MANUÁL k dotačnímu portálu Královéhradeckého kraje DOTIS - podání žádosti o dotaci z rozpočtu Královéhradeckého kraje Zpracoval: Ing. Bc. Miroslav Mejstřík, DiS., vedoucí oddělení krajských dotací 29. ledna 2015
Úvodní slovo Vážení žadatelé o dotaci, v MANUÁLU k dotačnímu portálu Královéhradeckého kraje DOTIS (dále jen DOTIS ) budete seznámeni s návodem pro podání žádosti o dotaci z rozpočtu Královéhradeckého kraje. Podání žádosti o dotaci prostřednictvím DOTISu je podmínkou pro zařazení žádosti o dotaci do schvalovacího procesu. Webová adresa DOTISu DOTIS je přístupný na internetové adrese: https://dotace.kr-kralovehradecky.cz 2/14
Úvodní strana aplikace DOTIS Horizontální lišta Aktuality informace pro žadatele o dotaci o všech aktivitách odboru regionálního rozvoje, grantů a dotací Dotační programy vrací žadatele o dotaci na úvodní okno aplikace Registrace nového žadatele žadatel o dotaci vyplní základní registrační údaje o své osobě, včetně přihlašovacích údajů. Postup při registraci v kapitole Krok č. 1 Registrace žadatele. ----------------------------------------- Obrázky dotačních oblastí po kliknutí na obrázek se žadatel o dotaci dostane do nabídky aktuálních dotačních programů. Zde nalezne základní dokumenty k dotačnímu programu, tj. schválené podmínky, vzor podrobného rozpočtu a další informace včetně termínu vyhlášení výzvy. Kontakty na pracovníky odd. KD seznam pracovníků oddělení krajských dotací zodpovědných za jednotlivé dotační oblasti 3/14
Komponenty DOTISu Běžná textová pole umožňují vepsání samotného textu nebo kombinaci čísla a textu, podle podstaty pole. Výběrové pole uživatel může psát název např. obce do tohoto pole a komponenta automaticky podle prvních písmen vyhledá danou obec. Tlačítko použijete u výběru obce. Výběrové pole s omezenou nabídkou u výběru kraje, okresu, ORP a dalších Číselné pole toto pole vyplníte u PSČ, IČ nebo u telefonu. Vyplňování pole je třeba začít od první pozice vlevo. Kalendář výběr data, setkáte se s ní např. u data narození, stanovení začátku a konce projektu. Správce údajů umožňuje editaci kontaktů, e-mailů, telefonních čísel a další Vícenásobné zaškrtávací pole umožňuje zaškrtnout uživateli více polí najednou podle potřeby žádosti o dotaci Směrovky - slouží pro přepínání mezi listy formuláře a automatickému ukládání žádosti o dotaci 4/14
Krok č. 1 Registrace žadatele Registrace Uživatel si sám zvolí libovolné přihlašovací jméno a heslo. Vyplní základní údaje o své osobě jméno, příjmení, ulice, obec, PSČ, e-mail a telefonní číslo (nejlépe na mobilní telefon). Země je nastavena na CZ. Uživatel se při registraci vždy identifikuje jako fyzická osoba!!! ----------------------------------------- Formulář umožňuje k registraci fyzické osoby rovněž připojit i ekonomický subjekt, který bude v žádosti zastupovat (např. obec, škola, svazek obcí, církevní organizace, občanské sdružení apod.). Validace údajů probíhá přes registr ARES. Doporučujeme pouze u uživatelů, kteří zastupují pouze jeden ekonomický subjekt. Takto vyplněné údaje se automaticky na základě přihlášení vyplní do každé žádosti. --------------------------------------- Po odeslání registračního formuláře Vám přijde informační link na e-mail, který jste uvedli v žádosti. Tento link potvrdíte a tím je vaše registrace hotova a účet aktivován. 5/14
Krok č. 2 Přihlášení žadatele V pravém horním rohu uživatel vyplní své Přihlašovací jméno a heslo, které si definoval v registraci (viz předchozí krok č. 1 Registrace). Kliknutím na pole Přihlásit se přihlásíte do aplikace a nyní můžete začít s tvorbou nové žádosti. Pokud žadatel zapoměl heslo pošle administrátorovi žádost pro nové heslo prostřednictvím funkce Zapomenuté heslo. Zapomenuté heslo je posláno uživateli na registrační e-mail. Po přihlášení se uživateli zobrazí nová pole (MOJE ŽÁDOSTI a NASTAVENÍ), ve kterých lze vytvořit novou žádost o dotaci a nadefinovat nové subjekty, za které bude uživatel vytvářet žádosti o dotaci. Krok č. 3 Vytvoření nové žádosti MOJE ŽÁDOSTI zde žadatel o dotaci najde žádosti o dotaci, které vytvořil => při prvním přihlášení nejsou uloženy žádné žádosti o dotaci. NASTAVENÍ umožňuje žadateli o dotaci přiřadit si ke své registraci nové subjekty, za které bude žádosti o dotaci vytvářet. Pokud vyplní údaje o dalších subjektech, které zastupuje, tak při výběru dotační oblasti a dotačního programu si bude moci zvolit, za jaký subjekt žádá. Tím budou údaje o žadateli automaticky v žádosti vyplněny. VYTVOŘENÍ NOVÉ ŽÁDOSTI kliknutím na tlačítko + se žadateli o dotaci zobrazí nabídka s možností volby žadatele o dotaci, za kterého se žádost o dotaci bude vytvářet, dotační oblasti a dotačního programu (více Krok č. 4 Výběr dotačního programu). 6/14
Krok č. 4 Nastavení dalších subjektů Žadatel o dotaci kurzorem najede na pole NASTAVENÍ. Tím se mu rozbalí nabídka OSOBNÍ, ORGANIZACE, ZMĚNA HESLA. OSOBNÍ umožňuje změnu osobních údajů zadaných při registraci. Pouze na uživatele, který je momentálně přihlášen pod svým účtem. ORGRANIZACE umožňuje prostřednictvím tlačítka PŘIDAT DALŠÍ přidat subjekt, který bude přihlášená fyzická osoba v podávání žádosti zastupovat. Údaje jsou totožné jako na kartě 1 Údaje o žadateli mimo kontaktních osob. ZMĚNA HESLA umožňuje uživateli změnit heslo pro přihlášení. Pokud uživatel bude vyplňovat údaje o žadateli o dotaci až v samotné žádosti o dotaci, nemusí tyto kroky provádět. Tato funkce je určena pouze uživatelům, kteří tvoří žádosti o dotaci pro více subjektů a chtějí si ulehčit práci s vyplňováním těchto žádostí. Krok č. 5 Výběr dotačního programu Po kliknutí žadatele o dotaci na tlačítko + VYTVOŘENÍ NOVÉ ŽÁDOSTI se mu zobrazí následující nabídka. ŽADATEL zde si vybere subjekt, za který žádá. Zde právě využije údajů z kroku č. 4 Nastavení dalších subjektů. Pokud žádá za sebe nebo bude údaje o žadateli o dotaci vyplňovat až v samotné žádosti, je zde vždy nastaven ten uživatel, který je právě přihlášen. V tomto případě je to kuhk kuhk. OBLAST uživatel si vybere dotační oblast - např. Regionální rozvoj PROGRAM na základě předchozího výběru se žadateli o dotaci vygenerují právě vyhlášené dotační programy. 7/14
Ukázka postupu při výběru dotačního programu 1. základní zobrazení 2. výběr subjektu 3. výběr dotační oblasti Po těchto krocích uživatel klikne na tlačítko OK a následně se mu otevře formulář pro dotační program. 4. výběr dotačního programu 8/14
Krok č. 6 Vyplnění formuláře žádosti o dotaci FORMULÁŘ ŽÁDOSTI o dotaci je rozdělen na pět záložek, mezi kterými se lze libovolně přepínat. Jednotlivé záložky jsou po vyplnění zbarveny podle stavu vyplnění. 1 ÚDAJE O ŽADATELI - zde si uživatel vybere, zda žádá za Fyzickou osobu nebo za Právnickou osobu (vč. podnikatelů) - v případě Fyzické osoby jsou již údaje vyplněné z registrace. V případě Právnické osoby (vč. podnikatelů) vyplní uživatel IČO, které po kliknutí na tlačítko Validace ARES ověří existenci subjektu, včetně typu organizace, plátce DPH, oficiální adresy a dalších údajů. Uživatel dále musí vyplnit bankovní účet, doručovací adresu, statutární orgán a kontaktní osobu. Poté klikne na tlačítko Uložit. Pokud máte list správně vyplněný, změní se barva listu z modré na zelenou. 2 ÚDAJE O PROJEKTU zde uživatel vyplní Název projektu, popis projektu (včetně místa konání a působnosti projektu), cíl projektu, a partnery projektu. 3 OSTATNÍ ÚDAJE jedná se o záložku se specifickými údaji, které je potřeba vyplnit. Její obsah se liší podle dotačního programu (např. počet obyvatel, počet dotčených katastrálních území). Na této záložce uvede žadatel o dotaci také harmonogram realizace projektu a přiloží povinné přílohy. Je zde i možnost přiložit i nepovinné přílohy. 4 ROZPOČET - na této záložce uvede žadatel o dotaci jednotlivé položky rozpočtu. Podíl dotace na celkových výdajích vynaložených na realizaci projektu (profinancovaných nákladech), nebo na celkových uznatelných výdajích vynaložených na realizaci projektu (profinancovaných nákladech), se zobrazuje na konci této záložky - podle podmínek daného dotačního programu. 5 DOKONČENÍ žadatel o dotaci potvrdí čestné prohlášení. Na této záložce rovněž nalezne seznam chyb v žádosti o dotaci. Pokud je žádost o dotaci bez chyb, může žadatel o dotaci žádost vytisknout a odeslat na KÚ KHK. ----------------------------------------------------------------------------- Záložky 1, 2 a 5 jsou pro všechny dotační programy stejné!!! Záložka 3 je pro každý dotační program jiná. Záložka 4 má 2 varianty rozpočtu podle podmínek programu. 9/14
Záložka 2 ÚDAJE O PROJEKTU pro uvedení popisu a cíle projektu je připraven textový editor, který umožňuje bohaté formátování textu. Rovněž informuje žadatele o dotaci o počtu zbývajících písmen. V případě, že žadatel o dotaci má potřebu popsat projekt podrobněji, může vložit popis projektu jako samostatnou přílohu na listu 3 Ostatní údaje. 6.1 Rozpočet celkové náklady projektu Varianta dotace z celkových nákladů projektu. NÁKLADOVÉ POLOŽKY žadatel o dotaci uvede výši jednotlivých výdajových položek rozpočtu, které budou vynaloženy na realizaci projektu (profinancovaných nákladů), tj. jak uznatelné, tak i neuznatelné výdaje. U uznatelných výdajů lze uvést výši požadované dotace na tuto položku. SPOLUFINANCOVÁNÍ žadatel o dotaci uvede výši jednotlivých zdrojů financování projektu (vklad žadatele o dotaci, příspěvek od obce atd.) mající vztah na uznatelné výdaje vynaložené na realizaci projektu (profinancované náklady). -------------------------------------------------------------------------- Součet celkových výdajů, které budou vynaloženy na realizaci projektu (profinancovaných nákladů), a podíl požadované dotace na těchto výdajích jsou uvedeny v tabulce na konci záložky Rozpočet. 10/14
6.2 Rozpočet celkové uznatelné náklady projektu Varianta dotace z celkových uznatelných nákladů projektu. CELKOVÉ NÁKLADY PROJEKTU žadatel o dotaci vyplní celkové výdaje, které budou vynaloženy na realizaci projektu (profinancovaných nákladů), tj. včetně neuznatelných výdajů. NÁKLADOVÉ POLOŽKY žadatel o dotaci uvede výši jednotlivých uznatelných výdajových položek rozpočtu, Krok které budou č. 7 Přílohy vynaloženy na realizaci projektu (profinancovaných nákladů). SPOLUFINANCOVÁNÍ žadatel o dotaci uvede výši jednotlivých zdrojů financování projektu (vklad žadatele o dotaci, příspěvek od obce atd.) mající vztah na uznatelné výdaje vynaložené na realizaci projektu (profinancované náklady). ------------------------------------------------------------------------ Součet celkových uznatelných výdajů, které budou vynaloženy na realizaci projektu, a podíl požadované dotace na těchto výdajích jsou uvedeny v tabulce na konci záložky Rozpočet. 11/14
Krok č. 7 Přílohy Webový formulář umožňuje vkládat uživatelem povinné přílohy, které jsou definovány podmínkami dotačních programů. Každý dotační program má svoje specifické přílohy. Uživatel může přílohu vložit přes ikonu tužka elektronicky. V případě, že příloha je natolik rozsáhlá nebo žadatel nemá možnost jí podat v elektronické podobě, zaškrtne tlačítko Dodáno v tištěné podobě. Pokud byla příloha již doložena v minulých letech a nedoznala žádných změn, zaškrtne tlačítko Již doloženo. Zaškrtnutím jednoho z těchto tlačítek není možné přidat přílohu z PC. Po kliknutí na tužku zcela vlevo se žadateli o dotaci zobrazí browser, který umožní vyhledat soubor na PC a přiložit ho k žádosti. Velikost souboru je omezená na 4 MB. Je možné vkládat soubory s koncovkou txt, doc, xls, pdf a jpg. Uživatel rovněž může přidat jakoukoliv libovolnou přílohu týkající se žádosti o dotaci. Uživatel je zodpovídá za přiložení všech dotačními podmínkami stanovených příloh prostřednictvím DOTISU nebo ve fyzické podobě. Nedoložení povinných příloh může mít v souladu s platnými Zásadami pro čerpání finanční podpory z dotačního fondu Královéhradeckého kraje za následek vyloučení dané žádosti o dotaci ze schvalovacího procesu z důvodu formální nesprávnosti. 12/14
Krok č. 8 Dokončení žádosti Po vyplnění všech záložek formuláře žádosti o dotaci a přesunem na poslední (DOKONČENÍ) se žadateli o dotaci zobrazí počet chyb v této žádosti. Bez opravy zobrazených chyb nemůže být žádost o dotaci řádně odeslána KÚ KHK. Po odstranění těchto chyb se žadateli o dotaci zobrazí na této stránce nové tlačítko Odeslání žádosti na úřad. Po kliknutí na toto tlačítko je žádost o dotaci řádně odeslána na KÚ KHK. Poté je nutné tuto žádost vytisknout, podepsat statutárním zástupcem a spolu s přílohami, které nebyly přiloženy prostřednictvím DOTISU, doručit KÚ KHK. Po tomto kroku je žádost o dotaci elektronicky odeslána na KÚ KHK. Žadatel o dotaci ji může kdykoliv měnit až do uplynutí lhůty pro podávání žádostí o dotaci. Poslední verze žádosti o dotaci podaná prostřednictvím DOTISu musí být totožná s její listinnou podobou doručenou KÚ KHK. V opačném případě nebude žádost o dotaci zařazena do schvalovacího procesu. 13/14
Krok č. 9 Tisk žádosti Po řádném vyplnění všech požadovaných údajů žádosti o dotaci, popř. v průběhu jejího vyplňování, lze provést tisk žádosti o dotaci použitím tlačítka Tisk/náhled žádosti. Žádost se generuje do formátu.pdf, proto je nutné mít na PC nainstalovaný Adobe Reader. Tento freeware je běžně dostupný na internetu, popř. bude na žádost žadatele o dotaci dodán KÚ KHK. V případě, že žádost o dotaci bude obsahovat chyby nebo nedostatky, bude mít v záhlaví text Pracovní verze žádosti NEODESÍLAT!, tak jak tomu je na obrázku. Pokud bude žádost o dotaci korektně ukončena, tj. bude bez chyb, nebude toto upozornění obsahovat. Krok č. 10 Uložené žádostí V horizontálním navigačním panelu nalezne přihlášený uživatel v záložce MOJE ŽÁDOSTI seznam uložených žádostí o dotaci. STAV ŽÁDOSTI - zde může sledovat stav žádosti o dotaci. Tyto stavy se automaticky mění, tak jak pracovníci oddělení krajských dotací nebo Zprostředkovatelé KHK zpracovávají jednotlivé žádosti o dotaci. Žadateli o dotaci přijde o změně stavu jeho žádosti o dotaci informační e-mail. JMENOVÁNÍ JINÉ OSOBY - zde uživatel může umožnit jiné osobě úpravu žádosti o dotaci (ikona panáčka). Povolení je závislé na registraci osoby v aplikaci DOTIS. Jinak není možné. Dále je zde možné žádost o dotaci EDITOVAT (ikona tužky) nebo SMAZAT (ikona koše). 14/14