M.C.TRITON, spol. s r.o. www.mc-triton.cz Zpracoval: Josef Šamánek Název projektu: Otevřený úřad efektivní řízení lidských zdrojů na MěÚ Slaný Reg. č. projektu: EU OPLZZ CZ.1.04/4.1.01/57.00141 Akční plán pro zavedení systému hodnocení zaměstnanců VÝSTUP Z PROJEKTU
2 / 8 Hlavní principy Systém hodnocení zaměstnanců je základní manažerský nástroj vedoucího zaměstnance pro řízení výkonu jemu podřízených zaměstnanců. Podporuje plnění cílů a úkolů útvaru a jednotlivce, je nástrojem k osobnímu rozvoji zaměstnance a podílí se na dosažení hlavních a strategických záměrů úřadu. Účastníci hodnocení a jejich role Dosahování cílů a rozvoj zaměstnanců je odpovědností obou stran, které se na plnění cílů podílejí. Hodnotitel přímý nadřízený hodnoceného zaměstnance. Je v roli hodnotitele a může být i v roli hodnoceného Tajemník, starosta Vedoucí odboru Úloha hodnotitele: Vysvětluje cíle vyššího řádu, stanovuje a komunikuje cíle pro konkrétní stupeň zaměstnance. Rozvíjí a podporuje zaměstnance tak, aby lépe dosahoval svých cílů. Provádí pravidelně hodnocení zaměstnance a sděluje očekávání na další období (cíle, rozvojové potřeby). Vysvětluje hodnocení cílů a kompetencí svému podřízenému. Hodnocený zaměstnanec, jehož pracovní výkon, chování a způsobilost (kompetence) se hodnotí. Hodnocen je svým přímým nadřízeným podle stanoveného postupu se strukturovaným výstupem. Při hodnocení výkonu jde o zpětnou vazbu, hodnocený má právo odvolat se. Při stanovení individuálního rozvojového plánu jde o dohodu. Vedoucí odboru Vedoucí oddělení ostatní zaměstnanci Úloha hodnoceného: Podílí se na stanovení cílů tak, aby jim dobře rozuměl. Aktivně vykonává činnosti, které vedou k dosažení cíle, osobnímu rozvoji. Sleduje, mapuje si plnění cílů, připravuje se na hodnocení (vyplní si sebehodnocení, pojmenuje si úspěchy a rozvojové potřeby do budoucna).
3 / 8 Ucelený systém hodnocení obsahuje hodnocení cílů a hodnocení kompetencí. Hodnocení cílů (tvrdých tj. měřitelných ukazatelů) zahrnuje: hodnocení cíle individuálního, vztahujícího se k výsledkům práce každého jednotlivého zaměstnance a hodnocení cíle týmového (skupinového), na výsledku se podílí několik spolupracujících zaměstnanců. Hodnocení kompetencí (schopností a dovednosti) zahrnuje: požadované pracovní schopnostmi, dovednostmi a chování (kompetence), které vedou k úspěšnému naplňování cílů a spolupráci napříč úřadem. Nástrojem pro hodnocení těchto vlastností (způsobilostí) je kompetenční model Zásady pro hodnocení zaměstnanců a jeho vazba na odměňování stanovené v Městském úřadu Slaný Výsledek hodnocení má standardně vliv na odměny (čtvrtletní odměny), nikoli na osobní ohodnocení nebo na pevnou složku mzdy. Hodnocení cílů 4x ročně hodnocení výkonu (plnění cílů, úkolů) je vázáno na tzv. čtvrtletní odměny provádí se 4x ročně. výsledek hodnocení se tedy promítne do čtvrtletních odměn. odměny jsou vypláceny po čtvrtletích podle dílčích výsledků plněných cílů. tyto odměny jsou vypočítány na základě vyplněné aplikace v nastaveném algoritmu pouze za cíle bez hodnocení chování (dle kompetenčního modelu) Hodnocení chování 1x ročně současně se 4. hodnocením cílů Hodnocení chování se uskuteční na konci ročního cyklu současně s výsledným hodnocením cílů. Chování se hodnotí 1x ročně. Výsledek hodnocení zahrnuje výsledné vyhodnocení cílů i hodnocení chování dle kompetenčního modelu. Odměna se stanoví dle algoritmu z příslušného podílu příslibu celkové roční na poslední čtvrtletí. Finanční odměna Výsledná část odměny na konci ročního období je závislá na celkovém hodnocení všech cílů a současně je korigována výsledkem hodnocení chování. Výsledná odměna se vyplácí na konci 4. čtvrtletí roku. Tajemník má oprávnění ke korekci vzhledem k disponibilním mzdovým prostředkům a vyhodnocení dopadu splněných cílů.
4 / 8 Materiály k osvojení systému hodnocení K dispozici hodnotitelům z řad vedoucích zaměstnanců Městského úřadu Slaný (tajemník hodnotí vedoucí odborů, vedoucí odborů hodnotí své podřízení zaměstnance v odboru) jsou následující podklady: Metodika hodnocení zaměstnanců vč. vazby na systém odměňování a rozvoj Metodika pro stanovování a hodnocení výkonových cílů Metodika pro hodnocení chování (kompetencí) zaměstnanců a kompetenční model vč. charakteristik kompetencí Příručka pro hodnotitele pro přípravu a vedení hodnotícího rozhovoru Příručka pro hodnocené zaměstnance pro přípravu na hodnotící rozhovor Hodnotící formuláře Vzdělávací plán IT aplikace pro administraci systému hodnocení zaměstnanců e-learningová aplikace vč. testů k jednotlivým metodikám Garant a administrátor hodnocení Pro hodnocení se doporučuje určit garanta. Garantem hodnocení může být při každém hodnotícím cyklu jiný zaměstnanec, obvykle jím bývá, který je současně administrátorem výstupů z hodnocení nebo některý z vedoucích odborů, popřípadě tajemník. Garant hodnocení zajišťuje následující: provádí instruktáž resp. proškolení před zahájením hlídá dodržení metodického postupu všemi hodnotiteli poskytuje poradu a podporu v případě nejasností provádí interní vyhlášení zahájení a ukončení akce v daném období sleduje termíny v případě nejasností poskytuje hodnoceným vysvětlení, jak hodnocení probíhá - vysvětlí systém, role, průběh. je prostředníkem při řešení nesouhlasu hodnoceného s výsledkem hodnocení. Administrátorem je obvykle. Jeho úkolem je soustředit výstupy, připravit z nich souhrnné informace - statistiku výsledků, seskupení rozvojových potřeb jednotlivých hodnocených zaměstnanců, přenést do mzdové účtárny výše odměn, které jsou výsledkem hodnocení cílů v jednotlivých čtvrtletích a výsledkem hodnocení cílů a chování ve 4. čtvrtletí za celý rok, archivovat výstupy a zajistit jejich bezpečnost.
5 / 8 Akční plán Akční plán je sestaven v obecné rovině tak, aby odpovídal jednotlivým cyklům hodnocení bez konkrétních kalendářních dat. Poskytuje údaje o časových potřebách na jednotlivé kroky a základní informaci o jejich časovém sledu. Je tak použitelný v řadě následujících hodnocení zaměstnanců jako vzor, který je vždy konkretizován konkrétními termíny v daném roce (období). Pro potřeby Městského úřadu Slaný je rámcově sestaven Roční akční plán hodnocení cílů a chování a Akční plán čtvrtletního hodnocení cílů. Přílohou tohoto rámce je tzv. lepý Akční plán pro konkrétní postup s rubrikami pro termíny, odpovědnosti, kontrolu plnění úkolů ad. Roční hodnocení souhrnný akční plán: HODNOCENÍ CÍLŮ A KOMPETENCÍ ČASOVÝ RÁMEC AKTIVITA ODPOVÍDÁ SPOLUPRACUJE D+ 8-10 dní Vyhodnocení individuálních rozvojových potřeb jako podklad pro plán školení D+ 7-8 dní Vyhodnocení výsledků, předání výsledných výší odměn do mzdové účtárny D+ 5-7 dní Závazně stanovený termín pro ukončení hodnocení, dopracování a export výstupů v IT aplikaci Ukončení ročního hodnocení se předpokládá kolem data 25.11. k.r. D = zahájení hodnocení zaměstnanců tajemník vedoucí odborů/tajemník vedoucí odborů/tajemník, správce sítě D Zahájení hodnocení zaměstnanců všichni hodnotitelé D minus 4-3 dny rozpis od jednotlivých vedoucích odborů koho a kdy budou hodnotiti je předložen tajemníkovi D minus 5-4 dny Vyhodnocení způsobilostí (kompetencí) u jednotlivých zaměstnanců, které bude vedoucí zaměstnanec hodnotit D minus 6-4 dny Příprava vedoucích odborů/tajemníka na hodnocení-čas, místo, ověření a vyhodnocení výsledků (cílů) D minus 8 dní Informace hodnoceným zaměstnancům od vedoucích odborů a domluva o termínu hodnotícího rozhovoru s jednotlivými zaměstnanci D minus 8-10 dní D minus 10 dnů Proškolení, instruktáž hodnotitelům vč. práce s aplikací IT (pro vedoucí odborů - hodnotitele) Otevření aplikace, vstup do systému a ověření funkcionalit IT aplikace vedoucí odborů ve svém odboru vedoucí odborů ve svém odboru vedoucí odborů ve svém odboru na poradách odborů, na poradě vedoucích odborů s tajemníkem Personalista/tajemník vedoucí odborů ve svém odboru správce sítě
6 / 8 D minus 12-15 dní Vyhlášení termínu zahájení a termínu ukončení hodnocení Termín ukončení je nutné dodržet z důvodu zpracování odměn do výplat tajemník Poznámky: počet D minus xy znamená počet pracovních dní ode dne D Varianty pro nastavení systému hodnocení v Městském úřadu Slaný: Varianta pilotní tj. hodnocení realizovat v listopadu r. 2012 za rok 2012. a) Jen u všech vedoucích odborů, ostatní zaměstnance hodnotit v roce následujícím (nutno také jim včas stanovit cíle). Hodnotit všechny vedoucí odborů s reálným dopadem do stanovení odměn dle výsledků hodnocení. b) v několika vybraných odborech (3-4 odbory, všichni zaměstnanci). V takovém případě je nutno u vybraných odborů stanovit písemně všem zaměstnanců měřitelné cíle za rok 2012 (viz. formuláře) Upozornění: pro vyhodnocení cílů v listopadu 2012 je nutné stanovit cíle a jejich měřitelné vyhodnotitelné parametry jednotlivým hodnoceným včas! Pilotně je možné v roce 2012 stanovit cíle vedoucím odborů do pololetí 2012 a vyhodnotit, alikvotní podíl. Výhody: Postupný rozběh, osvojení si postupů a IT aplikace, návyk v případě, že hodnocení proběhne pozitivně, motivačně a tím úspěšně - dobré přijetí ostatními Rizika: Nesouhlas vybraných odborů ( námitky typu proč my ano a druzí ne.. ) Při formálním hodnocení nebo jeho nedbalém provedení, které nic nepřinese hodnoceným zaměstnancům, dojde k devalvaci hodnocení jako systému motivace a nechuti je akceptovat.
Varianta plošná Hodnocení zaměstnanců realizovat plošně u všech vedoucích odborů a v odborech u všech jejich podřízených. V takovém případě je nutná výrazná interní medializace (intranet, porady, instruktáže, školení), zejména proto, aby zaměstnanci pochopili smysl hodnocení, zbavili se obav z něho a získali přesvědčení, že jde o motivační nástroj, zpětnou vazbu a jasně definované požadavky na výkon a jednání zaměstnance, které jim jejich práci podpoří. 7 / 8 Současně je nezbytná kvalitní metodická příprava, aby každý znal svoji roli a postup, který jej čeká. Výhody: Plošné nastavení eliminuje námitky typu někdo ano, někdo ne Vyzkouší se první rok jako zkušební a technický (přitom nejdůležitější je vytvoření pozitivního postoje k hodnocení!!) a je možné následující rok (r. 2013) precizovat. Rizika: Náročnost, nedostatek zkušeností,(zejména promítnutých do chyb a omylů ve stanovení výši odměny), může přinést celkový odpor k systému hodnocení. Lze eliminovat osvětou a školením a dobře provedeným prvním hodnocením.
8 / 8 Čtvrtletní hodnocení vzor pro akční plán: HODNOCENÍ CÍLŮ ČASOVÝ RÁMEC AKTIVITA ODPOVÍDÁ SPOLUPRACUJE Ukončení hodnocení se předpokládá vždy kolem data 20. Každého čtvrtletí (20. 3., 20. 6., 20. 9.) D = zahájení hodnocení zaměstnanců D Ukončení hodnocení zaměstnanců všichni hodnotitelé a finální vyplnění výstupů (podkladů) pro odměny D minus 5 dní Zahájení hodnocení vedoucí odborů ve svém odboru D minus 7-9 dnů D minus 8-10 dní D minus 10 dnů D minus 10 dnů D minus 12-13 dní Vyhlášení hodnocení na poradě a domluva o termínu hodnotícího rozhovoru s jednotlivými zaměstnanci Proškolení, instruktáž hodnotitelům vč. práce s aplikací IT (pro vedoucí odborů - hodnotitele)) Otevření aplikace, vstup do systému a ověření funkcionalit IT aplikace Informace hodnoceným zaměstnancům od vedoucích odborů Vyhlášení termínu zahájení a ukončení hodnocení. Termín ukončení je nutné dodržet z důvodu zpracování odměn do výplat vedoucí odborů ve svém odboru /tajemník vedoucí odborů ve svém odboru na poradách odborů, na poradě vedoucích odborů s tajemníkem tajemník správce sítě správce sítě