STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA A STŘEDNÍ ODBORNÉ UČILIŠTĚ NERATOVICE Školní 664, 277 11 Neratovice, tel.: 315 682 314, IČO: 683 834 95, IZO: 110 450 639 Ředitelství školy: Spojovací 632, 277 11 Neratovice tel.: 315 663 115, fax 315 684145, e-mail: mhrejsova@sosa sou.cz, www.sosa souneratovice.cz Registrační číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0185 Název projektu: Moderní škola 21. století Zařazení materiálu: Šablona: III/2 Stupeň a typ vzdělávání: střední odborné Vzdělávací oblast: vzdělávání v inf. a kom. technologiích Vyučovací předmět: inf. a kom. technologie Vzdělávací obor: žáci SOU všechny obory Tematický okruh: Využití ICT pro praktické aplikace Sada: 1 Číslo DUM: 4 Ověření materiálu ve výuce: Datum ověření: Ročník: Ověřující učitel: 14.12.2012 třetí Ing. Helena Holcová
STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA A STŘEDNÍ ODBORNÉ UČILIŠTĚ NERATOVICE Školní 664, 277 11 Neratovice, tel.: 315 682 314, IČO: 683 834 95, IZO: 110 450 639 Ředitelství školy: Spojovací 632, 277 11 Neratovice tel.: 315 663 115, fax 315 684145, e-mail: mhrejsova@sosa sou.cz, www.sosa souneratovice.cz Název listu: Jméno autora: Anotace: Hromadná korespondence Jan Krejza Ukázky možností programu Microsoft Word při práci s hromadnou korespondencí. Základy práce se zdrojem dat pro vytvoření hromadné korespondence. Klíčová slova: Klíčové kompetence: Přesahy a vazby: Microsoft Word, hromadná korespondence, databáze, dopis, obálka, adresa, štítek Dokáže pracovat s běžným programovým vybavením počítače a učí se poznávat a používat některé jeho složitější funkce. Aplikační software Microsoft Office Word Organizace (čas, velikost skupiny, prostorová organizace): 40 min, třída žáků včetně žáků se specifickými vzdělávacími potřebami, PC s OS Windows Cílová skupina: Použitá literatura, zdroje: Žák, věková skupina 15 19 let Autorem materiálu a všech jeho částí je Jan Krejza. Velikost: 997kB
Obsah Úvod... 4 Základem jsou data... 4 Korespondence... 4 Úlohy... 6 Řešení... 6 Úloha 1... 6 Úloha 2... 7
Úvod Program Microsoft Word je pokročilý textový editor, který dnes už neslouží jen ke psaní, avšak slouží k tvorbě a úpravě dokumentů, které mohou obsahovat nejrůznější informace. Jedním z šikovných nástrojů programu MS Word je možnost tvorby hromadné korespondence, obálek pro hromadnou korespondenci nebo hromadných štítků. V případě, že máme v úmyslu vytvořit množství stejných dokumentů, v kterých se mění pouze některé slovo nebo slova, je výhodné pochopit a správně použít možnosti hromadné tvorby dokumentů. V tomto výukovém materiálu si ukážeme jeden příklad a procvičíme tvorbu na dvou úlohách. Základem jsou data Základním prvkem pro vytvoření hromadného dokumentu je databáze, tedy seznam dat, která budeme v dokumentu měnit. Pro naše potřeby se jako nejjednodušší jeví databáze vytvořená v programu MS Excel, tedy v tabulkovém procesoru. Můžeme využívat i databáze typu MS Access a další. Při tvorbě databáze si dáme záležet na tvorbě záhlaví, abychom data roztřídili náležitě do jednotlivých kategorií. Vše je dobré dělat s ohledem na předem správně rozvrženou práci. Samotné vytvoření hromadné korespondence bude tím jednodušší, čím více si dáme z áležet na přípravě dat. Korespondence V našem příkladu vytvoříme jednoduchý vzor dopisu, v kterém budeme zvát spolužáky na třídní sraz. Jako databázi můžeme použít data v Příloze 1 na konci tohoto dokumentu. Přiloženou tabulku lze snadno překopírovat do MS Excel a uložit. Naším cílem bude vytvoření náhledu dopisu, který bude místo adresy obsahovat jméno a text narozen/a: datum narození, přičemž datum narození bude opět z našeho seznamu. V programu MS Word otevřeme nový dokument a klikneme v menu na záložku Korespondence. Spustíme průvodce Spustit hromadnou korespondenci Podrobný průvodce hromadnou korespondencí a budeme postupovat podle průvodce, který se spustí v pravé části okna.
V nabídce vybereme typ dokumentu Dopis a přejdeme na další krok stisknutím odkazu Další: Počáteční dokument. Můžeme vybrat nějakou šablonu nebo již dříve vytvořený dokument. V našem případě ponecháme Použít aktuální dokument. Kliknutím na další přejdeme k výběru seznamu. Stiskneme odkaz procházet a přejdeme k vyhledání dokumentu MS Excel, do kterého jsme si uložili naši databázi (Příloha 1). Pokud má soubor více listů, vybereme v nabídce list MS Excel, který obsahuje naše data, která můžeme v dalším okně protřídit, je-li to nutné. Potvrzením výběru seznamu a kliknutím na další přejdeme k tvorbě automatického dopisu. Vybereme Řádek s pozdravem a nastavíme pozdrav tak, aby se v náhledu zobrazovalo pouze jméno. Po potvrzení se v dokumentu objeví <<Řádek s pozdravem>> na místě, kde budeme v dokumentu požadovat vypsání jednotlivých jmen. K vložení řádku s datem narození použijeme odkaz Další položky. V otevřeném dialogovém okně vybereme databázové pole, které chceme vložit (narozen) a stiskneme Vložit. Dialogové okno uzavřeme a před pole <<narozen>> napíšeme Narozen/a:. Tím máme připravenou tu část dopisu, která se bude měnit, a nyní můžeme napsat samotný text dopisu. Po dokončení kliknutím na tlačítko Další: Zobrazit náhled dopisů vidíme již hotovou podobu stránky. Mezi jednotlivým stránkami lze listovat a zkontrolovat tak správné vložení databázových polí. Po dokončení hromadné korespondence můžeme dopisy tisknout nebo upravit, to znamená vytvořit jeden dokument, který bude obsahovat počet stránek odpovídající počtu jmen. Jednotlivé listy tak lze upravit v případě potřeby.
Úlohy a) Pomocí hromadné korespondence vytvořte obálky s adresami a zpáteční adresou b) Vytvořte štítky (jmenovky) se jménem a městem (viz vzor) Řešení Úloha 1 Nový dokument, v menu Korespondence. Spustit hromadnou korespondenci Podrobný průvodce hromadnou korespondencí V pravém sloupci vybrat Obálky Další Možnosti obálky vybrat obálku dle rozměrů, např. C6 klasická obálka Pomocí zobrazení skrytých znaků odhalíme, že obálka má předpřipravené odstavce pro zapsání zpáteční adresy vlevo nahoře a adresy příjemce ve spodní části dopisu. Polohu adresy lze upravit pomocí zarážek na pravítku, apod. Zapíšeme zpáteční adresu. Klikneme do hlavní adresy příjemce a v průvodci hromadné
korespondence se proklikáme k výběru zdroje dat. Pro vložení dat pak vybereme Blok adresy. Zkontrolujeme správný formát adresy a v případě potřeby nastavíme položky pomocí tlačítka Shoda polí Úloha 2 Po potvrzení máme hotovou obálku a můžeme obálky hromadně vytisknout. Nový dokument, v menu Korespondence. Spustit hromadnou korespondenci Podrobný průvodce hromadnou korespondencí V pravém sloupci vybrat Štítky Další Možnosti štítku vybereme rozvržení stránky s nepřeberného množství předvoleb. Pro naše účely zvolíme 30 štítků na stránku tak, aby štítek byl na šířku. Viz obrázek. Vybereme zdroje dat dokument Excel a přejdeme na Uspořádat štítky
V prvním štítku nastavíme požadovaný vzhled štítku. Kliknutím na Další položky vybereme požadované položky (jméno, město) a na štítku je upravíme dle potřeby. Můžeme změnit i velikost a typ písma, atd. Jakmile jsme s celkovým vzhledem jednoho štítku hotovi, stiskneme tlačítko Aktualizovat všechny štítky. Kliknutí na Další můžeme přejít k prohlížení hotových štítků a jejich tisku nebo úpravě.
Příloha 1 Data pro hromadnou korespondenci Jméno Adresa Město PSČ narozen zaplatil Iva Vébrová K Lesu 23 Kadaň 432 01 1. 4. 1991 Jan Koloděj Ve Dvorcích 11 Kolinec 341 42 1. 8. 1990 a Prokop Buben Na Klotylce 9 Pikárec 592 53 2. 6. 1990 Antonín Panák Chotětova 7 Lhota 2 394 70 3. 12. 1991 a Ivo Nejezrohlík V oužinách 3 Králův Dvůr 267 01 9. 3. 1990 Cyril Flinta Nad Skalinami 89 Aš 352 01 11. 11. 1990 Jindřich Veselý Krocanova 789 Praha 110 00 12.3.1991 a Marek Žito Romantické nám. 3 Nymburk 288 02 13.10.1992 Ferenc Minulista Hebká 7 Nové Město p. S. 463 65 14. 4. 1991 Michal Výveg Hrubá 9 Mýto 338 05 14. 7. 1992 a Dan Kovář Mládežnická 876 Troskovice 512 63 16. 5. 1990 a Josefie Autcajdrová Slintalova 54 Golčův Jeníkov 582 82 17. 3. 1992 a Van de Hong Ke Kozomínu 909 Eš 395 01 19. 7. 1990 a Radek Páčil Souběžná 65 Teplice 415 01 21. 3. 1990 a Igor Hangár Náhrobní 43 Most 434 01 23. 5. 1992 a František Habaděj J.K.Tyla 1 Jirkov 431 11 23.7.1991 Jana Smutná Na Kajmance 867 Zlín 760 01 24.6.1992 David Rád U Lihovaru 34 Přerov 750 02 24.8.1990 Uršula Westminstrová U závor 2 Moravské Budějovice 676 02 27.9.1992 Metoděj Skočdopole V úvoze 23 Vlkov 391 81 29.4.1992 a Pavel Ratmír Měsíční 76 Perštejn 431 63 30.1.1990 a Ralf Gunter Nám. V.Hvězdy 34 Valdice 507 11 30.11.1992 Petr Vobořil V pekle 1 Onen Svět 339 01 31.3.1992 a