SADA PRO DODAVATELE JAK POSÍLAT E-FAKTURY. Dodavatelé dodržují pokyny uvedené v sadě pro dodavatele. ZÁŘÍ 2018

Transkript

1 SADA PRO DODAVATELE JAK POSÍLAT E-FAKTURY ZÁŘÍ 2018 Dodavatelé dodržují pokyny uvedené v sadě pro dodavatele. Společnost zlepšuje cyklus od nákupu po platbu a efektivitu procesu. Basware Corporation Copyright Basware Corporation, všechna práva vyhrazena Faktury se platí včas, což znamená úsporu času i prostředků.

2 2 (14) Obsah Nové pokyny pro fakturaci společnostem... 3 Specifické informace týkající se společnosti coby příjemce e-faktury... 4 A. Adresy pro e-fakturaci... 4 B. Obsah faktury C. Doplňkové informace viz též následující text D. Zasílání e-faktur prostřednictvím poskytovatele služeb E. Posílání e-faktur ve formátu PDF em F. Služba Key-In dostupná na portálu G. Papírové faktury... 14

3 3 (14) Nové pokyny pro fakturaci společnostem Vážený dodavateli, společnost přechází na elektronickou fakturaci. Z důvodu zavedení nových pokynů pro fakturaci budeme od nynějška využívat faktury v elektronickém formátu jako upřednostňovanou alternativu a postupně jako jedinou možnost pro fakturaci. Jako našeho partnera, který nám bude elektronické faktury doručovat, jsme vybrali společnost Basware. Možnosti, jak zasílat faktury společnosti, jsou následující: 1. Začněte zasílat e-faktury prostřednictvím poskytovatele služeb Posílejte společnosti strukturovaná fakturační data přímo ze svého fakturačního systému prostřednictvím vašeho poskytovatele služeb. Informace o adresách pro e-fakturaci a požadavcích na obsah naleznete v této sadě pro dodavatele. 2. Začněte zasílat e-faktury ve formátu PDF Využijete-li bezplatnou službu příjmu faktur ve formátu PDF, můžete společnosti začít zasílat faktury ve formátu PDF em. Vzhledem k tomu, že faktury jsou zpracovávány elektronicky, faktury ve formátu PDF musí obsahovat strojově čitelný text, nesmějí tedy být psané rukou ani skenované. Tuto službu můžete aktivovat zde: Další pokyny naleznete v části E této sady pro dodavatele. 3. Začněte používat službu Key-In na portálu Zaregistrujte se na portálu společnosti Basware a začněte posílat bezplatně e-faktury přes službu webového portálu. Portál umožňuje zadávat fakturační informace a odesílat je společnosti jako e-faktury. Chcete-li aktivovat tuto službu, zaregistrujte se na portálu společnosti Basware zde: Další pokyny naleznete v části F této sady pro dodavatele. Pokud máte jakékoli otázky ohledně zasílání faktur společnosti, neváhejte nás kontaktovat s využitím níže uvedených údajů: Kontaktní údaje Společnost Basware Máte-li dotazy týkající se fakturace, kontaktujte Máte-li otázky týkající se služeb portálu Kontaktní údaje Česká: ContactAP_CZ@kone.com Kontaktní formulář (v angličtině) S pozdravem

4 4 (14) Specifické informace týkající se společnosti coby příjemce e-faktury A. Adresy pro e-fakturaci Pro řádné doručení e-faktury společnosti je třeba použít správnou adresu pro e-fakturaci. Naše adresy pro e-fakturaci jsou uvedeny níže: Firemní jednotka DIČ pro účely DPH nebo jiné identifikační číslo Adresa pro e-fakturaci ová adresa pro faktury ve formátu PDF (vyžaduje registraci) AUSTRALIA: KEP AU (Australia) KEP NZ (New Zealand) Holdings (Australia) Ltd. AUSTRIA: KEPAU KEPNZ202 ACN ACN AG ATU ATU BAHRAIN: Bahrain SPC Elevators SPC BELGIUM: Belgium S.A. International N.V. CANADA: Inc. CKE Inc. CKQ CYPRUS: Elevators Cyprus Ltd BE BE BE BE CKE CKQ J

5 5 (14) CZECH REPUBLIC: a.s. CZ CZ Industrial - koncern s.r.o. DENMARK: Elevator A/S EGYPT: CZ CZ kone.industrial.koncern@ .basware.com DK DK kone.elevator.as@ .basware.com LLC EG67523.LLC@ .basware.com ESTONIA: AS EE EE AS.@ .basware.com FINLAND: Oyj FI kone.oyj@ .basware.com Industrial Oy Elevators Oy Export Oy FI DE FR ATU IT FI DE FR HU MVA HR kone.industrial.oy@ .basware.com kone.hissit@ .basware.com FI kone.export.oy@ .basware.com FRANCE: KONÉ S.A. FR GERMANY: FR kone.sa@ .basware.com Montage GmbH GmbH, (Frontline) Holding GmbH DE DE kone.montage.gmbh@ .basware.com DE DE kone.gmbh@ .basware.com DE DE KGM kone.holding.gmbh@ .basware.com

6 6 (14) Escalator SSC Europe GmbH Automatiktür en GmbH Servicezentr ale GmbH HONG KONG: Elevator (HK) Limited Ben Fung Machineries and Engineering Ltd HUNGARY: Felvonó Kft IRELAND: Ireland Limited ITALY: DE DE DE DE DE DE HK HK IE T IE T Slimpa S.p.A IT IT Industrial S.p.A IT IT S.p.A IT IT KENYA: Kenya Limited LATVIA: SIA Lifti Latvija LITHUANIA: A P LV LV UAB LT LT LUXEMBOURG: Luxembourg S.A.R.L. LU LU

7 7 (14) LUMICO SARL MALAYSIA: Elevator (M) Sdn. Bhd B LUB kone.lumico@ .basware.com MY kone.elevator.my@ .basware.com MEXICO: Mexico S.A. de C.V. Industrial S.A. de C.V. KME880401DZ8 KME880401DZ8 N/A KIN KIN N/A Industrial Servicios S.A. de C.V. NETHERLANDS: KIS050429B79 KIS050429B79 N/A Holland B.V NL kone.holland@ .basware.com B.V NL kone.bv@ .basware.com Hissi B.V NL hissi.bv@ .basware.com Nederland Holding B.V. Deursystem en B.V. Kone Finance Holding BV NL kone.nederland.holding@ .basware.com NL kone.deursystem@ .basware.com NL kone.finance.holding@ .basware.com NORWAY: Aksjeselskap AS MVA NO MVA kone.aksjeselskap.as@ .basware.com OMAN: Assarain LLC OM Assarain.LLC@ .basware.com POLAND: Sp.zo.o. PL PL kone.sp.zoo@ .basware.com

8 8 (14) PORTUGAL: Portugal - Elevadores Lda QATAR: Elevators LLC RUSSIA: R3 PT46630R3 kone.portugal@ .basware.com QA32647.Elevators.LLC@ .basware.com CJSC Lifts SAUDI ARABIA: RO N/A Areeco Ltd SINGAPORE: SA Areeco.Ltd@ .basware.com Pte. Ltd N N kone.pte.ltd@ .basware.com SLOVAKIA: s.r.o. SK SK kone.sro@ .basware.com SSC s.r.o. SLOVENIA: SX kone.ssc@ .basware.com d.o.o. SI SI kone.doo@ .basware.com SOUTH AFRICA: Elevators South Africa (Pty) Ltd. SPAIN: Elevadores S.A. Marvi Ascensores SL SWEDEN: ZA South.Africa.Pty.Ltd@ .basware.com A A kone.elevadores@ .basware.com B B marvi.ascensore@ .basware.com Ab SE SE kone.ab@ .basware.com SWITZERLAND: (Schweiz) AG CHE MWST CHE MWST kone.schweiz@ .basware.com

9 9 (14) TURKEY: Kone Asansör Sanayi ve Ticaret A.S. UGANDA: TR N/A Uganda Limited UNITED ARAB EMIRATES: Middle East LCC UNITED KINGDOM: Plc. GB GB (NI) Ltd. USA: GB GB Inc US MKO Marine Elevators LLC US MUS Nemůžete-li posílat e-faktury: Pokud nemůžete posílat e-faktury, kontaktujte nás na některé z ových adres příslušné země, kde společnost působí, jak jsou uvedeny na straně 3. Jiné dokumenty: Jakékoli další dokumenty, například obchodní korespondenci, bankovní záruky, certifikáty původu, výpisy z účtu a další podobné dokumenty je nutné posílat na poštovní adresu.

10 10 (14) Údaje poskytovatele služeb Všechny e-faktury zasílané společnosti jsou směrovány přes síť poskytovatele služeb, kterým je společnost Basware. Úlohou společnosti Basware je zajistit, aby společnost dostávala faktury ve správném formátu, což umožňuje na straně společnosti zpracování faktur automatizovat. Poskytovatel služeb ID provozovatele Další informace Basware BAWCFI22 B. Obsah faktury Tabulka níže ukazuje, co musí obsahovat e-faktura zasílaná společnosti. Zbývající informace musí vyhovovat zákonným požadavkům a vaší smlouvě se společností. Typ informace Adresa dodavatele pro e-fakturaci Jméno dodavatele Adresa dodavatele DIČ dodavatele pro účely DPH Bankovní účet dodavatele / číslo IBAN Název banky dodavatele a kód SWIFT/BIC Adresa společnosti pro e-fakturaci Název společnosti Adresa společnosti Číslo faktury Datum vystavení faktury Datum splatnosti faktury Fakturovaná částka včetně daně Fakturovaná částka bez daně Měna Číslo nákupní objednávky Reference společnosti Poznámka DIČ pro účely DPH V případě plateb SEPA je nezbytné použít správné číslo IBAN. V případě plateb SEPA je nezbytné použít správný kód BIC. Viz část A. Musí být jasně uvedeno, které společnosti je faktura adresována. Na faktuře musí být uvedeno datum splatnosti faktury. Je nutné jasně uvést měnu (kód). Pokud faktura vychází z nákupní objednávky, je nutné uvést číslo objednávky společnosti. Číslo objednávky poskytne společnost. Reference, jejíž uvedení si společnost vyžádá, například jméno kontaktní osoby ve společnosti nebo nákladové středisko.

11 11 (14) C. Doplňkové informace viz též následující text 1. Jiné dokumenty: Jakékoli další dokumenty, například obchodní korespondenci, bankovní záruky, certifikáty původu, výpisy z účtu a další podobné dokumenty je nutné posílat na poštovní adresu nebo ovou adresu (viz kontaktní údaje, strana 3). 2. REFERENČNÍ číslo používáme k automatizaci zpracování faktur: Je důležité, abyste číslo, které vám poskytneme, na faktuře uvedli. Reference je třeba uvést přesně tak, jak se uvádí v polích Číslo nákupní objednávky a Reference zákazníka (jméno nákupčího). K číslu ani jménu nic nepřidávejte ani z něj nic neodebírejte. 3. Přílohy musí být doručeny společně s e-fakturou: Všechny přílohy musí být k elektronickým fakturám připojeny. Faktury, jejichž přílohy jsou doručeny samostatně, nelze schválit. 4. Jednotlivé a hromadné faktury: Upřednostňujeme, aby nám byly faktury zasílány jako jednotlivé faktury. Tento postup umožňuje při zpracování faktur využívat ve vyšší míře automatizaci, automatizovat procesy a též nám pomáhá vaše faktury včas uhradit. Přestože elektronická fakturace nevylučuje zasílání hromadných faktur, doporučujeme se tomu vyhnout. Hromadné faktury snižují možnosti automatického zpracování a komplikují využití procesů automatizace. Hromadné faktury také mohou vyžadovat speciální zákaznické rozvržení, což znamená vyšší náklady pro všechny zúčastněné strany. 5. Speciální požadavky na jednotlivé dodavatele: Kromě požadavků uvedených v tomto dokumentu může být v případě některých dodavatelů nutné uvést ještě další informace. Takové dodatečné požadavky jsou a budou upravovány vaší smlouvou se společností. 6. Formát: Jsme schopni přijímat faktury ve všech relevantních standardizovaných formátech xml. V tomto dokumentu se předpokládá použití poslední verze formátu _XML format_. Podrobný popis formátu získáte od společnosti Basware nebo od svého poskytovatele služeb e-fakturace. 7. Přiložené obrázky faktury: Všechny přiložené obrázky faktury musí být ve formátu PDF nebo TIFF. Pokud není přiložen žádný obrázek faktury, společnost Basware vygeneruje standardizovaný obrázek faktury. Obrázek generovaný společností Basware nemusí obsahovat všechny informace, které byste chtěli sdílet se společností. Proto důrazně doporučujeme zahrnout vlastní kopii obrázku ve formátu PDF/TIFF.

12 12 (14) D. Zasílání e-faktur prostřednictvím poskytovatele služeb Pokud zasíláte více než 500 faktur za měsíc a již máte uzavřenou smlouvu s poskytovatelem služeb e-fakturace, máte možnost zasílat faktury přímo ze svého fakturačního systému. KROK 1. Obraťte se na svého poskytovatele služeb e-fakturace. Pokud již spolupracujete s poskytovatelem služeb e-fakturace, obraťte se na něj a ověřte, že je napojen na systémy společnosti Basware. Partnerští provozovatelé, již jsou k dispozici, jsou uvedeni zde: ( Pokud na tomto seznamu váš provozovatel není, přepošlete svému poskytovateli služeb Dotazník pro provozovatele. Dokument je možné stáhnout zde: Pokud v současné době nemůžete posílat e-faktury nebo nejste připojeni k provozovateli e-fakturace, rádi vám pomůžeme. Kontaktujte náš prodejní tým na adrese KROK 2. Obsah faktury Faktura by měla splňovat obsahové požadavky uvedené v této sadě pro dodavatele, aby mohla společnost využívat automatické zpracování faktur. KROK 3. Začněte zasílat e-faktury Faktury je třeba zasílat na server společnosti Basware bt.basware.com. Požádejte svého poskytovatele služeb, aby posílal e-faktury pro společnost přes Basware. Až odešlete první e-fakturu, informujte o tom společnost (zasláním u na ovou adresu pro příslušnou zemi, jak se uvádí na straně 3). My zkontrolujeme, zda byla faktura řádně přijata. Není třeba posílat žádné zkušební faktury. V případě jakýchkoli pochyb požádejte svého provozovatele o potvrzení, že byla faktura doručena společnosti Basware.

13 13 (14) E. Posílání e-faktur ve formátu PDF em Pokud nemáte řešení pro zasílání e-faktur, prosíme vás, abyste se zaregistrovali a využívali službu e-fakturace ve formátu PDF a začali společnosti zasílat e-faktury em. Tato služba je pro dodavatele bezplatná. Prohlédněte si toto krátké registrační video a službu aktivujte. Zaregistrujte se zde: Jak používat službu e-fakturace ve formátu PDF: 1. Zaregistrujte se pomocí ové adresy. 2. Přijměte s potvrzením. 3. Otevřete s potvrzením a dokončete registraci. 4. Přejděte do u nebo fakturačního softwaru a připojte fakturu ve formátu PDF k u a můžete začít zasílat faktury ve formátu PDF na adresy společnosti pro e-fakturaci, jež jsou uvedeny v sadě pro dodavatele ve formátu PDF. Vzhledem k tomu, že faktury jsou zpracovávány elektronicky, musí faktury ve formátu PDF obsahovat strojově čitelný text, nesmějí tedy být psané rukou ani skenované. F. Služba Key-In dostupná na portálu Pokud zasíláte méně než 100 faktur za rok, nabízíme vám bezplatné řešení umožňující zasílat e-faktury přímo z portálu společnosti Basware. Pro tuto službu je třeba se na portálu zaregistrovat. Následně můžete začít vytvářet e-faktury pro. Zaregistrujte se zde: Jak používat službu Key-In: 1. Zaregistrujte se pomocí ové adresy. 2. Po obdržení u s potvrzením potvrďte svou ovou adresu. 3. Dokončete registraci. 4. Postupujte podle pokynů pro uživatele ohledně vytváření faktur pro, jež jsou uvedeny zde Další pokyny naleznete na stránkách podpory přímo na portálu.

14 14 (14) G. Papírové faktury Upozorňujeme, že se změnily adresy poštovních schránek a že tyto adresy jsou určeny pouze pro zasílání faktur. Ne všechny jednotky společnosti mají poštovní schránky. Primární možnosti pro fakturaci pro společnost jsou e-faktury, e-faktury ve formátu PDF a služba Key-In. Firemní jednotka Oyj Industrial Oy Elevators Oy Ab PO BOX PL 964, BASWARE PL 965, BASWARE PL 966, BASWARE FE779, Stockholm, Inc PO BOX 42608, Indianapolis, IN GmbH, (Frontline) Automatiktüren GmbH Elevator A/S Aksjeselskap AS Plc. (NI) Ltd. Po box 4601, Berlin Po box 4602, Berlin , 7996 Fakturaservice PO. Box 49, Økern 0251, Oslo NORSKO PO Box 760, NORTHWICH, CW9 9TG PO Box 761, NORTHWICH, CW9 9TH Pte. Ltd. Jurong Point Post Office, PO Box 657, Singapore