Administrátorská příručka

XENIA - systém pro zpracování dokumentů Verze manuálu: 1.0 Verze systému XENIA: 2.30 YDS s.r.o. http://yds.cz http://xenia.cz 2

Obsah Obsah... 3 Předmluva... 5 1. Elektronická archivace... 6 1.1. Co je elektronická archivace?... 6 1.1.1. Digitalizace... 6 1.1.2. Indexace... 6 1.1.3. Uskladnění... 6 1.1.4. Vyhledání... 7 1.1.5. Úprava... 7 1.2. Elektronická archivace se systémem XENIA... 7 2. Minimální systémové požadavky... 8 2.1. Server minimální konfigurace:... 8 2.2. Server doporučená konfigurace:... 8 2.3. Klient minimální konfigurace:... 8 2.4. Klient doporučená konfigurace:... 8 3. XENIA - administrace... 9 3.1. Přidání uživatele... 9 3.2. Editace uživatele... 9 3.3. Vynulování hesla uživatele... 10 3.4. Nastavení oprávnění... 10 3.4.1. Nastavení oprávnění - aplikace... 10 3.4.2. Nastavení oprávnění - atributy... 11 4. Často kladené otázky... 13 XENIA server... 13 Přesunutí úložiště do jiné lokace... 13 TCP/IP server ukazuje CHYBA, zbytek indikuje OK... 13 TCP/IP Server a http Server ukazují CHYBA... 13 Všechny tři indikátory stavu serveru ukazují CHYBA... 13 Není možné vytvořit úložiště na jiném počítači pomocí sdílení MS Windows.... 14 3

XENIA klient... 14 Při vkládání souboru se zobrazí hláška Chyba při ukládání souboru... 14 5. Technická podpora... 15 5.1. Další informace... 15 5.2. Stránky technické podpory... 15 6. Rejstřík... 16 4

Předmluva Jako dodavatelé komplexního řešení elektronické archivace jsme obeznámeni s problematikou velkého množství papírových dokumentů v každé společnosti. Také proto Vám místo obsáhlé dokumentace předkládáme tuto malou uživatelskou příručku, kde najdete vše, co potřebujete ke správě i užívání systému XENIA. 5

1. Elektronická archivace 1.1. Co je elektronická archivace? Elektronická archivace dokumentů je moderní a efektivní přístup k práci s dokumenty. Papírových dokumentů neustále přibývá a jejich skladování a následné vyhledávání v nich je dnes ve většině firem velmi zatěžující činností. Tuto skutečnost si již uvědomuje velké množství firem a svou agendu převádí do elektronické podoby. Digitalizace dokumentů je totiž logickým a razantním krokem směrem ke zjednodušení a zvýšení efektivity práce všech pracovníků firmy. Snižují se také náklady na skladování dokumentů. 1.1.1. Digitalizace Neboli převedení dokumentu do podoby, která je elektronicky uskladnitelná, což je široká škála formátů. Papírové dokumenty, jako například korespondence, jsou naskenovány do elektronické podoby. Nezáleží přitom na velikosti zdrojového dokumentu, skenery umí zpracovat vše od vizitek až po velkoformátové výkresy. 1.1.2. Indexace Pro každý typ dokumentu je vytvořeno několik atributů, které budou sloužit pro jeho pozdější vyhledání v databázi. Jejich zadání do systému se nazývá indexování a je možné provést jej několika cestami: Ruční vkládání atributů Atributy k jednotlivým dokumentům mohou být vkládány automaticky. Toto řešení je vhodné pro firmy malé až střední velikosti, méně už pro společnosti s velkým počtem dokumentů určených k archivaci. Rozpoznání pomocí čárového kódu Používání čárových kódů má výhodu v automatickém přiřazení atributů záznamu. Je možné takto naindexovat různé typy (formáty) dokumentů plně automaticky. Automatický import pomocí CSV souboru CSV soubor je speciálně formátovaný soubor obsahující předpřipravené informace o záznamech, které se mají v databázi vytvořit. Tento postup je velmi vhodný například pro prvotní naplnění databáze. Poté je vhodné používat jeden z výše uvedených. 1.1.3. Uskladnění Po vložení záznamu do databáze a přiřazení příslušného dokumentu je tento uskladněn v datovém úložišti. Ihned po uložení mají k tomuto dokumentu přístup všechny klientské stanice. 6

1.1.4. Vyhledání Hlavní výhodou elektronické archivace dokumentů je jednoduchost a efektivita jeho opětovného vyhledání. Dokument uložený v takovémto úložištu je možné vyhledat pomocí atributů dříve zadaných do systému. 1.1.5. Úprava Nalezený dokument může být vytisknut, odeslán faxem či emailem, může být upraven, případně může být vložena nová verze dokumentu, se zachováním původní atd. 1.2. Elektronická archivace se systémem XENIA Systém XENIA umožňuje celou škálu funkcí - lze pomocí něj dokumenty naskenovat, indexovat, zpracovat a posléze vyhledat a zobrazit. Dokumenty mohou být skenovány či importovány ze softwaru třetích stran a mohou být uloženy v libovolném formátu. Přístup k archivovaným dokumentům má pouze oprávněný uživatel. Veškeré informace a dokumenty jsou chráněny a jsou přístupné pouze po přihlášení se do aplikace uživatelským jménem a heslem. Je také možné specifikovat podrobná oprávnění pro jednotlivé uživatele, jako například přístup pouze k určitému typu dokumentů nebo možnost zobrazení pouze vybraných údajů o dokumentu. Pro ještě větší míru individualizace celého systému je možné jednotlivé dokumenty barevně označovat pomocí tzv. štítků. Je takto možné označovat např. dokumenty, které již nejsou platné. Štítky je možné libovolně nastavovat a vytvořit si tak naprosto libovolný systém označení dokumentů. Součástí klientské aplikace je také filtr zobrazených dokumentů podle vybraných štítků. Pro maximální dosažitelnost archivovaných dokumentů obsahuje systém XENIA webového klienta, který je přístupný přes www prohlížeč (např. Internet explorer) a který slouží ke čtení dokumentů z kteréhokoli počítače v síti. Samozřejmě je zde zachováno plné zabezpečení dokumentů proti neoprávněnému přístupu. Pro vynikající čitelnost naskenovaných dokumentů i při malém zobrazení je v produktu implementován modul prohlížení s funkcí vyhlazování obrazu. Naskenovanou stranu A3 tak lze mít zobrazenou na obrazovce celou při zachování vynikající čitelnosti celého dokumentu. 7

2. Minimální systémové požadavky 2.1. Server minimální konfigurace: Procesor: 600 Mhz RAM: 256MB Volné místo na HDD: 200 MB + disková kapacita pro úložiště dat Microsoft Windows XP SP2 nebo Microsoft Windows 2003 Server Microsoft SQL Server 2005 Express 2.2. Server doporučená konfigurace: Procesor: dual core 1 Ghz RAM: 1GB Volné místo na HDD: 1 GB + disková kapacita pro úložiště dat Microsoft Windows 2003 Server Microsoft SQL Server 2005 Workgroup nebo vyšší 2.3. Klient minimální konfigurace: Procesor: 600 Mhz RAM: 256MB Volné místo na HDD: 100 MB Microsoft Windows 2000 Professional SP4 nebo Microsoft Windows XP Professional SP2 Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 nebo novější Rozlišení displeje 1024x768 2.4. Klient doporučená konfigurace: Procesor: 1 Ghz RAM: 1GB Volné místo na HDD: 100 MB Microsoft Windows XP Professional SP2 Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 nebo novější Rozlišení displeje 1280x1024 8

3. XENIA - administrace 3.1. Přidání uživatele Přidávání nových uživatelů i změna uživatelských údajů je možná kdykoli za provozu systému. V Administračním nástroji (XENIA Setup) zvolte v menu položku Nastavení a Seznam uživatelů. Pro přidání nového uživatele klikněte na tlačítko Nový uživatel. V otevřeném okně vyplňte požadované údaje a stiskněte tlačítko OK. Pokud vše proběhlo v pořádku, je zobrazeno informační okno se zprávou, že nový uživatel byl vytvořen a bylo mu nastaveno výchozí heslo h. Po prvním přihlášení by uživatel měl svoje výchozí heslo ihned změnit. 3.2. Editace uživatele Pokud potřebujete změnit údaje o uživateli: označte požadovaného uživatele v levém seznamu a stiskněte tlačítko Změnit údaje. V otevřeném okně změňte požadovaný údaj a stiskněte OK. 9

3.3. Vynulování hesla uživatele Pokud uživatel zapomněl své přihlašovací heslo do systému XENIA, je možné jej vynulovat a nastavit výchozí heslo. V Administračním nástroji (XENIA Setup) zvolte v menu položku Nastavení a Seznam uživatelů. V levém seznamu označte vybraného uživatele a klikněte na tlačítko Změnit údaje. V otevřeném okně klikněte na tlačítko Vymazat heslo. Po dojitém odsouhlasení otázky o vymazání hesla je potvrzeno nastavení výchozího hesla pro daného uživatele. 3.4. Nastavení oprávnění 3.4.1. Nastavení oprávnění - aplikace Každá aplikace v systému XENIA může být přístupná pouze oprávněným uživatelům. Proto je třeba nastavit přístupová práva pro každého uživatele. V Administračním nástroji (XENIA Setup) zvolte v menu položku Nastavení a Oprávnění - aplikace. Otevře se okno s tabulkou obsahující v řádcích seznam uživatelů a seznam aplikací v jednotlivých sloupcích. Chcete-li změnit oprávnění vybraného uživatele pro danou aplikaci, klikejte levým tlačítkem myši do políčka tabulky v řádku uživatele a sloupci dané aplikace dokud dané pole nebude obsahovat hodnotu požadovaného oprávnění. Hodnoty oprávnění jsou následující: 10

0 uživatel nemá přístup k aplikaci. 1 uživatel má k aplikaci plný přístup. 2 uživatel má k aplikaci přístup, nemůže však vkládat soubory k záznamům. 3 uživatel má plný přístup k aplikaci, navíc může i mazat záznamy v archivu*. Poznámka: Záznam z archivu nelze nikdy úplně vymazat. Veškeré záznamy již jednou vložené do archivu zůstávají uloženy. Záznam je pouze označen jako neplatný. Po nastavení veškerých oprávnění klikněte na tlačítko OK a odsouhlaste zobrazený dialog. 3.4.2. Nastavení oprávnění - atributy Každá aplikace obsahuje různé atributy, které mohou být přístupné také pouze některým uživatelům. Proto je nutné nastavit oprávnění pro jednotlivé atributy. V Administračním nástroji (XENIA Setup) zvolte v menu položku Nastavení a Oprávnění - atributy. Po otevření okna s tabulkou obsahující seznam aplikací vyberte aplikaci (označte ji), pro kterou chcete měnit oprávnění a stiskněte OK. Otevře se tabulka se seznamem uživatelů a seznamem atributů pro vybranou aplikaci. Oprávnění lze měnit pro každý atribut obdobně jako u oprávnění aplikací (viz. výše). Význam zobrazených hodnot: 0 uživatel atribut vidí, nemůže jej však měnit 1 uživatel má k atributu plný přístup, může měnit jeho hodnotu. 2 uživatel nemá přístup k atributu, nevidí jej. Zobrazené hodnoty lze měnit kliknutím myši na příslušné políčko v tabulce. Po nastavení veškerých oprávnění klikněte na tlačítko OK a odsouhlaste zobrazený dialog. 11

4. Často kladené otázky XENIA server Přesunutí úložiště do jiné lokace Problém: Z jakéhokoliv důvodu je třeba přesunout existující úložiště dat do jiného umístění. Řešení: Zastavte aplikační server XENIA (v administraci aplikace XENIA klikněte na stop server). Najděte na disku současné úložiště a přesuňte jej do nové lokace (v systému Windows jako vyjmout -> vložit). Jděte do menu nastavení -> nastavení sítě a v kolonce Úložiště dat vyberte aktuální, existující lokaci. Klikněte na start server. TCP/IP server ukazuje CHYBA, zbytek indikuje OK Problém: Pravděpodobně nastal problém s portem, na kterém XENIA komunikuje. Řešení: v administraci aplikace XENIA jděte do menu nastavení -> nastavení sítě. Zde změňte hodnotu v kolonce TCP/IP port na jinou (například 1055 nebo 31578). Restartujte aplikační server. TCP/IP Server a http Server ukazují CHYBA Problém: Pravděpodobně nastal problém s portem, na kterém XENIA komunikuje. Řešení: v administraci aplikace XENIA jděte do menu nastavení -> nastavení sítě. Zde změňte hodnotu v kolonce HTTP port na jinou (například 8089 nebo 31447). Restartujte aplikační server. Všechny tři indikátory stavu serveru ukazují CHYBA Problém: Pravděpodobně je chybně nastaveno spojení s SQL serverem. Řešení: v administraci aplikace XENIA jděte do menu nastavení -> připojení k db. Do kolonky Server zadejte správnou hodnotu. Tu zjistíte například na přihlašovací obrazovce aplikace SQL Server Management Studio Express (Start->Všechny programy->microsoft SQL Server 2005 -> SQL Server Management Studio Express) v kolonce Server name (například YDS\SQLEXPRESS). Restartujte aplikační server. 13

Není možné vytvořit úložiště na jiném počítači pomocí sdílení MS Windows. Problém: Při pokusu o uložení souboru se zobrazí hláška Chyba při ukládání souboru, ale adresář je korektně sdílený. Řešení: Je třeba, aby služba Xenie běžela pod stejným uživatelem, pro kterého je nasdílen adresář na vzdáleném počítači. Dejte start->spustit, zadejte services.msc. Vyberte službu DMS_Server, kde po kliknutí pravým tlačítkem vyberte vlastnosti, potom kartu přihlášení a zadejte uživatele, který se bude shodovat s tím, pro něhož je sdílen adresář na vzdáleném počítači, kde tento uživatel musí mít odpovídající práva ( modify nebo full controll ). Do správy Xenia serveru zadejte cestu k úložišti jako IP adresu vzdáleného počítače lomeno sdílený adresář bez posledního lomítka, tedy například \\192.168.1.3\XENIA_STORAGE. XENIA klient Při vkládání souboru se zobrazí hláška Chyba při ukládání souboru Problém: Neexistuje nebo není správně nakonfigurováno úložiště. Řešení I: v administraci aplikace XENIA jděte do menu nastavení -> nastavení sítě. Zde změňte hodnotu v kolonce Úložiště dat na jinou, na existující adresář (se systémovými právy k zápisu). Například tedy C:\Program Files\Xenia Server\Storage. Restartujte aplikační server. Řešení II: Nejsou správně přidělena oprávnění. Doporučujeme nastavit oprávnění pro zápis i čtení skupině everyone. 14

5. Technická podpora 5.1. Další informace Pro další informace o digitálním archivu XENIA navštivte, prosím, naše webové stránky www.xenia.cz. 5.2. Stránky technické podpory Nejaktuálnější informace o digitálním archivu XENIA najdete na internetových stránkách http://www.xenia.cz/podpora 15

6. Rejstřík A administrace 9 atribut 6, 7 C CSV soubor 6 Č čárový kód 6 D O oprávnění 10 P předmluva 5 Přidání uživatele 9 Přístupová práva 10 S skenování 6 software třetích stran 7 datové úložiště 6 Digitalizace 6 DMS_Server 14 E Editace uživatele 9 Elektronická archivace 6 H heslo 9, 10 HTTP port 13 I Indexace 6 M Minimální požadavky 8 T TCP/IP server 13 Technická podpora 15 U úložiště 6, 13, 14 V Vyhledávání 7 Vymazat heslo 10 W webový klient 7 X XENIA Setup 9, 11 16