Formátování Formátováním rozumíme změnu vlastností daného objektu, dle našich představ a možností programu MS Excel. Formátovat můžeme texty v buňkách, můžeme formátovat buňky, listy i celý sešit a měnit tak jejich velikost, záhlaví, různá ohraničení, podbarvení atd. Formátování textů v buňkách Formátování textů je nejjednodušší pomocí panelu Písmo, nebo Zarovnání, či Číslo z karty Domů. Panely formátovacích nástrojů i s popisem jednotlivých ikon vypadají takto Zarovnání k okraji Typ písma Velikost písma Orientace textu Datový formát Tlustě Kurzíva Podbarvení Ohraničení O úroveň níž O úroveň výš Podtržení Barva písma Zarovnání k okraji Formát písma podrobně Formát buněk - zarovnání Měna Procenta Oddělit tisíce +/- des. místo Formát buněk dat. typ Zalamování textu a Sloučit a zarovnat na střed mají tak geniální popisek, že nejlepší bylo je sem beze změny nakopírovat: Je však třeba uvědomit si, že jakékoliv změny formátování se projeví pouze v buňkách, které jsme měli nastaveny jako aktivní. Formátování buněk Formátováním buněk myslíme nastavení jejich všeobecných i vzhledových vlastností. Formátování buněk vyvoláme buď pomocí pravého tlačítka myši, nebo tlačítkem z panelu Zarovnání na kartě Domů. Zobrazí se nám dialogové okno se záložkami, podle kterých můžeme nastavovat různé vlastnosti buňky jako datový typ, zarovnání, ohraničení, písmo, barvy a zabezpečení. 25
Například v tomto dialogu volíme ohraničení buňky. Lze to sice udělat rychleji pomocí ikonky z panelu Písmo na kartě Domů, zde však máme více možností. Můžeme volit styl čáry, tloušťku, zapnout šikmé čáry apod. Práce v těchto oknech je vždy stejná vypnu čáru, změním její vlastnosti a pak znovu zapnu čáru. Pochopitelně vše platí jen pro aktivní (označené) buňky. Formátování lze také samostatně mazat a kopírovat. Kopírování formátu, které tedy kopíruje jen vlastnosti buňky, nikoliv hodnoty provedeme pomocí tlačítka z panelu Schránka na kartě Domů. Nejprve klikneme na buňku jejíž formát má být kopírován, pak stiskneme tlačítko Kopírovat formát, přemístíme kurzor na cílovou buňku a klikneme myší. V ten moment je formát nakopírován. MS Excel má také předdefinované formáty. Ty se používají tak, že označíme oblast, kterou chceme formátovat a z panelu Styly na kartě Domů vybereme požadovaný formát. Příklady některých automatických formátů jsou jasné již z obrázku: Navrácení formátu do původní podoby (bez formátu) Přednastavené formáty pro celé tabulky Přednastavené formáty 26
Velmi zajímavou funkcí MS Excel je velmi jednoduše použitelné podmíněné formátování. Princip je v tom, že formátování ať buňky, nebo dat se aktivuje pouze, pokud je splněna nějaká podmínka (odtud název podmíněné formátování). Praktický význam to má zejména ve vizuálním odlišení dat, která splňují danou podmínku. Například máme-li nějakou ekonomickou sestavu dat a potřebujeme, aby nám svítily červeně buňky, u kterých jsme překročili finanční limit (tedy je splněna podmínka že data jsou větší než ). A podobně si můžeme vymyslet cokoli. Nastavení podmíněného formátu je jednoduché. Označím si oblast buněk, které mají být zahrnuty do podmíněného formátování. Z panelu Styly na kartě Domů kliknu na tlačítko Podmíněné formátování a vyberu podmínku. Když vybereme podmínku (např. jako na obrázku větší než), spustí se okno, ve kterém definuji, co se má provést a kdy: Ve vybrané oblasti buněk jsme tedy takto jednoduše nastavili, že pokud je hodnota ve vybraných buňkách větší než 60, formát buňky se změní na Světle červená výplň s tmavě červeným textem. Na datech je pak přímo vidět výsledek takovéhoto podmíněného formátu. Zbývá už jen potvrdit tlačítkem 27
Záhlaví a zápatí Záhlaví a zápatí jsou místa na začátku a na konci stránky, kam můžeme vkládat různé texty, čísla stránek, obrázky a jiné. Tímto nástrojem tedy nastavíme unifikovaný vzhled dokumentu, který bude na každé stránce stejný, nebo podobný (např. čísla stránek budou pochopitelně na každé stránce jiné). Ideální je tento prostor třeba na umístění firemního loga apod. Dialogové okno pro úpravy záhlaví a zápatí otevřeme tlačítkem Rozložení stránky. Je třeba přepnout se na záložku Záhlaví a zápatí. z panelu Vzhled stránky na kartě Zde můžeme kliknutím na tlačítko naprosto stejně kliknutím na tlačítko zápatí. otevřít dialog pro vlastní podobu záhlaví a můžeme otevřít dialog pro editaci Texty, obrázky (např. logo firmy), či automatický text (číslo stránky, datum), vkládáme do oddílů, podle toho, ve které části záhlaví/zápatí mají být zobrazeny. Samozřejmě že pro texty a objekty v záhlaví či zápatí platí všechny formátovací schopnosti, které MS Excel nabízí. Obsah záhlaví a zápatí je vidět jen v náhledu před tiskem. 28
Formátování řádků a sloupců Pracovní list je složen z buněk, které tak rozdělují každý list na řádky a sloupce. Všechny buňky mají přednastavenu stejnou výšku (17 pixelů) i šířku (64 pixelů). Výška buňky a tím pádem i celého řádku se upravuje automaticky, podle velikosti použitého písma. Šířka sloupců se automaticky přizpůsobuje jen u čísel a dat. Vepisujeme li do buňky text, který je delší než buňka, MS Excel jej nechá zobrazen i přes další buňky, ale pouze do té doby, než do sousední buňky (kam přesahuje text z předchozí buňky) začneme psát data či jiný text. V takovém případě se přesahující text skryje a zobrazen je text, který jsme psali jako poslední. Řešením je buňku roztáhnout. Kurzorem myši najedeme přesně mezi hranici sloupců v záhlaví sloupců, tak aby se změnil kurzor myši a s přidrženým levým tlačítkem změníme šířku celého sloupce, tak aby nám vyhovovala. Naprosto stejným způsobem můžeme změnit i výšku všech buněk na řádku. Stačí najet na hranici mezi řádky v záhlaví řádků a s přidrženým levým tlačítkem změnit velikost řádku. Úpravy řádků a sloupců je možné provádět pomocí nástroje Formát z panelu Buňky na kartě Domů. Výška řádku můžeme definovat vlastní výšku řádku počtem pixelů Přizpůsobit výšku řádku přizpůsobí výšku řádku největšího písma na řádku Šířka sloupce můžeme definovat vlastní šířku sloupce v pixelech Přizpůsobit šířku sloupců rozšíří sloupec dle nejdelšího textu Výchozí šířka vrátí šířku sloupce na výchozí hodnotu (8,71 pixelů) Šířku sloupce i výšku řádku můžeme pochopitelně upravovat i pomocí pravého tlačítka myši, kdy při kliknutí pravým tlačítkem na záhlaví sloupce či řádku zvolíme požadovanou funkci. 29
Formátování a práce s pracovními listy Jak se zachází s pracovními listy jsme se částečně zmínili již v kapitole Základy práce. Nyní si pouze doplníme informace o práci s listy o něco více. Pracovní listy můžeme nejen vkládat a odstraňovat, ale také kopírovat a přesouvat. K obojímu však potřebujeme myš. Přesouvání listu Při přesouvání klikneme levým tlačítkem myši na záložku listu, který budeme přesouvat. Stiskneme levé tlačítko a přesuneme list. Malá šipečka nám při pohybu myší ukazuje, kam se uchopený list přesune. Vybereme tedy, kam list přesuneme a teprve teď pustíme levé tlačítko myši. List se přesune, kam jsme mu ukázali. Kopírování listu Kopírování se provádí naprosto stejně, jako přesouvání, pouze s tím rozdílem, že při uchopení listu držíme stisklou klávesu CTRL. Veškeré další úpravy s listy je nejlepší provádět unifikovaně - pomocí pravého tlačítka, kterým klikneme na příslušnou záložku listu. Objeví se nám kontextová nabídka, ve které si vybereme, co potřebujeme s listem udělat. Jak je vidět z obrázku, listům můžeme také nastavit barvu záložek listů, můžeme list zamknout (zaheslovat proti nežádoucím úpravám), nebo jej můžeme třeba skrýt, aby nikdo neviděl dodatečná data, která tu třeba máme schována. 30