1 Obsah: 1 Obsah:... 1 2 Práva uživatelů v SW... 3 2.1 Práva nastavená v SW Databáze uživatelů... 3 2.2 Další práva vyplývající z vyplnění jednotlivých polí zadání auditu... 3 2.2.1 Auditor může upravovat všechny záznamy auditu ve kterém je uveden.... 3 3 Spuštění SW Palstat... 4 3.1 Launcher SW Palstat a otevření programu... 4 4 Jednotlivé funkce v menu SW potřebné pro zadání auditu.... 5 4.1 Základní tlačítka na liště SW... 5 4.2 Menu Soubor... 5 4.2.1 Filtr... 5 4.2.2 Tisk sestav... 5 4.2.3 Kopírování auditů... 6 4.2.4 Vyřazení a obnovení auditu... 6 4.2.5 Stav auditu... 7 4.2.6 Historie změn... 7 4.2.7 Ukončení programu... 7 4.3 Menu Nástroje... 7 4.3.1 Pomocné databáze... 8 4.3.2 Databáze auditorů... 8 4.3.3 Modul Katalog... 9 4.3.4 Hodnocení otázek... 13 4.3.5 Seznam přihlášených uživatelů... 14 4.3.6 Změna názvů položek... 14 4.3.7 Nastavení programu... 14 5 Zadání nového auditu... 15 5.1 Obrazovka Audit... 15 5.1.1 Datumy a stavy auditů... 15 5.1.2 Označení... 17 5.1.3 Firma... 17 5.1.4 Katalog... 17 5.1.5 Druh... 17 5.1.6 Způsob... 17 5.1.7 Volné textové pole 1-6... 18 5.1.8 Vedoucí auditor (vedoucí auditního týmu)... 18 5.1.9 Auditor... 18 5.1.10 Osoby, útvary... 18 5.1.11 Procesy... 19 5.1.12 Účel, Důvod, Dokumenty, Rozdělovník... 19 5.2 Přiřazení otázek k auditu... 19 5.2.1 Časový plán auditu... 20 6 Práce a informace v obrazovce Seznam... 22 Řazení jednotlivých sloupců a jejich viditelnost... 22 6.1.1 Grafické znázornění průběhu auditů... 22 7 Obrazovka Otázky... 24 7.1.1 Stromová struktura otázek auditu... 25 7.1.2 Posun otázek ve stromu... 25 Strana 1 z 43
7.1.3 Kopírování informací ve stromu... 25 7.1.4 Otázky k auditu... 26 7.1.5 Zjištění z auditu... 26 7.1.6 Hodnocení odpovědí... 26 7.1.7 Vyplnění opatření z auditu... 27 8 Obrazovka Hodnocení... 28 9 Další vybrané funkce SW... 30 9.1 Filtrování a vyhledávání... 30 9.1.1 Filtrování... 30 9.1.2 Profily filtru... 31 9.1.3 Vyhledávání v seznamu auditů... 32 9.1.4 Filtr editor... 32 9.1.5 Seskupování... 33 9.2 Tisk sestav... 33 9.3 Vyřazení a obnovení auditu... 33 9.4 Historie změn... 34 9.5 Nástroje... 35 9.5.1 Seznam přihlášených uživatelů... 35 9.5.2 Změna názvů položek... 35 9.5.3 Nastavení programu... 36 9.5.4 Vyhledávání pomocí filtrů... 36 9.5.5 Posun termínů auditu... 36 9.5.6 Seznam nápravných opatření... 37 9.5.7 Export údajů do MS Excel... 38 9.6 Funkce Reporting... 38 9.7 Automatické vyplňování opatření do SW Palstat- Úkoly... 39 9.7.1 Jednotlivé kroky postupu:... 39 9.8 Změna katalogu u zadaného auditu... 42 Strana 2 z 43
2 Práva uživatelů v SW 2.1 Práva nastavená v SW Databáze uživatelů Základní uživatelské práva pro uživatele jsou nastavena v SW Databáze uživatelů a jsou popsána v příslušném manuálu. Základní práva jsou pro běžného uživatele přístup do modulu a pro správce programu Plný přístup do modulu. 2.2 Další práva vyplývající z vyplnění jednotlivých polí zadání auditu Jedná se o práva přístupu do polí jednotlivých auditů. 2.2.1 Auditor může upravovat všechny záznamy auditu ve kterém je uveden. Prověřovaný může upravovat záznamy v auditech ve kterých je stanoven jako prověřovaná osoba. Strana 3 z 43
3 Spuštění SW Palstat 3.1 Launcher SW Palstat a otevření programu SW je spouštěn z launcheru Palstat, jehož funkce je popsána v Základním manuálu PALSTAT CAQ. Launcher - Viz. následující obrázek V tomto okně se zobrazují ikony programů, do kterých má uživatel povolený přístup a nastavena práva uvedená v předchozím odstavci tohoto manuálu. Pokud není označená ikona zobrazena v launcheru není pro přihlášeného uživatele nastaven přístup a práva v SW Databáze uživatelů. SW se otevře po kliknutí na příslušnou ikonu v tomto případě označenou. Strana 4 z 43
4 Jednotlivé funkce v menu SW potřebné pro zadání auditu. 4.1 Základní tlačítka na liště SW Jejich funkce a ovládání je popsáno v samostatném manuálu Základní ovládání Palstat CAQ. 4.2 Menu Soubor Popis jednotlivých funkcí je následně. 4.2.1 Filtr Tato funkce otevírá kombinovaný filtr pro vyhledávání dle zadaných parametrů, který je také možno spustit tlačítkem a také klávesovou zkratkou Ctrl + F Po spuštění se otevře okno s výběrem vyhledávaných údajů. Ovládání filtru je popsáno v kapitole Filtrování a vyhledávání tohoto manuálu. 4.2.2 Tisk sestav Tisk sestav lze provádět pomocí ovládání menu nebo pomocí ikony označené šipkou. Obě alternativy jsou rovnocenné. Strana 5 z 43
Používání modulu tiskových sestav je popsáno v samostatném modulu Základní ovládání Palstat CAQ 4.2.3 Kopírování auditů Pro zjednodušené zadávání nových auditů je možno využít funkce kopírování viz obrázek. Kromě ovládání z menu je možno využít i ikonu, která je označena šipkou.. Zvolení identické kopie znamená vytvoření auditu, který je naprosto stejný pokud se týká obsahu auditu. Kopie bez datumů znamená, že nejsou v kopírovaném audity datumy Plánu spuštění, Schválení a další. 4.2.4 Vyřazení a obnovení auditu Pokud by bylo třeba například z důvodů přehlednosti vyřadit nějaké audity ze seznamu auditů je možné využít funkce uvedené na následujícím obrázku. Aktivita této funkce souvisí výběrem ve filtru, který je označen šipkou. Tento filtr ovlivňuje zobrazení auditů v seznamu rozděluje audity z hlediska archivace. Strana 6 z 43
Vyřazení auditu není nevratnou funkcí. Vyřazený audit je vidět v seznamu, pokud jsou zvoleny všechny audity a mezi aktivní je možno jej zpět zařadit, pokud využijeme funkce obnovit audit, která v případě, že stojíme kurzorem na vyřazeném auditu nahradí pokyn Vyřadit audit. 4.2.5 Stav auditu Stav auditu je dán vyplněním jednotlivých datumů v obrazovce Audit. Jejich funkce a ovlivňování stavu auditu je popsáno ve stejnojmenné části tohoto modulu v rámci zadávání položek v obrazovce Audit. 4.2.6 Historie změn U nejdůležitějších položek SW je při změně požadováno zaznamenání důvodu změny. Změny jsou v SW zaznamenávány a detailní popis funkce je následně v kapitole Vybrané funkce SW. 4.2.7 Ukončení programu Ukončení programu je možno kromě tohoto pokynu v menu možné ještě kliknutím na v pravém horním rohu obrazovky. 4.3 Menu Nástroje Strana 7 z 43
4.3.1 Pomocné databáze Pomocné databáze jsou číselníky, které jsou následně využívány v jednotlivých polích SW, pokud je jejich součástí tlačítko. Číselníky zajišťují standardizaci použitých termínů a slouží pro snazší zadávání záznamů. Pomocné databáze druh, účel, důvod, dokumenty, rozdělovník, proces jsou jednoduché číselníky. 4.3.2 Databáze auditorů Databáze auditorů obsahuje více informací Při zadání nového auditora je výběr pole Platnost kvalifikace z datumové nabídky a pole Login je vybíráno z databáze pracovníků launcheru SW Palstat. POZOR: Pokud je datum platnosti školení auditora nižší než aktuální datum není ho možné přiřadit do auditu Zvýraznění nezpůsobilých auditorů Strana 8 z 43
Pokud je platnost auditorovy způsobilosti menší než aktuální datum, je tento auditor podbarven šedou barvou. 4.3.3 Modul Katalog POZOR!!! Bez zpracování hodnocení otázek není možno zpracovat katalog a bez katalogu nelze založit audit. Obrazovka tvorba katalogů slouží ke správě katalogů, které se používají při založení nového nebo při tvorbě kopie auditu. Tvorba a řízení katalogů se provádí v tomto okně. Levá část obrazovky je stromový seznam dostupných katalogů. Pravá strana je rozdělena na katalogy, prvky a otázky. Jednotlivé části jsou v obrázku Obrazovka modulu katalog orámovány červeně. Základní ovládání funkcí modulu Katalog je totožné s ovládáním modulu Audity a popsáno je v manuálu na Ovládání SW Palstat Založení nového katalogu/prvku/otázky se provede kliknutím na ikonu nového záznamu: Úroveň, zda se jedná o založení nového katalogu, prvku nebo otázky je závislá na tom, která úroveň je ve stromu označena kurzorem. Pro stejnou úroveň je volen pokyn vložit za ( například, když tvořím jenom nové katalogy) a pro podřazenou úroveň je třeba vybrat vložit pod.(například prvky v katalogu a otázky v prvku) Katalogy musí obsahovat prvky, protože jsou potřeba pro další plánování například časového plánu. Strana 9 z 43
Obrazovka modulu Katalog Část Katalog Katalogy otázek musí obsahovat prvky, protože jsou potřeba pro další plánování například časového plánu. Při zadávání nového katalogu je třeba vyplnit pole zvýrazněná žlutou barvou. Pole Katalog a Název jsou přímo vypisována. Pole Vytvořil je výběrem z databáze Pracovníci v launcheru SW Palstat. Pole Datum je po kliknutí na ikonu výběrem z nabídky datum. Typ hodnocení je vybírán z databáze Hodnocení viz níže. Systém hodnocení se vybírá z databáze Hodnocení a přihrává se na základě výběru typu. Strana 10 z 43
Část Prvek Kolonky Prvek, Název a Kapitola jsou volná pole, Kolonka Kritičnost je databází vypracovanou při tvorbě SW firmou Palstat a nejde měnit. Při zadávání je třeba minimálně vyplnit žluté pole. Část Otázka S výjimkou Kritičnosti a Podprvek jsou všechna ostatní pole volná. Všechny údaje zde zadané se ukazují u otázek v záložce Otázky. Podprvek je pomocná databáze, která se zakládá pomocí označeného tlačítka na obrázku níže. Kolonka Kritičnost je databází vypracovanou při tvorbě SW firmou Palstat a nejde měnit. Při zadávání obrazovky je třeba minimálně vyplnit žluté pole. Strana 11 z 43
Posun jednotlivých katalogu, prvků a otázek v rámci stromu se provádí pomocí tlačítek Export a import katalogů Lze provádět mezi různými instalacemi (v různých firmách) SW Palstat. Obě funkce se provádějí za použití tlačítek uvedených na následujícím obrázku. Pozor: Nemožnost editovat použitý katalog Není možno editovat katalog (prvek, otázku) použitý již v nějakém auditu. Při pokusu o editaci se objeví následující hláška: Pokud uživatel chce katalog upravit, musí jej kopírovat. Jedná-li se o novou verzi katalogu, je možno původní katalog zařadit jako neaktivní viz další kapitola. Označení katalogu jako Aktivní/neaktivní Strana 12 z 43
Pomocí rozbalovacího menu v liště okna katalogů lze určit zda zobrazovat katalogy: všechny aktivní neaktivní Pomocí tlačítka vedle tohoto menu lze katalog učinit neaktivní a nebo naopak. Tlačítko je zobrazeno, jen pokud je ve stromu katalogů vybrán katalog. Pokud je vybrán prvek nebo otázka tlačítko není zobrazeno. Při zadání nového auditu jsou nabízeny pouze aktivní katalogy. 4.3.4 Hodnocení otázek Obrazovka druhů hodnocení slouží ke správě jednotlivých hodnocení, které jsou následně využita pro hodnocení otázek jednotlivých auditů. Spouští se pomocí vybrané funkce z menu Nástroje Hodnocení lze také spouštět přímo z katalogu otázek Hodnocení lze přiřadit i definovat přímo z Katalogu otázek. Pro definování je určena ikona označená na obrázku. Strana 13 z 43
Levá část je seznamem jednotlivých druhů hodnocení, pravá část je rozpisem jednotlivých ukazatelů hodnocení. Hodnocení, které je vybráno ke Katalogu otázek se společně s tímto katalogem dostává do auditu v rámci zadání kterého byl katalog vybrán. 4.3.5 Seznam přihlášených uživatelů Je popsáno následně v kapitole Vybrané funkce SW 4.3.6 Změna názvů položek Je popsáno následně v kapitole Vybrané funkce SW 4.3.7 Nastavení programu Je popsáno následně v kapitole Vybrané funkce SW Strana 14 z 43
5 Zadání nového auditu Provádí se kliknutím na ikonu nový záznam nového auditu., po kterém se objeví okno pro založení Vyplnění obou polí v předchozím obrázku je povinné a tedy výchozím krokem pro zadání nového auditu je vytvořený katalog. Jeho tvorba byla popsána kapitole Modul Katalog 5.1 Obrazovka Audit Na této obrazovce jsou zadávány základní informace o jednotlivých auditech (Všechny informace požadované pro plánování auditu normou ISO 19011). Pole která jsou žlutá, jsou tzv. povinně vyplnitelná. Znamená to, že při založení nového záznamu se musí vyplnit takto zvýrazněná pole, aby bylo možno záznam uložit. Při založení nového auditu je nutno zvolit označení auditu, (musí být unikátní tedy takové, které se ještě v databázi nevyskytuje). Dále je třeba zvolit způsob, jakým bude audit prováděn (externě, interně). Při volbě způsobu auditu externě se zobrazuje okno Firma Firma je vybírána ze SW Kontakty. Aby bylo možno firmu vybrat, musí být v tomto SW zadána. Poslední povinnou položkou je definování hlavního auditora z pomocné databáze auditorů v menu Nástroje a definování auditorů je popsáno v kapitole 9 5.1.1 Datumy a stavy auditů Stav auditu je dán vyplněním jednotlivých datumů v obrazovce Audit. Stavy auditů jsou vysvětleny následně. Pokud není dodrženo logické postupné plánování, schvalování a provádění auditů, program na disproporce v logice datum upozorňuje. Strana 15 z 43
Datumy v jednotlivých datumových polích, kromě dokladu provedení, stanovují stavy auditu. Šipky v předcházejícím obrázku zpřehledňují, který stav patří ke kterému datumovému poli. Datumy se nedají smazat běžným způsobem, ale změna stavu se dá řešit přeřazením auditu do jiného (například předchozího) stavu pomocí této funkce. Aktivní je vždy předchozí stav než ve kterém se vybraný audit aktuálně nachází (v tomto případě tedy Nezadaný. Vyplněním datumových polí se audity přepínají do jednotlivých stavů. Existuje sedm základních stavů auditu (stejně jako je počet datumových polí), kterým odpovídá barevné zvýraznění v seznamu auditů. Jejich popis je v následující tabulce: 1. Nezadaný audit Audit, který ještě nemá žádný datum vyplněný 2. Založený audit Audit, který má vyplněno datum Založení a žádné další. Datum založení se vyplňuje automaticky při zadání auditu. Je možno jej změnit jen do uložení auditu. 3.Naplánovaný audit Audit, který má vyplněné také datum Plán spuštění a Plán ukončení. 4. Schválený audit Audit, který má vyplněno také datum Schválení. Po vyplnění tohoto datumového pole, již nelze spustit přiřazení otázek do auditu. 5. Zahájený audit Audit, který má vyplněno také datum Spuštění, ale ne Ukončení. Po vyplnění tohoto datumového pole, již nelze spustit přiřazení otázek do auditu. 6. Ukončený audit Audit který má vyplněno datum Ukončení, ale ne Uzavření. Po Strana 16 z 43
vyplnění tohoto datumového pole, již nelze spustit přiřazení otázek do auditu. 7. Uzavřený audit Audit který je už uzavřený, má splněna všechna nápravná opatření a nelze již měnit jeho hodnocení. Uzavření je, možné vyplnit pouze v případě, že z auditu nevyplynula žádná nápravná opatření nebo jsou všechna nápravná opatření splněna. po vyplnění tohoto datumového pole již nelze data v auditu měnit Barvy jednotlivých stavů auditu zobrazujících se v seznamu se nastavují v menu Nástroje Nastavení 5.1.2 Označení Označení auditu je hlavním a jedinečným označením auditu v databázi. Systém číslování by neměl být nahodilý, ale předem stanovený pro snadnější orientaci v již zapsaných auditech. Toto pole lze vyplnit pouze při založení nového auditu nebo při tvorbě kopie auditu. 5.1.3 Firma Toto okno je vyvoláno Způsobem auditu objevuje se pouze při výběru Externí popsáno je to u kolonky Způsob 5.1.4 Katalog Položka Katalog je nositelem informace ze kterého katalogu a s jakým hodnocením je daný audit řešen Toto pole lze vyplnit pouze při v okně zakládání nového auditu, nebo při vytvoření kopie auditu. Po založení záznamu se automaticky otevře obrazovka výběru katalogu z databáze katalogů. 5.1.5 Druh Položka je vybrána z pomocné databáze nástrojích a slouží pro podrobnější třídění auditů. Druh auditu je pole, které umožňuje zařadit audit do uživatelem definované skupiny. 5.1.6 Způsob Způsob provedení auditu dává možnost jednotlivé audity rozčlenit do dvou pevně daných skupin - na interní a externí audity. Po založení auditu je přednastaven interní. Při zvolení způsobu "externí" se aktivuje pole Firma do které lze vyplnit firmu ze společné databáze kontaktů. Strana 17 z 43
5.1.7 Volné textové pole 1-6 Jedná se o pole, která jsou určena pro případné doplnění informací. Pole jsou opatřena takzvanou funkcí historie, kdy si SW pamatuje údaje napsané v těchto polích a z uložených tvoří seznam, který je viditelný po kliknutí na symbol pomocí funkce v menu Nástroje změna názvů položek. Pole je možno přejmenovat 5.1.8 Vedoucí auditor (vedoucí auditního týmu) Hlavní/vedoucí auditor je osoba, která je určená pro konkrétní audit do pozice hlavního auditora. Výběr hlavního auditora se provádí stisknutím tlačítka s třemi tečkami v pravé části editačního pole. Hlavního auditor se vybírá z pomocné databáze auditorů. Databázi auditorů je možno modifikovat v menu "Nástroje" a podmenu "Auditoři". Pokud je má vedoucí auditor v číselníku auditorů přiřazen LOGIN z databáze uživatelů, je toto indikováno zobrazením ikony v rámečku. 5.1.9 Auditor 5.1.10 Osoby, útvary Všechny pomocné auditory, kteří se budou podílet na daném auditu, lze vybrat z databáze auditorů. Vybraný pomocný auditor, který je provázán v Databázi pomocných auditorů do společné Databáze uživatelů PALSTAT CAQ, bude mít oprávnění pomocného auditora pro konkrétní audit. Pracovník stanovený jako auditor má přístup k záznamům auditu Tabulka osoby je seznam prověřovaných osob a jejich útvarů v podniku. Přiřadit osobu lze buď ze společné databáze pracovníků na launcheru SW Palstat, nebo přímo vepsat do tabulky. V případě vepsání, nebude mít daná osoba stejná oprávnění, jako v případě přiřazení z databáze. Přiřazení se provede stisknutím tlačítka se symbolem uživatele Tabulka útvarů slouží pro evidenci útvarů, na které se konkrétní audit vztahuje. Útvar lze buď přiřadit z útvarů launcheru SW Palstat, nebo jej lze ručně vepsat. Přiřazení se provede stisknutím tlačítka s třemi tečkami. Strana 18 z 43
5.1.11 Procesy Tabulka procesy je aktivní pouze v případě auditů procesu dle nebo v duchu předpisu VDA6.3 a vybírají se do ní údaje z pomocné databáze. Do auditu lze přidávat pomocí zmačknutí klávesy "ctrl" a levého tlačítka myši více procesů najednou 5.1.12 Účel, Důvod, Dokumenty, Rozdělovník Položky lze vyplnit buď stisknutím tlačítka s třemi tečkami a následným vybráním z pomocné databáze Pro snadnější vypisování textu můžete použít tlačítko se symbolem editace přímo vepsat údaje do položky. Možná je i kombinace obou způsobů Položka Účel slouží k popisu účelu prováděného auditu. Položka Důvod slouží k popisu důvodu prováděného auditu. Položka Dokumenty slouží k identifikaci dokumentů/kritérií potřebných prováděného auditu. Položka Rozdělovník slouží k popisu rozdělovníku prováděného auditu. 5.2 Přiřazení otázek k auditu Pro to, aby mohlo probíhat hodnocení jednotlivých otázek katalogu / dotazníku vybraného při zadávání auditu, musí dojít k výběru otázek, které budou pro audit využity. Výběr se provádí za použití tlačítka označeného v následujícím obrázku. Po iniciaci tlačítka dojde k otevření následujícího okna Strana 19 z 43
V okně pro přiřazení otázek jsou vybrány prvky nebo otázky z katalogu, který je na levé straně a přiřazeny k auditu na pravé straně. Přiřazení je prováděno pomocí tlačítek s šipkami mezi vzorovým katalogem a katalogem vybraného auditu. Prvky a otázky vybrané pro konkrétní audit mají šedý podklad. POZOR: Pokud nebudou přiřazeny otázky k vybranému auditu, je obrazovka Otázky prázdná a nejde ani zpracovat časový plán auditu, jehož tvorba je popisována v následující kapitole. 5.2.1 Časový plán auditu Časové plánování je používáno zejména s cílem zefektivnit průběh auditu a minimalizovat tak ztrátové časy, které vznikají při nekonkrétním plánování průběhu auditu. Časový plán se spouští tlačítkem označeným v následném obrázku: Časové plánování je obrazovkou, ve které uživatel má možnost časově naplánovat jednotlivé prvky auditu. Je zde možnost přiřazení účastníků k prvku a přiřazení útvarů k prvku, čímž se konkretizuje časový plán. Obrazovka plánování je zobrazena na následném obrázku. Tlačítko v rámečku zajišťuje plánování dle: 1. Katalogu otázek 2. Datumu plánu Strana 20 z 43
Pole v pravé části obrazovky Pole Poznámka Pole Osoby Pole Útvary Slouží pro podrobnější specifikaci informací pro pracovníky prověřovaného útvaru Pro zadání do tohoto pole se po zadání nového záznamu zobrazují osoby z obrazovky Audit Pro zadání do tohoto pole se po zadání nového záznamu zobrazují útvary z obrazovky Audit Strana 21 z 43
6 Práce a informace v obrazovce Seznam Seznam auditů je obrazovka, kde je každý audit identifikován jedním řádkem s možným přehledným barevně odlišeným zobrazením jednotlivých auditů. Barevné zvýraznění jednotlivých auditů je dáno stavem v jakém se audit z hlediska rozpracovanosti nachází a barvy lze upravit ve funkci Nastavení programu. Tmavě modrý řádek auditu je vybraný audit/záznam. Obrazovka Seznam neumožňuje editaci, ale umožní založit nebo trvale odstranit audit a také umožňuje některé další funkce ovládání. Položky v jednotlivých sloupcích lze v seznamu třídit sestupně nebo vzestupně a dle různých údajů. Třídění probíhá v polích pod nadpisem jednotlivých sloupců a postup je popsán v manuálu Ovládání SW Palstat část Seznamy. Řazení jednotlivých sloupců a jejich viditelnost Ovládá se pokliknutím na lištu seznamu pravým tlačítkem myši a je popsáno v samostatném manuálu Základní ovládání Palstat CAQ. Ze "Seznamu auditů" k podrobným informacím o auditu do záložky Audit se uživatel dostane dvojitým pokliknutím na řádek vybraného auditu. Obrazovka Audit zobrazuje potom audit, který byl zvolen na záložce Seznam. 6.1.1 Grafické znázornění průběhu auditů Tato obrazovka slouží pro přehledné znázornění průběhů jednotlivých auditů a jejich stavu. Zobrazení odpovídá auditům zobrazeným v seznamu. Rozpětí časové osy je ovlivněno časovým rozsahem zobrazovaných auditů. Strana 22 z 43
V grafu se nezobrazují audity, které nemají definované nejméně plánované datum zahájení a plánované datum ukončení. Rozdíl v počtu auditů v seznamu a v grafickém znázornění plánu je způsoben právě nedostatečně naplánovanými audity. Strana 23 z 43
7 Obrazovka Otázky Tato obrazovka slouží pro 3 hlavní účely : 1. Přehledné zobrazení kontrolního dotazníku včetně souvisejících informací 2. Dokumentování zjištění z auditu 3. Plánování a sledování opatření vyvolaných zjištěním odchylek od kritérií auditu. Aby bylo možno v záložce pracovat, je podmínkou, aby byly k auditu přiřazeny otázky z katalogu vybraného při zadání auditu. Spuštění funkce přiřazení otázek se provádí na liště pomocí tlačítka k tomu určeného a označeného na následném obrázku: Obrazovka je rozdělena na tři části. Na celé levé polovině je seznam otázek auditu, které jsou ve formě stromové struktury. V pravé horní polovině obrazovky je část týkající se vybrané otázky a odpovědi na ni. V části opatření jsou evidována nápravná opatření, pokud existují. Strana 24 z 43
7.1.1 Stromová struktura otázek auditu Stromová struktura otázek auditu je přehledné zobrazení prvků / procesů / otázek ve zvoleném auditu. Jednotlivé barvy lze upravit v nastavení programu. Podle zvoleného záznamu se zobrazí i informace na pravé straně obrazovky. Informace k otázce se zobrazují jinak než proces a proces se zobrazuje jinak než prvek. Zaškrtnutí otázky se projeví, pokud je otázka hodnocena 7.1.2 Posun otázek ve stromu Jednotlivé otázky je z hlediska jejich pořadí možno posouvat pomocí šipek, které jsou v dolní části obrazovky pod stromovou strukturou otázek 7.1.3 Kopírování informací ve stromu Šipka označená červeným rámečkem slouží pro kopírování: 1. Pro kopírování časového plánu v rámci prvků katalogu otázek 2. Pro kopírování informací o datu dotazování a kdo na otázku odpovídal v rámci otázek jednoho prvku. Strana 25 z 43
7.1.4 Otázky k auditu Kolonky Název, kritičnost, text otázky jsou přebrány z katalogu otázek jehož používání je popsáno dále v tomto manuálu v části Nástroje Modul katalog. Pokud je třeba doplnit znění otázky, je to možno provést přímo v textu otázky. Tato úprava se neukládá do katalogu a jedná se jen o krátkodobou úpravu v konkrétním auditu. 7.1.5 Zjištění z auditu Zjištění, datum a odpovídal se vyplňuje v průběhu auditu. Zjištění je volné pole sloužící pro vepsání informací zjištěných při dotazování a pozorování při auditu. Datum je výběrem datumového pole a slouží pro zaznamenání dne prověřování. Odpovídal je výběr z launcheru SW Palstat z databáze pracovníků nebo je možno přímo zadat. 7.1.6 Hodnocení odpovědí Je vybíráno na základě pokliknutím na ikonu a výběr jednotlivých hodnocení odpovědí je závislý na přiřazení hodnocení ke konkrétnímu katalogu, který je vybrán při zadání nového auditu. Tvorba hodnocení je popsána v tomto manuálu v části Nástroje databáze hodnocení. Další třídění hodnocení může být provedeno pomocí pole. Pro případné další informace je možno využít volné kolonky na obrázku níže. Jejich názvy je možno změnit pomocí menu-změna názvů položek Níže uvedené kolonky slouží k dalším záznamům zjištění při prověřování například podezření na špatnou funkci souvisejícího procesu nebo na odmítnutí hodnocení zjištění prověřované osoby. Strana 26 z 43
7.1.7 Vyplnění opatření z auditu Pravá dolní část obrazovky Otázky je určena pro dokumentování návrhu nápravných opatření, která jsou formulována na základě zjištění z auditu. Tato část se otevírá pomocí zaškrtávátka. Opatření definovaná v těchto polích se zobrazují v seznamu opatření, který se spouští na liště ikonou a naopak aktualizace dat v seznamu opatření se ukládají do záznamů o opatření konkrétní otázky. Popis jednotlivých polí: Číslo se musí vepsat a tato identifikace potom slouží pro orientaci v přehledu neshod spouštěném na obrazovce Seznam Jedná se o propojení na SW Management úkolů. Tato funkce je aktivní, pokud je tento SW využíván. Jedná se o stanovení termínu odstranění neshody zjištěné při auditu. Slouží pro orientační znázornění plnění opatření. Ovládání se provádí pomocí šipek nebo vepsáním do okna Nositel nápravného/preventivního opatření výběr je launcheru SW Palstat databáze pracovníků nebo možno přímo zadat. Termín splnění opatření Slouží pro orientační znázornění účinnosti opatření. Ovládání se provádí pomocí šipek nebo vepsáním do okna. Slouží pro definování/návrhu opatření. Slouží pro dokumentování jak bylo opatření splněno. Další poznámky Strana 27 z 43
8 Obrazovka Hodnocení Účelem této obrazovky je poskytnout informace o výsledcích, které byly SW spočítány na základě hodnocení jednotlivých otázek z obrazovky otázky. Obrazovka hodnocení je pro jednotlivé typy auditů například VDA 6.1, VDA 6.3, ISO/TS, odlišná. Na předchozím obrázku je provedení pro audity dle VDA. Rozdíly jsou zde pouze v zobrazení celkového hodnocení auditu a v obrazovce hodnocení předpisů VDA 6.1 a 6.3 je ještě navíc pole Důvod snížení, ve kterém se zobrazují informace týkající se případného snížení hodnocení vyvolaného výsledkem jednotlivých otázek nebo prvků. Část obrazovky Hodnocené auditu je určena pro vypsání tzv. závěru z auditu = celkovému zhodnocení auditu auditorem. Políčko Hodnocení auditora je určeno pro potvrzení nebo snížení hodnocení auditorem například na základě nějakého zásadního zjištění. Ikona je určena k tomu, aby hodnocení auditu bylo zobrazeno na obrazovce Seznam. Cílem je zobrazovat v seznamu jen hodnoty po dokončení dokumentování auditu. Bez kliknutí na toto tlačítko hodnota v seznamu uložena není a důvodem této funkce je to, že by seznam jinak zobrazoval hodnoty i v průběhu dokumentování auditu. Strana 28 z 43
Strana 29 z 43
9 Další vybrané funkce SW 9.1 Filtrování a vyhledávání 9.1.1 Filtrování Tato funkce otevírá kombinovaný filtr, který je také možno spustit tlačítkem klávesovou zkratkou Ctrl + F Po spuštění se otevře okno s výběrem vyhledávaných údajů. a také Filtr se sestává ze dvou částí: V horní polovině je výběr dle základních údajů týkajících se auditů a v dolní polovině je možno vybírat dle prvků, otázek a opatření. Tato obrazovka slouží pro vyhledání požadovaného záznamu dle zvolených parametrů. Je možno vyhledávat dle jednoho nebo více parametrů. Filtr si v průběhu běhu programu pamatuje filtrované položky, po stisknutí tlačítka pro výběr, lze vyhledávat části záznamů i pomocí znaku %. Funkce jednotlivých tlačítek filtru: Zavře se okno filtru a aplikuje se zvolený filtr Strana 30 z 43
Aplikuje se zvolený filtr, okno se nezavírá Zavře se okno bez aplikování zvoleného filtru Tlačítko provede nastavení položek do výchozího stavu po spuštění programu Tlačítko slouží k ukládání vzorů jednotlivých filtrů. 9.1.2 Profily filtru Po kliknutí na tlačítko se objeví Pokud chceme zvolit již stanovený profil volíme pokyn Otevřít Pokud chceme zadat nový profil, zvolíme Uložit jako. Uložit jako Součástí definování filtru je volba, zda filtr bude pouze pro lokální účel nebo pro všechny uživatele. K tomuto nastavení slouží okna pro zaškrtnutí. Uživatelský profil je pro stanici uživatele, který profil zadává, Výchozí profil je pro všechny uživatele. Nastavený nový filtr se objeví při spuštění filtrování z menu ta jak ukazuje následující obrázek Strana 31 z 43
9.1.3 Vyhledávání v seznamu auditů Vyhledávat audity lze v seznamu pomocí funkce Zobrazení sloupcového filtru. Filtr se aktivuje pokliknutím pravým tlačítkem myši v hlavičce sloupců. Lze vyhledávat dle všech údajů sloupce nebo dle úplných i neúplných údajů napsaných do pole vyhledávání. 9.1.4 Filtr editor Pro vyhledávání dle dalších parametrů lze využít funkce Filtr editor. Po spuštění této funkce je možno vybírat dle různých parametrů například těch, které jsou uvedeny na následujícím obrázku. Strana 32 z 43
9.1.5 Seskupování Pro přehled v záznamech a snadnější vyhledávání lze použít také seskupování, které lze iniciovat pomocí funkce Pole seskupit podle označené na předchozím obrázku nebo přetažením sloupce dle kterého chce uživatel seskupovat do pole určeného k tomuto účelu. Přetažení se provádí za použití levého tlačítka myši. Zrušení lze provést vypnutím funkce v menu nebo zpětným přetažením do seznamu. 9.2 Tisk sestav Tisk sestav lze provádět pomocí ovládání menu nebo pomocí ikony označené šipkou. Obě alternativy jsou rovnocenné. Používání modulu tiskových sestav je popsáno v samostatném Základní ovládání Palstat CAQ 9.3 Vyřazení a obnovení auditu Pokud by bylo třeba z nějakých důvodů vyřadit nějaké audity ze seznamu je možné využít funkce uvedené na následujícím obrázku. Aktivita této funkce souvisí výběrem ve filtru, který je označen šipkou. Tento filtr ovlivňuje zobrazení auditů v seznamu rozděluje audity z hlediska archivace. Strana 33 z 43
Vyřazení auditu není nevratnou funkcí. Vyřazený audit je vidět v seznamu, pokud jsou zvoleny všechny audity a mezi aktivní je možno jej zpět zařadit, pokud využijeme funkce obnovit audit, která v případě, že stojíme kurzorem na vyřazeném auditu nahradí pokyn Vyřadit audit. 9.4 Historie změn U nejdůležitějších položek SW je při změně požadováno zaznamenání důvodu změny. V tomto případě došlo k vyplnění plánu zahájení auditu a při uložení změny pomocí tlačítka pro ukládání změn se objeví okno. Bez dopsání důvodu změny není možno data uložit. Tento text je záznamem pro sledování změn (změnového řízení). NEDOPORUČUJE SE do kolonky používat pouze mezerník je to v rozporu s předpisy pro management jakosti. Z menu (levý obrázek) je potom možno spustit registr změn, ve kterém jsou všechny změny trvale evidovány(pravý obrázek). Strana 34 z 43
9.5 Nástroje 9.5.1 Seznam přihlášených uživatelů Po kliknutí na tuto funkci menu Nástroje je možno zjistit počet licencí SW Palstat a počet nyní pracujících uživatelů 9.5.2 Změna názvů položek Provádí se pokynem viz. obrázek níže. Kolonky s povoleným přejmenováním se označí modře a po klinutí na vybarvený řádek se objeví okno do kterého je možno vypsat nový název a uložit jej. Strana 35 z 43
9.5.3 Nastavení programu Spouští se pomocí pokynu viz. níže Po otevření okna je možno nastavovat barvy jednotlivých stavů auditu a prvků, procesů a otázek Jednou z funkcí nastavení je i nastavení povolených příloh k záznamům, které se objevují po stisknutí tlačítka na liště 9.5.4 Vyhledávání pomocí filtrů Kromě vyhledávání v jednotlivých sloupcích seznamu lze vyhledávat pomocí tlačítek na liště SW: Levé tlačítko v červeném rámečku indikuje možnost spuštění funkce vyhledávání kombinovaného universálního filtru je podrobně popsáno v části manuálu pod jménem Jednotlivé funkce v menu část Soubor Pravé tlačítko indikuje vyhledávání auditů dle toho, zda se jedná o audity aktivní nebo vyřazené. toto je podrobně popsáno v části manuálu pod jménem Jednotlivé funkce v menu část Soubor Vyřazení a obnovení auditu 9.5.5 Posun termínů auditu Pokud je třeba z nějakých důvodů posunout datum konání auditu, je možné to provést pomocí tlačítka, které je na následujícím obrázku označeno Strana 36 z 43
Po kliknutí na tlačítko se objeví okno ve kterém se provede posun vyplněním kolonek Počet a jednotky. POZOR: Ikona pro posun je aktivní jen pokud je audit ve stavu "založený" nebo "naplánovaný" 9.5.6 Seznam nápravných opatření Pokud jsou v auditech stanovována opatření k odstranění zjištěných odchylek oproti kritériím předpisů, je možno tato opatření přehledně znázornit a to pomocí tlačítka zvýrazněného na následujícím obrázku. V této obrazovce jsou zobrazena nápravná opatření ze všech auditů a je možno filtrovat údaje pomocí výběru v seznamech. Podle uživatelských práv, které jsou stejné jako na záložce otázek, uživatele mohou editovat jednotlivé záznamy. Ovládání je shodné s ovládáním spodní části záložky "Otázky". Strana 37 z 43
9.5.7 Export údajů do MS Excel K exportu dojde, pokud je na počítači uživatele tento produkt MS Office nainstalován a do sešitu Excel jsou exportována data, která jsou vybrána v aktuálním seznamu na obrazovce. (Tedy i filtrovaná data) 9.6 Funkce Reporting Je určena pro snadné získávání informací z průběhu auditů. Na levé straně jsou jednotlivé dotazy a na pravé straně je přehled výsledků v tabulce nebo grafu. Strana 38 z 43
Jednotlivé dotazy jsou vyhotovovány firmou Palstat na základě písemných požadavků zákazníků. Vyhotovení dotazu předchází jednoznačná definice dotazu a posouzení vyrobitelnosti. 9.7 Automatické vyplňování opatření do SW Palstat- Úkoly Jestliže má firma uživatele tohoto SW zakoupený SW Palstat Úkoly má uživatel SW Audit systému a procesu možnost používat automatické vyplňování úkolů v tomto SW a využít tak výhod centrální evidence úkolů a všch výhod SW Úkoly včetně například upozornění prostřednictvím funkce monitor úkolů 9.7.1 Jednotlivé kroky postupu: 1. Je třeba mít vyplněna pole v části Nápravné opatření Odpovědný pracovník musí být vybrán z pracovníků, kteří mají přístup do SW Palstat. Strana 39 z 43
2. Spustit funkci úkoly Po kliknutí na tlačítko se objeví okno seznamu úkolů. 3. Zadání nového úkolu Provede se pokliknutím na tlačítko nový záznam viz předcházející obrázek. Následně se objeví okno pro zadání úkolu. Strana 40 z 43
4. Vyplnění jednotlivých polí nového úkolu Kód Vyplňuje program Úkoly automaticky Termín Vyplňuje se automaticky na základě stanovení termínu plnění opatření z auditu Vedoucí (úkolu) Vyplňuje se automaticky na základě stanovení řešitele opatření z auditu Priorita Vyplňuje se automaticky na základě stanovení kritičnosti otázky buď v katalogu nebo v obrazovce Otázky Kritičnost v otázce auditu Priorita úkolu Strana 41 z 43
nevyplněna priorita 1 není kritická priorita 4 kritická priorita 6 velmi kritická priorita 8 Oba údaje Vyplňuje SW Úkoly automaticky na základě nastavení datumu v počítači a přihlášeného uživatele Předmět Do položky předmět vloží SW Úkoly číslo neshody Popis Do pole je automaticky vloženo znění opatření z položky Popis opatření 5. Zobrazení uloženého úkolu v seznamu úkolů SW Audity 6. Zobrazení úkolu v SW Palstat Úkoly Ikonou označenou šipkou je identifikováno, že úkol přišel ze SW Audity. Propojení zobrazené v kroku 5 je trvalé a zobrazuje se v něm i plnění úkolu. Úkol je trvale archivován pokud není smazán v SW Úkoly. 9.8 Změna katalogu u zadaného auditu Pokud je potřeba změnit katalog u zadaného auditu, je možno toto udělat, pokud nejsou v okně přiřazení otázek přiřazeny k auditu otázky z původně zadaného katalogu. Strana 42 z 43
Po kliknutí na tlačítko Upravit záznam na hlavní ovládací listě se vedle okna Katalog objeví tlačítko na výběr jiného katalogu ve kterém je možno vybrat jiný katalog. Strana 43 z 43