delivers.cz s.r.o. Vento: Sklady

delivers.cz s.r.o. Vento: Sklady 1

OBSAH 1. ÚVOD... 3 2. Sklady... 3 3. Skladové jednotky... 4 3.1 PŘEVODY JEDNOTEK... 5 4. Dodavatelé a výrobci... 6 5. Nastavení systému... 6 6. Suroviny... 8 6.1 KATEGORIE SUROVIN... 8 6.2 VLASTNOSTI SUROVIN... 9 6.3 NOVÁ SUROVINA... 10 6.4 DETAIL SUROVINY... 12 6.5 SEZNAM SUROVIN... 15 7. Skladové doklady... 16 7.1 KATEGORIE DOKLADŮ... 18 7.2 TYPY DOKLADŮ... 19 7.3 MĚNA DOKLADŮ... 19 8. Práce s doklady... 19 8.1 NOVÝ DOKLAD... 19 8.2 DETAIL DOKLADU... 21 8.2.1. VLOŽENÍ POLOŽEK NA DOKLAD... 22 8.2.2. ROZPRACOVANÝ DOKLAD S POLOŽKAMI... 23 9. Objednávky... 25 10. Inventury... 27 10.1 INVENTURNÍ SOUPIS... 27 10.2 NOVÁ INVENTURA... 28 10.3 DETAIL INVENTURY... 31 10.4 SEZNAM INVENTUR... 33 11. Seznamy a přehledy... 34 11.1 PŘEHLED DOKLADŮ... 34 11.2 PŘEHLED OBJEDNÁVEK... 36 11.3 STAV SKLADU... 38 11.4 PŘEHLED POHYBŮ... 40 11.5 PŘEHLED NÁKUPNÍCH CEN... 41 11.6 HODNOTY SKLADŮ... 42 11.7 HODNOTY POHYBŮ... 43 12. Alergeny... 44 13. Uživatelé, oprávnění... 46 14. FAQ... 47 2

1. ÚVOD Manuál poskytuje základní popis skladového hospodářství systému Vento, které je dostupné v administrační části systému. V případě dotazů týkajících se tohoto popisu nebo další funkcionality systému Vento kontaktujte prosím oddělení zákaznické podpory společnosti HotelTime, a.s. na telefonním čísle HOTLINE +420 604 200 006 nebo prostřednictvím emailové adresy support@hoteltime.cz. Manuály systému jsou dostupné v záložce hlavní nabídky administrace systému Vento Manuály. Nejčastěji vyhledávaná témata Inventury Příjemky, výdejky, odpisy, převodky Postup při úvodním nastavení 10. Inventury 8. Práce s doklady 14. FAQ Pojmy POS - prodejní místo (pokladna / kasa, mobilní terminál / mobilní číšník) Administrace systému Vento internetová aplikace pro správu systému Vento Bon objednávka na výdejním místě Inventura porovnání stavu skladu Inventurní soupis předpis pro sčítání stavu skladu Surovina skladová položka Kalkulace prodejní položka (klapka), která může i nemusí obsahovat suroviny 2. SKLADY Druhy skladů je možné nastavit v systému uživatelsky přesně podle potřeb provozu. Za každý sklad lze provádět inventury, tisknout inventurní soupisy, vyhledávat jejich stavy a hodnoty. Systém umožňuje dále zvolit z dostupných skladů hlavní sklad jako předvolbu pro skladové doklady a stejně tak lze ke každé surovině přiřadit hlavní sklad. Vytvoření nových skladů provedete v záložce hlavní nabídky Sklad Sklady tlačítko Nový sklad. Editace / smazání skladu lze provést v záložce hlavní nabídky Sklad Sklady. Nastavení hlavního skladu provedete v záložce hlavní nabídky Nastavení Systém volba Hlavní sklad. 3

Obrázek 1 - Seznam skladů Nový sklad stiskem tlačítka Nový sklad dojde k otevření formuláře pro vytvoření nového skladu. Kód kód skladu. Název název skladu. Hlavní označení hlavního skladu. Ikona slouží k editaci skladu. Pomocí ikony lze sklad ze systému smazat za podmínek, že sklad neobsahuje žádnou skladovou položku nebo není nastaven jako hlavní sklad. 3. SKLADOVÉ JEDNOTKY Skladovými jednotkami se rozumí měrné jednotky skladových položek. Fixně je v systému daný kus (ks), ostatní jako např. litry (l), kilogramy (kg) se dají nastavit uživatelsky podle potřeb daného provozu. Měrné jednotky dále využívají skladové položky (suroviny), ve kterých je skladové množství evidováno. Tato jednotka se obvykle používá i v prodejní položce (kalkulaci) a je využívaná v inventurách. Nastavení jednotek provedete v záložce hlavní nabídky Sklad Jednotka - stiskem tlačítka Nový převod. Pro případy, kdy dodavatel dodává surovinu v balení / platech / sudech / basách je pro zjednodušení a urychlení práce se skladovými doklady možné nastavit převod jednotky. Převod jednotky umožňuje provádět skladové pohyby surovin v odlišných jednotkách, než je výchozí jednotka suroviny. Více o převodech jednotek naleznete v kapitole 3.1 Převody jednotek. Skladové jednotky podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. 4

3.1 Převody jednotek Převod jednotek zjednodušuje práci zejména při skladových pohybech surovin. Nicméně převod lze uplatnit i v prodejních kalkulacích.nejčastěji se využívá při naskladňování položek, kdy dodavatel dodává např. celá balení / plata / sudy / basy. Do skladových dokladů tak lze vložit např. 1 sud výčepního piva a surovina se automaticky naskladní jako 50 l. Převody jednotek lze definovat v záložce hlavní nabídky Sklad Převody jednotek stiskem tlačítka Nový převod Editace / smazání převodu lze provést v záložce hlavní nabídky Sklad Převody jednotek. Př. Výčepní pivo chceme na skladu evidovat v litrech, poměrově v litrech ho také prodáváme, ale dodavatel přiváží výčepní pivo v sudech. Výčepní pivo jako surovina bude využívat měrnou skladovou jednotku litry (l). Příjemky budou evidovat sudy, tzn. při naskladnění vložíme např. 1 sud výčepního piva a systém automaticky naskladní 50 l. Nejčastější převody jednotek: 1 basa 20 ks 1 plato 30 ks 1 láhev 0,7 l 1 sud 50 l Nový převod Obrázek 2 - Nový převod 5

Zdrojová jednotka zdrojová jednotka, kterou budeme využívat (např. sud / plato / basa). Cílová jednotka cílová jednotka, kterou systém zdrojovou jednotku přepočítá (např. l / ks / lahev). Převod množství, které bude použito pro cílovou jednotku. Uložit stiskem tlačítka Uložit dojde k uložení zadaných parametrů do systému. Zpět stiskem tlačítka Zpět dojde k návratu uživatele na předchozí stránku bez uložení zadaných hodnot. 4. DODAVATELÉ A VÝROBCI Systém Vento umožňuje evidovat dodavatele včetně např. kontaktních údajů, fakturačních údajů nebo výše provize. Dodavatelé dále figurují např. v surovinách, kdy výrazně usnadňují práci se skladovými doklady. Dodavatele využívají také sestavy jako např. Stav skladu nebo Přehled nákupních cen, kde lze efektivně sledovat nákupní ceny. Pro interní potřeby je možné dodavatele zařadit do kategorií, které lze uživatelsky vytvořit. Nastavení dodavatelů provedete v záložce hlavní nabídky Adresář Dodavatelé stiskem tlačítka Nový dodavatel. Editace / smazání dodavatelů provedete v záložce hlavní nabídky Adresář Dodavatelé. Vytvoření / editace kategorie dodavatelů provedete v záložce hlavní nabídky Adresář Kategorie dodavatelů. Dodavatelé podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. Výrobci v systému slouží pro bližší specifikaci suroviny a zadávají se v jejím detailu. Více o nastavení surovin naleznete v kapitole 6. Suroviny. 5. NASTAVENÍ SYSTÉMU Nastavení systému umožňuje flexibilně nastavit sklad pro daný provoz. Lze tak definovat např. předvolby pro vkládání skladových dokladů a hlavně algoritmus průměrné skladové ceny. Algoritmus průměrné skladové ceny určuje nákupní cenu surovin, která figuruje např. ve foodcostu (nákladovost produktů), inventurách, skladových dokladech nebo reportech. Nastavení systému provedete v záložce hlavní nabídky Nastavení Systém. Nastavení systému podléhá příslušným uživatelským oprávnění, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. Hlavní sklad Nastavení systému umožňuje vybrat hlavní sklad, který se pro zjednodušení práce předvyplní při vytváření skladových dokladů. Posun data příjemky Při vytváření příjemky lze nastavit posun v datu příjemky např. 1 den zpětně. Může se využívat např. pro případy, kdy se příjemky do systému vkládají s denní zpožděním. 6

Skladové dokumenty s / bez DPH Volba Skladové dokumenty zadávat s DPH usnadňuje práci se skladovými doklady, kdy se jako výchozí nabízí vkládání / zobrazení položek s / bez DPH. Inventurní soupis Volba umožňuje zobrazovat či nezobrazovat systémové skladové množství surovin na inventurním soupisu, který slouží jako předpis pro fyzické sčítání skladu. Předvyplnit jednotkovou cenu příjemek Volbou lze předvyplnit jednotkovou cenu surovin v příjemkách a to: Nevyplňovat políčko ceny zůstane prázdné. Referenční cena referenční cena z detailu suroviny. Více o detailu surovin naleznete v kapitole 6.4 Detail suroviny. Poslední příjemka cena položky v poslední zadané příjemce. Průměrná nákupní cena průměrná nákupní cena podle nastavení systému, pro více informací pokračujte v kapitole. Algoritmus průměrné skladové ceny Stěžejním nastavením systému je algoritmus průměrné skladové ceny, která dále figuruje např. v reportech systému případně inventurách. za celou historii průměrná cena za celou historii pohybů suroviny na příjemkách celková naskladněná cena / celkový počet ks = jednotková nákupní cena za posledních x dní průměrná cena suroviny na příjemkách za poslední dny, lze vložit libovolný počet dní celková naskladněná cena za x dní / celkový počet ks = jednotková nákupní cena nepřepočítávat nákupní cena z detailu suroviny plovoucí průměr průměrná skladová cena suroviny podle příjemek a aktuálního počtu ks na skladě v časovém horizontu naskladnění cena naskladnění celkem v časovém horizontu podle ceny a množství naskladnění / aktuální počet ks na skladě = jednotková nákupní cena Př. Výpočtu plovoucího průměru Voda neperlivá naskladněna v tomto pořadí s následující cenou: Datum Cena/ks Ks 1.2.2014 10 Kč 10 1.3.2014 11,5 Kč 20 7

1.4.2014 12 Kč 30 Aktuální počet na skladě 52 ks, výpočet plovoucího průměru bude: Datum Cena/ks Ks Výpočet 1.2.2014 10 Kč 10 10x 2 = 20 Kč 1.3.2014 11,5 Kč 20 11,5x 20 = 230 Kč 1.4.2014 12 Kč 30 12x 30 = 360 Kč Celková cena naskladnění Průměrná skladová cena/ ks 610 Kč 610 Kč / 52 ks = 11,73 Kč 6. SUROVINY Suroviny neboli skladové položky se používají ve skladových dokladech a je možné je dále volitelně vkládat do prodejních kalkulací, aby docházelo k jejich automatickému odečítání při prodeji kalkulace na POS. Pro usnadnění práce se skladovými doklady doporučujeme suroviny zařadit do kategorií (6.1 Kategorie surovin) a přiřadit k nim např. dodavatele (4. Dodavatelé a výrobci). V případě využívání číselníků surovin lze rozlišovat kód a název suroviny. Novou surovinu lze vložit přes záložku hlavní nabídky Suroviny tlačítko Nová surovina, více informací naleznete v kapitole 3.5 Nová surovina. Seznam surovin naleznete v záložce hlavní nabídky Suroviny Seznam surovin. Více o seznamu surovin naleznete v kapitole 6.5 Seznam surovin. Odečítání surovin ze skladu automaticky při prodeji kalkulace na terminálech POS je možné za předpokladu nastavení výdejních míst, skladu s provázáním typem bonu kalkulace přímo v lokalitě systému. V každé prodejní kalkulaci je možné zadat konkrétní skladové množství pro odečtení ze skladu. Při prodeji kalkulace (odeslání objednávky) se automaticky vytvoří Prodejka, kterou lze dále sledovat v historii pohybů suroviny. Více informací o nastavení POS naleznete v záložce hlavní nabídky Manuály Nastavení POS. Práce se surovinami podléhá příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. 6.1 Kategorie surovin Před vkládáním surovin do systému je vhodné si definovat tzv. kategorie surovin. Kategorie surovin umožňují třídit / filtrovat / používat suroviny v rámci určitých kategorií a usnadňují / zpřehledňují tak práci uživatele. Lze používat i hierarchickou strukturu nadřazené kategorie surovin, např. nadřazená kategorie surovin Nápoje s podkategoriemi Nealko, Pivo, Víno a Destiláty. Nastavení kategorií surovin (kategorií skladu) se provádí v záložce hlavní nabídky surovin. Suroviny - Kategorie Přiřazení kategorie k surovině provedete v detailu suroviny, více informací naleznete v kapitole 6.3 Nová surovina. 8

Kategorie surovin podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. Obrázek 3 - Kategorie surovin Nová kategorie skladu stiskem tlačítka Nová kategorie skladu dojde k otevření formuláře pro zadání nové kategorie. Ikona Ikona slouží k vložení nové kategorie surovin, jejíž nadřazená kategorie je uvedena na stejném řádku. slouží k zobrazení všech surovin, které používají uvedenou kategorii. Pomocí ikony lze do systému vložit novou surovinu, která bude zařazena do odpovídající kategorie. Ikona slouží k editaci kategorie surovin. Pomocí ikony lze kategorii surovin ze systému smazat a to v případě, že neobsahuje podkategorie. Panel nástrojů Třídit kategorie - volba pro pořadí kategorií Kategorie skladu odkazuje zpět na výpis kategorií, nachází-li se uživatel v podkategoriích. 6.2 Vlastnosti surovin Vlastnostmi surovin lze vyjádřit jejich bližší popis, který je možné nastavit dále v detailu suroviny. Systém umožňuje vlastní nastavení těchto parametrů a jejich charakter. Použití je velmi individuální a záleží na konkrétním provozu, které údaje potřebují uživatelé do detailu suroviny dále zadávat. Zobrazení vlastností je možné pouze v detailu konkrétní suroviny. Typ vlastnosti může být např. výběr z čísel, řetězec, text, datum a čas, ano / ne, výčet hodnocení, URL mapa, URL www. Nastavení vlastností provedete v záložce hlavní nabídky Suroviny Vlastnosti surovin Seznam vlastností. 9

V případě nastavení nového typu výčtu pro nastavení vlastnosti s typem výčet zvolte - Seznam výčtů. Více o nastavení nové suroviny naleznete v kapitole 3.6 Nová surovina. Vlastnosti surovin podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. 6.3 Nová surovina Před vkládáním nových surovin doporučujeme nastavení kategorií surovin a dodavatelů, které dále usnadňuje práci se skladovými položkami. Více informací o nastavení kategorií naleznete v záložce kapitole 3.1 Kategorie surovin, více o dodavatelích naleznete v kapitole.4. Dodavatelé a výrobci. Novou surovinu lze vložit v záložce hlavní nabídky Suroviny Nová surovina. Vložení nové suroviny a editace surovin podléhá příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. Povinné údaje pro vložení nové suroviny jsou kód, název a jednotka skladu, ostatní údaje jsou nepovinné. V surovině lze definovat také individuální vlastnosti surovin. Více o vlastnostech surovin naleznete v kapitole 6.2 Vlastnosti surovin. Údaje položky Obrázek 4 - Nová surovina Kód kód suroviny např. číslo nebo zkrácený text názvu. Podle kódu lze suroviny dále v systému vyhledávat jak pro účely vkládání na doklady, tak např. do prodejních kalkulací. Název název suroviny. 10

Sazba DPH sazba DPH 0% / 15% / 21%. Stav položky stav položky Na skladě / Objednáno / Na cestě, má pouze informativní charakter v detailu suroviny. Sklad Koeficient čisté váhy procentuální koeficient (%) čisté váhy suroviny, využívá dále prodejní kalkulace, kde se k surovině automaticky připočte i např. nastavené procento odpadu (kosti, odřezky atd.) a hrubé množství se odečte ze skladu. Hlavní sklad hlavní sklad suroviny. Jednotka skladu měrná jednotka suroviny, více o skladových jednotkách naleznete v kapitole 3. Skladové jednotky. Sklad varování minimální množství suroviny na skladě, v případě vyčerpání suroviny pod toto množství se barevně rozliší ve stavu skladu a lze ji snadno vyhledat dále podle parametru ve filtrování stav pod minimum skladu. Více o stavu skladu naleznete v kapitole 11.3 Stav skladu. Sklad objednávka minimální množství suroviny pro rychlou volbu vložení docházejících surovin na příjemku. Více o přidání docházejících položek naleznete v kapitole 8.2 Detail dokladu. Zařazení položky Kategorie kategorie suroviny, více o kategoriích surovin naleznete v kapitole 6.1 Kategorie surovin. Doporučený parametr při vkládání nové suroviny. Ceny Nákupní cena nákupní cena, automaticky se vkládá hodnota po skladovém pohybu u dané suroviny (obvykle příjemka). Cena se vypočítává podle nastavení algoritmu průměrné skladové ceny, více o nastavení naleznete v kapitole 5. Nastavení systému. Referenční cena referenční cena,kterou lze využívat např. jako výchozí při vkládání surovin na příjemku. Více o nastavení předvoleb příjemky naleznete v kapitole 5. Nastavení systému. Vlastnosti Vlastnost číslo volitelné doplňující údaje v detailu suroviny, více v kapitole 6.2 Vlastnosti surovin. Vlastnost text - volitelné doplňující údaje v detailu suroviny, více v kapitole 6.2 Vlastnosti surovin. Vlastnost URL www - volitelné doplňující údaje v detailu suroviny, více v kapitole 6.2 Vlastnosti surovin. Dodatečné informace Výrobce výrobce, možnosti výběru výrobce ze seznamu výrobců (Adresář Výrobci). Dodavatel dodavatel, výběr ze seznamu dodavatelů (Adresář Dodavatelé). Doporučený parametr při vkládání nové suroviny. Více o dodavatelích naleznete v kapitole 4. Dodavatelé a výrobci. Doba expedice doba expedice, plní pouze informativní funkci v detailu suroviny. Hmotnost hmotnost, plní pouze informativní funkci v detailu suroviny. 11

Čárkový kód čárový kód. EAN kód EAN kód. Uložit stiskem tlačítka Uložit dojde k uložení nové suroviny do systému. Uložit a nový stiskem tlačítka Uložit a nový dojde k uložení nové suroviny do systému a následně se uživateli nabídne formulář k vložení další suroviny. Zpět stiskem tlačítka Zpět dojde k přechodu uživatele na předchozí stránku bez uložení změn. Poznámka poznámka k surovině, plní pouze informativní funkci v detailu suroviny. 6.4 Detail suroviny Detail suroviny zobrazuje aktuální stav suroviny na skladech, aktuální nákupní cenu a pomocí pravého panelu nástrojů lze např. rychlou volbou vytvořit ze suroviny prodejní kalkulaci (nejčastěji se využívá u nápojů). V detailu suroviny lze také přiřadit alergeny, které surovina obsahuje. Tato informace se dále podle nastavení přenáší do seznamu prodejních kalkulací, které surovinu obsahují. Více o nastavení alergenů naleznete v kapitole 12. Alergeny. Z detailu suroviny si lze zobrazit také historii operací suroviny, kde jsou zaznamenány veškeré skladové pohyby konkrétní suroviny, pro více informací pokračujte v kapitole. Zobrazení surovin, u nichž je aktuální skladová hodnota pod minimem, nebo mají nulovou / zápornou hodnotu naleznete v sestavě Stav skladu, více informací v kapitole 11.3 Stav skladu. V přehledu se zobrazují veškeré zadané suroviny v systému a rozšířený filtr umožňuje jejich snadné vyhledávání. Detail suroviny lze zobrazit v záložce hlavní nabídky Suroviny Seznam surovin klik na název suroviny nebo ikonu. 12

Obrázek 5 - Editace suroviny Detailní popis parametrů suroviny naleznete v kapitole 6.3 Nová surovina. Panel nástrojů Zařazení do kategorií tato funkce umožní zařadit / změnit kategorii suroviny. Více o kategoriích surovin naleznete 6.1 Kategorie surovin. Alergeny pomocí této funkce zařadíte / editujete alergeny suroviny. Více o nastavení alergenů naleznete v kapitole 12. Alergeny. Historie operací historie operací zobrazuje veškeré skladové pohyby dané suroviny, více informací níže. Historii skladových pohybů všech surovin naleznete v Přehledu pohybů, více o přehledu v kapitole 11.4 Přehled pohybů. Předchozí položka předchozí surovina v seznamu surovin. Následující položka následující surovina v seznamu surovin. 13

Historie operací Obrázek 6 - Přehled pohybů suroviny Filtrovací podmínky Skladová položka kód a název skladové položky. Sklad sklad pro zobrazení pohybů. Pohyb (od do) datum a čas pohybu suroviny od do. Typ dokumentu typ skladového dokladu, více o typech skladových dokladů 7.2 Typy dokladů, více o inventurách 10. Inventury. Stránkování volba pro stránkování výsledků, v případě většího množství výsledků se zobrazí ve stránkách. Pohyby (barevně odlišený řádek zobrazuje nižší skladové množství, než je nastavené množství minimum sklad z detailu suroviny) Datum datum a čas pohybu suroviny. Sklad sklad, kde byl pohyb proveden. Operace interní systémové číslo operace pohybu suroviny. Kód kód suroviny s aktivním proklikem do detailu suroviny. Název název suroviny. Množství množství suroviny pohybu. MJ měrná jednotka suroviny, více o skladových jednotkách 3. Skladové jednotky. Zůstatek zůstatek suroviny na skladě po provedení pohybu. Celkem bez DPH cena pohybu celkem bez DPH. 14

Skladový doklad typ a číslo dokladu pohybu suroviny. Ikona slouží pro detail skladového dokladu, v němž byl pohyb suroviny proveden. Pozn. barevně odlišený řádek označuje překročení minimálního skladového množství z parametru v detailu suroviny Sklad varování. 6.5 Seznam surovin Seznam surovin zahrnuje veškeré existující suroviny v systému. Ve filtrovacích podmínkách lze dále zobrazovat jednotlivé kategorie surovin, dodavatele či stav suroviny. Seznam lze vytisknout nebo exportovat do MS Excel. Seznam surovin lze zobrazit přes záložku hlavní nabídky Suroviny Seznam surovin. Zobrazení seznamu podléhá příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. Filtrovací podmínky Kód kód suroviny. Název název suroviny. Obrázek 7 - Seznam surovin Kategorie kategorie suroviny s možnosti zobrazení podkategorií, více o kategoriích surovin naleznete v kapitole 3.1 Kategorie surovin. Dodavatel dodavatel z detailu suroviny, více o dodavatelích naleznete v kapitole 4. Dodavatelé a výrobci. Stav stav suroviny z detailu suroviny, více o surovině naleznete v kapitole 3.6 Nová surovina. Stránkování stránkování výsledků vyhledávání. Vyhledat stiskem tlačítka Vyhledat dojede vyhledání výsledků podle zadaných parametrů. 15

Nová surovina stiskem tlačítka Nová surovina se otevře formulář pro zadání nové suroviny. Seznam položek Kód kód suroviny. Název název suroviny. Sazba DPH sazba DPH. Stav stav suroviny z detailu suroviny, více o surovině naleznete v kapitole 3.6 Nová surovina. Dodavatel dodavatel z detailu suroviny, více o dodavatelích naleznete v kapitole 4. Dodavatelé a výrobci. Nákup bez DPH průměrná skladová cena bez DPH podle nastavení systému, více o nastavení systému naleznete v kapitole 5. Nastavení systému. Nákup s DPH průměrná skladová cena včetně DPH. Celkem množství suroviny v součtu za všechny sklady. Kalkulací počet prodejních kalkulací, které surovinu obsahují. Ikona slouží pro nastavení alergenů, které surovina obsahuje. Více o nastavení alergenů naleznete v kapitole 12. Alergeny. Ikona slouží pro zobrazení seznamu kalkulací. Ikona směruje na historii skladových pohybů suroviny. Více o přehledu skladových pohybů suroviny naleznete v kapitole 6.4 Detail suroviny. Ikona slouží k editaci suroviny. Pomocí ikony lze surovinu smazat, nepoužívá-li jí některá z prodejních kalkulací. 7. SKLADOVÉ DOKLADY Veškeré skladové pohyby jsou v systému zaznamenány pomocí dokladů nebo inventur v navazující číselné řadě. Skladové doklady lze libovolně vkládat zpětně, editovat / mazat a to vždy v období od poslední ukončené inventury do aktuálního data. Inventura za zadané období doklady nevratně uzamyká. Popis vytvoření a editace dokladu včetně popisu panelu nástrojů naleznete v kapitole 8.2 Detail dokladu. Popis typu skladových dokladů naleznete v kapitole 7.2 Typy dokladů. Položkami dokladu se rozumí suroviny. Vkládání surovin na doklad se provádí přes panel nástrojů v detailu dokladu a to buď jednotlivě nebo hromadně (více o práci s dokladem naleznete v kapitole 8. Práce s doklady). Předvolba pro vkládání položek na doklady s nebo bez DPH lze nastavit v nastavení systému, více o nastavení v kapitole 5. Nastavení systému. 16

Práce se skladovými doklady podléhá příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. Detail skladového dokladu Hlavička Obrázek 8 - Detail dokladu Číslo dodejky číslo dodejky (vkládá se ručně při vytváření dokladu). Název / popis název dokladu (vkládá se ručně při vytváření dokladu). Datum datum naskladnění. Měna dokladu měna dokladu CZK / EUR, více o měně dokladu naleznete v kapitole 7.3 Měna dokladů. Vytvořil datum vytvoření dokladu (uživatel). Sklad Sklad sklad dokladu. Počet položek počet položek, tj. jednotlivých surovin na dokladu. Celkem bez DPH částka celkem za suroviny v dokladu bez DPH (je-li DPH v surovinách uvedeno). Celkem s DPH částka celkem za suroviny v dokladu s DPH. Dodavatel Jméno / firma název dodavatele, více o nastavení dodavatelů naleznete v kapitole 4. Dodavatelé a výrobci. Tel. - telefon, je li uveden v kartě dodavatele více o nastavení dodavatelů naleznete v kapitole 4. Dodavatelé a výrobci. 17

E-mail e-mail, je li uveden v kartě dodavatele více o nastavení dodavatelů naleznete v kapitole 4. Dodavatelé a výrobci. Rekapitulace DPH Sazba sazba daně položek dokladu vychází z vložených položek. Základ základ daně. DPH DPH. Celkem celkem včetně DPH. Položky dokladu Kód kód suroviny s aktivním proklikem do detailu suroviny, více o skladových položkách naleznete v kapitole 8.2.1. Vložení položek na doklad. Název název suroviny, více o skladových položkách naleznete v kapitole 8.2.1. Vložení položek na doklad. Mn. množství suroviny na dokladu (může být např. sud / plato / basa), více o skladových jednotkách naleznete v kapitole 3. Skladové jednotky. MJ měrná jednotka, více o skladových jednotkách naleznete v kapitole 3. Skladové jednotky. Sazba sazba daně suroviny na dokladu (může se lišit od DPH v detailu suroviny, je uživatelsky editovatelná). Cena/J bez DPH cena za jednotku bez DPH. Celkem bez DPH cena za jednotku bez DPH * množství suroviny. Cena/J s DPH cena za jednotku s DPH. Celkem s DPH cena za jednotku s DPH * množství suroviny. Sleva bez DPH výše aplikované slevy suroviny (slevu je možno aplikovat při vkládání položek jednotlivě případně při editaci položky). Skl. mn. množství suroviny, které bude upraveno na skladě. Skl J výchozí jednotka suroviny. Pomocí ikony lze položku dokladu ze systému smazat. 7.1 Kategorie dokladů Kategorie dokladů slouží pro interní rozlišení jednotlivých dokladů. Podle kategorie lze dále vyhledávat a zobrazuje se také v přehledu skladových pohybů. Novou kategorii dokladů a její editace / smazání lze provést v záložce hlavní nabídky Sklad Kategorie dokladů. Práce se skladovými doklady podléhá příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. 18

7.2 Typy dokladů Skladové doklady v systému rozlišujeme: Příjemka vytváří se ručně a slouží k naskladnění surovin. Výdejka vytváří se ručně a slouží k výdeji surovin. Převodka vytváří se ručně a slouží k převodu surovin mezi sklady. Prodejka vytváří se ručně nebo automaticky při provedení prodeje na POS a odečítá suroviny ze skladu. Odpis vytváří se ručně a slouží k odepsání / výdeji surovin. 7.3 Měna dokladů Systém umožňuje vytvářet doklady kromě domácí měny CZK také v EUR. V přepočtu surovin do cizí měny se používá podle nastavení systému příslušný kurz platný pro období data dokladu (tj. datum z hlavičky dokladu) a to kurz platný v momentu vložení položek na doklad. 8. PRÁCE S DOKLADY Doklady je možno v systému vytvořit, uložit jako rozpracované bez ovlivnění skladu nebo uložit a upravit tak sklad. Datum upravení skladu se řídí datem uvedeným v hlavičce dokladu, lze tak vkládat doklady i zpětně vždy však za období od poslední ukončené inventury do současnosti. Inventura nevratně uzamkne doklady, u takových dokladů se dále v systému zobrazuje ikona. Uzamknout doklady lze i ručně a tato funkce umožňuje zabránit editaci dokladu do okamžiku ručního odemčení. Pro zjednodušení práce v systému lze z detailu dokladů vytvářet logicky navazující skladové doklady jako např. vytvořit z objednávky příjemku nebo z příjemky převodku. Více o panelu nástrojů naleznete v kapitole 8.2 Detail dokladu. Práci s doklady výrazně usnadňuje nastavení systému, které umožňuje např. výchozí nastavení skladu na dokladech, nastavení příjemek a jiné. Více o nastavení naleznete v kapitole 5. Nastavení systému. Práce se skladovými doklady podléhá příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. 8.1 Nový doklad Veškeré doklady lze v systému vytvořit ručně, prodejky vznikají ale i automaticky při prodeji na POS, obsahují li prodejní kalkulace suroviny. Systém umožňuje nastavení předvoleb pro nové doklady a to zejména příjemky. Lze tak definovat např. výchozí sklad při vytváření dokladů, zda zadávat položky na skladové doklady s nebo bez DPH, jakou cenu má systém předvyplnit při vkládání nových položek na příjemky atd.. Více o nastavení naleznete v kapitole 5. Nastavení systému. Vytvoření dokladu provedete v záložce hlavní nabídky Sklad Nový pohyb zvolte typ dokladu. Vytvoření dokladu podléhá příslušným uživatelským oprávnění, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. 19

KROK 1 Vytvoření dokladu Povinné údaje pro vytvoření dokladu jsou sklad, datum a měna, ostatní údaje nejsou nepovinné. Obrázek 9 - Nový doklad Sklad sklad, předvyplní se automaticky v případě odpovídajícího nastavení systému, více o nastavení naleznete v kapitole 5. Nastavení systému. Dodavatel výběr dodavatele. Číslo dodejky číslo dodacího listu. Popis / název bližšího popis nebo název dokladu. Poznámka místo pro poznámku. Datum datum a čas, k jakému datu se má sklad upravit vždy datum od poslední ukončené inventury. Kategorie dokumentu kategorie dokladu, více o kategoriích dokladu naleznete v kapitole 7.1 Kategorie dokladů. Měna měna CZK / EUR. Vytvořit příjemku stiskem tlačítka Vytvořit příjemku / výdejku / převodku / prodejku / odpis dojde k vytvoření dokladu. KROK 2 Vložení položek na doklad Po vytvoření dokladu systém automaticky přechází do kroku Přidat položky, je tedy možné ihned na doklad zadávat položky, hromadné vložení položek na doklad se provádí přes funkcí v pravém panelu nástrojů Přidat položky hromadně. Více o práci s dokladem naleznete v kapitole 8.2.1. Vložení položek na doklad. 20

KROK 3 Uložení dokladu a úprava skladu Po přidání položek na doklad je možné doklad uložit a tím i upravit sklad. Sklad se upravuje vždy k datu uvedeném v hlavičce dokladu. Uložení dokladu provedete přes pravý panel nástrojů Uložit doklad a upravit sklad. Bližší popis rozpracovaného dokladu naleznete v kapitole 8.2.2. Rozpracovaný doklad s položkami. 8.2 Detail dokladu V kapitole naleznete detailní popis práce s dokladem. Základní popis skladového dokladu naleznete v kapitole 7. Skladové doklady. Práce se skladovými doklady podléhá příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. Panel nástrojů dokladu Obrázek 10 - Detail dokladu Editovat hlavičku editace hlavičky dokladu umožňuje upravit sklad (pouze v případě neobsahuje li doklad položky) dodavatele / číslo dodejky / název / poznámku / datum upravení skladu / kategorii dokumentu / měnu (pouze v případě neobsahuje li doklad položky), více o hlavičce dokladu naleznete v kapitole 8.1 Nový doklad. Zamknout ruční uzamčení dokladu, přehled ručně uzamčených / odemčených dokladů naleznete v přehledu dokladů při výběru parametru filtrování Stav zámku. Více o Přehledu dokladů naleznete v kapitole 11.1 Přehled dokladů. Přidat položky umožňuje přidání položek do dokladu jednotlivě, více o přidání položek naleznete v kapitole 6.2.1. Vložení položek na doklad. Přidat položky hromadně umožňuje zobrazení seznamu surovin a vložení položek na doklad hromadně, více o přidání položek naleznete v kapitole 6.2.1. Vložení položek na doklad. Práci při vyhledávání surovin výrazně usnadňují nastavené kategorie suroviny a dodavatel suroviny. Více o nastavení surovin naleznete v kapitole 6.3 Nová surovina. 21

Přidat docházející položky umožňuje vložit suroviny, u nichž je menší množství na skladu než je nastavené množství v detailu suroviny Sklad varování. Množství suroviny se řídí nastaveným množstvím v detailu suroviny Sklad objednávka. Více o nastavení surovin naleznete v kapitole 6.3 Nová surovina. Export: Excel možnost exportování dokladu do MS Excel. Tisk možnost vytištění dokladu. Vytvořit převodku umožňuje vytvoření převodky, postup je identický s vytvořením nového dokladu, systém navíc automaticky nabídne množství k převedení, které je možné i ručně upravovat. Více o vytvoření nového dokladu naleznete v kapitole 8.1 Nový doklad. Stornovat doklad smaže doklad a upraví sklad, obsahoval li doklad položky. 8.2.1. Vložení položek na doklad Přidat položky na doklad je možné provést jednotlivě nebo hromadně. Přidání položek jednotlivě vyhledává podle názvu suroviny, přidání položek hromadně lze zobrazit suroviny podle kategorie / dodavatele. Výše slevy se u položek zadávají při přidání položek na doklad jednotlivě - tlačítko Přidat položku nebo v editace položek dokladu. Obrázek 11 - Přidat položky hromadně Hlavička (více o hlavičce 8.1 Nový doklad) Číslo dodejky číslo dodejky. Název / popis název / popis dokladu. Datum datum, ke kterému bude upraven sklad. Měna dokladu měna dokladu CZK / EUR. Vložení kategorie surovin 22

Kategorie surovin kategorie surovin s možností zaškrtnutí volby včetně podkategorií. Dodavatel výběr z adresáře dodavatelů, automaticky se vyplní v případě nastavení dodavatele v hlavičce dokladu. Pouze sklad Hlavní sklad volba pro zobrazení položek pouze na konkrétním skladu (zahrnuje i položky, které jsou na skladu rovny 0 nebo v záporném množství). Zadat ceny výběr zadání cen s nebo bez DPH, převyplní se parametr z nastavení systému, více o nastavení systému naleznete v kapitole 5. Nastavení systému. Zobrazit suroviny stiskem tlačítka Zobrazit suroviny dojde k zobrazení výsledků ze seznamu surovin podle zadaných parametrů. Kód kód suroviny. Název název suroviny. Naskladněno aktuální stav suroviny na skladě. Množství místo pro vepsání množství suroviny na doklad, výběr jednotky. Více o skladových jednotkách naleznete v kapitole 3. Skladové jednotky. Cena/J s DPH místo pro vepsání ceny za jednotku s / bez DPH. V případě příjemky se může předvyplnit cena suroviny podle nastavení systému (např. podle poslední příjemky). Více o nastavení systému naleznete v kapitole 5. Nastavení systému. Panel nástrojů Vložit položky a zkontrolovat položky se uloží do dokladu jako rozpracováno, sklad se upravuje až po stisknutí tlačítka Uložit doklad a upravit sklad v detailu dokladu. Více o uložení dokladu naleznete v kapitole 8.2.2. Rozpracovaný doklad s položkami. Vložit položky a zadat další položky se uloží a systém přesměruje na nové zadávání surovin. Tisk tisk dokladu. Zpět vrátí o krok zpět bez uložení. 8.2.2. Rozpracovaný doklad s položkami Rozpracované doklady obsahují skladové položky, u nichž nebyl upraven sklad. Obvykle tomuto kroku předchází vložení položek na doklad viz. předchozí kapitola 6.2.1. Vložení položek na doklad. Aby došlo k upravení skladu je třeba doklad uložit pomocí tlačítka na pravém panelu nástrojů Uložit doklad a upravit sklad. 23

Obrázek 12 - Detail dokladu Hlavička (více o hlavičce 8.1 Nový doklad) Číslo dodejky číslo dodejky. Název / popis název / popis dokladu. Datum datum, ke kterému bude upraven sklad. Měna dokladu měna dokladu CZK / EUR. Položky (více o přidání položek 6.2.1. Vložení položek na doklad) Kategorie kategorie dokladu. Vloženo položek počet vložených položek dokladu. Celkem bez DPH cena za vložené položky celkem bez DPH. Celkem s DPH cena za vložené položky celkem s DPH. Nová položka Výše slevy místo pro vepsání slevy položky (% / Kč) Vyhledávat v kategorii vyhledávání kategorie surovin. Pouze sklad Hlavní sklad vyhledávání surovin pouze na konkrétním skladu. Dodavatel výběr z adresáře dodavatelů, automaticky se vyplní v případě nastavení dodavatele v hlavičce dokladu. Kód / název suroviny vyhledávání názvu, pro vyhledávání je třeba vepsat min. 3 znaky, které název / kód suroviny obsahuje. Položky rozpracovaného dokladu 24

Název název suroviny, více o skladových položkách naleznete v kapitole 6. Suroviny. Mn. množství suroviny na dokladu (může být např. sud / plato / basa, více o skladových jednotkách naleznete v kapitole 3. Skladové jednotky). MJ měrná jednotka (více o skladových jednotkách naleznete v kapitole 3. Skladové jednotky). Sazba sazba daně suroviny na dokladu (může se lišit od DPH v detailu suroviny, vkládá se ručně při přidání položek na doklad). Cena/J bez DPH cena za jednotku bez DPH. Celkem bez DPH cena za jednotku bez DPH * množství suroviny. Cena/J s DPH cena za jednotku s DPH. Celkem s DPH cena za jednotku s DPH * množství suroviny. Sleva bez DPH výše slevy suroviny, slevu lze vložit k surovině při vložení položek jednotlivě nebo editací položky přes ikonu. Skl. mn. množství suroviny, které upraví sklad. Vyčlenit z fin. rozdílů fn pro vyčlenění z fin. rozdílů, surovina nebude figurovat v ceně celkem v dokladu. Ikona slouží k editaci položky. Pomocí ikony lze položku dokladu smazat. Panel nástrojů Uložit doklad a upravit sklad uloží položky do dokladu a upraví sklad k datu uvedeném v hlavičce dokladu. Přidat položky hromadně umožní přidat položky na doklad hromadně, více informací k přidání položek naleznete v kapitole 8.2.1. Vložení položek na doklad. Vložení surovin kalkulace umožní vložit suroviny kalkulací, nejčastěji se uplatňuje u odpisů / výdejů. Zrušit zadané položky zruší položky z rozpracovaného dokladu. Export: Excel umožní export do MS Excel. Tisk umožní tisk rozpracovaného dokladu. Zpět vrátí na detail dokladu. 9. OBJEDNÁVKY Objednávka v systému slouží jako evidenční doklad objednaného zboží, který usnadňuje např. předávku směny mezi skladníky nebo slouží jako podklad pro objednávku u dodavatele. V případě dodání objednávky systém umožňuje rychlou volbou z objednávky vytvořit příjemku. Postup vytvoření objednávky je totožný s vytvoření skladového dokladu 8.1 Nový doklad, stejně tak vložení položek na doklad 8.2.1. Vložení položek na doklad. Detail uloženého dokladu je totožný s ostatními skladovými doklady 7. Skladové doklady obsahuje navíc volbu v panelu nástrojů Objednávka dodána. Tato volba umožní 25

rychlé vytvoření příjemky z objednávky. Detailní popis vytvoření příjemky z objednávky naleznete v kapitole níže. Zobrazení surovin, u nichž je aktuální skladová hodnota pod minimem, nebo mají nulovou / zápornou hodnotu naleznete ve 11.3 Stav skladu. V přehledu se zobrazují veškeré zadané suroviny v systému a rozšířený filtr umožňuje jejich snadné vyhledávání. Novou objednávku lze vytvořit v záložce hlavní nabídky Sklad Nová objednávka. Přehled objednávek lze zobrazit v záložce hlavní nabídky Sklad Přehled objednávek Aktivní objednávky / Vyhledávání. Více o přehledu objednávek naleznete v kapitole 11.2 Přehled objednávek. Práce se skladovými doklady podléhá příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. Vytvoření příjemky z objednávky Obrázek 13 - Vytvoření příjemky z objednávky Hlavička (více o hlavičce 8.1 Nový doklad) Číslo dodejky číslo dodejky. Název / popis název / popis dokladu, automaticky systém doplní text Příjemka z objednávky č.xxxxxxx. Datum datum, ke kterému bude upraven sklad. Měna dokladu měna dokladu CZK / EUR. Zdroj objednávka Číslo objednávky číslo objednávky z hlavičky objednávky. Název / popis - název / popis. Datum datum objednávky. 26

Sklad sklad. Položky dokladu Kód kód suroviny. Název název suroviny. Naskladněno Hlavní sklad aktuální stav na skladu z hlavičky dokladu. Sazba DPH sazba DPH. Cena / j. bez DPH cena za jednotku bez DPH editovatelná položka. Cena / j. bez DPH cena za jednotku bez DPH informativní. Zdrojový doklad k dispozici j. počet objednaných položek. Počet počet dodaných položek (rychlá volba pro vyplnění objednaného počtu klikněte na ikonu ). Panel nástrojů Vložit položky a zkontrolovat položky se uloží do dokladu jako rozpracováno, sklad se upravuje až po stisknutí tlačítka Uložit doklad a upravit sklad v detailu dokladu. Tisk tisk. Zpět vrátí o krok zpět bez uložení. 10. INVENTURY Inventurou se rozumí porovnání skladového množství v systému s reálným stavem surovin na skladech. Inventura se v systému zadává vždy za období od poslední inventury do libovolného data max. však do aktuálního dne. Pro usnadnění zadávání zjištěného stavu surovin na skladech slouží inventurní soupis, který lze vytisknout a předat na jednotlivá oddělení pro vyplnění stavu surovin. Do inventury lze vložit položky a uložit ji jako rozpracovanou, podobně jak je tomu u ostatních skladových dokladů. Po provedení ukončení inventury je úprava skladu konečná a nevratná, oprava lze provést až další inventurou. Inventurní soupis naleznete v záložce hlavní nabídky Sklad Inventurní soupis. Více o inventurním soupisu naleznete v kapitole 10.1 Inventurní soupis. Seznam inventur a zadávání nové inventury provedete v záložce hlavní nabídky Sklad Inventury. Více o nové inventuře naleznete v kapitole 10.2 Nová inventura. Inventury podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. 10.1 Inventurní soupis Inventurní soupis usnadňuje zadávání zjištěného stavu surovin za skladu do inventury. Soupis se zobrazuje vždy za konkrétní sklad a umožňuje např. vyfiltrovat položky s nulovou hodnotou na skladu (záporné množství suroviny se zobrazí vždy). Soupis lze jednoduše vytisknout a to buď pouze názvy surovin bez aktuálního množství suroviny na skladě nebo včetně skladového množství. Více o nastavení zobrazení množství v inventurním soupisu naleznete v kapitole 5. Nastavení systému. 27

Obrázek 14 - Inventurní soupis Sklad sklad. Kategorie surovin výběr z kategorií surovin s možností zobrazení podkategorií. Filtrovat nulové volba umožní nezobrazovat položky, u nichž je skladové množství rovno 0. V případě, že je položka v záporném množství, systém ji v soupisu zobrazí. Zobrazit po stisknutí tlačítka Zobrazit se zobrazí výsledky vyhledávání podle zvolených kritérií. dtgkod kód suroviny. dtgnazev název suroviny. dtgmnozstvi množství suroviny aktuálně na skladě. Tisk umožní zobrazené výsledky vytisknout. 10.2 Nová inventura Inventura se v systému zadává vždy za období od poslední inventury do libovolného data max. však do aktuálního dne. Do inventury lze vložit položky a uložit ji jako rozpracovanou, podobně jak je tomu u ostatních skladových dokladů. Po ukončení inventury je úprava skladu konečná a nevratná, případná oprava lze provést až další inventurou. Do inventury lze vkládat jednotlivé suroviny vícekrát, není tedy nutné položky před vložením sčítat, máte-li více zdrojů stavu skladu. Vždy poslední vložená surovina v inventuře zobrazuje aktuální korekci skladu, berou se tedy v potaz i suroviny v inventuře již zadané. Ukončením inventury dojde k uzamčení veškerých skladových dokladů za období inventury a stavy surovin se upraví. V historii pohybů surovin se dále tato korekce zobrazuje jako Inventura č. xxxx. Při vkládání většího množství položek do inventury doporučujeme průběžně ukládat položky do rozpracované inventury z důvodu možného vypršení časového limitu pro přihlášení uživatele z bezpečnostních důvodů. 28

Inventury podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. Novou inventuru zadáváte v záložce hlavní nabídky Sklad Inventury tlačítko Nová inventura Krok 1 - založení inventury V prvním kroku je třeba vytvořit inventuru na skladu a vybrat datum a čas, ke kterému bude inventura ukončena, tzn. datum a čas ke kterému se upraví množství surovin na skladě. V případě, že uživatel nezvolí uzamčení skladu, bude možné na sklad za období inventury přidávat skladové doklady. Obrázek 15 - Nová inventura Sklad výběr skladu. Datum inventury výběr data a času inventury. Uzamknout sklad uzamkne sklad, znemožní vkládat na sklad další skladové dokumenty za období inventury. Vytvořit a zadat položky po stisknutí tlačítka Vytvořit a zadat položky se založí nová inventura. Zpět po stisknutí tlačítka Zpět dojde k návratu uživatele na předchozí stránku. Krok 2 - vložení množství surovin do inventury Do založené inventury začněte vkládat suroviny. Nejčastěji se pro tento účel využívá hromadné přidání položek pomocí funkce v pravém panelu nástrojů Přidat položky hromadně. Postup vkládání položek je totožný s vkládáním položek na ostatní skladové doklady (více v kapitole 8.2.1. Vložení položek na doklad) s tím rozdílem, že se vyplňuje pouze zjištěné množství. Vložení surovin do inventury provedete pomocí funkce v pravém panelu nástrojů Vložit položky a zkontrolovat nebo Vložit položky a zadat další. Pozor, vyplněné množství 0 je validní hodnotou, tzn. v případě, že se surovina na skladu nenachází a její stav je v systému minusový, inventura by opravila skladové množství na 0. 29

Obrázek 16 - Vložení položek do inventury Hlavička Název / popis nevyužívá se pro účely inventury. Datum datum, ke kterému bude inventura ukončena, tj. datum a čas, ke kterému se upraví množství zadaných suroviny na skladě. Sklad sklad. Měna dokladu měna. Vložení kategorie surovin Kategorie surovin kategorie surovin s možnosti zaškrtnutí volby včetně podkategorií. Dodavatel výběr z adresáře dodavatelů. Pouze sklad Hlavní sklad volba pro zobrazení položek pouze na konkrétním skladu (zahrnuje i položky, které jsou na skladu rovny 0 nebo v záporném množství). Zobrazit suroviny stiskem tlačítka Zobrazit suroviny dojde k zobrazení výsledků ze seznamu surovin podle zadaných parametrů. Položky Kód kód suroviny. Název název suroviny. Množství zjištěné množství suroviny na skladě. Cena/J bez DPH průměrná skladová cena. Panel nástrojů 30

Vložit položky a zkontrolovat položky se uloží do inventury jako rozpracováno, samotné ukončení inventury se provádí v detailu inventury pomocí funkce Ukončit inventuru. Vložit položky a zadat další položky se uloží a systém přesměruje na nové zadávání surovin. Tisk tisk. Zpět vrátí na detail inventury bez uložení. 10.3 Detail inventury Krok 3 kontrola a ukončení inventury V rozpracované inventuře je vhodné nyní provést kontrolu. Došlo li k doplnění skladových dokladů do období inventury doporučujeme využívat funkci v pravé panelu nástrojů Aktualizovat rozdíly, která je zohlední ve skladové korekci. Je vhodná také opětovná kontrola data a času současně se skladem inventury a zkontrolovat zadané položky. Posledním krokem je ukončení inventury, které uzamkne skladové doklady na skladu v období inventury, tzn. do data inventury v hlavičce, upraví množství surovin na skladu k datu inventury, tzn. k datu z hlavičky inventury, inventura se uloží a nebude možné ji znovu editovat nebo vkládat jakékoliv skladové pohyby / doklady za období do data inventury, tzn. data v hlavičce inventury. Obrázek 17 - Detail inventury Hlavička Název / popis nevyužívá se pro účely inventury. Datum datum, ke kterému bude inventura ukončena, tj. datum a čas, ke kterému se upraví množství zadaných surovin. Sklad sklad. 31

Měna dokladu měna dokladu. Položky Kategorie nevyužívá se pro účely inventury. Vloženo položek počet vložených položek. Celkem bez DPH cena skladové korekce bez DPH. Celkem s DPH cena skladové korekce s DPH. Nová položka Vyhledávat v kategorii výběr z kategorií. Pouze sklad Bar - zobrazení výsledků pouze na příslušném skladu. Dodavatel výběr z dodavatelů. Kód / název suroviny místo pro vyhledání suroviny pro vložení surovin jednotlivě, pro systémové vyhledání zadejte 3 znaky, které obsahuje název nebo kód suroviny. Hromadné vložení surovin se nachází v pravém panelu nástrojů funkce Přidat položky hromadně. Položky Pořadové číslo pořadové číslo surovin v inventuře. Ikona historie pohybů suroviny. Název název suroviny. Mn. nalezené fyzicky zjištěné množství na skladu. MJ skladová jednotka (více o skladových jednotkách naleznete v kapitole 3. Skladové jednotky). Sazba DPH suroviny. Cena/J bez DPH skladová cena jednotky bez DPH (více o výpočtu skladové ceny naleznete v kapitole 5. Nastavení systému). Celkem bez DPH skladová cena celkem za počet jednotek bez DPH (více o výpočtu skladové ceny naleznete v kapitole 5. Nastavení systému). Cena/J s DPH skladová cena jednotky s DPH (více o výpočtu skladové ceny naleznete v kapitole 5. Nastavení systému). Cena celkem s DPH - skladová cena celkem za počet jednotek s DPH (více o výpočtu skladové ceny naleznete v kapitole 5. Nastavení systému). Korekce skladu rozdíl mezi zjištěným množství suroviny na skladu a stavem suroviny v systému k datu inventury. Vyčlenit z fin. rozdílů funkce pro vyčlenění z fin. rozdílů, surovina nebude figurovat v celkové ceně celkem. 32

Ikona slouží k editaci položky. Pomocí ikony lze položku dokladu smazat. Panel nástrojů Ukončit inventuru uloží položky a upraví sklad k datu uvedeném v hlavičce inventury. Přidat položky hromadně umožní přidat položky do inventury hromadně, více informací k přidání položek na doklady naleznete v kapitole 8.2.1. Vložení položek na doklad. Vložení surovin kalkulace umožní vložit suroviny poměrově (např. podle porcí) z prodejních kalkulací. Zrušit zadané položky zruší položky z rozpracované inventury. Aktualizovat rozdíly aktualizuje ztráty / přebytky zadané položky, používá se např. v případech kdy uživatelé během zadávání inventury doplnili na sklad další skladové doklady. Export: Excel umožní export do MS Excel. Tisk tisk. Zpět vrátí uživatele do seznamu inventur. 10.4 Seznam inventur Seznam inventur shromažďuje všechny rozpracované a ukončené inventury v systému. Rozpracované inventury je možné editovat / mazat, ukončené inventury nelze uživatelsky dále editovat / mazat ze systému. Seznam inventur naleznete v záložce hlavní nabídky Sklad Inventury. Inventury podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. Obrázek 18 - Seznam inventur 33

Filtrovací podmínky Sklad výběr skladu. Datum (od do) datum inventury od do. Zobrazit dokončené volba pro zobrazení i dokončených inventur. Nová inventura stisknutím tlačítka Nová inventura se nabídne formulář pro založení nové inventury. Vyhledat po stisknutí tlačítka Vyhledat dojde k vyhledání výsledků podle zadaných parametrů. Položky ID systémové číslo inventury. Sklad sklad. Datum inventury datum inventury, kdy byl upraven sklad. Konec datum ukončení inventury uživatelem. Vytvořil uživatel, který inventuru ukončil. Upr. pol. množství upravených položek v inventuře. Ztráty bez DPH výše zjištěných ztrát v průměrné skladové ceně položek bez DPH. Přebytky bez DPH výše zjištěných přebytků v průměrné skladové ceně položek bez DPH. Celkem bez DPH součet ztrát a přebytků bez DPH. Ikona Ikona slouží k zobrazení detailu inventury. slouží k editaci položky. Pomocí ikony lze položku dokladu smazat. 11. SEZNAMY A PŘEHLEDY V souvislosti se sklady disponuje systém Vento hned několika seznamy a přehledy. Je tak možné zobrazit si nejen přehled všech dokladů, nebo pohybů na skladech, ale i např. stav skladu ke konkrétnímu dni a to i k datu v minulosti. Zároveň je možné nahlížet do přehledu nákupních cen nebo stavu skladu včetně možnosti filtrování docházejících surovin. Seznamy a přehledy skladu naleznete v záložce hlavní nabídky Sklad. Seznamy a přehledy podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. 11.1 Přehled dokladů V přehledu dokladů se nacházejí veškeré uložené nebo rozpracované skladové doklady. Lze si tak zobrazovat konkrétní typy dokladů nebo přehled všech skladových dokladů kromě inventur. Přehled lze exportovat do MS Excel a lze ho vytisknout. 34