Přihlašuje do soutěže HREA Excellence Award 2007 PROJEKT Zkvalitnění řídících, organizačních a komunikačních dovedností pracovníků Impress, a.s. Skřivany Autor: Helena Futerová Personální ředitel IMPRESS, a.s., výrobní podnik Skřivany kontakt: +420737265119 Tovární 67 helena.futerova@cz.imp-group.com 503 52 Skřivany
ÚVOD Popis stávající situace IMPRESS, a.s., výrobní podnik Skřivany je podnikem se zahraniční účastí. Od roku 1999 je do Skřivan v rámci restrukturalizace závodů společnosti přesouvána výroba ze zahraničí. Již v roce 2005 se závod ve Skřivanech stal exportem 2,7 miliardy vík největším dodavatelem polotovarů v rámci společnosti Impress, jednoho z nejvýznamnějších světových výrobců kovových obalů s 52 závody po celém světě. Razantní nárůst výroby v průběhu 7 let je uveden v grafu. Hlavní podnikatelskou činností jsou: povrchové úpravy vstupního materiálu lakování plechu výroba kovových obalů a vík Výroba v miliardách kusů 2,67 2,79 1,9 0,247 1999 2003 2005 2006 Firma, vzdálená od větších měst, ve které použitou technologii a umístění provozu do renovovaných prostor nelze považovat za konkurenční výhodu, musí neustále hledat novou motivaci pro získávání a udržení kvalitních zaměstnanců. Jako většina strojírenských firem potřebujeme, aby řídící pracovníci na všech úrovních byli vybaveni znalostí jak technickou, tak měkkými dovednostmi. Dostát náročným cílům společnosti vyžaduje mít na většině pozic odborníky, schopné samostatného rozhodování a kvalitní práce s lidmi, ochotné přijímat změnu jako výzvu, odhodlané pro ni nadchnout ostatní. V ideálním případě tedy kombinaci manažerů - lídrů. Liniové články řízení jsou pro naši firmu zásadní a mnohdy tím největším oříškem, přičemž ideální kandidát na trhu práce je vzácnou výjimkou. Pak existuje jediná cesta, snažit se vychovávat vlastní zdroje, což je ovšem v mezinárodní společnosti se stále vyššími nároky nekončící proces. Například vychovat z nejlepšího dělníka dobrého mistra je výzva pro obě strany. Na druhou stranu otevřená a přátelská firemní kultura prosperující mezinárodní společnosti, spolu s demokratickým způsobem řízení, které skýtá prostor pro-aktivitě a kreativitě spolu s možností využívání znalosti cizích jazyků a cíleným vzděláváním je významnou příležitostí pro rozvoj a perspektivu zaměstnanců. Je na dovednostech vrcholového managementu, aby našel tu správnou míru motivace, protože neplatí pravidlo, že spokojený zaměstnanec = motivovaný zaměstnanec. Je snadné zaměstnance dobrou péčí rozmazlit. Je těžké je poté přesvědčit k zásadním změnám a přimět je k větší disciplíně. A to je právě to, co se v našem vzdělávacím projektu společně intenzivně učíme. 1. Cíl projektu Systematicky proškolit 56 řídících pracovníků a specialistů v oblastech: Komunikace Sebe-řízení a organizace času Vedení porad
Motivace a vedení týmu Týmová spolupráce Finanční řízení pro ne-ekonomy BOZP pro vedoucí pracovníky Základy pracovního práva Projekt je naší firmě tzv. šitý na míru s využitím dosavadních zkušeností se vzděláváním, výsledků Development center a dobře fungujícího procesu hodnotících pohovorů s klíčovými pracovníky. Projekt vede k týmové spolupráci, která je základním předpokladem úspěšnosti plnění stanovených cílů ve výrobní společnosti našeho rozsahu. V rámci rozvojových workshopů dostávají účastníci soubor nástrojů k sebepoznání, řízení a zvyšování výkonnosti vlastní i svého týmu. Součástí jsou základy finančního řízení, které umožní pochopit finanční toky ve firmě, dopady rozhodnutí do firemní ekonomiky a tvorbu rozpočtu vlastního střediska Zážitkové outdoorové kurzy jsou zaměřené na komunikaci a týmovou spolupráci, simulující náročné denní situace formou osobního prožitku v nezvyklých podmínkách. 2. Cílová skupina 32 Řídících pracovníků na všech úrovních od mistrů po top manažery + 24 Specialistů, kteří mají příležitost řídit projekty nebo malé týmy metodicky Průřez účastníků projektu firmou přispívá navíc k vzájemnému poznání jednotlivých oddělení, jejich problémů, je zde prostor pro vysvětlení používaných procesů a postupů, tím odbourání nekonstruktivní kritiky a většího pochopení nezbytnosti vzájemné spolupráce. Vedle top manažera tu najdete vedoucího údržby, lidi ze zákaznického servisu, hlavní účetní, personalistu a směnového mistra z provozu, který byl ještě nedávno dělníkem bez jakékoli manažerské zkušenosti. 3. Časový harmonogram a organizace projektu Rozsah projektu: 24 měsíců od května 2006 do dubna 2008 Organizace: 1 úvodní workshop top managementu cílený na výstupy: o specifikaci vizí, cílů a strategie závodu o specifikaci znalostí a dovedností, které mají účastníci získat v průběhu projektu 2 dny školení IT pro různé úrovně uživatelů (základy, Access, Power Point) 3 dny kurz Prezentačních dovedností z toho o 1 den teoretická příprava o 2 dny praktická ukázka vlastní prezentace
10 rozvojových workshopů (obsah popsán níže) 5 outdoorových kurzů 1 den problematika BOZP pro vedoucí pracovníky 1 den finanční řízení pro ne-ekonomy 1 den základy pracovního práva 1 závěrečný, hodnotící workshop společný pro všechny účastníky Rozsah 1 rozvojového workshopu: 7 hodin (11,00 18,00 v pracovní dny) Rozsah 1 outdoorového kurzu: 1,5 dne (od pátku 12,00 do soboty 18,00 hodin) Každý účastník má možnost volby ze 4 termínů u workshopů a ze 2 termínů u outdoorových kurzů, což zaručuje možnost jak si zorganizovat práci, tak se účastnit výcviku. Mistři v nepřetržitém provozu se účastní ve volnu mezi směnami (posuzováno jako odpracovaný čas). Projekt není ukončen, je ve fázi work-in-progress. Ke dni přihlášení do soutěže zbývá realizovat: 2 rozvojové workshopy (listopad 07 leden 08) 3 moduly - BOZP, Finanční řízení a Pracovní právo (únor březen 08) 1 outdoorový výcvik (duben 08) 1 závěrečný workshop (duben 08) Detailní popis výcvikových modulů: Na úvodním moderovaném workshopu celého vrcholového vedení byly specifikovány vize, cíle a strategie. Lektor získal jasnou specifikaci, jakým směrem má účastníky projektu vést a jaké znalosti a dovednosti se od nich na konci projektu budou očekávat. Toto setkání jednoznačně přispělo k přijetí hlavní myšlenky projektu všemi členy vedení a tudíž jejich maximální podpoře a zapojení po dobu jeho trvání. Podpora vedení je nezbytná pro naplnění všech hodnotících kritérií v rámci podmínek dotace (viz část 6. Závěr), což je průměrná 85% účast, podpořený počet min. 45 účastníků klientů služeb a podpořené 2 vzdělávací projekty (t.j. rozvojové workshopy a prožitkové outdoorové kurzy). Lektor pracuje interaktivně a systematicky se stanovenou strategií, cíli a hodnotami zaměstnavatele a konkrétní problematikou, se kterou se účastníci denně setkávají. Na přípravě jednotlivých rozvojových workshopů spolupracuje personální oddělení úzce s lektorem a obě strany vycházejí z výstupů předchozího modulu. V průběhu samotného workshopu se dá hovořit o systému 40:60, kdy z 60% mají slovo účastníci. Ti se učí prezentovat své návrhy a projekty, chápat role a odpovědnosti řídícího pracovníka, rozpracovávat cíle pro svoje týmy, motivovat své podřízené a kolegy a efektivně komunikovat v rámci své funkce. Také další důležité oblasti jako je bezpečnost a ochrana zdraví, pracovní právo a finanční řízení pro ne-ekonomy mají v projektu své místo. Účastníci dostávají domácí úkoly, do kterých
aplikují získané poznatky a učivo. Lektor využívá informací o firmě a pracuje s nimi. Žádaným výstupem je především rozvoj manažerských Soft skills a uvědomění si osobní odpovědnosti. Projekt je unikátní v rozsáhlém mixu účastníků. Vedle top manažera tu najdete vedoucího údržby, lidi ze zákaznického servisu, hlavní účetní, personalistu a směnového mistra z provozu. Lektor musí umět mluvit jazykem, srozumitelným všem účastníkům. Je to nelehký úkol, obsah musí být pro všechny zajímavý, pochopitelný a nemůže nikoho nudit, což by se okamžitě projevilo ve zpětné vazbě účastníků (viz část 4. Zpětná vazba). Outdoorový výcvik je jakousi odměnou za maximální účast na workshopech a je mezi účastníky velmi oblíbený. Nejde jen o sportování nebo hraní si v přírodě, výcvik systematicky navazuje na předchozí workshopy. Outdooroví lektoři opět pracují s výstupy z rozvojových workshopů a teoretické bloky v rámci outdoorů poskytují zpětnou vazbu účastníkům, jak úkoly plnili, co udělali dobře a co mohli udělat lépe. Účastníci tak mají možnost porovnání teorie s praxí v neformálním prostředí mimo firmu. 4. Zpětná vazba Protože bez zpětné vazby nelze hodnotit efektivnost vzdělávání, účastníci kurzů nám dávají své hodnocení v písemné dotazníkové formě bezprostředně po absolvování a poté s určitým časovým odstupem hodnotí i využití poznatků v praxi. Další pohled na přínos jednotlivých vzdělávacích akcí je získáván od jejich nadřízených a hodnocení lektora nám zase dává zpětnou vazbu, jak aktivně se účastníci projevují a jak s nimi dále pracovat. Dosavadní zpětná vazba nám jen potvrzuje správnou volbu jak typu vzdělávání tak i dodavatelů. 5. Hodnocení úspěšnosti projektu 1) Přínos pro účastníky: Účastník projektu se stává sebevědomějším a výkonnějším Dokáže vidět problematiku firmy v širších souvislostech. Dokáže uplatnit řídící techniky a vést lidi ke zlepšování výkonu, kvalitě, bezpečné práci Chápe principy a důležitost sebevzdělávání pro lepší uplatnitelnost ve firmě i na trhu práce 2) Přínos pro firmu: zaměstnanci účastníci projektu chápou strategie, vize a cíle a uvádějí je do života firmy poznávají práci a problematiku jiných oddělení a chápou souvislosti procesů a činností jsou loajálnější k firmě, jsou ochotni investovat do účasti svůj osobní čas účastní se na zefektivnění procesů přístup jednotlivců se mění v souladu se strategií firmy pozitivně se mění komunikace a kultura ve firmě odbourává se nekonstruktivní kritika, objevují se nové nápady, řešení rozvíjí se týmová spolupráce
okolí vnímá firmu jako stabilní, učící se organizaci je zajištěna konkurenceschopnost na trhu zvyšuje se zkušenost a profesní rozvoj personalistů Přínos v číslech Není jednoduché hodnotit dopad výcviku tzv. měkkých dovedností na konkrétní výsledky firmy. V našem případě však na základě hodnocení, které nám účastníci projektu dávají po absolvování jednotlivých modulů, došlo ke zkvalitnění komunikace a týmové spolupráce mezi odděleními právě díky systematičnosti vzdělávacího projektu. V jeho průběhu se podařilo docílit několika zásadních zlepšení: zmetkovitost se snížila meziročně o 44% efektivita pracovní síly se zvýšila meziročně o 6,1% úspěšně byla zavedena samokontrola na 8 výrobních linkách (ukončení projektu na dalších 20 linkách se předpokládá v roce 2008) jeden z nejdůležitějších zákazníků Procter & Gamble vypustil pravidelný každoroční audit pro rok 2007 na základě velmi dobrého 100% ohodnocení v roce 2006 v interním projektu Operační dokonalost došlo k meziročnímu zlepšení v hodnocení zahraničních auditorů ze 75% na 85%, čímž jsme se dostali mezi nejlépe hodnocené závody v rámci společnosti Impress 6. Závěr Projekt byl připraven interně a také jeho realizace je plně řízena personálním oddělením výrobního závodu Skřivany bez jakékoli externí pomoci či navýšení personální kapacity z důvodu projektu. Při jeho zpracování bylo využito dosavadních zkušeností a procesu vzdělávání, který je ve firmě již dlouhodobě kvalitně nastaven. Díky možnostem, které se firmám v ČR otevřely se vstupem do EU, jsme na realizaci projektu požádali o dotaci z ESFCR. Hodnotící komisí nám byla schválena dotace ve výši 2,43 mil. CZK v rámci opatření 4.1. (Zvýšení adaptability zaměstnavatelů a zaměstnanců na změny ekonomických podmínek, podpora konkurenceschopnosti). Dotace je čerpána výhradně na nákup vzdělávacích služeb. Veškeré související náklady na učebny, pomůcky, dopravu, ubytování a stravování účastníků nese zaměstnavatel. Také veškerá další školení cizí jazyky, kvalita, periodická a profesní školení, probíhající souběžně s projektem, jsou hrazena z firemního rozpočtu. I v případě nepřidělení dotace by projekt vzdělávání v manažerských dovednostech byl ve firmě realizován.