ŠKODA AUTO VYSOKÁ ŠKOLA, O.P.S. B A K A L Á Ř S K Á P R Á C E Kristýna Nocarová

ŠKODA AUTO VYSOKÁ ŠKOLA, O.P.S. B A K A L Á Ř S K Á P R Á C E 2014 Kristýna Nocarová

ŠKODA AUTO VYSOKÁ ŠKOLA, O.P.S. Studijní program: B6208 Ekonomika a management Studijní obor: 6208R163 Podniková ekonomika a finanční management VSTUP ELEKTRONICKÝCH DAŇOVÝCH DOKLADŮ A JEJICH NÁSLEDNÉ ZPRACOVÁNÍ VE SPOLEČNOSTI ŠKODA AUTO A. S. Kristýna NOCAROVÁ Vedoucí práce: doc. Ing. Romana Čižinská, Ph.D.

Tento list vyjměte a nahraďte zadáním bakalářské práce

Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci vypracoval(a) samostatně s použitím uvedené literatury pod odborným vedením vedoucího práce. Prohlašuji, že citace použitých pramenů je úplná a v práci jsem neporušil(a) autorská práva (ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském a o právech souvisejících s právem autorským). V Mladé Boleslavi dne 23.5.2014 3

Děkuji doc. Ing. Romaně Čižinské, Ph.D. za odborné vedení bakalářské práce, poskytování rad a informačních podkladů. Děkuji také zaměstnancům oddělení EUU a zejména panu Pavlu Pechovi za poskytnutí rad a informací nutných ke zpracování mé bakalářské práce. 4

Obsah Úvod... 8 1 Dodavatelské faktury z hlediska teoretického vymezení a legislativní úpravy 10 1.1 Elektronická fakturace... 11 1.1.1 Výměna fakturačních dat prostřednictvím EDI... 11 1.1.2 Zasílání faktur elektronickou poštou... 12 1.1.3 Selfbilling... 12 1.2 Legislativní úprava elektronické fakturace... 12 2 Analýza přínosů a rizik přechodu na elektronickou fakturaci... 14 2.1 Přínosy a výhody... 14 2.2 Rizika a nevýhody... 15 3 Zpracování dokladů ve ŠA... 16 3.1 Postup zpracování fyzických dokladů... 16 3.1.1 Příprava pro účtování... 16 4 Příprava elektronické fakturace... 18 5 Selfbilling ve ŠA... 20 5.1 Klasické EDI... 21 5.2 WebSBI... 22 6 Příjem elektronických daňových dokladů od dodavatelů... 24 6.1 Strukturovaná data... 24 6.1.1 Klasické EDI... 24 6.1.2 WebEDI... 25 6.2 Nestrukturovaná data PDF soubory... 26 7 Zaúčtování přijatých dodavatelských faktur... 29 7.1 Zaúčtování faktur k objednávce s příjmem... 29 7.2 Zaúčtování dokladů k objednávce bez příjmu (odesílaných ke kontrole věcné a cenové správnosti)... 30 7.3 Zaúčtování faktur bez systémové objednávky... 31 8 Návrhy na zlepšení v oblasti elektronické fakturace... 31 Závěr... 32 5

Seznam literatury... 33 Seznam obrázků a tabulek... 34 Seznam příloh... 35 6

Seznam použitých zkratek a symbolů ČR EUU ÚD DD DIČ ŠA USD EDI ISDN TCP/IP OFTP IBM/AIX SW SAP GUI DMZ SBI IDoc in-house EERP MIG SAP/KDF IXOS MZD OCR TIF PDF ERS SRM ERP Česká republika Účtárna kontokorentů Účetní doklad Daňový doklad Daňové identifikační číslo ŠKODA AUTO a.s. United states dolar Electronic Data Interchange Digitální síť internetových služeb Primární přenosový protokol/protokol síťové vrstvy ODETTE File Transfer Protocol Advanced Interactive executive operační systém firmy IBM software Systeme aplications products in data procesin Graphical User Interface Demizona Selfbilling Invoice Interchange Document Interní formát souboru End to End Response Message Implementation Guideline Kniha došlých faktur v aplikaci SAP Archivní systém ŠA (Opentext archive server) File Server Optical Character Recognition Tagged Image File format Portable Document Format společnosti Adobe Systems Evaluated Recept Settlement Suplier Relationship Management Enterprise Resource Planning 7

Úvod Tato bakalářská práce má za úkol jejímu čtenáři přiblížit, jaké jsou v dnešní době možnosti zrychlení a usnadnění zpracování dodavatelských faktur. Jsou v ní uvedeny teoretické informace o různých možnostech jak elektronicky fakturovat, v další části jsou pak tyto teoretické poznatky převedeny do praxe a to konkrétně do společnosti ŠKODA AUTO a.s. Právě firma s takovou historií, jako je mladoboleslavská automobilka, je se svým technologickým zázemím ideální pro takové inovace. To jejím zaměstnancům umožňuje přibližovat zaběhnuté procesy novým možnostem a trendům ve všech oblastech své činnosti. A to ať už se jedná o výrobu samotnou nebo o činnosti, které s výrobou souvisí sice nepřímo, ale přesto by bez nich bezproblémový chod celého podniku nebyl možný. A právě jednou z těchto oblastí je oblast účetnictví, kterou se zabývá předložená bakalářská práce. Účetní oddělení, konkrétně jeho část, která se zabývá zpracováním dodavatelských faktur, se neustále snaží inovovat postupy činností, které provázejí celý životní cyklus daňového dokladu. Tyto inovace se projevují hlavně snahou o přechod na elektronické předávání a uchovávání daňových dokladů. První část práce se zabývá i legislativními úpravami, zejména zákonem o DPH, převážně tím, jak česká legislativa na elektronické doklady nahlíží. Jsou zde uvedena pravidla, která musí být splněna, aby elektronický doklad mohl být považován za věrohodný a dostatečně průkazný daňový doklad. Každá inovace se zavádí s určitými cíly a z určitých důvodů, které lze shrnout jako očekávané výhody a přínosy jejího zavedení pro firmu, která se pro novou cestu rozhodne. Nejsou to však jen přínosy, které souvisí s přechody na nové postupy, jsou zde také rizika, nevýhody a komplikace, které provázejí nové metody. Důsledky zavedení jsou v práci uvedené v samostatné kapitole, na základě kterých lze posoudit celkový přínos. Praktická část se zabývá přenesením teoretické části do praxe, kde je detailně popsaný postup, jak se zpracovávají veškeré doklady v oddělení EUU ve společnosti ŠKODA AUTO a.s. Je zde uveden popis procesů, které doprovází celý životní cyklus dokladu, a to od okamžiku jeho vzniku, přijetí do účetního systému podniku až po jeho archivaci. 8

Závěrečná část se zabývá návrhy na zlepšení, tedy tím, co by se do budoucna mělo vylepšit tak, aby již zmíněné přínosy a výhody inovace čím dál více převyšovaly nevýhody. 9

1 Dodavatelské faktury z hlediska teoretického vymezení a legislativní úpravy Dodavatelsko-odběratelské vztahy vznikají především v rámci nákupu, jehož prostřednictvím firmy získávají prostředky a zdroje, které jsou nutné k dosahování cílů každého podniku. V současnosti už však není nákup vnímán jen jako pasivní opatřování materiálů, služeb a ostatních věcí nutných k chodu firmy na základě vzniklých potřeb. Dnes se uplatňuje aktivní přístup k nákupu, a to takový, který napomáhá k tomu, aby výroba byla efektivní, tedy aby bylo pro výrobu ve správný čas zajištěno dostatečné množství všech potřebných zdrojů a v požadované kvalitě, čímž napomáhá k vytvoření určitého kvalitativního standardu. S tím samozřejmě souvisí i užívání správných marketingových postupů ve všech fázích nákupního procesu, které zahrnují jak kvalitu, tak třeba dodací a platební podmínky, cenu a ostatní podmínky dodávek. Tím však nákup jako takový zdaleka nekončí. Aby byly vtahy s dodavateli dále rozvíjeny a udržovány na dobré úrovni, sleduje a hodnotí každá firma každého dodavatele na základě svých kritérií. Správné nastavení a vedení dodavatelských vztahů by mělo být jednou z hlavních priorit podniku, jelikož právě vztahy s obchodními partnery mají veliký vliv na hospodářský výsledek, strukturu nákladů a také na tvorbu hodnot podniku z pohledu vlastníka (Synek a kol., 2011). Tato bakalářská práce se právě zabývá jedním z prvků dodavatelskoodběratelských vztahů, a to příjmem dodavatelských faktur a jejich zpracováním. Pojem dodavatelské faktury jsou pojmem ekonomickým a zákony, které upravují podnikání, tento termín neužívají, setkáváme se v nich spíše s názvem doklad (účetní nebo daňový). V praxi se však název dodavatelská faktura užívá zcela běžně. Dodavatelská faktura může být definována jako jakýsi účet za provedenou službu nebo dodané zboží, která je vystavená prodávajícím, tedy dodavatelem. Pro zákazníka má faktura hned několik významů, vedle hodnoty informační (cena dodávky, termín splatnosti apod.) je to i význam pro účetní a daňovou evidenci. Aby takovou úlohu dodavatelská faktura splňovala, musí splňovat určité náležitosti a musí být určitým způsobem zaúčtována tím se zabývají následující kapitoly. 10

1.1 Elektronická fakturace Tato bakalářská práce se bude zaměřovat zejména na elektronickou fakturaci, tedy na dodavatelské faktury vystavované elektronicky. Elektronická faktura jako taková není v českém právním řádu přímo definována. Opřeme se tedy o tzv. Explanatory notes, tedy o evropskou směrnici. Podle té se pod pojmem elektronická faktura rozumí doklad, který obsahuje údaje požadované v zákoně o DPH s tím rozdílem, že nebyla vystavena a obdržena v papírové formě, ale v jakémkoli elektronickém formátu. Novela zákona o DPH ( 26, oddíl 1 pojednávající o obecných ustanoveních o daňových dokladech, ostavec 3) formuluje první větu takto: Daňový doklad má elektronickou podobu tehdy, pokud je vystaven a obdržen elektronicky. Toto vymezení je důležité zejména proto, aby byl upřesněn způsob přijetí dokladu na straně kupujícího a to tak, aby byl v souladu s pravidly pro uchovávání faktur jako elektronických daňových dokladů. Způsoby elektronické fakturace: Elektronická fakturace může probíhat několika způsoby, to záleží na dohodě dodavatele s odběratelem a také na technologických možnostech obou stran. Těchto možností je hned několik, mohou však být primárně rozděleny do tří skupin, kterými jsou zasílání faktur prostřednictvím EDI, odesílání pomocí elektronické pošty, případně technologiemi na podobném principu, a posledním zvláštním typem elektronické fakturace je Selfbilling. Každá z těchto komunikačních cest se využívá pro předávání různých forem daňových dokladů. Odesílá-li dodavatel strukturovaná fakturační data, je vhodné zvolit cestu pomocí EDI resp. WebEDI. Pokud je po dohodě mezi oběma stranami vhodným formátem PDF soubor, využívá se cesta emailu příp. WebEDI. V případě Selfbillingu lze využívat jak strukturovaná data, tak PDF soubory tak. 1.1.1 Výměna fakturačních dat prostřednictvím EDI V případě tohoto typu fakturace se v podstatě jedná o výměnu strukturovaných dat mezi dodavatelem a odběratelem. Tato výměna je prováděna elektronickými prostředky podle schváleného standardu zpráv. Tento způsob komunikace je 11

vhodný pro dodavatele s patřičným technologickým zázemím a větším množstvím vystavovaných dokladů. EDI zprávy nemají podobu běžné tištěné faktury, jejich obsah tedy není pro běžného uživatele pouhým okem čitelný a tudíž srozumitelný. 1.1.2 Zasílání faktur elektronickou poštou V dnešní době probíhá komunikace mezi obchodními partnery v drtivé většině právě prostřednictvím elektronické pošty (email), protože je tato verze komunikace dostupná i pro méně technologicky vybavené firmy. Ačkoli je jen nepatrný rozdíl mezi elektronickým odesláním faktury naskenované, která je ve formátu PDF a odesláním faktury faxem či v papírové formě, pro některé daňové a finanční úřady je tento prvek velice důležitý. Komunikační prostředek je pro ně důležitým faktorem, který zaručuje integritu daňového dokladu. Integritou dokladu je míněna neporušenost a věrohodnost obsahu. Což je vzhledem k faktu, že obsah faktury se tím nijak nemění, zvláštní. 1.1.3 Selfbilling Selfbilling je jedna z možností, jak fakturování zjednodušit a zpružnit. Základní princip a rozdíl od běžné fakturace je ten, že doklady vystavuje odběratel zboží nebo služby jménem dodavatele. Obě strany o této formě fakturace uzavřou smlouvu, čímž je odběratel zplnomocněn k vystavování dokladů. Toto zplnomocnění od dodavatele dává odběrateli pravomoc, že může daňový doklad jeho jménem vystavit, ale i jistotu, že dodavatel tento daňový doklad přijme. Pravidla Selfbillingu jsou upravena zákonem číslo 235/2004 o DPH 28/5. 1.2 Legislativní úprava elektronické fakturace Elektronická fakturace (resp. elektronické daňové doklady) je upravena Zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. 26 říká, že daňový doklad má elektronickou podobu tehdy, pokud je vystaven i obdržen v elektronickém formátu. Dále je uzákoněno, že s elektronickou podobou dokladu musí souhlasit obě strany. Daná novela zákona o DPH zavádí také zcela nový pojem kontrolní mechanismus procesu, označovaný také jako tzv. auditní stopa. 12

Kontrolní mechanismus procesu představuje postupy, které zajišťují spolehlivou a jednoznačnou vazbu mezi daňovým dokladem a daným plněním. Pro zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu by tak měla každá účetní jednotka vytvářet spolehlivou tzv. auditní stopu, že bude uchovávat související účetní záznamy (např. objednávky, příjemky a výdejky materiálu, doklady o platbách jako jsou platební příkazy a bankovní výpisy, apod.) a případně další související doklady, a to po celou dobu stanovenou pro uchovávání daňových dokladů. Konrolní mechanismy procesů by měly odpovídat velikosti daňového subjektu, jeho předmětu činnosti, počtu a hodnotě plnění, počtu a typu obchodních partnerů, popř. i dalším faktorům. Auditní stopa splňuje svůj účel v případě, že je jednoduše sledovatelné propojení mezi podklady a dotyčným plněním. Tzn. vazba je spolehlivá, pokud jsou informace k propojení souvisejících dokumentů dostatečně podrobné. Novela zákona č. 235/2004 Sb., o DPH, jejíž platnost začala 1. ledna 2013, vnesla do české národní legislativy pravidla, která jsou vymezena evropskou direktivou 2010/45/EU z 13. července 2010. Tato pravidla stanovují nejen rovnost zacházení s papírovým a elektronickým daňovým dokladem, ale také nově formulovaný jednoznačný výklad pravidel pro fakturaci, vystavení a uchování daňových dokladů. Novela měla vliv na všechny plátce daně, a to tím, že se změnily zažité návyky postupu práce s daňovými doklady. Cílem této novely bylo prosazování cesty elektronické fakturace, čehož chtělo Ministerstvo financí dosáhnout tím, že firmám dalo jistou svobodu v tom, jak budou zajišťovat věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost dokladu. Dalším úkolem této úpravy zákona je pomoc v zabraňování daňových úniků při výběru DPH a zajištění lepšího a spolehlivějšího prokazování odvedení daňové povinnosti. Evropská směrnice se dále snaží eliminovat rozdíl mezi dokladem v listinné a elektronické formě. Toho se snaží dosáhnout tím, že požaduje, aby oba druhy dokladů přesně zachycovaly skutečná dodání zboží či poskytnutí služeb, a tím byla zajištěna jejich věrohodnost, neporušenost jejich obsahu a čitelnost od okamžiku vystavení faktury do konce jejího uchování. 13

Obsah elektronického daňového dokladu se obsahově neliší, platí pro něj tedy stejné náležitosti jako pro doklad fyzický, tedy ty údaje, které jsou uvedeny v 29. Tyto náležitosti jsou: o označení osoby, která uskutečňuje plnění, o daňové identifikační číslo osoby, která která uskutečňuje plnění, o označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje, o daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje, o evidenční číslo daňového dokladu, o rozsah a předmět plnění, o den vystavení daňového dokladu, o den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění vznikla povinnost ke dni přijetí úplaty přiznat daň nebo přiznat uskutečnění plnění, pokud se liší ode dne vystavení daňového dokladu, o jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně, o základ daně, o sazbu daně, o výši daně; tato daň se uvádí v české měně. 2 Analýza přínosů a rizik přechodu na elektronickou fakturaci 2.1 Přínosy a výhody Elektronická fakturace má spoustu výhod. Díky elektronické fakturaci je možné plně automatizovat kontrolu a zpracování dokladů, což celý proces zpracování urychluje. Vedle urychlení celého procesu je to samozřejmě i finanční úspora související jak s přímými náklady na tisk a odesílání fyzických dokladů, tak s úsporou pracovních sil. 14

Původní stav Nový stav Zlepšení Zpracování dokladu 5 dní 1 den o 80% kratší Administrativní náklady 2 USD 1 USD o 50% nižší Zamezení chyb 5% 0,05% o 99% méně Zlepšení kontroly/likvidace 3% 2,50% o 15% méně Úspora pracovníků 30 15 o 50% méně Zdroj: dokument SPIS (Sdružení pro informační společnost) Tab. 1 Přínosy elektronické fakturace Z tabulky vyplývá, že kromě úspory lidské práce a snížení nákladů spojených s tiskem (náklady na hardware, koupi papírů, tonerů, energií atd.) a odesíláním papírových dokladů, je velkou výhodou také zamezení vzniku chyb. To následně vede k včasnějšímu a přesnějšímu zachycení těchto operací v účetnictví. V neposlední řadě je elektronická fakturace také přínosná v oblasti ekologie. Ať už se jedná o snížení množství pokácených stromů v návaznosti na úsporu papíru, či o snížení podílu na znečišťování ovzduší a přírody pří výrobě elektrické energie. V případě nákladů na fakturaci pomocí papírových dokladů poštou je úspora opravdu vysoká. Řekněme, že kvůli průkaznosti a jistotě doručení bude dodavatel posílat faktury doporučeně, což v dnešní době činí 37 Kč za dopis. V případě větší firmy, která měsíčně odešle cca 5000 dokladů, je výše úspor 185 000 Kč. K čemuž je samozřejmě nutné připočítat již zmíněné náklady na hardware, papíry, tonery do tiskáren a energie na jejich provoz. Další položkou v nákladech jsou také obálky a s nimi související mzdové náklady z důvodu potřeby vyššího počtu pracovníků. Na straně příjemce se úspory odvíjejí především od úspory času nutného k rozbalování dopisů a opakovanému manuálnímu zadávání dat. Proces zpracování fyzických dokladů je popsán v praktické části bakalářské práce v kapitole 3.1 Postup zpracování fyzických dokladů. 2.2 Rizika a nevýhody Největším rizikem elektronické fakturace je průkaznost. V situaci, že firma obdrží doklad emailem ve formátu PDF, nemusí být schopna v případě kontroly prokázat, 15

že je daňový doklad platný, tedy že jeho obsah nebyl po cestě změněn či upraven. Finanční kontrola tak nemusí doklad uznat jako věrohodný, což v případě, že si na základě dokladu firma nárokuje DPH, může způsobit nemalé problémy, např. to, že příjemce nebude mít na odpočet nárok. Na druhou stranu se nevýhody týkají také samotných daňových a finančních úřadů, protože mohou mít problémy s dokazováním, že zkoumaný doklad nebyl doručen poštou, ale emailem, jelikož firma není povinna uchovávat obálky či vést knihu došlé pošty. V souvislosti s křížovou kontrolou, která se provádí v případě odpočtu DPH z vysoké částky, může nastat problém, když dodavatel a odběratel budou mít evidovaný pro daný případ každý jiný doklad. Úřad pak bude zjišťovat, zda dodavatel stejnou částku státu odvedl a budou-li se částky rozcházet, bude se kontrola zabývat autenticitou způsobu posílání těchto dokladů. Vystavovateli dokladu hrozí za posílání dokladů emailem maximálně pořádková pokuta. Pro příjemce dokladu znamená tato situace větší náklady, pokud totiž nebude doklad uznán jako platný, nebude mít odběratel možnost uplatnit nárok na odpočet DPH. 3 Zpracování dokladů ve ŠA Zaměřím-li se na zpracovávání dokladů ve ŠA, způsoby zpracování se zde dělí primárně do pěti skupin, které jsou charakteristické především technologickými možnostmi dodavatelů. 3.1 Postup zpracování fyzických dokladů Zpracovávání dokladů v listinné formě je časově nejnáročnější, ale na rozdíl od jiných způsobů mu nepředchází tak náročné vyjednávání. Na druhou stranu je s tímto způsobem spojena řada nevýhod, jako je časová náročnost celého procesu, vyšší rizikovost vzniku chyb (data se několikrát ručně zadávají) a také archivace po zákonem stanovenou dobu vyžaduje dostatečné prostory. 3.1.1 Příprava pro účtování Samotnému převedení dokladů do systému předchází hned několik kroků, které se musí po jejich přijetí do firmy udělat. Hned v úvodu je nutno zmínit, že se 16

všechny doklady zpracovávají v jedné kanceláři, proto je nutné doklady před dalším postupem ihned po přijetí roztřídit. Rozdělí se mezi jednotlivé pracovnice do tří, resp. čtyř skupin, kterými jsou faktury za přepravu, faktury od zahraničních dodavatelů a faktury od dodavatelů z tuzemska, které se následně ještě dělí na doklady režijní a výrobní. Poté, co má každá referentka přidělené ty doklady, které zpracovává, musí je připravit ke skenování. Tato příprava spočívá v tom, že každý jednotlivý doklad je zbaven všech kancelářských sponek a jiných spojovacích prvků. Následně jsou odděleny případné kopie, které mohou být přiloženy. Každá z referentek si své doklady následně rozděluje dle dalších kritérii, aby při skenování dokladů do systému mohla zvolit příslušný profil skenování tak, aby faktura byla co nejčitelnější. Profily skenování se dělí jak dle formy vytištění, tak dle kvality tisku. Formou vytištění je míněno to, zda doklad obsahuje jeden či více listů papíru. Je-li faktura natištěná na jednom listu papíru, skener naskenuje jeho obě strany. V případě, že je faktura jen na jedné straně papíru, systém automaticky čisté strany označí a následně je odstraní. V opačném případě obě strany zachová a pozná, které snímky patří k sobě a kde je konec daného dokladu. V případě faktury zabírající více listů, se jednotlivé doklady proloží tzv. separačními listy, které program rozezná a v systému na jejich základě od sebe doklady oddělí. Poté jsou tyto naskenované separační listy automaticky odstraněny. Co se týká kvality tisku, je zejména nutné oddělit doklady vytištěné na jehličkové tiskárně (tisknuté na jiný, slabší papír než je běžný) a poté faktury rozdělit do skupin, které potřebují při skenování ztmavit (slabý tisk) anebo naopak ty, které je třeba zesvětlit a odfiltrovat z nich šedá pole a nedostatky papíru či tisku. Po naskenování referentka v počítači zkontroluje, zda se vše zobrazuje čitelně, strany nejsou ohnuté, případně v systému stranu otočí, je-li naskenovaná obráceně. Naskenované doklady jsou stiskem příslušného tlačítka potvrzeny a následně archivovány v systému IXOS. K fyzickým originálům je přiložen automaticky vygenerovaný protokol, na kterém je uveden datum a čas skenování, 17

počet stran v daném balíku a uživatelské jméno referentky, která je za skenování odpovědná. 4 Příprava elektronické fakturace Příprava elektronické fakturace ŠA s dodavatelem je rozsáhlý proces. Prvním krokem je oslovení dodavatele pomocí dotazníku (viz. příloha č. 1), na jehož základě se následně rozvine další vlna vyjednávání. Dopadne-li dohoda dobře a obě strany se shodnou na přípravě přechodu na elektronickou fakturaci, musí být na straně dodavatele splněny určité technické parametry, které jsou ve smlouvě o e-fakturaci (viz. příloha č. 2) uvedeny jako Technické dodatky. V těchto dodatcích je detailně popsán způsob EDI komunikace, datový obsah a struktura zpráv. Technické dodatky: MIG - implementační příručka pro EDI zprávy Global INVOICE Tato příručka byla vytvořena v souladu s publikovaným doporučením standardizační organizace automobilového průmyslu Odette International na základě standardu UN/EDIFACT INVOICE D00 (SBI), resp. D07 (efakt). Jejím obsahem je do detailů popsaná struktura zpráv, kde jsou uvedeny povinné, ŠA požadované a volitelné údaje, spolu s definovaným obsahem některých položek a číselníků UN/EDIFACT. Příručka je volně dostupná na portále SKODETTE http://edi.skoda-auto.cz, kde jsou k nalezení všechny informace o EDI ve ŠA. EDI - parametry Tato část smlouvy obsahuje podrobný popis průběhu komunikace, postup k zajištění autentizace a neodmítnutí příjmu. Specifikuje se zde způsob komunikace, který může být ISDN, TCP/IP nebo komunikace prostřednictvím WebEDI. Od způsobu komunikace se odvíjí komunikační protokol, který je při komunikaci po ISDN OFTP1, komunikuje-li se po veřejném internetu, je komunikační protokol OFTP2 a jedná-li se o komunikaci před WebEDI, protokolem je https. Dále je mezi parametry uvedeno, jaké jsou náležitosti komunikačních 18

protokolů OFTP a jaké jsou způsoby potvrzování příjmů EDI zpráv. V případě, že dodavatel chce používat webovou aplikaci WebSBI nebo WebFAKT, je v parametrech uveden způsob registrace dodavatele do aplikace, přístup k aplikaci a formy výstupu z aplikace formáty dat/dokladů. Integrita dat na straně partnerů je zajištěna interními auditovými procesy na straně ŠA a dodavatele. V průběhu EDI komunikace je zajištěna správnost bezpečnostními funkcemi v rámci protokolu OFTP1/OFTP2/https. EDI parametry jsou stejně jako předchozí příručka volně přístupné na portále SKODETTE, kde jsou k dispozici všechny informace o EDI ve ŠA. V případě archivace dat, smlouva udává, které soubory a data mají být archivovány pro případnou kontrolu a dobu jejich uchování. Způsob a prostředky specifikovány nejsou, řeší se operativně v závislosti na technickém řešení ŠA a vybavení dodavatele. Zpracování: Samotný proces zpracování ve ŠA probíhá v prostředí OS IBM/AIX na programech, které byly vytvořeny interně nebo poskytovatelem IT služeb Teledin a SW pro konverzi a EDI komunikaci. Konverzní a komunikační SW jsou doporučeny ODETTE International a jsou otestované na interoperabilitu. Proces, který zahrnuje příjem dat do SBI a odesílání dat efakt z interní aplikace SAP a do ní, zpracování pro datový přenos a vlastní EDI komunikaci, probíhá plně automatizovaně, tedy bez jakéhokoli zásahu. K procesu mají přístup pouze osoby autorizované, tedy administrátoři systému, GUI je zpřístupněn pouze konečným uživatelům na úrovni SAP a webové aplikace WebSBI a WebFAKT. Interní aplikace SAP, určená pro generování a zpracování dat faktur, je dostupná ve vnitřní síti firmy, odkud není možné komunikovat s partnery mimo firmu. EDI server, tedy brána pro komunikaci s externími partnery je umístěna v DMZ, kde je povolena komunikace protokolem OFTP1 po ISDN a protokolem OFTP po veřejném internetu pouze na určených portech. Komunikace neprobíhá on-line, ale v krocích po souborech, vždy po předchozí kontrole formální a syntaktické správnosti dat. DMZ je z interní sítě přístupná pouze pro určené IP adresy. 19

Nastavení EDI komunikace: Prvním krokem při nastavování EDI komunikace, je vytvoření profilu v EDI databázi ŠA. To mají na starosti EDI administrátoři, kteří jsou tím pověřeni na základě žádostí, kterou podá autorizovaný pracovník oddělení EUU. Odeslání žádosti probíhá po dohodě ŠA s dodavatelem na základě vzájemně odsouhlasené smlouvy. Tato dohoda obsahuje projednání vstupu dodavatele do konceptu SBI nebo efakt. Druhým krokem je ověření technické funkčnosti, zda EDI komunikace funguje správně. Toto prověřování probíhá na základě dohodnutých EDI parametrů. V případě SBI se ještě nastavuje typ EDI komunikace v SAPu. Na základě tohoto nastavení jsou následně pro jednotlivé dodavatele vytvářeny příslušné datové soubory a případně doklady ve formátu PDF. Pomocí klasického EDI jsou předávána pouze strukturovaná data, prostřednictvím WebEDI lze kromě strukturovaných dat posílat také doklady ve formátu PDF. 5 Selfbilling ve ŠA Jak již bylo zmíněno, principem Selfbillingu je vystavování faktur jménem dodavatele třetí osobou, kterou může být i samotný odběratel, v našem případě je výstavcem přímo ŠA. Vztah mezi ŠA a dodavatelem, který je veden ve ŠA jako selfbillingový dodavatel, je upraven smlouvou (viz. přílha č. 3). Postup fakturace se v případě SBI dělí na dvě části, a to na komunikaci prostřednictvím klasického EDI a prostřednictvím WebSBI. Začátek procesu je v obou případech shodný. Zaúčtování Selfbillingové faktury: Do řídící tabulky pro Selfbilling se nastaví číslo dodavatele (datum zařazení dodavatele do tohoto režimu a rozsah agendy, pro kterou se bude používat), dále se nastaví cesta pro odesílání EDI zpráv a dokladů ve formátu PDF/A (jenž je využit pro archivaci na straně ŠA). 20

Vytvoření IDoc pro zaúčtovanou fakturu: Současně se zaúčtováním faktury se vygeneruje zpráva ERS nutná pro vytvoření dokladu ve formátu PDF a EDI zprávy. PDF se archivuje v rámci systému IXOS (standardní archivační prostředí ŠA). Podle nastavení dodavatele se vybere cesta pro odeslání zprávy a případně i PDF, pokud to dodavatel požaduje. Přenos struktury IDoc z aplikace na EDI server: Přenos se uskutečňuje po vnitřní síti Škoda, prostřednictvím aplikace SAP. Každý IDoc tvoří jeden soubor s jedinečným jménem a je uložen do dohodnutého adresáře na EDI serveru. V případě komunikace přes WebSBI se stejným způsobem přenáší vedle struktury IDoc ještě samotná faktura ve formátu PDF. 5.1 Klasické EDI Dalším krokem ve zpracování je v případě klasického EDI převod IDoc do inhouse formátu. Tato konverze dat je uskutečňována jen v případě těch dodavatelů, jejichž odesílání faktur je aktivováno v rámci jejich EDI profilu. Na úrovni EDI komunikace je tedy možné dynamicky určovat, zda budou vygenerovaná data odeslána či nikoli. IDocy jsou konvertovány na interní in-house strukturu v pravidelných intervalech podle interních pravidel. Výsledný in-house může buď obsahovat jeden IDoc nebo v něm může být seskupeno několik souborů od jednoho dodavatele. Následně je nutné data archivovat, což znamená uchování strukturovaných dat (IDoc) a logů ze zpracování po zákonem určenou dobu. Přístup k uloženým dokumentům má pouze administrátor, který má možnost dokumenty v případě potřeby dohledat a zobrazit na základě identifikačního jména, které bylo dokumentu přiděleno. Nyní je na čase vytvořit z in-house souboru samotnou EDI zprávu odpovídající aktuální verzi implementační příručky. Transformace dat ve zprávu probíhá prostřednictvím přenosového softwaru, ve kterém vznikne výsledná EDI zpráva Global INVOICE. Poté následuje odeslání EDI zprávy dodavateli. Ta je pojmenována podle předem domluvených pravidel a odeslána na předem domluvenou adresu (destinaci). Pokud je faktura v pořádku a odpovídá parametrům, nemůže se stát, že by byla 21

příjemcem odmítnuta. Zároveň je nutné, aby komunikační systém příjemce automaticky po doručení vygeneroval a odeslal potvrzení přijetí zprávy (EERP). I v případě tohoto kroku probíhá archivace, a to vstupních in-house souborů, jim odpovídajících souborů zpráv UN/EDIFACT GlobaI INVOICE a logů ze zpracování po zákonem stanovenou dobu. Jejich zpětné dohledávání a přístupnost je stále stejná. A jako poslední krok postupu už zbývá jen zpracování dat na straně dodavatele. To se skládá ze tří částí neodmítnutí příjmu, zpracování přijaté zprávy a archivace dat a logů. První zmíněná část již byla popsána dříve, z pohledu dodavatele je to zajištění neodmítnutí příjmu zprávy. Tím je míněno nastavení komunikačního systému tak, aby v případě splnění všech požadovaných parametrů nedošlo chybně k odmítnutí zprávy. S tím souvisí i automatické odeslání potvrzení příjmu zprávy, které je pro ŠA potvrzením, že byla data přijata ke zpracování v systému dodavatele. Zpracování přijaté EDI zprávy, včetně převodu do takové formy, která je pro dodavatelův systém čitelná, je plně v jeho kompetenci. Ohledně archivace je nutné zmínit, že dodavatel je povinen archivovat EDI zprávu v původní podobě UN/EDIFACT Global INVOICE tak, jak ji přijal. 5.2 WebSBI WebSBI je aplikace, díky které jsou dodavatelům zpřístupňovány Selfbillingové faktury v prostředí internetové sítě. V případě komunikace přes WebSBI je prvním krokem v procesu přenesení dat do webové aplikace WebSBI. Aby se přenos mohl uskutečnit, musí být spárována strukturovaná data s příslušným PDF souborem, který může být v případě nutnosti ošetřen uznávaným elektronickým podpisem. To se děje pouze pro ty dodavatele, kteří mají odesílání e-faktur do WebSBI aktivováno v rámci jejich EDI profilu. Spárováním vznikne jedna zpráva, která je následně předána k odeslání. Strukturovaná data (IDoc) či PDF soubory, které nejsou spárovány, jsou vyhodnoceny jako chyby, přidány do seznamu nespárovaných souborů, který je každodenně odesílán prostřednictvím emailu příslušným osobám ve ŠA. Nyní je na řadě samotné odeslání zprávy, které se uskutečňuje ve dvou vlnách každý den. Zprávy jsou odesílány protokolem OFTP2 zabezpečeným kanálem do aplikace WebSBI. Zprávy jsou pojmenovány dle 22

předem dohodnutých parametrů. Jediným příjemcem spárovaných zpráv je dedikovaný server provozovaný firmou Teledin s.r.o. Příjemce zprávu nemůže odmítnout a komunikačním systémem je opět odeslána potvrzující zpráva o doručení EERP. I v případě tohoto kroku je vyžadováno uložení souborů ve formátu IDoc, PDF a logů ze zpracování pro další archivaci po dobu stanovenou zákonem. Přístup k uloženým datům je stále stejný. Nyní je čas popsat, co se děje v samotné webové aplikaci WebSBI. Tato aplikace je dodávána jako služba třetí strany a je provozována na zařízeních a prostředcích firmy Teledin s.r.o. Uvedená služba je dodávána na základě uzavřené smlouvy, včetně smlouvy o zacházení s utajovanými skutečnostmi. Jakmile jsou na webový server přijaty soubory ve formátu IDoc, jsou podle mapovacích pravidel převedeny do formátu xml. Každý registrovaný uživatel má možnost si soubory ve formátu PDF a xml stáhnout a na příslušné webové stránce si může vybraný obsah faktury zobrazit. O tom, že má dodavatel na svých stránkách ke stažení nové faktury, je informován emailem. V samotné aplikaci WebSBI nejsou žádná data archivována. Jsou zde jen po určitou dobu k dispozici k vyzvednutí v databázi aplikace soubory xml a faktury ve formátu PDF. Samotnou archivaci PDF faktury (daňového dokladu) provádí ve svém informačním systému sám dodavatel. Data ve formátu xml jsou určena pouze pro interní použití dodavatele např. k automatizaci zaúčtování, nelze je však považovat za daňový doklad. Registrace do WebSBI je prováděna vybraným pracovníkem ŠA, přičemž následný přístup má pouze registrovaný dodavatel na základě přihlašovací procedury. S aplikací se pracuje prostřednictvím internetového prohlížeče, k čemuž dodavateli napomáhá uživatelská příručka, která je dostupná na stránkách webové aplikace. 23

Zdroj: interní materály ŠA Obr. 1 e-faktura pro Selfbilling kontextový diagram 6 Příjem elektronických daňových dokladů od dodavatelů Příjem elektronických faktur probíhá ve ŠA dvěma způsoby, a to příjem strukturovaných dat a příjem nestrukturovaných dat jako například PDF souborů. 6.1 Strukturovaná data Prvním krokem v případě přenosu strukturovaných dat je vytvoření prodejní EDI zprávy v požadované struktuře na straně dodavatele a její odeslání, to je opět možné provést prostřednictvím klasického EDI anebo prostřednictvím WebEDI. 6.1.1 Klasické EDI Systém dodavatele zajistí vytvoření EDI zprávy v takové struktuře, která odpovídá dohodnutým požadavkům podle MIG. Stejně jako za vystavení je dodavatel odpovědný i za odeslání zprávy. Stejně jako tomu bylo v předchozích případech, i tady se potvrzení o přijetí odesílá zprávou EERP, tentokrát ji však generuje systém ŠA. Tím ŠA potvrzuje, že byla data přijata ke zpracování. 24

Co se týká archivace, její pravidla jsou upravena smluvně s každým dodavatelem, přičemž dodavatel je povinen archivovat EDI zprávu ve struktuře UN/EDIFACT tak, jak byla odeslána. A to pro řešení případných nesrovnalostí, aby bylo možno porovnat dokumenty na straně dodavatele a na straně ŠA. 6.1.2 WebEDI I v tomto případě je dodavatel povinen vytvořit fakturu, a to v takové datové struktuře, která odpovídá dohodnutým parametrům. Vstup dat do aplikace je možný následujícími způsoby: o EDI zpráva UN/EDIFACT Global INVOICE D07A, o struktura ISDoc, o proprietální struktura definovaná ŠA (textový soubor), o vyplněný formulář v rámci aplikace WebFAKT (aplikace pro výměnu fakturačních dat mezi dodavateli a odběrateli v internetové síti). V prvních třech případech se předávání od dodavatele uskutečňuje v prostředí webové aplikace standardním způsobem upload souboru. Poslední bod představuje ruční zadávání fakturačních dat do formuláře faktury. Dalším krokem je vytvoření EDI zprávy. I tady se postup liší podle struktury a to tak, že v prvním případě je aplikací provedena pouze formální a syntaktická kontrola správnosti dat. V posledních třech případech jsou data konvertována do EDI zprávy Global INVOICE na základě mapovacích pravidel podle aktuální MIG ŠA. Je-li během kontroly nebo konverze nalezena chyba, data nejsou z aplikace odeslána do ŠA a dodavatel je o zjištěných chybách informován. Je-li EDI zpráva vytvořena, může dojít k jejímu odeslání, za což odpovídá dodavatel. Potvrzení přijetí je shodné jako v ostatních případech, a to prostřednictvím zprávy EERP. Pravidla archivace jsou upraveny smlouvou. EDI zpráva je v originální struktuře, ve které byla odeslána, po nějakou dobu uložena v rámci webové aplikace. Ohledně dlouhodobé archivace se dodavatel domluví individuálně s provozovatelem webové aplikace. 25

Nyní je na řadě popis procesu přijímání dat a jejich konverze z EDI zprávy do inhouse formátu. Předpokladem pro přijetí zprávy je její odeslání dodavatelem pod virtuálním jménem odpovídajícím jmenným konvencím a ze smluvně dohodnuté destinace. Jsou-li splněny všechny náležitosti, je opět nemožné, aby zpráva byla odmítnuta, a opět odchází ze ŠA zpráva EERP, který je na straně ŠA a případně i na straně WebFAKT, zaznamenán do příslušného logu. Po přijetí zprávy do ŠA je na řadě její konverze prostřednictvím SW do in-house formátu, který je předán do informačního systému SAP k dalšímu zpracování. Tento převod se provádí dle mapovacích pravidel odpovídajících aktuálnímu MIGu. Každý in-house soubor odpovídá jedné EDI zprávě, označené jedinečným jménem a je uložen do předem určeného adresáře na EDI serveru. Také v tomto případě je nutná archivace přijatých zpráv na dobu požadovanou zákonem. Dohledat je může jen EDI administrátor a to pod jejich jménem doplněným o datum a čas příjmu. Samotné interní zpracování ve ŠA probíhá v informačním systému SAP. Do této aplikace se přijatý a již konvertovaný soubor přenáší v pravidelných intervalech po vnitřní síti ŠA. Tento přenos probíhá pomocí standardních nástrojů pro přenos mezi aplikacemi, které musí odpovídat požadavkům na zabezpečení v rámci koncernu VW. A nyní k samotnému postupu zpracování. Po příchodu souboru na file systém MZD jsou data načtena a převedena do interního formátu SAP a následně uložena v aplikaci SAP/KDF. Na základě načtených dat se vytvoří interní PDF formulář a archivuje se v systému IXOS (standardní archivační prostředí ŠA). Samotné zaúčtování dokladu se uskuteční v informačním systému SAP s tím, že přímo ze zaúčtovaného dokladu je možné zobrazit si interní formulář PDF. 6.2 Nestrukturovaná data PDF soubory V případě nestrukturovaných dat se jedná o přenos PDF souborů emailem nebo prostřednictvím aplikace WebFAKT. V principu jde o nahrání faktury ve formátu PDF na web, přičemž v rámci nahrávání probíhá kontrola správnosti a antivirová kontrola. 26

Ve webové aplikaci je PDF soubor pod originálním jménem zabalen do obálky a je odeslán jako EDI zpráva tak, aby proces odpovídal požadavkům podle definice EDI parametrů a prvků bezpečnosti. I v případě nestrukturovaných dat je za odeslání odpovědný dodavatel, ŠA dodavateli pouze odesílá automaticky vygenerované potvrzení o obdržení. Pravidla archivace opět určuje smlouva, soubor PDF je ale dočasně uložen v prostředí webové aplikace. Dlouhodobá archivace je daná smlouvou mezi dodavatelem a správcem webové aplikace. Po odeslání dodavatelem je doklad přijat do systému ŠA. Jeho příjem probíhá v reálném čase jedním programem ve třech fázích, kterými jsou příjem PDF souboru od dodavatele, předání souboru ke zpracování a archivace dat a logů. První fáze, tedy příjem souboru, probíhá prostřednictvím WebFAKT. Dodavatel odešle fakturu jako EDI zprávu pod daným jménem, čímž je splněna jedna z podmínek k tomu, aby zpráva nebyla firmou ŠA odmítnuta. Že vše proběhlo tak, jak mělo, se dodavatel dozví tím, že obdrží automaticky vygenerované potvrzení EERP. Přijatá EDI zpráva je rozbalena z virtuální obálky, její originální název je rozšířen o datum a čas přijetí a unikátní číslo přenosu, a následně je uložen do dohodnutého adresáře na EDI serveru. Poté jsou PDF soubory archivovány do dlouhodobého archivu a tam uchovány po zákonem stanovenou dobu. V případě potřeby jsou dané soubory dohledatelné po zadání identifikačního jména doplněného o datum a čas příjmu a jedinečné číslo přenosu. Teď už zbývá PDF soubor jen zpracovat v interním systému SAP. Nejdříve se samotný soubor přenese v jednom z pravidelných intervalů po vnitřní sítí ŠA běžnými nástroji pro datový přenos mezi aplikacemi. Tyto nástroje odpovídají bezpečnostním požadavkům koncernu VW. Pak nastává samotný proces zpracování, který začíná tím, že došlý PDF soubor je v rámci komplexního OCR řešení označen uznávanou elektronickou značkou dle zákona o DPH a archivován v rámci systému IXOS. ID archivovaného dokumentu je předáno do všech navazujících kroků zpracování. V další fázi je automaticky vytvořena kopie souboru ve formátu PDF do formátu TIF, bez čehož by následné 27

zpracování nebylo možné. TIF soubor je následně automaticky interpretován, během čehož jsou vytěžena všechna stěžejní data potřebná pro zpracování dokladů a pro jeho zaúčtování. Tato fáze probíhá v SW Readsoft Invoices. Po vytěžení dat následuje jejich verifikace, kterou provede daný referent. Během té jsou v případě potřeby upravena chybně vytěžená data a jejich potvrzením jsou data uvolněna k přenosu do SAP/KDF. Tento přenos probíhá pomocí komponenty Open Text Document Pipeline a standardního datového rozhraní. Jakmile jsou data přenesena do SAP, všechny pomocné a již nepotřebné soubory jsou odstraněny (včetně TIF souborů). Následně jsou vytěžená data převedena do aplikace SAP/KDF, kde je zajištěna jednoznačná vazba mezi vytěženými daty a původním souborem ve formátu PDF. Následuje samotné zaúčtování dokladu, které se uskutečňuje v aplikaci SAP/KDF. Ze zaúčtované faktury lze zobrazit originální PDF dokument potřebný pro případnou finanční kontrolu. Zdroj: interní materiály ŠA Obr.2 e-faktura kontextový diagram 28

7 Zaúčtování přijatých dodavatelských faktur Všechny doklady, naskenované fyzické i elektronicky přijaté jsou přeneseny do aplikace SAP/KDF, kam jsou po verifikaci přenášeny denně v několika vlnách. V tomto prostředí dochází k jejich dalšímu zpracování (zaúčtování), jehož postup se liší dle druhu dokladu. Tyto druhy jsou rozlišovány dle obsahu, tedy podle toho, čeho se daný doklad týká. Podle toho jsou následně rozděleny do určitých druhů zpracování (workflow), které proběhne ihned po přenosu dokladu do informačního systému SAP. Současně s tím dojde ke kontrole a identifikaci chyb, které vznikly při verifikaci dokladu. Následně dochází v závislosti na daném workflow k prověření typu objednávky, příjmu materiálu a možnosti případného automatického zaúčtování bez manuálních zásahů. To je možné, pokud byla data vytěžena bezchybně a odpovídají příslušné objednávce a příjmu zboží či služby. To se stává u většiny faktur za výrobní materiál a náhradní díly, výjimečně i u některých faktur režijních a za přijaté služby, ale již ne v takovém množství. Postup účtování je tedy závislý na parametrech a vlastnostech objednávky vytvořené nákupním oddělením, které určují, zda je k objednávce vyžadován příjem či nikoli. 7.1 Zaúčtování faktur k objednávce s příjmem Pokud tedy všechny údaje souhlasí, dojde k automatickému zaúčtování a doklad je připraven k platbě. K jeho úhradě dojde až po uplynutí splatnosti. Každá referentka je zodpovědná za svůj referát, který jí určuje číselné rozmezí dodavatelů na základě přidělených dodavatelských čísel. Doklady jsou v KDF označeny statusy zaúčtováno, vymazáno, vráceno, a to proto, aby bylo evidentní, které doklady je třeba ještě zpracovat. V případě, že program najde rozpor mezi vytěženými nebo přijatými daty a kmenovou větou dodavatele, případně objednávkou a příjemkou materiálu, referentka tyto rozdíly dále řeší s příslušnými odděleními. Po vyřešení nesrovnalostí doklad v KDF případně zkoriguje a ten je v dalším kole automaticky zaúčtován a označen jiným statusem. Referentka má také možnost zaúčtovat daný doklad manuálně, pokud nechce čekat na další běh automatického účtování, v tom případě jí systém vytěžené údaje předvyplní a ona je zkontroluje a zaúčtuje. 29

Rozhodující je právě vytvoření objednávky. V případě objednávek k fakturám za výrobní materiál je jejich vytváření uskutečněno pomocí údajů z rámcových smluv uzavřených nákupním oddělením a dodacím listem. Tyto rámcové smlouvy jsou zadané v informačním systému SAP. Dodací listy jsou logistickým oddělením zadávány do systému LOGIS. Všechny tyto informace (z dodacích listů) se vždy v noci přenášejí do systému SAP, kde jsou doplněny o údaje z rámcových smluv, jako jsou ceny apod., a vytvoří se daná objednávka. Objednávka je tedy přesným obrazem dodacího listu. U většiny dokladů je však postup opačný, tj. nejdříve je vytvořena objednávka a až po té je k ní pořízen dodací list. V případě objednávek k fakturám za originální díly/příslušenství a režijní materiál je prces likvidace faktur prováděn k dodacímu listu, samotný proces zaúčtování faktur je obdobný jako u výrobního materiálu. 7.2 Zaúčtování dokladů k objednávce bez příjmu (odesílaných ke kontrole věcné a cenové správnosti) Jedná-li se o doklad za služby a režijní materiál, postup je odlišný. Pokud je na vytvořené objednávce údaj, že objednávka je bez příjmu materiálu, je doklad odeslán po jeho zaúčtování příjemci provedené služby, který ji věcně a cenově odsouhlasí. Tento případ zpracování je časově náročnější. Po naskenování dokladu může dojít buď k automatickému, nebo manuálnímu zaúčtování podle typu objednávky. Následuje jeho automatické odeslání na příslušné oddělení. Přenos dokladu si každé oddělení může nastavit v customizačních tabulkách. V této tabulce je vždy automaticky přednastaven 7D-schvalovatel (tj. schvalovatel s oprávněním věcně a cenově schvalovat došlé dodavatelské faktury). Oddělení si také může nastavit distributora, ekonoma či zástupce 7D-schvalovatele. Schvalovatel si v systému EBP zobrazí obrázek dokladu, jeho interní evidenční číslo, číslo a položku objednávky, rozpad na konta a střediska. Je zde možnost použití různých filtrů a vytváření reportů. Na druhé straně referentka má v KDF možnost sledovat, v jakém stadiu schvalování se doklad nachází. 30

Po úspěšném schválení dokladu ho systém automaticky odblokuje a uvolní k úhradě. V systému je i možnost částečného placení, které schvalovatel použije tak, že si zvolí část, kterou dodavateli chce zaplatit. Tato možnost je uvedena již v objednávce a využívá se většinou u investičních faktur. Pokud je však doklad zamítnut, je do systému SRM vložena poznámka s důvodem zamítnutí. Doklad je následně v účtárně stornován, a referentkou elektronicky odeslán dodavateli včetně poznámky od schvalovatele. Tyto doklady jsou v KDF uloženy a označeny statusem vráceno. To velice šetří čas, protože je doklad možné si okamžitě zobrazit a nemusí být v případě potřeby dohledáván ve fyzickém archivu. 7.3 Zaúčtování faktur bez systémové objednávky Jedná se o minimální množství přijatých dokladů, které jsou ve formě výjimky schváleny vedením společnosti ŠA. U těchto dokladů je nutné nejprve určit kontaci, doklad zaúčtovat a následně poslat ke schválení dvěma 7D schvalovatelům. 8 Návrhy na zlepšení v oblasti elektronické fakturace Stejně jako na všech nových postupech, i v této oblasti je stále co zlepšovat. Tím hlavním, co by se mělo zlepšit, je informovanost všech firem o nových možnostech fakturace, ať už se jedná o firmy jakékoli velikosti. Jak z práce vyplývá, je hned několik možností, jak lze elektronicky fakturovat a každý si tak může vybrat tu variantu, která vyhovuje jeho technologickým a finančním možnostem. Do budoucna by také bylo vhodné, aby legislativa ČR zpřesnila výklad elektronické fakturace. Tím by se i zlepšila situace popisovaná v předchozím odstavci. I konzervativnější podniky by se tak cítily při přechodu na elektronickou fakturaci jistější, kdyby měly oporu v zákonech a byly by k inovacím více nakloněny. Dobrým začátkem byla metodika vydaná Generálním finančním ředitelstvím, proto by bylo dobré, aby se tato myšlenka dále rozvíjela. Tím by se Česká republika mohla v této oblasti opět přiblížit úrovni Evropské unie a celosvětovým trendům. 31

Závěr Cílem této bakalářské práce bylo vymezit možnosti a postupy elektronické fakturace. Toho bylo dosaženo jak teoreticky, tak i prakticky po uvedení těchto postupů do praxe. Dalším úkolem bylo zhodnotit, jaké důsledky toto zavedení do účetnictví firem přináší. Přínosům a rizikům je věnovaná samostatná kapitola. Práce byla rozdělena do osmi kapitol, z nichž první dvě jsou věnovány teoretickému vymezení pojmů souvisejících s elektronickou fakturací a zbylé kapitoly se věnují popisu, jak tyto postupy vypadají v praxi, konkrétně ve společnosti ŠKODA AUTO a.s. Z práce vyplývá, že zavedení elektronické fakturace může znamenat vysoké úspory jak ekonomické, tak i časové. Z ekonomického hlediska představují zejména úsporu prostředků, které musí být vynaloženy na tisk, odeslání a zpracování fyzických dokladů. Z hlediska časového je to zejména úspora mzdových nákladů z důvodu potřeby nižšího počtu zaměstnanců. Další výhodou je, že se data zadávají do systému jen jednou, což zamezuje vzniku chyb, to práci jak ulehčuje, tak zpřesňuje. Nejen, že je elektronickou fakturací umožněna plná automatizace, díky čemuž se data zadávají do systému jen jednou a vliv lidského faktoru se eliminuje, snižuje se také čas strávený dohledáváním papírových dokladů ve fyzickém archivu, ale je umožněno elektronické schvalování, lepší monitoring a v případě nutnosti automatické upomínání. Závěrem lze jen dodat, že by bylo vhodné, aby na elektronické doklady přecházelo čím dál více firem, což způsobí nejen přiblížení České republiky zahraničním trendům, ale ve výsledku jistě zjistí, že se pro ně práce ulehčí a ušetřený čas a peníze budou moci investovat do jiných oblastí své činnosti. 32

Seznam literatury SYNEK, M. -- A KOLEKTIV. Manažerská ekonomika. 5., aktualizované a doplněné vydání. 5. vyd. Praha: Grada Publishing, 2011. 471 s. ISBN 978-80-247-3494-1. RYNEŠ, P. Podvojné účetnictví a účetní závěrka. Průvodce podvojným účetnictvím k 1.1.2012. 12. vyd. Olomouc: ANAG, 2012. 1095 s. ISBN 978-80- 7263-714-0. Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty http://www.podnikator.cz/provoz-firmy/ucetnictvi-a-dane/praktickerady/n:18458/co-je-to-self-billing http://www.edizone.cz/elektronicka-fakturace/auditni-stopa/ http://i.iinfo.cz/files/podnikatel/179/prirucka-k-elektronicke-fakturaci-dph-2013-1.pdf http://business.center.cz/business/pravo/zakony/dph/ http://www.ictu.cz/fileadmin/docs/projekty/elektronicka_fakturace/brozura_tisk.doc 33

Seznam obrázků a tabulek Seznam obrázků Obr. 1 e-faktura pro selfbilling kontextový diagram 23 Obr. 2 e-faktura kontextový diagram.28 Seznam tabulek Tab. 1 Přínosy elektronické fakturace.. 14 34