Zpráva z jednání kontrolní komise Bytového družstva Dubina II. ze dne 1.7.2011 Místo konání: Odolena Voda Přítomni: Jiří Plecháč, Monika Slabá, Lucie Pučeglová Zahájení jednání: 13,45 Ukončení jednání: 15,30 Program jednání KK: 1) Hospodaření družstva - Kontrola pokladny a účetních dokladů za období 01 / 2011 05 / 2011 - Fakturace slečna Sladová - Fakturace Mgr. Hrubý (advokát Aš) - Hypoteční úvěry (tabulka ukončení úrokových období u hypotečních smluv) - Provoz výtahů v lokalitách Odolena Voda, Poděbrady - Účetní závěrka a daňové přiznání za rok 2010 - Zaúčtování náhrad pojistných událostí 2010 do výnosů jednotlivých lokalit - Návrh změny vyúčtování nákladů za elektřinu ve společných prostorech bytových domů od roku 2011 - Náhrady nákladů na dopravu členům orgánů BD 2) Spolupráce/spory mezi BD a městy 3) Kniha jízd pro služební vozidlo 4) Webové stránky BD ukládání zápisů 5) Reklamace 6) Výběrové řízení technická správa nemovitostí BD Dubina2 7) Vyúčtování nákladů na služby a energie za rok 2010 8) Pojištění hmotné odpovědnosti členů představenstva BD 9) Nedokončené povinnosti představenstva 10) Další plán činnosti KK 1/5
1) Hospodaření družstva Kontrola pokladny a účetních dokladů za období 01-05/2011 Při fyzické kontrole účetních dokladů (faktur přijatých, pokladních dokladů) nebyly zjištěny žádné závažné nedostatky. Převážná většina faktur je kontrolována a podepisována hlavně slečnou Sladovou a paní účetní, některé faktury podepisuje pan Dzian a paní účetní. Fakturace slečna Sladová Kontrolou bylo zjištěno, že slečna Sladová si od dubna 2011 fakturuje vyšší odměnu (text faktury: zajištění provozu kanceláře, administrativa). Odměna byla dle slov pana Dziana odsouhlasena představenstvem v březnu 2011, nicméně v zápise o jednání představenstva tento bod chybí. Členka KK požádala o předložení dodatku k mandátní smlouvě. Dodatek obsahuje podpisy 2 členů představenstva, dodatek byl namísto u paní účetní založen u sl. Sladové. Doporučení: účetní doklady tohoto typu (smlouvy) archivovat u paní účetní. Do zápisu z jednání představenstva vedle bodů typu převody členských podílů a povolování nájmů uvádět všechny projednávané záležitosti. Fakturace Mgr. Hrubý (advokát Aš) Při minulé kontrole byla zjištěna nesrovnalost ve fakturaci pana Mgr.Hrubého (viz minulý zápis KK). Slečna Sladová byla požádána o kontrolu. Do dnešního dne zatím nebylo splněno. Doporučení: trvá z minulého zápisu KK Hypoteční úvěry KK konstatuje, že na její doporučení byla za účelem zajištění včasného jednání o podmínkách hypoteční smlouvy zaměstnanci družstva zpracována tabulka, z níž je patrné, kdy a v jaké lokalitě končí fixace úrokového období. Provoz výtahů v lokalitách Odolena Voda, Poděbrady: KK konstatuje, že kancelář BD zahájila jednání s Telefonicou a dalšími potenciálními dodavateli o zavedení GSM bran s cílem snížit náklady na telefony ve výtazích (dosavadní náklady jen v Od. Vodě činily ca. 135 tis. Kč/rok). Dosud však nebylo zahájeno hledání nového levnějšího dodavatele revizních prací ve výtazích (firmě Elektro Mosev bylo od roku 2004 uhrazeno družstvem přes 5 mil. Kč). Účetní závěrka a daňové přiznání za rok 2010 KK konstatuje, že účetní závěrka a daňové přiznání za rok 2010 byly ze strany kanceláře BD podány včas. KK do svého příštího jednání zpracuje srovnání hospodaření v letech 2009/2010. Dne 15.6.2011 byla KK zaslána zpráva nezávislého auditora Ing. Luďka Pelcla o ověření účetní závěrky sestavené k 31.12.2010. KK zprávu projednala a bere ji na vědomí. Zaúčtování náhrad pojistných událostí do výnosů jednotlivých lokalit KK provedla namátkovou kontrolu devíti případů zaúčtování náhrady pojistné události z roku 2010 do výnosů příslušné lokality. O tyto náhrady by měl být navýšen Fond oprav dané lokality. KK nezaznamenala pochybení v zaúčtování. Na druhou stranu KK konstatuje, že průvodní dopisy zasílané pojišťvnou na BD spolu s finanční úhradou pojistného plnění často neobsahují konkretní určení lokality/vchodu, kde 2/5
pojistná událost vznikla. V jednom ze zkoumaných případů bylo v průvodním dopise chybně uvedeno číslo pojistné smlouvy, z které byla úhrada vyplacena. Doporučení: KK doporučuje zaměstnancům BD, aby pro větší transparentnost vyžadovali od pojišťovny do průvodního dopisu uvést nejen č. pojistné smlouvy ale také lokalitu a č. vchodu. Návrh změny vyúčtování nákladů za elektřinu ve společných prostorech bytových domů od roku 2011 KK byla informována o záměru vedení BD od roku 2011 zařadit náklady za elektřinu ve společných prostorech bytových domů do ročního vyúčtování nájemníkům. Účelem tohoto opatření je snižování nákladů hrazených z fondů oprav. KK nemá k této změně námitek za předpokladu, že členové budou o tomto záměru dopředu informováni a změnu pak odsouhlasí shromáždění delegátů. Náhrady nákladů na dopravu členům orgánů BD Při červnové kontrole vyúčtování pracovních cest členů orgánů BD byl zjištěn dle cestovního příkazu členky představenstva paní Škrnové požadavek na proplacení vedle nákladů na dopravu také stravného a nákladů za ubytování. Vzhledem ke skutečnosti, že volení členové orgánů BD jsou z různých koutů republiky a sídlo i kancelář BD bylo v Pardubicích, tak i když nemají právní nárok na náhradu cestovních výdajů, bylo jim shromážděním delegátů odsouhlaseno hrazení nákladů na dopravu ve výši dle zákona o cestovních náhradách. V minulosti tedy docházelo k proplácení náhrad členům představenstva pouze za dopravu na jednání představenstva v Pardubicích. Náhrady výdajů za ubytování rozhodně shromážděním delegátů schváleny nebyly. Nyní jsou členy představenstva podnikány cesty i za jiným účelem a proto KK navrhuje, pokud nelze v takových případech využít služebního vozidla, nastavit pravidla pro podnikání pracovních cest a jejich schvalování příslušným orgánem BD se zřetelem na hospodárnost. Hrazení těchto výdajů z prostředků BD (případně i zpětně) podléhá schválení shromáždění delegátů. Uhrazení takovýchto výdajů v současnosti není možné, a proto KK navrhuje, aby členové představenstva, pokud na proplácení trvají, podali patřičný návrh ke schválení na shromáždění delegátů. 2) Spolupráce/spory mezi BD a městy Vzhledem k tomu, že společnost provádějící výstavbu v lokalitě Český Krumlov je již několik let v insolventním řízení a město Český Krumlov ani Bytové družstvo Dubina II se nepřihlásilo se svými pohledávkami včas, resp. vůbec, není dnes již možné uplatnit vůči zhotoviteli stavby žádné reklamace. 3) Kniha jízd pro služební vozidlo Kontrolou knihy jízd nebyly zjištěny žádné závažné nedostatky, drobné chyby byly odstraněny slečnou Sladovou na místě. Kniha jízd je vedena slečnou Sladovou a to přesto, že nemá oprávnění služební vozidlo používat. Referentské zkoušky na vozidlo má paní Vávrová. Doporučení: Knihu jízd by měl vést ten, kdo vozidlo skutečně využívá. KK doporučuje zapisovat všechny údaje do knihy jízd, která by byla fyzicky přítomna ve služebním vozidle osobou, která vozidlo využívá. 3/5
4) Webové stránky BD Dubina 2 Po několika žádostech a upozorněních KK směrem ke kanceláři BD a nakonec i písemné urgenci všem členům představenstva byly dne 17.6.2011 na webové stránky zavěšeny všechny zápisy ze zasedání představenstva a KK. Doporučení: dbát na to, aby se zápisy na webové stránky zavěšovaly neprodleně po jejich vydání. Zápisy neslouží jen pro potřebu představenstva a KK, ale především pro všechny členy bytového družstva. Kontrolní komise na základě opakovaných rozhodnutí minulých shromáždění delegátů dále žádá představenstvo o zpřístupnění dalších dokumentů na webových stránkách BD v elektronické podobě (zápisy ze schůzí jednotlivých samospráv, výroční zprávy představenstva i KK, účetní závěrky, stavy fondů jednotlivých lokalit viz minulý zápis KK). 5) Reklamace Reklamace pana Vraného z Benátek nad Jizerou není zatím dořešena. Bylo provedeno kontrolní měření vlhkosti prováděcí firmou, která své pochybení neuznala. Z tohoto důvodu zatím nebylo odsouhlaseno snížení nájmu představenstvem, o který pan Vraný požádal. Členkou KK a slečnou Sladovou bylo ujednáno, že se nechá stav překontrolovat nezávislou firmou BW Stavitelství, která by měla opravy provést v 1. červencovém týdnu Od pana Vraného získala KK informaci, že jednání se stavební firmou proběhlo s tím, že problém je zapříčiněn špatným stavem střechy, která bude nutná pro nápravu situace rozebrat. KK žádá od představenstva informaci, jak bude dále v této záležitosti postupováno. Reklamace na odchlipující se dlažbu v Poděbradech, která byla uplatněna v záruční době, v současné době probíhá tak, že prováděcí firma zpracovala rozpočet na reklamované práce s tím, že nemá kapacity je provést, nicméně přislíbila proplacení této částky BD, které si na reklamované práce najme jinou firmu. Ta zatím nebyla bytovým družstvem vybrána. 6) Výběrové řízení technická správa nemovitostí BD Dubina2 Dne 27.5.2011 obdržela KK výsledek výběrového řízení na technickou správu nemovitostí BD Dubina 2 včetně zadávací dokumentace, ke kterému se měla KK vyjádřit ke dni 30.5.2011, kdy se mělo uskutečnit hlasování představenstva o výběru nejvýhodnější nabídky. Členka KK byla v den zasedání představenstva přítomna na BD a požádala o přizvání k jednání o tomto bodě. Přestože jí bylo panem Dzianem přizvání k jednání přislíbeno, byla pouze informována o jeho výsledku. Na základě informace od členů představenstva, pana Štaberňáka a paní Škrnové, pro úplnost KK doplňuje, že celá akce týkající se výběrového řízení byla záležitostí pouze dvou členů představenstva, pana Dziana a paní Šmerdové, ostatní členové o tom nebyli vůbec informováni. Kontrolní komise se k celé záležitosti vyjádřila dopisem adresovaným všem členům představenstva s žádostí o vyjádření (viz příloha). Představenstvo přislíbilo vyjádřit se v zápise ze zasedání, které se konalo dne 26.6.2011. 7) Vyúčtování nákladů na služby a energie za rok 2010 Vzhledem k tomu, že vyúčtování nákladů za služby a energie za rok 2010 bylo ze strany kanceláře BD na jednotlivé lokality zasláno až v měsících květen a červen 2011, žádá KK, aby pro rok 2011 představenstvo/asistentka správy bytů ve spolupráci s dodavateli zajistili 4/5
včasný odečet spotřeby energií a tím i včasné doručení podkladů pro vyúčtování ze strany dodavatelů (kontrola smluv s dodavateli). 8) Pojištění hmotné odpovědnosti členů představenstva BD KK doporučuje členům představenstva BD na dalším zasedání projednat možnost uzavření pojištění hmotné odpovědnosti za způsobené škody, pokud takovéto pojištění nemají sjednané. 9) Nedokončené povinnosti představenstva Kontrolní komise připomíná nedokončené úkoly představestva, které je třeba dořešit: - předložení návrhu na prodej pohledávek kontrolní komisi dle usnesení 8. shromáždění delegátů ze dne 2.6.2010 - vznik SVJ v Poděbradech - obsazování uvolněných bytů, plnění rizikového fondu v Aši - revize výtahů v lokalitách Odolena Voda, Poděbrady: KK navrhuje představenstvu hledání nového levnějšího dodavatele revizních prací ve výtazích. 10) Další plán činnosti KK - podrobnější analýza nákladů/výnosů a výdajů/příjmů střediska správa 2009 a 2010 - analýza výstupů z programu Swan a jejich návaznost na reporty minulých zaměstnanců, využití při práci s dlužníky Příloha: - vyjádření KK k výběrovému řízení Zapsali: Lucie Pučeglová, Monika Slabá, Jiří Plecháč 5/5