MS Excel 3: Pokročilý kurz Materiály ke kurzu Lektor: Jiří Benedikt 09.10.17 www.jiribenedikt.com 1
Úvod Dobrý den, jsem rád, že jste se rozhodli se vzdělávat a věřím, že se v Excelu brzy stanete profíkem! Kontingenční tabulky jsou jádrem tohoto pokročilého kurzu. Je to způsob, jak jednoduše vytvořit přehledové tabulky, reporty a grafy z velkého množství dat. Je to zároveň velmi žádaná dovednost jak na pohovorech, tak v moha pracovních pozicích. Během tohoto kurzu se naučíte vše potřebné k jejich zvládnutí. Jiří Benedikt Lektor jiri@jiribenedikt.com 777 253 754 Kam dál po kurzu Na mých stránkách www.jiribenedikt.com/excel-videokurz si stáhněte to nejlepší z mých videokurzů zdarma. Na Vimvic.cz máme tyto online kurzy Excelu: 09.10.17 www.jiribenedikt.com
Rychlá práce v MS Excel ve Windows Základní práce s klávesnicí Použití klávesových zkratek vám ušetří klidně hodinu denně. nemusíte jich umět moc, stačí jich zvládat několik: 1. Základní klávesové zkratky Těchto pár základních zkratek funguje ve všech programech a dokáže šetřit čas. CTRL + C Kopírovat do schránky CTRL + X Vyjmout a vložit do schránky CTRL + V Vložit ze schránky CTRL + S Uložit aktuální dokument CTRL + Z Krok zpět CTRL + A Vybrat vše (v případě Excelu aktuální tabulku) ALT + TAB Přepínání mezi programy Rozdělení obrazovky na dvě půlky: Windows: Klávesa Windows+ šipka doprava/doleva Mac: Podržte zelené maximalizační tlačítko vlevo nahoře a přetáhněte doleva/doprava 2. Rychlý pohyb v rámci listu Toto je úplně nejdůležitější dovednost, která dělí začátečníky od pokročilých. Ušetří vám moře času. CTRL + šipkové klávesy Představte si, že list je moře a popsané buňky jsou pevnina. Zmáčknutím Ctrl + šipková klávesa (dolů, nahoru, doprava, doleva) vás posune na nejbližší pláž v daném směru. Opakované zmáčknutí vás pak přesune na další pláž, případně na konec sešitu. SHIFT + šipkové klávesy V tomto případě se spolu s aktuálně vybranou buňkou vybere buňka vedle daným směrem. Klávesy SHIFT a CTRL můžete společně s šipkami kombinovat. A mačkat vícekrát. Vše si vyzkoušejte. Zde jsou příklady: CTRL + šipka dolu SHIFT + šipka dolu CTRL +SHIFT + šipka doprava 3. Posun mezi listy CTRL + PgUp CTRL + PgDn Tato klávesová zkratka funguje i ve většině prohlížečů na posun mezi kartami. 4. Důležité zkratky přímo pro Excel CTRL + plus (+) Přidání řádku. Pokud máte ale označený celý sloupec, pak se přidá sloupec. F2 Možnost upravení vzorce ve vybrané buňce. Stejné jako dvojklik do buňky. F4 Automatické přidání dolarů do vzorce vytvoření absolutního odkazu na buňku (např. $A$1). Postupné mačkání pak volí i pokročilé typy odkazů. smíšené odkazy (např. A$1) F12 Uložit jako (Na některých noteboocích je potřeba s klávesou F2, F4 zároveň držet klávesu fn vlevo dole.) Máte Mac? Pak místo CTRL použijte klávesu command. Místo PgUp/PgDn je fn+šipka nahoru/dolu 09.10.17 www.jiribenedikt.com 3
Rychlá práce v MS Excel ve Windows Práce s pásem karet Pás karet je horní část okna Excel s ikonami seřazenými do jednotlivých karet. 1. Posouvání se kolečkem mezi kartami Stačí najet myší kdekoli do prostoru pásu karet. Nyní můžete točením kolečka přepínat mezi jednotlivými kartami. Pokud máte touchpad, většinou stejnou funkci plní pohyb dvou prstů nahoru a dolu. 2. Skrývání pásu karet Pokud chcete vidět co nejvíce řádků tabulky, nebo pokud prezentujete, je dobré pás karet dočasně schovat. To uděláte nejjednodušeji dvojklikem na ouško kterékoli karty. Stejným způsobem pás karet zase vrátíte. 3. Pás rychlého přístupu* Nejoblíbenější ikonky vždy po ruce. Stačí na pás pravým tlačítkem, kliknout na Přizpůsobit panel nástroj rychlý přístup a vybrat si, jaké ikonky tam chcete mít: 4. Sekvenční klávesové zkratky Key tips Umožňuje zvolit kteroukoli ikonky z pásu karet zmáčknutím levé klávesy alt a poté písmenka přiřazenému k dané kartě a ikoně. a) Stiskněte levý ALT a pusťte ho. Objeví se čtverečky s písmenky. Například pro aktivaci karty Data musím nyní stisknout písmenko W. a b) Stísněte písmenko funkce, které chcete zvolit. Například pro seřazení aktuální oblasti podle abecedy stiskněte tlačítko S * Funguje i na Macu. 09.10.17 www.jiribenedikt.com 4
1. Kontingenční tabulku vytvoříte na kartě vložení => kontingenční tabulka Data musí být ve formátu seznamu: - Všechny řádky jsou si rovny obsahují stejný druh záznamu - V prvním řádku jsou názvy jednotlivých polí - V každém sloupci je stejný druh informace v každém řádku 2. Kontingenční tabulku ovládáte panelem vpravo Zde je seznam polí. Pokud je chcete použít, přetáhněte je do řádků, sloupců nebo hodnot. Pokud vložíte pole do řádků nebo sloupců, v tabulce se vytvoří přehled všech existujících hodnot v daném poli. Pokud vložíte pole do hodnot (musí to být číslo), pole můžete shrnout jako součet, průměr, počet (nebo jiné tipy). 09.10.17 www.jiribenedikt.com 5
3. Všechno důležité nastavení hodnot najdete pod ouškem vpravo dole, poté Nastavení pole hodnot. Zde můžete nastavit - Typ shrnutí (součet, průměr, počet, součin, minimum, maximum) - Formát čísla (měna, počet desetinných míst) - Zobrazení (číslo, %z řádků, % ze sloupce, % z celku atd.) 4. V nastavení pole hodnot si můžete takto nastavit procentní zobrazení: 09.10.17 www.jiribenedikt.com 6
5. Možností zpřehlednění kontingenční tabulky jsou barevné škály - Označte oblast čísel - Na kartě Domů pod tlačítkem Podmíněné formátování najdete Barevné škály 6. Ruční seskupení popisků řádků - Označte hodnoty, které chcete seskupit (přetáhnutím přes středy buněk) - Na kartě (Analýza/Možnosti) klikněte na Seskupit výběr nebo Výběr skupiny 09.10.17 www.jiribenedikt.com 7
8. Intervalové seskupení - Vložte do pole řádků jakékoli číselné pole (např. příjem, věk atd.) - Klikněte do jakékoli buňky popisku řádků na kartě Analýza/Možnosti klikněte na Seskupit pole / Skupinové pole 9. Filtrování v kontingenční tabulce V tabulce u popisků řádků nebo sloupců klikněte na tlačítko filtru Poté můžete filtrovat podle popisků nebo dle hodnot (viz obrázek) 09.10.17 www.jiribenedikt.com 8
10. Seskupování podle data - Vložte do řádků pole, které obsahuje datum a/nebo čas - Klikněte na libovolnou hodnotu v daném poli v tabulce - Na kartě Analýza/Možnosti klikněte na Seskupit pole nebo Skupinové pole Na co si dát pozor u kontingenčních tabulek - Neaktualizují se automaticky při změně dat je třeba kliknout na aktualizovat - Nenačtou automaticky nové řádky a sloupce v datech nutno ošetřit - Při zvětšení můžou smazat jiný obsah na listu dobré dát jednu tabulku na list 09.10.17 www.jiribenedikt.com 9