Článek 1 Předmět úpravy. Článek 2 Vymezení základních pojmů

Transkript

1 UNIVERZITA PARDUBICE Směrnice č. 4/2013 Věc Spisový řád Univerzity Pardubice Působnost pro všechny zaměstnance a útvary univerzity Účinnost 3. července 2013 Číslo jednací RPO/0022/13 Vypracoval Bc. Alice Michalů, referát organizační Ing. Dana Chvojková, IT specialista Ing. Ondřej Prusek, Ph.D.,vedoucí oddělení podpory informačních systémů Předkládá Bc. Alice Michalů, referát organizační Schválil Ing. Petr Gabriel, MBA, kvestor Článek 1 Předmět úpravy 1. Touto směrnicí se vydává, v souladu s ustanovením 66 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon ), Spisový řád Univerzity Pardubice (dále jen SŘ ). 2. SŘ stanoví v souladu se zákonem a vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen,,vyhláška ) organizaci a jednotné závazné zásady pro nakládání a manipulaci s dokumenty Univerzity Pardubice (dále jen univerzita ) a péči o ně. 3. Součástí SŘ je spisový a skartační plán, který je uveden v příloze č. 11. Článek 2 Vymezení základních pojmů Spisová služba je soubor činností, které zajišťují odbornou správu dokumentů došlých a vzešlých z činnosti univerzity a které zahrnují jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení včetně kontroly těchto činností. Univerzita a všechny její útvary jsou povinny tuto činnost vykonávat ze zákona o archivnictví a spisové službě. Na univerzitě je spisová služba zajišťována pověřenými pracovníky jednotlivých útvarů. Pro evidenci se používá elektronický informační systém. Elektronický informační systém - modul Spisová služba (dále jen,,spsl ) je integrovaná součást jednotného informačního systému Univerzity Pardubice, sloužící k evidenci činností souvisejících s výkonem spisové služby. Původce je univerzita, z jejíž činnosti dokument vznikl. Za dokument vzniklý z činnosti univerzity se považuje rovněž dokument, který byl univerzitě doručen, nebo jinak předán. Dokument je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti univerzity, tj. který univerzita v souvislosti se svojí činností obdržela nebo byl vytvořen v rámci činností útvarů a zaměstnanců, případně studentů univerzity. Podle obsahu a důležitosti lze dokument označit jako úřední dokument. 1

2 Úřední dokument je dokument mající důležitou správní, informační, vědeckou a kulturní hodnotu a je označen číslem jednacím (uváděn též jako dokument úředního charakteru). PID je jedinečné identifikační číslo dokumentu v podacím deníku, generované při uložení záznamu o dokumentu v modulu SpSl automaticky. PID je přidělen každému dokumentu evidovanému v modulu SpSl. Číslo jednací je další evidenční identifikační údaj přiřazovaný dokumentu úředního charakteru, zaevidovanému v podacím deníku. Spis je uspořádaný soubor dokumentů vytvořených při vyřizování téže věci. Poštovní zásilka je dokument, který je přijímán či odesílán univerzitou prostřednictvím externí poštovní organizace. Podatelna je pracoviště univerzity zřízené na rektorátě, které centrálně zajišťuje příjem došlých dokumentů. Zajišťuje rovněž funkci výpravny, kde se dokument vybavuje náležitostmi k jeho odeslání. Podatelna též třídí a přerozděluje dokumenty na spisové uzly a zaměstnance univerzity jak v rámci externího poštovního styku, tak v rámci interního oběhu dokumentů. Podatelna zároveň koordinuje skartační řízení univerzity a slouží jako centrální spisovna. Spisový uzel je místo, na kterém pověřený pracovník zajišťuje spisovou službu pro příslušný útvar, případně skupinu útvarů v celé šíři činností a s pomocí SpSl. Podací deník slouží pro řádnou evidenci dokumentů na všech útvarech univerzity, do něhož jsou v číselném a časovém pořadí zapisovány došlé dokumenty a dokumenty vzniklé na daném útvaru, jakož i zaznamenáván jejich obsah, rozsah, vyřízení, převzetí, předání, odeslání, místo uložení apod. Je veden centrálně v digitální podobě v modulu SpSl s možností tisku pro trvalé uložení. Rejstřík je evidenční pomůcka k vyhledávání dokumentu v podacím deníku, je veden v digitální podobě s možností tisku pro trvalé uložení. Pro operativní použití je nahrazen vyhledávacími mechanismy SpSl podle konkrétních zadaných kritérií. Podací razítko slouží k vyznačení předepsaných náležitostí, které musí být v souladu s právními předpisy uvedenými v článku 1 vyznačeny, doplněny a evidovány o každém úředním dokumentu univerzity. Spisový a skartační plán je seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Může-li být dokument zařazen z hlediska obsahu do několika skupin, zařadí se podle rozhodující obsahové složky. Spisový a skartační plán je součástí tohoto Spisového a skartačního řádu a slouží jako pomůcka k označování, třídění, ukládání a případně vyřazování dokumentů a spisů. Spisový znak (někdy též ukládací znak) je číselné označení skupiny dokumentů příbuzné povahy podle jejich obsahu, určený Spisovým a skartačním plánem univerzity. 2

3 Skartační znak vyjadřuje dokumentární hodnotu dokumentu nebo spisu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem nebo spisem po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení naloží: a) skartační znak A (archiv) označuje dokument nebo spis trvalé dokumentární hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu; b) skartační znak S (stoupa) označuje dokument nebo spis bez trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen ke zničení; c) skartační znak V (výběr) označuje dokument nebo spis, jehož dokumentární hodnotu nelze v okamžiku vzniku určit a který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty nebo spisy se skartačním znakem A nebo S. Skartační lhůta je doba, po kterou je nutné dokumenty na univerzitě uchovávat z důvodů správních a provozních. Vyjadřuje se počtem let počítaných od 1. ledna roku následujícího po vyřízení nebo uzavření dokumentu či spisu. Skartační lhůta se označuje číslicí za skartačním znakem. Skartační lhůty nelze zkracovat. Spisovna je místo určené k uložení vyřízených dokumentů a spisů v útvarech, které je již bezprostředně nepotřebují pro svoji činnost, do uplynutí jejich skartačních lhůt podle spisového a skartačního plánu univerzity. Spisovny jsou zřízeny pro tento účel jako speciálně vyhrazené a označené místnosti příslušného útvaru univerzity, které splňují, v souladu se zákonnými normami podmínky pro ukládání dokumentů, kterými jsou: a) prostory pro ukládání dokumentů nesmí být ohroženy povodněmi, b) v prostorách pro ukládání dokumentů musí být umístěny práškové hasicí přístroje, c) prostory pro ukládání dokumentů musí být zabezpečeny proti škodlivému působení přírodních vlivů a jevů vyvolaných činností člověka, a to zejména proti průniku vody, páry, dešťové a splaškové kanalizace, nebezpečných chemických a biologických látek nebo působení fyzikálních jevů a proti nadměrné prašnosti, d) prostory musí být vybaveny regály, e) musí být zajištěny proti vstupu nepovolané osoby. Zvlášť jsou ukládány: - dokumenty související s vedením účetnictví (účetní spisovna), - technická dokumentace (technická spisovna), - dokumenty obsahující utajované skutečnosti. Příruční registratura je místo zřízené na jednotlivých pracovištích, kam se ukládají dokumenty, které jsou pro práci daného pracoviště provozně potřebné. Archiválie je dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé dokumentární hodnotě a významu vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. Archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou, které jsou vybrány a vzaty do evidence archiválií podle výše uvedených hledisek. Archivní fond je soubor archiválií, který vznikl výběrem dokumentů vytvořených činností univerzity. Archivní sbírka je soubor archiválií navzájem propojených jedním nebo několika společnými znaky. 3

4 Skartační řízení je postup, při němž se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost univerzity. Příslušný archiv při něm provádí výběr archiválií, a to na základě skartačního a archivačního návrhu předloženého univerzitou, resp. jednotlivými jejími útvary prostřednictvím podatelny. Archiv je odborné zařízení, které slouží k ukládání archiválií a k všestranné péči o ně. Funkci archivu pro univerzitu plní Státní oblastní archiv v Zámrsku. Stejnopis je jedno ze shodných násobných vyhotovení dokumentu v analogové podobě, nesoucí s tímto dokumentem shodné autentizační prvky, pokud k nim autentizační prvky připojila tatáž osoba, která dokument vytvořila (jedná se o kopii s podpisem). V digitální podobě se stejnopis nazývá replika. Prvopis je originální dokument zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen jejím vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem stanoveným jiným právním předpisem. 1 Druhopis je dokument odvozený od prvopisu, se kterým je obsahově shodný, avšak projev vůle osoby obsažený v druhopisu není osvědčen podpisem této osoby, ale vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem osoby stanovené jiným právním předpisem 2, popřípadě zvláštním autentizačním prostředkem stanoveným jiným právním předpisem. 3 Metadata data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času, tj. soubor informací o dokumentu, pořizovaný zčásti manuálně (účastníky spisové služby), zčásti elektronickým systémem spisové služby. Spouštěcí událost je okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty. V případě univerzity je spouštěcí událostí vyřízení dokumentu, nebo uzavření spisu. Informační systém datových schránek (dále jen,,isds ) je informační systém pro doručování dokumentů úředního charakteru elektronickou formou. Autorizovaná konverze a) úplné převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru (dále jen dokument obsažený v datové zprávě ), ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky, nebo, b) úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v analogové podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. Dokument, který provedením konverze vznikl (dále jen výstup ), má stejné právní účinky, jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením výstup vznikl (dále jen vstup ).4 1 Například zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, ve znění pozdějších předpisů, 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb, o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. 2 Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů 3 69 odst. 1 věta druhá zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů 4 22, odst. 1,2 zákona č. 300/2008Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů 4

5 Článek 3 Výkon spisové služby na univerzitě 1. Výkon spisové služby v rámci univerzity je organizován prostřednictvím strukturovaného systému spisových uzlů a podatelny. 2. Evidence dokumentů se na univerzitě provádí za použití výpočetní techniky v Elektronickém informačním systému modul Spisová služba. 3. Na spisové službě se podílejí všichni zaměstnanci, kteří vyřizují a vytvářejí dokumenty úředního charakteru. Článek 4 Organizace spisové služby 1. Spisovou službu organizují a za její řádný chod odpovídají vedoucí jednotlivých organizačních útvarů univerzity a jejich součástí, za organizace a sdružení činná při univerzitě jejich orgány (dále jen vedoucí zaměstnanci ). 2. Vedoucí zaměstnanci odpovídají za: a) dodržování tohoto spisového řádu v jím řízeném útvaru, b) řádný výkon spisové služby, c) průběžně prováděnou kontrolu stavu vyřízení dokumentů v jimi řízených útvarech, d) neprodlené projednání zjištěných závad se zpracovateli dokumentů a určení způsobu a termíny odstranění těchto závad, e) dodržování předepsaných náležitostí a lhůt pro předání dokumentů a spisů do spisovny a ke skartačnímu řízení. 3. Vedoucí zaměstnanec určí pracovníka pověřeného výkonem spisové služby, případně též spisovny pro příslušný útvar/spisový uzel (dále jen pracovník pověřený vedením spisové služby nebo pověřený pracovník ). 4. Spisovou službu v rámci univerzity koordinují: a) za útvary rektorátu a útvary s celouniverzitní působností kvestorem pověřený organizační pracovník, b) za fakulty a vysokoškolské ústavy děkanem pověřený zaměstnanec, zpravidla tajemník. 5. Dohledem nad výkonem spisové služby na univerzitě je ze zákona pověřen Státní oblastní archiv v Zámrsku (dále jen archiv ), který poskytuje univerzitě rovněž metodickou pomoc. 6. Podatelna má určen rozvrh úředních hodin a je zaveden časový rozpis a svoz pošty. Článek 5 Příjem a třídění dokumentů 1. Poštou, osobně či jinak doručené dokumenty adresované univerzitě přijímá podatelna, která dokumenty třídí, podle jejich charakteru eviduje v SpSl a dále je předává pověřeným pracovníkům spisového uzlu příslušného útvaru. 2. Dokumenty doručené prostřednictvím ISDS jsou přijímány do elektronického systému spisové služby prostřednictvím rozhraní na IS datové schránky univerzity a dále systémem distribuovány na příslušné spisové uzly. 5

6 3. Přijaté a odesílané dokumenty úředního charakteru se zpravidla skenují a digitální podoba je přiložena jako příloha (kopie) k evidenčnímu záznamu v SpSl. 4. Dokumenty úředního charakteru v digitální podobě vzniklé z vlastní činnosti jsou ukládány k záznamu v SpSl zpravidla ve formátu PDF/A. 5. Digitalizací neprochází úřední dokumenty, které obsahují citlivé nebo jiné údaje diskrétního charakteru (např. mzdové apod.). 6. Za doručený dokument se považuje také dokument přijatý mimo podatelnu a spisové uzly. Příjemce dokumentu zabezpečí jeho bezodkladné předání pověřenému pracovníkovi na nejbližším spisovém uzlu a jeho zaevidování v SpSl. 7. Úřední dokument doručený v digitální podobě přímo do ové schránky zaměstnance univerzity nebo faxem musí příjemce neprodleně zaevidovat obdobným způsobem v SpSl na nejbližším spisovém uzlu. Takto doručené úřední dokumenty je třeba zajistit pro trvalé uchování, čitelnost a neměnnost, a to v souladu se zákonem o archivnictví a spisové službě. 8. Pracovník podatelny při převzetí zásilky zkontroluje: a) správnost adresy (omylem doručené zásilky neprodleně vrátí), b) vnější stav a neporušenost obalů, zvláště u cenných zásilek. Poškozené zásilky pozastaví a reklamuje. Tato povinnost se vztahuje také na ostatní pracovníky pověřené vedením spisové služby, případně další zaměstnance, kteří dokument převzali, při čemž při vracení či reklamacích zásilek spolupracují s příslušným spisovým uzlem nebo přímo podatelnou. 9. Doručené zásilky se třídí na: a) dokumenty, které se předávají adresátům neotevřené (viz odst. 10), b) noviny, časopisy, úřední tiskoviny (sbírky zákonů, věstníky apod.), brožury, katalogy, tiskopisy, letáčky, kulturní programy, propagační a informační materiály, ceníky, novoročenky, pozvánky (s výjimkou pozvánek k přijímacímu řízení), vstupenky, cestovní příkazy, žádanky a jiné dokumenty obdobného charakteru, které nepodléhají evidenci v podacím deníku, c) ostatní dokumenty podléhající evidenci v podacím deníku SpSl. 10. Podatelna a spisové uzly neotevírají doručené dokumenty: a) adresované přímo jednotlivým zaměstnancům, pokud je jméno adresáta uvedeno na prvním místě před názvem organizace, b) adresované do vlastních rukou, c) utajovaných dokumentů (je-li obálka takto úředně označena), d) dokumenty označené jako veřejná zakázka nebo názvem veřejné zakázky, e) dokumenty označené textem neotevírat. Všechny ostatní dokumenty podatelna otevírá. 11. Podatelna všechny obálky opatřuje razítkem s označením Univerzita Pardubice - podatelna, datem převzetí dokumentu a s vyznačením PID (které zůstává nedoplněno, pokud dokument nebyl zaevidován v podacím deníku SpSl). 12. Podatelna obálky u dokumentů ponechává vždy. Spisový uzel obálku u dokumentů ponechává: a) u doporučených zásilek, b) u zásilek ze zahraničí, c) obsahuje-li obálka podání, které patří jinému příjemci, 6

7 d) rozchází-li se časové označení na dopisu neobvykle s datovým razítkem poštovního doručovatele na obálce, e) je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla univerzitě doručena, f) je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele, g) není-li dokument podepsán, i když je uvedeno jméno a adresa pisatele, h) u technických nosičů, pokud nemají samostatný řádně označený obal. V ostatních případech se obálky po předání dokumentu k vyřízení příslušnému zaměstnanci vyřazují bez skartačního řízení. Článek 6 Příjem dokumentů v digitální podobě 1. Elektronický systém spisové služby umožňuje příjem datových zpráv doručovaných na elektronickou adresu podatelny univerzity: podatelna@upce.cz, doručovaných prostřednictvím datové schránky, jejíž identifikátor je: f5vj9hu a doručovaných na přenosných technických nosičích dat. Elektronický systém spisové služby zajišťuje také evidenci datových zpráv doručených na technických nosičích dat typu CD, DVD a paměťové médium USB. Elektronický systém spisové služby umožňuje příjem dokumentů v digitální podobě v následujících formátech: pdf, PDF/A, xml, doc/docx, xls/xlsx, jpg. 2. Dokument v digitální podobě se považuje za dodaný univerzitě, je-li dostupný podatelně. Dokument v digitální podobě je dostupný podatelně v následujících případech: a) pokud je ve formátu, ve kterém univerzita přijímá dokumenty v digitální podobě, b) lze-li jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, c) neobsahuje-li škodlivý kód, d) v případě, že je k dodání užito přenosného technického nosiče dat, na kterém univerzita přijímá dokumenty v digitální podobě. 3. Pokud je univerzitě dodán dokument v digitální podobě, který není dostupný podatelně, a lze-li z něj určit odesílatele a jeho kontaktní údaje nebo elektronickou adresu odesílatele, vyrozumí univerzita odesílatele o zjištěné vadě dokumentu a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se univerzitě ve spolupráci s odesílatelem vadu odstranit, pak dokument nezpracovává. 4. Pracovník podatelny zaznamená datum doručení digitálního dokumentu a čas doručení s přesností na sekundy. 5. Pokud byl dokument úředního charakteru v digitální podobě zaslán na adresu elektronické pošty, která nebyla univerzitou zveřejněna jako elektronická adresa podatelny, předá tento dokument správci spisového uzlu, který bezodkladně zajistí dodatečné označení a zaevidování dokumentu. 6. Zpráva dodaná přes datovou schránku (dále jen,,ds ) plně nahrazuje doporučenou zásilku, a to i do vlastních rukou (obdoba zásilky do vlastních rukou, ale v elektronické podobě) Dokumenty obdržené prostřednictvím DS a odesílané DS je povinnost evidovat, evidence probíhá stejně jako evidence jiných doručených dokumentů v SpSl. S tím rozdílem, že dokument doručený DS je originálem v digitální podobě. Do skartačního řízení bude zařazena digitální podoba takového dokumentu (netýká se faktur). V případě, že bude třeba mít originál v listinné podobě je nutno provést převedení prostřednictvím autorizované konverze. 5 viz 17, odst. 6 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů 7

8 8. Univerzita nemá povinnost odesílat dokumenty prostřednictvím DS, a to ani odpovědi na dokumenty přijaté DS. Dokumenty směřované z univerzity vůči orgánům veřejné moci mohou být odeslány poštou a to včetně odpovědí na datové zprávy a dokumenty v nich obsažené doručené prostřednictvím DS univerzity. 9. S ohledem na 18, odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, není třeba dokumenty odesílané z univerzity prostřednictvím DS elektronicky podepisovat. 10. Doručená datová zpráva bude uložena ve tvaru v jakém byla univerzitě doručena. Článek 7 Evidence dokumentů 1. Došlé i odesílané dokumenty, s výjimkou dokumentů uvedených v čl. 5 odst. 9 písm. b) a odst. 10 a) a b), jedná-li se o soukromou korespondenci nemající úřední charakter, a úřední dokumenty vlastní, vzniklé z činnosti jednotlivých pracovišť, se zapisují do podacího deníku v číselném a časovém pořadí, v němž byly doručeny nebo na univerzitě vznikly. Doporučené dokumenty se zapisují do podacího deníku vždy. 2. Zápisem dokumentu do SpSl je mu přiděleno jedinečné identifikační číslo označované jako PID. Na univerzitě lze PID vytvořit dvěma různými způsoby - generované automaticky a nebo přidělované ručně ve formě čárového kódu. V případě evidence dokumentu úředního charakteru, který bude digitalizován je třeba přidělit PID ručně a připojit čárový kód. Úřední dokumenty jsou zpravidla opatřovány číslem jednacím. Číslo jednací je ve formátu: označení spisového uzlu/ pořadové číslo/ rok. 3. Podací deník je veden pro celou univerzitu jediný centrální, a to v digitální podobě v SpSl. Musí být uzavřen za každý kalendářní rok a uložen pro trvalé uchování. Podací deník musí být zabezpečen proti ztrátě, pozměnění a neoprávněnému přístupu. 4. Podací deník obsahuje závazné rubriky, kam se zapisuje: a) PID - pořadové číslo dokumentu, b) číslo jednací vlastní u úředních dokumentů, c) datum doručení, resp. u dokumentů vlastních datum vzniku, (datum jeho zaevidování), d) identifikace odesílatele, příp. jeho číslo jednací, e) jde-li o vlastní dokument, je v identifikaci odesílatele uveden spisový uzel nebo jméno pracovníka univerzity, f) stručný obsah dokumentu (v modulu SpSl označený jako předmět, dokumenty dle čl. 5 odst. 10 se zapisují jako neotevřená zásilka ), g) počet listů přijímaného, odesílaného či vlastního dokumentu, počet listů či svazků příloh, event. druh příloh, h) údaj o vyřízení dokumentu - jméno zaměstnance a pracoviště, určeného k vyřízení, způsob a datum vyřízení, i) odeslání, případně předání dokumentu - den odeslání, příjemce/adresát, j) záznam o uložení, spisový a skartační znak a skartační lhůta, k) záznam o vyřazení ve skartačním řízení, l) informaci o tom, zda jde o dokument v digitální nebo analogové podobě, Podatelna u evidovaných došlých dokumentů vyplňuje v podacím deníku údaje uvedené pod písm. a), c), d) a f) a další povinně vyplňované položky v modulu SpSl. 5. Úřední dokumenty, které podléhají evidenci v podacím deníku, musí být opatřeny v den, kdy byly univerzitě předány, podacím razítkem. Podací razítko obsahuje: 8

9 a) název Univerzity Pardubice, případně útvaru, na kterém je používáno, b) datum doručení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, též čas doručení, c) PID, d) číslo jednací, generované v SpSl na spisovém uzlu, který daný dokument vyřizuje, e) počet listů, u dokumentů v digitální podobě velikost v jednotkách bytů, f) počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentů v digitální podobě velikost v jednotkách bytů, g) spisový a skartační znak a skartační lhůtu dokumentu podle spisového a skartačního plánu. Podací razítko s vyznačením údajů podle bodu a) až c) se umísťuje zpravidla v horní střední či pravé části dokumentu, případně na jiné vhodné a volné místo na první straně dokumentu, případně na zadní stranu prvního listu dokumentu. Nelze-li tuto část podacího razítka otisknout na dokument takto přímo, označí se jím zvláštní papír, který se k dokumentu připojí. Úřední dokumenty přijaté prostřednictvím podatelny takto označuje podatelna, v ostatních případech tak učiní pracovník pověřený vedením spisové služby na příslušném spisovém uzlu. Údaje o úředním dokumentu podle bodu d) až g) jsou vyznačeny a uváděny v podacím deníku SpSl, a to na příslušném spisovém uzlu, kde je dokument dále vyřizován. 6. Zjistí-li se po otevření zásilky podle čl. 5 odst. 10, že obsahuje dokument úředního charakteru, příjemce zajistí bez zbytečného odkladu jeho označení podacím razítkem a dodatečné zaevidování v podacím deníku na příslušném spisovém uzlu či na podatelně. 7. Modul SpSl zaznamenává veškeré změny a opravy týkající se záznamu o dokumentu od okamžiku jeho zaevidování v podacím deníku. V historii dokumentu lze bezpečně zjistit a sledovat kdo, kdy a jakým způsobem záznam upravil. 8. Dojde-li ke ztrátě dokumentu, musí být tato skutečnost zaznamenána v podacím deníku v informacích o vyřazení dokumentu jako ztráta spolu s číslem jednacím dokumentu, kterým byla ztráta řešena (v rubrice modulu SpSl doplňující údaje - poznámka ). Článek 8 Rozdělování, předání a oběh dokumentů 1. Doručené dokumenty třídí a rozděluje podatelna podle věcné příslušnosti jednotlivým spisovým uzlům. Nelze-li z obsahu písemnosti určit, kterému pracovišti má být písemnost přidělena, rozhodne pověřený organizační pracovník rektorátu, na spisovém uzlu příslušný vedoucí zaměstnanec. 2. Zaevidované dokumenty v modulu SpSl se předávají mezi podatelnou a spisovými uzly osobně za současného podpisu předávacího protokolu oběma stranami - předávající i přebírající. Protokol je generován automaticky modulem SpSl při vzniku záznamu o předání dokumentu. Pro předávání dokumentů mezi spisovými uzly není nutné vytvářet předávací protokol. 3. Místně odloučeným pracovištím univerzity jsou všechny posílané dokumenty doručovány prostřednictvím zvláštního vnitrouniverzitního rozvozu, zajišťovaného oddělením dopravy, a na určených místech předání. 4. V případě, že se jedná o expresní zásilku či zásilku podléhající zkáze, musí být tato zásilka převzata neprodleně na základě výzvy podatelny nebo příslušného spisového uzlu. 9

10 5. Zaevidovaný dokument se předává zaměstnanci určenému k jeho vyřízení. O převzetí dokumentu zaměstnancem provede pracovník pověřený vedením spisové služby na příslušném spisovém uzlu záznam v podacím deníku. 6. Pohyb dokumentu při jeho vyřizování mezi spisovým uzlem a zaměstnanci musí být zaznamenán v SpSl pro možnost jeho sledování. Musí být zaručena průkaznost jeho předávání a přebírání, zachycující jmenovitě a časově veškerou manipulaci s dokumentem. Článek 9 Vyřizování dokumentů 1. Všechny dokumenty musí být vyřizovány včas, správně, účelně a hospodárně. Lhůty k vyřízení dokumentů vyplývají z obecně platných právních předpisů, vnitřních předpisů a norem univerzity, požadavků odesílatele nebo rozhodnutí vedoucího zaměstnance. 2. Pracovníci pověření vedením spisové služby na příslušném útvaru předávají úřední dokumenty vedoucímu zaměstnanci, který rozhoduje, komu má být dokument předán k vyřízení a v jaké lhůtě má být vyřízen. 3. Zjistí-li vedoucí zaměstnanec nebo osoba, která dokument vyřizuje, že dokument spadá do kompetence jiného pracoviště, postoupí jej tomuto pracovišti a zajistí zaevidování této skutečnosti do podacího deníku. 4. Pokud vedoucí zaměstnanec nebo osoba, která dokument vyřizuje, zjistí, že v zaslaném dokumentu jsou skutečnosti, které se týkají i jiného útvaru, či zaměstnance, zajistí, aby o doručeném dokumentu a jeho obsahu byl informován příslušný jiný útvar nebo zaměstnanec. Všechny součásti a útvary univerzity jsou povinny si navzájem aktivně poskytovat veškeré dokumenty nezbytné pro řádný výkon činností, pro něž byly zřízeny. Jedná-li se o dokumenty periodického charakteru, zakotví vedoucí zaměstnanec předávací povinnost písemně v interních pokynech v rámci daného útvaru. 5. Za včasné a správné vyřízení dokumentu odpovídá zaměstnanec, jemuž je dokument přidělen k vyřízení. O nevyřízených dokumentech informuje zaměstnanec svého nadřízeného s odůvodněním, proč nebyla věc dosud vyřízena. Příslušný zaměstnanec vyřídí dokument, popřípadě spis: a) dokumentem-vyřízení prostřednictvím vyhotoveného dokumentu (sdělení, rozhodnutí, souhlas, zamítnutí), b) postoupením-jiné organizaci, c) vzetím na vědomí -přijetí dokumentu bez dalšího projednávání, d) záznamem na dokumentu-vyhotovení dokumentu, který není odeslán mimo univerzitu, e) převedením do jiné agendy (dokumenty, které se v SpSl evidují, ale pak se předávají do jiné agendy pro účely SpSl spisový znak ), f) průběžnou skartací (dokumenty neúředního charakteru po skončení jejich provozní hodnoty pro účely SpSl spisový znak ). 6. Způsob, jakým byl dokument vyřízen se zaznamená do podacího deníku v modulu SpSl na příslušném spisovém uzlu. 7. Pracovník pověřený vedením spisové služby zaznamená v podacím deníku v modulu SpSl u dokumentu či spisu nejpozději při jeho vyřízení též spisový znak, skartační znak a lhůtu podle spisového a skartačního plánu (příloha č. 11). Spis se označí skartačním znakem dokumentu s nejvyšší dokumentární hodnotou v něm obsaženém. 10

11 8. Odpovědnost za uvedení údajů stanovených dle odst. 7 má vedoucí příslušného oddělení. 9. V historii dokumentů zaznamenaných v modulu SpSl jsou evidovány a uloženy všechny potřebné skutečnosti a informace o pohybu a vyřizování dokumentů. 10. Vedoucí zaměstnanec je povinen nejméně 1x ročně provést na základě podacího deníku kontrolu vyřizování dokumentů. Článek 10 Tvorba spisu 1. Veškeré dokumenty, které se týkají projednávání téže věci, se spojují a tvoří spis. 2. Spisy jsou na univerzitě vytvářeny spojováním dokumentů. 3. Zjistí-li zaměstnanec při zápisu nového dokumentu do elektronického systému spisové služby, že v téže věci byl již zaevidován jiný dokument, založí v elektronickém systému spisové služby spis. Do spisu zaměstnanec postupně vkládá veškeré dokumenty, které vznikly nebo byly doručeny a vztahují se k dané záležitosti. 4. Dokumenty v analogové podobě jsou uloženy společně a ve spisu jsou uspořádány chronologicky. Dokumenty v digitální podobě jsou ukládány v digitální podobě v SpSl. 5. Dokumenty v analogové podobě se vzájemně spojí fyzicky, dokumenty v digitální podobě se vzájemně spojí prostřednictvím metadat, vzájemné spojení dokumentu v analogové podobě a dokumentu v digitální podobě se provádí pomocí odkazů. 6. Spis v modulu SpSl obsahuje soupis všech PID dokumentů, jež jsou jeho součástí, a návaznost připojovaných dokumentů. 7. Spis je vyřízen po vložení posledního dokumentu nebo záznamem o jeho vyřízení. 8. Spis je vyřízen tehdy, pokud jsou vyřízeny všechny dokumenty, které jsou jeho součástí. Po vyřízení se nerozděluje, ale ukládá jako celek. 9. Spis se označuje skartační lhůtou odpovídající skartační lhůtě toho dokumentu spisu, kterému byla přidělena nejdelší skartační lhůta. 10. Nejpozději při vyřízení spisu musí být spisu přidělen spisový znak a skartační režim podle spisového a skartačního plánu účinného v době vyřízení spisu. 11. Z vyřízeného spisu nesmějí být vyjímány jednotlivé dokumenty. 12. Spisy musí být vedeny v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby. Pokud povaha doručeného dokumentu v analogové podobě neumožňuje jeho převedení do digitální podoby musí být analogová podoba dokumentu evidována v elektronickém systému spisové služby, neboť vedením spisové služby v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby se rozumí elektronická správa dokumentů v digitální i analogové podobě. Článek 11 Vyhotovování a úprava dokumentů 1. Vyhotovuje-li zaměstnanec dokument z vlastního podnětu nebo na pokyn nadřízeného, zajistí jeho zaevidování v podacím deníku. 2. Každý odesílaný dokument musí obsahovat tyto formální náležitosti: a) označení adresáta, včetně adresy, b) datum, 11

12 c) podpis a vytištěné jméno a funkce podepisujícího zaměstnance (není-li již uvedeno v předtištěném záhlaví), podle povahy dokumentu též: d) číslo jednací u dokumentu úřední povahy, e) číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje, f) vyjádření obsahu písemnosti, g) jméno zaměstnance, který věc vyřizuje, h) počet listů jde-li o dokument v analogové podobě, i) počet příloh (u dokumentu v digitální podobě se počet příloh vyznačuje pouze v případě, že ho povaha dokumentu umožňuje určit), j) počet listů příloh nebo počet svazků příloh v listinné podobě a počet a druh příloh v digitální podobě, jsou-li přílohou dokumentu v analogové podobě, k) případně i identifikační číslo organizace (IČ), daňové identifikační číslo (DIČ), bankovní spojení a číslo účtu, čísla telefonu nebo faxu, ID datové schránky, případně adresu e-podatelny a webových stránek univerzity. 3. Odpověď na doručený dokument se eviduje, vyřizuje a odesílá pod stejným číslem jednacím jako podání, tj. pod kterým byl evidován doručený dokument jako podnět k vyřízení. 4. Úprava dokumentů (text, adresa apod.) se řídí příslušnými státními normami (zejména ČSN Úprava písemností zpracovaných textovými editory nebo psaných strojem), platnými pravidly českého pravopisu a vnitřními normami univerzity. 5. Úřední dokumenty odesílané mimo univerzitu se vyhotovují na barevný hlavičkový papír s úředním předtiskem, s vyznačeným názvem univerzity, případně její součásti nebo pracoviště, a sídlem, a to v souladu s příkazem rektora k zavedení a užívání jednotného vizuálního stylu univerzity. 6. Zaměstnancům není dovoleno používat pro soukromou korespondenci papíry s úředním předtiskem, ani ji odesílat prostřednictvím podatelny rektorátu. Totéž se týká i korespondence, vyplývající z jiných funkcí a činností zaměstnanců nesouvisejících s pracovní smlouvou. Článek 12 Podepisování dokumentů a užívání razítek 1. Dokument podepisuje statutární orgán univerzity nebo zaměstnanec k tomu pověřený v souladu se Statutem Univerzity Pardubice, vnitřními předpisy, vnitřními normami univerzity či zvláštním pověřením. Toto ustanovení platí též pro elektronické podepisování digitálních dokumentů. 2. Zaměstnanec, který dokument koncipoval, jej obdrží před podpisem ke kontrole a pokud jej sám nepodepisuje, připojí na kopii dokumentu svou parafu, která je pro podepisujícího zárukou věcné a formální správnosti vyřízení. 3. Pokud to povaha věci vyžaduje, či stanovuje zvláštní právní předpis, opatří se podepsaný dokument otiskem úředního razítka. Používání úředních razítek a pečetí, jejich evidence a vyřazení se řídí zvláštními právními předpisy a směrnicí univerzity. Razítka jsou centrálně evidována a protokolárně vyřazována z evidence referátem administrativní bezpečnosti. 12

13 4. Podpis se umisťuje pod razítkem tak, aby se vzájemně podpis a razítko nepřekrývaly. Pod podpisem odpovědného zaměstnance je vytištěn jeho titul, jméno, příjmení a případně funkce. 5. Podepisuje-li dokument za odpovědného zaměstnance jeho zástupce, připojí před svůj vlastnoruční podpis zkratku v z.. Jeho podpis se nachází nad vytištěným jménem zodpovědného zaměstnance. 6. Jsou-li nutné dva podpisy, je podpis nadřízeného vedoucího zaměstnance vlevo pod razítkem a podřízeného vedoucího zaměstnance vpravo. Pokud dokument podepisují zástupci dvou organizací, vpravo je podpis zástupce organizace, která dokument vyhotovila. 7. Jestliže ve výjimečných případech není třeba vlastnoručního podpisu na každém vyhotovení dokumentu, uvede se jméno a funkce zaměstnance, který návrh dokumentu schválil, se zkratkou v. r. za jménem. 8. Univerzita vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické podpisy, a kvalifikovaných systémových certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické značky, do které zaznamená: a) číslo kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu, b) údaj o tom, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát, c) počátek a konec platnosti kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu, d) datum, čas a důvod zneplatnění kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu, e) obchodní firmu nebo název anebo jméno, popřípadě jména a příjmení, popřípadě dodatek akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb a stát, ve kterém je akreditovaný poskytovatel usazen, f) údaje identifikující oprávněného uživatele uznávaného elektronického podpisu. Článek 13 Odesílání dokumentů 1. U vypravovaných dokumentů se v podacím deníku zapisuje označení adresáta, jeho adresa, datum odeslání, obsah písemnosti, počet listů a příloh dokumentu, u úředních dokumentů též číslo jednací. 2. Dokumenty určené k odeslání se předávají podatelně hromadně za příslušný spisový uzel, a to osobně a protokolárním způsobem pracovníky pověřenými vedením spisové služby na příslušném pracovišti/spisovém uzlu. 3. Odesílání dokumentů v analogové podobě zajišťuje pracovník podatelny. 4. Odesílání datových zpráv ISDS je zajišťováno pověřenými pracovníky prostřednictvím SpSl. 5. Dokumenty v digitální podobě jsou z univerzity odesílány v digitální podobě, opatřené elektronickým podpisem ve smyslu zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, ve znění pozdějších předpisů, nebo bez něj. 6. Dokumenty odesílané externím adresátům jsou podatelně předávány: 13

14 a) v předtištěných obálkách s uvedením názvu univerzity nebo její součásti v levém horním rohu, a to v souladu s jednotným vizuálním stylem univerzity, b) v zalepených obálkách s řádně nadepsanou adresou (dle ČSN ISO a ustanovení poštovního řádu), c) na obálky se vyznačuje PID, pokud je dokument veden v podacím deníku, d) na doporučených zásilkách se uvádí poznámka doporučeně umístěná vlevo pod adresou univerzity, e) s uvedením anglického názvu České republiky u adresy univerzity u zásilek vypravovaných do ciziny (opatřuje razítkem s označením Czech Republic podatelna). 7. Dokumenty se odesílají obyčejnou poštou, doporučeně, doporučeně s doručenkou nebo do vlastních rukou, prostřednictvím ISDS podle jejich závažnosti, nebo povahy, popř. faxem, em či jinými komunikačními prostředky. O způsobu odeslání se vede záznam v SpSl. 8. Do vlastních rukou adresáta se odesílají dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy. Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, se po vrácení připojí k příslušnému spisu. 9. Při odesílání doporučených zásilek podatelna vytiskne pomocí SpSl podací arch pro Českou poštu. Poštovní podací archy ukládá podatelna. 10. Při dodržení času určeného pro předání dokumentů podatelně (do 12 hodin) jsou zásilky odesílány ještě téhož dne. 11. Podatelna manipuluje se zásilkami pouze do hmotnosti 2 kg a výšky 5 cm. Zásilky nad tyto míry, balíky a ceniny vypravují jednotlivá pracoviště podle pokynů podatelny samostatně. Odesílání dokumentů faxem či em si zabezpečují jednotlivá pracoviště rovněž samostatně. 12. Adresátovi se odesílá zpravidla prvopis vyhotoveného dokumentu v případě rozhodnutí souvisejících se studiem lze odesílat stejnopis nebo druhopis. 13. Pokud je odeslán dokument v analogové podobě, je na univerzitě zpravidla ponechán i jeho digitální obraz jako příloha v SpSl. Pokud je odeslán dokument v digitální podobě, je v SpSl uložena jeho replika. Článek 14 Ukládání dokumentů 1. Prvním ukládacím místem pro vyřízené, ale stále ještě provozně potřebné a platné dokumenty a uzavřené spisy v analogové podobě, je příruční registratura. Správné uložení, označení a zabezpečení dokumentů a spisů v analogové podobě zajišťuje příslušný zaměstnanec pověřený vedením příruční registratury, který je za to odpovědný svému nadřízenému. Dokumenty v digitální podobě jsou do počátku běhu skartační lhůty ukládány v centrálním úložišti dat. 2. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy se před uložením do příruční registratury/spisovny kontrolují jsou-li úplné, zda jsou v evidenci dokumentů správně zpracovány všechny povinné údaje a zda jsou dodrženy podmínky uzavření spisu. Předmětem kontroly je zejména: a) označení doručeného dokumentu v analogové podobě podacím razítkem a úplnost jeho vyplnění, 14

15 b) označení dokumentu v analogové podobě jednoznačným identifikátorem zajišťujícím identifikaci a nezaměnitelnost tohoto dokumentu (PID) v SpSl, je-li dokument v analogové podobě v tomto systému evidován nebo zpracováván, c) kompletnost spisu v analogové podobě, d) počet listů dokumentu v analogové podobě, počet jeho listinných příloh a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu, e) celkový počet listů, popřípadě počet svazků listinných příloh podle písmene d) spisu u dokumentů v analogové podobě, f) převedení dokumentu v digitální podobě do výstupního datového formátu, g) uvedení spisového znaku a skartačního režimu u všech dokumentů a spisů, h) zápis v evidenci dokumentů a jeho úplnost, a to podle druhu evidence, ve které je dokument evidován, i) uložení dokumentů a spisů v obalech, které zaručují jejich neporušitelnost a zachování jejich čitelnosti, j) uložení dokumentů v digitální podobě zpracovávaných před vyřízením na přenosných technických nosičích dat v SpSl. 3. Při ukládání dokumentů je třeba zajistit: a) přehledné uložení a řádné označení dokumentů za účelem jejich snadné dosažitelnosti a orientace, b) bezpečné organizační a prostorové uložení dokumentů. 4. Vyřízené dokumenty a spisy jsou ukládány podle věcných skupin v souladu se spisovým a skartačním plánem. Při ukládání dokumentů není přípustné dělit korespondenci na došlou a odeslanou. 5. V příruční registratuře jsou dokumenty a spisy v analogové podobě uloženy po dobu nezbytně nutnou, zpravidla ne delší než dva roky a poté se připraví k předání do spisovny, kde budou uloženy do ukončení skartačního řízení. Dokumenty v digitální podobě jsou po celou dobu skartační lhůty uloženy v centrálním úložišti dokumentů. Předání do spisovny probíhá v prostředí elektronické spisové služby. 6. V případě předání dokumentů do centrální spisovny se dokumenty předávají protokolárním způsobem (viz příloha č. 1). 7. Spisovny jsou zřízeny jako samostatné, speciálně vyhrazené a označené uzamykatelné místnosti, které splňují podmínky dané zákonem Přístup do spisovny má pouze zaměstnanec pověřený vedením spisovny (dále pracovník spisovny) či jeho nadřízený. Ostatní zaměstnanci pouze v jejich přítomnosti. V případě dlouhodobé nepřítomnosti musí být stanovena zastupitelnost pracovníka spisovny. Pracovník spisovny odpovídá za stav a správné uložení dokumentů a spisů ve spisovně dle spisového plánu a za vedení evidenčních pomůcek (např. výpůjční knihy). 9. Dokumenty musí být uloženy ve spisovně v ukládacích obalech (archivních krabicích a kartonech, případně i v jednodušších ukládacích jednotkách, jakými jsou balíky či pořadače), které se opatřují těmito údaji (vzor štítku ukládacího obalu - viz příloha č. 8): a) název předávajícího útvaru, b) spisový znak podle spisového a skartačního plánu a heslovité označení agendy (druh dokumentu), c) časový rozsah uložených dokumentů, d) skartační znak a lhůta, e) číslo kartonu v rámci ukládané věcné (spisové) skupiny odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb. 15

16 10. Dokumenty lze ze spisovny zapůjčovat: a) zaměstnancům útvarů, v nichž dokument vznikl nebo byl vyřízen, b) orgánům nebo zaměstnancům jiných útvarů univerzity na základě souhlasu vedoucího zaměstnance útvaru, kde dokument vznikl nebo byl vyřizován, c) zaměstnancům vnějších orgánů a organizací, případně soukromým osobám na základě souhlasu rektora, na fakultách děkana a na vysokoškolských ústavech ředitele. 11. Dokumenty ze spisovny se zapůjčují na dobu nejvýše 30 dnů. Dokumenty povahy,,a se zapůjčují jen ve výjimečných případech, jinak se poskytuje kopie. Předávání dokumentů vypůjčených ze spisovny dalším osobám není dovoleno bez řádného převodu výpůjčky. Zapůjčení uložených dokumentů či spisů ve spisovně se zaznamená ve výpůjční knize (viz příloha č. 9 - náležitosti výpůjční knihy). Obdobně se eviduje případné nahlížení do uložených dokumentů či spisů ve spisovně. 12. Není-li možno spisovnu zřídit, zůstávají dokumenty uloženy na pracovištích v příručních registraturách až do zahájení skartačního řízení. Při zapůjčování písemností z příručních registratur se postupuje analogicky podle odst. 10 a Dokumenty v digitální podobě jsou ukládány v SpSl v centrálním úložišti dokumentů ve formátu, který zaručí jejich neměnnost a čitelnost (PDF/A). Článek 15 Podrobnosti skartačního řízení a postupu při vyřazování dokumentů 1. Skartační řízení na univerzitě probíhá ve dvou rovinách: a) z příruční registratury/spisovny pro dokumenty neevidované v SpSl (dokumenty, které vznikly ještě před zavedením SpSl), b) ze SpSl pro dokumenty evidované v SpSl. 2. Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jsou nadále nepotřebné pro činnost univerzity. Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu. Skartační návrh zašle pracovník pověřený vedením spisovny příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií. Skartační řízení se vztahuje na dokumenty v analogové i digitální podobě, včetně evidenčních pomůcek. 3. Skartační řízení organizuje a koordinuje v součinnosti s pracovníkem archivu pověřený pracovník centrální spisovny/podatelny univerzity. Skartační řízení se provádí pravidelně, zpravidla jednou ročně. Termín skartačního řízení je určen po dohodě s archivem. 4. K provedení skartačního řízení lze stanovit skartační komisi, jejímž členem je vždy pracovník centrální spisovny/podatelny, zaměstnanec dle článku 4 odst. 4 a pracovník pověřený vedením příslušné spisovny. 5. Bez skartačního řízení nelze žádné dokumenty ničit. 6. Během skartační lhůty je vyřízený dokument uložen ve spisovně, případně přímo na pracovišti, trvá-li jeho provozní potřeba. 7. Po uplynutí skartační lhůty ověří pracovník spisovny ve spolupráci s příslušným útvarem, zda skutečně zanikla provozní hodnota dokumentu. Pokud útvar potřebuje dokument pro svou další činnost, může být skartační lhůta prodloužena. V opačném případě se dokument zařadí do skartačního řízení. Duplicitní dokumenty jsou považovány za dokumenty typu S a mohou být skartovány po skončení provozní potřeby. Evidenční pomůcky se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů v nich evidovaných. 16

17 8. Dokumenty připravuje ke skartačnímu řízení v souladu se spisovým a skartačním plánem pracovník pověřený vedením příslušné spisovny. Upraví dokumenty tak, aby byly připraveny k dalšímu skartačnímu řízení, tzn. uspořádá je do přehledných jednotek (balíků, svazků), které průběžně očísluje a označí dle čl. 14 odst. 9. Vypracuje dílčí skartační návrh, k němuž připojí seznamy dokumentů a spisů určených k vyřazení - viz příloha 2 a 3, nebo vygeneruje ze SpSl. V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení uvede zvlášť dokumenty se skartačním znakem A, zvlášť dokumenty se skartačním znakem S, případně dokumenty se skartačním znakem V. Ty poté posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem A, nebo k dokumentům se skartačním znakem S. Dokumenty se skartačním znakem S mohou být ke skartačnímu řízení předloženy v jakékoliv podobě, pokud není pro jejich autenticitu požadovaná listinná podoba s náležitostmi originálu. 9. Razítka připravuje ke skartačnímu řízení a protokolárnímu vyřazení centrálně podle požadavků jednotlivých pracovišť a v souladu s příslušnými právními předpisy a souvisejícími vnitřními normami univerzity referát administrativní bezpečnosti. 10. Skartační návrh na vyřazení dokumentů podepisují vedoucí zaměstnanci příslušného útvaru, jehož dokumentů se skartační řízení týká. Poté je návrh předán ve dvojím vyhotovení pracovníkovi centrální spisovny/podatelny (kopie též v digitální podobě, příp. pomocí modulu SpSl pro kompletaci hromadného skartačního návrhu za celou univerzitu). 11. Pracovník centrální spisovny/podatelny se před vlastním převzetím dokumentů a spisů přesvědčí, zda jejich stav a uspořádání skutečně odpovídá údajům v předaném skartačním návrhu a seznamu. Převzetí dokumentů neuspořádaných, neoznačených, popř. v předávacím seznamu nepodchycených může odmítnout. 12. Pracovník centrální spisovny/podatelny vypracuje na základě zaslaných dílčích skartačních návrhů z jednotlivých spisoven hromadný skartační návrh univerzity, k němuž připojí seznamy všech dokumentů určených k vyřazení, a zašle jej archivu se žádostí o jeho odborné posouzení. Hromadný návrh univerzity ke skartačnímu řízení (viz příloha č. 3, 4, případně 5) se vyhotovuje v jednom provedení (pro dokumenty evidované i dosud neevidované v SpSl) a potvrzuje jej určený vedoucí zaměstnanec univerzity. 13. Na základě skartačního návrhu a uskutečněného skartačního řízení vyhotoví archiv v souladu s ustanovením 10 zákona o archivnictví a spisové službě skartační protokol, jehož jeden exemplář předá univerzitě. Univerzita může proti výsledku protokolu podat námitky. Podáním námitek bude zahájeno správní řízení. 14. Vybrané dokumenty skupiny A - archiválie - se v dohodnutém termínu podle pokynu pracovníka archivu odevzdají k trvalému uložení do archivu - viz příloha č U dokumentů skupiny S, uvedených ve skartačním protokolu vydaném archivem, zajistí pracovník centrální spisovny/podatelny jejich neprodlené protokolární zničení (viz příloha č. 7 - seznam dokumentů určených ke zničení). Znehodnocení je provedeno tak, aby byla znemožněna jakákoliv rekonstrukce a identifikace obsahu dokumentů. 16. Skartační návrhy, protokol o skartačním řízení, protokol o předání a převzetí archiválií do archivu a potvrzení o zničení vyřazených dokumentů jsou uloženy v centrální spisovně/podatelně univerzity. 17. Vyřazení dokumentů musí být provedeno i v SpSl. 17

18 Článek 16 Spisová rozluka 1. Spisová rozluka se provádí při zrušení nebo reorganizaci univerzity. Před jejím zahájením zpracuje univerzita plán provádění spisové rozluky včetně časového rozvrhu, který zašle Státnímu oblastnímu archivu v Zámrsku. 2. Spisovou rozluku připravuje a provádí univerzita před datem svého zrušení a dokončuje ji právní nástupce, a není-li ho, zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor. 3. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, zařadí univerzita do skartačního řízení. 4. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny nebo správního archivu určeného původce, který je právním nástupcem univerzity, na něhož přechází působnost univerzity. Je-li právních nástupců více a nedojde-li mezi nimi k dohodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartačního řízení. Předávané spisy a dokumenty se zapíší do předávacího seznamu. 5. Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy předá univerzita tomu, na koho přešla působnost k jejich vyřízení. Univerzita zapíše předávané dokumenty a spisy do předávacího seznamu. Ten, na koho přešla působnost k vyřízení takto zapsaných dokumentů a spisů, je převezme a zaeviduje podle 64 zákona. 6. Ustanovení odstavců 1 až 5 se pro zrušení organizačních součástí univerzity, při změně působnosti univerzity nebo jejich organizačních součástí a při změně vlastníka nebo držitele dokumentů použijí přiměřeně. Článek 17 Vedení spisové služby v mimořádných situacích 1. V případě živelné pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie, nebo v případě jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je univerzitě znemožněno po omezené časové období užívání jím vykonávané spisové služby obvyklým způsobem (dále jen,,mimořádná situace ) vede univerzita spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku (dále jen,,náhradní evidence ). 2. Náhradní evidenci univerzita uzavře bezodkladně po ukončení mimořádné situace. 3. Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci: a) méně než 48 hodin, přeevidují se dokumenty z náhradní evidence do řádné evidence, b) déle než 48 hodin, dokumenty zůstávají pro účely výkonu spisové služby evidovány v náhradní evidenci a do řádné evidence se přeevidují pouze ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci. 4. Základní evidenční pomůckou spisové služby v případě mimořádných situací je podací deník vedený v listinné podobě. 5. Náhradní evidence je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem univerzity, rokem, v němž je užívána, a počtem všech listů. Evidence se zabezpečuje proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jinému zneužití. 18

19 Zápisy v analogové evidenci dokumentů se provádí srozumitelně, přehledně, čitelně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivost. Chybný zápis se škrtne způsobem zaručujícím čitelnost zápisu i po provedení škrtu. V případě potřeby se chybný zápis doplní správným zápisem. K provedené opravě se uvede datum, jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis zaměstnance, který ji provedl. 6. O dokumentu se vedou v náhradní evidenci spisové služby údaje uvedené v čl. 7, odst Pro označování a evidenci dokumentů, způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání, se použijí stejné principy jako pro řádné vedení spisové služby podle SŘ, pokud to mimořádné podmínky dovolí. Vždy se zvolí ta varianta řešení, kterou mimořádné podmínky umožní, a která je zároveň schopna zajistit alespoň základní funkce spisové služby. 8. Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci se ukládají ve spisovně společně s ostatními dokumenty Článek 18 Závěrečná ustanovení 1. Tato směrnice navazuje na právní předpisy, jejichž seznam tvoří přílohu č Výkon spisové služby a manipulace s dokumenty a spisy obsahujícími osobní údaje musí být prováděna v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a souvisejícími vnitřními předpisy a normami univerzity. 3. Manipulace s účetními doklady a utajovanými dokumenty se řídí zvláštními právními předpisy a dalšími vnitřními normami univerzity. 4. Aplikaci a rozvoj elektronického informačního systému - modulu Spisová služba (SpSl) zajišťuje a jeho užívání metodicky řídí na univerzitě Informační centrum - Odbor informačních a komunikačních technologií. 5. Zrušuje se Směrnice Univerzity Pardubice č. 18/2006, Spisový a skartační řád Univerzity Pardubice. 6. Tato směrnice nabývá účinnosti dnem podpisu. V Pardubicích dne 18. července 2013 prof. Ing. Miroslav Ludwig, CSc. rektor Přílohy: Příloha č. 1 - Vzor: Předávací protokol pro uložení dokumentů do centrální spisovny Příloha č. 2 - Vzor: Dílčí skartační návrh pro předání dokumentů do centrální spisovny Příloha č. 3 - Vzor: Příloha ke skartačnímu návrhu Seznam dokumentů předkládaných ke skartačnímu řízení Příloha č. 4 - Vzor: Skartační návrh na vyřazení dokumentů do archivu Příloha č. 5 - Vzor: Návrh na vyřazení dokumentů do archivu mimo skartační řízení Příloha č. 6 - Vzor: Seznam dokumentů určených k uložení do archivu 19

20 Příloha č. 7 - Vzor: Seznam dokumentů určených ke zničení Příloha č. 8 - Vzor štítku ukládacího obalu do spisovny Příloha č. 9 - Vzor náležitostí výpůjční knihy spisovny Příloha č Seznam souvisejících právních předpisů Příloha č Spisový a skartační plán Univerzity Pardubice Příloha č. 12 Seznam všech užívaných evidencí dokumentů 20