MS Access je program, který umožňuje vytvářet a spravovat databáze. Důležitým prvkem při tvorbě databáze je vytvoření vhodné struktury tabulek. Tabulku začneme vytvářet definováním jejich polí (=sloupců). Access všechny naše úpravy v souboru hned ukládá (Word, Excel, ukládají změny pouze na náš pokyn). Základní pojmy Databáze: velké množství informací (=dat) uložených v tabulkách Databázový systém: slouží k ukládání informací k manipulaci a třídění dat podle námi určených kritérií k propojování tabulek k vybírání informací z více tabulek najednou Tabulka: Záznam (= věta): Položka: Údaje: Pole: soubor dat uspořádaných do řádků a sloupců jeden řádek Tabulky záznam je tvořen Položkami položky jsou vyplněny Údaji sloupec tabulky Tabulka: učo příjmení jméno ročník forma studia bydliště 123 Slavík Erik 1 prezenční Most 456 Drozdová Anděla 2 kombinovaná Žatec 789 Sýkora Květoň 3 prezenční Teplice 859 Kukačková Věnceslava 2 kombinovaná Chomutov Každý záznam tabulky obsahuje šest položek. Příklad: hodnota pole Příjmení ve třetím Záznamu je Sýkora. Objekt: Další objekty: Formulář: Dotaz: Sestava: základním Objektem je Tabulka Formuláře, Dotazy, Sestavy používá se k zadávání dat do databáze nebo k jejich zobrazení pomocí Dotazů vybíráme z tabulek pouze požadovaná data, vytváříme nové tabulky slučováním polí jiných tabulek vytváříme nové tabulky zadáváním potřebných kritérií slouží k prezentaci dat v tištěné podobě VŠFS, zima 2011, H. Vohanková M.(Kučera) stránka: 1 z 6
VYTVOŘENÍ DATABÁZE (v Návrhovém zobrazení) Start Všechny programy Microsoft Office Microsoft Office Access 2010 Prázdná databáze Název souboru: zadáme název (Zamestnanci) Vyhledat umístění pro databázi (ikona otevřené složky vedle názvu databáze, zadáme umístění databáze) OK Vytvořit Přepneme do Návrhového zobrazení (ikona s pravítkem a tužkou) Domů Zobrazení Návrhové zobrazení Název tabulky: Osobní karta OK V NÁVRHOVÉM ZOBRAZENÍ zadáme: Název pole = názvy polí budou tvořit hlavičku databáze (názvy sloupců) Datový typ = zatím nevyplníme (doplní se automaticky text ) Popis = můžeme a nemusíme vyplňovat, je to informace pouze pro nás, Popis nikdo neuvidí ID = automaticky vytvořeno jako název prvního pole (název můžeme kdykoliv změnit) VŠFS, zima 2011, H. Vohanková M.(Kučera) stránka: 2 z 6
Přepneme do Zobrazení DATOVÉHO LISTU: karta Domů Zobrazení Zobrazení datového listu (ikona s tabulkou) a vyplníme první řádek enter Při zadávání dat do databází dochází k častým chybám a překlepům. Abychom minimalizovali počet chyb, upřesníme datové typy polí a vlastnosti polí. Náš první záznam odstraníme: klikneme pravým tlačítkem myši na začátek řádku Odstranit záznam (Ano). DATOVÉ TYPY POLÍ Přepneme do Návrhového zobrazení: karta Domů Zobrazení Návrhové zobrazení (ikona s pravítkem a stužkou) a definujeme Datové typy polí Přepneme do Zobrazení datového listu a zadáme osobní data prvního zaměstnance znovu. (Na monitoru se objeví dotaz Ano) Vrátíme se zpět do Návrhového zobrazení a nastavíme další bezpečnostní prvky polí. VŠFS, zima 2011, H. Vohanková M.(Kučera) stránka: 3 z 6
VLASTNOSTI POLÍ Klikáme postupně do Názvu polí a nastavujeme Vlastnosti polí (dole). vlastnosti pole ID záložka Obecné - do řádku Titulek vložíme text osobní číslo. vlastnosti pole Křestní jméno záložka Obecné - do řádku Velikost pole vložíme hodnotu 50 - do řádku Titulek vložíme text jméno - v řádku Nutno zadat vybereme ano NASTAVENÍ VLASTNOSTÍ U DALŠÍCH POLÍ: Příjmení Nutno zadat: ano Titul Velikost pole: 50 Vzdělání Datum narození Státní příslušnost Velikost pole:2 Vstupní maska: LL (budeme zadávat hodnoty ZŠ, SŠ, VŠ) Titulek: DAT NAR Titulek: st. přísl. Státní příslušnost budeme vybírat z rozbalovacího seznamu hodnot záložka Vyhledávání Zobrazit vyhledávací prvek: vybereme Seznam Typ zdroje řádků: vybereme Seznam hodnot Zdroj řádků: ČR;SR;PL;DE;UKR;ostatní Pohlaví Ověřovací pravidlo: M or Ž (budeme moci zadat pouze písmeno M nebo Ž ) Ověřovací text: Chyba! Lze zadat pouze M (muž) nebo Ž (žena) VŠFS, zima 2011, H. Vohanková M.(Kučera) stránka: 4 z 6
PSČ Vstupní maska: 000\ 00 (čísla v tabulce se uspořádají automaticky jako trojice a dvojice) Oddělení Státní příslušnost budeme vybírat z rozbalovacího seznamu hodnot záložka Vyhledávání Zobrazit vyhledávací prvek: vybereme Seznam Typ zdroje řádků: vybereme Seznam hodnot Zdroj řádků: ředitelství;marketing;prodej;nákup;údržba;finance;logistika;it Úvazek Velikost pole: desetinné číslo Formát: procenta Přesnost: 4 Měřítko: 2 Vstupní maska: 0,00 Výchozí hodnota: 1 Hodnocení Titulek: pracovní hodnocení Ověřovací pravidlo: >=1 And <=5 Ověřovací text: Hodnota může být pouze od 1 do 5! Plat Počet desetinných míst: 0 Přepneme do Zobrazení Datového listu a vyplníme několik záznamů (řádků) alespoň dva. Přepneme zpět do Návrhového zobrazení. Přidáme ještě jedno pole: Název pole: Další materiály, Datový typ: Příloha, Vlastnosti pole: Titulek = přílohy Přepneme do Zobrazení Datového listu a do záznamů vložíme přílohy: Poklepeme na symbol Sponky Přidat v počítači najdeme požadovaný soubor OK Databázi zavřete. VŠFS, zima 2011, H. Vohanková M.(Kučera) stránka: 5 z 6
SAMOSTATNÁ ÚLOHA: Vytvořte databázi Knihovna. V Návrhovém zobrazení vytvořte hlavičku tabulky. Název tabulky: Knihy. čtěte = součást zadání Přepněte do Zobrazení datového listu a vyplňte několik záznamů (alespoň dva). Úlohu předveďte učiteli. VŠFS, zima 2011, H. Vohanková M.(Kučera) stránka: 6 z 6