Vážení zákazníci, dovolujeme si Vás upozornit, že na tuto ukázku knihy se vztahují autorská práva, tzv. copyright. To znamená, že ukázka má sloužit výhradnì pro osobní potøebu potenciálního kupujícího (aby ètenáø vidìl, jakým zpùsobem je titul zpracován a mohl se také podle tohoto, jako jednoho z parametrù, rozhodnout, zda titul koupí èi ne). Z toho vyplývá, že není dovoleno tuto ukázku jakýmkoliv zpùsobem dále šíøit, veøejnì èi neveøejnì napø. umis ováním na datová média, na jiné internetové stránky (ani prostøednictvím odkazù) apod. redakce nakladatelství BEN technická literatura redakce@ben.cz

4 Práce se sešity a listy 5 3 PRÁCE SE SEŠITY A LISTY Sešity V této kapitole se seznámíte s tím, jak pracovat s otevøenými sešity a s jednotlivými listy v sešitu. Pokud jste postupovali shodnì s textem v pøedchozích kapitolách, máte na disku uložen jeden sešit v souboru První tabulka. Pokud není otevøen, tak si jej otevøete. Pak vytvoøte nový sešit a uložte jej i když je prázdný do souboru s názvem Pomocný sešit. V programu Excel mùžete mít otevøeno více souborù, ale kde vlastnì všechny jsou? Na obrazovce vidíte jen jeden, ten naposledy otevøený (v našem pøípadì Pomocný sešit). Seznam všech otevøených sešitù najdete v nabídce Okno (v dolní èásti). Zde vyhledáte název sešitu se kterým chcete pracovat (První tabulka) a klepnutím jej aktivujete. Nyní je druhý sešit skryt. TIP Mezi otevøenými sešity se mùžete rychleji pøepínat pomocí klávesové kombinace CTRL+F6. Obr. 59 Uspoøádání oken Už víte že každý sešit je ve svém dokumentovém oknì. Okna otevøených sešitù mùžete všechna uspoøádat na obrazovku. Klepnìte na nabídku Okna a pøíkaz Uspoøádat. Zobrazí se dialogové okno s názvem Uspoøádat okna. Vidíte zde ètyøi možnosti, jak otevøená okna uspoøádat. Nejlépe, když si možnosti vyzkoušíte. V praxi se nejvíce používá varianta vedle sebe a témìø nikdy na sebe. Porovnejte varianty na obr. 61, který si mùžete zobrazit je to místní nápovìda. Obr. 60 Obr. 61 Okno, které nechceme uspoøádat V pøípadì vìtšího poètu otevøených oken, nebudete chtít uspoøádat všechna okna otevøených souborù. Musíte okno se sešitem minimalizovat a pak znovu zadat pøíkaz Okno>Uspoøádat. Minimalizované

54 Sešity 4 okno zùstane minimalizované, je na obrazovce v levém dolním rohu, ale zùstalo z nìj pouze záhlaví (šedé neaktivní). Když chcete toto okno obnovit (tedy pracovat s ním), tak nejprve klepnìte na jeho neaktivní šedé záhlaví. Tím se záhlaví stane aktivním a vy uvidíte tlaèítka pro manipulaci s oknem. Klepnìte na prostøední tlaèítko to je maximalizace okna. Nebo také mùžete poklepat na záhlaví. Obr. 62 Jak se zbavit uspoøádání Když se rozhodnete pro zobrazení jen jednoho sešitu na obrazovce a chcete zrušit uspoøádání všech, tak nejprve aktivujte okno tohoto sešitu (klepnìte na záhlaví okna). Pak klepnìte na tlaèítko maximalizace. Takto aktivujte sešit První tabulka. Okna aktivního sešitu V nabídce Uspoøádat je ještì varianta Okna aktivního sešitu. Pokud zaškrtnete, bude se uspoøádání týkat jen oken aktivního sešitu, tj. okno s aktivním modrým záhlavím. Ne, to není žádný nesmysl, opravdu mùžete mít jeden sešit v nìkolika oknech. Jak to zaøídíte? 1. Aktivujte sešit První tabulka. 2. Klepnìte na nabídku Okno a pøíkaz Nové okno. Otevøe se nové dokumentové okno, ve kterém vidíte zobrazen stejný list. Podívejte se pozornì do záhlaví ètete zde První tabulka.xls:2 (poøadové èíslo okna). Této možnosti mùžete využít pro souèasnou práci se dvìma listy jednoho sešitu, kdy každý list bude v jiném oknì. 3. Pak tedy v dialogovém oknì Uspoøádat okna zaškrtnìte volbu Okna aktivního sešitu. Na obrazovce máte nyní dvì okna jednoho sešitu a v záhlaví ètete První tabulka.xls:1 a První tabulka.xls:2. 4. Když se budete chtít druhého okna sešitu zbavit, klepnìte v jeho záhlaví na tlaèítko Zavøít. Zùstane vám jedno okno s naší cviènou tabulkou a toto okno ještì maximalizujte. Obr. 63 Mezi okny se mùžete rychleji pøepínat pomocí klávesové kombinace CTRL+F6 nebo CTRL+TAB.

4 Práce se sešity a listy 5 5 Skrytí okna Aktivní okno skryjete pomocí pøíkazu Okno>Skrýt. A když s ním budete chtít zase pracovat, tak zadejte pøíkaz Okno>Zobrazit. Objeví se dialogové okno Zobrazit se seznamem skrytých sešitù, vy si vyberete a klepnete na OK. Pokud neprovedete zobrazení, necháte okno se sešitem skryté a ukonèíte Excel, program se vás zeptá na uložení zmìn i v tomto skrytém sešitu.!!! Ale pak je soubor otevøen jako skrytý! Rozdìlení okna Obr. 64 V pøípadì velmi rozsáhlé tabulky budete nìkdy potøebovat vidìt dvì místa jednoho listu na obrazovce a nechcete otvírat pro sešit další okno. Pak mùžete použít pøíkaz Rozdìlit z nabídky Okno. Okno se rozdìlí podle aktivní buòky. Nad aktivní buòkou a vlevo od ní se objeví pøíèky, které okno rozdìlí na ètyøi èásti. Každá èást má svoje posuvníky. Když umístíte kurzor myši na nìkterou z pøíèek, zmìní se kurzor myši na dvì šipky a vy nyní mùžete pøíèku pøemístit a tak upravit velikost èástí oken. Obr. 65 Chcete-li okno rozdìlit jednou vodorovnou pøíèkou na dvì èásti, uchopte malý úchyt nad svislým posuvníkem a tahem jej umístìte. Na konci svislého posuvníku je rovnìž úchyt, pomocí kterého umístíte svislou pøíèku. Jak zrušit rozdìlení Pøíèky rozdìlení zrušíte pøíkazem Okno>Odstranit pøíèky, nebo rychleji poklepáním na pøíèce. Obr. 66

56 Listy 4 Ukotvení pøíèek A na závìr poslední zajímavost pro práci se sešitem opìt pro velké tabulky užiteèné. Pokud se celá nevejde na obrazovku, je vždy vhodné, abychom vidìli alespoò legendu tabulky (nadpisy sloupcù a pøípadnì øádkù). Proto je nutné ukotvit pøíèky. Opìt se pøíèka objeví nad aktivní buòkou a vlevo od ní. V naší cvièné tabulce aktivujte buòku B3 a pak klepnìte na nabídku Okno a pøíkaz Ukotvit pøíèky. Pøíèka je v podobì tenké nepøerušované èáry, která se objevila pod øádkem 2 a pøed sloupcem A. Což konkrétnì znamená, že pøi listování v tabulce vždy na obrazovce zùstane viditelný sloupec A, øádek 1 a 2. Obr. 67 Listy Pøíèek se zbavíte zadáním pøíkazu Okno>Uvolnit pøíèky. TIP Standardnì jsou v každém sešitu tøi listy. Což je málo, ale vy kdykoli mùžete vložit nový list nebo nepotøebné listy odstranit. Pro práci s listy doporuèujeme využít místní nabídku, kterou vyvoláte klepnutím pravé myši na oušku listu. Tato místí nabídka obsahuje všechny pøíkazy pro práci s listy a nemusíte je hledat v nabídce programu. Pokud chcete, aby se pøi vytváøení nového sešitu objevilo více listù (nebo ménì), klepnìte na nabídku Nástroje, pøíkaz Možnosti. Pak na kartì Obecné zadejte jinou hodnotu v poli Poèet listù v novém sešitu. Sešit mùže mít maximálnì 255 listù. Vložení nového listu Nový list se vždy vloží pøed právì aktivní list 1. Klepnutím na ouško listu aktivujte list, pøed který chcete nový list pøidat. 2. Kurzor myši umístìte nad ouško aktivního listu a klepnutím pravého tlaèítka myši vyvolejte místní nabídku a vyberte pøíkaz Vložit... Objeví se dialogové okno s aktivní ikonou List, to nemìòte a klepnìte na OK. Ostatní ikony pøedstavují jiné typy listù sešitu. Obr. 68

4 Práce se sešity a listy 5 7 Název nového listu je vždy List+poøadové èíslo. Excel nikdy nepoužije poøadové èíslo listu, který již existuje nebo v právì otevøeném sešitu existoval. Proto se vám mùže zdát, že listy jsou øazeny chybnì. Jestliže chcete mít listy ve správném poøadí, musíte nový list pøesunout. Jak, to uvidíte za chvilku. Jak jinak vložit list Klepnìte na nabídku Vložit a pøíkaz List. Nový list se ihned vloží do sešitu pøed aktivní list. Nebo stisknìte klávesou kombinaci SHIFT+F11. Opìt se nový list ihned vloží pøed aktivní list. Více listù pøidáte tak, že stisknete klávesu SHIFT a potom vyberete tolik oušek listù, kolik nových listù chcete do otevøeného sešitu pøidat. Pak v nabídce Vložit klepnìte na pøíkaz List. Pøejmenování listu Listy v sešitu mají standardnì název List1, List2,... v oušku listu. Je výhodnìjší list pojmenovat podle jeho obsahu takto: 1. Klepnutím na ouško listu aktivujte list, který chcete pøejmenovat. 2. Kurzor myši umístìte nad ouško aktivního listu a klepnutím pravým tlaèítkem myši vyvolejte místní nabídku a vyberte pøíkaz Pøejmenovat. Staré jméno je nyní vybráno a vy ihned na klávesnici napište nový název listu. Pøejmenování ukonèete stiskem klávesy ENTER. Obr. 69 Zkuste pøejmenovat první list v sešitu První tabulka na Bilance. V názvu listu mùžete zapsat maximálnì 31 znakù. Jak jinak list pøejmenovat Klepnìte na nabídku Formát, pøíkaz List a vyberte Pøejmenovat. Další postup je shodný. Nebo poklepejte na ouško listu. Název se vybere a ihned píšete na klávesnici nový. Zápis ukonèete stiskem klávesy ENTER. Pøesun listu 1. Klepnutím na ouško listu aktivujte list, který chcete pøesunout jinam. 2. Kurzorem myši umístìte nad ouško aktivního listu a klepnutím pravé myši vyvolejte místní nabídku a vyberte pøíkaz Pøesunout nebo zkopírovat... Objeví se dialogové okno jak vidíte na obr. 70. V seznamu pøed list: vyberte pøed který list se má aktivní list pøesunout. 3. Nakonec klepnìte na tlaèítko OK. Mùžete dokonce pøesunout list do jiného otevøeného sešitu nebo nového sešitu. Ten vyberete v dialogovém oknì Pøesunout nebo zkopírovat v èásti do sešitu:. Pak v seznamu pøed list: vyberete místo kam má být list pøesunut nebo jej umístíte na konec.!!! V seznamu do sešitu: se vždy nabízejí názvy jen otevøených souborù. Nebo nový sešit, který pak bude obsahovat pouze pøesunutý list. Obr. 70

58 Pøesun a kopírování listù 4 Jak jinak pøesunout list Klepnìte na nabídku Úpravy a pøíkaz Pøesunout nebo zkopírovat list.... Objeví se již známé dialogové okno. Nebo pomocí myši uchopte ouško listu myší a tahem jej pøesuòte kamkoli mezi ostatní ouška listù. Èerná šipka vám naznaèí, mezi které dva listy bude aktivní list pøesunut. Když vám místo vyhovuje, uvolnìte myš. Obr. 71 Kopírování listù 1. Klepnutím na ouško listu aktivujte list, který chcete kopírovat. 2. Kurzorem myši umístìte nad ouško aktivního listu a klepnutím pravého tlaèítka myši vyvolejte místní nabídku a vyberte pøíkaz Pøesunout nebo zkopírovat.... Objeví se již známé popsané dialogové okno (viz obr. 71). 3. Nejprve zaškrtnìte políèko Vytvoøit kopii. Jinak budete list zase pøesouvat. 4. Pak v seznamu pøed list: vyberte pøed který list se má aktivní list zkopírovat. Nakonec klepnìte na tlaèítko OK. Pøi kopírování pùvodnì aktivní list zùstane na svém místì a na novém místì je jeho kopie, která nese pùvodní název listu s poøadovým èíslem kopie v závorce. Mùžete tedy vytvoøit nìkolik kopií jednoho listu. Mùžete dokonce zkopírovat list do jiného otevøeného sešitu nebo nového sešitu. Ten vyberete v dialogovém oknì Pøesunout nebo zkopírovat v èásti do sešitu:. Pak v seznamu pøed list: vyberete místo kam má být list zkopírován nebo jej umístíte na konec.!!! V seznamu do sešitu: se vždy nabízejí názvy jen otevøených souborù. Nebo nový sešit, který pak bude obsahovat pouze kopírovaný list. Jak jinak zkopírovat list Klepnìte na nabídku Úpravy a pøíkaz Pøesunout nebo zkopírovat list.... Objeví se již známé popsané dialogové okno, ve kterém nesmíte zapomenout zaškrtnout políèko Vytvoøit kopii. Nebo pomocí myši uchopte ouško listu myší a souèasnì se stisknutou klávesou CTRL jej suòte kamkoli mezi ostatní ouška listù. Stisknutá klávesa CTRL se na obrazovce projeví znaménkem +. Èerná šipka vám naznaèí kam bude umístìna kopie aktivního listu. Když vám místo vyhovuje, uvolnìte nejprve myš, klávesu CTRL uvolnìte jako poslední. Obr. 72 Pøesun a kopie listu mezi sešity pomocí myši Pro pøesun nebo kopii listu z jednoho sešitu do druhého mùžete buï využít již popsané dialogové okno Pøesunout nebo zkopírovat, kde v èásti do sešitu: vybíráte mezi otevøenými sešity ten cílový nebo použijete variantu do nového sešitu.

4 Práce se sešity a listy 5 9 Ale mùžete také pro zrychlení použít myš. Dùležité ovšem je, aby sešity mezi kterými budete pøesouvat èi kopírovat byly nejen otevøené, ale oba dostupné na obrazovce. Musíte tedy jejich okna uspoøádat na obrazovce. Pak staèí uchopit ouško listu v jednom oknì a pohybem jej pøemístit do okna druhého. Výsledkem je pøesun listu. Když k pohybu myši ještì podržíte klávesu CTRL vytvoøíte kopii listu. Odstranìní listu ze sešitu Pokud máte v sešitu zbyteèné prázdné listy, je vhodné je odstranit, protože zabírají místo a zvìtšují velikost souboru. List odstraníte takto: 1. Klepnutím na ouško listu aktivujte list, který chcete vymazat. 2. Kurzorem myši umístìte nad ouško aktivního listu a klepnutím pravé myši vyvolejte místní nabídku a vyberte pøíkaz Odstranit. 3. Objeví se varování, že odstranìní listu je nevratná akce a mùžete tak ztratit vše, co jste na nìm vytvoøili. Pokud list opravdu chcete odstranit, klepnìte na tlaèítko OK. Obr. 73!!! Nelze odstranit všechny listy, v sešitì musí zùstat alespoò jeden list. List rovnìž mùžete odstranit pomocí nabídky programu klepnìte nabídku Úpravy>Odstranit list. Vybírání listù Akce pøesun, kopie a odstranìní lze provést nejen s jedním aktivním listem, ale i nìkolika listy vybranými. Aktivní list má vždy bílé ouško, ostatní neaktivní mají ouška šedá. List aktivuje klepnutím na jeho ouško. Když vyberete více listù, pak tyto listy tvoøí skupinu, což se doètete i v záhlaví okna. Jak vybrat více listù Když chcete vybrat všechny listy, tak pomocí pravé myši vyvolejte místní nabídku a vyberte pøíkaz Vybrat všechny listy. Jednotlivé listy nesousedící vyberete takto stisknìte klávesu CTRL a postupnì klepnìte na ouška dalších listù. Obr. 74 Souvislou øadu listù sešitu vyberete tak, že klepnutím vyberete ouško prvního listu, pak stisknete klávesu SHIFT a klepnete na ouško posledního listu který má být obsažen ve výbìru.

60 Výbìr listù 4 Na obr. 75 vidíte výbìr sousedících listù. Obr. 75 Jak zrušit výbìr listù Klepnìte na ouško listu který není vybrán, nebo pravou myší vyvolejte místní nabídku a zvolte pøíkaz Oddìlit listy, nebo stisknìte klávesu CTRL a klepnìte na bílé ouško vybraných listù a tak jej vyøadíte z výbìru.!!! Skupina vybraných listù je zajímavá i v okamžiku vytváøení tabulek, platí totiž, že to co udìláte na jednom seskupeném listu, se provede i na ostatních listech skupiny. Což lze výhodnì použít pro tvorbu nìkolika podobných tabulek najednou. Jestliže však chcete nìco udìlat jen na jednom listu, musíte skupinu listù zrušit. Zobrazení více nebo ménì oušek listù 1. Nastavte ukazatel myši na tlaèítko pro zmìnu velikosti posuvníku. Obr. 76 TIP 2. Jakmile se ukazatel myši zmìní na ukazatel rozdìlení, pøetáhnìte tlaèítko pro zmìnu velikosti posuvníku smìrem doprava nebo doleva. 3. Chcete-li tlaèítko pro zmìnu velikosti posuvníku vrátit do jeho pùvodní výchozí polohy, poklepejte na nìj. Urèitý list mùžete rychle aktivovat a tedy pracovat s ním, když klepnete pravou myší v oblasti tlaèítek pro pohyb mezi oušky listù. Objeví se seznamy dostupných listù a vy si vyberete ten, který vás zajímá. List se ihned aktivuje a vy mùžete pracovat s jeho obsahem. Skrytí a zobrazení listu v sešitu Podobnì jako lze skrýt celý sešit, mùžete skrýt i list takto: 1. Aktivujte list, který chcete skrýt, nebo vyberte skupinu listù. 2. Klepnìte na nabídku Formát>List a pøíkaz Skrýt. List opìt zobrazíte tak, že klepnete na nabídku Formát>List a pøíkaz Zobrazit.... Objeví se dialogové okno se seznamem skrytých listù a vy urèíte, který list se má zobrazit. Nakonec klepnìte na OK. Obr. 77