3/11 Kompletní průvodce programem Google Gmail: KRÁL VŠECH E-MAILŮ Google se svým Gmailem na rozdíl od většiny poskytovatelů e-mailu vydal jinou cestou a svým uživatelům se nebojí naservírovat horké novinky, které zrychlí a usnadní práci s poštou. Ukážeme vám, jak a zda se vyplatí přejít se svým e-mailem ke Googlu.užitečné funkce krok po kroku ovládnout. Připravil: Dominik Dediček obsah Registrace zabere pár minut Kam se s Gmailem přihlásíte Základní nastavení Příjem e-mailů z jiných účtů Nová zpráva Práce se zprávami Doručená pošta Štítky Automatické filtry Rozšiřující funkce 1
Registrace zabere pár minut Pro registraci nového účtu na službě Gmail přejděte na adresu www.gmail.com a v pravém panelu klepněte na tlačítko Vytvořit účet. Po klepnutí na něj se dostanete k registračnímu formuláři, ve kterém je třeba vyplnit všechny položky. Síla aktuálně zvoleného hesla se vám zobrazí v lištičce u položky Bezpečnost hesla. Pokud se nechcete často přihlašovat (a nepoužívá-li Gmail na vašem počítači i někdo jiný), ponechte zaškrtnuté políčko Neodhlašovat. Užitečná je také funkce Webová historie, která si bude pamatovat vaše vyhledávání a poté vám ho přizpůsobí. Začněte nejdříve s vyplněním polí Jméno a Příjmení, poté do pole Požadované přihlašovací jméno napište e-mailovou adresu (ovšem pouze tu část před zavináčem), pod kterou budete přijímat/odesílat zprávy a přihlašovat se na dalších webech společnosti Google. Jakmile si ji zvolíte, klepněte na tlačítko Ověřte dostupnost pro zjištění, zdali tuto adresu již někdo nepoužívá. Pokud je k dispozici, zobrazí se pod zmiňovaným tlačítkem modrý text. V případě, že ji již někdo používá, budete si moci vybrat z dostupných alternativ či vyzkoušejte jinou adresu. Pro případ zapomenutí hesla můžete do pole E-mail pro obnovu zadat alternativní e-mailovou adresu, na kterou by vám bylo ve zmiňované situaci doručeno heslo nové. Z roletkové nabídky Bezpečnostní otázka si zvolte otázku, která vám bude položena v případě, že zapomenete heslo, a do pole Odpověď na ni napište odpověď. Nyní již jen opište kontrolní kód do pole Ověření slova a odsouhlaste podmínky používání klepnutím na tlačítko Přijímám. Po volbě e-mailové adresy přejděte k nastavení hesla. Jeho minimální délka je 8 znaků, a ačkoli to není povinné, je lepší zvolit kombinaci malých i velkých písmen a čísel. Ponechali-li jste zaškrtnuté políčko Neodhlašovat, nesetkáte se s přihlašováním příliš často. Přesto si zapamatujte adresu www.gmail.com, kde se po zadání vaší e-mailové adresy (ve formátu vasejmeno@gmail.com) a hesla dostanete ke své poště. 2
Kompletní průvodce programem Kam se s Gmailem přihlásíte Vaši e-mailovou adresu získanou při registraci můžete využít i pro přihlašování na dalších webech od Googlu, například na známém YouTube, fotogalerii Picasa či ji můžete využít i pro založení vlastního blogu na Blogger.com. Po přihlášení se na vyhledávači Google máte dokonce možnost si stránku přizpůsobit přidat si na ni třeba preferované zpravodajství, náhled do své e-mailové schránky či pro ni zvolit jiný vzhled. Kompletní přehled dostupných klávesových zkratek naleznete po klepnutí na odkaz Další informace u položky Klávesové zkratky. Nastavit si také můžete vlastní podpis, který se bude automaticky připojovat pod každou vámi odeslanou nebo přeposlanou zprávu. Učinit tak můžete v textovém poli Podpis, kde máte také k dispozici široké Základní nastavení Po registraci zbývá jen klepnout na tlačítko Zobrazit můj účet a poté se dostanete ke své schránce. Z účtu můžete sice již přijímat a odesílat e-maily, přesto se ale vyplatí si schránku doladit. Tak můžete učinit po klepnutí na odkaz Nastavení v horním pravém rohu. možnosti pro jeho ozdobení přiložit do něj můžete třeba i obrázek. Pro přehlednost a rychlejší orientaci je vhodné zvolit menší počet zpráv na jednotlivé stránky, což můžete učinit v rozbalovacím seznamu u položky Maximální velikost schránky. Šikovnou funkcí jsou také klávesové zkratky, se kterými jste se již jistě setkali a jež vám pomohou výrazně zrychlit práci se schránkou. Zvolte tedy možnost Zapnout. Nastavení nezapomeňte uložit klepnutím na tlačítko Uložit změny ve spodní části stránky. Nezalíbil-li se vám vzhled vaší schránky, můžete ho rychle a jednoduše změnit. Učinit tak budete moci po klepnutí na kartu Motivy a zvolení požadovaného vzhledu. 3
Příjem e-mailů z jiných účtů Pokud máte svou e-mailovou schránku u jiného poskytovatele freemailu (například na Seznamu či třeba Atlasu), můžete si jednoduše nastavit, aby Gmail přetáhl vaše zprávy do nové schránky Googlu. Budete tak mít po ruce všechny starší zprávy i kontakty. Do Gmailu takto můžete přesměrovat poštu i z několika účtů současně, a udělat si tak jednoduše pořádek v elektronické poště. Byla by škoda nemít své zprávy ihned po ruce a všechny kontakty zdlouhavě informovat o změně e-mailové adresy, máte možnost stáhnout a nasměrovat všechny e-maily ze starého účtu do vaší nové schránky. K této možnosti se dostanete po klepnutí na odkaz Nastavení a poté na kartu Účty a import. Klepnutím na tlačítko Importovat poštu a kontakty pak vyvoláte nové okno s průvodcem. V prvním kroku zadejte e-mailovou adresu, z níž chcete stahovat poštu (a vaše Nyní již jen zbývá volbu potvrdit klepnutím na tlačítko Spustit import. Chvíli však přenesení zpráv trvá, proto budete muset třeba několik hodin počkat, než se v nové schránce objeví všechna pošta z vašeho starého e-mailu. Import zpráv také kdykoli můžete zrušit po klepnutí na odkaz Smazat u daného účtu. Nová zpráva K napsání nové zprávy se dostanete po klepnutí na tlačítko Napsat e-mail v pravém panelu či stiskem klávesy c (v případě, že jste povolili klávesové zkratky). Do pole Komu napište adresáta (v případě, že jich je víc, tak jednotlivé adresy oddělte čárkou) a do pole Předmět napište čeho se váš e-mail týká. kontakty) a klepněte na tlačítko Pokračovat. V dalším kroku pak zadejte heslo, s nímž se k danému e-mailu přihlašujete, a opět klepněte na zmíněné tlačítko. Poté zbývá zvolit, zdali v původní schránce chcete zprávy ponechávat (v tom případě zaškrtněte políčko Nechat na serveru kopii přenesené zprávy) a zda chcete tyto zprávy viditelně označovat. Text zprávy pak pište do textového pole. K dispozici také máte nástroje pro formátování textu fungují zcela stejně jako například ve Wordu. Můžete tak třeba měnit barvu textu, pracovat s různými seznamy či třeba do zprávy přidat smajlíky. 4
Kompletní průvodce programem Maximální velikost přílohy je omezena na 20 MB, mys- lete ale při jejím výběru i na příjemce. Zdaleka ne každý poskytovatel umožňuje přijímat takto objemné přílohy prostřednictvím elektronické pošty, a snadno se tak může stát, že se váš e-mail nedostane ke svému adresátovi. Soubory větší než 5 MB proto posílejte prostřednictvím specializovaných služeb, jakými jsou např. www.leteckaposta.cz nebo www.ulozto.cz, případně prostřednictvím Dropboxu, který jsme vám představili v JNP 12/10. K e-mailu samozřejmě také můžete přiložit soubor klepnutím na tlačítko Připojit soubor. V případě, že chcete k e-mailu přidat více souborů, nemusíte je volit jednotlivě, nýbrž jich můžete vybrat několik najednou. dostanete klepnutím na položku Koncepty v levém panelu. Práce se zprávami Doručená pošta je tím, co se vám zobrazí vždy jako první po přihlášení a jinak se k ní dostanete kdykoli po klepnutí na položku Pošta v levém panelu. V přehledu pošty se u každé zprávy zobrazuje odesílatel, její předmět, úryvek textu, datum a to, zdali obsahuje nějakou přílohu. Nepřečtené zprávy jsou zvýrazněny tučným písmem. Ke konkrétní zprávě pak přejdete klepnutím na ni. Zprávu odešlete klepnutím na tlačítko Odeslat. Vrátit se k ní později můžete klepnutím na tlačítko Uložit a můžete ji také Zrušit. K rozepsané zprávě se pak znovu Nacházílisevezprávěnějakápříloha Nachází-li zprávě příloha, naleznete ji pod jejím textem. Běžné soubory (jako například textové dokumenty, tabulky či prezentace) si můžete zobrazit rovnou ve vašem internetovém prohlížeči, aniž byste je museli stahovat, a to klepnutím na odkaz Zobrazit. Přílohu si ale samozřejmě můžete uložit i do počítače. 5
V případě, že chcete odesílateli odpovědět, postačí klepnout do textového pole pod zprávou a řídit se pak stejným postupem jako v případě, že odesíláte zprávu novou. Zprávu ale můžete také přeposlat dále klepnutím na nabídku Odpovědět a poté na položku Přeposlat. Do pole Komu pak jen napište požadovanou adresu, připište třeba vlastní text a klepněte na tlačítko Odeslat pod polem pro psaní zprávy. Pod nabídkou Další akce naleznete doplňkové možnosti, jako například označit nepřečtené zprávy jako přečtené bez toho, abyste je museli otevírat. Další složky (jako například archivovanou poštu) naleznete po klepnutí na položku Další v levém panelu. Doručená pošta Pod položkou Pošta se neskrývá jen přehled vašich zpráv, ale i užitečné funkce k jejich organizaci. Pro usnadnění naleznete u každého e-mailu políčko, které vám umožní pracovat s několika zprávami zároveň. Můžete tak najednou označit třeba 5 zpráv a odstranit je z přehledu doručené pošty klepnutím na tlačítko Smazat (přesunou se do složky Koš, kde se po 30 dnech automaticky smažou). Stejně tak je můžete i Archivovat, čímž také zmizí z přehledu vaší pošty, ale zůstanou navždy uložené ve složce Všechna pošta, kde je kdykoli naleznete. Nežádoucí poštu také můžete přesunout do k tomu určené složky klepnutím na tlačítko Oznámit spam. Štítky Štítky jsou šikovným pomocníkem při správě a třídění e-mailů, využít je tak můžete třeba k rozdělení pošty na osobní a pracovní. Funkcí je lze přirovnat k barevným papírkům, jimiž byste si rozdělovali poštu na dopisy, účty a reklamní letáky. Nejdříve je však třeba si příslušné štítky vytvořit klepnutím na nabídku Štítky a poté na položku Správa štítků. Název nového štítku napište do textového pole u položky Štítky a klepněte na tlačítko Vytvořit. Nový štítek se vám pak zobrazí v seznamu pod tímto polem. 6
Kompletní průvodce programem V seznamu máte možnost klepnutím na název některého štítku změnit jeho název, změnit volby jeho zobrazování či ho úplně odstranit. Tímto způsobem si můžete vytvořit libovolný počet štítků. Pro přiřazení štítků k příslušným zprávám pak stačí přejít k přehledu vaší pošty, označit požadované zprávy (zaškrtnutím jejich políček), z nabídky Štítky zvolit daný štítek a klepnout na možnost Použít. K jedné zprávě jich můžete přiřadit i několik a pro jejich odstranění ze zprávy stačí opětovně klepnout na nabídku Štítky a zrušit označení příslušného štítku. Automatické ti kéfilttry Filtry jsou šikovným pomocníkem a mohou vám ušetřit spoustu času tím, že za vás budou třídit poštu a provádět s ní další rutinní úkoly. K vytvoření nového filtru se dostanete po klepnutí na odkaz Nastavení v horní části schránky a zvolení karty Filtry. Na kartě pak jen klepněte na odkaz Vytvořit nový filtr. Zobrazit jen zprávy s určitým štítkem můžete po klepnutí na jeho název v levém panelu (v případě, že máte štítků větší počet, naleznete ho v nabídce Další). z určité adresy. Máte však možnost zadat i předmět, popřípadě slova, které zpráva obsahuje. Jakmile zvolíte kritéria, klepněte na tlačítko Další krok. Které zprávy odpovídají vybraným kritériím, si můžete ověřit po klepnutí na tlačítko Test hledání. V následujícím kroku pak máte na výběr úkony, které budou automaticky prováděny se zprávami, které budou odpovídat kritériím zvoleným v předchozím kroku. Nejužitečnější pro vás bude nejspíše možnost označovat zprávy jako přečtené či je označit hvězdičkou nebo štítkem. Daným zprávám tak může být automaticky přiřazován štítek, jímž mohou být třeba označovány faktury, které vám chodí od poskytovatele internetu. Jakmile zvolíte akce, které budou prováděny s odpovídajícími zprávami, klepněte na tlačítko Vytvořit filtr. Tento filtr také můžete aplikovat i na zprávy, které vám přišly již v minulosti. Při tvorbě filtru máte na výběr celkem z pěti kritérií, podle nichž bude nakládáno se zprávami jim odpovídajícími. Nejčastěji využijete možnosti Od, čímž si můžete zvolit postup pro zprávy, které přijdou jen 7
Rozšiřující funkce Pod tajemnou kartou s názvem Laboratoř, kterou naleznete v nastavení, se neskrývají žádné experimenty s vaší poštou, jak by se na první pohled mohlo zdát, ale naopak užitečné funkce, které rozšiřují možnosti vaší schránky a usnadňují vám práci s ní. Jak již bylo zmíněno, laboratorní funkce naleznete v Nastavení pod kartou Laboratoř. Na této kartě najdete seznam s několika desítkami rozšiřujících funkcí a u každé z nich také její stručný popis a možnost aktivovat ji, to učiníte přepínačem Aktivovat a poté klepnutím na tlačítko Uložit změny ve spodní části stránky. Z těch nejužitečnějších lze jmenovat gesta myší, kukátko pro zprávy, překlad zprávy, vlastní klávesové zkratky a vylepšení titulků. V laboratoři Gmailu ale naleznete spoustu dalších užitečných rozšíření. Nebude-li vám ale některé z nich vyhovovat, stačí přejít opět ke kartě Laboratoř a u dané funkce přepínačem označit možnost Deaktivovat a klepnout na tlačítko Uložit změny ve spodní části stránky. V PŘÍŠTÍM ČÍSLE: Nejdůležitější nastavení Windows Provedeme vás všemi smysluplnými a užitečnými nastaveními systému. V příručce najdete jak rady pro úplné začátečníky, tak triky pro ty pokročilejší a náročnější. Vše jako obvykle tak, aby tomu rozuměl úplně každý. Postup složení příručky 1. Vytrhněte prostřední dvoulist 2. Sklopte dvoulist k sobě 3. Ustřihněte spodní část 3 2 2 8