Požadavky Snadný začátek ve dvou krocích Datum poslední aktualizace: 16. 5. 2013 Perspia a.s. www.teamassistant.cz Stránka 1 z 5
Vítejte Gratulujeme k rozhodnutí využívat aplikaci team assistant - Požadavky jako svůj helpdesk. Šablonu, kterou máte k dispozici, můžete využívat tak, jak je. Stačí pouze zavést do systému potřebné uživatele a rozhodnout o tom, jaké pravomoce bude mít konkrétní uživatel. Na následujících stránkách naleznete stručný návod. Šablonu si také můžete upravit, aby vám vyhovovala ještě více. Každá firma je jiná a potřebuje řešit některé věci odlišně. Proto máte k dispozici šablonu, která je otevřená všem změnovým požadavkům, které na ni kladete. Návod naleznete v rozšíření této příručky - Požadavky Jednoduché nastavení pro velký úspěch. Jak to vlastně probíhá V první řadě potřebujete do aplikace zavést uživatele, kteří budou moci vznášet požadavky (úkoly označené světle modře). Dále potřebujete osobu, která bude rozhodovat o způsobu řešení jednotlivých požadavků (role Manažer Požadavků, oranžově označený úkol) a přidělovat konkrétní řešitele (role Řešitel Požadavků, růžové úkoly ). Pokud zadavatel požadavku není dlouhodobě spokojen s řešením svého požadavku, může svůj požadavek eskalovat k osobě, která má poslední slovo v rozhodování o požadavku (role Eskalace Požadavků, žluté úkoly). www.teamassistant.cz Stránka 2 z 5
Osoba s rolí Manažer Požadavků rozhoduje o způsobu řešení požadavků - zda se požadavek řešit bude (a kdo ho bude řešit) či nebude a zda má správně nastavenou prioritu. Samozřejmě má dostatek prostoru pro poznámky. Případně může zadavatele požadavku vyzvat k doplnění informací či důkladnější vysvětlení problému. V rámci řešení požadavku může řešitel (role Řešitel Požadavků ) požádat zadavatele o doplnění informací, nebo se rovnou pustit do řešení. Pokud zpracování požadavku zabere delší časové období, zaznamená řešitel pokrok ve vývoji. Pokud je požadavek vyřešen, řešitel to zaznamená a aplikace automaticky přesune požadavek zpět k zadavateli požadavku, aby zkontroloval, zda je provedené řešení v pořádku. Zadavatel má možnost řešení akceptovat, vrátit k řešení nebo si stěžovat u pověřené osoby (role Eskalace Požadavků ). Je-li řešení akceptováno, případ končí. Je-li řešení vráceno, aktivuje se úkol oprava, po jehož vyřešení je opět na řadě kontrola řešení. Je-li řešení eskalováno, aktivuje se úkol pro uživatele s rolí Eskalace Požadavků, aby rozhodl o dalším vývoji požadavku. Je možno rozhodnout, že je třeba řešení opravit, nebo že se požadavek nebude dál řešit. 1. Zaveďte do aplikace uživatele Bez uživatelů nejsou požadavky. Je tedy nutno ze všeho nejdříve zavést do aplikace uživatele. Pro základní nastavení není nutno mít zavedenou organizační strukturu, vystačíte si pouze se seznamem uživatelů a třemi základními rolemi. Uživatele můžete založit dvěma způsoby: Každého uživatele zvlášť nebo pomocí exportu z jiného programu. a. Založení uživatelů samostatně Na kartě Uživatelé zvolte v Seznamu uživatelů možnost Přidat. Nadefinujte nového uživatele podle požadovaných polí. Velmi doporučujeme zapsat správně i e-mailovou adresu, aby aplikace mohla korektně posílat e-mailové notifikace. Stávající nastavení aplikace nepotřebuje pro svou práci organizační strukturu, takže tuto položku nechte prázdnou. Pokud má uživatel plnit jednu ze tří zmíněných rolí, přiřaďte mu ji na záložce Role. Jeden uživatel může mít přiřazeno více rolí. www.teamassistant.cz Stránka 3 z 5
Pokud si chcete zkontrolovat, kolik uživatelů má přiřazenou danou roli, rozbalte si vlevo stromeček Role a vyberte si roli, která vás zajímá. V hlavní tabulce si můžete prohlédnout všechny uživatele s touto rolí. www.teamassistant.cz Stránka 4 z 5
b. Import uživatelů pomocí souboru csv Uživatele je možno naimportovat pomocí souboru csv - pro tyto účely si stáhněte vzorové csv. Pro import se na kartě Uživatelé v Seznamu uživatelů přepněte ze záložky Seznam uživatelů na záložku Import/Export. Pro import uživatelů zvolte v pravém sloupci postupujte podle pokynů na obrazovce.. Dále 2. Rozdejte hesla a odemkněte uživatele, ať mohou začít pracovat Po vytvoření je každý uživatel zamčený (před jeho jménem naleznete ikonu zámku ). Zamčený uživatel se nemůže se do aplikace přihlásit. Každého uživatele je tedy nutno odemknout. K tomu slouží ikona zámku v pravém ovládacím panelu. Odemykat/zamykat můžete uživatele buď jednotlivě (označíte daného uživatele) nebo hromadně (nebude označen žádný uživatel). V případě hromadného odemykání/zamykání přesunujete uživatele ze skupiny Odemčení do skupiny Uzamčení a naopak. Každému uživateli je ještě nutno přiřadit heslo. Označte daného uživatele a pomocí ikony Upravit proveďte změnu hesla. www.teamassistant.cz Stránka 5 z 5