Prezentační dovednosti Ing. Jaromír Procházka, Ing. Zdeněk Vokál Tento studijní text je určen pro potřeby účastníků projektu OPPA Další vzdělávání pedagogických pracovníků vyšších odborných škol v oblasti specifických kompetencí Registrační číslo projektu: CZ.2.17/3.1.00/30017 1
2
Autor textu: Ing. Jaromír Procházka (1. oddíl) Ing. Zdeněk Vokál (2. oddíl) Recenzent: Ing. Milan Johanis Jazyková korektura: Mgr. Ivana Mičínová Redakční úprava: Ing. Jaroslav Konůpek Vyšší odborná škola sociálně právní, Praha, 2012 ISBN 978 80 905109 5 1 Zadavatel projektu: Hlavní město Praha Mariánské nám. 2, 110 01 Praha 1 IČ: 00064581 Registrační číslo projektu: CZ.2.17/3.1.00/30017 3
OBSAH TÉMATA 1 A 2... 7 ÚVOD... 8 CO JE PREZENTACE... 8 OBSAH PREZENTACE A JEHO KVALITA... 8 1 PŘÍPRAVA PREZENTACE... 10 1.1 KREATIVITA A OMEZENÍ... 10 1.2 ZAČÍNEJTE BEZ POČÍTAČE!... 10 1.3 ZPOMALTE, ABYSTE UVIDĚLI... 10 1.4 POKLÁDEJTE SPRÁVNÉ OTÁZKY... 11 1.4.1 Špatné otázky... 11 1.4.2 Otázky, které bychom si měli položit... 11 1.4.3 O co jde? Proč na tom záleží?... 11 1.5 TŘI ČÁSTI PREZENTACE... 12 1.6 VÝHODY DOBRÉ PŘÍPRAVY... 12 1.7 JAK VYTVOŘIT PREZENTACI, KTEROU SI LIDÉ ZAPAMATUJÍ?... 12 1.8 PROCES PŘÍPRAVY PREZENTACE... 13 1.9 STEVE JOBS A BILL GATES... 14 1.10 RYBÍ PŘÍBĚH... 14 2 TVORBA DESIGN PREZENTACE... 15 2.1 POMĚR SIGNÁLU A ŠUMU... 15 2.2 LOGA, LOGA, LOGA... 17 2.3 KOLIK ODRÁŽEK NA SLAJD?... 17 2.4 EFEKT NADŘAZENOSTI OBRÁZKU... 17 2.5 BUĎTE VIZUÁLNÍ... 18 2.6 POUŽÍVEJTE JEN KVALITNÍ OBRÁZKY... 18 2.7 UVÁDĚJTE CITACE... 18 2.8 OBRÁZKY A TEXTY... 18 2.9 DŮLEŽITOST PRÁZDNÉHO PROSTORU... 18 2.10 ROVNOVÁHA V DESIGNU... 19 2.11 PRAVIDLO TŘETIN... 19 2.12 KONTRAST, OPAKOVÁNÍ POLOHA A BLÍZKOST... 20 3 EFEKTIVNÍ POUŽITÍ PROGRAMU POWERPOINT... 22 3.1 ZÁKLADNÍ STRUKTURA PROGRAMU POWERPOINT... 22 3.2 OBVYKLÉ PRACOVNÍ POSTUPY PŘI TVORBĚ PREZENTACE... 24 3.3 POZOR NA PÍSMA!... 25 3.4 PŘEDLOHA SNÍMKŮ... 25 3.5 HYPERTEXTOVÉ ODKAZY... 25 3.6 OBRÁZKY V PREZENTACI... 25 3.7 JEDNODUCHÉ ÚPRAVY OBRÁZKŮ... 26 3.8 SMART ARTS... 26 3.9 ANIMOVANÉ GIFY... 27 3.10 ZVUKY V PREZENTACI... 27 3.11 VIDEO V PREZENTACI... 28 3.12 JAK PŘEVEDU ZVUKY A VIDEA DO POTŘEBNÝCH FORMÁTŮ?... 29 3.13 PŘEVOD SOUBORŮ BEZ INSTALACE EXTERNÍCH PROGRAMŮ SERVER ZAMZAR... 30 3.14 ODDĚLENÍ ZVUKU OD VIDEA... 30 3.15 CO MUSÍM UDĚLAT PŘED SAMOTNOU PREZENTACÍ?... 31 4 ZÁVĚR... 33 5 DOPORUČENÁ LITERATURA... 34 4
TÉMATA 3 A 4... 35 ÚVOD... 36 1 DEFINICE A VÝZNAM PREZENTACE... 37 2 ROLE LEKTORA... 38 2.1 ZÁKLADNÍ SCHOPNOSTI, VLASTNOSTI, DOVEDNOSTI LEKTORA / PREZENTÁTORA... 38 2.2 JAK POSILOVAT LEKTORSKÉ DOVEDNOSTI... 39 3 VERBÁLNÍ A NEVERBÁLNÍ ASPEKTY VEŘEJNÉHO VYSTOUPENÍ... 40 3.1 VERBÁLNÍ ASPEKTY VEŘEJNÉHO VYSTOUPENÍ... 40 3.2 JAK MLUVÍME A NAŠE SLOVNÍ ZÁSOBA... 40 3.2.2 Další důležité verbální aspekty... 41 3.3 NEVERBÁLNÍ ASPEKTY VEŘEJNÉHO VYSTOUPENÍ... 44 3.3.1 Přednášející a neverbální aspekty... 44 3.3.2 Neverbální aspekty u publika / studijní skupiny... 45 4 JAK ÚSPĚŠNĚ ZVLÁDNOUT VEŘEJNÉ VYSTOUPENÍ... 47 4.1 ZÁKLADNÍ PŘEDPOKLADY ÚSPĚŠNÉ PREZENTACE... 47 4.2 PŘÍPRAVA PREZENTACE... 47 4.2.1 Formální příprava (analýza prostředí a cílové skupiny)... 47 4.2.2 Praktická příprava podklady a osobní příprava... 48 4.3 TĚSNĚ PŘED VYSTOUPENÍM... 49 4.3.1 Čemu se před vystoupením vyhnout... 50 4.4 BĚHEM PREZENTACE / VEŘEJNÉHO VYSTOUPENÍ... 51 4.4.1 Úvod / otevření prezentace... 51 4.4.2 Hlavní část prezentace... 51 4.4.3 Závěr prezentace... 52 4.4.4 Nezapomeňte... 52 4.4.5 Jak zvládnout dotazy a námitky studentů/posluchačů... 53 5 JAK ZVLÁDNOUT NERVOZITU A STRES... 54 5.1 POCTIVÁ A KOMPLEXNÍ PŘÍPRAVA... 54 5.2 PRÁCE S DECHEM... 54 5.2.1 Bensonova relaxační metoda... 54 5.3 SUCHO V ÚSTECH... 55 5.4 TŘES RUKOU... 55 5.5 DALŠÍ DOPORUČENÍ PRO ZVLÁDNUTÍ STRESU A NERVOZITY... 56 6 DOPORUČENÁ LITERATURA... 58 5
Úvodní slovo ke kurzu Kurz obsahuje čtyři tematické části: 1 Obsah prezentace a jeho kvalita (4 hod) 2 Použití programu PowerPoint a jiných multimediálních technik tak, aby zvýšily účinek prezentace (5 hod) 3 Verbální a neverbální aspekty veřejného vystoupení (4 hod) 4 Jak úspěšně zvládnout veřejné vystoupení (5 hod) Pro kvalitní prezentaci je nutné vyváženě zvládnout všechny uvedené oblasti. Realizace kurzu je rozdělena do dvou výukových bloků. Každý blok je veden samostatným lektorem. Jména a kontakty na lektory: Ing. Jaromír Procházka, jaromir.procházka@vossp.cz témata 1 a 2 Ing. Zdeněk Vokál, zdenek.vokal@vossp.cz témata 3 a 4 S ohledem na dva samostatné výukové bloky je příručka rovněž zpracována jako dvě samostatné části. 6
Témata 1 a 2 7
ÚVOD Co je prezentace Je to druh komunikace, kdy chceme druhému něco ukázat nebo mu předat určité poselství. Je mnoho druhů prezentací. V té nejjednodušší vystačíme s mluveným slovem, jindy můžeme použít tabuli nebo fix a papír nebo jen náčrt grafu. Můžeme ukazovat druhým fotografie z naší dovolené nebo chceme potěšit děti krásnými obrázky. V našem kurzu se zaměříme na vytvoření takové prezentace, ve které chceme u posluchačů studentů vyvolat o něco zájem, něco je naučit, o něčem je přesvědčit nebo získat jejich podporu pro náš záměr. Ukážeme si také, jak přitom využít multimediální prostředky tak, aby naši prezentaci podpořily a zesílily její účinek. Kurz je rozdělen do čtyř částí: 5 Obsah prezentace a jeho kvalita 6 Použití programu PowerPoint a jiných multimediálních technik tak, aby zvýšily účinek prezentace 7 Verbální a neverbální aspekty veřejného vystoupení 8 Jak úspěšně zvládnout veřejné vystoupení Pro kvalitní prezentaci je nutné vyváženě zvládnout všechny uvedené oblasti. Tato část skript je věnována prvním dvěma bodům kurzu. Tento kurz je určen pro využití ve školství. Proto je i po formální stránce postaven tak, že ti, kdo prezentují, budou vždy pedagogové nebo přednášející a publikum budou vždy studenti nebo posluchači. Pravidla a zkušenosti, uvedené v tomto kurzu, však čerpají jak z pedagogické, tak i z komerční sféry, a proto mohou být využity v obou sférách. Obsah prezentace a jeho kvalita (4 vyučovací hodiny) Úspěch či neúspěch prezentace závisí na mnoha faktorech. Jedním z nejdůležitějších je kvalita jejího obsahu. Mistr vizuální komunikace Edward Tufte říká: Prezentace v PowerPointu se bohužel často podobají školním hrám jsou příliš hlučné, plné laciných efektů, hodně pomalé a hloupoučké. Každý den jsou pomocí PowerPointu vytvořeny miliony prezentací. Většina z nich zůstává bezduchá a prázdná, něco, čím bude trpět jak přednášející pedagog, tak jeho posluchači studenti. Prezentace jsou většinou neefektivní. Není to ani proto, že by přednášejícím chyběla inteligence nebo kreativita. Je to tím, že mají špatné základy a nemají obecné znalosti toho, co vlastně dělá prezentaci dobrou a co ne. Typická špatná prezentace sestává ze spousty slajdů překypujících informacemi, které často dublují mluvené slovo přednášejícího, místo aby ho doplňovaly a podporovaly. Je plná standardních nadpisů, klipartů s donekonečna opakovanými odrážkami v nám dobře známém hierarchickém uspořádání. (Reynold, 2009) Je prokázáno, že člověk nedokáže věnovat pozornost mluvenému slovu a současně čtení velkého množství textů. Právě tohle je jedním z hlavních problémů špatných prezentací. Velmi často, aniž si tuto 8
skutečnost uvědomujeme, se snažíme naplnit své snímky velkým množstvím mnohdy drobných textů. To mluvené slovo nejen nepodporuje, ale tříští a v konečném důsledku prezentaci zcela znehodnotí, protože člověk ztrácí pozornost a nakonec i souvislosti a prezentace vyzní naprázdno k rozčarování jak autora, tak posluchače. Chceme li, aby naše prezentace byla úspěšná, musíme věnovat dostatečný čas a úsilí její přípravě a přitom dodržovat několik dnes již dobře známých zásad. Je neomluvitelné zdůvodňovat neúspěšnost prezentace nedostatkem času. V tom případě je lepší prezentaci vůbec nevytvářet a použít pouze mluveného slova. Každá prezentace je jiná. Ale chcete-li komunikovat jasněji, srozumitelněji, výstižněji a přitažlivěji, pak musíte v každé chvíli dodržovat základní společné principy: zdrženlivost, jednoduchost a přirozenost. Zdrženlivost při přípravě prezentace. Jednoduchost při návrhu prezentace. A přirozenost při jejím podání. Daniel Pink ve svém bestselleru A Whole New Mind (Pink, 2006) mluví o šesti smyslech vlastnostech pravé poloviny mozku, které jsou velmi důležité pro dobrou prezentaci: Design během fáze přípravy zpomalte a uklidněte svou mysl můžete se tak soustředit na své téma, na klíčovou myšlenku budoucí prezentace, objektivitu a zejména na ty, kdo budou vaši prezentaci sledovat na studenty. Pak teprve můžete začít načrtávat svoje nápady, které později převedete do digitální podoby. Příběh nejlepšími učiteli nejsou ti, kteří pouze projdou studijní materiály, ale ti, kteří vloží do výkladu svůj charakter, svou osobnost a své zkušenosti, to vše v zábavné, zapamatovatelné a poučné formě vyprávění. Symfonie každý dokáže odříkat fakta a přečíst ze slajdů informace v odrážkách. Ale dobří prezentující vidí vztahy mezi vztahy, a i v komplexních problémech vidí jednoduchost. Symfonie ve světě prezentací je o sjednocení celé mysli logiky, analýzy, syntézy a intuice k pochopení celého problému. Najít celkový obraz, najít, co je důležité a rušivý zbytek nemilosrdně vypustit. Empatie je o emocích. Dobří prezentující mají schopnost vcítit se do role posluchačů nebo zákazníků a poznat, kdy studenti prezentaci rozumějí a kdy ne a podle toho ji v každé chvíli upravovat. Hra lidé, kteří se dokážou smát, jsou kreativnější a mnohem produktivnější. A posluchači, kterým umožníte se smát, se budou cítit dobře a prezentaci přijmou úplně jinak. Smysl studenti už předem očekávají typickou, nudnou powerpointovou prezentaci. Pokud ale ukážete, že jste na ně mysleli, připravili si vše předem a že jste se na toto setkání těšili a jste tu kvůli nim, potom existuje šance, že v nich nejen zanecháte stopu, ale že v nich i něco změníte. 9
1 Příprava prezentace Prezentování je vaše příležitost říci všem váš příběh. Proč je vaše informace důležitá a proč na ní záleží. Je to také příležitost udělat něco jinak, než je obecně očekáváno, překvapit druhé něčím jiným, novým a lepším. 1.1 Kreativita a omezení Tvorba prezentace je velmi kreativní proces. A také je to umění pracovat s omezeními. PowerPoint je mocný nástroj, který má obrovské množství možností. A to nás svádí prezentaci šperkovat všemi možnými barvami, obrazy a efekty. To však bohužel vede ke sdělení, při kterém budeme trpět. Měli bychom vědět, že omezení a limity jsou silným spojencem, a nikoliv nepřítelem a že vytváření vlastních omezení, limitů a pořádná porce sebekontroly jsou hlavním předpokladem k vytvoření dobré prezentace. Proto, až budete připravovat prezentaci, mějte neustále na paměti tři slova: jednoduchost, srozumitelnost a stručnost. 1.2 Začínejte bez počítače! Většina pedagogů dělá tu zásadní chybu, že začíná tvořit svoji prezentaci přímo v PowerPointu. Tím se ale přizpůsobují programu PowerPoint a vůbec nevyužívají svoji kreativitu! Ještě než se pustíte do návrhu prezentace, musíte si v klidu a před očima vytvořit její celkový obraz a vybrat z něho zásadní myšlenky. To je velmi důležitá a obtížná činnost, která vyžaduje klid a plné soustředění, kterého nemůžete dosáhnout u počítače. Zvláště, když ještě PowerPoint zcela neovládáte. Proto nejdůležitějším krokem v úvodní fázi je odsednout si od počítače! Vypněte ho a odejděte. Vrátíte se k němu v pravý čas. Většina profesionálních designérů prezentací dělá velkou část plánování prezentace s pomocí tužky a papíru. Velmi dobré jsou větší žluté samolepící papírky, které můžete lepit před sebe na tabuli, skříň, stůl nebo dokonce i na stěnu! Kterýkoli z nich můžete vyhodit, dát místo něj jiný nebo můžete jednoduše vyměnit jejich pořadí. Autor knihy Prezentace a Zen Garr Reynolds vypráví: Když jsem pracoval v Applu, vedl jsem občas brainstormingová sezení s jednou stěnou celou polepenou lepícími papírky. Na ty jsem zapisoval nápady a občas se někdo zvedl, šel načrtnout svůj nápad a mezitím jsme o něm diskutovali s ostatními. Nakonec byly stěny polepeny mořem papíru. A pak jsme s ostatními dál rozvíjeli obsah prezentace a papírky zůstaly po celé dny stále na očích. Mít obsah prezentace kolem sebe na stěnách mi pomohlo stále vidět celkový obraz prezentace. Bylo pak lehčí rozhodnout, které části vynechat a které jsou naopak stěžejní pro předání informace. Takto v týmu připravoval své slavné prezentace i zesnulý zakladatel firmy Apple Steve Jobs. Jeho prezentace jsou dnes považovány za jedny z nejlepších, které kdy byly vytvořeny a které jsou citovány ve všech učebnicích o tvorbě prezentací. Nemáte-li papírky, můžete použít bílou tabuli a fixy. Nebo prostě jen bílé papíry nebo blok. Tužka a papír jsou mnohem mocnějšími nástroji při hledání a představování si nápadů než sezení před klávesnicí. 1.3 Zpomalte, abyste uviděli Nemáte čas? Neustále zvoní telefony? Stále po vás někdo něco chce? Jste ve stressu? Jste zaneprázdněni? Problémem nejsou tyto skutečnosti, problém je váš pocit zaneprázdněnosti. Ten zabíjí kreativitu. Vede k vytvoření obrovského množství slajdů, které dublují mluvené slovo na všech možných 10
úrovních přednášek, seminářů a konferencí, kde by mohla a měla být použita konverzace. Lidé se cítí být pod tlakem, jsou uspěchaní až zuřiví. Spíchnou rychle prezentaci z několika slajdů ze starých prezentací a zamíří si to do výuky nebo na konferenci. Komunikace upadá, posluchači a studenti trpí. Tak vzniká pravé slideshow z pekla (Reynold, 2009). Vytvoření lepší prezentace chce jiný stav mysli vzdalte se co nejvíce pocitu zaneprázdněnosti, prostě si uvědomte, co je podstatné a udělejte si na to nikým nerušený čas. Jinak vznikne paskvil, vaše prezentace se zcela mine účinkem a vaši posluchači budou mít pocit ztraceného času. Hlavním důvodem, proč je tak velké množství prezentací strašně neefektivních a špatných, je to, že si jejich tvůrci neudělají dostatek času a soustředění na to, aby si řekli, co je důležité a co není. Když vytváříte prezentaci uklidněte se, udělejte si chvíli opravdového soukromí, sedněte si co nejdále od počítače, digitálních šablon, starých slajdů a prezentací a začněte přemýšlet. Henry Ford I řekl: Myšlení je ta nejtěžší práce, která existuje. To je pravděpodobně důvod, proč tak málo lidí myslí. 1.4 Pokládejte správné otázky 1.4.1 Špatné otázky Při přípravě prezentace obvykle začínáme otázkami v jakém programu ji vytvořit? Jakou šablonu použít? Jaké efekty a animace jsou nejlepší? Jaký je nejlepší dálkový ovladač? Tyhle otázky nejsou špatné, ale jsou položeny ve špatném pořadí. Jinými slovy, soustředění se na programy a technologie prezentace nás ruší od toho, abychom se věnovali tomu podstatnému v této fázi tvorby prezentace. Stejně tak se často soustřeďujeme na použité obrázky a styly odrážek ve slajdech, ale zcela zapomínáme na návrh příběhu, který bude efektivní, zapamatovatelný a zajímavý pro naše posluchače. Často klademe další, na začátku nepodstatné otázky: kolik slajdů a kolik odrážek je únosné použít? Odpověď je jednoduchá počet slajdů není podstatný. Pokud bude vaše prezentace perfektní a zábavná, diváci nebudou vědět, kolik slajdů jste použili a ani je to nebude zajímat. 1.4.2 Otázky, které bychom si měli položit Kolik mám času? Jaké je místo prezentace? V jakou denní dobu? Kdo jsou mí posluchači? Odkud přicházejí a proč? Co ode mne očekávají? Proč budu prezentovat? Co chci, aby ostatní dělali? Jaké vizuální médium je pro tento případ nejvhodnější? Jaký je základní účel mého vystoupení? O co se jedná? A toto je ta vůbec nejdůležitější otázka ze všech, ořezaná až na samotné jádro: Co chci vlastně říci? Nebo jinak: Pokud chci, aby si posluchači zapamatovali alespoň jedinou věc která to vlastně je? Autor (Reynold, 2009) popisuje typický příklad, kdy ztratil hodinu života nudnou prezentací, ve které nepochopil v záplavě slajdů ani jednu jedinou myšlenku. Zabitá hodina nebyla chybou slajdů nebo PowerPointu. Prezentace mohla být skvělá, kdyby si přednášející při její přípravě položil následující dvě otázky: 1.4.3 O co jde? Proč na tom záleží? Pro přednášející je obvykle těžké nalézt hlavní myšlenku a podat ji srozumitelně. Ale otázku proč na tom záleží již většina přednášejících nezvládá vůbec. Je to vždy tím, že přednášející mluví o tom, co sami velmi dobře znají, takže proč na tom záleží je pro ně tak samozřejmé, že pokládají za zbytečné o tom mluvit. Jenže, to je právě ta největší chyba. Přednášející by měl vždy předpokládat, že posluchači jdou na jeho prezentaci právě proto, že o přednášené problematice vědí jen velmi málo nebo dokonce vůbec nic. 11
1.5 Tři části prezentace Pamatujte, že každá prezentace by měla mít tři části: Slajdy, poznámky a prospekty. Slajdy promítáte a musí být jednoduché. Poznámky si vytváříte pouze pro vás při prezentaci je vidíte jen vy pro případ, že byste na něco zapomněli. Prospekt je dokument, který můžete rozdat posluchačům. Mnozí prezentující se snaží vecpat do svých slajdů všechno záplavu textů a grafů a zdůvodňují to tak, že prý takové slajdy mohou sloužit i jako studijní materiál po prezentaci. To ale je velká chyba! Místo toho připravte dokument, často nazývaný prospekt, ve kterém může být úplně všechno a který posluchačům rozdáte. Vaše slajdy ale udržte za každou cenu jednoduché. A pozor nikdy nerozdávejte jako prospekt vaše slajdy! A ještě něco: nikdy se nesnažte o spojení slajdů a prospektu do jednoho dokumentu, kterému Garr Reynolds říká slajdument. To nefunguje. Záměr může být dobrý, ale výsledek nebude fungovat. Slajdy jsou slajdy a dokument je dokument. Jsou to dvě zcela rozdílné věci. 1.6 Výhody dobré přípravy Pokud jste dobře připraveni, pak budete schopni říci hlavní myšlenku v jakékoliv situaci. Samotný proces přípravy vám pomůže utřídit si, o čem a jak vlastně chcete mluvit. A tak říkám svým studentům, kteří připravují prezentaci k obhajobě své diplomové práce: když se dobře připravíte, budete schopni dobře odprezentovat vaši obhajobu i v případě, že vám těsně před prezentací vypnou elektrický proud. 1.7 Jak vytvořit prezentaci, kterou si lidé zapamatují? Než přejdete z prostředí papíru a tužky do práce s PowerPointem, měli byste si položit otázku, co dělá některé prezentace absolutně brilantní a jiné takové, že si na ně ani nevzpomenete. Tuto otázku si položili a zkoumali ve své práci Made to Stick bratři Chip a Dan Heathovi (Heath, a další). Zjistili, že prezentace, které jsou brilantní a nezapomenutelné, mají šest společných principů: jednoduchost, neočekávanost, konkrétnost, důvěryhodnost, emoce a příběh. Pro těchto šest principů se vžil akronym SUCCESs (Úspěch, v angličtině Simplicity, Unexpectedness, Concreteness, Credibility, Emotions and Stories). Těchto šest principů je relativně snadné zahrnout do poselství samozřejmě i do prezentací ale většina lidí je nepoužívá. Proč? Autoři uvádějí, že nejzávažnějším důvodem, proč se lidem nedaří vytvářet efektivní či ulpívající" poselství, je takzvané prokletí znalostí". To je stav, kdy si přednášející nějakého poselství nedokáže představit, jaké to je, nemít jeho úroveň doplňkových znalostí a vědomostí o tématu. Když abstraktně přednáší svým posluchačům, dává mu vše dokonalý smysl, ale pozor, pouze a jenom jemu! V jeho mysli se vše zdá jasné, ale studenti mu nerozumí. Šest principů SUCCESS je vašimi zbraněmi k boji s prokletím znalostí, které všichni máme, abychom vytvářeli poselství, která ulpí. Autoři uvádějí příklad, aby demonstrovali rozdíl mezi slabým, i když květnatým a dobrým a ulpívajícím poselstvím. Dva autoři vyjádřili v 60. létech stejnou myšlenku o cílech USA v dobývání vesmíru takto: Naším posláním je stát se mezinárodním lídrem vesmírného průmyslu s pomocí maxima na tým se soustředících inovací a strategicky cílených leteckých iniciativ. Ralph Kramden, 1960. Naším cílem je dostat člověka na Měsíc a bezpečně jej vrátit zpět do konce desetiletí. J. F. Kennedy, 1961 12
Jednoduchost pokud je důležité vše, pak není důležité nic. Pokud je vše prioritou, pak nic není prioritou. Proto musíte být nemilosrdní při svých snahách o zjednodušení vašeho poselství až k úplnému jádru. Každý nápad lze zredukovat až na jeho základní význam, pokud se dostatečně snažíte. Co je klíčovým bodem vaší prezentace? Co je jádrem? Dokážete to zredukovat na jedinou krátkou větu nebo jen několik slov nebo dokonce na jedno slovo? Pak je to správné. Neočekávanost upoutejte lidi rozbitím jejich očekávání. Překvapte je. Překvapení vám získá jejich pozornost. Ale abyste si pozornost udrželi, musíte stimulovat zvědavost. Nejlepším způsobem je klást otázky nebo vytvářet mezery ve vědomostech publika a tyto mezery následně zaplnit. Donuťte své studenty uvědomit si, že mají mezery ve znalostech, a pak tyto mezery zaplňte řešením, nebo je k tomu řešení doveďte. Vezměte své lidi na cestu. Konkrétnost mluvte přirozeně a dávejte reálné příklady s reálnými přirovnáními, ne abstraktními. Mluvte o konkrétních obrazech, ne vágních náznacích. Přísloví jsou dobrá, říkají bratři Heathovi, k redukci abstraktních konceptů do konkrétního, jednoduchého a zapamatovatelného jazyka. Například výraz zabít dvě mouchy jednou ranou" je jednodušší, srozumitelnější a představitelnější než vyřčení něčeho jako pracujme směrem k maximalizaci naší produktivity zvyšováním výkonnosti v mnoha odděleních. Důvěryhodnost často se snažíme podpořit naši prezentaci množstvím čísel, tabulek a grafů a statistik a přitom si myslíme, že budeme důvěryhodnější. Statistiky, říkají bratři Heathovi, nejsou samy o sobě nápomocné. Co je důležité, je kontext a význam. Vyjadřujte proto svoje poselství v termínech, které si lidé dokážou představit. Je mnoho způsobů, jak posilovat svou důvěryhodnost například zpráva od klienta či z tisku může pomoci, ale rozsáhlý výčet historie společnosti vaše posluchače jenom znudí. Emoce lidé jsou emocionální bytosti. Proto byste měli prezentaci vést tak, aby něco cítili. To můžete udělat mnoha způsoby vhodným výkladem, ale hlavně využitím vhodných obrázků. Když mluvíte například o anorexii, promítněte jim alespoň jeden obrázek anorektičky. Když mluvíte o následcích nějaké katastrofy, můžete to udělat pomocí statistik, tabulek a odrážek, ale mnohem lepší je použít několik obrázků. Příběhy pokud chcete, aby si studenti zapamatovali obsah vaší prezentace, měli byste se snažit podat klíčová poselství ve formě vhodných, krátkých, zajímavých a pokud možno autentických příběhů. Kdokoliv dokáže odříkat nudnou prezentaci. To, co ale lidé chtějí, je poslouchat inteligentní a evokativní lidskou bytost, která nás učí, inspiruje, stimuluje znalostmi povýšenými o jejich význam a kontext a působí na nás emocemi takovým způsobem, na který nezapomeneme. (Reynold, 2009) 1.8 Proces přípravy prezentace Když jsme identifikovali své ústřední poselství, můžeme konečně začít s vlastní tvorbou prezentace. Můžeme začít připravovat scénář příběhovou linii, která dá příběhu naší prezentace tvar schéma příběhu. Můžeme přitom použít již vytvořené papírky, nebo pokud již pracujeme s PowerPointem, užitečným nástrojem je zobrazení Řazení snímků (Light Table View v programu Keynote ve světě počítačů Apple). Garr Reynolds popisuje svůj vlastní způsob ve čtyřech krocích: První krok Brainstorming. Odstupte od počítače k analogovým nástrojům papírkům a zapojte mozek. Odstoupit musíte, abyste viděli celkový obraz. Druhý krok Seskupování a identifikace jádra. Snažte se identifikovat jeden centrální, zapamatovatelný nápad z pohledu těch, kterým přednášíte, a ptejte se přitom, proč by je měl zajímat. Seskupujte potom podobné nápady do skupin a hledejte spojující témata. Třetí krok Vytvoření schématu příběhu mimo počítač. Pracujte s papírky můžete je přidávat i prohazovat beze ztráty vhledu do struktury a toku prezentace. 13
Čtvrtý krok Vytvoření schématu příběhu (scénáře). Teď už začněte pracovat v PowerPointu, v zobrazení Řazení snímků. Můžete použít prázdný snímek (slajd) a do něho vložte textové pole s fontem a velikostí písma, které budete používat. Tento snímek pak můžete duplikovat tolikrát, kolik bude snímků v prezentaci. Tím se vyhnete potížím s písmy. Pokud jste začátečníci, můžete použít již připravenou šablonu, ale tu nejjednodušší. Nebo použijte školní šablonu, je-li k dispozici a je-li to nutné. Závěrečné snímky jednotlivých sekcí prezentace (nárazníkové slajdy) by měly být odlišeny barvou, aby byly v zobrazení Řazení snímků dobře vidět. 1.9 Steve Jobs a Bill Gates Téměř ve všech učebnicích zabývajících se tvorbou prezentací jsou uváděny jako příklady dobrých a špatných prezentací prezentace Steva Jobse, dnes již zesnulého šéfa firmy Apple, a Billa Gatese, zakladatele firmy Microsoft. Steve Jobs byl jedním z nejlépe přednášejících ve světě byznysu. Byl srozumitelný a vždy šel přímo a jasně k jádru věci. Jeho prezentace byly vždy očekávány s napětím, vždy byly doprovázeny množstvím pozitivních emocí, byly nezapomenutelné a vždy vypouštěly další a další vlny nakažlivé diskuze o obsazích jeho prezentací. Ty byly vždy snadno uchopitelné a zapamatovatelné jak médii, tak přímými posluchači. V jeho prezentacích byla přítomná jak vizuální, tak verbální srozumitelnost. V jeho slajdech vidíte sebekontrolu, jednoduchost a mocné, avšak subtilní využití prázdného prostoru. Ben McConnel (Huba, a další) napsal: Jobs dělá přesně to, co by vůdce dělat měl: Poskytne vizi toho, kam podniková loď směřuje, a ujistí se, že tomu všichni rozumí. Bill Gates, jeden z nejmocnějších byznysmenů dnešní doby, je velmi odlišný. Ve svých prezentacích dělá přesně to, co miliony jiných uživatelů PowerPointu používá PowerPoint způsobem, který mu nepomáhá. Problém s jeho slajdy je v tom, že jsou příliš obvyklé: moc prvků na jednom slajdu, přílišné používání odrážek, zbytečně dlouhé texty, lacině vypadající obrázky, moc barev, přehnaná gradace, slabá vizuální priorita a celkový dojem nepořádku na obrazovce. 1.10 Rybí příběh Toto je skutečný příběh z Indie od návštěvníka kurzu Deepaka, který ho poslal autorovi knihy Prezentace a zen: Když Vijay otevřel svůj obchod, vyvěsil ceduli, která hlásala: My zde prodáváme čerstvé ryby". Na cestě kolem se zastavil jeho otec a řekl mu, že slovo my" klade důraz spíše na prodávajícího než na zákazníka, a není proto tak docela potřeba. Tak se cedule změnila na Zde prodáváme čerstvé ryby". Pak se zastavil jeho bratr a doporučil mu, že slovo zde" je nadbytečné a že se bez něj cedule obejde. Vijay souhlasil a text na ceduli změnil na Prodáváme Čerstvé ryby. Potom šla kolem jeho sestra a řekla, že by cedule mohla hlásat jen Čerstvé ryby". Je přece samozřejmé, že jsou prodávány, co jiného bychom s nimi dělali. Později se zastavil soused, aby mu pogratuloval. Zmínil se, že všichni kolemjdoucí mohou snadno vidět, že jsou ryby skutečně čerstvé. Tak se cedule změnila na Ryby. A jak se Vijay po polední pauze vracel do obchodu, uvědomil si, že příjemnou vůni ryb zachytil už z takové dálky, že ještě ani nemohl vidět ceduli. Tehdy pochopil, že nebylo třeba ani slovo Ryby. 14
2 Tvorba design prezentace Sedm principů designu, které jsou fundamentální pro dobrý grafický návrh slajdů: Poměr signálu a šumu, Efekt nadřazenosti, Prázdný prostor, Kontrast, Opakování, Poloha a Blízkost. 2.1 Poměr signálu a šumu Lidé bohužel mají pouze omezenou schopnost efektivně zpracovávat velké množství informací najednou. Pro zvýšení účinnosti prezentace je proto nutné předávanou informaci maximálně zjednodušovat. Proto byste se měli vyhýbat nevhodným tabulkám, použití nevhodných označení a ikon, zbytečnému používání a zvýrazňování položek, jako jsou čáry, tvary, symboly a loga, pokud nemají klíčovou roli v předání vašeho poselství. Pokud je to možné, nepoužívejte 3D tabulky a grafy ve 2D budou jednodušší a přehlednější. Jinými slovy pokud může být nějaká položka odstraněna bez narušení klíčové informace, měli byste ji minimalizovat nebo zcela odstranit. Ke zprůhlednění prezentace přispěje i odstranění zápatí, loga firmy a podobných prvků, pokud to firma dovolí. 15
16
2.2 Loga, loga, loga Většina společností trvá na tom, aby logo společnosti bylo umístěno na každém slajdu. Je to ale dobrá rada? Prostor slajdu je velmi omezený, nezaplňujte si jej proto logy, obchodními značkami ani žádnými jinými podobnými prvky! Navíc vůbec není pravda, že opakováním loga na každém snímku dosáhneme bližšího vztahu posluchače k majiteli loga, naopak, může to vyvolat i nelibé pocity až alergii stejně jako často opakovaná reklama. Tom Grimes, profesor žurnalistiky na Kansaské universitě radí: Pokud chcete, aby vám lidé rozuměli, dostaňte ty věci pryč z prezentace Zbavte se toho a vyhoďte to ztěžuje to lidem pochopení toho, co říkáte. Rozumné řešení: pokud nutně musíte umístit logo, tak potom jenom na první a poslední snímek vaší prezentace. Spíše udělejte dobrou a férovou prezentaci. Logo nepomůže tomu, co chcete sdělit. Jeho vložení na všechna možná místa přidává zbytečný šum a způsobí, že vaše prezentace bude vypadat jako reklama (Reynold, 2009). Někdy, zvláště tehdy, kdy kromě loga (zaměstnavatele nebo zřizovatele školy nebo instituce) musíme uvádět i jiná loga například grantů, sponzorů, projektů atd. je vhodné je umístit společně na jeden slajd buď na začátek, nebo na konec prezentace. Tomuto slajdu potom při prezentaci věnujte patřičnou pozornost a o všech sponzorech, projektech a dalších důležitých věcech vhodně pohovořte. Posluchači se tak o nich dozvědí mnohem více, než když budete jejich logy pouze a beze slova nesmyslně zaplňovat vaše slajdy. 2.3 Kolik odrážek na slajd? Mnoho knih o prezentacích doporučuje pravidlo 1 7 7. Toto pravidlo zní: Použijte pouze jednu hlavní myšlenku na slajd. Použijte nejvýše sedm řádků textu. Napište maximálně sedm slov v jednom řádku. 2.4 Efekt nadřazenosti obrázku Obrázky se lidem pamatují lépe než slova, zvláště když jsou vystaveni informaci náhodou nebo jenom po krátkou dobu. Tento efekt je často využíván v marketingové komunikaci billboardy, plakáty, brožury Využijte tohoto efektu i ve vaší prezentaci. Vizuální představa je mnohem silnější než pouhé čtení informací z promítacího plátna. 17
2.5 Buďte vizuální Ptejte se sami sebe: které informace, které prezentujete textem na slajdech, by bylo možné nahradit fotografií nebo jiným vhodným obrázkem nebo grafikou? Obrázky jsou mocné, efektivní a přímé. Jsou to velmi efektivní mnemotechnické pomůcky. 2.6 Používejte jen kvalitní obrázky Garr Reynolds doporučuje používat pouze kvalitní obrázky z obrázkové databanky. Těch je velké množství, ale většinou nejsou zdarma. Cena jednoho obrázku se průměrně pohybuje od jednoho do několika tisíc korun, což je pro nás drahé. Proto se snažíme plnit své prezentace nekvalitními obrázky nejčastěji z Googlu, Picassy nebo Flickru. Reynolds uvádí seznam svých oblíbených a dobrých databank s obrázky, které jsou velmi levné nebo dokonce zdarma. Oblíbená stránka s fotkami istockphoto (www.istockphoto.com) Zde jsou další stránky s levnými obrázky: Dreams Time (www.dreamstime.com), Fotolia (www.fotolia.com), Japanese Streets (www.japanesestreets.com), Shutter Stock (www.shutterstock.com), Shutter Nap (www.shuttermap.com) Zde je pár stránek, které nabízí obrázky zdarma: Morgue File (www.morguefile.com), Flickr Creative Commons Pool (www.flickr.com/creativecommons), Image After (www.imageafter.com), Stock.xchng (www.sxc.hu), Everystockphoto (www.everystockphoto.com). 2.7 Uvádějte citace Vaše závěry v prezentaci budou mnohem věrohodnější, když je podpoříte citáty osobností, které jsou v oboru vaší prezentace známé. Citace tak mohou přidávat vašemu příběhu věrohodnost. Měly by ale být krátké a srozumitelné. Měly by být z materiálů, které jste sami četli nebo z vašich osobních rozhovorů s lidmi, které citujete. 2.8 Obrázky a texty Pokud máte ve slajdu pouze jeden obrázek, je vhodnější umístit text přímo do něj, je-li to jen trochu možné. Váš obrázek ale musí být dostatečně velký, aby byl v celé ploše slajdu ostrý. Minimální velikost obrázku je 800 x 600 pixelů, což je obvyklá velikost powerpointového slajdu. 2.9 Důležitost prázdného prostoru Jedna z největších chyb, kterou obvykle lidé dělají, je to, že se snaží pod mylnou vidinou zvýšení efektivnosti prezentace zaplnit každý centimetr prostoru slajdu textem, rámečky, kliparty, tabulkami, poznámkami a hlavně, všudypřítomnými logy vlastní firmy a kdekoho jiného. Prázdný prostor vždy naznačuje eleganci a srozumitelnost nejen v architektuře, ale i v designu a samozřejmě i ve vaší prezentaci. Prázdný prostor je to, co dává vaší prezentaci vzdušnost a umožňuje pozitivním prvkům dýchat. Umístění důležitých prvků v prázdném prostoru vytváří mocné sdělení. Prázdný prostor umožňuje ocenit a zvýraznit jediný důležitý prvek vaší prezentace. Čím více budete přidávat, tím více bude vaše poselství zředěno a tím i méně efektivní. 18
2.10 Rovnováha v designu Rovnováhy lze dosáhnout jedině inteligentním použitím prázdného prostoru na vašem slajdu. Dobře navržený slajd nesmí nutit studenta přemýšlet, kam se má jako první podívat. Vizuální prvky nesmí nikoho zmást. Pokud chcete vyjádřit, co je nejdůležitější, co méně a co nejméně, měli byste zvolit vhodnou a srozumitelnou hierarchii. Symetrický design je statický a evokuje pocit formality a stability. Klade vždy důraz na oblast kolem centrální vertikální osy slajdu. Prázdný prostor zde bývá pasívní a je vytlačen na strany a k okrajům slajdu. Obrázek str. 149 Asymetrický design je méně formální a může evokovat pocit dynamiky a upoutat větší pozornost. Aktivuje prázdné místo a může udělat váš slajd zajímavějším. Obrázek 149 2.11 Pravidlo třetin Pravidlo třetin vychází z tzv. Zlatého řezu a je to jednoduchá návrhová technika, která vám pomůže dosáhnout rovnováhy (symetrické i asymetrické) a povýšit eleganci a estetickou úroveň vašeho designu. Subjekty umístěné přesně uprostřed mohou často učinit slajd nezajímavým. Proto ho můžete rozdělit pomocnými nebo jen myšlenými linkami, (které se potom ve snímku nezobrazují) ve třetinách výšky a šířky. Máte tak plochu se čtyřmi křížícími se linkami, se čtyřmi průsečíky a devíti obdélníky, která připomíná hrací pole na piškvorky. Ty čtyři průsečíky jsou místa, kam byste měli umístit hlavní objekty vaší prezentace, namísto statického umístění do středu plochy. 19
2.12 Kontrast, Opakování, Poloha a Blízkost A nakonec čtyři zásady grafického designu, které pomohou zvýšit účinnost vašich slajdů Kontrast je to, čeho si všimneme a co dává designu energii. Umožňuje určit dominantní položku, takže divák nemusí přemýšlet a může rychle pochopit pointu. Naopak slabý kontrast je nejenom nudný, ale i matoucí. Opakování opakované použití určitých elementů v prezentaci do ní vnese jasný dojem jednoty, konzistence a soudržnosti. Poloha v designu prezentace by měla zajistit, že nic nebude vypadat jako umístěné náhodou. Používejte mřížky a zarovnávejte objekty vizuálně vzájemně mezi sebou buď svisle, vodorovně nebo v obou směrech. Někdy můžete zarovnávat i podle šikmých čar. Pokud nestačí mřížka, vložte pomocnou čáru, kterou můžete natočit jakkoli, a po zarovnání objektů ji vymažte. Blízkost související položky by měly být seskupeny tak, aby byly vnímány jako skupina. Nenuťte posluchače přemýšlet o tom, který titulek patří ke kterému obrázku nebo jestli určitý řádek je titulek nebo nezávislý řádek textu. Vše musí být jasné. 20
21
3 Efektivní použití programu PowerPoint (5 vyučovacích hodin) Tato část kurzu je vedena přímo v prostředí programu PowerPoint. Budou zde připomenuty jeho základní vlastnosti a budou uvedeny některé praktické příklady, rady a zkušenosti navazující na předchozí část kurzu. Program Microsoft PowerPoint je dnes nejpoužívanější aplikace na tvorbu prezentací. Je velmi uživatelsky přátelský a pro toho, kdo někdy pracoval alespoň s programem Microsoft Word i lehce zvládnutelný, protože všechny podstatné funkce jsou buď totožné nebo velmi podobné. Velmi jednoduchá je práce s texty a zejména s grafickými objekty, neexistují zde prakticky žádná omezení. Zkušenost říká, že každý, kdo pracoval s Wordem, zvládne vytvořit svou první použitelnou prezentaci během několika minut. Základním prvkem PowerPointové prezentace je snímek (slajd). Začátečník obvykle postupuje tak, že zvolí jeden z devíti návrhů na rozložení snímku a do předem připravených textových polí vkládá texty a do obrázkových polí obrázky. Potom zvolí na kartě Návrh jeden z předem připravených návrhů konečného vzhledu, popřípadě přidá nějaký přechod snímků a nějaké jednoduché animace a prezentace je hotova. Jednoduché, ale běžné, fádní, nudné a bez nápadů, protože předem připravené šablony už každý zná a očekává. Žádná fantazie, žádné úsilí o něco nového, zajímavého. Začátečník zcela přizpůsobuje a podřizuje svou prezentaci programu PowerPoint. Chcete-li vytvořit dobrou prezentaci, musíte postupovat opačně musíte donutit PowerPoint, aby prezentace byla taková, jakou ji chcete mít vy. Obvykle proto začínáte s prázdným snímkem a textová pole si rozmísťujete sami tam, kde je chcete mít. Totéž uděláte s grafickými objekty i jinými objekty (video, zvuky, grafy, tabulky apod.). Při tom dodržujete zásady, o kterých jsme povídali v první části kurzu. Nakonec můžete prezentaci vybavit střízlivými efekty, ale vždy je nutné zvážit, zda tyto efekty posilují a nikoliv spíše ruší a rozmělňují vaše úsilí. 3.1 Základní struktura programu PowerPoint Základní strukturu programu PowerPoint tvoří devět karet s nástroji, z nichž nejdůležitějších je šest. Jsou to následující karty: Domů na této kartě jsou přehledně rozmístěny všechny nástroje, které se týkají především formátování a práce s texty a většinu z nich znáte z programu Word. Nástroje jsou seskupeny do několika skupin (Schránka, Snímky, Písmo, Odstavec, Kreslení, Úpravy a Soukromí). Toto uspořádání je logické, velmi přehledné a intuitivní. Již po několika minutách práce s PowerPointem si na něj zvyknete. 22
Vložení zde jsou soustředěny všechny nástroje pro vkládání nejrůznějších objektů, jako jsou tabulky, obrázky, tvary, Smartarty, Wordarty, textová pole, záhlaví a zápatí, ale i videa, zvuky a další. Nalezneme zde i nástroje pro vkládání data, času a čísel snímků. Návrh zde naleznete všechny nástroje, které pomáhají s tvorbou konečného vzhledu prezentace nastavení okrajů a velikosti snímků, orientace snímků, mnoho šablon pro jednotné grafické pozadí snímků, volby barev, písem a mnoho dalších nástrojů. Animace chcete vytvořit dynamickou prezentaci, která bude fungovat sama, bez vaší účasti? Chcete, aby se jednotlivé snímky objevovaly s přechody, a chcete rozpohybovat různé grafické objekty? Chcete, aby při prezentaci hrála vaše oblíbená hudba? Všechny potřebné nástroje naleznete na této kartě. Zvláště mocné nástroje se nalézají pod příkazem Vlastní animace. Zde získáváte absolutní kontrolu nad všemi animačními efekty u každého objektu, který se na vašem snímku nachází. Při vhodném použití můžete vytvořit i zdánlivě velmi složitou prezentaci nějakého v čase probíhajícího procesu na jednom jediném snímku! Prezentace tady naleznete všechny nástroje pro ovládání již hotové prezentace můžete zařídit, aby se neustále opakovala na obrazovce monitoru při prezentaci nějakého výrobku, můžete velkou a dlouhou prezentaci rozdělit na několik podprezentací, které budete používat samostatně podle různých příležitostí a mnoho dalšího. Zobrazení na této kartě můžete volit různá zobrazení snímků, ale i předloh snímků a nadpisů, na kterých úpravy, které provedete, se potom zobrazí na všech snímcích vaší prezentace. Jsou to velmi silné nástroje, které podstatně šetří váš čas a rozšiřují možnosti vaší práce. 23
3.2 Obvyklé pracovní postupy při tvorbě prezentace Před použitím programu PowerPoint obvykle provedeme základní rozvahy a přípravy, uvedené v první části kurzu, takže již budeme mít ve svých poznámkách nebo alespoň v hlavě promyšleny všechny podstatné rysy a prvky prezentace. Potom můžeme postupovat následovně: 1. Shromáždíme všechny texty, které máme na papírkách, v sešitě nebo v textovém editoru 2. Shromáždíme všechny obrázky, fotografie a grafické prvky, které chceme použít do jedné, zapamatovatelné složky. Obrázky pečlivě prohlédneme a je-li to nutné, upravíme je (oříznutí, otočení, nastavení jasu, kontrastu, barev, odstranění červených očí, změna velikosti obrázku). 3. Shromáždíme všechny ostatní prvky, které hodláme použít jako jsou videa, zvukové záznamy 4. Vytvoříme první snímek a zvolíme vhodný typ písma v textových polích, popřípadě vytvoříme základní vzhled snímku s použitím vhodných (střízlivých) grafických prvků. Klepneme na zmenšený snímek v levé části (Snímky), stiskneme Ctrl+C a potom tolikrát, kolikrát potřebujeme, stiskneme Ctrl+V. Tím daný snímek rozkopírujeme včetně textových polí se zvoleným písmem a grafiky. Kdo již umí pracovat s předlohou snímků, může tyto volby provést v ní. 5. Do jednotlivých snímků zapíšeme připravené texty a provedeme vhodná nastavení jejich velikosti. Zvláštní pozornost věnujeme jejich vhodnému rozmístění a zarovnání. 6. Velmi důležité je zobrazení Řazení snímků. V něm vidíme prezentaci jako celek a jednotlivé snímky můžeme snadno přesouvat, kopírovat, mazat a vkládat nové. 7. Máme-li vložené hlavní texty, můžeme postupně vkládat a rozmísťovat grafické objekty, jako jsou obrázky, tvary nebo například SmartArts, WordArts, grafy, tabulky a další. Vždy přitom pamatujme na zásady zmíněné dříve, aby naše prezentace byla elegantní, čistá a s dostatkem volného prostoru. 8. V průběhu tvorby prezentace se často díváme, jak bude prezentace opravdu vypadat (Prezentace/Od začátku, popřípadě Z aktuálního snímku). Prohlížení zakončíme klávesou Esc. 9. Máme li vložené texty a grafické objekty, můžeme přidávat další objekty, jakou jsou zvuky, popřípadě videa. 10. Pokud chceme, můžeme jednotlivým snímkům na kartě Animace přidělit efekt přechodu. U vážné prezentace bychom měli volit pouze jeden, decentní přechod, stejný pro všechny snímky. 11. Někdy potřebujeme některé objekty v prezentaci rozhýbat. Na kartě Animace zvolíme položku Vlastní animace a potom můžeme některé nebo dokonce úplně všechny objekty animovat. To může být pracné, můžeme však získat velmi zajímavé efekty. Zvláště zde však bychom si měli pamatovat, že více znamená někdy méně. 12. Pokud vytváříme prezentaci, která se bude předvádět sama (například prezentace školy, která běží stále dokola v obrázkovém rámečku), nesmíme zapomenout přechody snímků pečlivě načasovat 13. Prezentaci si celou i vícekrát prohlédneme a postupně dolaďujeme poslední chyby. V tomto dokumentu nebudeme uvádět podrobný postup práce s jednotlivými příkazy, protože tento kurz není kurzem práce s programem PowerPoint, ale je to kurz Prezentačních dovedností. Také se předpokládá, že účastníci nejsou úplní začátečníci. Proto v dalším uvádíme pouze pár rad a některé zkušenosti, týkající se zejména práce s multimédii. 24
3.3 Pozor na písma! Volba písma (fontu), které budete v prezentaci používat, je velmi důležitým faktorem. Dobrou zásadou je použít pouze jediné písmo. Někdy můžete zvolit dvě písma jedno pro nadpisy a druhé pro běžný text. Ale použití více písem už obvykle působí rušivě. Dávejte velký pozor zejména na to, aby vybrané písmo obsahovalo české znaky. Pokud je neobsahuje, PowerPoint si české znaky půjčí z některého jiného fontu, obvykle z Times New Roman a výsledek vaši prezentaci znehodnotí. 3.4 Předloha snímků Předlohy jsou velice důležité snímky v PowerPointu. Co do nich uložíte, to bude na všech snímcích, ve kterých předlohu použijete. Nejdůležitější z nich je předloha snímků. Velmi podrobné informace o předlohách naleznete v nápovědě pro PowerPoint na webu office.microsoft.com, zde je ukázka: http://office.microsoft.com/cs cz/powerpoint help/co je predloha snimku HA010338418.aspx 3.5 Hypertextové odkazy Velmi mocným nástrojem, bohužel často opomíjeným (nejčastěji z důvodu neznalosti) jsou hypertextové odkazy. Umožňují v případě potřeby okamžitý a přímý exkurz kamkoliv na web, ihned zobrazit libovolné dokumenty, tabulky, videa, spouštět nejrůznější aplikace, umístěné v počítači, odkud prezentujeme a které nejsou součástí prezentace. To se velmi často hodí v případě, že se posluchači v průběhu prezentace na něco dotazují. Další zajímavé objekty jsou tzv. Akce (ve starších verzích PowerPointu Tlačítka akcí), pomocí kterých se můžete ihned přemísťovat do různých částí prezentace nebo dokonce spouštět v průběhu prezentace jinou prezentaci a potom se zase vracet zpět. Předpokládáte-li určité dotazy, můžete se tak předem připravit na jakoukoliv situaci. 3.6 Obrázky v prezentaci Jak již bylo řečeno, pokud chcete použít v prezentaci obrázky, měli byste věnovat velkou pozornost jejich výběru. Především měly by to být obrázky kvalitní, které vaši prezentaci podpoří. Když je to jen trochu možné, použijte vlastní fotografie. Obrovské množství obrázků naleznete na Internetu. Nejčastěji je asi budete hledat na Googlu, Picasse nebo Flickru. Zde musíte dát pozor na dvě hlavní věci: původ obrázku a velikost obrázku. Pokud jde o původ obrázku, měli byste vědět, že v podstatě všechny obrázky, které zobrazuje například Google, pocházejí přímo z webů a proto (pokud není výslovně uvedeno jinak) se na ně vztahují autorská práva. Když takový obrázek použijete, může se vám stát, že se na vás obrátí autor webu nebo obrázku, popřípadě nějaká zastupující organizace a bude po vás požadovat finanční náhradu nebo i nějaký jiný postih. Proto existuje mnoho webů, které se nazývají obrázkové databanky a tam si můžete vhodný obrázek vybrat a zakoupit. Bohužel, většina obrázků je zpoplatněna a ceny se pohybují průměrně od 1000, Kč a výše za jediný obrázek! Několik databank, kde jsou obrázky levné nebo dokonce zcela zdarma je uvedeno v první části tohoto dokumentu. A nyní k velikosti obrázku. Typický PowerPointový snímek má velikost 800 x 600 bodů. Je to dáno tím, že většina levných a dostupných dataprojektorů má právě toto rozlišení. Samozřejmě můžete nastavit větší velikost snímku, který potom bude obsahovat více bodů. Jestliže tedy máte velikost snímku 800 x 600 bodů, nemá smysl, aby vaše obrázky byly větší. Pokud je obrázek velký, PowerPoint pouze zmenší jeho rozměry, ale jeho velikost zůstane stejná a tak množství velkých obrázků v prezentaci vede k neúměrně velkému souboru prezentace a tím někdy i ke snížení její funkčnosti, pokud máte méně výkonný počítač. 25
Stejně tak musíte dát velký pozor na to, aby vybíraný obrázek nebyl příliš malý. Uvědomte si prosím, že obrázek o velikosti například 80 x 60 bodů bude zabírat pouze desetinu vašeho snímku. Pokud ho ale zvětšíte, bude rozmazaný (ztráta obrazové informace) a tím i mnohdy zcela nepoužitelný. Proto si vždy nejdříve všimněte rozměru obrázku, který je u každého uveden. Pokud bude větší, než 800 x 600 bodů, můžete ho použít. Pokud bude příliš velký, nic se neděje, pamatujte, že ho kdykoliv můžete zmenšit beze ztráty informace. Obráceně to však neplatí, proto dávejte pozor na příliš malé obrázky a neberte je. Nekopírujte také obrázky přímo tak, jak vám je zobrazí Google, to jsou pouze malé náhledy. Obrázek si vždy nechte nejdříve zobrazit v plné velikosti a teprve potom ho stáhněte. Pokud budete potřebovat fotografie z knih nebo časopisů, budete potřebovat scanner. Je to jednoduché optické zařízení, které lze v dobré kvalitě pořídit již za cenu od 1000, Kč. Před vlastním skenováním si nejdříve zjistěte, jaké rozlišení velikost snímku budete ve vaší prezentaci používat a nastavte ještě před skenováním takové vhodné rozlišení, abyste později nemuseli obrázek příliš zmenšovat, ale ani zvětšovat. Pokud jste všechny možné obrázky vybrali a shromáždili nejlépe do jedné složky, věnujte prosím také pozornost jejich úpravě před vlastním použitím. 3.7 Jednoduché úpravy obrázků Nejdříve byste si měli obrázky prohlédnout. Zjistíte, že některé obrázky můžete použít přímo, ale jiné bude nutné nejdříve upravit. Můžete k tomu použít prohlížeč, který je součástí Windows, ale ten umí pouze zobrazit obrázek, nic víc. Existuje velmi mnoho programů pro práci s obrázky. Nejlepší je samozřejmě Photoshop, ale ten je velmi drahý, a hlavně, pokud jste začátečníci, nebudete jej zpočátku umět používat. Existují webové aplikace, které umí upravovat obrázky on line na Internetu, ale vaše obrázky se musí přenášet, což může být velmi pomalé. Existuje také velké množství různých freewarových (zdarma) i sharewarových (placených) programů, které ale ne vždy uspokojí vaše požadavky. Proto velmi doporučuji použít český program Zoner Studio, který ve své poslední verzi při využití slevy pro školství stojí cca 700, Kč, což je cena, kterou škola jistě zvládne a za kterou si ho už mnozí z vás koupí i sami. Tento program je ve své třídě vynikající, používá ho většina lidí, kteří provádí úpravu fotografií, má velmi jednoduché, komfortní a intuitivní ovládání a umí toho opravdu hodně. Toto není reklama, mluvím z vlastní zkušenosti, program jsem si koupil a velmi často a rád ho používám. Až si obrázky prohlédnete, zjistíte, že nejčastěji budete provádět pouze následující jednoduché úpravy: Otočení, případně natočení obrázku, je-li to nutné Oříznutí obrázku výběr pouze té jeho části, kterou využijete Změna nastavení jasu, kontrastu, popřípadě barevného podání obrázku (Editor/Úrovně, Křivky) Odstranění efektu červených očí, pokud jste fotografovali lidi s bleskem Změna rozměrů obrázku, nejčastěji jeho zmenšení, je-li příliš velký. Tuto operaci lze provést pro více obrázků i hromadně. Pozor! Teprve po všech uvedených úpravách můžete obrázky s čistým svědomím vkládat do prezentace. Jistě, chvíli to potrvá, ale výsledek bude stát za to. 3.8 Smart Arts Smart Arty na kartě Vložení jsou velmi zajímavé, propracované a graficky vyjímečně zdařilé objekty, které umožňují vyjádřit jednoduše, srozumitelně a čistě nejrůznější závislosti, hierarchie, procesy, cykly, 26
relace i jiné vztahy mezi různými předměty našeho zájmu. Velmi doporučuji jejich prostudování. Podrobné informace o těchto objektech a jejich použití naleznete na webu office.microsoft.com, zde je ukázka: http://office.microsoft.com/cs cz/novice/pouziti obrazku smartart HA101810742.aspx?CTT=1 3.9 Animované Gify Animovaný Gif není video. Je to obrázek, složený z několika mírně odlišných obrázků, které se postupně pomalu, nebo i velmi rychle zobrazují, takže vzniká dojem pohybu. Animované Gify můžete někdy použít ke zpestření prezentace, ale pozor jejich četné použití je spíše vhodné pro prezentace, určené pro malé děti! Buďte proto velmi střízliví při jejich použití. Existují stovky webů, kde jsou nabízeny již hotové animované Gify a některé z nich je nabízejí zcela zdarma. Na českém webu jsou to například stránky Gify Nena www.gify.nou.cz, animované gify Sirmi http://www.sirmi.ic.cz/ a mnoho dalších, které rychle naleznete, napíšete-li do Googlu animované gify. 3.10 Zvuky v prezentaci Chceme li, aby v prezentaci hrála hudba nebo jiné složitější zvuky, musíme zvukový soubor přiložit, nejlépe do jedné složky s prezentací. Prezentace se tedy se zvukem pouze propojí. Při přemístění prezentace do jiného počítače nesmíme zapomenout přemístit celou složku i s hudebními soubory a videosoubory, jinak hudba ani video hrát nebude. Obvyklý formát vkládaných zvukových souborů je WAV. Se soubory MP3 PowerPoint nepracuje a je proto nutné je převést na WAV. Vložení zvukového souboru provedeme jednoduchým příkazem Vložení/Zvuk/Zvuk ze souboru. 27
Pokud trváte na tom, aby se zvukový soubor opravdu vložil do prezentace a ne jenom propojil, můžete vložit pouze zvukové soubory s příponou WAV (waveform audio data) všechny ostatní typy mediálních souborů jsou pouze propojeny. Ve výchozím nastavení jsou zvukové soubory s příponou WAV, které jsou větší než 100 kilobajtů (kb), automaticky propojené s prezentací, nikoli do ní vložené. Můžete zvýšit velikost limitu pro vložené soubory WAV na maximální velikost 50 000 kb (50MB), ale zvýšením tohoto limitu se také zvětší celková velikost prezentace a tím se může snížit její výkon. Proto se tento způsob příliš nedoporučuje. Zvýšení limitu (velikosti souboru) provedete příkazem Tlačítko Office PowerPoint/Upřesnit/Uložit a nastavíte příslušnou velikost požadovaného souboru: /Možnosti aplikace 3.11 Video v prezentaci Videa, která lze použít v PowerPointové prezentaci jsou videosoubory ve formátech AVI nebo MPEG s příponami souborů AVI, MOV, MPG a MPEG, ale také ASF, WMV, MTS (videa s vysokým rozlišením). Videosoubory nejsou součástí prezentace, ale jsou do ní pouze vloženy jakožto odkaz na vlastní soubor videa. V praxi z toho vyplývá, že musíme podobně, jako u zvukových souborů dbát na to, abychom prezentaci i videosoubor měli ve stejné složce. V případě přemístění na jiný počítač musíme také přemístit celou tuto složku, jinak by video nefungovalo. Vložení videa provedeme velmi jednoduše příkazem Vložení/Film/Video ze souboru 28
3.12 Jak převedu zvuky a videa do potřebných formátů? Lze to udělat v mnoha programech, které jsou určeny ke konverzi hudebních souborů a videosouborů. Na Internetu jich nalezneme desítky, některé jsou placené a jiné zdarma. To jsou tzv. freewarové programy. Uvedeme zde pouze jeden z takových programů Format Factory. Jedná se o freeware, je tedy zdarma a můžete si ho stáhnout například na www.stahuj.cz nebo na www.slunecnice.cz. Program je opravdu velmi výkonný, je v češtině a má mnoho funkcí. Je to multifunkční multimediální konvertor souborů, který vám umožní provést téměř jakýkoliv převod nějakého multimediálního souboru na jiný. Podporuje totiž obrovské množství formátů jak z audio sekce, tak i z video a grafické. Nástroje konvertoru: podpora převodu video souborů do formátů MP4/3GP/MPG/AVI/WMV/FLV/SWF, podpora převodu audio souborů do formátů MP3/WMA/AMR/OGG/AAC/WAV, podpora převodu grafických souborů do formátů JPG/BMP/PNG/TIF/ICO/GIF/TGA, ripování DVD do video souboru, ripování audio CD do hudebního formátu, podpora formátů, které používají ipod/iphone/psp/blackberry, oprava poškozených souborů, redukce velikosti souborů, konverze grafických formátů podporuje zoom, rotaci, převrácení a tagy, podpora 56 světových jazyků včetně češtiny. Základní obrazovka programu Format Factory: 29
3.13 Převod souborů bez instalace externích programů server Zamzar Pro ty z vás, kteří nemáte rádi jakékoliv instalace a práci s jinými programy, mám velmi dobrou zprávu. Na internetu lze využít server www.zamzar.com, který provádí veškeré konverze on line. Pro převod téměř jakéhokoliv hudebního nebo video souboru postačí pouhé 4 kroky: 1. Pomocí tlačítka Procházet vyberte ve svém počítači soubor, který chcete převést (konvertovat). 2. Vyberte, do jakého formátu chcete soubor konvertovat (například Wav u hudebních souborů). 3. Uveďte svou Mailovou adresu 4. Spusťte on line konverzi. Po chvíli obdržíte na uvedený Mail odkaz ke stažení jednoho nebo více souborů. A je to. Jednoduché, co? A funguje to! 3.14 Oddělení zvuku od videa Velmi často mám k dispozici video, stažené třeba ze serveru YouTube. Může to být například písničkavideoklip a my chceme využít pouze zvukovou část videoklipu. Zde doporučuji použít freewarový program Any Audio Converter. Stáhnete ho ze slunecnice.cz, je v češtině, má velmi jednoduché ovládání a umí všechno, co potřebujeme. 30