Verze 1.0 SmartPlanner
1. ÚVOD... 4 1.1 Historie změn... 4 2. POPIS APLIKACE... 5 2.1 Obecný popis... 5 2.2 Licence... 5 2.3 Systémové požadavky... 5 3. POUŽITÍ APLIKACE... 6 3.1 Registrace... 6 3.1.1 Plná registrace (registrace s licencí)... 6 3.1.2 Registrace FREE verze... 8 3.2 Přihlášení... 8 3.2.1 Přepnutí firmy... 8 3.3 Nastavení... 9 3.3.1 Parametry uživatele... 9 3.3.2 Parametry aplikace... 9 3.3.3 Profil... 9 3.3.4 Licence... 9 3.3.4.1 Aktuální licence... 9 3.3.4.2 Výběr licence... 10 3.3.4.3 Identifikace... 10 3.3.4.3.1 Platební podmínky... 10 3.3.5 Změnit heslo... 10 3.4 Číselníky... 10 3.4.1 Kalendáře... 10 3.4.1.1 Kalendáře - editace... 11 3.4.2 Uživatelé... 12 3.4.2.1 Uživatelé editace... 12 3.4.3 Zdroje... 12 3.4.4 Zdroje editace... 12 4. PLÁNOVÁNÍ PROJEKTŮ... 13 4.1 Plocha... 13 4.1.1 Seznam projektů... 13 4.1.2 Seznam úkolů... 14 4.2 Editace karty projektu... 14 4.3 Plánování projektu... 14 4.3.1 Ovládání... 14 4.3.2 Stručný postup tvorby projektové mapy... 16 4.3.3 Založení projektové mapy, vložení úkolů... 17 2
4.3.4 Určení zdrojů k úkolům... 18 4.3.5 Vytvoření vazeb mezi úkoly... 19 4.3.6 Vložení a editace souhrnných úkolů... 21 4.3.7 Posun úkolů... 23 4.3.8 Provedení výpočtu... 23 4.3.9 Uzavření plánování... 24 4.4 Aktualizace projektů... 25 4.5 Uzavření projektu... 26 5. REPORTY... 27 5.1 Report projektu... 27 3
1. Úvod Tento dokument popisuje registraci a následné použití webové aplikace SmartPlanner. 1.1 Historie změn Verze Změny provedl Zrevidoval Poznámka Datum 1.0 Miroslav Šach Úvodní verze 5.12.2013 1.1 Miroslav Šach Úprava na free verzi 10.6.2014 4
2. Popis aplikace 2.1 Obecný popis Aplikace SmartPlanner je sw nástroj na on-line plánování projektů. Umožňuje uživatelům plánovat projekty a řídit kapacity zdrojů. Se systémem SmartPlanner můžete: Vytvářet on-line projekty Přidávat úkoly Přiřazovat zdroje Sledovat Gantt Chart Aktualizovat projekty Sledovat stav projektu 2.2 Licence Informace o cenách licencí naleznete na webu www.smartplanner.org v sekci Ceny. Licence se pořizují na dobu určitou a kdykoliv je možné licenci prodloužit nebo změnit: Měsíční Čtvrtletní Půlroční Roční Při nákupu licence se zadává i požadovaný počet uživatelů. Placené licence jsou pouze pro uživatele s rolí Administrátor nebo Projektový manažer (jeden uživatel může mít všechny role). Uživatelé s rolí pouze Zdroj nebo Prohlížení jsou zcela zdarma. V systému může mít jeden administrátor zaregistrováno více firem. Licence se zakupují a platí pro každou firmu zvlášť. Zároveň uživatel, který je v jedné firmě jako administrátor, může být v jiné firmě jako pouhý zdroj (se stejnými přihlašovacími údaji). 2.3 Systémové požadavky Aplikaci doporučujeme provozovat na těchto prohlížečích: Chrome verze 30 a vyšší Firefox verze 23 a vyšší Internet Explorer 9 a vyšší Opera 12 a vyšší (s omezeními při zobrazení projektové mapy) Aplikace je optimalizována na minimální šířku rozlišení obrazovky 1280 pixelů, ale může být provozována i na rozlišení nižším. 5
3. Použití aplikace 3.1 Registrace Registraci do aplikace lze provést dvěma způsoby 1. Plná registrace se zakoupením licence 2. Registrace FREE verze. Verze zdarma je omezena na tři projekty a dva projektové vedoucí nebo administrátory s možností pozdějšího zakoupení licence. Obě registrace lze využít pro zaregistrování více firem. Pokud se při registraci použije stejný administrátorský email, tak po přihlášení bude možno vybrat ze seznamu registrovaných firem, mezi kterými se lze libovolně přepínat. Licence se zakupují a platí pro každou firmu zvlášť. Licence jsou nutné pro uživatele s právy Administrátor nebo Projektový manažer. Uživatelů s právy Zdroj nebo Prohlížení lze mít libovolný počet, licence se na ně nevztahují. 3.1.1 Plná registrace (registrace s licencí) Při plné registraci se zároveň s registrací firmy a uživatele zakoupí i potřebný počet uživatelských licencí. Pro úspěšnou registraci je zapotřebí: 1. Zapsání identifikačních údajů firmy. Položky označené hvězdičkou jsou povinné. Do položky Název firmy se zapisuje název registrované společnosti, pokud se uživatel registruje jako fyzická osoba, zapište libovolný název. 6
2. Zapsání uživatelských údajů administrátora. Jméno administrátora slouží jako jméno uživatele (je zobrazeno po přihlášení spolu se jménem firmy). Uživatel provádějící registraci je automaticky nastaven jako administrátor. 3. Vybrání požadované varianty licence. Položka Počet značí celkový počet požadovaných licencí. Licence je nutné zakoupit pro uživatele s právy Administrátor a Projektový manažer. Uživatelé s právy Zdroj a Prohlížení jsou zdarma 4. Provedení platby Ceny za licence jsou v měně USD (americký dolar). Platba probíhá, po kliknutí na tlačítko Buy now, přes platební bránu systému PAYPAL (www.paypal.com), která podporuje platební karty a platbu prostřednictvím účtu PAYPAL. 7
3.1.2 Registrace FREE verze Nový uživatel může použít registraci FREE verze s volným použitím. Verze zdarma je omezena na tři projekty a dva projektové vedoucí nebo administrátory s možností pozdějšího zakoupení licence. Registrační údaje jsou zaslány na zadaný e-mail. Po registraci FREE verze se pro firmu přiřadí 2 licence a je tedy možno založit 2 uživatele s právy Administrátor nebo Projektový Manažer. Uživatelů s právy Zdroj a Prohlížení může být libovolný počet. 3.2 Přihlášení Po registraci musí uživatel provést přihlášení do aplikace pomocí zadané e-mailové adresy a hesla. Pokud administrátor vloží více uživatelů, provedou přihlášení za pomoci přístupových údajů, které jim poskytne administrátor. Po přihlášení se uživateli zobrazí pracovní plocha, kde se zobrazí údaje podle práv přihlášeného uživatele. 3.2.1 Přepnutí firmy Po přihlášení bude nastavena poslední použitá firma (pokud je zadáno více firem). Název firmy je zobrazen v závorce za jménem uživatele. Přepnutí firmy se provede kliknutím na název firmy a vybráním z nabídnutého seznamu firem. 8
3.3 Nastavení Po úspěšné registraci je potřeba nastavit parametry firmy stejně jako noví uživatelé při prvním přihlášení. 3.3.1 Parametry uživatele Nastavení parametrů aplikace pro právě přihlášeného uživatele. Jazyk výběr jazyka aplikace 3.3.2 Parametry aplikace Parametry aplikace ovlivní chování aplikace pro všechny přihlášené uživatele dané firmy. Měna měna zadávaných finančních údajů. Defaultní typ nárazníku způsob výpočtu projektového nárazníku, který se bude přednabízet při vytvoření nového projektu. Na kartě projektu pak lze způsob změnit. Defaultní délka nárazníku délka projektového nárazníku, která se bude přednabízet při vytvoření nového projektu. Na kartě projektu pak lze délku změnit. 3.3.3 Profil Volba zobrazí a umožní změnit profil zaregistrované firmy. Povinné položky jsou označeny *. 3.3.4 Licence 3.3.4.1 Aktuální licence Tato volba slouží k zobrazení aktuální licence a k případnému dokoupení, rozšíření licencí. O případném blížícím se vypršení platné licence je uživatel informován při přihlášení do systému. 9
Licence typ licence Počet zakoupený počet licencí (uživatelů s rolí Administrátor nebo Projektový manažer) Použito licencí aktuální počet uživatelů s rolí Administrátor nebo Projektový manažer Cena za licenci cena za licenci jednoho uživatele Cena celkem celková cena za licenci (cena * počet uživatelů) Platnost do datum kdy stávající licence vyprší Stav stav aktuální licence. Tlačítkem Další uživatel přejde k výběru licence. 3.3.4.2 Výběr licence Tato volba slouží k výběru licence a zadání počtu celkového počtu uživatelů. Po výběru a zadání počtu se zobrazí celková cena za licenci. Pokud uživatel provádí rozšíření (dokoupení) licencí uvádí se celkový počet licencí, tedy stávající počet licencí + nové licence = celkový počet licencí. 3.3.4.3 Identifikace Přehled zadaného profilu. Pokud se provádí zakoupení licence po registraci FREE verze je potřeba vyplnit položky označené hvězdičkou *. Tlačítkem Zaplatit uživatel přejde k zaplacení licence. 3.3.4.3.1 PLATEBNÍ PODMÍNKY V okně se zobrazí souhrn objednávky. Ceny za licence jsou v měně USD (americký dolar). Platba probíhá, po kliknutí na tlačítko Buy Now, přes platební bránu systému PAYPAL (www.paypal.com), která podporuje platební karty a platbu prostřednictvím účtu PAYPAL. 3.3.5 Změnit heslo Změna hesla přihlášeného uživatele. Je potřeba zadat do pole Původní heslo stávající heslo, pak dvakrát nové heslo. Doporučujeme používat heslo o minimální délce 8 znaků za použití kombinace velkých a malých písmen a číslic. 3.4 Číselníky Sekce číselníky slouží pro nastavení kalendářů, uživatelů a zdrojů. 3.4.1 Kalendáře Číselník kalendářů slouží pro nastavení pracovního času zdrojů v projektové mapě. Po vytvoření registrace je přednastaven kalendář Standard s pracovním časem v délce 8h s přestávkou 0,5h s rozložením 8:00-12:00 12:30-16:30 pro roky 2010-2049. 10
Vytvořené kalendáře lze přiřadit k jednotlivým zdrojům. Jeden z kalendářů je označen jako default a ten se přednabízí k použití. Nový kalendář vložení nového kalendáře. - editace kalendáře. - smazání kalendáře. 3.4.1.1 Kalendáře - editace Při editaci kalendáře se edituje právě nastavený rok. Po každé změně je potřeba kalendář uložit. Aktuální nastavení pracovního času pro konkrétní den se zjistí najetím myši na konkrétní den. Jméno jméno kalendáře Rok výběr zobrazeného roku Default označení defaultního kalendáře firmy. Pouze jeden kalendář ve firmě může být takto označen. Pracovní čas nastavení pracovního času. Standardně je nastaven pracovní čas 8:00-12:00 12:30-16:30. Po změně pracovního času se změna do kalendáře přenese kliknutím na: pole dne pro nastavení konkrétního dne pole názvu dne v týdnu pro nastavení všech dní v daném roce pole názvu měsíce pro nastavení daného měsíce pole názvu roku pro nastavení celého roku Pokud chceme některý den označit jako nepracovní (např. státní svátek) vyplníme do polí Pracovního času: 0:00-0:00; 0:00 0:00 a klikneme na požadovaný den v roce. Den se označí šedou barvou. 11
3.4.2 Uživatelé Číselník slouží jako seznam uživatelů, kteří se mohou přihlásit do aplikace. První uživatel se vloží při registraci nové firmy jako administrátor. Další uživatelé do firmy se pak vkládají přes tento číselník spolu s nastavením jejich přístupových práv. Pro vložení uživatele jako zdroje do projektu je potřeba ho zadat do číselníku zdrojů jako zdroj a spojit ho s uživatelem. Nový zdroj vložení nového uživatele. - editace uživatele. - smazání uživatele. 3.4.2.1 Uživatelé editace E-mail - email sloužící pro přihlášení do aplikace. Jméno - jméno uživatele. Heslo - heslo pro přihlášení uživatele Zdroj - zdroj přiřazený k uživateli. Nabízí se seznam z číselníku zdrojů. Přiřazení zdroje k uživateli zajistí zobrazování úkolů zadaných v projektu, v seznamu úkolů na pracovní ploše pro přihlášeného uživatele. Přiřadit role : Administrátor správce registrované firmy. Vidí své projekty a všechny projektových manažerů, může editovat číselníky, parametry aplikace a spravovat licence. Uživatel s tímto právem se započítává do licence. Projektový manažer uživatel může zakládat a spravovat projekty. Nevidí projekty ostatních projektových manažerů a administrátora. Uživatel s tímto právem se započítává do licence. Zdroj pouze zdroj. Vidí na pracovní ploše pouze své úkoly ze všech zadaných projektů. Uživatel s tímto právem se nezapočítává do licence. Prohlížení uživatel může prohlížet projekty ostatních projektových manažerů a administrátora bez možnosti editace. Uživatel s tímto právem se nezapočítává do licence. 3.4.3 Zdroje Číselník zdrojů slouží jako seznam zdrojů použitých v projektové mapě. Zdroj lze vložit do číselníku nebo přímo do projektové mapy odkud se přenese do číselníku. Ke každému zdroji je potřeba přiřadit kalendář určující pracovní dobu. Zdroj se v číselníku uživatelů může přiřadit k uživateli a to zajistí zobrazování úkolů zadaných v projektu, v seznamu úkolů na pracovní ploše pro přihlášeného uživatele. Nový zdroj - vložení nového zdroje. - editace zdroje. - smazání zdroje. Zdroj, který je použit v některé z projektových map nelze smazat. 3.4.4 Zdroje editace Jméno jméno zdroje. Toto jméno se zadává k úkolům v projektové mapě buď ručně, nebo výběrem ze seznamu. Kalendář při vložení nového zdroje se v seznamu automaticky nabízí kalendář označený jako default. Sazba příjem sazba příjmů za práci daného zdroje za jednu hodinu. Sazba výdej sazba nákladů na jednu hodinu práce daného zdroje. 12
4. Plánování projektů 4.1 Plocha Po přihlášení se uživateli zobrazí plocha se seznamem projektů a seznamem úkolů. Zobrazení je závislé na právech přihlášeného uživatele. Administrátor a Projektový manažer vidí seznam projektů a seznam úkolů. Zdroj a Prohlížení vidí pouze seznam úkolů. 4.1.1 Seznam projektů Na ploše je vidět seznam již vložených projektů a to podle práv přihlášeného uživatele. Administrátor vidí projekty všech projektových manažerů a může je editovat. Projektový manažer vidí svoje projekty a může je editovat. Nevidí projekty ostatních projektových manažerů. Zdroj nevidí seznam projektů. V seznamu úkolů jsou zobrazeny úkoly zadané v projektech s přiřazeným zdrojem. Prohlížení vidí projekty všech projektových manažerů a administrátora, ale nemůže je editovat. Nový projekt (New project) založení nové karty projektu. - editace karty projektu - prohlížení karty projektu. Zobrazeno uživatelům, kteří mají právo Prohlížení. - zobrazení projektového plánu projektu. Projektová mapa se zobrazí i při dvojkliku na řádce projektu. - report projektu. Více v kapitole Report projektu. - smazání projektu Zdržení (Delay) - pokud dojde k posunu prognózovaného dokončení projektu za plánované datum dokončení (včetně projektového nárazníku), zobrazí se hodnota zdržení ve dnech červeným písmem. V případě předčasného dokončení projektu je zobrazena hodnota zeleným písmem. 13
4.1.2 Seznam úkolů V seznamu úkolů jsou vidět nedokončené úkoly zadané v jednotlivých projektech firmy, u kterých je přiřazen zdroj. POZOR pro správné zobrazení je nutné mít u uživatele přiřazen zdroj, který se vkládá k úkolům do projektové mapy (podrobnosti viz. kapitola Uživatelé editace). Podmínky pro zobrazení úkolu v seznamu úkolů: Projekt musí mít uzavřeno plánování Projekt nesmí být uzavřen U úkolu je přiřazen zdroj, který je spojen s přihlášeným uživatelem U úkolu musí být prognózovaná doba > 0 (úkol nesmí být dokončen) Úkoly, které mají datum plánovaného dokončení menší než je aktuální datum, jsou zvýrazněny červeně. 4.2 Editace karty projektu Karta projektu slouží pro zadání základních informací o projektu. Po vytvoření karty lze založit pro projekt projektovou mapu s detailním plánem projektu. Název název projektu. Popis popis projektu. Uzavřít projekt příznak uzavření projektu po jeho dokončení. Po zaškrtnutí bude mít projekt stav Uzavřen. Vedoucí projektu výběr z uživatelů majících oprávnění Administrátor a Projektový manažer. Plánovat typ plánování projektu. Na výběr je ze dvou typů: ASAP (As-Soon-As-Possible) - Typ plánování co nejdříve znamená, že všechny úkoly v projektu budou plánovány na co nejdřívější začátek. U projektu se bude určovat datum startu projektu. ALAP (As-Late-As-Possible) - Typ plánování co nejpozději znamená, že všechny úkoly v projektu budou plánovány na co nejpozdější začátek. U projektu se bude určovat datum konce projektu. Po uzavření plánování se pro prognózované úkoly používá plánování ASAP. Projektový kalendář výběr kalendáře pro tento projekt, přednabízí se kalendář s označením default. Typ nárazníku volba typu tvorby projektového nárazníku. Na výběr jsou dva typy: Procento projektový nárazník bude vypočten procentem určeným v položce Nárazník (%, dny) z délky nejdelší souvislá cesty v projektu. Počet (dní) - projektový nárazník bude mít délku určenou v položce Nárazník (%, dny). Nárazník (%, dny) procento nebo počet dní podle nastavení položky Typ nárazníku. 4.3 Plánování projektu 4.3.1 Ovládání Tvorba a aktualizace projektové mapy probíhá ve webové aplikaci. Pro ovládání se používají ikony z ovládacího panelu i klávesové zkratky. 14
Název projektu název projektu zadaný na kartě projektu. Stav projektu popis stavu projektu podle fáze, ve které se projekt nachází. Změna stav projektu při aktuálním otevření. Pokud dojde v projektu ke změně, změní se text z Uloženo na Změněno. POZOR - Pokud se projekt neuloží, tak při pokusu o uzavření okna prohlížeče systém upozorní, že data nebyla uložena. Pokud okno i přesto uzavřete, dojde ke ztrátě provedených změn! Datum zahájení/dokončení/stavu datumy se mění podle fáze práce s projektem. Datum zahájení zobrazen při plánování projektu ASAP (stav projektu otevřen). Datum dokončení - zobrazen při plánování projektu ALAP (stav projektu otevřen). Datum stavu zobrazen po ukončení plánovací fáze projektu. Tento datum se využívá při aktualizaci projektu. Při aktualizaci se musí tento datum nastavit (datum, ke kterému jsou aktuální data) a následně provést aktualizaci projektu. Datum stavu se přednabízí z poslední aktualizace. (stav projektu naplánován) Ovládací prvky Ikona Název Klávesová zkratka Popis Uložit Uložení projektu do databáze. Výpočet Spuštění vyrovnání zdrojů, vyhledání kritické cesty a vložení projektového nárazníku. Povoleno pouze pokud není uzavřeno plánování. Zrušit výpočet Zrušení vyrovnání zdrojů, vyhledané kritické cesty a odstranění projektového nárazníku. Povoleno pouze pokud není uzavřeno plánování. Uzavřít plánování Uzavření plánování. Po uzavření plánování dojde k vygenerování prognózovaných hodnot. Pokud není proveden výpočet, automaticky se provede před uzavřením plánování. 15
Otevřít plánování Vložit úkol Ins Otevření plánování. Pokud byl projekt již aktualizován, budou prognózované hodnoty zachovány po znovu uzavření plánování. Vložení nového úkolu mezi dva již vložené. Není přístupné, pokud je uzavřeno plánování. Smazat úkol Del Smazání úkolu. Není přístupné, pokud je uzavřeno plánování. Zvýšit úroveň Snížit úroveň Posunout úkol nahoru Posunout úkol dolů Zobrazit plán Zobrazit prognózu Zvětšit gantt Zmenšit gantt Vycentrovat Ctrl + Ctrl + Ctrl + Ctrl + Posune vybraný úkol vpravo. Není přístupné, pokud je uzavřeno plánování. Pro správnou funkci musí být kurzor na id úkolu. Posune vybraný úkol vlevo. Není přístupné, pokud je uzavřeno plánování. Pro správnou funkci musí být kurzor na id úkolu. Posune vybraný úkol nahoru. Není přístupné, pokud je uzavřeno plánování. Pro správnou funkci musí být kurzor na id úkolu. Posune vybraný úkol dolů. Není přístupné, pokud je uzavřeno plánování. Pro správnou funkci musí být kurzor na id úkolu. Zobrazí v levé části plánované hodnoty úkolů. Zobrazí v levé části prognózované hodnoty úkolů. Zvětší rozlišení projektové mapy. Zmenší rozlišení projektové mapy. Změní rozlišení tak aby se celý projekt vešel do pravé části. - označení souhrnného úkolu - plánovaný úkol - plánovaný úkol ležící na kritické cestě - označení částečně splněného úkolu - označení úplně splněného úkolu - označení milníku v projektu (úkol s nulovou délkou) - označení souhrnného úkolu prognózované hodnoty - označení úkolu prognózované hodnoty - označení milníku v projektu (úkol s nulovou délkou) prognózované hodnoty - vazba mezi úkoly - projektový nárazník - projektový nárazník částečně vyčerpaný 4.3.2 Stručný postup tvorby projektové mapy Stručný postup při práci v aplikaci SmartPlanner. 1. Vytvořte kartu projektu 2. Vytvořte projektovou mapu 16
2.1. Vložte úkoly (název, plánovaná délka, zdroje, vazby) 2.2. Vložte souhrnné úkoly 2.3. Proveďte výpočet (vytvoření kritické cesty, vyrovnání zdrojů, vložení projektového nárazníku) 2.4. Uzavřete plánování 3. Provádějte aktualizací projektové mapy 4. Uzavřete projekt 4.3.3 Založení projektové mapy, vložení úkolů Po vytvoření karty projektu se otevře projektová mapa kliknutím na ikonu nebo dvojklikem na řádce projektu. V projektové mapě je vložen jeden (sumární) úkol s názvem projektu, kde je po zadání vidět počáteční a koncové datum projektu a první řádka pro vložení prvního úkolu v projektu. Mezi jednotlivými poli v řádku se lze pohybovat pomocí klávesy Tab. Do sloupce Název (Name) zapíšeme název úkolu. K úkolu lze zadat podrobnější popis v detailu úkolu v záložce Poznámka (Note). Detail úkolu lze otevřít dvojklikem na řádce úkolu. 17
Úkol s vloženou poznámkou je označen ve sloupci Id ikonou. Ve sloupci Plánovaná doba (Planned duration) zapíšeme plánovanou délku úkolu ve formátu: 4m (minuty) 4h (hodiny) 4d (dny) Pokud zadáme délku 0, stane se z úkolu milník. Pokud vložíme pouze číslo > 0 doplní se automaticky jednotka hodiny. Plánované zahájení (Planned start) a Plánované dokončení (Planned finish) - tyto položky není potřeba zadávat, protože se budou v průběhu plánování měnit. 4.3.4 Určení zdrojů k úkolům Do sloupce Zdroj (Resources) lze zadat jeden nebo více zdrojů (zdroje se oddělují středníkem) určených pro splnění úkolu. POZOR - pokud je zadáno více zdrojů musí mít zdroje přiřazen stejný kalendář. Zdroj lze zadat dvěma způsoby: Ručním zapsáním pokud zdroj není v číselníku zdrojů, dojde po dotazu k jeho vložení. Zde je potřeba dávat pozor na nepřesné zadání názvů zdrojů. Pokud dojde k překlepu, bude založen nový zdroj. Doporučujeme proto využívat seznam zdrojů. Výběrem z číselníku zdrojů dvojklikem na políčku Zdroje (Resources) se otevře okno detailu úkolu přímo na záložce Zdroje (Resources). 18
V seznamu jsou zobrazeny zdroje spolu s používaným kalendářem. Lze zde také zadat nový zdroj kliknutím na tlačítko Nový zdroj (New resources) podobně jako v číselníku zdrojů (viz. kapitola Číselník zdrojů). Kliknutím na zdroj se řádka zdroje označí a tlačítkem Uložit (Save) se vloží k úkolu. 4.3.5 Vytvoření vazeb mezi úkoly Po vložení úkolů lze vytvořit vazby mezi úkoly. Systém podporuje vazbu typu FS (Finish Start). Vazby lze vložit dvěma způsoby: Vazba se vloží kliknutím na úkol a přetažením na cílový úkol. 19
Zapsáním Id úkolu do sloupce Předchůdci (Predecessors) nebo Následovníci (Successors) podle požadované vazby. Stačí zadat jednu hodnotu Id, druhá se zapíše automaticky. Po vložení vazeb lze provést pomocí ikony výpočet, kdy dojde k posunu (srovnání) úkolů podle zadaných vazeb, vyrovnání zdrojů, nalezení kritické cesty a vložení projektového nárazníku. Ikonou se odstraní vyrovnání zdrojů, kritická cesta a projektový nárazník, srovnání podle vazeb zůstane zachováno. 20
4.3.6 Vložení a editace souhrnných úkolů Do projektové mapy lze vložit i souhrnné úkoly sdružující úkoly podle fází projektu. Do již naplánovaného projektu lze vložit nový úkol, který se posunem ostatních úkolů stane souhrnným. Vložení nového úkolu lze učinit klávesou Ins, ikonou nebo kliknutím pravým tlačítek na úkol a volbou Vložit činnost (Insert task). Tím dojde ke vložení prázdného řádku nad označený úkol a můžeme vložit název. 21
Pokud chceme přiřadit úkol pod souhrnný úkol, můžeme to provést ikonou, klávesou Ctrl + (pokud je kurzor na id úkolu) nebo kliknutím pravým tlačítek na úkol a volbou Zvýšit úroveň (Increase indent). Pokud chceme úkol odstranit ze souhrnného úkolu, můžeme to provést ikonou, klávesou Ctrl + (pokud je kurzor na id úkolu) nebo kliknutím pravým tlačítkem na úkol a volbou Snížit úroveň (Decrease indent). 22
4.3.7 Posun úkolů Pokud chceme vložený úkolu posunout dolů, můžeme to provést ikonou, klávesou Ctrl + (pokud je kurzor na id úkolu) nebo kliknutím pravým tlačítkem na úkol a volbou Posunout činnost dolu (Move task down). Pokud chceme vložený úkol posunout nahoru, můžeme to provést ikonou, klávesou Ctrl + (pokud je kurzor na id úkolu) nebo kliknutím pravým tlačítkem na úkol a volbou Posunout činnost nahoru (Move task up). Při posunu zůstanou zachovány vazby na ostatní úkoly. 4.3.8 Provedení výpočtu Po naplánování úkolů se ikonou Výpočet (Calculate) spustí výpočet, kdy dojde k posunu (srovnání) úkolů podle zadaných vazeb, vyrovnání zdrojů, nalezení kritické cesty a vložení projektového nárazníku. Po výpočtu lze posunout začátek (při plánování ASAP) nebo konec (při plánování ALAP) projektu na požadované datum zapsáním do pole Datum startu/konce (Start/Finish date). Ikonou Zrušit výpočet (Cancel calculation)se odstraní vyrovnání zdrojů, kritická cesta a projektový nárazník, srovnání podle vazeb zůstane zachováno. 23
I pokud je již proveden výpočet lze provádět v projektu změny, ale musí se po změně provést výpočet znovu, aby došlo ke správnému zohlednění vazeb a vyrovnání zdrojů. 4.3.9 Uzavření plánování Po naplánování úkolů a provedení výpočtu kritické cesty a projektového nárazníku se ikonou plánování (Close planning) uzavře plánovací fáze. POZOR - po této akci již nelze provádět změny plánovaných hodnot úkolů. Uzavřít Po uzavření plánovací fáze dojde k vygenerování prognózovaných hodnot úkolů a k přepnutí pohledu v levé části na prognózované hodnoty Prognózovaná doba (Remaining duration), Prognózované zahájení (Scheduled start), Prognózované dokončení (Scheduled finish). V pravé části se zobrazí graficky prognózované hodnoty. V levé části se zobrazí prognózované hodnoty, přepnout na plánované hodnoty lze ikonou. Ikona přepne zpět na prognózované hodnoty. Obě volby mohou zobrazovat definované údaje, které lze ovlivnit pravým tlačítkem myši na názvech sloupců. V ganttově diagramu se také graficky vyznačí datum stavu svislou červenou čárou. Pokud byl projekt již aktualizován a je potřeba doplnit nějaký úkol, je zde možnost otevřít plánovací fázi ikonou Otevření plánování (Open planning), provést úpravy a plánovací fázi zase uzavřít. Prognózované hodnoty u stávajících úkolů zůstanou zachovány. 24
4.4 Aktualizace projektů Po uzavření plánování nadchází fáze aktualizace projektu. Tuto aktualizaci provádí projektový manažer podle skutečného stavu jednotlivých úkolů nahlášených zdroji k určenému dni, který nastaví v položce Datum stavu (Status date). Pokud je datum stavu nižší než aktuální den, zvýrazní se pole červenou barvou. K jednotlivým úkolům se zadává hodnota kolik zbývá času k dokončení úkolu. Zadávat lze libovolnou hodnotu do sloupce Prognózovaná doba (Remaining duration) ve formátu: 4m (minuty) 4h (hodiny) 4d (dny) Pokud zadáme délku 0, označí se úkol jako splněný. V případě, že pravděpodobně dojde ke změně doby trvání úkolů plánovaných v budoucnosti, doporučujeme aktualizovat i nezapočaté úkoly. Po každém zapsání aktuálního stavu dojde k automatickému přepočtení prognózovaných hodnot v ganttově diagramu. Pokud dojde k posunu prognózovaného dokončení projektu za plánované datum dokončení (včetně projektového nárazníku), zobrazí se v přehledu projektů hodnoty zdržení ve dnech červeným písmem. V případě předčasného dokončení projektu je zobrazena hodnota zeleným písmem. 25
4.5 Uzavření projektu Po skončení všech plánovaných úkolů (nebo kdykoli v průběhu projektu) stačí na kartě projektu zaškrtnout položku Uzavřít projekt (Close project) a tím dojde k uzavření projektu. U uzavřeného projektu již není možné provádět změny v projektovém plánu. 26
5. Reporty Stisk ikony v seznamu projektů vytvoří soubor ve formátu PDF a pro jeho zobrazení je nutné mít nainstalován prohlížeč PDF souborů ze stránek http://get.adobe.com/reader/. 5.1 Report projektu V reportu se v první sekci zobrazují základní údaje o projektu. V druhé části jsou informace o aktuálním stavu projektu. V třetí části jsou uvedeny finančních údaje, vypočtené na základě sazeb zadaných u zdrojů přiřazených k úkolům. Dále je uveden popis projektu a seznam úkolů zadaných v projektu. 27