Příručka k klienta GFI Uživatelská příručka
Informace a obsah v tomto dokumentu slouží jen pro informační účely a jsou poskytovány, tak jak jsou, bez jakýchkoli dalších záruk, výslovných či odvozených, mimo jiné implikovaných záruk obchodovatelnosti, vhodnosti pro určitý účel a neporušení zákona. Společnost GFI Software není zodpovědná za jakékoli škody, včetně jakýchkoli následných, které mohou být způsobeny použitím tohoto dokumentu. Informace jsou získávány z veřejně dostupných zdrojů. Přestože byla vyvinuta maximální snaha o zajištění přesnosti uvedených dat, společnost GFI nemůže poskytovat žádnou záruku na úplnost, přesnost, aktuálnost a adekvátnost informací v tomto dokumentu a není odpovědná za chyby tisku, neaktuálnost údajů ani chyby v textu. Společnost GFI neposkytuje žádnou výslovnou nebo odvozenou záruku a nepřebírá žádnou právní ani jinou odpovědnost za přesnost nebo úplnost informací obsažených v tomto dokumentu. Pokud se domníváte, že tento dokument obsahuje faktické chyby, kontaktujte nás. Vaše oznámení co nejdříve prověříme. Všechny názvy produktů a společností, které jsou zde uvedeny, mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků. Microsoft a Windows jsou buď registrované ochranné známky nebo ochranné známky společnosti Microsoft Corporation v USA a jiných zemích. Server GFI MailArchiver je chráněn autorskými právy společnosti GFI SOFTWARE Ltd. - 1999-2014 GFI Software Ltd. Všechna práva vyhrazena. Verze dokumentu: 2.2.2 Datum poslední aktualizace (měsíc/den/rok): 1/15/2014
Obsah 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 4 1.1 Přihlášení k aplikaci GFI MailArchiver 4 1.2 Procházení archivovaných položek 5 1.3 Práce s archivovanými položkami 6 1.4 Vyhledávání archivovaných e-mailů 9 1.5 Přístup k více e-mailovým schránkám 16 1.6 GFI MailInsights 17 1.7 Změna předvoleb uživatele 38 2 Konfigurace přístupu k e-mailovému klientovi 39 2.1 Instalace softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 39 2.2 Konfigurace přístupu ke klientovi GFI MailArchiver IMAP 40 3 Glosář 50 4 Rejstřík 55
1 Použití aplikace GFI MailArchiver Aplikace GFI MailArchiver slouží ke snadnému procházení e-mailové komunikace, položek kalendáře a dokumentů, odstraňuje nutnost používání souborů PST a splňuje neustále rostoucí požadavky na soulad a požadavky ediscovery. Díky možnosti vytváření sestav nástrojů obchodního zpravodajství MailInsights dokážete ze svých archivovaných položek získat skutečně maximum. Identifikujte právní rizika a spravujte produktivitu pomocí sestav založených na klíčových obchodních informacích ve vašem archivu. Související informace naleznete v částech: přihlášení do aplikace GFI MailArchiver, procházení archivovaných e-mailů, práce s e-maily, vyhledávání archivovaných e-mailů, přístup k více e-mailovým schránkám, Generování hlášení MailInsights Změna zobrazeného jazyka a další možnosti 1.1 Přihlášení k aplikaci GFI MailArchiver V aplikaci GFI MailArchiver vyberte jednu z následujících možností: Zvolte možnosti Start > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. Aplikace se načte ve výchozím internetovém prohlížeči. Po výzvě zadejte přihlašovací údaje k doméně (uživatelské jméno a heslo používané pro přihlášení do systému Windows ). Případně můžete do internetového prohlížeče zadat tuto adresu URL: http://<název hostitele GFI MailArchiver>/<název virtuálního adresáře GFI MailArchiver> Například: http://mydomain.com/mailarchiver Aplikace GFI MailArchiver ve výchozím nastavení nevyžaduje při přihlašování žádné přihlašovací údaje. Místo toho použije přihlašovací údaje aktuálně přihlášeného uživatele. Při ukončení prohlížeče dojde k odhlášení uživatele aktuálně přihlášeného k aplikaci GFI MailArchiver. Chcete-li se přihlásit jako jiný uživatel, odhlaste se ze svého profilu a přihlaste se jako jiný uživatel systému Windows. Pokud se přihlašujete z počítače, který není připojen k doméně, ve které je nainstalována aplikace GFI MailArchiver, budete vyzváni k zadání pověření pro přihlášení k doméně, ve které je aplikace GFI MailArchiver nainstalována. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 4
1.2 Procházení archivovaných položek 1. Na serveru GFI MailArchiver vyberte kartu Archiv. Snímek obrazovky 1: Procházení archivovaných e-mailů 2. Na kartě Archiv si můžete prohlížet položky archivované ve všech schránkách, k nimž máte přístup. Podle potřeby můžete provádět určité činnosti popsané níže v tabulce níže. Jak hledat e-maily s konkrétním předmětem. Zadejte hledaná slova nebo výrazy a klepněte na možnost. Výsledky se zobrazí panelu s e- maily. Skrytí panelu s náhledem e-mailů. Zobrazení panelu s náhledem e-mailů. Přepínání panelu s náhledem e-mailů mezi zobrazením e-mailů ve spodní části a jejich zobrazením v boční části stránky se seznamem e- mailů. Zobrazuje e-maily v zobrazení zpráv. Zobrazuje e-maily v zobrazení poštovní schránky. Přepnutí na zobrazení kalendáře a zobrazení archivovaných položek kalendáře. Zobrazuje seznam poštovních schránek, k nimž má aktuálně přihlášený uživatel přístup. V seznamu účtů vyberte možnost Úložiště pro archivaci, abyste poštovní schránky zobrazili pomocí možnosti Zobrazit seznam účtů v archivu. Klepnutím na možnost Zavřít opustíte seznam účtů. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 5
Jestliže váš správce systému povolil možnost Odstranění e-mailů, odstraní vybrané e-maily. V opačném případě se ikona nezobrazí. E-maily nelze odstranit z úložiště pro archivaci pouze ke čtení nebo v případě, že byla povolena možnost Zachovávat právní materiál. Aplikace GFI MailArchiver ve výchozím nastavení zobrazuje 25 položek na stránku. Chcete-li tuto hodnotu změnit, Klikněte na uživatelské jméno zobrazené v pravém horním rohu obrazovky a změňte hodnotu v možnosti Počet e-mailů zobrazovaných na straně. Klepněte na možnost Uložit. 1.3 Práce s archivovanými položkami V aplikaci GFI MailArchivermůžete na kartě Archiv zobrazovat různé typy archivovaných položek a provádět s nimi jednotlivé činnosti. Mezi e-mailovými konverzacemi a položkami kalendáře lze přepínat pomocí dostupných ovládacích prvků na panelu úloh. Více informací najdete zde: Procházení archivovaných položek (page 5). Chcete-li e-mail nebo archivovaný soubor zobrazit, vyberte jej ve schránce nebo v zobrazení zpráv. Vybraná položka se zobrazí v podokně náhledu. Poklepáním e-mail nebo archivovaný soubor zobrazíte v okně zobrazení e-mailu. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 6
Snímek obrazovky 2: Práce s archivovanými položkami v aplikaci GFI MailArchiver Chcete-li zobrazit archivovanou položku kalendáře, přepněte na zobrazení kalendáře. Vyberte položku, kterou chcete zobrazit. Jedním kliknutím na položku zobrazíte podrobnosti v okně kalendáře. V závislosti na typu vybrané archivované položky lze během zobrazování obsahu archivovaných položek provádět následující činnosti: Zobrazit záhlaví e-mailu / položky kalendáře. Klepnutím zobrazíte záhlaví e-mailu či položky kalendáře. Zobrazují se v panelu. Panel zavřete opakovaným klepnutím na toto tlačítko nebo klepnutím na možnost Zavřít. Zobrazit vlákno konverzace Klepnutím na tlačítko zobrazíte celou konverzaci v okně zobrazení pošty. Zobrazí se všechny e- maily, které jsou součástí konverzace. Panel zavřete opakovaným klepnutím na toto tlačítko nebo klepnutím na možnost Zavřít. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 7
Upravit označení e-mailů nebo položek kalendáře (osobní a globální) Umožňuje kategorizovat e-maily a položky kalendáře pomocí štítků. Tato funkce je užitečná při hledání konkrétních typů archivovaných položek. Například lze hledat všechny položky označené jako Důležité. Postup přidání štítku: 1. U možnosti Dostupné štítky zadejte nový štítek nebo vyberte existující. 2. Klepnutím na možnost Označit e-mail označíte e-mail zadaným nebo vybraným štítkem. Postup odebrání dříve přiřazeného štítku: 1. Vyberte dříve přiřazený štítek. 2. Klikněte na možnost Odebrat štítek. Panel zavřete opakovaným klepnutím na toto tlačítko nebo klepnutím na možnost Zavřít. Štítky se v poli Štítky zobrazují černě. Štítky přiřazené na úrovni organizace pomocí kategorizačních zásad jsou červené. Štítky kategorizačních zásad nelze z e-mailu odstranit. Obnovit e-mail / položku kalendáře Obnoví e-maily nebo položky kalendáře pomocí funkce OneClick Restore, která obnoví archivovanou položku do stanovené poštovní schránky nebo přepošle kopii na e-mailovou adresu. Na panelu pro obnovení e-mailů zadejte e-mailovou adresu, na kterou má být odeslána kopie aktuální položky, a klikněte na možnost Obnovit e-mail / položku kalendáře. Uložit e-mail na disk (formát EML) Stáhne celý e-mail na disk včetně všech příloh ve formátu.eml. Tento formát je kompatibilní s řadou e-mailových klientů, jako jsou například Microsoft Outlook Express, Windows Mail nebo Mozilla Thunderbird. V dialogovém okně Stažení souboru vyberte možnost Uložit. Poté vyberte místo, kam bude soubor uložen. Uložit e-mail na disk (formát MSG) Stáhne celý e-mail na disk včetně všech příloh ve formátu.msg, který je kompatibilní s aplikací Microsoft Outlook. V dialogovém okně Stažení souboru vyberte možnost Uložit. Poté vyberte umístění, kam bude soubor uložen. Stáhnout položku kalendáře Stáhne celý e-mail na disk včetně všech příloh ve formátu.msg, který je kompatibilní s aplikací Microsoft Outlook. V dialogovém okně Stažení souboru vyberte možnost Uložit. Poté vyberte umístění, kam bude soubor uložen. Vytisknout e-mail / položku kalendáře Zobrazí archivovanou položku v novém okně prohlížeče ve formátu pro tiskárnu. K tisku položky použijte funkci tisku prohlížeče. Zobrazit obrázky v e-mailech Toto tlačítko se používá k zobrazení připojených obrázků v zobrazeném e-mailu. Označit, že se nejedná o spam Toto tlačítko použijte u e-mailů, které byly antispamovým nástrojem označeny jako spam, k označení, že se o spam nejedná. Vyžaduje nastavení zásad pro blokování spamu. Odstranit e-mail / položku kalendáře Jestliže váš správce systému povolil možnost Odstranění e-mailů, odstraní aktuálně vybranou položku. V opačném případě se ikona nezobrazí. Archivované položky nelze odstranit z úložiště pro archivaci pouze ke čtení nebo v případě, že byla povolena možnost Právní držení. Zobrazit události položek kalendáře Klepnutím na tlačítko zobrazíte Události položek kalendáře v okně zobrazení pošty. Stáhnout Při zobrazování archivovaných souborů se v textu zprávy nachází další odkaz pro Stažení. Kliknutím na tento odkaz stáhnete soubor a uložíte jej na disk. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 8
1.4 Vyhledávání archivovaných e-mailů Při vyhledávání e-mailů aplikace GFI MailArchiver odešle dotaz na index e-mailů a odpovídající e-maily zobrazí spolu s případnými přílohami. V aplikaci GFI MailArchiver jsou k dispozici tyto možnosti vyhledávání e-mailů: Rychlé hledání Textové pole v panelu nástrojů, které slouží k prohledání všech archivovaných e-mailů pro vybraného uživatele a úložiště. V textovém poli Rychlé hledání lze rovněž použít tyto zástupné znaky:? Nahrazuje jakýkoli jeden znak. * Nahrazuje jakýkoli řetězec znaků. Jednoduché hledání Pokročilé hledání Například: Slovu Švýcar tak budou odpovídat výrazy Švý??r i Švý*r. Rozbalením možnosti Rychlé hledání zobrazíte seznam základních kritérií (např. odesílatel, příjemce, předmět, datum atd.), podle kterých lze hledat. Více informací najdete zde: Jednoduché hledání (page 9). Pokud chcete hledat podle více kritérií, použijte rozšířené možnosti. Více informací najdete zde: Pokročilé hledání (page 11). E-maily, které odpovídají vyhledávacímu kritériu, se zobrazí v panelu s e-maily. GFI MailArchiver zobrazuje až 25 e-mailů na stránku. Pokud dotazu odpovídá více než 25 e-mailů, aplikace GFI MailArchiver rozdělí výsledky hledání na několik stránek. Pomocí posuvníku nacházejícího se ve spodní části panelu s e-maily můžete přecházet z jedné stránky na další. 1.4.1 Jednoduché hledání Funkce Jednoduché hledání je rozšířením funkce Rychlé hledání a umožňuje vyhledávat e-maily, soubory, položky kalendáře a faxové/sms zprávy v úložišti pro archivaci podle několika dalších vyhledávacích kritérií. Použití funkce Jednoduché hledání: 1. Na kartě Archiv klikněte na ikonu rozevíracího seznamu nacházející se vedle textového pole Hledání. Snímek obrazovky 3: Možnosti jednoduchého hledání 2. V oblasti Hledání volbou možnosti E-mail zapněte prohledávání e-mailů ve všech úložištích pro archivaci. Použít můžete tato kritéria: Obsahuje Předmět Zadejte hledané klíčové slovo. Použít lze i tyto zástupné znaky:? Nahrazuje jakýkoli jeden znak. * Nahrazuje jakýkoli řetězec znaků. Hledání e-mailů s určitým předmětem. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 9
Datum odeslání Určuje datum, kdy byl hledaný e-mail odeslán. Odesílatel Zadejte e-mailovou adresu nebo jméno odesílatele zobrazované ve službě Active Directory, jehož e-maily chcete prohledat. Příjemce Zadejte e-mailovou adresu nebo jméno příjemce zobrazované ve službě Active Directory, jehož e-maily chcete prohledat. Příloha Pokročilé možnosti Resetovat Uložit Hledat Vyhledávání e-mailů s určitým obsahem v přílohách. Pokud chcete hledat podle více kritérií, použijte rozšířené možnosti. Více informací najdete zde: Pokročilé hledání (page 11). Resetuje podmínky hledání a umožňuje začít hledat znovu. Umožňuje podmínky hledání uložit v podobě uloženého vyhledávacího dotazu, který můžete následně kdykoliv použít. Uložená vyhledávání jsou uvedena v okně Klasifikace na kartě Archiv. Slouží ke spuštění hledání archivovaných e-mailů. Výsledky jsou zobrazeny podle zadaných podmínek. 3. V oblasti Hledání volbou možnosti Soubor zapněte vyhledávání archivovaných souborů ve všech úložištích pro archivaci. Použít můžete tato kritéria: Název souboru Typ souboru Datum poslední změny Pokročilé možnosti Hledat Resetovat Uložit Zadejte úplný název hledaného souboru nebo jeho část. Použít lze i tyto zástupné znaky:? Nahrazuje jakýkoli jeden znak. * Nahrazuje jakýkoli řetězec znaků. Typ souboru můžete vybrat z dostupných možností nebo můžete zvolit možnost Jakýkoli (výchozí možnost). Zvolte jednu z dostupných možností nebo vyberte možnost Vlastní a pomocí kalendáře zadejte časové období. Pokud chcete hledat podle více kritérií, použijte rozšířené možnosti. Více informací najdete zde: Pokročilé hledání (page 11). Slouží ke spuštění hledání archivovaných e-mailů. Výsledky jsou zobrazeny podle zadaných podmínek. Resetuje podmínky hledání a umožňuje začít hledat znovu. Umožňuje podmínky hledání uložit v podobě uloženého vyhledávacího dotazu, který můžete následně kdykoliv použít. Uložená vyhledávání jsou uvedena v okně Klasifikace na kartě Archiv. 4. V oblasti Hledání volbou možnosti Kalendář zapněte vyhledávání archivovaných položek kalendáře ve všech úložištích pro archivaci. Použít můžete tato kritéria: Obsahuje Organizátor Předmět Pozvaní účastníci Začátek události Místo Pokročilé možnosti Hledat Zadejte úplný název hledaného souboru nebo jeho část. Použít lze i tyto zástupné znaky:? Nahrazuje jakýkoli jeden znak. * Nahrazuje jakýkoli řetězec znaků. Zadejte název organizátoru událostí. Hledání položek kalendáře s určitým předmětem. Zadejte název osob pozvaných na událost. Zvolte jednu z dostupných možností nebo vyberte možnost Vlastní a pomocí kalendáře zadejte časové období. Zadejte název místa, kde se událost koná. Pokud chcete hledat podle více kritérií, použijte rozšířené možnosti. Více informací najdete zde: Pokročilé hledání (page 11). Slouží ke spuštění hledání archivovaných e-mailů. Výsledky jsou zobrazeny podle zadaných podmínek. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 10
Resetovat Uložit Resetuje podmínky hledání a umožňuje začít hledat znovu. Umožňuje podmínky hledání uložit v podobě uloženého vyhledávacího dotazu, který můžete následně kdykoliv použít. Uložená vyhledávání jsou uvedena v okně Klasifikace na kartě Archiv. 5. V oblasti Hledání volbou možnosti Fax zapněte vyhledávání faxových a SMS zpráv ve všech úložištích pro archivaci. Použít můžete tato kritéria: Obsahuje Typ Datum odeslání Odesílatel Příjemce Pokročilé možnosti Hledat Resetovat Uložit Zadejte úplný název hledaného souboru nebo jeho část. Použít lze i tyto zástupné znaky:? Nahrazuje jakýkoli jeden znak. * Nahrazuje jakýkoli řetězec znaků. Mezi faxovými a SMS zprávami lze přepínat pomocí rozevíracího seznamu. Pomocí dostupného seznamu určete datum, kdy byla hledaná faxová či SMS zpráva odeslána. Zadejte adresu odesílatele, jehož e-maily chcete prohledat. Zadejte adresu příjemce, jehož e-maily chcete prohledat. Pokud chcete hledat podle více kritérií, použijte rozšířené možnosti. Více informací najdete zde: Pokročilé hledání (page 11). Slouží ke spuštění hledání archivovaných e-mailů. Výsledky jsou zobrazeny podle zadaných podmínek. Resetuje podmínky hledání a umožňuje začít hledat znovu. Umožňuje podmínky hledání uložit v podobě uloženého vyhledávacího dotazu, který můžete následně kdykoliv použít. Uložená vyhledávání jsou uvedena v okně Klasifikace na kartě Archiv. Možnost Hledání faxu se zobrazí pouze tehdy, když volbu Karta hledání archivovaných faxů povolí administrátor aplikace GFI MailArchiver. 1.4.2 Pokročilé hledání Funkce Pokročilé hledání je rozšířením funkce Jednoduché hledání a umožňuje vyhledávat e-maily podle mnoha různých vyhledávacích kritérií. Použití funkce Pokročilé hledání: 1. Na kartě Archiv klikněte na ikonu rozevíracího seznamu nacházející se vedle textového pole Rychlé hledání a zvolte možnost Pokročilé možnosti. Snímek obrazovky 4: Možnosti pokročilého hledání 2. V oblasti Možnosti pokročilého hledání můžete využít tyto funkce: GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 11
Hledat e-maily pro Úložiště pro archivaci Datum odeslání Zahrnuje vše/některé Výběr uživatele služby Active Directory ze seznamu. Umožňuje určit úložiště k archivaci, ve kterém hledání proběhne. V zobrazeném seznamu Úložiště pro archivaci vyberte jedno nebo více úložišť. Určuje datum, kdy byl hledaný e-mail odeslán. Určuje, zda mají být zobrazeny položky, které odpovídají všem podmínkám, nebo položky, které odpovídají kterékoli z podmínek. V rozevírací nabídce vyberte jednu z možností: Všechny zobrazí archivované položky, které odpovídají všem uvedeným podmínkám. Libovolné zobrazí archivované položky, které odpovídají alespoň jedné uvedené podmínce. Klepnutím na toto tlačítko přidejte podmínky. Dostupné jsou následující podmínky: Předmět hledání e-mailů s určitým předmětem. Odesílatel umožňuje určit e-mailovou adresu odesílatele nebo jeho zobrazované jméno na serveru Active Directory, na základě kterého chcete e-maily vyhledat. Příjemce umožňuje určit e-mailovou adresu příjemce nebo jeho zobrazované jméno na serveru Active Directory, na základě kterého chcete e-maily vyhledat. BCC zadejte e-mailovou adresu nebo jméno příjemce zobrazované ve službě Active Directory, jehož adresa byla zadána do pole BCC. Datum odeslání umožňuje vyhledat e-maily odeslané v určité datum, před ním nebo po něm. Zadejte nebo vyberte požadované datum a vyberte možnost Předchází, Následuje nebo Odpovídá. Datum přijetí umožňuje vyhledat e-maily přijaté v určité datum, před ním nebo po něm. Zadejte nebo vyberte požadované datum a vyberte možnost Předchází, Následuje nebo Odpovídá. Datum zahájení hledání položek kalendáře, které byly zahájeny před zadaným datem. Velikost (kb) umožňuje vyhledat položky, jejichž velikost je větší, menší nebo rovna požadované velikosti. Zadejte velikost a vyberte jednu z následujících možností: Je větší než, Je menší než a Je přesně. ID zprávy umožňuje vyhledávat pomocí pole ID zprávy nacházejícího se v hlavičce e- mailu. Zadejte nebo vložte ID zprávy, který chcete vyhledat. Celý e-mail vyhledávání e-mailů obsahujících konkrétní obsah kdekoli v e-mailu (včetně těla, hlaviček a příloh). Text umožňuje hledat e-maily, jejichž text obsahuje konkrétní obsah. Příloha umožňuje hledat e-maily, které mají konkrétní obsah kdekoli v přílohách. Obsahuje dokument vyhledávání e-mailů, které mají přiložen nějaký dokument. Složka umožňuje vyhledat položky, které se nacházejí v určité složce poštovní schránky. Složka/Podsložky umožňuje vyhledat položky, které se nacházejí v určité podsložce ve složce poštovní schránky. Štítek umožňuje hledat e-maily se specifickým štítkem. Kliknutím na tlačítko vedle podmínky hledání danou podmínku odeberete. Vyjma všech těchto podmínek Umožňuje vytvořit seznam podmínek, které archivované položky NESMÍ splňovat, aby byly zobrazeny jako výsledek vyhledávání. Klikněte na tlačítko a vyberte podmínky, které mají být použity. Podmínky, které je možné určit, jsou podobné těm popsaným výše. Kliknutím na tlačítko vedle kritéria hledání dané kritérium odeberete. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 12
Zpět na základní možnosti Resetovat Uložit Hledat Stisknutím tohoto tlačítka se vrátíte k funkcím jednoduchého hledání. Více informací najdete zde: Jednoduché hledání (page 9). Resetuje podmínky hledání a umožňuje začít hledat znovu. Umožňuje podmínky hledání uložit v podobě uloženého vyhledávacího dotazu, který můžete následně kdykoliv použít. Uložená vyhledávání jsou uvedena v okně Klasifikace na kartě Archiv. Slouží ke spuštění hledání archivovaných položek. Výsledky jsou zobrazeny podle zadaných podmínek. 1.4.3 Vyhledávání e-mailů v chytrých telefonech Aplikace GFI MailArchiver umožňuje vyhledávání e-mailů pomocí chytrých telefonů. Tuto funkci podporují následující mobilní operační systémy: Android 2.1+ Apple iphone ios 4 Blackberry OS5+ Postup jednoduchého hledání: 1. V chytrém telefonu spusťte internetový prohlížeč a zadejte adresu URL, kde se nachází server GFI MailArchiver, a to v následujícím formátu: http://<název hostitele GFI MailArchiver>/<název virtuálního adresáře GFI MailArchiver> Například: http://mojedoména.com/mailarchiver GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 13
Snímek obrazovky 5: Přihlašovací obrazovka inteligentního telefonu 2. Přihlaste se pomocí svých přihlašovacích údajů. Snímek obrazovky 6: Domovská stránka serveru GFI MailArchiver pro chytré telefony GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 14
Rozhraní uživatele mobilu používá stejná nastavení jazyka jako ta, která uživatel nakonfiguroval v programu GFI MailArchiver. Více informací najdete zde: Změna předvoleb uživatele (page 38). 3. Zadejte hledaný text a klikněte na možnost Hledat. Snímek obrazovky 7: Výsledek hledání v inteligentním telefonu 4. Pomocí nabízených ovládacích prvků procházejte zobrazenými výsledky. Výsledky jsou seřazené sestupně podle data. Funkce hledání v mobilu vrací 10 e-mailů na stránku. Pomocí nabízených ovládacích prvků můžete procházet i další stránky. Maximální počet výsledků je 5 000. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 15
Snímek obrazovky 8: Zobrazení konverzace v inteligentním telefonu 5. Kliknutím na předmět e-mailu zobrazíte e-mail a kliknutím na možnost Zobrazit konverzaci zobrazíte související e-maily. Rozhraní uživatele mobilu se zaměřuje na hledání v e-mailových archivech. Pokročilé hledání a funkce procházení získáte pomocí programu GFI MailArchiver v počítači. Rozhraní uživatele mobilu umožňuje uživatelům přístup POUZE k poštovní schránce. 1.5 Přístup k více e-mailovým schránkám Na kartě Archiv můžete procházet také archivované položky ve schránkách ostatních uživatelů za předpokladu, že máte oprávnění k přístupu do jejich archivu. Uživatel s administrátorskými oprávněními může ostatním uživatelům přidělovat nebo naopak odebírat přístup do schránek ostatních uživatelů, a to pomocí funkce Řízení přístupu produktu GFI MailArchiver. Funkce Vyhledejte uživatele, kterého chcete přidat je zakázána, pokud aktuálně přihlášený uživatel nemá přístup k e-mailovým schránkám jiných uživatelů, nebo pokud nelze zobrazit žádné e-maily. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 16
Snímek obrazovky 9: Přístup k více e-mailovým schránkám Zobrazení archivovaných položek z různých schránek: 1. Do pole Vyhledejte uživatele, kterého chcete přidat zadejte název poštovní schránky, jejíž archivované položky chcete prohlížet. Zobrazí se seznam názvů schránek, které odpovídají zadanému výrazu (a k nimž máte přístup). 2. Vyberte uživatele a klepněte na tlačítko vedle pole hledání. 3. Vyberte nově přidaného uživatele z pole Procházet konverzace pro:. 4. Pomocí dostupných možností si přečtěte nebo vyhledejte zobrazené archivované položky. 1.6 GFI MailInsights Aplikace GFI MailInsights vytváří sestavy z dat uložených na serveru GFI MailArchiver. Tento server slouží k poskytování informací o využití pošty a jejího vývoje na základě archivovaných e-mailů. Tato funkce slouží ke generování hlášení pro správu a řízení lidských zdrojů, která poskytují přehled o využívání či zneužívání e-mailu a zdrojů. Aplikace GFI MailInsights je aktivní pouze u uživatelů s odpovídajícími přístupovými právy. Více informací vám sdělí správce systému. Dostupná hlášení: GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 17
NÁZEV SESTAVY Komunikační tok Sledování komunikačních vzorců uživatelů a skupin uvnitř organizace i mimo ni. Použití webové e-mailové služby Určení uživatelů s nejčastější výměnou e-mailů s webovými e- mailovými službami. Identifikace potenciálního úniku dat a nevhodného použití e-mailu. Odezva na e-maily Využití úložiště Neaktivní účty Přehled o tom, kolik času uživateli průměrně zabere odpověď na interní a externí e-maily. Vliv příloh na náklady na úložiště e-mailů. Vytváření příslušných pravidel pro uchovávání e-mailů, díky kterým budete mít kontrolu nad úložným prostorem pro e-maily. Seznam uživatelských účtů, které obdržely e-mail, ale neodpověděly ve stanovené době. Nevhodná slova Sledování nevhodného jazyka, který porušuje podnikové zásady, v e- mailech. Interní spammeři Aktivita mimo pracovní dobu Detekce úniku dat Hledání pracovních pozic Hledání fráze Uživatelský provoz Témata e-mailů Indikátory výkonu při práci s e-maily Sestava velkých e-mailů 1.6.1 Generování hlášení MailInsights Seznam interních uživatelů uvádějících příliš mnoho příjemců do polí Příjemce / Kopie / Skrytá kopie. Přehled e-mailů odeslaných z interních e-mailových účtů mimo pracovní dobu. Rozpoznávání chování, které může vyžadovat další šetření. Rozpoznávání e-mailů obsahujících čísla kreditních karet, čísla amerického sociálního pojištění a jiné důvěrné dokumenty či informace. Rozpoznávání odeslaných nebo přijatých e-mailů obsahujících životopisy nebo e-mailů adresovaných stránkám pro vyhledávání pracovních míst. Vyhledávání konkrétních slov nebo frází v archivovaných e-mailech. Sledování počtu e-mailů, které si vyměnili vybraní uživatelé nebo skupiny se svými kontakty. Seznam témat a častých slov v e-mailech, které si vyměnili vybraní uživatelé nebo skupiny se svými kontakty. Analýza odeslaných a přijatých e-mailů z hlediska produktivity uživatelů na základě sady přednastavených ukazatelů. Identifikace velkých e-mailů, které by mohly zabírat nežádoucí prostor ve vašem archivu. Přílohy e-mailů jsou klasifikovány podle konkrétních kategorií. Vygenerovaná hlášení se odešlou e-mailem přihlášenému uživateli nebo uživateli zadanému v poli Odeslat komu. Hlášení jsou zasílána ve formě přílohy se souborem formátu PDF. Postup generování hlášení: 1. Vyberte kartu MailInsights a zvolte požadovanou sestavu. 2. Pomocí dostupných filtrů vyberte hodnotu, podle které chcete provést filtrování. 3. (Volitelné) V poli Předat komu zadejte e-mailovou adresu příjemce. Při použití možnosti předání e-mailu obdrží hlášení uživatel, který je vygeneroval a všichni uživatelé uvedení v poli Předat komu. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 18
Podle potřeby můžete zadat více e-mailových adres oddělených středníkem (;) 4. Klepněte na možnost Odeslat hlášení ve spodní části jednotlivých stránek hlášení. 1.6.2 Plánování hlášení MailInsights Všechny sestavy lze v nástroji MailInsights naplánovat tak, aby se spustily automaticky. Naplánování hlášení: 1. Vyberte kartu MailInsights a zvolte požadovanou sestavu. 2. Pomocí dostupných filtrů vyberte hodnotu, podle které chcete provést filtrování. 3. Klepněte na tlačítko Naplánovat. Snímek obrazovky 10: Plánování sestav v nástroji MailInsights 4. Do pole Název hlášení zadejte smysluplný název vašeho hlášení. 5. (Volitelné) V poli Předat komu zadejte e-mailovou adresu příjemce nebo příjemců. 6. V rozevírací nabídce Naplánovat hlášení vyberte četnost vytváření hlášení. Dostupné možnosti jsou následující: Denně, Týdně nebo Měsíčně. 7. Do pole Kdy zadejte čas. 8. Klepněte na možnost Uložit a naplánovat hlášení. 1.6.3 Komunikační tok Graf Komunikační tok poskytuje přehled o e-mailech vyměněných mezi vybranými uživateli/skupinami a jejich kontakty. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 19
Snímek obrazovky 11: Komunikační tok v nástroji MailInsights Hlášení lze filtrovat pomocí následujících kritérií: Rozsah Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení. Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Sestava pro Příjemci Vyberte uživatele nebo skupinu služby Active Directory. Vyberte Interní, Externí nebo Vše. Zahrnout Zadejte počet výsledků maximálně 1000 příjemců. Výchozí hodnota je Hlavních 20. Vytvořená sestava zobrazuje vybraného uživatele či skupinu jako jednu entitu uprostřed grafu. Kontakty jsou odděleny podle domén. Jednotlivé doménové klastry jsou znázorněny různými barvami. Šířka okraje mezi uzly ukazuje sílu vztahu e-mailu mezi různými entitami. Tabulka pod grafem obsahuje následující informace: Kontaktní e-mail Odeslané e-maily Přijaté e-maily Celkový počet e-mailů Poslední komunikace E-mailová adresa kontaktu Celkový počet odeslaných e-mailů. Celkový počet přijatých e-mailů. Celkový počet odeslaných i přijatých e-mailů. Datum a čas posledního odeslaného/přijatého e-mailu. 1.6.4 Využití webové pošty Oblast Využití webové e-mailové služby umožňuje generování hlášení, které vykazuje interakce interních uživatelů s webovými e-mailovými účty. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 20
Snímek obrazovky 12: Využití webové pošty MailInsights Hlášení lze filtrovat pomocí následujících kritérií: Rozsah Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení. Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Sestava pro Vyberte uživatele nebo skupinu služby Active Directory. Zahrnout Zadejte počet výsledků maximálně 1000 příjemců; výchozí hodnota je Hlavních 20. Vytvořená sestava obsahuje graf, ve kterém je uveden celkový počet e-mailů odeslaných a přijatých v určitém období. Oblast Shrnutí v horní části hlášení uvádí nejčastější poskytovatele webových služeb s celkovým počtem odeslaných a přijatých e-mailů pro jednotlivé poskytovatele. Tabulka pod grafem obsahuje následující informace: Uživatel Celkový počet e-mailů Odeslané e-maily Přijaté e-maily Průměr/den Celková procentuální hodnota E-mailová adresa uživatele. Celkový počet interních kontaktů. Celkový počet odeslaných e-mailů. Celkový počet přijatých e-mailů. Průměrný počet odeslaných a přijatých e-mailů za den. Procento z celkového počtu webových e-mailů. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 21
Hlášení Využití webové pošty zahrnuje následující poskytovatele webových e-mailových služeb: Hotmail, Gmail, Yahoo!, Live, AOL, Facebook, Yandex.ru, Seznam.cz, Gawab.com, Gmx.com, Mail.ru, Hushmail.com, Rediff.com 1.6.5 Odezva na e-maily Hlášení Odezva na e-maily uvádí, jak dlouho průměrně trvá zaměstnancům odpovědět na e-maily. Snímek obrazovky 13: Odezva na e-maily v nástroji MailInsights Hlášení lze filtrovat pomocí následujících kritérií: Rozsah Sestava pro Zahrnout Řadit podle Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Posledních 7 dnů). Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Vyberte uživatele nebo skupinu služby Active Directory. Zadejte počet výsledků maximálně 1000 příjemců; výchozí hodnota je Všichni. Zadejte způsob řazení. Možnosti: Podle jména (výchozí) Podle odezvy V rámci sestavy je vytvořen sloupcový graf znázorňující uživatele na ose y a odezvu v hodinách na ose x. Data jsou seřazena podle definovaných kritérií. Další data jsou uvedena v tabulce pod grafem s následujícími informacemi: GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 22
Uživatel Průměrná odezva Průměrná interní odezva Průměrná externí odezva Jméno nebo e-mailová adresa uživatele. Průměrná odezva na všechny e-maily (hodiny). Průměrná doba odpovědi interním uživatelům (hodiny). Průměrná doba odpovědi na externí e-maily (hodiny). 1.6.6 Využití úložiště Hlášení Využití úložiště uvádí, kolik místa je využito různými kategoriemi příloh. Snímek obrazovky 14: Využití úložiště v nástroji MailInsights Hlášení lze filtrovat pomocí následujících kritérií: Rozsah Sestava pro Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Tento měsíc). Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Vyberte možnost Všichni (výchozí) uživatelé nebo skupinu služby Active Directory Vytvořená sestava obsahuje graf se sloupci, které představují různé kategorie příloh. Osa x grafu představuje různá velikostní rozmezí a osa y představuje velikost přílohy. Kategorie příloh pro funkci Využití úložiště: Obrázky, Dokumenty, Hudba, Video a Jiné. Tabulka pod grafem obsahuje následující doplňující informace: GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 23
Datum Celková velikost Obrázky Dokumenty Hudba Videa Jiné Datum přijetí e-mailu. Celková velikost přílohy. Celková velikost přílohy kategorie Obrázky. Celková velikost přílohy kategorie Dokumenty. Celková velikost přílohy kategorie Hudba. Celková velikost přílohy kategorie Videa. Celková velikost přílohy kategorie Jiné. 1.6.7 Neaktivní účty Oblast Neaktivní účty umožňuje generování hlášení o interních účtech, které již nejsou aktivní. Snímek obrazovky 15: Neaktivní účty v nástroji MailInsights Hlášení lze filtrovat pomocí následujících kritérií: Rozsah Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Posledních 30 dnů). Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Neaktivní účet je účet, který během daného datového rozsahu přijímal e-maily, ale žádné e-maily neodeslal. Hlášení obsahuje seznam neaktivních účtů. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 24
1.6.8 Nevhodná slova Oblast Nevhodná slova umožňuje generování hlášení, které zjišťuje použití nevhodných slov v e- mailech. Mezi nevhodná slova mohou patřit sexistická a rasistická označení či vulgární výrazy. Snímek obrazovky 16: Nevhodná slova v nástroji MailInsights Hlášení lze filtrovat pomocí následujících kritérií: Rozsah Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Dnes). Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Příjemci Vyberte možnost Všichni příjemci, Pouze interní, Pouze externí. Vytvořená sestava zobrazuje data v tabulce následujícím způsobem: Datum/čas Odesílatel Předmět Datum a čas e-mailu E-mailová adresa odesílatele Předmět e-mailu 1.6.9 Interní spammeři Zpráva Interní spammeři vám umožňuje vytvořit seznam interních e-mailových účtů uživatelů, kteří ve svých e-mailech uvádějí velké množství příjemců. Tato zpráva bere v úvahu příjemce v polích Příjemce, Kopie a Skrytá kopie. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 25
Snímek obrazovky 17: Interní spammeři v nástroji MailInsights Hlášení lze filtrovat pomocí následujících kritérií: Rozsah Zahrnout Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Posledních 30 dnů). Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Zadejte počet e-mailových účtů. Maximálně lze zahrnout 1000 uživatelů. Data hlášení jsou uvedena v tabulce s následujícími informacemi: Uživatelské jméno Průměrný počet příjemců Uživatelské jméno nebo e-mailová adresa uživatele. Průměrný počet příjemců, kteří během zadaného časového období obdrželi e-mail od odesílatele. 1.6.10 Aktivita mimo pracovní dobu Pomocí této zprávy identifikujete interní uživatele, kteří odesílají e-maily mimo pracovní dobu. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 26
Snímek obrazovky 18: Aktivita mimo pracovní dobu v nástroji MailInsights Hlášení lze filtrovat pomocí následujících kritérií: Sestava pro Umožňuje vybrat, pro které uživatele bude zpráva vytvořena. Vytvořit zprávu pro všechny zaměstnance (výchozí) nebo pro skupinu služby Active Directory. Zahrnout Zadejte počet výsledků, která se mají zobrazit (maximálně 1000). Výchozí hodnota = 50. Rozsah Pracovní doba Pracovní týden Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Tento měsíc). Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Zadejte pracovní rozsah, který odpovídá normální pracovní době vaší organizace. Vyberte pracovní dny vaší organizace. Zaškrtnuté dny jsou považovány za součást normální pracovní doby. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 27
Nepracovní dny Pomocí kalendáře určete nepracovní dny pro data v minulosti a v budoucnosti. Vybraná data jsou uvedena v zobrazeném okně. Nepracovní dny mohou zahrnovat svátky nebo přerušení provozu společnosti. DŮLEŽITÉ Nastavení budou uložena pouze po úspěšném vytvoření zprávy. Pokud stránku opustíte předtím, než se zpráva vytvoří, přijdete o veškerá nastavení. Pokud použijete tlačítko Zrušit zaškrtnutí všech dat, nakonfigurovaná data pro všechny roky budou smazána. Následující příklady popisují, jak bude zpráva fungovat s typickými konfiguracemi: Scénář 1: Organizace pracující od pondělka do pátku, jejíž začátek a konec pracovní doby je ve stejný den, např. 9:00 18:00. Zpráva bude vytvořena z e-mailů odeslaných v pondělí až pátek mezi 18:00 a 9:00 a z e-mailů odeslaných v sobotu a v neděli. Scénář 2: Organizace, která pracuje od pondělka do pátku. Začátek a konec pracovní doby není ve stejný den, např. 20:00 5:00. V tomto případě bude zpráva vytvořena z e-mailů odeslaných od pondělka do pátku mezi 5:00 a 20:00 a z e-mailů odeslaných v sobotu a v neděli. E-maily odeslané o sobotách mezi půlnocí a 5:00 nebudou brány v úvahu, protože je tento čas považován za normální pracovní dobu. Scénář 3: Organizace, která pracuje od pondělka do pátku. Začátek a konec pracovní doby není ve stejný den a středa je svátek. V tomto případě bude zpráva vytvořena z e-mailů odeslaných od pondělka do pátku mezi 5:00 a 20:00, z e-mailů odeslaných v sobotu a v neděli a z e-mailů odeslaných během středy od půlnoci do půlnoci. Výsledky vytvořené zprávy se zobrazí ve vodorovném pruhovém grafu. Ve shrnutí zprávy nad grafem budou uvedeni 3 uživatelé, kteří mimo pracovní dobu odeslali nejvíce e-mailů. Další data jsou uvedena v tabulce pod grafem s následujícími informacemi: E-mail Počet odeslaných e-mailů E-mailová adresa uživatele Počet e-mailů odeslaných mimo pracovní dobu GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 28
1.6.11 Detekce úniku dat Pomocí tohoto hlášení vyhledejte e-maily, které by mohly obsahovat citlivá data. Hlášení označí přijaté i odeslané e-maily, které obsahují: Čísla oblíbených kreditních karet (VISA, Mastercard, American Express, Diner s Club, Discover) Čísla sociálního pojištění pro USA Důvěrné dokumenty a informace Hlášení prověří odeslané i přijaté e-maily vybraného uživatele. Snímek obrazovky 19: Sestava detekce úniku dat v nástroji MailInsights Hlášení lze filtrovat pomocí následujících podmínek: Rozsah Hlášení pro Příjemci Je zadán rozsah dat nebo použito výchozí nastavení (poslední 3 měsíce). Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Umožňuje vybrat, pro které uživatele bude hlášení vytvořeno. Je vytvořeno hlášení pro všechny zaměstnance (výchozí) nebo pro uživatele či skupinu služby Active Directory. Interní příjemci, externí příjemci, nebo obojí. Výchozí nastavení je obojí. Výsledky vytvořeného hlášení se zobrazí v tabulce řazené podle data ve vzestupném pořadí. Ve shrnutí hlášení nad tabulkou budou uvedeni 3 nejčastější uživatelé. Tabulka obsahuje následující informace: GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 29
Datum Odesílatel Předmět Obsahuje datum a čas e-mailu. E-mailová adresa odesílatele. Předmět e-mailu. Údaje ve sloupci s předmětem obsahují odkaz umožňující nalezený e-mail zobrazit. Typ úniku Typ úniku může být následující: Číslo kreditní karty, číslo sociálního pojištění, důvěrná data, lékařské údaje... Pokud bylo zjištěno více druhů úniku, zobrazí se pouze první z nich. 1.6.12 Hledání pracovních pozic Pomocí tohoto hlášení identifikujete interní uživatele, kteří si vyměňují e-maily s weby pro vyhledávání pracovních pozic. Hlášení označí přijaté i odeslané e-maily, které obsahují životopisy. Hlášení dokáže odhalit odeslané i přijaté e-maily vybraného uživatele. Snímek obrazovky 20: Hlášení hledání pracovní pozice MailInsights Hlášení lze filtrovat pomocí následujících podmínek: GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 30
Rozsah Hlášení pro Domény Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Tento měsíc). Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Umožňuje vybrat, pro které uživatele bude hlášení vytvořeno. Je vytvořeno hlášení pro všechny zaměstnance (výchozí) nebo pro uživatele či skupinu služby Active Directory. Mezi podmínky hledání v rámci hlášení se přidá seznam domén uvedený v této oblasti. Další domény přidáte zadáním adresy URL do dostupného pole a klepnutím na možnost. Doménu odeberete klepnutím na tlačítko. Pomocí možnosti Smazat vše odstraníte všechny uvedené adresy URL. Do výchozího seznamu webů pro hledání pracovní pozice patří: Monster.com; Jobster.com; jobcentral.com; hotjobs.yahoo.com; careerbuilder.com; indeed.com; simplyhired.com; jobing.com; reed.co.uk; jobsearch.co.uk; monster.co.uk; totaljobs.com; fish4.co.uk; cityjobs.com. Výsledky vytvořeného hlášení se zobrazí v tabulce řazené podle data ve vzestupném pořadí. Ve shrnutí hlášení nad tabulkou budou uvedeni 3 nejčastější uživatelé, kteří si vyměňují e-maily s doménami webů pro vyhledávání pracovních pozic. Tabulka obsahuje následující informace: Datum Odesílatel Předmět Obsahuje datum a čas e-mailu. E-mailová adresa odesílatele. Předmět e-mailu. Údaje ve sloupci s předmětem obsahují odkaz umožňující nalezený e-mail zobrazit. 1.6.13 Hledání fráze Umožňuje prostřednictvím zprávy Hledání fráze v archivovaných e-mailech vyhledávat konkrétní slova nebo fráze. Zpráva prověří celé texty e-mailů a jejich přílohy, vyhledá ty e-maily, které obsahují zadaná slova, a zobrazí výsledky ve formě výsečového nebo skládaného spojnicového grafu. Zpráva výskyt fráze prověří u odeslaných i přijatých e-mailů vybraného uživatele nebo skupiny. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 31
Snímek obrazovky 21: Zpráva Hledání fráze MailInsights Hlášení lze filtrovat pomocí následujících podmínek: Rozsah Sestava pro Typ grafu Fráze Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení (Tento měsíc). Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Umožňuje vybrat, pro které uživatele bude zpráva vytvořena. Je vytvořeno hlášení pro všechny zaměstnance (výchozí) nebo pro uživatele či skupinu služby Active Directory. Vyberte výsečový graf nebo skládaný spojnicový graf. Výsečový graf obsahuje informaci o celkovém podílu e-mailů s odpovídajícím výsledkem, zatímco skládaný spojnicový graf obsahuje informaci o počtu e-mailů odesílaných během jednotlivých dní. Fráze mohou sestávat z 1 nebo více slov. Pomocí uvozovek (") můžete vyhledávat přesné fráze nebo uvozovky nepoužívejte a budou vyhledávána libovolná slova ze zadaných slov. Díky omezení na 10 frází je zajištěno, že zpráva nebude využívat příliš mnoho prostředků nebo její vytvoření nebude trvat příliš dlouhou dobu. Výsledky vytvořeného hlášení se zobrazí v tabulce řazené podle data ve vzestupném pořadí. Ve shrnutí zprávy nad tabulkou bude uveden celkový počet e-mailů a celkový počet e-mailů odpovídajících zadané frázi. Tabulka obsahuje následující informace: Datum Odesílatel Předmět Fráze Obsahuje datum a čas odeslání e-mailu. E-mailová adresa odesílatele. Obsahuje předmět e-mailu. Pokud máte oprávnění k zobrazení e-mailu, můžete kliknutím na údaje ve sloupci s předmětem zobrazit nalezený e-mail. Fráze, která byla v e-mailu nalezena. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 32
1.6.14 Sestava uživatelského provozu Na grafu s uživatelským provozem můžete sledovat objem výměny e-mailů mezi vybranými uživateli nebo skupinami a jejich kontakty. Naleznete zde také jedinečný seznam e-mailových adres odesílaných a přijatých e-mailů. Snímek obrazovky 22: Uživatelský provoz v nástroji MailInsights Hlášení lze filtrovat pomocí následujících podmínek: Rozsah Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení. Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Hlášení pro Vyberte uživatele nebo skupinu služby Active Directory. Vytvořená sestava obsahuje komunikaci týkající se vybraného uživatele či skupiny. E-mailové adresy uvedené v tabulce zobrazují různou komunikaci mezi danou e-mailovou adresou a vybraným uživatelem či skupinou. Tabulka pod grafem obsahuje následující informace: E-mailová adresa Odesláno Přijaté Interní Příchozí Odchozí E-mailová adresa kontaktu. Celkový počet odeslaných e-mailů. Celkový počet přijatých e-mailů. Celkový počet odeslaných i přijatých interních e-mailů. Celkový počet příchozích e-mailů z adres mimo organizaci. Celkový počet odchozích e-mailů odeslaných na adresy mimo organizaci. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 33
1.6.15 Sestava Témata e-mailů Sestava Témata e-mailů obsahuje seznam témat e-mailů, které si vyměnili vybraní uživatelé nebo skupiny se svými kontakty. Obsahuje také častá slova vyskytující se v e-mailech. Tato sestava pomocí indexů hledání identifikuje nejčastěji používané termíny. Snímek obrazovky 23: Témata e-mailů v nástroji MailInsights Hlášení lze filtrovat pomocí následujících podmínek: Rozsah Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení. Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Hlášení pro Vyberte uživatele nebo skupinu služby Active Directory. Ve vytvořené sestavě se vybraná poštovní schránka zobrazuje v záhlaví (schránka může patřit uživateli nebo skupině). Sestava zobrazuje seznam 5 nejčastějších klíčových slov pro vybraného uživatele a celkový počet e-mailů odpovídající jednotlivým klíčovým slovům. Skládaný sloupcový graf zobrazuje 10 nejčastějších klíčových slov na ose x a počet výskytů těchto slov na ose y. Data jsou rozdělena do dvou tabulek pod grafem: TABULKA Hlavní klíčová slova organizace Témata e-mailů Tabulka obsahující klíčová slova a celkový počet výskytů daného slova. Tabulka obsahující datum odeslání, odesílatele a předmět každého nalezeného e-mailu a hledanou frázi. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 34
V tabulce Hlavní klíčová slova organizace jsou zobrazeny informace ze všech archivovaných e-mailů, které spadají do požadovaného období částečně nebo zcela. V tabulce Témata e-mailů jsou zobrazeny pouze informace z e-mailů přijatých během vybraného časového období. 1.6.16 Sestava Indikátory výkonu při práci s e-maily Sestava Indikátory výkonu při práci s e-maily analyzuje produktivitu uživatelů na základě sady přednastavených ukazatelů a porovnává vývoj využití e-mailů daným uživatelem v čase. Výsledky mají vypovídající hodnotu, pokud sestavu vytvoříte pro skupinu lidí se stejným pracovním zařazením, protože tito lidé by měli e-maily využívat podobně. Výkon je vypočítáván podle počtu odeslaných a přijatých e-mailů. Výsledky se zobrazují podle těchto ukazatelů: Společenský Přebírá iniciativu Expresivní Organizovaný Odpovědný Přátelská osoba, která ochotně komunikuje a spolupracuje s ostatními. Osoba schopná samostatně vyhodnocovat a provádět věci. Osoba schopná efektivně předat myšlenky a vyjádřit své pocity. Osoba se systematickým přístupem, která má ráda pořádek a je schopna se účinně vypořádat s přidělenými úkoly. Osoba plnící závazky spojené se svým pracovním zařazením. Ze sestavy lze vyjmout konkrétní e-maily, které by znehodnocovaly výsledky (například oběžníky nebo automaticky vytvářené e-maily). GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 35
Snímek obrazovky 24: Sestava Indikátory výkonu při práci s e-maily v nástroji MailInsights Hlášení lze filtrovat pomocí následujících podmínek: Rozsah Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení. Vyberte Posledních 6 měsíců nebo Posledních 12 měsíců. Hlášení pro Vyloučené e-maily Vážená hodnota Vyberte uživatele nebo skupinu služby Active Directory. Zadejte e-mailovou adresu, kterou chcete vyloučit ze sestavy. Takto můžete vyloučit například oběžníky nebo automatická upozornění zasílaná systémem. Příklad *@obezniky.cz. Vážená hodnota odpovídající kategorii uživatelů. Běžně definuje chování uživatele podle pracovního zařazení. Například od prodejce se očekává, že odešle více e-mailů, než přijme. Oproti tomu manažer pro zákazníky více e-mailů obdrží, než odešle. Vybrat lze následující možnosti: Normální běžný uživatel odešle i přijme přibližně stejný počet e-mailů. Odesílatel uživatel, od něhož se očekává, že více e-mailů odešle, než přijme. Příjemce uživatel, od něhož se očekává, že více e-mailů přijme, než odešle. V rámci sestavy je vytvořen sloupcový graf s barevně odlišenými daty. Informace o zvolené poštovní schránce uživatele nebo skupiny se zobrazují ve dvou tabulkách pod grafem. Tabulky obsahují tyto informace: TABULKA Faktory Obsahuje hodnotu jednotlivých ukazatelů výkonnosti podle měsíce (v případě vytvoření sestavy pro skupiny podle jednotlivých uživatelů). GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 36
TABULKA Shromážděné statistiky Obsahuje počet e-mailů podle měsíců (v případě vytvoření sestavy pro skupiny podle jednotlivých uživatelů). E-mailová adresa (uživatel) / měsíc Celkem odesláno Celkem přijato Celkem odeslaných odpovědí Celkem přijatých e-mailů pro více příjemců Celkem odeslaných e-mailů pro více příjemců Odeslané přílohy Přijaté přílohy 1.6.17 Sestava velkých e-mailů Sestava Velký e-mail identifikuje e-maily, jež mají větší velikost, než je ta, kterou si vyměnili vybraní uživatelé nebo skupiny se svými kontakty. Rovněž uvádí kategorie příloh (například video, obrázky, hudba, dokumenty atd.). Snímek obrazovky 25: Velké e-maily aplikace MailInsights Hlášení lze filtrovat pomocí následujících podmínek: Rozsah Hlášení pro Velikost Zadejte rozsah dat nebo použijte výchozí nastavení. Můžete vybrat data pouze během posledních 6 měsíců. Vyberte uživatele nebo skupinu služby Active Directory. Definujte celkovou velikost e-mailu v MB (zpráva a přílohy). E-maily větší než zadaná velikost se zobrazí v sestavě. Minimální velikost je 5 MB a tato hodnota je nastavena ve výchozím nastavení. GFI MailArchiver 1 Použití aplikace GFI MailArchiver 37