Spisová služba Nastavení po instalaci
Nastavení spisové služby Základní parametry Uživatelé, pracovní místa a práva Certifikáty systémové (podpisové, komerční) Časové razítko Datová schránka E-mailové účty Časové období Režim přidělování čísel jednacích Maska čísel jednacích Spisový plán Parametry transakčního protokolu Parametry podatelny/výpravny ALIS-PDF Czech POINT Konverze z moci úřední Napojení modulů KEO-X na SSL KEO4 ALIS spol. s r. o.; Mariánská 538, 473 01 Česká Lípa; tel. 487 824 800 2
Nastavení spisové služby bez převodu dat Nastavení základních parametrů označené se používá ve vstupních polích
Nastavení spisové služby bez převodu dat Nastavení uživatelů Organizační členění Zavedení Organizačních jednotek Zavedení pracovních míst Práva k pracovním místům ALIS spol. s r. o.; Mariánská 538, 473 01 Česká Lípa; tel. 487 824 800 4
Vložení systémových certifikátů jestliže jsou v organizaci používány Kvalifikovaný systémový certifikát (podepisování odchozích e-mailů) Komerční systémový certifikát (přihlášení k Datové schránce)
Časové razítko přístupové údaje pokud mají zakoupená vlastní časová razítka
Časové razítko - certifikát
Datová schránka Možnost vložit datovou schránku, lze použít 2 způsoby přihlášení buď jménem a heslem nebo přes systémový certifikát Po nastavení parametrů je možnost otestovat správnost nastavení.
E-mailové účty
E-mailové účty E-mailový účet musí být nastaven pro příjem i odesílání (posílání automatické odpovědi). Doporučujeme před prvním stažením e-mailů na Podatelnu vyprázdnit e-mailovou schránku od starších nepotřebných e-mailů, které nemají být evidovány ve spisové službě. KEO4 umožňuje odesílání elektronicky podepsaných e- mailů i s časovým razítkem. ALIS spol. s r. o.; Mariánská 538, 473 01 Česká Lípa; tel. 487 824 800 10
Společné parametry SSL
Zkratka označení původce Zkratka se používá pro zkratku původce u čísla jednacího a pro vytváření JID je povinná
Časové období Zkratka se doplňuje v masce čj Počáteční číslo do podacího deníku Nastavení začátku a konce období Možnost nastavit počáteční číslo dokumentu (pokud dochází k přechodu během roku a nedělá se převod dat), je možné měnit pouze v případě, že ještě nebyl žádný dokument v ssl vytvořen Další časové období se vytváří automaticky.
Režim přidělování čísel jednacích Sběrný arch lze použít pouze v případě, že se na podatelně automaticky nepřidělují čísla jednací a přiděluje je až referent.
Čísla jednací a čísla evidenční nastavení masky Nastavování masky zvlášť pro čísla jednací a evidenční. Číslo jednací obsahuje vždy pořadové číslo z podacího deníku. U čísla evidenčního lze zaškrtnout zda se bude s novým časovým obdobím nulovat či ne.
Masky čísel jednacích V základu čísla jednacího musí být: zkratka původce, Pořadové číslo dokumentu, časové období. Prefix a suffix: Je možné je uživatelsky editovat. Položky jako příjmení a zkratka příjmení, organizační jednotka a její zkratka se automaticky mění dle předávání jednotlivým referentům. Pro jednotlivé masky lze nastavit přístup.
Masky čísel evidenčních V základu čísla jednacího musí být alespoň: Pořadové číslo dokumentu, časové období. Prefix a suffix: Je možné je uživatelsky editovat. Položky jako příjmení a zkratka příjmení, organizační jednotka a její zkratka se automaticky mění dle předávání jednotlivým referentům. Pro jednotlivé masky lze nastavit přístup. Pokud se má číslo s novým obdobím nulovat, je třeba zaškrtnout vynulování čítače Pokud už je maska použita, nelze měnit čítač masky je třeba vytvořit novou masku a původní masku nahradit.
Spisový plán
Parametry transakčního protokolu Dle zadaných parametrů lze vytvářet každý den dokument, ve kterém je příloha obsahující všechny transakce, které se s dokumenty a dalšími entitami prováděly(nsees). Pokud uživatel nechce generovat dokumenty je třeba odškrtnout checkbox.
Parametry podatelny/výpravny Je třeba nastavit masku čj pro příjem dokumentů datovou schránku Jestliže bude organizace evidovat v ssl e-maily pak nastavte e-mailové účty může jich být více pro příjem (jeden musí být i pro odesílání) e-mailový účet pro odesílání
ALIS-PDF ALIS-PDF je třeba instalovat na každém klientu. ALIS-PDF lze naistalovat v rámci instalace KEO4. Dodatečně lze nahrát z instalačního DVD. Zkontrolovat, zda je v parametrech zaškrtnuta volba ALIS-PDF
Czech POINT Uživatel musí mít právo na CzechPOINT. Je třeba založit uživatele webových služeb typu Autentizace i autorizace (jméno a heslo je třeba k prvnímu přihlášení WS do KEO4). Pro CzechPOINT a KzMU lze použít téhož uživatele typu Autentizace a autorizace (Administrace Databáze Uživatelé a org. struktura Uživatelé webových služeb)
Czech POINT Nastavení společných parametrů: Možnost A V plespis.ini nastavit url webových služeb KEO4 pro CzechPOINT Př.: https://localhost:8443/keo4/ws/tenant/schema/czechpoint Možnost B V seznamu OVM správa dat doplnit url adresu, viz výše https://www.czechpoint.cz/as/login/default?uri=https%3a%2f%2fwww.czechpoint.cz%2fspravadat%2f&sta tus=ncoo Poté je třeba Založit uživatele webových služeb typu Autentizace i autorizace (Administrace Databáze Uživatelé a org. struktura Uživatelé webových služeb) Uživatel musí mít právo na CzechPOINT
Konverze z moci úřední Uživatel musí mít právo na KzMU. Je třeba založit uživatele webových služeb typu Autentizace i autorizace pokud už není založen pro CzechPOINT. (Administrace Databáze Uživatelé a org. struktura Uživatelé webových služeb) Pro snadnější přihlášení do KzMU lze uložit v parametrech přihlašovací jméno do CzechPOINTU. Postup pro zprovoznění je KzMU a CzechPOINTu na jednom počítači naleznete na nálevně v návodech
Instalace OpenOffice / LibreOffice Pro používání šablon je třeba nainstalovat OpenOffice nebo LibreOffice V nastavení musí být odškrtnuté S dokumentem načíst nastavení tiskárny Nástroje Volby Načítání/ukládání Obecné Načíst
Napojení modulů KEO-X na SSL KEO4 Postup najdete na Nálevně v dokumentu Napojení modulů KEO-X na SSL KEO4