Tým fakturace.no představuje: Návod k obsluze systému fakturace.no Vydáno: 25.06.2014
Registrace do systému Za účelem registrace do systému vyberte po vstupu na hlavní stranu zaregistrujte se. Zobrazí se formulář, jako na obrázku níže: Za účelem registrace je nutné doplnit všechny údaje a kliknout na Zaregistrovat. Popis vybraných polí: 1. Uživatelské jméno-název s jehož pomocí se budete přihlašovat do systému 2. Heslo-musí být dostatečně komplikované, aby ho nikdo neuhodl 3. Identifikační číslo-v souladu s registrem firem v Norsku 4. Registrovaný v MVA-označte, pokud vedete firmu registrovanou v MVA 5. Záznam do Foretaks označte, pokud jste vedeni ve Foretaks 6. Startovní číslo-pokud s podnikáním teprve začínáte, nechte 1. Pokud jste už v rámci podnikání vystavili určité množství faktur, zařaďte další v pořadí. Pokud jste už například vystavili 17 faktur, zadejte startovní číslo 18. 7. Číslo účtu - číslo vašeho bankovního účtu Nezapomeňte si přečíst a souhlasit s podmínkami užívání služby.
Přihlašování do systému Za účelem přihlášení do systému zadejte přihlašovací jméno a heslo na hlavní stránce portálu. Pokud jste zapomněli heslo, využijte odkaz Zapomněli jste heslo a postupujte podle instrukcí obsažených v odkazu a v mailu. Seznam faktur Hned po přihlášení a po kliknutí na odkaz Faktury se zobrazí seznam naposledy vystavených faktur, jako je tomu na obrázku níže: Další řádky znamenají další faktury. Další sloupce znamenají: 1. Číslo-číslo vystavené faktury 2. Obchodní partner-název firmy obchodního partnera, na nějž byla vystavena faktura 3. Datum vystavení-datum vystavení faktury 4. Termín splatnosti-termín, v němž chcete, aby byla faktura uhrazena 5. Datum úhrady-datum, v němž obchodní partner uhradil fakturu - lze ji doplnit pomocí kalendáře nebo označit jako uhrazenou (datum bude automaticky doplněno dnešním datem). 6. Operace: a) Stáhnout fakturu a kopii stáhne dokument PDF s fakturou a kopií faktury b) Vystavit/stáhnout opravu anulující fakturu-v případě dopuštění se chyby na faktuře ji můžete celou zrušit. Za tímto účelem vystavte opravu anulující
fakturu. Vystavení opravy se pojí s jednorázovou platbou podle ceníku, pozdější stáhnutí dokumentu je zdarma. c) Vystavit/stáhnout purring v případě zpoždění platby máte možnost vystavit purring. Pokud bude purring vystaven po 14 dnech od uplynutí termínu splatnosti, budou k faktuře připočítány zákonné náklady spojené s opožděnou platnou. Vystavení purringu se pojí s jednorázovou platbou podle ceníku. d) Vystavit/stáhnout inkassovarsel pokud se během 14 dní od vystavení purringu obchodní partner nadále vyhýbá platbě, máte možnost vystavit inkassovarsel. Vystavení inkassovarselu se pojí s jednorázovou platbou podle ceníku. e) Odeslat věc k inkassu pokud se během 14 dní od vystavení inkassovarselu obchodní partner nadále vyhýbá platbě, máte možnost předat věc k inkassu. Odeslání věci k inkassu vám usnadní vymožení pohledávky, pojí se také s další platbou definovanou v ceníku. Filtrování faktur Nad seznamem faktur se nachází filtr faktur, jako je tomu na obrázku níže: Za účelem filtrování seznamu faktur je třeba doplnit příslušné údaje: 1. Datum vystavení od-do-stanoví rozsah od-do data vystavení. Na seznamu budou pouze faktury vystavené v daném rozmezí mezi daty. Přednastaveno je, že se zobrazují faktury z posledních 30 dnů. Za účelem rozšíření nebo zúžení je nutné vyplnit tato pole. 2. Obchodní partner-umožňuje výběr obchodního partnera ze seznamu, jehož faktury budou zobrazeny 3. Částka k úhradě od-do-stanoví rozsah od-do částky k úhradě uvedené na faktuře. 4. Volby-umožňují filtrování faktur podle jiných kritérií, v tom: a) Jen uhrazené b) Jen neuhrazené-označení a a b nezobrazí žádné faktury! c) Vystaven purring-zobrazí jen faktury, k nimž byl vystaven purring d) Vystaven inkassovarsel e) Vystavena oprava f) Předáno k inkassu 5. Po zvolení kritérií vyhledávání je třeba kliknout na tlačítko Hledat.
Vystavení faktury Za účelem vystavení nové faktury je nutné z bočního menu vybrat položku vystavit fakturu. Zobrazí se obrazovka níže: Za účelem vystavení faktury je nejprve nutné doplnit základní údaje o faktuře Číslo faktury je doplněno automaticky-jde o další číslo faktury, nelze ho upravovat. Datum vystavení je datum, s kterým bude vystavena faktura (musí to být dnešní datum). Termín splatnosti je termín splatnosti stanovený na faktuře. Nesmí být dřívější než datum vystavení. Datum doplníte pomocí dostupného kalendáře. Datum vystavení je přednastaveno jako dnešní datum, termín splatnosti o dva týdny dopředu. Následně je nutné doplnit údaje zákazníka. Za tímto účelem nejdříve doplníme název firmy. Pokud vystavujete danému obchodnímu partnerovi fakturu opakovaně, je třeba vybrat ho ze seznamu hned po napsání několika prvních písmen z názvu (viz obrázek níže).
Po zvolení obchodního partnera ze seznamu budou všechna pole doplněna. Pokud obchodní partner ještě není v databázi, je nutné doplnit všechny jeho údaje (nejméně název firmy, adresu a PSČ a obec). Ostatní údaje jsou volitelné. Údaje obchodního partnera budou uloženy do databáze po vystavení faktury. Pokud byl obchodní partner vybrán ze seznamu, ale chceme změnit jeho údaje, je k tomu třeba stisknout tlačítko Vyčistit obchodního partnera. Díky tomu budeme moci zadat údaje obchodního partnera znovu. Po doplnění údajů obchodního partnera je třeba doplnit produkty a služby obsažené na faktuře. Za tímto účelem nejdříve doplníme název. Můžeme ho doplnit dvěma způsoby: buď vybereme ze seznamu hotový produkt nebo ho sami zapíšeme do textového pole. V každém případě se v textovém poli musí octnout název produktu nebo služby v norštině. Následně do pole množství zadejte množství vykonané služby nebo počet dodaných produktů. Je to pole určené výhradně pro vás a na faktuře nebude uvedeno. Následně je zapotřebí doplnit cenu netto za jednotlivý výrobek nebo službu a sazbu DPH platnou pro daný produkt nebo službu. Níže je představeno přidávání dvou výrobků/služeb s různými sazbami DPH:
Kalkulace hodnoty netto, hodnoty DPH a hodnoty brutto následuje automaticky po každém přidání nové položky nebo odstranění produktu. Za účelem přidání nové položky na fakturu je třeba stisknout tlačítko Přidat novou položku. Za účelem odstranění produktu je třeba stisknout tlačítko X viditelné na pravé straně tabulky. Na konec je možné přidat k faktuře poznámky, formy platby (bankovním převodem nebo v hotovosti) a jestli má být odeslání realizováno námi. Po doplnění všech údajů je třeba kliknout na Vystavit fakturu. Pokud se vyskytly chyby, budou označeny červenými bublinami. Níže je uveden příklad, kde se zapomnělo nastavit na vystavené faktuře PSČ a obec a množství prodeje produktu. Po vystavení faktury budete přesměrování k náhledu faktury a faktura by měla být automaticky uložena na vašem disku.
Obchodní partneři Obchodní partneři se automaticky přidávají do databáze pokaždé po vystavení faktury. Za účelem úpravy údajů obchodních partnerů, nebo pokud chcete přidat nového, je nutné vstoupit do záložky Obchodní partneři. Na tomto místě se nachází také seznam všech obchodních partnerů, jako je tomu níže: Za účelem úpravy obchodního partnera je třeba kliknout na ikonku úprav v krajním pravém sloupci. Údaje obchodního partnera jsou identické jako při vystavení faktury. Za účelem přidání nového obchodního partnera je třeba kliknout na Přidat nového obchodního partnera. Vyúčtování Každého prvního dne měsíce dorazí faktura za využívání našich služeb spolu s ceníkem. Faktura přijde na Váš email a je pokaždé ke stažení v záložce vyúčtování. V záložce můžete také monitorovat stav uhrazení vaší faktury. Faktura musí být zobrazena jako zaplacená v průběhu maximálně jednoho týdne od faktické úhrady. Nezaplacení dvou faktur se pojí s odesláním výstrahy emailem a třetí se zablokováním účtu a nutností kontaktovat nás za účelem odblokování.
Moje údaje Za účelem úpravy firemních údajů je nutné vstoupit do záložky moje údaje. Zobrazí se dva formuláře jako níže:
Za účelem změny hesla je třeba doplnit staré heslo a zopakovat dvakrát navrhované nové heslo a kliknout na Změnit heslo. Změna firemních údajů probíhá identicky jako na registračním formuláři. Je třeba mít na paměti, že pokaždé je nutné vyplnit jen jeden z formulářů na stránce - neukládají se paralelně. Kontakt se servisem Za účelem využívání služby vstupte do sekce kontakt a vyberte vhodnou formu kontaktu (telefonicky, emailem nebo vyplněním kontaktního formuláře). Využívání služby znamená souhlas s podmínkami.