Gymnázium Vysoké Mýto nám. Vaňorného 163, 566 01 Vysoké Mýto
Registrační číslo projektu Šablona Autor Název materiálu / Druh CZ.1.07/1.5.00/34.0951 III/2 INOVACE A ZKVALITNĚNÍ VÝUKY PROSTŘEDNICTVÍM ICT Mgr. Jana Kubcová 13.Word Hromadná korespondence Ověřeno ve výuce dne 4. 6. 2013 Předmět Ročník Klíčová slova Informatika Kvinta Hromadná korespondence, Databáze, Pole, Slučovací pole Anotace Prezentace seznamuje s pojmem Hromadná korespondence, jeho významem a praktickým využitím. Zdrojová data Hromadné korespondenci poskytují Databáze. Vysvětlíme, co je databáze. V příloze je databáze, vytvořená, jako tabulka ve Wordu, v minulých cvičeních. Metodický pokyn Prezentace je určena jako výklad do hodiny i jako materiál určený k samostudiu. Počet stran 18 slidů Pokud není uvedeno jinak, použitý materiál je z vlastních zdrojů autora. 2
WORD Hromadná korespondence. Databáze.
Hromadná korespondence Předpokládejme, že jsme v situaci, kdy chceme vytvořit dopis, který je potřeba rozeslat na padesát různých adres. Chceme, aby na určeném místě v dopise byla vždy jedna adresa, aby byl dopis vytištěn padesátkrát, pro každého adresáta jedenkrát. Vznikne 50 dopisů se stejným textem, ale jinou adresou. Toto je jedna ze situací, pro které je vhodné využít funkci Hromadná korespondence. Jejím prostřednictvím je možné vytisknout hromadné dopisy.
Databáze Databáze je jakási evidence, seznam potřebných informací o lidech, zboží nebo libovolných jiných věcech. Protože potřeba něco evidovat a následně z evidence vybírat, třídit, vypisovat a provádět s evidovanými údaji početní úkony existuje téměř v každé lidské činnosti, jsou databáze nejdůležitějšími počítačovými programy v podnikové sféře. Databáze je soustava navzájem propojených tabulek.
Tabulka Jednoduchá databáze je vlastně tabulka, která se skládá z jednotlivých záznamů /vět, řádků tabulky/. Každý záznam má předem definovanou strukturu, která se skládá z určených polí. Pole je jedna položka v záznamu. Například: Jméno. Je to také sloupec tabulky. První řádek v tabulce musí obsahovat vždy názvy polí.
Použití hromadné korespondence Co je potřeba připravit, aby mohla být použita hromadná korespondence? 1. Hlavní část dokumentu, který bude stejný pro všechny věty databáze. 2. Databázi dat, která budou do dokumentu vstupovat. Databáze musí být k dispozici v elektronické podobě, nejlépe v Excelu, v tabulce Wordu, databázi Accessu nebo jiném databázovém souboru. Využít lze i kontaktů z aplikace Outlook.
Postup při vytváření HK 1. Vytvoření zdroje dat. Zdrojem dat se rozumí například seznam adres. 2. Vytvoření vzorového dopisu, štítku nebo jiného dokumentu. Vzorovým dopisem se rozumí běžný dokument ve Wordu, kde jsou vynechána místa pro údaje načtené z databáze. 3. Nastavení vstupních údajů ze zdroje dat do vzorového dokumentu. Názvy položek se speciálním postupem umístí do dokumentu. 4. Sloučení dat. Dojde k spárování vzorového dopisu a zdrojů z databáze. Body č. 1. a č. 2. je možné prohodit.
Vytvoření zdroje dat
Vytvoření vzorového souboru 1 Word 2010:
Vytvoření vzorového souboru 2 Word 2010:
Vytvoření vzorového souboru 3 Word 2010:
Vytvoření vzorového souboru 4 Word 2010:
Vytvoření vzorového souboru 5 Word 2010:
HK Bez průvodce 1. Vytvoříme tabulku s názvy sloupců. 2. Karta Korespondence. 3. Najdeme a otevřeme soubor s připravenou tabulkou volbou Vybrat příjemce. 4. Do dokumentu vložíme Slučovací pole tam, kde chceme mít data z tabulky. 5. Spustíme Náhled výsledků a prohlédneme výstup. 6. Po klepnutí na Dokončit a sloučit, buď hned tiskneme, nebo vytvoříme N-stránkový dokument, ve kterém můžeme jednotlivé stránky ještě upravit. N = počet záznamů v tabulce.
Word 2013: Ukázka vzorového souboru
Cvičení: Vytvořte dopis jako poděkování dárcům za zaslané dary s obsahem: Pro <Jméno> <Příjmení> Děkujeme Vám za Váš příspěvek pro naši charitativní akci Potvrzujeme, že jsme obdrželi Vaše dary: Věcný dar <Věcný_dar>. Finanční dar <Finanční_dar>. Vážíme si Vaší pomoci. Společnost ANDR Dokument spojte s přiloženou databází 13_Seznam.docx. Doplňte návrh dokumentu o grafické efekty.
Použité zdroje [1] KLATOVSKÝ, Karel. Microsoft WORD 2010. Computer Media s.r.o., Kralice na Hané, 2010. ISBN 978-80-7402-075-9.