Time management (plánování času)

Time management (plánování času)

Nedostatek času? Výmluva! Rozlišujeme: skutečný čas měřený hodinami, vnímaný čas závisí na prožívaných událostech. Osobní vnímání času závisí na stupni uspokojení, které v dané situaci zažíváte. Volného času historicky přibývá ale trávíme neefektivně (televize, elektronické hry, komunikace na internetu, ), řešíme věci, které nemůžeme ovlivnit. Prodlužuje se i délka aktivního života - průměrný věk dožití v ČR: 1920 muži 47,1 let, ženy 49,6 let; 2002 muži 72,1 let, ženy 78,5 let; 2011 muži 74,7 let, ženy 80,7 let. Čas nelze rozmnožit ani ušetřit dá se pouze přeskupit! Omyl: V budoucnu budu mít více času nebudete! Čas jsou peníze? Ztráta času je nenahraditelná!

Time management (TM) TM je neustále se vyvíjející se metodika racionálního využití času; zabývá se efektivním plánování času - jak při vysokém pracovním nasazení žít spokojeně a vyrovnaně. Cíle TM: - mít svůj časový rozvrh pod kontrolou, efektivně využívat čas, - získat čas na všechno co pokládáme za důležité a co chceme, - získat čas na odpočinek, přátele, rodinu, koníčky, - vyhnout se stresu z nedostatku času, řešit méně krizových situací, - získat maximální finanční efekt, - naplnit vlastní cíle, představy o životě. V širším pojetí lze do TM zařadit nauku o zvládání konfliktů, metody rychločtení, zásady ergonomie na pracovišti, umění vedení porad apod.

Vývoj TM Podle přístupu v oblasti plánování dělíme TM do 4 vln (generací): 1. generace systém upomínek (sepisování úkolů s poznámkami) bez zařazení do širších souvislostí a časového sledu; 2. generace používání kalendářů a diářů (časové plánování konkrétních činností); 3. generace sleduje stanovení cílů (od krátkodobých až po dlouhodobé), porovnává jejich důležitost a přiřazuje jim priority; organizuje čas, zdroje a pomůcky; respektuje týmovou spolupráci a delegování úkolů, definuje nástroje kontroly plnění úkolů; 4. generace zaměřuje se více na priority než stanovování cílů; zdokonalení 3. generace o respektování individualit (hodnot) každého člověka, jeho spokojenost a dlouhodobou efektivitu; zabývá se sebepoznáním;

Základní principy 4. generace TM Člověk je víc než čas pouze spokojený a vyrovnaný člověk je schopen dlouhodobě efektivně pracovat. Cesta je víc než cíl nelze pouze čekat na splnění cíle, je pro to třeba něco dělat, nemarnit čas. Zevnitř je víc než zvenku je třeba pracovat na svém osobním růstu, na svém charakteru, člověk může změnit pouze sám sebe. Pomalu je víc než rychle změny osobního růstu je lepší provádět pomalu drobnými změnami, rychlé změny obvykle nejsou trvalé a nevytváří návyk. Celek je víc než část je třeba vyváženě zlepšovat všechny složky života (nejen hospodaření s časem).

Produktivní čas Produktivní čas je doba, kdy má člověk maximální energii a kdy dělá svou práci nejlépe (rychleji a s menší námahou) na tuto dobu je vhodné plánovat významné a náročné činnosti; naopak mimo tuto dobu plánovat podružnější nebo zajímavou práci. V produktivním čase dělejte obávané věci chybou je opak (děláme věci, které si můžeme snadno odškrtnout nebo zábavné úkoly). S produktivním časem souvisí biorytmy dva krajní případy chronotypů: tzv. skřivani a sovy. Člověk se obvykle nejlépe soustředí dopoledne (před 10 hod.). Obecně je třeba předcházet únavě krátkými přestávkami (vyvarujeme se neefektivity).

Stanovení cílů Pro efektivní hospodaření s časem je třeba mít jasno, čeho chceme v daném čase dosáhnout je třeba stanovit cíle, představy do budoucnosti. Nezaměřovat se na jen konkrétní úkoly, ale širší rámec (konkrétní cíle). Při stanovování cílů (osobních i pracovních) musíme vědět proč chceme cíle dosáhnout a jaké prostředky k tomu budeme potřebovat. Velké cíle rozložíme na dílčí (jednodušší, trvající kratší dobu) plnění dílčích cílů motivuje k dalším výkonům. Přesná formulace cílů usnadňuje jejich dosažení. Cíle je třeba zapisovat a mít na očích. Cíle by měly být: jednoznačné měřitelné, akceptovatelné a ambiciózní, termínované.

Stanovení priorit Stanovování priorit - třeba dát jednomu přednost před druhým, vybrat si. Podle třetí generace TM se priority vytváří podle jednotlivých cílů a úkolů, čtvrtá generace priority konkrétním cílům a úkolům nadřazuje. Metody stanovení priorit: Eisenhowerův princip Analýza ABC Paretův princip Čtvrtá generace se smířila se skutečností, že není možné stihnout všechno (není možné každý úkol nejprve precizně provést a přitom spokojeně žít). Nestresovat se tím, že něco nestíhám pokud je to na úkor aktivit, které jsou pro mě prioritou => prioritám teprve přidělovat úkoly. Názory člověka se vyvíjejí, proto i prority se mohou měnit.

Eisenhowerův princip Matice úkolů (činností) rozdělených podle naléhavosti a důležitosti: Priorita A vysoce naléhavé a důležité (vyřídit osobně a ihned) (přichází neplánovaně zvenčí nebo z priority B); Priorita B důležité, ale méně naléhavé (mohou počkat, je třeba naplánovat - termínovat); největší vliv na úspěch; Priorita C naléhavé, méně důležité (možno delegovat na podřízené); Priorita D málo důležité i málo naléhavé (nedělat nebo dělat, pokud mě to baví); Snažte se o to nepohybovat se v prioritách C a D, ale nejvíce v prioritě B (priorita A příliš stresuje a vyčerpává). Pokud se zdá něco důležité, měli bychom se ptát: Bude to důležité i za rok? Jestliže ne, není to důležité ani dnes.

Analýza ABC ABC analýza rozděluje činnosti do 3 skupin (může mít i více jak 3 skupiny) A úkoly naléhavé a důležité (nutno dělat přednostně); B úkoly důležité, ale nenaléhavé (možno delegovat a kontrolovat jejich plnění); C úkoly nenaléhavé a nedůležité (možno odkládat a nedělat). Analýzu ABC lze aplikovat nejen na čas, ale např. na finance, výkonnost pracovníků, znalosti aj.

Paretův princip Paretův princip říká, že 80 % přínosů zajistí činnosti, které trvají 20 % času. Naopak zbylých 80 % času strávíme věcmi, které přinesou pouze 20 % úspěchu. Je nutné odhalit, kam která činnost patří určit si důležité a nedůležité úkoly. Je pak nutné dát prioritu několika málo důležitým věcem. Není výhodné provádět všechny činnosti naprosto perfektně a dokonale (a naopak na některé úkoly je třeba se zaměřit).

Plánování času Po stanovení cílů a priorit je plánovat, stanovit časový rozvrh. Pro dobré plánování je dobré znát sám sebe (své silné a slabé stránky, svůj styl práce, své pracovní návyky, svou produktivní dobu). Pro dobré plánování se doporučuje vytvořit si časový snímek (denní, týdenní, i delší) zapisování si veškerých činností a jejich čas. Bez plánu ztrácíme motivaci, děláme všechno a nic, necháváme se řídit událostmi, nedosáhneme cíle. Naplánované činnosti je třeba flexibilně upravovat podle okolních změn, podle změn priorit. V pracovním životě může být možnost plánování omezená někde si lze organizovat pracovní čas podle sebe, jinde jsme naopak omezeni; v osobním životě je mnohem širší možnost volby. Plánování musí být vyvážené do všech oblastí (jinak by úspěch v jedné oblasti mohl přinést neúspěch v oblastech jiných).

Zásady plánování - všechno si zapisovat, nejlépe do přenosného systému; - doporučuje se mít celý plán pohromadě (na jednom papíře, na jedné obrazovce); - počítat s časovou rezervou (10-40 % podle charakteru práce nečekané události, různá vyrušení), příp. mít rezervní program; - spíše se doporučuje týdenní plánování (u 4. generace TM), příp. denní (u 3. generace) vycházíme ale z plánů měsíčních, ročních i dlouhodobějších; - plány na další den dělat koncem předešlého dne (ne ráno začátkem dne). - na konci dne/týdne plán vyhodnotit (zpětná vazba), nesplněné úkoly přesunout na nejbližší dobu; - aktivity spojovat do účelných celků; - nezapomínat na odpočinek, osobní rozvoj, rodinu, přátele.

Zloději času 1. Vyrušování pracujte v době nebo v místě, kde nikdo neruší; vypněte si telefon, Skype, 2. Odkládání nepříjemných věcí na poslední chvíli (myslíme na ně, trápíme se tím) udělat hned nebo stanovit konkrétní čas na řešení (ale může do toho něco přijít, můžou se vyskytnout problémy, můžete po vyřešení přijít na lepší řešení). 3. Měnící se priority (do)řešte věci postupně (pokud můžete rozhodovat o prioritách), podle plánu. 4. Špatné plánování pokud neplním naplánované úkoly a přepisuji je z jednoho dne na další vzniká stres z diáře; 5. Dostávání se do obrazu souvisí s vyrušování a s odkládáním složitých úkolů (např. u nevyřízených e-mailů několikrát čtu a odkládám, raději hned vyřizovat do konce nebo smazat). 6. Špatné vedení porad a schůzek vymezit si čas na konkrétní body.

Sednout a začít Na každém úkolu je nedůležitější a nejtěžší začít ho dělat když se do úkolu ponoříte, dostanete se do stavu proudění a často zapomenete na čas. Chybou bývá, že většina lidí se psychicky zničí ještě dříve než vůbec začne - vsugerujete si obtížnost úkolu a naštvete se na něj, - po naštvání se na úkol se naštvete ještě sami na sebe (na svoji neschopnost), - při větším množství nesplněných úkolů svůj cíl vzdáte; říkáte si: Proč já blbec to vůbec dělám?!, - trýzníte sami sebe, ztrácíte většinu energie, neřešíte další úkoly; - vzniká samonaštvávací kolečko. Musíte si říkat: Jsem úžasný, úkol vyřeším, jdu na to! řešte jen úkol, ne vztah k úkolu (zda mě baví nebo ne), pusťte se hned do práce a nepřemýšlejte o náročnosti úkolu když se soustředíte (a nepřemítáte o možných potížích), na velikosti úkolu nezáleží!

Prokrastinace Prokrastinace je výrazná tendence odkládat plnění činností a úkolů, zejména těch nepříjemných, na pozdější dobu provádíme nedůležité nebo žádné činnosti (nezaměňovat s leností nebo odpočinkem). Člověk ztrácí energii, získává pocit viny a selhání, je flustrovaný, není schopen začít důležité činnosti a opět prokrastinuje (začarovaný kruh). Někdy se prokrastinace definuje jako neschopnost odolat aktuálním požitkům mozek je příliš orientovaný na přítomnost, příp. činnosti přinášející krátkodobý užitek. Prokrastinace brání v dosažení životních cílů, úspěchu a efektivity. Práci, na které mi záleží a kterou bych rád udělal dokonale, odkládám (obava před neúspěchem nebo pomalým úspěchem). Dlouho odkládané úkoly většinou vzdáme (což nám může krátkodobě přinést úlevu).

Jak bojovat s prokrastinací? Apely na zodpovědnost nebo síla vůle dlouhodobě nepomáhají. Řešení: - uvědomit si prokrastinaci a upravit své myšlení, - stanovit si dílčí, postupné cíle (sloní metoda), - dávat si jasné termíny (stanovit si termín sám), - nenechávat věci na poslední chvíli, - začít nepříjemnými věcmi, - nemít ochromující strach ze selhání (seznámit se s hrozícím rizikem při neúspěchu), - zakázat si v určitou dobu konkrétní činnosti (např. Facebook, hry, určité webové stránky, e-mail).

Pravidla time managementu - Dělat věci podle stanovených priorit (nedopustit, aby urgentní záležitost vytěsnila důležitou). - Delegování povinností (co mohou dělat jiní, ať dělají jiní, zejména rutinní práci), důvěřovat jiným a nepřeceňovat svou nenahraditelnost. (neříkat si: nikdo to neudělá lépe, než to někomu vysvětlím, udělám si to sám ), delegování zvyšuje kvalifikaci a sebevědomí podřízených. - Efektivně používat pomůcky k vlastní práci. - Systematické plánování času používat diář nebo plánovací software získat ucelený pohled na vytíženost, odhalovat časové kolize (předcházení stresu a spěchu). - Umět říci NE zejména se nenechat připravit o čas na důležité věci (zachovat slušnost, nutno nést následky svého odmítnutí). - Umět s věcmi švihnout odhalit, na kterou činnost se nehodíme (nedělat nebo delegovat).

Pravidla time managementu - Včasná a úplná informovanost vyvarování se zbytečné či chybné práce => úspora času. - Rušivé vlivy (telefonáty, návštěvy, neplánované porady) rozhození z koncentrace. - Časové rezervy (na případné spontánní a neočekávané aktivity) předcházení stresu. - Uspořádání pracovního místa (individuálně podle sebe) přehlednost, minimální čas věnovaný hledání. - Řešte jen své problémy - ne problémy jiných lidí (nerozdávejte svou energii). - Nepřehnat plánování do velkých detailů nevěnovat plánování příliš času na úkor vykonávání úkolů.

Efektivita práce - Používejte efektivní nástroje papír a tužku, digitální diáře, Microsoft Outlook, Lotus Organizer, chytré telefony se synchronizací dat, - Schraňujte všechny důležité informace na jediném místě nutno řešit co (úkoly), kdy (kalendář), priority a kategorie úkolů, stanovit zdroje; (např. nechte si přeposílat poštu ze všech schránek do jediné). - Maily, které lze rychle vyřešit, vyřešte (již se k nim nebude nutné vracet); - Nevyřešené maily označit (např. barevnou vlaječkou, hvězdičkou) není nutné je neustále číst a kontrolovat. - Nepodstatné nebo vyřešené věci smažte nebo archivujte. - Poštu vyřizujte jen několikrát za den (vždy se na ni v klidu soustřeďte). - Omezte množství sledovaných newsletterů, webů, diskuse na fórech. - Vytvořte si systém na označování souborů a adresářů, jejich hierarchii; obdobně si udělejte systém ve struktuře e-mailové pošty. - Udržujte své kontakty aktuální (telefony, emailové adresy).

Preferujte tvůrčí práci Většina lidí tráví nejvíce času prací výsledek nezávisí na tom, jak dlouho pracujete, ale s jakou koncentrací! Výkonní nejste, když uděláte hodně práce (která nemá velký přínos), ale když nějak zvyšujete svoji hodnotu - věnujete se pouze zásadní a tvůrčí práci přinese to více uspokojení i finančních hodnot. Spočítejte si cenu svého času (příjem dělený počtem hodin, kdy nespíte) může-li někdo jiný udělat některé činnosti za méně peněz, hoďte to na něj (uklízení, vaření, opravy čehokoli, nákupy, );