Číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0036 Název projektu: Inovace a individualizace výuky Autor: Mgr. Jitka Machátová Název materiálu: Písemnosti při řízení podniku Označení materiálu: Datum vytvoření: 28. 1. 2014 Vzdělávací oblast: Dokumenty v administrativní činnosti Ročník: druhý Název školy: BEZPEČNOSTNĚ PRÁVNÍ AKADEMIE BRNO, s.r.o., střední škola
Anotace učební materiál pro výuku tématu písemnosti při řízení podniku (pokyny, směrnice, oběžník)
Metodické pokyny Lze použít k výkladu, opakování nebo samostudiu tématu písemnosti při řízení podniku. V závěru prezentace jsou kontrolní otázky pro zopakování základních pojmů.
Písemnosti při organizaci a řízení podniku nebo také vnitropodnikové písemnosti jsou: příkazy směrnice oběžníky pokyny Vedoucí pracovníci v nich sdělují svým podřízeným a spolupracovníkům v písemné formě důležitá rozhodnutí.
Úprava vnitropodnikových písemností na čistý list formátu A4, na hlavičkový papír, na formuláře, které mají v záhlaví předtištěný nejen název organizace, ale také označení písemnosti (Příkaz ředitele č. Datum ). Písemnosti se číslují, rozesílají podle trvalého rozdělovníku a zakládají, aby se usnadnila kontrola jejich plnění.
Stylizace vnitropodnikových písemností Na začátku se uvádí, komu jsou určeny, a heslovité označení obsahu (k jakému účelu se vydávají) Jasné a stručné formulace a vyjádření, aby pokyny nepřipouštěly dvojí výklad Logické a přehledné řazení jednotlivých bodů Bez hovorových slov a pravopisných chyb Na konci se uvádí datum účinnosti a jméno pracovníka, který je vydal (v množených písemnostech s uvedením v. r.)
Příkaz ředitele Písemné příkazy (rozhodnutí) vydávají nejvyšší vedoucí pracovníci (ředitelé organizací, úřadů, bank, nemocnic; primátoři, rektoři, děkani apod. Bývají konkrétně adresovány jednomu nebo několika nižším vedoucím pracovníkům. Ukládají jim zajištění důležitého jednorázového úkolu v rámci jejich pravomoci. Příkaz je stylizován v 1. os. č. j. (ukládám, nařizuji, stanovím ), v úvodu je odůvodnění jeho vydání, k úkolu se připojí jméno a termín splnění.
Příklad příkazu AKADMIE MÚZICKÝCH UMĚNÍ Prof. Radoslav Hlinovský, rektor Malostranské nám. 12, 118 00 Praha 1 tel.: 253 009 419 e-mail: hlivnov@amu.cz Všem pracovníkům odpovědným za majetek PŘÍKAZ REKTORA č. 6/2013 k řádnému zajištění inventarizace na AMU v roce 2013 4. listopadu 2013 Ve smyslu 29 a 30 inventarizaci majetku a závazků zákona číslo 563/91 Sb. ukládám: 1. Za plnění, průběh a výsledky mimořádné inventarizace odpovídá kvestorka, tajemníci, vedoucí složek a předseda Ústřední inventarizační komise (ÚIK). 2. Dílčí inventarizační komise (DIK) zajistí inventarizaci fondů a skladů podle sestav počítače. Za žádnou inventarizaci hospodářských prostředků odpovídají předsedové DIK. 3. Vedoucí pracovníci jsou povinni uvolnit pracovníky k provádění inventarizace, pokud jsou pověření funkcí předsedů nebo členů DIK. 4. Inventarizační komise jsou povinny zkontrolovat skutečný fyzický stav majetku, jak se s ním nakládá, jsou-li uzavřeny dohody o hmotné odpovědnosti s pracovníky, se kterými se takovéto dohody musí uzavírat podle 176 zákoníku práce. 5. Předsedové DIK jsou povinni svolat členy svých komisí a informovat je o právech a povinnostech člena DIK. Všechny zprávy o provedení inventarizace jsou povinni předat do 15 dnů do rukou předsedy ÚIK. Účinnost: dnem vydání Radoslav Hlinovský v. r. Rozdělovník předseda ÚIK finanční účtárna rektorátu předsedové DIK tajemníci
Směrnice Stanoví jednotný postup při důležitých organizačních opatřeních v podniku. Mají dlouhodobý charakter a větší rozsah než příkaz, jsou určeny širšímu okruhu zaměstnanců. Zpracovává je kolektiv odborných pracovníků, schvaluje ředitel. Většinou vydávají podniky seznam platných směrnic. Týkají se např. stanovení cen, zásad personální práce, povolování práce přesčas,zajištění bezpečnosti práce.
Oběžníky Pomocí oběžníků jsou pracovníci seznamováni s nastalými změnami, s připravovanými akcemi, s novými organizačními opatřeními apod. Zpravidla se jedná o sdělení, s nimiž má být seznámen velký počet pracovníků. Na důkaz toho, že pracovníci vzali obsah oběžníků na vědomí, oběžník někdy podepisují.
Příklad oběžníku Obchodní oddělení Drutěva Malostranské nám. 12, 118 00 Praha 1 Tel.: 222 530 943 e-mail: vlcek@ramu.cz Všem vedoucím pracovníkům provozoven 3. června 2013 Oběžník č. 19/2013 Rozpis limitů zásob pro provozovny na rok 2013 - Obchodní oddělení překládá v příloze rozpis limitů zásob podle jednotlivých čtvrtletí na příští rok. Je v souladu s plánem oběžných prostředků podniku. - V zájmu plynulého platebního styku s bankou je nutné nakupovat veškerý materiál podle rozpisu plánu nákupu a fakturace. - Pokud se některé provozovny budou potřebovat zásobit v průběhu roku určitým materiálem mimořádně, musí tuto záležitost projednat předem s obchodním oddělením. - Nepotřebné a bezobrátkové zásoby je nutno stále sledovat a spotřebovat je ve výrobě nebo odprodat. Četl: Kamila Sedláčková v. r. vedoucí obchodního oddělení
Pokyny (pracovní, metodické) Účelem pokynů je podat návod, jak postupovat při plnění různých organizačních úkolů (např. při účetní závěrce, likvidaci materiálu, inventuře). Jsou zpravidla určeny všem pracovníkům nebo jejich širokému okruhu. Stylizace: srozumitelné a názorné (příp. nové termíny je třeba vysvětlit)
Příklad (metodického) pokynu KOVOMOT, a. s. Dlouhá 21, 500 02 Hradec Králové 2 tel. 496 151 278 Všem pracovníkům 23. listopadu 2013 Metodický pokyn č.. 2/2013 Hlášení změn souvisejících s pracovním poměrem Všichni pracovníci jsou ze zákona povinni hlásit zaměstnavateli všechny změny, které mají souvislost s jejich pracovním poměrem. Za opožděné nebo nedostatečné hlášení těchto změn je zaměstnavatel finančně výrazně postihován. 1. Osobnímu oddělení se oznamují tyto změny: - jména a příjmení - bydliště - čísla občanského průkazu - rodného čísla - národnosti - státní příslušnosti - rodinného stavu - narození dětí - dosažení dalšího vzdělání - přiznání změněné pracovní schopnosti - nástup na žádnou mateřskou dovolenou - nástup na vojenskou službu - změnu zdravotní pojišťovny - odchod do důchodu a druh důchodu (týká se pracovníků ve vedlejším pracovním poměru) 2. Mzdové účtárně je nutné ohlásit osobně nejpozději do 8 dnů: - nástup do zaměstnání v průběhu pobírání rodičovského příspěvku - ukončení nebo přerušení studia dětí Ing. Libuše Kroužilová v. r. vedoucí osobního oddělení
Otázky k tématu: 1. Jak se také označují písemnosti při organizaci a řízení podniku? 2. K čemu slouží tyto písemnosti? 3. Uveďte některé zásady stylizace těchto písemností. 4. Kteří pracovníci vydávají příkaz ředitele? 5. Čím se liší příkazy a směrnice? 6. Kdy se používá oběžník?
Odpovědi: 1. Vnitropodnikové písemnosti 2. Vedoucí pracovníci v nich sdělují svým podřízeným důležitá rozhodnutí týkající se organizace a řízení firmy, instituce 3. Jasné a stručné formulace, spisovná čeština, uvádí se, komu jsou určeny, kdo je vydal, číslují a datují se 4. Nejvyšší vedoucí pracovníci (ředitelé organizací, úřadů, bank, nemocnic; primátoři, rektoři, děkani apod.) 5. Směrnice mají dlouhodobý charakter a větší rozsah než příkaz, jsou určeny širšímu okruhu zaměstnanců. 6. Pomocí oběžníků jsou pracovníci seznamováni s nastalými změnami, s připravovanými akcemi, s novými organizačními opatřeními apod.
Zdroje KULDOVÁ, Olga, FLEISCHMANNOVÁ, Emílie. Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti (pro střední školy i pro širokou veřejnost). Praha: Fortuna, 1995, ISBN80-7168-192-X FLEISCHMANNOVÁ, E., JONÁŠ, I., KULDOVÁ, O. Písemná a elektronická komunikace pro SŠ a veřejnost 2 (upraveno podle ČSN 01 6910 aktualizované v r. 2007). Praha: Fortuna, 2008, ISBN 80-7168-924-6 Vzorový příkaz, pokyny, oběžník [online]. [cit. 2013-01-28] Dostupné z: http://www.vzorydokumentu.cz/2008/05/