BIATEC, s.r.o., V Borku 2125, 413 01 Roudnice nad Labem Z p r á v a o výsledku kontroly roční účetní závěrky za rok 2012 u příspěvkové organizace Základní škola a Mateřská škola Bechlín, 411 86 Bechlín Zřizovací listina ze dne: 01.01.2003 IČO: 727 45 321 Kontrola byla provedena v místě sídla příspěvkové organizace dne 21.05.2013. Pověření ke kontrole ve smyslu 13 odst.1 zákona č.320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné zprávě a o změně některých zákonů ( dále jen zákon o finanční kontrole ) vydal Obecní úřad Bechlín. Předmětem kontroly bylo hospodaření s veřejnými prostředky, vedení účetnictví v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů, za období roku 2012. Kontrolu provedla: BIATEC, s.r.o., V Borku 2125, 413 01 Roudnice nad Labem IČO 250 11 880 zast. Ing. Gabrielou Mudrovou Kontrolovanou organizaci zastupovala: Mgr. Ilona Řejhová ředitelka příspěvkové organizace Renata Smutná Marcela Liscová za účetní útvar 1
Cílem kontroly bylo ověřit hospodaření organizace s veřejnými prostředky za období 2012 a současně ověřit nastavení vnitřního kontrolního systému, dodržování obecně závazných právních norem, pokynů zřizovatele a vnitřních předpisů organizace. I. Nastavení vnitřního kontrolního systému A) Řídící kontrola Pravidla vnitřního kontrolního systému z hlediska ustanovení 25 a 26 zákona o finanční kontrole měla organizace upravené vnitřním předpisem Směrnicí č. 6 o řídící kontrole s účinnosti od 1.1.2010 a Směrnicí č.10 - Podpisové vzory s účinnosti od 1.1.2010. Příkazcem operace byla pověřena ředitelka organizace, funkci správce rozpočtu a hlavní účetní vykonávala externí účetní paní Smutná, přestože nebyla zaměstnancem školy. Ve smyslu 26 odst. 1 zákona o kontrole je sloučení funkcí nepřípustné, s výjimkou důvodů uvedených v 26 odst 3 zákona o kontrole. Organizace neměla ve vnitřním předpisu upravenou zastupitelnost těchto funkcí. B) Řídící předpisy Ve vazbě na vybrané oblasti kontroly byly ověřeny další vnitřní řídící předpisy a bylo zjištěno, že organizace: 1) ve vnitřním předpise Směrnice č.4 o dlouhodobém majetku s účinností od 1.1.2012 nesprávně stanovila rozmezí pro zařazení majetku: - drobný dlouhodobý hmotný majetek je v částce 3000 Kč a vyšší a nepřevyšuje částku 40 000 Kč (účet 028) a ostatní dlouhodobý hmotný majetek v pořizovací hodnotě 1000 až 3000 Kč (operativní evidence), - drobný dlouhodobý nehmotný majetek je v částce 7000 Kč a vyšší a nepřevyšuje částku 60 000 Kč (účet 018) a ostatní dlouhodobý nehmotný majetek v pořizovací hodnotě 0 až 7000 Kč (operativní evidence), 2) ve vnitřním předpise Směrnice č.4 o dlouhodobém majetku s účinností od 1.1.2012 stanovila rozmezí pro zařazení majetku: - ostatní dlouhodobý hmotný majetek v pořizovací hodnotě 1000 až 3000 Kč, což je v rozporu s hranicí majetku stanovenou ve vnitřním předpise Směrnice č.12 Podrozvaha.jehož cena se pohybuje v hodnotě nad 1000 Kč. II. Majetek A) Zařazování a vyřazování majetku včetně evidence majetku Klasifikaci, evidenci, způsob zařazení, vyřazení a ocenění majetku si organizace stanovila vnitřním předpisem Směrnice č.4 o dlouhodobém majetku súčinností od 1.1.2012. Součástí tohoto vnitřního předpisu byla i příloha o účtování majetku. 2
Kontrola byla zaměřena na správnost zařazování majetku do evidence majetku, vyřazování majetku a bylo zjištěno porušení ustanovení: bodu 3.3. vnitřního předpisu Směrnice č.4 o dlouhodobém majetku s účinností od 1.1.2012: O vyřazení dl. majetku je vyhotoven Protokol o vyřazení majetku, který schválí zřizovatel a rozhodne, jakým způsobem bude majetek vyřazen (prodejem, darem, likvidací.) tím, že organizace nevyhotovila protokol o vyřazení majetku ke dni 20.10.2012, dále tím, že protokol o vyřazení majetku ke dni 31.12.2012 neobsahoval veškeré náležitosti (způsob fyzické likvidace majetku). B) Účtování majetku Oblast účtování majetku měla organizace upravenou v Příloze č.1 k vnitřní směrnici č.4 - o účtování majetku s účinností od 1.1.2012. V této oblasti nebyly zjištěny žádné nedostatky. C) Odpisy majetku Problematiku odepisování majetku měla organizace upravenou ve vnitřním předpise Směrnice č.15 o odpisování hmotného a nehmotného majetku súčinností od 1.11.2009. Součástí tohoto vnitřního předpisu byla i příloha Odpisový plán pokyn zřizovatele s účinností od 1.11.2009. Organizace v roce 2012 tvořila odpisy v celkové výši 56 427,- Kč, které zaúčtovala na účet 551 Odpisy dlouhodobého majetku s souladu se schváleným Odpisovým plánem. Nebyly zjištěny žádné nedostatky. III. Inventarizace majetku a závazků Organizace měla pro oblast inventarizace vypracovaný vnitřní předpis Směrnice č.8 o provedení inventarizace majetku závazků s účinností od 1.1.2011. Organizace provedla na základě Příkazu ředitelky školy k provedení inventarizace fyzickou a dokladovou inventarizaci majetku a závazků ke dni 31.12.2012. Inventarizace byla ukončena s konstatováním, že nebyly zjištěny žádné inventarizační rozdíly. Inventurní soupisy obsahovaly potřebné náležitosti, závěrečný inventarizační zápis obsahoval shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách. Při kontrole inventarizace majetku a závazků k 31.12.2012 bylo zjištěno, že organizace postupovala v souladu s 29 a 30 zákona č.563/1991 Sb., o účetnictví, a vyhláškou č.270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků. IV. Fondy K hospodaření s finančními prostředky fondů organizace předložila vnitřní předpisy Směrnice č.13 k fondovému hospodaření súčinností od 1.1.2010 a Směrnice č.14 o poskytování příspěvků z FKSP s účinností od 1.1.2012. 3
A) Fond odměn Organizace v roce 2012 netvořila ani nečerpala fond. Konečný stav fondu k 31.12.2012 ve výši 115 813,16 Kč byl kryt finančními prostředky na účtu 241 0020 BÚ fond odměn k účtu 411. B) Fond kulturních a sociálních potřeb Organizace převedla do fondu FKSP základní příděl ve výši 46 056,95 Kč, který činil 1% z ročního objemu nákladů zúčtovaných na platy a náhrady platů... Organizace čerpala fond ve výši 37 510,- Kč (příspěvek na stravování ve výši 22 740,- Kč, příspěvek na rekreaci ve výši 2 000,- Kč, příspěvek na kulturu ve výši 10 001,- Kč, nepeněžní dar jubilea ve výši 2 000,- Kč a na nákup drobného majetku ve výši 769,- Kč). Kontrolou tvorby a čerpání fondu nebyly zjištěny žádné nedostatky. Konečný zůstatek účtu 412* k 31.12.2012 byl ve výši 40 657,49 Kč a účtu 243 0010 ve výši 36 640,44 Kč. Rozdíl ve výši 4017,05 činil dle tabulky Fond FKSP rok 2012 neprofinancovaný příděl za 12/2012, bankovní poplatky a úroky za 12/2012. C) Rezervní fond 1.Rezervní fond tvořený ze zlepšeného výsledku hospodaření V roce 2012 tvořila organizace fond ze zlepšeného výsledku hospodaření roku 2011 ve výši 121 338,84 Kč. Převod byl schválen Obecním zastupitelstvem Bechlín dne 28.2.2012 (bod č. 10 usnesení). Fond čerpán nebyl. Konečný zůstatek fondu byl ve výši 354 623,64 Kč a byl kryt finančními prostředky na účtu 2410010 BÚ fond rezervní k účtu 414. 2. Rezervní fond z ostatních titulů Organizace tvořila fond ve výši 45 000,- Kč (dary: P.Vávra ve výši 15 000,- Kč, HOLCIM a.s. ve výši 30 000,- Kč). Čerpání fondu ve výši 15 000,- Kč proběhlo v souladu se smlouvou. Konečný stav fondu k 31.12.2012 ve výši 35 695,- Kč byl kryt prostředky na účtu 2410010 BÚ fond rezervní k účtu 414. D) Investiční fond Fond byl v roce 2012 tvořen odpisy majetku ve výši 56 427,- Kč. Organizace fond v roce 2012 nečerpala. Konečný stav fondu k 31.12.2012 ve výši 130 107,57 Kč byl kryt prostředky na účtu 241 0030 BÚ fond investičního majetku k účtu 416. V. Náležitosti účetních dokladů a správnost účtování A) Časové rozlišení a tvorba dohadných položek Oblast časového rozlišení měla organizace upravenou vnitřním předpisem Směrnice č.5 o časovém rozlišení súčinností od 1.1.2010. Kontrolou této oblasti bylo zjištěno nesprávné používání účtů časového rozlišení při účtování bankovních úroků a bankovních poplatků souvisejících s vedením běžného účtu FKSP (účty 383 0043 nezaplacené popl. 4
BÚ FKSP, 385 0043 úroky FKSP). V daném případě se jednalo pouze o finanční vyrovnání mezi běžným bankovním účtem a běžným bankovním účtem FKSP. B) Pokladna Pokladní činnosti, náležitosti pokladních dokladů si organizace stanovila ve vnitřním předpise Směrnice č.7 o vedení pokladny súčinností od 1.1.2010 a ve vnitřním předpise Směrnice č.2 o oběhu účetních dokladů s účinností od 1.1.2010. Kontrolou pokladních dokladů bylo zjištěno porušení ustanovení bodu 3.3. Směrnice č.7 o vedení pokladny : V případě, že příjemcem peněz je účetní nebo ředitelka, je nutný též podpis zástupce ředitelky. tím, že podpis zástupce ředitelky v těchto případech na pokladních výdajových dokladech chyběl. C) Cestovní náhrady Organizace si stanovila oblast cestovních náhrad v předpise Směrnice č.3 o cestovních náhradách s účinností od 1.1.2010, výši náhrady za použití soukromého vozidla a výši stravného pro rok 2012 zaktualizovala Dodatkem č.2 této směrnice. V předpise organizace povolila užívání soukromých motorových vozidel. Při stanovování výše náhrad za služební cesty dodržela platnou legislativu. D) Finanční prostředky na provoz a neinvestiční dotace V roční závěrce byly na účet 672* zúčtovány - dotace na provoz 3 302 315,00 Kč - dotace na sociální program obce 26 685,00 Kč - dotace na přímé náklady na vzdělávání 4 588 621,00 Kč - dotace ESF-OP MŠMT Peníze školám 192 708,00 Kč c e l k e m 8 110 329,00 Kč Organizace má definován účtový rozvrh na střediska (analytické účty) tak, aby umožňoval průběžně sledovat strukturu nákladů a výnosů dle zdrojů. Vše je řádně doloženo, zdokumentováno. Termíny finančního vypořádány byly dodrženy. VI. Ostatní Kontrola účetnictví roku 2012 byla zaměřena na dodržování těchto zákonných norem: - zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě ve znění pozdějších předpisů, - zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších přepisů, - vyhláška č.410/2009 Sb., kterou se provádějí ustanovení zákona č.563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů, pro některé účetní jednotky, - České účetní standardy č. 701 až 708, - zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů ve znění pozdějších předpisů 5
- vyhláška č. 114/2002 Sb., o fondu kulturních a sociálních potřeb ve znění pozdějších předpisů, - zákon 586/1992 Sb., o daních z příjmů ve znění pozdějších předpisů, - zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád. Kontrolou správnosti roční účetní závěrky se organizace nezbavuje odpovědnosti za správnost vykázaných hospodářských výsledků. Organizace plně odpovídá za důsledky, které případně vyplynou z jiných kontrol. Doplňkovou činnost nemá příspěvková organizace povolenu. Statistické výkazy Výkaz zisku a ztráty, Rozvaha a Příloha mají všechny náležitosti, které předepisuje vyhláška. Účetnictví se zpracovává programem v licenci firmy GORDIC spol. s r.o. se sídlem v Jihlavě. V zákonem stanovené lhůtě bylo zpracováno a předloženo Finančnímu úřadu v Roudnici nad Labem přiznání k dani z příjmů právnických osob za zdaňovací období 2012. Organizace je povinna přijmout podle 18 zákona o finanční kontrole opatření k odstranění nedostatků zjištěných při kontrole do 1 měsíce ode dne projednání protokolu o kontrole. V Roudnici nad Labem, dne 3.6.2013 Kontrolu provedla: Ing. Gabriela M u d r o v á za BIATEC, spol. s r.o. Počet stran: 6 Počet příloh: 0 S tímto protokolem byla seznámena ředitelka organizace dne 4.6.2013. Současně svým podpisem potvrzuje převzetí stejnopisu protokolu. Mgr. Ilona Řejhová ředitelka příspěvkové organizace 6