Druh dokumentu: POKYN PŘEDSEDY Účinnost od: Verze č.: Počet stran: Strana č.: 3. 1. 2014 4.0 9 1 Číslo výtisku: 1 Číslo kopie: Datum: Garant: Funkce: Podpis: 2. 1. 2014 Zuzana Škochová personalista Datum: Ověřil: Funkce: Podpis: 2. 1. 2014 JUDr. Zdeněk Čáp ředitel legislativně-právního odboru Datum: Schválil: Funkce: Podpis: 3. 1. 2014 JUDr. Rostislav Dvořák předseda Změna č.1: datum Garant: Ověřil Schválil: Změna č.2: datum Garant: Ověřil Schválil:
3. 1. 2014 3. 1. 2014 4.0 9 2 OBSAH: Část I ZKRATKY A POJMY... 4 1.1 Zkratky... 4 1.2 Pojmy... 4 Část II ÚČEL... 4 Část III ZÁVAZNOST... 4 Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE... 4 4.1 Právní předpisy... 4 4.2 Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty... 4 4.3 Přílohy... 4 4.4 Související šablony a formuláře... 5 Část V ZÍSKÁVÁNÍ A VÝBĚR NOVÝCH ZAMĚSTNANCŮ... 5 5.1 Personální plánování... 5 5.2 Analýza a tvorba popisu pracovní funkce... 5 5.3 Obsazování pracovních funkcí... 6 5.4 Výběr nového zaměstnance - výběrové řízení... 6 5.5 Přijímání zaměstnanců... 6 5.6 Zkušební doba a adaptační proces... 7 Část VI VZDĚLÁVÁNÍ A VÝCVIK ZAMĚSTNANCŮ... 7 6.1 Plánování a požadavky na vzdělání... 7 6.2 Výběr dodavatelů v oblasti vzdělávacích služeb... 7 6.3 Vyhodnocení školení... 7 Část VII HODNOCENÍ ZAMĚSTNANCŮ... 8 7.1 Pravidelné hodnocení... 8 7.2 Průběžné hodnocení... 9 Část VIII SKONČENÍ PRACOVNÍHO POMĚRU... 9 8.1 Skončení pracovního poměru... 9
3. 1. 2014 3. 1. 2014 4.0 9 3 Číslo změny ZMĚNY V TEXTU Změny v textu Nahrazuje se (odstraněno) Vloženo Kapitola, bod Strana Kapitola, bod Strana Komentář
3. 1. 2014 3. 1. 2014 4.0 9 4 Část I ZKRATKY A POJMY 1.1 Zkratky svaz předseda generální ředitel personalista Svaz českých a moravských výrobních družstev předseda Svazu českých a moravských výrobních družstev generální ředitel Svazu českých a moravských výrobních družstev zaměstnanec v rámci sekretariátu SČMVD 1.2 Pojmy adaptační proces útvar vedení vedoucí útvaru zaměstnanec mzdová účtárna proces, při kterém dochází k zapracování, příp. zaučení a zaškolení zaměstnance nezbytnému pro řádný výkon pracovní funkce organizační jednotka v rámci vnitřní organizace svazu zaměstnanci zastávající funkce: předseda, vedoucí útvaru vedoucí zaměstnanec, který řídí činnost daného útvaru fyzická osoba, která je v pracovněprávním vztahu ke svazu externí dodavatel služeb zpracování mzdové agendy Část II ÚČEL Tento pokyn předsedy specifikuje personální procesy ve svazu. Část III ZÁVAZNOST Tento pokyn předsedy je závazný pro personalistu, vedoucí útvarů a předsedu. V dalších návaznostech je závazný pro všechny zaměstnance. Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE 4.1 Právní předpisy zákoník práce nařízení vlády, kterým se provádí zákoník práce zákon o zaměstnanosti 4.2 Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty NP-02 Organizační řád NP-12 Mzdový řád PT-03 Realizace vzdělávacích akcí PT-08 Vnitřní hospodaření 4.3 Přílohy PR-/01 PR-/02 PR-/03 Funkční schéma svazu Seznam záznamů k Stanovení a prokazování kvalifikačních požadavků - cizí jazyky
3. 1. 2014 3. 1. 2014 4.0 9 5 4.4 Související šablony a formuláře SF-/01 SF-/02 SF-/03 SF-/04 SF-/05 SF-/06 Popis pracovní funkce Analýza nové pracovní činnosti Plán adaptačního procesu Hodnocení školení Hodnocení zaměstnance Výstupní list Část V ZÍSKÁVÁNÍ A VÝBĚR NOVÝCH ZAMĚSTNANCŮ 5.1 Personální plánování 5.1.1 V oblasti personální politiky svazu zpracovává personalista ve spolupráci s vedoucími útvarů na každý kalendářní rok na základě funkčního schématu (viz PR-/01) návrh personálního plánu svazu. Návrh personálního plánu, spolu s případným návrhem na úpravu funkčního schématu, předkládá personalista do 31. října předcházejícího kalendářního roku předsedovi ke schválení. Příslušné podklady předávají vedoucí útvarů personalistovi do 30. září příslušného roku. 5.1.2 Personální plán obsahuje: a) počet pracovních funkcí jednotlivých útvarů svazu, b) požadavky na vzdělávání zaměstnanců s tím, že výchozím podkladem je hodnocení zaměstnance, c) vymezení činností, které je účelné zajistit jinými osobami včetně rozsahu těchto činností. 5.1.3 V průběhu roku sleduje plnění personálního plánu personalista na základě informací od vedoucích útvarů a podle potřeby navrhuje předsedovi aktualizace. 5.2 Analýza a tvorba popisu pracovní funkce 5.2.1 V souvislosti s přípravou ročního plánu nebo jeho aktualizací dává personalista podnět k revizi již stávajících popisů pracovních funkcí vedoucím útvarů, kteří přezkoumají aktuálnost uváděných činností, možnost seskupení činností do jedné pracovní funkce, případně rozšíření pracovní funkce o další činnosti. 5.2.2 Vedoucí útvaru v rámci hodnocení podřízených zaměstnanců zjišťuje vhodnost a přiměřenost členění činností v rámci pracovních funkcí. 5.2.3 V případě potřeby zajišťování nové pracovní činnosti, pro kterou není vytvořena odpovídající pracovní funkce, provede vedoucí útvaru ve spolupráci s personalistou analýzu této nové pracovní činnosti a způsobu jejího zabezpečení (viz SF-/02). Na základě provedené analýzy vedoucí útvaru navrhne: a) úpravu popisu stávajících pracovních funkcí, a/nebo b) vytvoření nové pracovní funkce, a/nebo c) zajištění pracovní činnosti jinou osobou v případě, že vytvoření nové pracovní funkce není účelné. Způsob zabezpečení nové pracovní činnosti schvaluje předseda. 5.2.4 V případě vytvoření nové pracovní funkce navrhne vedoucí útvaru na základě provedené analýzy popis pracovní funkce (viz SF-/01) a stanoví kvalifikační požadavky pro tuto novou pracovní funkci. Při sestavování popisu pracovní funkce vedoucí útvaru rovněž přesně definuje rozsah oprávnění podepisovat za svaz ve vazbě na novou funkci. Personalista provede kontrolu předloženého návrhu a v případě nedostatků tento vrátí vedoucímu útvaru k doplnění.
3. 1. 2014 3. 1. 2014 4.0 9 6 5.2.5 Zpracovaný návrh popisu pracovní funkce projedná personalista s předsedou a po jeho schválení provede změnu funkčního schématu. 5.2.6 Týká-li se vytvoření nové pracovní funkce vedoucího útvaru, vykonává činnosti uvedené v bodech 5.2.2 až 5.2.4 ve spolupráci s personalistou a generálním ředitelem předseda. 5.3 Obsazování pracovních funkcí 5.3.1 Pracovní funkce vedoucích útvarů by měly být přednostně obsazovány z vnitřních zdrojů. 5.3.2 V případě potřeby přijetí nového zaměstnance rozhodne předseda o způsobu jeho vyhledání a výběru. 5.3.3 Kvalifikační požadavky na zaměstnance vycházejí z popisu pracovní funkce a jsou vázané na stanovení odpovědností a pravomocí k vykonávání činností pro jednotlivé pracovní funkce. Za zpracování popisu pracovních funkcí v rámci útvaru odpovídá jeho vedoucí. 5.4 Výběr nového zaměstnance - výběrové řízení 5.4.1 Ve výběrovém řízení se postupuje takto: a) všechny příchozí žádosti, resp. strukturované životopisy, eviduje personalista, o průběhu výběrového řízení personalista 1x týdně informuje vedoucího útvaru a předsedu, b) výběrové řízení má obvykle 3 kola: 1. kolo personalista ve spolupráci s vedoucím útvaru vybere vhodné kandidáty dle strukturovaných životopisů a vybrané pozve k osobnímu pohovoru, 2. kolo personalista provede s vybranými kandidáty první pohovor, kde je seznámí s popisem pracovní funkce, podá jim základní informace o svazu a ověří podle předložených dokladů splnění předpokladů a požadavků pro pracovní funkci včetně požadavku znalosti cizího jazyka, je-li stanoven (viz PR-/03); následně vedoucí útvaru vede s kandidátem pohovor na odborné téma, 3. kolo vedoucí útvaru a personalista vyhodnotí průběh výběrového řízení a vyhodnocení předloží spolu s návrhem na ukončení výběrového řízení k rozhodnutí předsedovi. 5.4.2 Výběr nového zaměstnance do pracovní funkce vedoucího útvaru a činnosti s tím spojené ve 2. a 3. kole výběrového řízení provádí předseda v součinnosti s generálním ředitelem. 5.5 Přijímání zaměstnanců 5.5.1 V návaznosti na výsledek výběrového řízení předloží vedoucí útvaru personalistovi formou vnitřního sdělení, a to nejpozději 5 dnů před nástupem zaměstnance do pracovního poměru podklady potřebné pro přípravu pracovní smlouvy. 5.5.2 V den nástupu vedoucí útvaru: a) zpracuje a projedná s novým zaměstnancem plán adaptačního procesu (viz SF-/03), jehož kopii předá personalistovi, b) nového zaměstnance představí zaměstnancům útvaru. 5.5.3 V den nástupu personalista: a) převezme od zaměstnance všechny doklady potřebné pro plnění povinností zaměstnavatele vyplývajících z právních předpisů, b) vytvoří osobní složku nového zaměstnance, c) představí nového zaměstnance zaměstnancům ostatních útvarů, d) nahlásí příslušným zaměstnancům jméno a příjmení, případně další potřebné údaje, přijatého zaměstnance za účelem jeho zařazení do telefonního seznamu, vytvoření jmenovek apod.
3. 1. 2014 3. 1. 2014 4.0 9 7 5.6 Zkušební doba a adaptační proces 5.6.1 Adaptační proces je zahajován v den nástupu zaměstnance a jeho základní část probíhá shodně se zkušební dobou. Účelem základní části adaptačního procesu je seznámit nového zaměstnance se systémem managementu kvality a řádně využít zkušební doby k ověření schopností nového zaměstnance vykonávat jemu svěřenou funkci. 5.6.2 Vedoucí útvaru zaměstnanci stanoví konkrétní úkoly a termíny jejich plnění, které budou součástí vyhodnocení adaptačního procesu. Vedoucí útvaru pravidelně měsíčně písemně předkládá personalistovi přehled o plnění úkolů definovaných v plánu adaptačního procesu. Vyhodnocení průběhu adaptačního procesu předá vedoucí útvaru personalistovi nejpozději 14 dnů před skončením zkušební doby. 5.6.3 Vedoucí útvaru v průběhu zkušební doby sleduje plnění povinností v rámci základní části adaptačního procesu. 5.6.4 Před skončením zkušební doby vedoucí útvaru: a) projedná s personalistou návrh dalšího postupu, který předloží předsedovi, b) stanoví úkoly pro další část adaptačního procesu, v případě ukončení adaptačního procesu ve zkušební době navrhne pracovní, popř. i rozvojové cíle pro zaměstnance, c) seznámí zaměstnance s hodnocením jeho práce v průběhu zkušební doby z pohledu zaměstnavatele a se stanovenými úkoly pro další období, d) projedná se zaměstnancem hodnocení zkušební doby z pohledu zaměstnance. 5.6.5 Týká-li se adaptační proces vedoucího útvaru, vykonává vůči němu činnosti související s adaptačním procesem (které jinak vůči zaměstnanci vykonává vedoucí útvaru) předseda v součinnosti s generálním ředitelem. Část VI VZDĚLÁVÁNÍ A VÝCVIK ZAMĚSTNANCŮ 6.1 Plánování a požadavky na vzdělání 6.1.1 Plán vzdělávání je součástí personálního plánu (viz kapitola 5.1). 6.1.2 Požadavky na vzdělávání zaměstnanců vycházejí především z: a) povinností vyplývajících ze zákona, b) požadavků na výkon jednotlivých pracovních funkcí, c) pravidelného hodnocení zaměstnanců, d) potřeb jednotlivých útvarů, e) vlastní potřeby a iniciativy zaměstnanců s tím, že podmínkou je souhlas vedoucího útvaru. 6.1.3 Vedoucí útvaru projedná se zaměstnancem případné potřeby vzdělávání; ve vztahu k vedoucím útvarů provádí tuto činnost předseda v součinnosti s generálním ředitelem. 6.2 Výběr dodavatelů v oblasti vzdělávacích služeb Výběr dodavatelů v oblasti vzdělávacích služeb a jejich hodnocení provádí vedoucí útvaru v souladu s PT-08 Vnitřní hospodaření. 6.3 Vyhodnocení školení 6.3.1 Po absolvování školení provede zaměstnanec nejpozději k poslednímu kalendářnímu dni příslušného kalendářního měsíce jeho zhodnocení (viz SF-/04), které předá svému přímému nadřízenému k podpisu a poté personalistovi ke zveřejní na intranetu svazu.
3. 1. 2014 3. 1. 2014 4.0 9 8 6.3.2 Hodnocení školení (vzdělávacích akcí) pořádaných svazem není zaměstnanci prováděno formou dle bodu 6.3.1; hodnocení těchto školení je prováděno způsobem uvedeným v PT-03 Realizace vzdělávacích akcí. Garant vzdělávací akce je povinen nejpozději k poslednímu kalendářnímu dni příslušného kalendářního měsíce předat personalistovi informace o účasti zaměstnanců. 6.3.3 Absolvovaná školení zaznamenává personalista do osobní karty zaměstnance. 6.3.4 Po absolvování školení zaměstnanec současně vhodným způsobem stručně prezentuje poznatky ze školení. 6.3.5 Na konci hodnoceného období každý vedoucí útvaru obdrží od personalisty seznam absolvovaných vzdělávacích akcí každého zaměstnance jako podklad pro hodnocení uplynulého období. 6.3.6 V rámci hodnocení rozvojových cílů zhodnotí příslušný vedoucí útvaru jejich plnění a zaznamená výsledek do tabulky hodnocení. 6.3.7 Studijní materiály získané na daných školeních/seminářích či vzdělávacích akcích se uchovávají na jednotlivých útvarech. Účastník školení vždy informuje vedoucího útvaru jaké dostal materiály ze školení a společně rozhodnou o způsobu dalšího využití v rámci svazu. Část VII HODNOCENÍ ZAMĚSTNANCŮ 7.1 Pravidelné hodnocení 7.1.1 Základní principy: a) po zkušební době stanoví nadřízený spolu s novým zaměstnancem cíle, které by měl splnit do termínu pravidelného hodnocení, b) základem celého procesu hodnocení je sebehodnocení zaměstnancem samotným a vyjádření se k možnostem zlepšení své práce, pracovního prostředí, komunikace s nadřízenými a s návrhy na další osobní rozvoj, c) při hodnotícím rozhovoru zhodnotí zaměstnanec svou činnost podle hodnotících kritérií a splnění cílů a představí své návrhy cílů na další rok, poté své návrhy hodnocení a cílů představí nadřízený. 7.1.2 Termíny: a) hodnocení probíhá 2 x ročně, a to vždy v lednu a červenci, b) hodnocení zaměstnanců přijatých na dobu určitou jednoho kalendářního roku se provádí k 31. říjnu příslušného roku, c) termín hodnotícího rozhovoru oznámí nadřízený každému svému podřízenému zaměstnanci cca 14 dnů předem. 7.1.3 Zaměření: a) plnění popisu pracovní funkce, b) plnění zadaných úkolů termíny a kvalita, c) pracovní chování týmová práce a rozvoj, d) plnění pracovních a rozvojových cílů z předešlého období. 7.1.4 Výstup: a) hodnotitel a hodnocený společně ohodnotí výsledky formálně ve formě tabulky hodnocení (viz SF-/05) a shodnou se na cílech pracovních i rozvojových na další období, b) stanovené cíle lze během doby změnit po dohodě zaměstnance s nadřízeným,
3. 1. 2014 3. 1. 2014 4.0 9 9 c) výsledky hodnocení ve formě tabulky hodnocení a tabulky osobních cílů, které musí být podepsány oběma účastníky hodnotícího rozhovoru, předají hodnotitelé personalistovi, záznam o hodnocení se zakládá do osobní složky zaměstnance, d) hodnotitelé mohou do oficiálního hodnocení vkládat i krátkodobější cíle, po jejichž splnění může následovat ohodnocení mimořádnou odměnou a nastavení nového cíle, e) v případě nedostačujících výsledků může hodnocení sloužit jako podklad k dalšímu opatření. 7.2 Průběžné hodnocení 7.2.1 Základní principy: a) průběžné hodnocení pracovního výkonu (odbornost, profesionalita, kvalita a včasnost), způsob chování (samostatnost, iniciativa, přístup k týmové práci, předávání zkušeností) zaměstnanců je základní povinností vedoucích útvarů, b) vedoucí útvarů mohou navrhovat předsedovi udělení mimořádné odměny za mimořádně kvalitně, rychle, iniciativně atd. dokončený úkol, c) průběžné hodnocení vedoucích útvarů provádí předseda v součinnosti s generálním ředitelem. 7.2.2 Výstup: a) pro udělení mimořádné odměny zpracuje vedoucí útvaru písemný podklad, ze kterého bude jednoznačně plynout komu, za jakou činnost a v jaké výši má být odměna vyplacena a předá jej generálnímu řediteli, který tento návrh předá spolu se svým vyjádřením předsedovi ke konečnému rozhodnutí, b) v případě, že předseda udělí mimořádnou odměnu zaměstnanci, který není jeho přímým podřízeným, informuje vedoucího útvaru a generálního ředitele o udělení mimořádné odměny, c) sekretariát SČMVD předá podklad pro udělení mimořádné odměny mzdové účtárně a kopii založí do evidence mimořádných odměn, kterou sekretariát SČMVD vede. Část VIII SKONČENÍ PRACOVNÍHO POMĚRU 8.1 Skončení pracovního poměru 8.1.1 Skončení pracovního poměru se řídí příslušnými ustanoveními zákoníku práce. 8.1.2 Personalista informuje mzdovou účtárnu o skončení pracovního poměru zaměstnance. 8.1.3 Před skončením pracovního poměru určí vedoucí útvaru postup při předání funkce. 8.1.4 Při skončení pracovního poměru je personalistou vystaven výstupní list (SF-/06), na kterém je odpovědnými osobami a zaměstnancem potvrzeno vyrovnání závazků zaměstnance a svazu; výstupní list je uložen v osobním spisu zaměstnance.