle konkrétních hodnot Nejjednodušším způsobem filtrace je výběr jedné nebo více konkrétních hodnot. U sloupce, obsahujícího texty, čísla nebo logické hodnoty PRAVDA a NEPRAVDA postupujte takto: 1. Klepněte na šipku u sloupce, podle kterého chcete filtrovat. V zobrazené nabídce je seznam všech hodnot, které se ve sloupci vyskytují. Hodnoty jsou seřazeny a každá hodnota se v seznamu vyskytuje pouze jednou. 2. Zrušte označení (Vybrat vše) a označte hodnoty, které se mají z tabulky vybrat nebo zrušte označení u hodnot, které se mají ze zobrazení vyřadit. 3. Klepněte na tlačítko OK. Na tlačítku u sloupce, ve kterém jste použili filtr, se zobrazí obrázek trychtýře a zároveň se čísla řádků, ve kterých je filtrovaná tabulka umístěna, označí modře. U sloupce, obsahujícího kalendářní hodnoty, se nabídka rozčlení po rocích, měsících a dnech. Klepnutím na čtvereček se symbolem plus zobrazíte nabídku o úroveň nižší, klepnutím na čtvereček se symbolem minus naopak nižší úroveň skryjete. Toto členění nabídky umožňuje vybrat jedno nebo více určitých datumů, popř. jedno nebo více zvolených období (měsíců nebo roků). Nastavený filtr se ukládá společně se sešitem. Zrušení nastaveného filtru proveďte jedním ze tří možných postupů: Klepněte na šipku u nadpisu sloupce s filtrem a použijte příkaz Vymazat filtr z + nadpis sloupce. Obrázek 2.14: Nabídka pro filtraci u textových hodnot Obrázek 2.15: Nabídka pro filtraci u datumových hodnot Použití tabulky Excelu jako databáze 23

Na kartě Data, v sekci Seřadit a filtrovat klepněte na tlačítko Vymazat. Na kartě Domů klepněte na tlačítko Seřadit a filtrovat umístěné v sekci Úpravy a použijte příkaz Vymazat. Filtrace podle vyplněných nebo prázdných buněk Jestliže jsou v některém sloupci v tabulce nevyplněné buňky, v nabídce hodnot pro filtraci se jako poslední zobrazí také hodnota Prázdné. Vyřazením volby (Vybrat vše) a označením volby Prázdné zobrazíte pouze řádky s nevyplněnými buňkami ve zvoleném sloupci, vyřazením volby Prázdné naopak zobrazíte řádky, ve kterých jsou buňky ve zvoleném sloupci neprázdné. Obrázek 2.16: Filtrace podle nevyplněných buněk Obnovení nastaveného filtru Jestliže některou buňku ve filtrovaném sloupci přepíšete tak, aby nastavenému filtru nevyhovovala, odpovídající řádek zůstane v tabulce stále zobrazen. Proto musíte nastavený filtr použít znovu, aby se zobrazení tabulky aktualizovalo. To provedete tlačítkem Použít znovu, umístěném v sekci Seřadit a filtrovat na kartě Data. Druhou možností je klepnout na tlačítko Seřadit a filtrovat, umístěné v sekci Úpravy a použít příkaz Použít znovu. 2.2.2 Práce s filtrovanou tabulkou Skrytí některých řádků pomocí automatického filtru se projeví i při tisku listu tisknou se jen zobrazené řádky. Nastavená filtrace zůstává účinná, i když sloupec s vytvořeným filtrem skryjete. Kopírování Jestliže označíte jako oblast tabulku s vytvořeným automatickým filtrem nebo několik jejích sloupců, označenou oblast zkopírujete do schránky a zkopírované buňky vložíte na jiný list, vloží se jen zobrazené řádky. To umožňuje vykopírovat z dlouhé tabulky několik tabulek menších. Řazení Na začátku nabídky pro filtraci naleznete také příkazy pro seřazení vzestupným nebo sestupným způsobem. Pokud použijete příkaz pro seřazení v nabídce pro filtraci, na filtračním tlačítku se zobrazí malá šipka orientovaná nahoru (při vzestupném řazení) nebo dolů (při sestupném řazení). Řazení je možné kombinovat s filtrací u téhož sloupce. Na filtračním tlačítku se pak zobrazí oba symboly. 24 Excel 2010 práce s databázemi a kontingenčními tabulkami

Obrázek 2.17: Filtrace a řazení na stejném sloupci Pokud je v některém sloupci tabulky použito různých barev písma nebo různé barevné pozadí buňky, můžete pro seřazení tabulky použít ještě příkaz Seřadit podle barvy. Seřazení podle barvy je možno provést i při použití podmíněného formátování. Totéž platí i pro sloupec, kde je k podmíněnému formátování použito ikon. Obrázek 2.18: Řazení podle barev Klepnutím na příkaz Seřadit podle barvy se zobrazí nabídka Seřadit podle barvy buňky nebo nabídka Seřadit podle barvy písma s jednotlivými barvami, popř. nabídka Seřadit podle ikony buňky. Opakovaným použitím příkazu Seřadit podle barvy můžete v tabulce umístit jednotlivé barvy nebo ikony za sebe; barva nebo ikona nastavená jako první je zcela nahoře. Tento způsob řazení umožňuje řadit podle barev nebo ikon pouze vzestupně (tomu v dialogovém okně pro řazení odpovídala volba Nahoře). V nabídce Seřadit podle barvy naleznete také příkaz Vlastní řazení, který zobrazí dialogové okno pro seřazení tabulky (popsané v předchozí kapitole). Odstraněním automatického filtru z tabulky se zobrazí všechny řádky, ale nastavené seřazení zůstane. Tvorba součtu a dalších souhrnů Pro rychlou tvorbu součtu nebo dalších souhrnů je určeno tlačítko se symbolem řeckého písmene S, umístěné v sekci Úpravy na kartě Domů. Jestliže označíte buňku pod sloupcem Použití tabulky Excelu jako databáze 25

s číselnými hodnotami u tabulky, kde je použit automatický filtr a klepnete na uvedené tlačítko, do buňky se místo funkce SUMA vloží funkce SUBTOTAL. Tato funkce provádí součet pouze zobrazených buněk (na rozdíl od funkce SUMA, která provede vždy součet přes celou zadanou oblast bez ohledu na to, zdali jsou buňky zobrazeny nebo ne). Výsledný součet tedy poskytuje různé hodnoty podle toho, jaký filtr v tabulce použijete. Funkce SUBTOTAL má dva povinné parametry: Funkce je číslo, určující typ souhrnu (pro součet je použito číslo 9). Odkaz1 je oblast buněk, zahrnující celý sloupec tabulky včetně řádku s nadpisem. Po vložení funkce SUBTOTAL pod tabulku s filtrem můžete klepnout do řádku vzorců a přepsat prvý parametr funkce. Tím získáte jiný typ souhrnu, který se rovněž aktualizuje podle použitého filtru. Tabulka 2.1: Možnosti funkce SUBTOTAL Typ souhrnu Hodnota parametru Průměr 1 Počet číselných nebo datumových hodnot 2 Počet neprázdných buněk 3 Největší hodnota 4 Nejmenší hodnota 5 Součet 9 Pro vytvoření jiného typu souhrnu než součtu musíte použít popsaný postup. Jestliže klepnete na šipku u sumačního tlačítka a použijete např. příkaz Průměr, do buňky se nevloží funkce SUBTOTAL s parametrem 1, ale funkce PRŮMĚR. V tabulce musí být použitý nějaký filtr. Pokud jsou zobrazeny všechny záznamy, sumační tlačítko vloží do buňky funkci SUMA, i když jsou u nadpisů sloupců zobrazeny filtrační šipky. 2.2.3 Filtrace podle číselných hodnot Tlačítko pro nastavení filtru poskytuje řadu dalších možností, které se liší podle typu údajů, zapsaných ve zvoleném sloupci. U sloupce, obsahujícího čísla, k tomu použijte příkaz Filtry čísel, který zobrazí nabídku pro filtrování číselných hodnot. Volby Rovná se, Nerovná se, Větší než, Větší nebo rovno, Menší než a Menší nebo rovno zobrazí pomocné okno, ve kterém je již nastaven způsob porovnání. Do položky vpravo zapište potřebnou hodnotu a potvrďte tlačítkem OK. Obdobně funguje nabídka Mezi: v zobrazeném okně vyplňte v prvém řádku spodní mez a ve druhém řádku horní mez a potvrďte tlačítkem OK. Obrázek 2.19: Nabídka Filtry čísel 26 Excel 2010 práce s databázemi a kontingenčními tabulkami

Obrázek 2.20: Filtrace číselných hodnot Příkaz Filtry čísel neobsahuje nabídku typu Není mezi. Pro výběr řádků, kde hodnoty ve sloupci neleží např. mezi 1 000 a 10 000 postupujte proto takto: 1. Použijte příkaz Filtry čísel a nabídku Mezi. 2. V zobrazeném okně vyplňte v prvém řádku horní mez a ve spodním řádku dolní mez. 3. V přepínači mezi oběma řádky označte volbu Nebo. 4. Potvrďte tlačítkem OK. Pomocí přepínače, umístěného mezi oběma řádky, určíte vzájemný vztah obou podmínek. Volba Ano znamená, že se obě podmínky uplatní současně, volba Nebo znamená, že se uplatní aspoň jedna z nich. Všechny uvedené možnosti můžete nahradit volbou Vlastní filtr. Tato volba zobrazí prázdné okno pro filtraci číselných hodnot, ve kterém můžete nastavit typ porovnání, hodnoty a podle potřeby i vztah mezi oběma podmínkami. Nadprůměrné a podprůměrné hodnoty Pro filtraci nadprůměrných nebo podprůměrných hodnot použijte volby Nad průměrem a Pod průměrem. Průměr, použitý pro porovnání, se spočítá z celého sloupce. Největší a nejmenší hodnoty Pro zobrazení stanoveného počtu nejvyšších nebo nejnižších hodnot bez ohledu na jejich velikost použijte volbu Prvních 10. Tato volba zobrazí okno, ve kterém vyplníte tyto údaje: V levém seznamu vyberte volbu prvních (největší hodnoty) nebo posledních (nejmenší hodnoty). V pravém seznamu vyberte volbu položek (zobrazí se uvedený počet řádků) nebo procent (zobrazí se uvedený podíl z celkového počtu řádků). Do číselníku uprostřed zapište počet řádků nebo procenta. Nastavení filtru potvrďte klepnutím na tlačítko OK. Obrázek 2.21: Filtrace největších a nejmenších hodnot Použití tabulky Excelu jako databáze 27

Pokud se údaje ve filtrovaném sloupci opakují, může se někdy zobrazit více řádků, než je stanovený počet. 2.2.4 Filtrace podle datumových hodnot U sloupce, obsahujícího datumy, použijte příkaz Filtry kalendářních dat, který zobrazí rozsáhlou nabídku možností. Volby Rovná se, Před, Po a Mezi zobrazují stejné okno jako u číselných hodnot. Způsob porovnání je v okně již nastaven, stačí vyplnit potřebné hodnoty a potvrdit tlačítkem OK. Volbou Vlastní filtr se opět zobrazí prázdné okno pro nastavení filtru. Volby Zítra, Dnes, Včera, Příští týden, Tento týden, Minulý týden, Příští měsíc, Tento měsíc, Minulý měsíc, Příští čtvrtletí, Toto čtvrtletí, Minulé čtvrtletí a Příští rok, Tento rok, Minulý rok použijí pro výběr řádků aktuální datum (přesněji řečeno, systémové datum počítače). Tato filtrace se však provádí jednorázově a použije se aktuální datum, platné v okamžiku tvorby filtru. Jestliže použijete např. volbu Dnes a uložíte sešit i s filtrem, následující den jsou zobrazeny tytéž řádky a aktualizaci filtru musíte provést tlačítkem Použít znovu. Volba Od začátku roku zobrazí datumy od 1. ledna běžného roku po aktuální datum. Také tento způsob filtrace je zapotřebí aktualizovat tlačítkem Použít znovu. Volba Všechna data v období zobrazí další nabídku, obsahující jednotlivá čtvrtletí a názvy měsíců v roce. Výběrem některého čtvrtletí nebo měsíce zobrazíte všechna data, spadající do zvoleného období, avšak bez ohledu na rok. Obrázek 2.22: Nabídka Filtry kalendářních dat 2.2.5 Filtrace podle textů Pro využití různých způsobů filtrace podle text využijte příkaz Filtry textu, který zobrazí nabídku možností pro filtraci textu. Volby Rovná se, Nerovná se, Má na začátku, Má na konci, Obsahuje a Neobsahuje opět zobrazí okno s předvoleným způsobem porovnání, do kterého zapíšete potřebný text a potvrdíte tlačítkem OK. Volba Vlastní filtr zobrazí prázdné filtrační okno. Při filtraci textů platí tato pravidla: U voleb Má na začátku, Má na konci, Obsahuje a Neobsahuje stačí zapsat jen textový řetězec. Není třeba zapisovat hvězdičky, jako např. při hledání souborů. Filtrace se provádí podle celých slov i podle části slov. Při filtraci se nerozlišují malá a velká písmena. Obrázek 2.23: Nabídka Filtry textu 28 Excel 2010 práce s databázemi a kontingenčními tabulkami

Výběr podle abecedy Excel při filtraci rozlišuje pořadí u čísel (podle velikosti), datumů (chronologicky) a také u textů (podle abecedy). Pro zobrazení textů např. z horní poloviny abecedy, tj. od písmena M výše použijte volbu Vlastní filtr, v zobrazeném okně nastavte volbu Je větší než a napravo zapište písmeno M. Pro obrácené zobrazení, tedy do počátečního písmena M včetně použijte volbu Je menší než a písmeno N. Filtrace textů pomocí masek Filtraci podle části textu můžete provést také tak, že použijete volbu Rovná se a jako vzorek textu použijete text s maskou, využívající speciální znaky: hvězdička znamená libovolný text nebo žádný znak; otazník znamená jeden libovolný znak. Např. všechny firmy z Prahy by bylo možné zobrazit s použitím masky *Praha*. Pro tento způsob filtrace je jistě jednodušší využívat volby Má na začátku, Má na konci, Obsahuje a Neobsahuje. Použití masky je však nezbytné ve speciálních případech, kdy potřebujete filtrovat podle jednoho nebo více znaků, umístěných na přesně stanoveném místě v textu. Jestliže např. potřebujete zobrazit řádky, které mají ve zvoleném sloupci umístěny na třetím a čtvrtém místě znaky ab, nemůžete použít volbu Obsahuje a zapsat uvedený text. V tomto případě použijte volbu Rovná se a jako vzorek textu zapište masku??ab*. 2.2.6 Filtrace podle barev a ikon Filtrování pole barev buňky nebo písma můžete provést tehdy, jestliže jsou v některém sloupci použity různé barvy. Tyto barvy mohou vzniknout také podmíněným formátováním. K filtraci je možné využít i ikony. Pro filtraci podle barev klepněte na filtrační tlačítko a dále na příkaz Filtrovat podle barvy. V tomto příkazu je zobrazena nabídka Filtrovat podle barvy buňky, Filtrovat podle barvy písma nebo Filtrovat podle ikony buňky. Potřebnou barvu buňky, písma nebo ikonu vyberete klepnutím. Při filtraci podle barev a ikon můžete zvolit pouze jednu barvu nebo ikonu, která bude ve sloupci zobrazena. Obrázek 2.24: Filtrace podle barev Volbu Prvních 10 naleznete pouze u nabídky pro filtraci čísel, zatímco u datumových hodnot chybí. Můžete si však pomoci podmíněným formátováním. Označte sloupec s datumovými hodnotami, vytvořte v něm podmíněné formátování s volbou Formátovat pouze hodnoty zařazené jako první nebo poslední a vyberte odlišnou barvu pozadí nebo písma. Poté použijte filtrování podle barvy. Použití tabulky Excelu jako databáze 29

Filtrace podle více sloupců Všechny popsané způsoby filtrování můžete také použít u dvou nebo i víc sloupců v tabulce. Při použití dvou nebo více filtrů se uplatní všechny filtry současně, zobrazí se proto záznamy, které vyhovují všem nastaveným podmínkám. Tímto způsobem můžete výběr záznamů z tabulky postupně omezovat. Filtrační tlačítka u sloupců s použitým filtrem jsou zvýrazněna obrázkem trychtýře. Při odstranění filtrace u tabulky, kde je filtrováno podle více sloupců, máte k dispozici dva způsoby: Příkaz Vymazat filtr z, který je v nabídce filtračního tlačítka, odstraní filtraci u zvoleného sloupce, zatímco filtrace u ostatních sloupců zůstane nastavena. Tlačítko Vymazat odstraní filtr u všech sloupců v tabulce. 2.3 Rozšířený filtr Rozšířený filtr i přes svůj název poskytuje podstatně méně možností než filtr automatický. Je však možné provádět pomocí tohoto filtru některé akce, které automatický filtr neumožňuje. Hlavní rozdíl mezi rozšířeným a automatickým filtrem spočívá v tom, že se filtrační podmínka zapíše do buněk mimo tabulku. 2.3.1 Vytvoření rozšířeného filtru Zápis filtru pro jeden sloupec provedete do dvou buněk nad sebou: Do horní buňky zapíšete nebo zkopírujete nadpis sloupce, podle kterého chcete filtrovat. Do spodní buňky zapíšete filtrační výraz. Samotná hodnota znamená rovno, pro porovnání čísel nebo datumových hodnot můžete použít znaky větší a menší, např. >=100 znamená větší nebo rovno než 100. Pro porovnání typu nerovná se použijete znaky <>. Pro filtraci podle textových hodnot použijete masku se znaky hvězdičky nebo otazníku; význam těchto znaků je stejný, jako u automatického filtru. Tvorba automatického filtru zahrnuje tyto kroky: 1. Do buněk mimo tabulku zapište filtr. 2. Postavte kurzor do tabulky, kterou chcete filtrovat. 3. Přejděte na kartu Data a použijte tlačítko Upřesnit, umístěné v sekci Seřadit a filtrovat. 4. V položce Oblast seznamu je zobrazen odkaz na celou filtrovanou tabulku. Klepněte do položky Oblast kritérií a vyznačte buňky se zapsaným filtrem. 5. Potvrďte pomocí tlačítka OK. Filtrace v tabulce je signalizována modrými čísly řádků. Obrázek 2.25: Buňky se zapsaným filtrem Obrázek 2.26: Nastavení rozšířeného filtru 30 Excel 2010 práce s databázemi a kontingenčními tabulkami

Filtr můžete zapsat v podstatě kamkoli, dokonce i na jiný list, než je filtrovaná tabulka. Není však vhodné jej zapisovat napravo od tabulky, protože filtrace skryje některé řádky a filtr může z listu zmizet. Rozšířenou filtraci odstraníte pomocí tlačítka Vymazat, umístěného v sekci Seřadit a filtrovat na kartě Data. Tlačítko Použít znovu je při rozšířené filtraci nepřístupné. Jestliže přepíšete některou buňku ve filtrovaném sloupci nebo samotný filtr, označte některou buňku v tabulce, použijte znovu tlačítko Upřesnit a v zobrazeném okně klepněte na tlačítko OK. Oblast buněk s filtrem již není třeba znovu vybírat. 2.3.2 Filtrace pomocí dvou a více podmínek Rozšířený filtr umožňuje využít také dvou nebo více filtračních podmínek, které se mohou vztahovat k jednomu nebo více sloupcům. Dvě podmínky zapíšete do dvou sloupců vedle sebe, nadpisy sloupců do stejného řádku a filtrační podmínky do jednoho řádku vedle sebe nebo ob řádek. První možnost znamená spojení And, tj. obě podmínky platí současně, druhá možnost spojení Or, tj. platí jedna nebo druhá podmínka. Obrázek 2.27: Rozšířená filtrace podle dvou podmínek Rozšířená filtrace tedy umožňuje vytvořit filtr u dvou různých sloupců tak, aby platila jedna nebo druhá podmínka, což u automatického filtru nebylo možné. Zápis tří podmínek, spojených stejným způsobem, zapíšete obdobně. Při kombinaci obou typů spojení musíte respektovat skutečnost, že spojení typu And svazuje podmínky těsněji, než spojení typu Or obdoba násobení a sčítání. Podmínky platící současně musíte proto zapsat těsně u sebe, jinak je filtrace chybná. To může vést k tomu, že při spojení typu (podmínka 1 nebo podmínka 2) a podmínka 3 musíte podmínku3 zapsat dvakrát (viz obrázek 2.28). Obrázek 2.28: Rozšířená filtrace podle tří podmínek Použití tabulky Excelu jako databáze 31

U filtru, obsahujícího dvě nebo více podmínek pro jeden sloupec a spojených jako Or můžete použít jeden sloupec a filtrační výrazy zapsat pod sebou. Tím se filtr zjednoduší (viz obrázek 2.29). Obrázek 2.29: Rozšířená filtrace s využitím zápisu podmínek pod sebou Obrázek 2.30: Rozšířená filtrace s využitím vzorce 2.3.3 Filtrace podle vzorce Rozšířená filtrace umožňuje filtrovat také pomocí vytvořeného vzorce. Jako nadpis zvolíte libovolný text (nesmíte použít nadpis některého sloupce v tabulce), jako podmínku vytvoříte vzorec, vracející hodnotu PRAVDA nebo NEPRAVDA. Vzorec odkazuje na prvou buňku s hodnotou ve sloupci, kde se vyhodnocuje podmínka. Tento odkaz ponecháte jako relativní, ostatní odkazy musí být absolutní. Příkladem může být zobrazení nadprůměrných nebo podprůměrných hodnot pomocí vzorce, využívajícího funkci PRŮMĚR. Rozšířenou filtraci podle vzorce můžete také využít k filtraci podle textu s rozlišením malých a velkých písmen. Do buňky pro filtrovaný výraz vložíte funkci STEJNÉ, kterou naleznete ve skupině Text. Tato funkce porovnává dva textové řetězce, zadané v parametrech Text1 a Text2 s rozlišením malých a velkých písmen, a podle výsledku porovnání vrací hodnotu PRAVDA nebo NEPRAVDA. Do prvého parametru vytvoříte odkaz na prvou buňku s hodnotou ve sloupci s filtrovanými texty, do druhého zapíšete porovnávaný text. Obrázek 2.31: Funkce STEJNÉ 2.3.4 Další možnosti rozšířeného filtru Dialogové okno pro nastavení rozšířeného filtru poskytuje ještě dvě další možnosti: Jestliže označíte volbu Kopírovat jinam a v položce Kopírovat do vyznačíte cílovou buňku, provede se kopírování vyfiltrovaných řádků na jiné místo v listu. V původní tabulce 32 Excel 2010 práce s databázemi a kontingenčními tabulkami