Z Á S A D Y C H O V Á N Í

Transkript

1 Zásady chování

2 1

3 Oznámení vedoucího pracovníka pro compliance Vážené kolegyně, vážení kolegové! Pravidla, která jsou zahrnuta v Kodexu chování jsou zásadami, které bychom měli znát a pamatovat na ně, když se zapojujeme do činností v rámci společnosti AIG. Kodex odráží nejen hodnoty, u nichž věříme, že jsou důležité pro chod spolehlivé společnosti, ale rovněž zákony, na základě kterých jsme my jako společnost řízeni. Dodržování zákona - a naše vlastní etické standardy - nám pomáhají vyhnout se vážnému poškození naší pověsti a společnosti. Zatímco všichni usilujeme o dodržování integrity, mohou nastat okolnosti, které jsou výzvou a vznést otázky ohledně toho, jaké vhodné kroky bychom měli podniknout. Účelem tohoto kodexu je poskytnout radu v těchto situacích, ačkoliv to není zcela úplný zdroj. Pokud máte specifické otázky, které souvisejí s vaší konkrétní situací, společností nebo funkcí, ozvěte se a zeptejte se. Tento kodex bereme vážně a žádám všechny zaměstnance, aby se ozvali, pokud si myslí, že vidí něco, co porušuje tyto principy. Neváhejte prosím a přihlaste se, pokud máte nějaké dotazy nebo pochybnosti. Integrita, kterou zaměstnanci společnosti AIG každý den vnáší do své práce, je klíčem našeho úspěchu. Tato integrita dává zákazníkům, obchodním partnerům a společenstvím důvěru, že zde pro ně budeme, až nám v budoucnu zavolají, a zajistí, že akcionáři, včetně regulačních úřadů a investorů věří v sílu a spolehlivost AIG. Dodržování kodexu jako celku nám umožní i nadále být přední společností v rámci odvětví a zachovat si respekt našich partnerů, kolegů a společenství. Karen J. Nelson 2

4 Obsah Plnění našich závazků... 5 Koho se tyto zásady týkají? Individuální povinnosti Další povinnosti vedoucích pracovníků Kladení otázek a vyjadřování obav Kladení otázek a vyjadřování obav otázky a odpovědi Žádné odvetné kroky Kázeň Výjimky ze zásad Plnění našich závazků otázky a odpovědi Naše vzájemné závazky... 9 Světová různorodost a příležitosti Úcta ke druhým Bezpečné, zdravé a zajištěné pracoviště Požívání alkoholu a drog Naše vzájemné závazky otázky a odpovědi Soukromí zaměstnance Naše závazky na trhu Soukromí zákazníků a zabezpečení dat Střet zájmů Firemní příležitosti Osobní vztahy Mimopodnikové činnosti Dárky a pohoštění Dárky a pohoštění pro vládní úředníky, zaměstnance nebo zástupce Vztahy s našimi obchodními partnery Různorodost dodavatelů Poctivé jednání Protimonopolní zákony a poctivá soutěž Informace pro hospodářskou soutěž Naše závazky na trhu otázky a odpovědi 3

5 Obsah (pokračování) Naše závazky vůči našim akcionářům Účetní výkaznictví Přesné obchodní záznamy Správa záznamů Ochrana zdrojů společnosti AIG Fyzický majetek Osobní bezpečnost Duševní majetek Fondy Systémy informačních technologií Naše závazky vůči našim akcionářům otázky a odpovědi Naše závazky ve smyslu firemního občanství Trvalá udržitelnost Dobročinné příspěvky Politické činnosti Obchodování s cennými papíry Prevence praní špinavých peněz Hospodářské sankce, zákony proti bojkotu a zákony o kontrole exportu Komunikace s veřejností Komunikace s kontrolními orgány a jinými vládními úředníky Společenská média Vládní zakázky Zákony proti korupci a úplatkářství Naše závazky ve smyslu firemního občanství otázky a odpovědi V těchto zásadách označuje zkratka AIG společnost American International Group, Inc. a její dceřiné společnosti ve světě. Obchodní jednotky a jurisdikce mohou mít jiné zásady, jež musejí být v souladu s těmito zásadami anebo mohou být i přísnější. Tyto zásady mohou zaměstnancům společnosti AIG v daných obchodních jednotkách a jurisdikcích předepisovat další povinnosti. Obavy z potenciálního rozporu mezi určitým ustanovením těchto zásad a místním zákonem sdělte odpovědnému pracovníkovi pro dodržování zásad společnosti. 4

6 Plnění našich závazků Jádrem obchodní činnosti AIG je slib, že budeme ručit za naše výrobky a služby. Osobní a firemní bezúhonnost jsou rozhodující předpoklady pro splnění tohoto slibu a ochrany naší dobré pověsti. Plnění našich závazků je životně důležité pro naše zaměstnance, zákazníky, obchodní partnery, akcionáře a komunity, ve kterých žijeme a podnikáme. Koho se tyto zásady týkají? Zásady chování AIG ( zásady ) poskytují etická vodítka pro vykonávání obchodní činnosti jménem všech společností AIG. Zásady jsou zdrojem pro všechny vyšší odpovědné pracovníky a zaměstnance společnosti AIG. Zásady nemohou řešit každý problém, s nímž se můžete setkat, ale poskytují pokyny a poučení pro případy, kdy správné rozhodnutí není zřejmé. Doplňující informace včetně příslušných pravidel a postupů najdete v odkazech v tomto dokumentu a také v našich podnikových strategiích. Někteří obchodní partneři společnosti AIG, například zástupci a poradci, zastupují společnost AIG na veřejnosti a očekává se od nich, že budou při práci jménem společnosti AIG dodržovat ducha těchto zásad, zásad chování AIG vůči třetím stranám a všech příslušných smluvních ustanovení. Společnost AIG je rozsáhlá organizace a všechny nás spojuje závazek plnit své sliby. Povinností každého z nás je zasloužit si důvěru, která je v nás vkládána. Naši kolegové věří, že si jich ceníme a respektujeme je. Naši zákazníci a obchodní partneři věří v naši bezúhonnost. Naši akcionáři důvěřují našim schopnostem správce. Komunity na celém světě spoléhají na to, že budeme odpovědnými členy společenství. Tyto zásady chování jsou uspořádány podle závazků, které plníme vůči každé z těchto skupin osob. 5

7 Individuální odpovědnost Plnění našich povinností umožňuje, aby naše podnikání mělo úspěch a rostlo nyní i v budoucnosti. Od každého z nás se očekává, že: porozumí těmto zásadám a podnikovým strategiím AIG, příslušným zákonům a směrnicím a bude podle nich jednat. vyhledá pomoc vedení podniku, pracovníků pro dodržování zásad nebo právního poradce společnosti AIG, pokud bude mít otázky. ihned oznámí obavy z možného porušení těchto zásad nebo příslušných zákonů a předpisů vedení podniku anebo jednomu ze zdrojů uvedených na následující straně. se zúčastní školení o etice a dodržování zákonů, aby byl(a) informován(a) o současných standardech a očekáváních. Žádný důvod, tedy ani touha po splnění obchodních cílů, není omluvou pro porušení těchto zásad, podnikových strategií AIG, zákonů nebo směrnic. Další povinnosti vedoucích pracovníků Od každého vedoucího pracovníka se očekává, že bude plnit tyto další povinnosti: sloužit jako příklad dodržování nejvyšších etických norem a vytvářet a udržovat kulturu důvěry, poctivosti, bezúhonnosti a respektu. být oporou pro zaměstnance. zajistit, aby si uvědomovali, chápali a věděli, jak uplatňovat tyto zásady a podnikové strategie AIG, příslušné zákony a směrnice ve své každodenní práci. vyhledat pomoc jiných vedoucích pracovníků nebo právního poradce společnosti AIG, odpovědných pracovníků pro dodržování zásad nebo pracovníků osobního oddělení, pokud si nejsou jisti, jak co nejlépe reagovat na danou situaci. být předvídavý. činit rozumné kroky k zabránění a odhalování porušování zásad. oznamovat situace, jež by mohly ovlivnit schopnost zaměstnanců eticky jednat jménem společnosti AIG. Úvodní test Pro lepší rozhodování Je to legání? Je to v souladu s hodnotami a strategiemi společnosti AIG? Je to vhodné a čestné? Jak by moje činy všichni vnímali, kdyby se objevily v novinách? Kladení otázek a vyjadřování obav Většinu záležitostí, s nimiž se můžete setkat v práci, lze vyřešit promluvou anebo spoluprací s vedením, personálním oddělením nebo odpovědným pracovníkem vaší obchodní jednotky pro dodržování zásad. Zaměstnanci společnosti AIG mohou kromě toho klást otázky, vyjadřovat obavy nebo ohlašovat případy nedodržování zásad, podnikových strategií AIG nebo příslušných zákonů a předpisů také některému z následujících útvarů: Celosvětové podnikové skupině pro dodržování zásad AIG na tel. č nebo corporatelegalcompliance@aig.com. Asistenční službě pro dodržování zásad AIG na tel. č nebo na internetové adrese Asistenční službu pro dodržování zásad zajišťuje nezávislá osoba třetí strany, která předává písemné zprávy celosvětové podnikové skupině pro dodržování zásad AIG. Komunikace s asistenční službou může být anonymní, podléhá místním zákonům a může probíhat ve všech světových jazycích. Pokud jde o záležitosti týkající se účetnictví, vnitřních účetních kontrol nebo auditů, zaměstnanci se mohou obrátit na výše uvedené kontakty (anonymně prostřednictvím asistenční služby), nebo na ně mohou upozornit revizní výbor Správní rady AIG em accountinghotline@aig.com. 6

8 Otáz ky a odpo vědi Kladení otázek a vyjadřování obav Ot.: Co se stane, když se obrátím se zprávou na asistenční službu AIG? Odp.: Po vašem zavolání předá externí poskytovatel služby zprávu Celosvětové podnikové skupině pro dodržování zásad AIG. Pokud je zpráva podána online, externí poskytovatel služby zašle zprávu přímo Celosvětové podnikové skupině pro dodržování zásad. 1. Jestliže požadujete radu, budete dotázáni na předmět záležitosti a obdržíte pokyny a výklad, abyste mohli učinit správné rozhodnutí. 2. Pokud chcete oznámit podezření na porušení zásad, externí poskytovatel služby zaznamená veškeré důležité informace a předá zprávu Celosvětové podnikové skupině pro dodržování zásad. Veškeré zprávy týkající se sporného účtování, interních kontrol účetnictví a auditingu budou přezkoumány pracovníky interního auditu a pak, bude-li třeba, postoupeny reviznímu výboru Správní rady AIG. 3. Jestliže má být věc důkladněji prošetřena jinou interní organizační složkou v rámci AIG (např. právní, interním auditem, útvarem celosvětové bezpečnosti nebo odborem lidských zdrojů), může Celosvětová podniková skupina pro dodržování zásad poslat zprávu této organizační složce k dalšímu zpracování. KLADENÍ OTÁZEK A VYJADŘOVÁNÍ OBAV (pokračování) Ot.: Mohu oznámit porušení zásad a přitom zůstat anonymní? Odp.: AIG doporučuje svým zaměstnancům podávat oznámení s uvedením totožnosti oznamovatele, aby jimi podané informace mohly být okamžitě a důkladně prošetřeny. Možnost přímo kontaktovat zaměstnance, který podal oznámení, nám pomůže urychlit každé vyšetřování. Avšak podle místních zákonů nebo pracovní smlouvy si můžete při podávání zpráv asistenční službě pro dodržování zásad AIG zvolit možnost zůstat anonymní. Ot.: Jak je zajištěna důvěrnost a nemožnost odvety? Odp.: Pro zachování utajení všech zaměstnanců, kteří v dobré víře podají oznámení o porušení zásad nebo podezření na takové porušení, a pro ochranu takových zaměstnanců před odvetou bude v souladu s právními předpisy a AIG politiky vynaloženo veškeré možné úsilí. Žádné odvetné kroky Společnost AIG zakazuje odvetné kroky proti zaměstnancům za oznámení podezření na skutečné nebo domnělé porušení těchto zásad, ostatních podnikových strategií AIG nebo platných zákonů a předpisů učiněná v dobré víře; přestoupení tohoto zákazu může být důvodem k disciplinárnímu postihu. Kázeň Porušování těchto zásad, ostatních podnikových strategií AIG nebo platných zákonů a předpisů nebo pobízení jiných, aby se porušování dopouštěli, ohrožuje pověst společnosti AIG, a proto může mít za následek disciplinární řízení. Nepodání okamžité zprávy o zjištěném porušení ostatními zaměstnanci může být rovněž přestoupením těchto zásad. Disciplinární postih může zahrnovat ukončení pracovního poměru a ztrátu zaměstnaneckých výhod. 7

9 Výjimky ze zásad Společnost AIG může čas od času určitá ustanovení těchto zásad pozměnit nebo vypustit. Zaměstnanec, který se domnívá, že by bylo vhodné od některého ustanovení upustit, by měl záležitost projednat s odpovědným pracovníkem pro dodržování zásad ve své obchodní jednotce. Avšak pouze Správní rada společnosti AIG nebo její jmenovací a řídicí výbor může povolit upuštění od uplatnění specifického ustanovení zásad pro některého vedoucího pracovníka AIG. Otáz ky a odpo vědi Plnění našich závazků Ot.: Naše obchodní jednotka stanovuje různé cíle, kterých bychom měli dosáhnout. Někdy mívám pocit, že jsem pro jejich dosažení nucen(a) porušovat zásady. Je to přijatelné? Odp.: Ne. Jakkoli si úspěšné podniky často kladou vysoké cíle a snaží se jich dosáhnout, nesmíte nikdy porušovat zásady chování ani jiné podnikové strategie AIG pro dosažení svých cílů. Ot.: Když naší vedoucí sdělíme své znepokojení z možného porušení zásad, obvykle nic neudělá. Spolupracovníkům, kteří na problémy upozornili, ztížila situaci. Nyní mám problém: jeden spolupracovník dělá něco špatného. Co mám dělat? Odp.: Promluvte. Podle našich zásad byste měl(a) porušování zásad oznámit bez obav z odvetných opatření. Třebaže je při řešení záležitostí obvykle nejlepší obrátit se nejprve na přímého nadřízeného, pokud si nemyslíte, že je to nejvhodnější, promluvte si s jiným členem vedení, osobního oddělení nebo s odpovědným pracovníkem pro dodržování zásad ve vaší obchodní jednotce. Kromě toho můžete zavolat nebo poslat asistenční službě pro dodržování zásad společnosti AIG. Ot.: Pokud si myslím, že určitý místní zákon je s těmito zásadami v rozporu, co mám dělat? Odp.: Máte-li za to, že místní zákony jsou s těmito zásadami v rozporu, projednejte záležitost s pracovníkem odpovědným za dodržování zásad ve vaší obchodní jednotce. 8

10 Naše vzájemné závazky Společnosti AIG jsou vedoucími organizacemi v oblasti pojištění více než 85 let, protože jsme vždy věřili ve schopnost různorodých, talentovaných lidí vytvářet hodnotu a pracovat pro zákazníky a akcionáře. Světová různorodost a příležitosti Společnost AIG chce přijímat a podporovat nejlepší talenty poskytováním dynamického prostředí, které přivede dohromady lidi s různými dovednostmi a nápady. Všestranné a různorodé pracovní síly rozvíjejí inovace a posilují naše postavení vůdčí společnosti na celosvětovém trhu. AIG spoléhá na spoluúčast místních obyvatel, kteří nejlépe rozumějí kultuře a zákonným podmínkám v zemích, kde působíme. AIG se vždy snažila přijímat místní odborníky a poskytovat místním talentovaným lidem pozitivní obchodní prostředí, možnosti stát se vedoucími pracovníky a získávat spravedlivé odměny. AIG poskytuje zaměstnancům příležitosti učit se, vyniknout na jejich pracovních místech, růst spolu s organizací a mít finanční zisk. Úcta ke druhým S jinými lidmi jednáme s úctou, což znamená, že nediskriminujeme na základě rasy, barvy pleti, náboženství, pohlaví, národnostního původu, věku, postižení, vojenské služby, rodinného stavu ani sexuálního zaměření. Varovná znamení Obtěžování Nevítaná gesta nebo fyzický kontakt. Vystavování jednoznačně sexuálních a urážlivých obrázků nebo jiných materiálů. Sexuální nebo urážlivé vtipy nebo komentáře (jednoznačné nebo v narážce). Úcta také znamená, že navzájem respektujeme své odlišnosti. Respektujeme navzájem své názory a nechováme se k druhým tak, že bychom je znevažovali, obtěžovali ani jim vyhrožovali. 9

11 Plnění našich závazků Úcta ke druhým Poskytujte zaměstnancům příležitosti na základě výkonu a vlastností důležitých pro pracovní výkon. Dodržujte místní pracovní zákony a zákony o zaměstnanosti, včetně zákonů, jež řeší diskriminaci a obtěžování. Zajistěte pracovní prostředí bez nevhodného obtěžování. Záležitosti, které se podle vás týkají pracovního prostředí, postupujte osobnímu oddělení nebo odpovědnému pracovníkovi vaší obchodní jednotky pro dodržování zásad. Bezpečné, zdravé a zajištěné pracoviště Společnost AIG se zavazuje jednat způsobem, který chrání zdraví, bezpečnost a ochranu zaměstnanců a zákazníků AIG, pokud se nacházejí v prostorách společnosti AIG. Situace, které ohrožují zdraví, bezpečnost, ochranu nebo životní prostředí, je nutné ihned oznámit vedení společnosti nebo příslušným podnikovým zaměstnancům ochranky. Předcházení porušení bezpečnosti, hrozbám, ztrátám a krádežím vyžaduje, aby všichni zaměstnanci byli stále bdělí na pracovišti i při výkonu obchodních činností společnosti AIG. Nahlaste vedení nebo útvaru celosvětové bezpečnosti každý problém, který by mohl ovlivnit bezpečnost společnosti AIG, nouzovou pohotovost nebo připravenost na požár a ochranu života. Požívání alkoholu a drog Požívání, prodej, vlastnictví nebo práce pod vlivem nelegálních drog jsou ve společnosti AIG zakázány. Zakázáno je i nadměrné nebo nevhodné požívání alkoholu při výkonu obchodních činností společnosti AIG. Otázk y a odpov ědi Naše vzájemné závazky Ot.: Můj nadřízený a několik mých kolegů vypráví vtipy se sexuálním podtextem, které se mi zdají velmi urážlivé. Nestěžoval(a) jsem si, protože vím, že mi řeknou, abych si hleděl(a) svého, nebo že si dělám zbytečné starosti. Měli by pravdu? Odp.: Neměli, byli by na omylu. Urážlivé vtipy sexuální povahy, dokonce i soukromé rozhovory, jež mohou zaslechnout jiní, mohou být formou obtěžování. Nejprve byste se měli pokusit promluvit s nadřízeným a s kolegy. Pokud to nepomůže, nebo si myslíte, že by vás čekaly potíže, promluvte si se zástupcem personálního oddělení nebo se obraťte na odpovědného pracovníka vaší obchodní jednotky pro dodržování zásad. Ot.: Není rozmanitost problematickou záležitostí jen v USA? Proč ji dávat do zásad pro celosvětový podnik jako je AIG? Odp.: Rozmanitost je celosvětová záležitost. Vždy jsme společně využívali jedinečná nadání a perspektivy našich rozmanitých pracovních sil na celém světě. Rozmanitost je jednou z klíčových podmínek úspěchu společnosti AIG. Abychom mohli činit dobrá rozhodnutí a sloužit našim zákazníkům na celém světě, potřebujeme široké spektrum perspektiv a prostředí. Ot.: Zaslechl(a) jsem, jak můj nadřízený s jedním ze svých kolegů probírá soukromé informace obsažené v lékařských záznamech jednoho spolupracovníka. Co mám dělat? Odp.: Informace o zdraví jsou přísně důvěrné a považují se za citlivé osobní informace. Nevhodné sdělování těchto informací je porušením podnikové strategie společnosti AIG a zneužitím důvěry. Na tuto záležitost byste měli upozornit příslušné vedoucí pracovníky. Není-li vám příjemné upozorňovat vedení, záležitost oznamte personálnímu oddělení nebo odpovědnému pracovníkovi vaší obchodní jednotky pro dodržování zásad. Kromě toho se můžete obrátit na asistenční službu pro dodržování zásad společnosti AIG. 10

12 K příkladům firemních informací společnosti AIG patří: Důvěrné informace o zákaznících a zaměstnancích: neveřejné informace o našich zákaznících a zákaznících našich obchodních partnerů, o jiných třetích stranách, s nimiž obchodujeme, o pracovních AIG, a informace, jež jim náleží. Důvěrné informace o zákaznících a zaměstnancích mohou obsahovat osobní informace. Osobní informace: informace o totožnosti osoby, jako je jméno, adresa, telefonní číslo nebo identifikační číslo zaměstnance. Firemní důvěrné informace: vysoce citlivé informace o podnikání, jako jsou plány na fúze a akvizice, obchodní tajemství a interní auditorské zprávy. Omezené informace: ostatní obchodní informace AIG, jež nejsou tak citlivé jako firemní důvěrné informace, avšak měly by být v rámci AIG rovněž považovány za důvěrné; např. interní sdělení mezi pracovníky AIG, stávající a budoucí návrhy produktů, výkonové specifikace a údaje o výzkumu a vývoji nových produktů. Bližší podrobnosti k těmto kategoriím informací najdete v celosvětové strategii AIG zacházení s informacemi. Soukromí zaměstnance Společnost AIG respektuje osobní informace a vlastnictví zaměstnanců. AIG však musí učinit opatření pro: (1) zajištění souladu s těmito zásadami a jinými podnikovými strategiemi AIG; (2) ochranu zaměstnanců, majetku, zařízení a podnikání AIG; (3) ochranu a správu informací společnosti AIG včetně osobních informací a zabezpečení jejich využívání výlučně pro oprávněné účely podnikání; (4) prevenci, odhalování a vyšetřování trestněprávních činností; (5) pomoc při interních šetřeních, soudních sporech nebo jiných právních řízení a závazcích; (6) vyhovění požadavkům dohlížecích orgánů, vládních úřadů nebo veřejné správy; a (7) zajištění efektivního průběhu obchodních operací. K těmto účelům a v rozsahu povoleném platnými zákony AIG může: (1) sledovat, zaznamenávat a kontrolovat používání informačních systémů AIG zaměstnanci, včetně, ale nikoli pouze: počítačů, ů, rychlých zpráv a síťových systémů, mobilních zařízení, telefonů a jiných hlasových systémů, videokonferencí a jiných videosystémů, snímaných a tištěných zdrojů, přístupových systémů s elektronickými kartami a dalších počítačově zpracovaných informací: (2) sledovat a kontrolovat záběry a záznamy z bezpečnostních kamer, záznamy o přístupech, které se mohou týkat budov a jiných zařízení AIG, k nimž mají zaměstnanci a návštěvníci přístup; a (3) prohlížet, kontrolovat, kopírovat a uchovávat dokumenty a jiné předměty v budovách a jiných zařízeních AIG (např. pracovních stanicích, kancelářích, psacích stolech, registračních skříních a jiných místech uložení). V souladu s použitelným právem zaměstnanci nemohou očekávat dodržování soukromí, pokud jde o jejich používání informačních systémů AIG, budov ani jiných zařízení, nebo pokud jde o jakékoli předměty v rámci systémů, budov nebo jiných zařízení AIG. 11

13 Naše závazky na trhu Společnost AIG je známá svou podnikavostí. Soutěžíme energicky, abychom vytvářeli nové příležitosti pro naše zákazníky i pro nás samotné. Konkurenční výhody hledáme pouze používáním zákonných a etických obchodních postupů. Soukromí zákazníků a zabezpečení dat Naši zákazníci očekávají, že budeme pečlivě zacházet s důvěrnými zákaznickými informacemi včetně osobních údajů, jež nám sdělují, a chránit je. Nenarušujte důvěru zákazníka předáváním důvěrných zákaznických informací a osobních údajů jiným než oprávněným osobám s legitimní obchodní potřebou přístupu k těmto informacím nebo způsobem, který je v rozporu se strategiemi a upozorněními AIG o ochraně soukromí. Klasifikace informací jakožto osobních údajů se může v různých zemích lišit. Zaměstnanci, kteří pracují s informacemi o zákaznících, mají povinnost znát a dodržovat platné zákony o ochraně soukromí a osobních údajů. Ve všech případech je nutno udržovat odpovídající fyzickou, administrativní a technickou ochranu důvěrných zákaznických informací včetně osobních údajů. Zvlášť ostražití musíme být na dodržování zákonů, předpisů a podnikových strategií při sdělování osobních údajů jiným stranám (a to i pro legitimní účely podnikání) a při předávání osobních údajů přes státní hranice. Máte-li nějaké otázky týkající se ochrany soukromí anebo informační bezpečnosti, obraťte se na svého nadřízeného, právního poradce anebo odpovědného pracovníka vaší obchodní jednotky pro dodržování zásad. 12

14 Střet zájmů Své postavení u společnosti AIG nesmíte využít k získání nepatřičného osobního prospěchu či výhody pro sebe nebo pro člena vaší rodiny. Je třeba předcházet jakýmkoli situacím, jež skutečně nebo potenciálně vytvářejí střet osobních zájmů a zájmů společnosti AIG. Strategie AIG ohledně střetu zájmů zaměstnanců načrtává příklady, pomáhající zaměstnancům při posuzování potenciálního střetu zájmů a stanoví procedury pro ohlašování takových možných střetů. Možný konflikt zájmů by měl být oznámen vedoucím pracovníkům spolupracujícím s odpovědným pracovníkem pro dodržování zásad ve vaší obchodní jednotce, anebo v případě zaměstnance společnosti AIG hlavnímu odpovědnému pracovníkovi či zmocněnci pro dodržování zásad společnosti, aby rozhodli, jak situaci nejlépe zvládnout. Plnění našich závazků Střet zájmů Vždy se rozhodujte v co nejlepším zájmu společnosti AIG a našich zákazníků nikoli ve svém osobním zájmu. Buďte si vědomi, že osobní činnosti, například přijetí druhého zaměstnání nebo investice do společnosti zákazníka, prodejce nebo konkurenta společnosti AIG, mohou vést ke střetům zájmů. Každou situaci, jež by mohla být vnímána jako možný konflikt zájmů, projednejte se svým nadřízeným. Předvídavě řešte situace, jež by mohly způsobit střet vašich zájmů nebo zájmů člena vaší rodiny či přítele se zájmy společnosti AIG. Zaměstnanci se nesmějí zapojovat do provádění záležitosti či souvisejících transakcí, dokud k tomu nedostanou písemné schválení od osoby pověřené prováděním zásad. Firemní příležitosti Zaměstnanci společnosti AIG mají zakázáno osobně využívat nebo směrovat na třetí osobu obchodní příležitosti zjištěné využíváním majetku, informací nebo postavením ve společnosti, pokud již tato příležitost nebyla společnosti AIG nabídnuta a touto společností odmítnuta. Zaměstnanci společnosti AIG mají zakázáno využívat majetek, informace nebo postavení ve společnosti k osobnímu prospěchu za vyloučení společnosti AIG a v konkurenci vůči společnosti AIG. Osobní vztahy Nejbližší členové rodiny, členové domácnosti a osoby, s nimiž máte blízký osobní vztah, nesmějí nepatřičně ovlivňovat obchodní rozhodnutí. 13

15 Mimopodnikové činnosti Mimopodnikové činnosti mohou někdy vytvářet zdání možného střetu zájmů. Společnost AIG respektuje soukromí všech svých zaměstnanců. Nicméně, pokud se nenacházíte v zemi, kde je takové hlášení zakázáno místními právními předpisy a/nebo podmínkami, musíte oznámit mimopodnikové činnosti, které by mohly vést ke skutečnému nebo domnělému přesahu a/nebo střetu mezi vašimi osobními zájmy a zájmy společnosti AIG. Následující činnosti lze považovat za střet zájmů a je třeba je oznámit svému stanovanému pracovníkovi pro dodržování zásad a svému nadřízenému, jak je uvedeno níže, aby se zajistilo, že potenciální střety zájmů jsou zjištěny a objasněny, jakmile je to možné: Účast na podnikání mimo společnost, ať už jde o zaměstnance, člena správní rady, vedoucího pracovníka, správce majetku, partnera nebo poradce, zejména s podnikem, který v současnosti obchoduje nebo chce obchodovat se společností AIG, anebo který konkuruje nebo chce konkurovat společnosti AIG; před zapojením do této mimopodnikové činnosti je nutný písemný souhlas nadřízeného a každý požadavek musí být předložen vašemu stanovenému pracovníkovi pro dodržování shody jako součást schvalovacího procesu. Souhlas nadřízeného a pracovníka pro dodržování shody musí být obnovován každoročně, a pokud se vyskytne změna v příslušných skutečnostech, na základě kterých byl souhlas udělen. Služba nadaci, charitativní nebo neziskové organizaci, za kterou pracovník dostane zaplaceno nebo kde zastává postavení s finanční odpovědností (např. funkci pokladníka, člena revizního výboru nebo člena investičního výboru); před zapojením do této mimopodnikové činnosti je nutný písemný souhlas nadřízeného a každý požadavek musí být předložen vašemu stanovenému pracovníkovi pro dodržování shody jako součást schvalovacího procesu. Souhlas nadřízeného a pracovníka pro dodržování shody musí být obnovován každoročně, a pokud se vyskytne změna v příslušných skutečnostech, na základě kterých byl souhlas udělen. Toto ustanovení se nevztahuje na službu v rámci kooperací, společenství vlastníků nebo podobné organizace, ve kterých působíte, nebo vlastnictví společnosti, trustu nebo podobné organizace, které jsou vytvořeny výhradně pro vás a majetek vaší rodiny nebo daňové účely. Služba nadaci, charitě nebo neziskové organizaci, která má obchodní vztahy se společností AIG. Nevyžaduje se souhlas pro tento druh mimopodnikové činnosti, pokud vám nebude vyplácena finanční odměna a neexistují známky možného nebo skutečného střetu zájmů. Pokud máte otázky ohledně existence střetu zájmu, projednejte je s vaším stanoveným pracovníkem pro dodržování shody. 14

16 Mimopodnikové činnosti (pokračování) Prezentace, přednáška nebo služba v porotě, za kterou je vám nabídnut poplatek, náhrada, honorář. Jste-li za tento typ činnosti odměněni, musíte předem písemně informovat svého nadřízeného o všech obdržených úhradách a můžete být požádáni o jejich odevzdání společnosti AIG. Kromě toho, materiály, které budou použity při prezentaci, přednášce nebo působení v porotě, je třeba zkontrolovat před jejich prezentací, zda odpovídají směrnicím obchodní jednotky nebo společnosti AIG. Působení v pozici veřejného činitele, jako jmenovaný člen vládní jednotky nebo jako volený činitel; je třeba získat předem písemný souhlas vedoucího pracovníka pro dodržování shody společnosti AIG nebo jeho zástupce, stejně jako vašeho nadřízeného. Souhlas je třeba obnovit po vypršení podmínek a předtím, než dojde k znovuzvolení nebo opětovnému jmenování. Aby se zabránilo třeba i zdání střetu se zájmy společnosti AIG, kdykoli se účastníte akcí na podporu komunity mimo programy sponzorované společností AIG, nikdy nesmíte naznačovat, že společnost AIG vaše úsilí podporuje. Dárky a pohoštění Skromné dárky a přiměřené pohoštění mohou posílit obchodní vztahy, avšak tyto obchodní pozornosti, ať už darované nebo příjímané zaměstnanci společnosti AIG, nesmějí nepatřičně ovlivňovat obchodní rozhodnutí. Pokud je vám nabídnut dárek, který nesplňuje kritéria týkající se darů nebo pohoštění stanovená v příslušném oddíle na této stránce, dárek nebo pohoštění zdvořile odmítněte. Pokud by odmítnutí daru bylo urážlivé nebo by poškodilo obchodní vztah, přijměte jej jménem společnosti AIG a do 30 dnů předložte svému nadřízenému písemnou zprávu o tomto daru. Dar je nutno předat nadřízenému, který spolu s odpovědným pracovníkem pro dodržování zásad ve vaší obchodní jednotce rozhodne, jak s ním vhodně naložit. Hotovost nebo ekvivalenty hotovosti, včetně dárkových poukázek, šeků, cestovních šeků nebo peněžních poukázek, investičních cenných papírů, obchodovatelných cenných papírů, plateb kreditní kartou nebo podobných položek, nelze jako dary přijímat ani nabízet bez ohledu na částku. Obchodní jednotky mohou uplatňovat další omezení darů a pohoštění a požadavky na podávání hlášení. 15

17 Plnění našich závazků Dárky a pohoštění Nedovolte, aby obchodní dary nebo pohoštění, ať už poskytované či přijímané, nepatřičně ovlivňovaly obchodní rozhodnutí. Pamatujte, že pokud dárce není přítomen, pak pohoštění podléhá pravidlům týkajícím se darů. Při výměně obchodních dárků a pohoštění respektujte místní a kulturní zvláštnosti. Neposkytujte ani nepřijímejte výstřední dary nebo okázalá pohoštění. Nenabízejte nic, co by mohlo být považováno za úplatek nebo za jinou nepatřičnou platbu či dar. Při poskytování darů nebo pohoštění vládním úředníkům se držte protikorupční strategie společnosti AIG. Dary, laskavosti ani pohoštění nevyžadujte. Veškeré dary vyšší hodnoty než 150 USD oznamujte svému nadřízenému a odpovědnému pracovníkovi pro dodržování zásad ve vaší hospodářské jednotce a dávejte jim je k dispozici. Před poskytnutím daru vyšší hodnoty než 150 USD je nutný písemný souhlas vašeho nadřízeného. Vhodné dárky nebo pohoštění, ať už poskytované nebo přijímané, by měly: mít konkrétní obchodní účel. být vkusné a nikoli výstřední či přehnané. by se neměly příliš často vyměňovat se stejným zdrojem. být povoleny podle zásad společnosti AIG a zásad organizace příjemce. být odůvodnitelné, prosté, obvyklé a v souladu se zákony země nebo regionu, ve kterém jsou vyměňovány. by neměly nepatřičně ovlivňovat obchodní rozhodnutí. dar by neměl přesahovat hodnotu 150 USD. Dárky a pohoštění pro vládní úředníky, zaměstnance nebo zástupce Společnost AIG obchoduje s mnoha institucemi, jež zřizuje nebo kontroluje stát. Mezi ně mohou patřit ústřední banky, ministerstva financí, penzijní fondy a jiné organizace (včetně leteckých společností a obchodních bank). Mnozí z představitelů těchto zákazníků mohou být považováni za vládní úředníky ve shodě s platnými místními nebo mezinárodními protikorupčními zákony. V důsledku toho si zaměstnanci, kteří mají kontakt s vládními zákazníky, musejí být vědomi potenciálních problémů a rizik, která mohou vzniknout při jednání s těmito zákazníky. Zvláštní opatrnost je nutno zachovávat při poskytování darů a pohoštění takovým zákazníkům. Veškeré dary, pohoštění nebo výlety musejí být v souladu s protikorupční strategií AIG a místními zákony. Řada zemí, se kterými nebo ve kterých AIG provádí obchodní činnost, omezuje hodnotu darů, pohoštění a výletů, které mohou jejich vládní úředníci přijmout. 16

18 Dárky a pohoštění pro vládní úředníky, zaměstnance nebo zástupce (pokračování) Kromě toho pro soulad s protikorupční strategií AIG musejí být všechny výlety, dary a pohoštění poskytnuté vládním úředníkům ve shodě se strategií AIG pro řízení nákladů, strategií AIG pro výdaje na cestování a pohoštění a veškerými platnými místními strategiemi podnikání. Vztahy s našimi obchodními partnery Naši obchodní partneři nám slouží jako pobočky společnosti AIG. Od obchodních partnerů se při práci jménem společnosti AIG očekává, že budou dodržovat ducha těchto zásad, zásad chování AIG vůči třetím stranám a všech příslušných smluvních ustanovení. Obchodní partneři nesmějí jednat způsobem, který je zakázán nebo považován pro zaměstnance za nevhodný. Všichni musíme dbát o to, aby zákazníci, výrobci, zástupci a dodavatelé nevyužívali svůj styk se společností AIG nebo jméno společnosti AIG ve spojitosti s protiprávními, neetickými nebo nečestnými transakcemi. Od obchodních partnerů společnosti AIG se očekává, že nebudou podněcovat zaměstnance ani jiné osoby obchodující s AIG, aby porušovali standardy zásad. Různorodost dodavatelů Společnost AIG hledá dodavatelské vztahy s rozmanitými podniky. Zejména si vážíme dodavatelů, kteří sdílejí závazek a úsilí společnosti AIG o rozmanitost a společenskou odpovědnost. Plnění našich závazků Vztahy s našimi obchodními partnery Věnujte pozornost obchodním praktikám zástupců společnosti AIG a jiných jejích reprezentantů, abyste zajistili používání správných způsobů pro poskytování našich služeb. Provádějte náležité pečlivé šetření týkající se potencionálních zástupců, poradců a nezávislých dodavatelů dříve, než začnete využívat jejich služeb. Dodavatele a zástupce společnosti AIG nenuťte ani nepodporujte v účasti na nepatřičných činnostech. K dodavatelům, zástupcům a jiným reprezentantům se chovejte s úctou a vážností. Od každého z nás se očekává, že bude podporovat Program rozmanitosti dodavatelů společnosti AIG podporou dodavatelů, kteří splňují podmínky programu. 17

19 Poctivé jednání Společnost AIG usiluje o získání konkurenčních výhod pouze zákonnými a etickými obchodními postupy. Každý z nás musí s našimi zákazníky, poskytovateli služeb, dodavateli a konkurenty jednat při obchodování poctivě. Neznevažujte konkurenty ani jejich produkty či služby. Nepatřičné získávání výhod pomocí manipulace, zatajování, zneužívání chráněných informací, záměrné zkreslování skutečností a jiné nepoctivé praktiky nebude společnost AIG tolerovat. Plnění našich závazků Poctivé jednání Se zákazníky a dodavateli provádějte obchody způsobem, který bude svědčit o našem závazku vést poctivou hospodářskou soutěž. Poskytujte pravdivé a přesné marketingové informace. Informace o konkurenčních firmách shromažďujte pouze zákonnými a řádnými prostředky a způsobem, který posílí bezúhonnou pověst společnosti AIG. Při získávání informací o konkurentech nepoužívejte nevhodné ani pochybné praktiky. Při obchodních jednáních s potencionálním nebo stávajícím zákazníkem anebo obchodním partnerem společnosti AIG neuvádějte o sobě ani o svém záměru zkreslené informace. Protimonopolní zákony a poctivá soutěž Společnost AIG soutěží energicky, ale podle pravidel po celém světě. Snažíme se udržet a rozvíjet své podnikání pomocí nejlepších produktů a služeb nikoli nevhodnými a protikonkurenčními praktikami. Snažíme se rozumět zákonům o hospodářské soutěži a protimonopolním zákonům a dodržovat je. Tyto zákony jsou složité. Zaměstnanci, kteří si nejsou jisti vhodností používaných postupů, by se měli poradit s odpovědným pracovníkem pro dodržování zásad ve své obchodní jednotce. Následující pokyny mají napomoci zajistit poctivé obchodní jednání a správnou hospodářskou soutěž. Co musíme dělat: energicky a v souladu se zákony soutěžit na každém trhu, kde společnost AIG působí, a všechna obchodní rozhodnutí přijímat v co nejlepším zájmu společnosti AIG. získávat informace o konkurentech společnosti AIG pouze ze zákonných a řádných zdrojů. konkurenty nebo jejich produkty či služby komentovat pouze na základě faktických informací. Co nesmíme dělat: formálně nebo neformálně se domlouvat s konkurentem na společné úpravě cen či jiných podmínek prodeje, na úpravě nabídek, nastavení úrovně výroby či prodeje anebo na rozdělení zákazníků, trhů nebo území. orojednávat s konkurentem některou z těchto věcí: ceny, nabídky, prodej zákazníkům, provize, podmínky prodeje, zisky, marže, náklady, výrobu, zásoby, dodávky, marketingové plány nebo jiné pro soutěž citlivé informace. účastnit se schůzek s konkurujícími firmami, na nichž by se projednávaly citlivé informace, včetně témat zmíněných ve dvou výše uvedených bodech. domlouvat se s osobami mimo společnost AIG na tom, se kterými dodavateli nebo zákazníky máme obchodovat. činit neopodstatněná nebo nepravdivá porovnání s konkurenty, jejich produkty či službami. získávat pro soutěž citlivé informace od konkurentů AIG nebo od osob, o nichž je známo, že mají povinnost zachovávat vůči těmto konkurentům důvěrnost. 18

20 Informace pro hospodářskou soutěž Společnost AIG zakazuje používat nezákonné nebo neetické prostředky k získávání citlivých informací o konkurentu nebo dodavateli, včetně obchodních tajemství. Informace o konkurentech společnosti AIG získávejte pouze ze zákonných a řádných zdrojů. Nesmítezískávat pro soutěž citlivé informace od konkurentů AIG nebo od osob, o nichž je známo, že mají povinnost zachovávat vůči těmto konkurentům důvěrnost. Varovná znamení Protimonopolní zákony a poctivá soutěž Protimonopolní zákony a zákony o hospodářské soutěži se v různých státech a zemích liší. V důsledku těchto odlišností jsou určité kroky v některých zemích či státech dovoleny a v jiných zakázány. Setkáte-li se s níže uvedenými činnostmi a nejste si jisti, zda jsou zákonné, požádejte pracovníka odpovědného za dodržování zásad ve vaší obchodní jednotce o radu, jak postupovat: pokusy nařizovat zákazníkům ceny pro další prodej a kontrolovat je. podmiňování prodeje nějakého produktu či služby zákazníkovi nákupem jiného produktu či služby. nabízení příznivějších zákaznických cen nebo podmínek než těch, které jsou nabízeny konkurentovi zákazníka v podobné situaci. omezování zákazníka nebo dodavatele v jeho obchodování s konkurentem. Nikdy nezískávejte, neodhalujte ani nevyužívejte cizí obchodní tajemství. Nabídky důvěrných informací, jež mohly být získány nepatřičným způsobem, je nutno ihned oznámit pracovníkovi odpovědnému za dodržování zásad ve vaší obchodní jednotce. Varovná znamení Buďte obezřetní při získávání informací o konkurenci jako například: uchovávání dokumentů nebo počítačových záznamů od předchozích zaměstnavatelů zaměstnanců. nucení nebo povzbuzování nových zaměstnanců, aby hovořili o důvěrných informacích od předchozích zaměstnavatelů. získávání informací postupem, který by se dal považovat za vyzvědačství či špionáž, nebo způsobem, který byste nebyli ochotni plně odhalit. nerozumné spoléhání na tvrzení třetích osob, že obchodní informace byly získány řádně. prodej produktů nebo služeb za ceny nižší než výrobní náklady nebo za jiné nerovné ceny nebo propagační praktiky. 19

21 Otázk y a odpo vědi Naše závazky na trhu Ot.: Týkají se zákony o ochraně soukromých dat pouze citlivých osobních údajů jako jsou zdravotní údaje, čísla sociálního pojištění, čísla kreditních karet a účty penzijního pojištění? Odp.: Ne. Zákony o ochraně dat se mohou týkat všech informací o jednotlivých osobách. Například ové adresy zákazníků, podrobnosti o kontaktech, preference, hlasové i obrazové záznamy, to vše lze chápat jako osobní údaje chráněné platnými zákony o ochraně dat, pokud se tato data dají spojit s identifikovatelnou osobou. Ot.: Co znamená oprávněný obchodní účel pro přijetí darů nebo pohoštění? Odp.: Zaměstnanci společnosti AIG jsou placeni za to, aby jednali v jejím nejlepším zájmu. Příkladem oprávněného obchodního účelu pro přijetí pohoštění je oběd s obchodním partnerem, na němž se projednají obchodní záležitosti a posílí pracovní vztahy. Naproti tomu přijetí darů v podobě osobních předmětů, například šperků, již v obchodním zájmu společnosti AIG není. Takové dary je třeba odmítnout, protože ohrožují loajalitu zaměstnance nebo vytvářejí závazek vůči dárci. bývalých zaměstnavatelů nebo jiných třetích osob. Neměli byste je používat ani sdělovat, dokud se neporadíte s odpovědným pracovníkem pro dodržování zásad ve vaší obchodní jednotce. Ot.: Abych mohl(a) lépe vykonávat práci ve společnosti AIG, ponechal(a) jsem si několik dokumentů od mého předchozího zaměstnavatele. Tyto dokumenty popisují používané marketingové iniciativy mého předchozího zaměstnavatele. Mohu je upotřebit ve společnosti AIG? Odp.: Pokud tyto dokumenty obsahují důvěrné informace nebo informace o vlastnictví vašeho bývalého zaměstnavatele, nesmíte je používat ani sdělovat. Společnost AIG očekává, že všichni zaměstnanci budou uznávat a respektovat omezení ohledně zveřejňování tajných informací získaných od 20

22 Naše závazky vůči našim akcionářům Akcionáři nám svěřují svá aktiva. Společnost AIG chrání tato aktiva svým poctivým jednáním ve všech obchodních postupech. Učetní výkaznictví Akcionáři, obchodní partneři, dohlížecí orgány a veřejnost spoléhají při rozhodování na naše finanční zprávy. Naše finanční zprávy musejí být pravdivé, úplné, včasné, poctivé, přesné a srozumitelné. Abychom tyto standardy vždy splňovali, mohou finanční zprávy externím osobám poskytovat pouze oprávnění zaměstnanci. Přesné obchodní záznamy Obchodní záznamy musejí být vždy sestaveny poctivě a přesně. Informace o obchodních záznamech nesmějí být falšovány ani měněny. Při uchovávání záznamů o společnosti AIG nesmíme nikdy být nečestní ani nesmíme podvádět ani nijak jinak uvádět vedení, auditory, dohlížecí orgány nebo akcionáře společnosti AIG v omyl. Obchodní záznamy obsahují informace na jakémkoli médiu, včetně tištěných výstupů, elektronických záznamů, ů, rychlých zpráv a videozáznamů a zálohovacích pásek. Správa záznamů Musíme vždy dodržovat všechna příslušná pravidla pro správu záznamů a informací ( strategie RIM ). Tato pravidla se týkají uchovávání a využívání všech informací vytvořených, převzatých nebo uchovávaných společností AIG na jakémkoli médiu, mimo jiné tištěných záznamů, elektronických záznamů, ů, rychlých zpráv, videozáznamů a zálohovacích pásek. Musíme uchovávat podstatné informace, které mají zvlášť cennou hodnotu pro operace a správu společnosti AIG, anebo informace, které podléhají právním, kontrolním nebo obchodním požadavkům na uchovávání ( podnikové záznamy ) za období vymezené v odpovídajícím lhůtovém plánu uchování záznamů. Avšak mimopodnikové záznamy, včetně duplikátů, konceptů, dočasných informací a podnikových záznamů, jejichž lhůta uchovávání uplynula podle platného lhůtového plánu, by měly být zlikvidovány, jelikož již nejsou předmětem nařízení o archivaci. 21

23 Správa záznamů (pokračování) Nařízení o archivaci je směrnice pro zaměstnance o skladování dokumentů nebo informací jedno, zda na papíře nebo v elektronické formě a kdekoli uložené nebo uchovávané které se týkají vládních šetření, vyšetřování, soudních sporů, předvolání nebo jiných právních řízení. Pokud obdržíte nařízení o archivaci, musíte podniknout okamžité kroky pro úschovu a nesmíte odstranit, zničit ani nijak pozměnit žádný dokument ani informace, které spadají pod kategorie vymezené nařízením o archivaci, dokud nedostanete písemné oznámení, že nařízení o archivaci již neplatí, bez ohledu na to, zda lhůta uchovávání v příslušném lhůtovém plánu uchování záznamů vypršela či nikoli. Otázky týkající se nařízení o archivaci by měly být předloženy odpovědné osobě, která nařízení o archivaci vydala. Ochrana zdrojů společnosti AIG Osobní bezpečnost Povinností všech zaměstnanců, pokud jde o bezpečnost a ochranu, je zachování ostražitosti. Společnost AIG působí v mnoha různých lokalitách a zařízeních na celém světě, a v různých jurisdikcích mohou být schůdněji proveditelné odlišné strategie a postupy. Otázky týkající se bezpečnosti a ochrany by měly být směrovány na útvar celosvětové bezpečnosti AIG nebo místního či regionálního bezpečnostního referenta. Duševní majetek Duševní majetek společnosti AIG představují výsledky tvořivé práce nebo nápadů, obvykle s komerční hodnotou. Existuje pět kategorií duševního majetku, jež mají význam pro podnikání společnosti AIG: obchodní značky a značky služeb, autorská práva, názvy domén, patenty a obchodní tajemství. Každý z nás je povinen chránit duševní majetek patřící společnosti AIG a jejím obchodním partnerům a respektovat duševní vlastnictví třetích stran. Máme-li co nejlépe sloužit našim zákazníkům a akcionářům, je nezbytné řádně pečovat o naše zdroje a správně je využívat. Fyzický majetek Majetek společnosti AIG, včetně nemovitostí, datové infrastruktury, vybavení a zásob, je třeba chránit před zneužitím, poškozením, krádeží nebo jiným nevhodným zacházením. Plnění našich závazků Duševní majetek Nikdy nepoužívejte neoprávněně duševní majetek AIG. Nezveřejňujte neveřejný duševní majetek bez schválení. Podle možností chraňte duševní majetek AIG získáváním nebo pomocí ostatním při získávání patentů, obchodních značek, značek služeb nebo autorských práv. Nepoužívejte duševní majetek svých bývalých zaměstnavatelů bez povolení. Nepoužívejte a nekopírujte software ani dokumentaci mimo rozsah a účely definované v licenční smlouvě. AIG uznává omezení používání software stanovená vývojářskou nebo distributorskou firmou. 22

24 Fondy Fondy společnosti AIG je třeba používat zodpovědně a výhradně k podnikání společnosti AIG. Firemní kreditní karty vydané zaměstnancům na placení obchodních výdajů nelze používat na osobní výdaje. Každý z nás je povinen chránit fondy společnosti AIG před zneužitím nebo krádeží a zajistit, že společnost AIG za peníze z fondů společnosti AIG dostane odpovídající hodnotu. Proplácet můžeme pouze reálné, odůvodněné a schválené obchodní výdaje. Zprávy a žádná jiná sdělení odeslaná nebo přijatá za použití informačních technologií a systémů AIG se nesmějí použít ke tvorbě, ukládání nebo přenosu informací, které by byly nepřátelsky naladěné, zlovolné, nezákonné, sexuálně zaměřené, diskriminující, obtěžující, rouhavé, směřující ke zneužití nebo škodlivé. Tyto systémy také nemají být záměrně používány pro přístup na ïnternetové webové stránky nebo jiné online služby, které přinášejí podobný obsah. Systémy informačních technologií Systémy informační technologie společnosti AIG jsou především počítače, síťové systémy, systémy ových a jiných rychlých zpráv, mobilní zařízení, telefonní a jiné hlasové systémy, videokonference a jiné videosystémy, snímané a tištěné zdroje, přístupové systémy s elektronickými kartami a ostatní počítačové zpracování informací. Každý z nás je povinen tyto systémy a data v nich uložená chránit před neoprávněným přístupem, poškozením, ztrátou nebo krádeží. Dále tyto informační systémy společnosti AIG jsou majetkem AIG a jsou určeny k použití pro potřeby podnikání. Pokud to nezakazuje vnitřní podniková politika AIG, příslušné zákony nebo pracovní smlouva, příležitostné, nahodilé či účelné osobní použití informačních systémů AIG zaměstnanci může být povoleno, jestliže takové použití nenaruší váš pracovní výkon, nemá nežádoucí dopad na provoz informačních systémů, nebo neporuší některou další strategii AIG, směrnici, normu nebo platné zákony. Nicméně v souladu s platnými právními podmínkami nemůžete při používání informačních systémů AIG očekávat zaručené soukromí, neboť tyto systémy mohou být snímány, sledovány a kontrolovány firmou AIG pro legitimní účely popsané v oddíle Soukromí zaměstnance těchto zásad. Varovná znamení Čeho se vyvarovat při ochraně našich citlivých informací Hlasité nebo otevřené projednávání důvěrných informací v situaci, kdy mohou naslouchat jiné osoby. Projednávání majetkových informací společnosti AIG se třetími osobami bez oprávnění a bez řádné smlouvy o nezveřejňování informací. Projednávání majetkových informací společnosti AIG se zákazníky nebo dodavateli bez řádného schválení a znalosti charakteru vztahu jako důvěrného nebo nedůvěrného. Neoprávněná likvidace důvěrných konceptů a poznámek. 23

25 Otázk y a odpo vědi Naše závazky vůči našim akcionářům Ot.: Myslím, že jsem našel(našla) chybu v souhrnné finanční zprávě, připravené mimopodnikovým auditorem. Informace mají být uvedeny ve veřejné publikaci. Jak mám na záležitost upozornit? Odp.: Je důležité, abyste uvědomili někoho, kdo má pověření takové záležitosti řešit. Mohlo by jít o závažnou chybu. Vaší povinností je na danou záležitost ihned upozornit odpovědné osoby. V případě nejistoty se obraťte na svého nadřízeného, odpovědného pracovníka pro dodržování zásad ve vaší obchodní jednotce nebo na asistenční službu pro dodržování zásad, tel. č , anebo odešlete na horkou linku pro účetnictví accountinghotline@aig.com. Ot.: Moje vedoucí mě požádala, abych připravil(a) objednávku na služby, které stojí ,- USD. Má oprávnění utratit pouze ,- USD. Mohu objednávku rozdělit na dvě a vyhnout se tak schvalování na vyšší úrovni? Odp.: Ne, nemůžete. Bez řádného schválení porušujete zásady společnosti AIG, které zaručují efektivní provádění a dodržování odpovídajících interních účetních kontrol. Není-li vám příjemné mluvit o tom s nadřízeným, upozorněte odpovědného pracovníka pro dodržování zásad ve vaší obchodní jednotce. NAŠE ZÁVAZKY VŮČI NAŠIM AKCIONÁŘŮM (pokračování) Odp.:Ano, danou situaci jste měli zvládnout jinak. Notebooky a informace v nich obsažené jsou majetkem společnosti AIG a často obsahují důvěrná nebo citlivá data. Vaší povinností je zajistit, aby vybavení a informace byly chráněny před ztrátou, krádeží nebo prozrazením z nedbalosti. Vy a vaši spolupracovníci jste měli buď zabezpečit vybavení nebo místnost anebo vybrat někoho, kdo u vybavení zůstane. Ot.: Právě jsem se dozvěděl(a), že zaměstnanci prodejce dostali široký přístup k našim sítím. Myslím, že tento druh přístupu pro svoji práci nepotřebují. Neohrožuje to informace společnosti AIG? Co mám dělat? Odp.: Můžete mít pravdu, ale možná nemáte úplné informace. Situaci byste měli nejprve projednat se svým nadřízeným. Jsou-li nutné další kroky, měli byste se vy nebo váš nadřízený obrátit na odpovědného pracovníka pro dodržování zásad v obchodní jednotce. Ot.: S několika dalšími vedoucími pracovníky společnosti AIG jsem se zúčastnil porady v konferenční místnosti hotelu. Během oběda nechali všichni své notebooky v místnosti. Byl jsem nesvůj, ale udělal jsem totéž. Měl jsem jednat jinak? 24

26 Naše závazky ve smyslu firemního občanství Společnost AIG se pomocí svých produktů, služeb a odpovědných obchodních postupů snaží zlepšovat kvalitu života v každé zemi, kde působí. Trváním na dodržování zákonů a předpisů týkajících se našeho podnikání je základem firemního občanství. Trvalá udržitelnost Díky postupům pro trvale udržitelný rozvoj může každý z nás svým dílem pomoci své firmě AIG pozitivně přispívat rozvoji společnosti a životního prostředí. Naše operace pojištění životního prostředí patří k progresivním řešením, jež podporují čistší a bezpečnější životní prostředí. Naše pojištění má dlouholetou historii pomoci zákazníkům při nápravě přírodních katastrof. Již po léta společnosti AIG investují do vývoje zelených fondů, jež vkládají do projektů a technologií prospívajících životnímu prostředí. Investice v zemích na celém světě, kde působíme, je klíčovou strategií napomáhající místním ekonomikám a ve společnosti AIG má dlouhou tradici. Dobročinné příspěvky AIG má dlouhodobý závazek zapojovat se do života komunit a přispívat na dobročinné účely. Společnosti AIG slouží komunitám účastí na organizování a podporování činností dobrovolníků a terénních programů, prostřednictvím svého doplňkového grantového programu a fondu na pomoc obětem živelných pohrom, který poskytuje širokou škálu asistenční pomoci obětem přírodních i člověkem zaviněných katastrof a stavů nouze po celém světě. AIG také poskytuje svým zaměstnancům volno k dobrovolnické službě na podpůrných činnostech, které napomáhají a slouží komunitám, v nichž zaměstnanci pracují. Veškeré dotazy týkající se těchto programů je třeba zaslat na AIG Corporate Communications (sekce firemní komunikace). Politické činnosti Zákony a předpisy upravující firemní politické činnosti, politické prosazování zájmů ( lobbování ) a příspěvky jsou komplexní. Oddělení pro záležitosti federální a státní vlády nebo oddělení pro mezinárodní regulatorní a veřejnoprávní záležitosti určují, které činnosti jsou dovolené a odpovídající obchodní strategii AIG. Omezení ohledně politických činností jsou podrobně rozebrány v této směrnici AIG o politickém prosazování zájmů ( lobbování ) a politické činnosti. 25

27 Politické činnosti (pokračování) Žádný zaměstnanec nebude kontaktovat zvoleného nebo jmenovaného vládního činitele v souvislosti s politickými činnostmi nebo lobbováním jménem společnosti AIG, aniž by si předtím tuto záležitost prověřil u oddělení pro záležitosti federální a státní vlády nebo oddělení pro mezinárodní regulatorní a veřejnoprávní záležitosti Fondy nebo majetek AIG nejsou nikdy použity pro politické účely bez předchozí konzultace s oddělením pro záležitosti federální a státní vlády nebo oddělení pro mezinárodní regulatorní a veřejnoprávní záležitosti Jménem společnosti AIG mohou kandidátům na veřejný úřad přispívat pouze pověření zástupci. Osobní politické činnosti nebo zájmy zaměstnance nesmí být ve střetu s povinnostmi vůči společnosti AIG nebo nesmí vyžadovat podporu od AIG. Při dobrovolné politické činnosti nesmí žádný zaměstnanec používat jméno společnosti AIG k poskytnutí sponzorského daru, podpory nebo použití zdrojů společnosti kromě těch, které jsou povoleny zákonem. Zaměstnanci AIG zvažující kandidaturu na volený veřejný úřad musí nejprve získat písemné schválení od vedoucího pracovníka pro compliance společnosti AIG a neměli by použít jméno AIG jinak, než že uvedou společnost AIG jako svého zaměstnavatele. Obchodování s cennými papíry Při podnikání společnosti AIG se zaměstnanci často dovídají podstatné informace o společnosti AIG nebo jiných společnostech, dříve než jsou tyto informace zveřejněny. Obchodovat s cennými papíry v době, kdy vlastníme zásadní, neveřejné informace, nebo přihrávat tyto informace jiným je v rozporu se strategií podnikání AIG a znamená porušení zákona. Omezení obchodování s cennými papíry a to jak s cennými papíry AIG, tak i jiných společnosti jsou podrobně popsána v interních pravidlech pro obchodování zasvěcených osob AIG (jež platí pro všechny zaměstnance a vaše nejbližší příbuzné v rodině). Obecně platí: Nesmíte nakupovat ani prodávat cenné papíry společnosti AIG, dokud máte přístup k zásadním, neveřejným informacím o AIG. Nesmíte nakupovat ani prodávat cenné papíry jiné společnosti, jestliže vlastníte zásadní, neveřejné informace o této společnosti, získané v průběhu vašeho zaměstnání u společnosti AIG. Pokud vlastníte zásadní, neveřejné informace o AIG nebo o jakékoli jiné společnosti a jestliže taková informace byla získána v průběhu zaměstnání u AIG, nesmíte předávat (ani přihrávat ) tuto informaci jiným osobám ani nikomu doporučovat nákup nebo prodej cenných papírů AIG nebo oné druhé společnosti. Všem zaměstnancům je zakázáno podílet se na těchto činnostech: zajištování transakcí v souvislosti s cennými papíry AIG; prodej nakrátko cenných papírů AIG; a obchodování s derivátovými cennými papíry jako jsou prodejní opce ( put ) nebo kupní opce ( call ), swapy nebo obojky ( collars ) související s cennými papíry AIG. Existují též dodatečná omezení pro zaměstnance, kteří jsou označeni jako budoucí úředníci a osoby s přístupem ; tyto pojmy jsou definovány v interních pravidlech AIG pro obchodování zasvěcených osob. Před vstupem do jakékoli obchodní operace s cennými papíry si prostudujte interní pravidla AIG pro obchodování zasvěcených osob, abyste zjistili, zda je vaše transakce podle interních pravidel přípustná. Kromě toho mohou zaměstnanci některých dceřiných společností AIG podléhat také jiným interním pravidlům obchodování zasvěcených osob včetně předběžného prověření a požadavků na podání zpráv ohledně jejich osobních obchodních činností. Veškeré otázky k této podnikové strategii nebo pravidlům a omezením popsaným výše je třeba zasílat přímo skupině pro firemní cenné papíry v celosvětové právní sekci společnosti AIG. 26

28 Hospodářské sankce, zákony proti bojkotu a zákony o kontrole exportu V souladu s programy ekonomických sankcí přijatými v USA a v jiných zemích je zaměstnancům AIG zakázáno vést obchody s níže uvedenými subjekty nebo v jejich prospěch: (1) označené osoby nebo organizace (zapojené do anebo spojované s určitými činnostmi jako jsou celosvětový terorismus, rozšiřování zbraní nebo překupnictví drog); (2) určité země a jejich vlády (včetně vládních agentů a vládou vlastněných institucí) jakož i národní a soukromé organizace sídlící v těchto zemích. Chcete-li zjistit, zda nějaká třetí strana podléhá těmto zákazům, obraťte se na pověřeného pracovníka pro dodržování zásad ve vaší obchodní jednotce. Prevence praní špinavých peněz Společnost AIG se zavázala plnit své povinnosti při prevenci praní špinavých peněz a financování teroristických organizací. K těmto povinnostem obecně patří identifikace klientů, sledování činnosti klientů a oznamování podezřelých nebo neobvyklých činností v souladu s příslušnými zákony. Od zaměstnanců se vyžaduje, aby se řídili programy proti praní špinavých peněz zavedenými společností AIG a jejími obchodními jednotkami. Požadavky na oznamování podezřelé činnosti jsou časově citlivé. Máte-li obavy, že by nějaká činnost mohla být neobvyklá nebo podezřelá, obraťte se na svého nadřízeného nebo odpovědného pracovníka pro dodržování zásad ve vaší obchodní jednotce. Další informace k tomuto tématu najdete v celosvětové strategii AIG pro prevenci praní špinavých peněz. Zaměstnanci společnosti AIG jakožto celosvětové organizace mohou být požádáni, aby se řídili zákony o ekonomických sankcích nebo embargu podle různých jurisdikcí. Jelikož zákony různých zemí mohou být v rozporu, je v takové situaci důležité obrátit se na pověřeného pracovníka pro dodržování zásad ve vaší obchodní jednotce. Zaměstnancům je zakázáno podílet se na bojkotech, které vláda USA nepodporuje. Jestliže budete požádani o spoluúčast nebo o poskytnutí informací, jež by mohly být použity na podporu takového bojkotu, oznamte věc okamžitě pověřenému pracovníku pro dodržování zásad ve vaší obchodní jednotce. Zaměstnanci AIG musejí rovněž dodržovat příslušné zákony o kontrole exportu. Chcete-li zjistit, zda vývozy nebo zpětné vývozy podléhají kontrolám či zákazům, obraťte se na odpovědného pracovníka pro dodržování zásad ve vaší obchodní jednotce. Další informace k tomuto tématu najdete v podnikové strategii AIG k hospodářským sankcím, v celosvětové strategii AIG pro anti-bojkot a v celosvětové strategii AIG pro kontrolu exportu. 27