MS OFFICE OUTLOOK SEZNÁMENÍ

Transkript

1 Škola: Autor: DUM: Vzdělávací obor: Tematický okruh: Téma: Masarykovo gymnázium Vsetín Mgr. Petr Koňařík MGV_VT_SS_1S2-D18_Z_OFF_OUT_UVOD.docx Informatika MS Office Outlook MS OFFICE OUTLOOK SEZNÁMENÍ ÚVOD Outlook není homogenním programem. K dispozici máte několik modulů, každý z nich má zcela jiné funkce a nabízí jiné možnosti. Tyto moduly však navzájem spolupracují, takže například zprávu elektronické pošty odešlete na adresy spravované modulem Kontakty a přitom můžete aktivovat modul Kalendář, kam se zapíšou jednotlivé Úkoly. Úkol Otevřete si program MS Outlook a látku se kterou se budeme v dnešní hodině seznamovat si budete rovnou prakticky zkoušet. ELEKTRONICKÁ POŠTA Jde asi o nejčastěji využívaný modul programu MS Outlook. V navigačním okně proto po přechodu k modulu Pošta najdete spoustu složek týkajících se pošty. A nejen to, další si můžete vytvořit sami tak, aby vám práce s poštou vyhovovala. Ve výchozím stavu zde najdete: - Doručená pošta - Odeslaná pošta - Odstraněná pošta - Nevyžádaná pošta - Pošta k odeslání - Koncepty Ve výchozím stavu jsou všechny složky prázdné (viz obrázek 1). Odesílání nové zprávy Obrázek 1 Složka doručené pošty Zkusíme si jednu zprávu odeslat. Zdá se, že to nic není, proč ale světem putuje tolik zpráv, kterým chybí spousta náležitostí? Pošleme tedy zcela novou zprávu stiskem tlačítka Nový . Teď to vezmeme postupně: - Elektronickou adresu příjemce můžete napsat přímo do pole Komu. Je to složité, ale pokud se pro to rozhodnete, především si ji musíte pamatovat. Mnohem výhodnější je stisknout tlačítko Komu, otevře se dialogové okno Vybrat jména: Kontakty, v němž zvolíme jména na které chceme zprávu odeslat. Outlook současně vloží adresy. - V poli Kopie vložíme obdobně kontakt, na který chceme odeslat kopii zprávy. 1/6

2 - Předmět zprávy by měl stručně příjemce informovat o obsahu zprávy. Necháte-li pole prázdné, příjemce nemusí zprávě věnovat patřičnou pozornost. Zároveň vám nevyplnění pole předmět Outlook připomene. Okno zprávy elektronické pošty převezme název předmětu zprávy. - Dostáváme se k textu zprávy, který píšete na plochu okna. Píšeme stručně, jasně a výstižně. Doby, kdy se člověk musel na začátku prodrat desetiřádkovým zdvořilým oslovením a vychvalováním vlastností a postavení adresáta už pominuly. V žádném případě nesmíme zapomenout na zdvořilost. Patří sem tedy oslovení, pozdrav a podpis, aby příjemce věděl, s kým má tu čest. - Současně se zprávou budete velmi často posílat i soubory s přílohou. Máte-li otevřené okno aplikace Průzkumník můžete pomocí myši přetáhnout ikonu souboru přímo z něj. Jinak je třeba přejít na kartu Vložení a ve skupině Zahrnout stisknout tlačítko Připojit soubor. Otevře se dialogové okno Vložit soubor, kde vyhledáte příslušnou přílohu a ke zprávě ji připojíte stiskem tlačítka Vložit. Obrázek 2 Okno rozepsané elektronické zprávy se všemi náležitostmi KALENDÁŘ Do kalendáře zaznamenáváme nejčastěji budoucí události. K denním poznámkám se spíše hodí modul Poznámky nebo aplikace OneNote. Pravděpodobně nejčastější způsob uspořádání je Týden. Kalendář je ale velice variabilní můžete jej změnit třeba na Den, či Měsíc. Velice výhodné je stisknout tlačítko Příštích 7 dní ve skupině Přejít na, potom se aktuální den postaví na první pozici a k tomu můžete sledovat následujících 6 dní (viz obrázek 3). Obrázek 3 Ukázka kalendáře se zobrazením příštích 7 dní 2/6

3 Zobrazení kalendáře a další parametry lze upravit v dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook v kategorii Kalendář (viz obrázek 4). Sami se můžete rozhodnout o začátku a konci pracovní dob, což se následně projeví rozdílným zbarvením příslušných řádků kalendáře. Obrázek 4 Nastavení kalendáře Událost Podívejme se nyní, jak nastavit novou událost. Před vložením události se vyplatí klepnout na příslušnou hodinu, kam chcete událost umístit. Stiskněte tlačítko Nová událost na kartě Domů ve skupině Nový. Následně se otevře dialogové okno Událost. Zadat jednotlivé položky události pro vás jistě nebude problém, jedna taková událost je rozpracovaná na obrázku 5. Obrázek 5 Nová událost 3/6

4 KONTAKTY Abyste mohli úspěšně pracovat (nejen) s elektronickou poštou, je třeba udržovat přehled o elektronických adresách osob nebo firem, se kterými si budete dopisovat. Do kontaktů lze operativně zařadit elektronickou adresu odesílatele z doručené pošty. Otevřete zprávu, v horní části se vždy zobrazuje elektronická adresa odesílatele. Když otevřete na této adrese místní nabídku, lze zadat příkaz Přidat do kontaktů aplikace Outlook. Kontakt lze ale vložit i prostým zápisem, přejdete k modulu Kontakty a stiskněte tlačítko Nový kontakt. Potom vložte všechny dostupné a hlavně potřebné informace. Obrázek 6 Vložení nového kontaktu ÚKOLY Na rozdíl od událostí, které zaujímají určitý prostor v budoucím čase, úkoly pro vás znamenají blížící se termín. Můžete sledovat, jak se termín blíží a Outlook vás o tom bude patřičně informovat. Když termín projde a vy Outlooku nenahlásíte, že jste jej splnili, bude na sebe úkol upozorňovat zabarvením do červena. Pro vložení úkolu stačí na kartě Domů ve skupině Nový stisknout tlačítko Nový úkol. Otevře se okno, (viz obrázek 7), které pro vás nebude žádným překvapením, protože má například s oknem Události mnoho společného. Obrázek 7 Zadání nového úkolu Co vše je potřeba vložit: - Předmět, abyste na první pohled věděli, co máte udělat - Datum zahájení a datum splnění, což jsou nutné údaje - Stav není potřeba určovat, pokud jste ještě nezačali, ale jinak tu máte pět možností, od Nezahájeno po Odloženo. 4/6

5 - Priorita by měla naznačit, zda má tento úkol přednost před ostatními, při rozhodování do čeho se vlastně pustit, by měl mít tento atribut vážné slovo. - Hotovo (%) sem budete postupně přidávat a přidávat, až se nakonec doberete stovky. Jakmile této hodnoty dosáhnete, Outlook automaticky přiřadí stav Dokončeno. 5/6

6 SEZNAM ZDROJŮ [01] PECINOVSKÝ, Josef; PECINOVSKÝ, Rudolf. Office 2010 podrobný průvodce. Praha: Grada Publishing a. s., s. ISBN SEZNAM OBRÁZKŮ OBRÁZEK 1 SLOŽKA DORUČENÉ POŠTY... 1 OBRÁZEK 2 OKNO ROZEPSANÉ ELEKTRONICKÉ ZPRÁVY SE VŠEMI NÁLEŽITOSTMI... 2 OBRÁZEK 3 UKÁZKA KALENDÁŘE SE ZOBRAZENÍM PŘÍŠTÍCH 7 DNÍ... 2 OBRÁZEK 4 NASTAVENÍ KALENDÁŘE... 3 OBRÁZEK 5 NOVÁ UDÁLOST... 3 OBRÁZEK 6 VLOŽENÍ NOVÉHO KONTAKTU... 4 OBRÁZEK 7 ZADÁNÍ NOVÉHO ÚKOLU... 4 METODICKÝ LIST Název školy Masarykovo gymnázium Vsetín Číslo projektu CZ.1.07/1.5.00/ Autor Mgr. Petr Koňařík Název šablony III/2 Inovace a zkvalitnění výuky prostřednictvím ICT Název DUMu MGV_VT_SS_1S2-D18_Z_OFF_OUT_UVOD.docx Stupeň a typ vzdělávání Gymnaziální vzdělávání Vzdělávací oblast Člověk a příroda Vzdělávací obor Informatika Tematický okruh MS Office Druh učebního materiálu Pracovní list - učitel Cílová skupina Žák, let Anotace Pracovní list určen do výuky studentům, podklad pro vlastní poznámky/sešit. Nutno doplnit výkladem. Náplň: základní seznámení s dalším programem balíku Office MS Outlook Vybavení, pomůcky Počítač Klíčová slova Elektronická pošta, zpráva, kontakty, úkoly Datum /6