1. 2. Nastavení zaměstnance

Transkript

1 1. 2. Nastavení zaměstnance Kapitoly: Nastavení zaměstnance Zápis nového zaměstnance začíná vždy takto: zvolíte "nová" a vyplníte postupně tabulku Nový zaměstnanec, Nový pracovní poměr a Pracovní smlouva - takto budete mít připraveno základní nastavení zaměstnance pro další práci Výpočet zdravotního pojištění Průměrný výdělek - PHV pro náhrady Nepravidelná pracovní doba Evidence majetku a OOP Osobní heslo zaměstnance Nastavení daňového zvýhodnění na dítě v PREMIERU Přechod do PREMIERA z jiného SW Mzdy zaměstnanců s E101, daňových nerezidentů Na této stránce najdete: Nastavení zaměstnance Osobní a rodinné údaje Nastavení pojistného Nastavení zdravotní pojišťovny První přihlášení ke zdravotnímu pojištění u cizince Údaje k PP Pracovní zařazení Mzdový výměr Mzdové údaje Pravděpodobný průměr při nástupu zaměstnance Daňové údaje Pošta U zaměstnance, kterého jste si uložili jako "nového" v seznamu zaměstnanců, budete dále doplňovat další nastavení v příslušných záložkách. Osobní a rodinné údaje Osobní údaje

2 V této obrazovce probíhá nastavení základních a osobních údajů zaměstnance - část z nich je již vyplněna - přenesena z pracovní smlouvy, kterou jste zapisovali v rámci zadání nového zaměstnance, chybějící údaje si doplníte. Doporučujeme vyplnění všech nabízených polí. Adresy Pokud má zaměstnanec kromě trvalého bydliště ještě i další adresu, na které skutečně bydlí, zapíšete ji použitím tlačítka "nová" a potvrdíte, že jde o adresu korespondenční. Takto označená adresa se vám přenese i do podání oznámení o nástupu na OSSZ. Pokud potřebujete provést změnu adresy např. trvalého bydliště, pak použitím tlačítka "nová" zadáte tuto adresu a potvrdite volbu nastavit jako platnou. U zaměstnance můžete mít zadanou adresu trvalého bydliště a zároveň i korespondenční adresu. Důchody Tato pole slouží pro zápis veškerých důchodů, které pobírá (nebo pobíral) zaměstnanec. Nový důchod zapíšete volbou "nová" - zvolíte datum přiznání a druh důchodu z nabídky

3 K jednomu zaměstnanci můžete zadat neomezený počet různých typů důchodů. Tyto jsou definovány daty platnosti a mohou se vzájemně překrývat. Na toto navazuje nový přehled : Zde jsou zobrazeni zaměstnanci s důchody a u každého typu důchodu jsou vyznačeny jeho možné mzdové dopady. Důchody lze sledovat z různých hledisek a kontrolovat nastavení hodnot majících vliv na mzdu z příslušného hlediska. Např. zaškrtnutím nároku na slevu na dani či dodržování minimálního VZ pro ZP (osoba za kterou platí pojistné i stát). Datum dovršení důchodového věku - zde si můžete dopředu nastavit den vzniku nároku na starobní důchod (pomocný Vám bude odkaz na Kalkulačku pro stanovení důchodového věku u zaměstnance). Správné vyplnění tohoto údaje Vám zaručí následné správné vyplnění evidenčního listu důchodového pojištění i v případě, že si zaměstnanec nepožádá o starobní důchod při dovršení věku a dále pokračuje v pracovním poměru. Nezahrnovat do povinného podílu Jedná se o doplňkové nastavení pro účely plnění povinného podílu osob se ZPS - do výpočtu počtu zaměstnanců pro účely plnění povinného podílu osob se ZPS jsou zahrnováni všichni zaměstnanci, kteří mají zadaný typ pracovního poměru Pracovní smlouva a dále HPP (zaměstnanci na dohody tam zahrnuti nejsou). U běžných zaměstnanců bude toto políčko vždy prázdné. Pouze v případě, že byste do povinného podílu nechtěli z nějakých důvodů zahrnovat osobu, u které máte zadáno HPP, vyplníte háčkem toto políčko (dříve takto byli označováni např. jednatelé, kteří měli uzavřenou pracovní smlouvu na funkci "jednatel" - tato kombinace již v dnešní době není možná). Nastavení pro ISPV důležité doplňující nastavení u zaměstnanců určené pro firmy, které mají povinnost poskytovat údaje ISPV (informační systém o průměrném výdělku), nebo pro firmy, které chtějí využít možnosti tvorby statistik a grafů. Pokud budou údaje vyplněny, lze pak z PREMIERA exportovat výstup do programu ISPV (možno stáhnout na a v něm různé statistiky vyhodnocovat. Export souboru se nachází v Přehledy ke mzdám přehledy ISPV. Nastavení pro exekuce zde musíte nastavit potřebné údaje pro stanovení nezabavitelné částky u zaměstnance, který má exekuci. V případě, že tyto nenastavíte, nebude se exekuce automaticky počítat. Údaje týkající se konkrétních případů exekučních srážek ze mzdy se zadávají v záložce Mzdové údaje. Více informací najdete v kapitole Postup pro exekuce Údaje ze ZL nemoci zde můžete zadat nemoci ze zápočtového listu od předchozího zaměstnavatele - při případném propuštění se opíší na ZL.

4 Nastavení pojistného Nastavení zdravotní pojišťovny Kliknutím na zkratku ZP se otevře okno Seznam hlášení, zde je možno pořizovat/editovat/mazat podání k danému zaměstnanci. Jednotlivá hlášení si program eviduje v časovém sledu. V případě, že zde hlášení nevyplníte při nástupu /výstupu zaměstnance, lze toto provést hromadně při měsíčním hlášení na ZP Zaměstnanci přehledy Hlášení ZP viz. samostatná kapitola. K doplňujícím údajům ke zdravotnímu pojištění Automaticky počítat zdr. poj. z min. mzdy u zaměstnanců, kteří nedosahují (a ani nebudou) min. mzdy a zvolili si tohoto zaměstnavatele (nemají více PP) k odvodům na ZP (vy jste tím pověřeným zaměstnavatelem, který je povinen odvádět z minima). POZOR! V případě DPP a DPČ malého rozsahu v měsících, kdy zaměstnanec nedosáhne rozhodného příjmu pro vznik pojištění, nebude ani při zaškrtnutí této volby pojistné vypočteno Rozdíl ZP do min. mzdy hradí zaměstnavatel - při běžném zpracování mezd počítá ZP k tíži zaměstnance. V případě zaškrtnutí výše uvedené volby se zaměstnanci ve mzdě srazí pouze 4,5% z min. mzdy a dopočet do min. mzdy hradí zaměstnavatel (9,0% z částky do min. mzdy pozor v tomto případě jde o nedaňové náklady). První přihlášení ke zdravotnímu pojištění u cizince Pokud potřebujete přihlásit ve zdravotní pojišťovně nástup cizince, kterému ZP doposud nepřidělila číslo pojištěnce, musíte postupovat podle metodiky VZP určené pro tyto případy: Při prvním oznámení nástupu zaměstnance, který nemá na území ČR trvalý pobyt a který ještě nemá u zaměstnavatele od pracoviště VZP přiděleno číslo pojištěnce, se do položky Číslo pojištěnce zapíše pohlaví a datum narození tímto způsobem: muž narozený M žena narozená Z Při dalších hlášeních o tomto zaměstnanci, kdy již má zdravotní pojišťovnou přiděleno číslo pojištěnce, se uvede toto číslo pojištěnce (z průkazu pojištěnce nebo z oznámení od pracoviště VZP) - v nastavení si toto číslo přepíšete a záznam uložíte. a následně tohoto pojištěnce přihlásit příslušným kódem pro okruhy cizinců podle státu původu - taktéž dle metodiky VZP: Kód E použije zaměstnavatel místo kódu P pro přihlášení zaměstnance, osoby z EU. Pokud tento pojištěnec nemá ještě přiděleno číslo, uvede se do místa pro číslo pojištěnce pohlaví M (muž), Z (žena) a datum narození. Pokud již bylo číslo pojištěnce přiděleno, uvede se toto číslo. Kód C použije zaměstnavatel místo kódu P pro přihlášení zaměstnance, který nemá trvalý pobyt na území ČR a je ze státu mimo EU (případně pro přihlášení cizince s trvalým pobytem, který ještě nemá přiděleno číslo pojištěnce). Do místa pro číslo pojištěnce se uvede pohlaví M (muž), Z (žena) a datum narození viz dále odstavec Číslo pojištěnce VZP. Na zvláštním seznamu se uvede příjmení, jméno a výrobní číslo průkazu o povolení k pobytu cizince.

5 U běžných zaměstnanců bude pole "jiná správa sociálního zabezpečení" vždy prázdné, toto pole bude vyplněno pouze v těchto případech: 1. Zaměstnavatel má více provozoven zapsaných do OR a tyto jsou v jiných okresech a mají tedy odlišné správy OSSZ (další mzdová účtárna). 2. Zaměstnavatel zaměstnává cizince, který se prokázal formulářem E101, tzn., že zaměstnavatel je povinen odvádět SP do jiného členského státu EU dle předpisů příslušného státu. Předpokladem tohoto zadání je skutečnost, že příslušnou další správu sociálního zabezpečení máte zapsanou v parametrech mezd. Pokud je okno pro "Jinou správu soc. zabezpečení" prázdné, znamená to, že zaměstnanec patří pod základní správu sociálního zabezpečení uvedenou v parametrech mezd. Nerezident vyslaný do ČR daň se počítá dle právních předpisů státu trvalého bydliště. U zaměstnance v daňových údajích zaškrtnete volbu vyslaný zaměstnanec. Program v tomto případě nebude u takového zaměstnance počítat daň a tuto je nutné zadat pomocí mzdové položky s doporučeným kódem 953 přímo do výkazu práce pro daný měsíc. Údaje k PP Osobní konto:

6 Tato sekce slouží k zadání údajů týkajících se účtu zaměstnance pro převod mzdy - jednotlivé údaje mají svou historii, takže máte možnost ponechat si i původní údaje o účtu zaměstnance. ad 1) Pokud pole označené jako Var. symb.: ponecháte prázdné, bude se do příkazu k úhradě převodu mzdy na účet přenášet VS ve tvaru předvoleném v Parametrech mezd - v příkladu níže to bude tvar YYYYMM+osobní číslo - tento VS pak může sloužit k přesnému párování plateb v rámci účetnictví ad 2) pokud budete potřebovat, můžete si zaměstnance rozdělit do jednotlivích "platebních příkazů", např. z důvodu různého data splatnosti pro zaměstnance a jednatele - můžete zvolit převodní příkaz v tomto případě pak při tvorbě příkazů k úhradě v rámci uzávěrky mezd budete tvořit tolik příkazů k úhradě, kolik jich budete mít u zaměstnanců použito. pokud rozdělujete zaměstnance do více příkazů k úhradě, musíte mít takto rozdělené všechny zaměstnance. ad 3) podobným způsobem si můžete rozdělit zaměstnance i podle jednotlivých výplatních míst - toto má smysl pouze v případě, že mzdy vyplácíte hotově a máte více výplatních míst v rámci jednoho střediska. Středisko můžete si rozdělit zaměstnance na střediska - předpokladem je existence číselníku středisek. Tento číselník se zadává ve správci Zakázka jedná se o nastavení stálé nebo nejčastější zakázky u daného zaměstnance. Ta je pak automaticky navrhována při zpracovávání časových přehledů - výkazu práce u daného zaměstnance. Pokud zaměstnanec pracuje na více zakázkách, budete tuto skutečnost řešit přímo ve zpracování výkazu práce. Individuální účtování Syntetiky a analytiky pro nákladové a závazkové účty u standardních zaměstnanců doporučujeme nic nevyplňovat, např. u jednatelů či členů statutárních orgánů lze nastavit 366 (nahradí 331).

7 Identifikátory Do jednotlivých identifikátorů si můžete vepisovat další označení zaměstnance, podle kterého by pak pro vás mělo smysl třídit zaměstnance. Toto třídění pak můžete provést v zobrazení "kompletní personalistika" nebo pomocí vytvoření vlastního pohledu. Pracovní zařazení Zde se definují všechny parametry určující a charakterizující pracovní poměr zaměstnance. Základní pohled na Pracovní zařazení ad 1 zápis nového zaměstnance začíná vždy takto: ad 9 Dalším krokem je vyplnění Pracovní smlouvy: Změna pracovní smlouvy Pokud budete v průběhu zaměstnání měnit údaje týkající se funkce nebo délky pracovního poměru, provádějte to zásadně vytvořením nové smlouvy - která bude považována za dodatek k původní pracovní smlouvě - nikdy neměňte obsah původní smlouvy.

8 Další údaje - především výši a druh základní mzdy, výši úvazku a údaje o ročním nároku na dovolenou budete zapisovat do mzdového výměru. První mzdový výměr pořídíte stiskem tlačítka "nová": Mzdový výměr Zaměstnání malého rozsahu to, zda jde o zaměstnání malého rozsahu, vyplývá z vašeho zadání údajů o výši mzdy a rozsahu týdenní pracovní doby. Pokud z vašeho zadání vyplyne, že výše mzdy za měsíc nebude dosahovat hranice pro vznik pojištění, tento pracovní poměr se označí jako "zaměstnání malého rozsahu" a takto bude předvyplněna i přihláška na OSSZ (toto se stané i v případě, že údaje o mzdě nebo úvazku nevyplníte u nového nástupu vůbec a takto nevyplněný mzdový výměr uložíte - může se tak stát, že při nepozornosti odešlete přihlášku, ve které bude informace, že jde o zaměstnání malého rozsahu). Skutečnost, že jde o zaměstnání malého rozsahu uvidíte pak na zobrazení záložky "pracovní zařazení" v nastavení zaměstnance.

9 Pokud nutně potřebujete přihlásit zaměstnance na OSSZ a ještě nevíte, jaký bude mít příjem, ale je jasné, že nepůjde o zaměstnání malého rozsahu, vyplňte ve mzdovém výměru ručně alespoň pole sjednaný příjem (pro posouzení malého rozsahu) částkou nad stanovenou hranici pro vznik pojištění, abyste zajistili správnost údajů v přihlášce. Doplňující texty ve mzdovém výměru Pokud potřebujete u všech zaměstnanců doplnit do mzdového výměru i další text, můžete k tomuto účelu využít i číselníky, které si předem vytvoříte. U dohod o pracovní činnosti se údaje o úvazku (pokud je stanoven) a sjednané výši příjmu vyplňují přímo ve smlouvě. Z nich pak vyplývá skutečnost, zda jde nebo nejde o zaměstnání malého rozsahu. Tuto informaci opět uvidíte na hlavním pohledu záložky Pracovní zařazení.

10 Mzdové údaje Mzdový výměr V záložce Mzdové údaje se taktéž dostanete do mzdového výměru, který byl popsán již výše. Mzdový výměr se zadává přes tlačítko Výměr a to vždy přes F3 Nová. V záložce Mzdové údaje také pořídíte i všechny opakující se složky mzdy - a to jak např. prémie a příplatky, tak dodaňovací položky či srážky. Změna mzdového výměru Pokud budete u zaměstnance v průběhu jeho zaměstnání měnit některý z údajů, které jsou obsažené ve mzdovém výměru - např. mzdu, úvazek, roční nárok na dovolenou - budete vždy zadávat nový mzdový výměr - nikdy neměňte nic na stávajícím mzdovém výměru, aby zůstala správně zachována historie údajů. Pokud zvolíte tlačítko "nová", PREMIER vám vždy nabídne již předvyplněný mzdový výměr, ve kterém především změníte údaj "Platný od" a dále ty údaje, u kterých došlo ke změně. Zde je příklad, kdy je od zaměstnanci navýšena základní mzda na Kč.

11 Pravděpodobný průměr při nástupu zaměstnance Toto nastavení použijete při nástupu zaměstnance. Program dále používá uvedenou nastavenou hodnotu vždy, pokud při zpracování průměr zjistí, že je v přecházejícím čtvrtletí odpracováno méně než 21 dnů, proto je vhodné vždy po skončení každého čtvrtletí ověřit, zda u zaměstnanců, u kterých je na další čtvrtletí použit pravděpodobný průměr, je tato hodnota nastavena správně - týká se to případů, kdy si tyto hodnoty nastavuje sám uživatel tj. nevypočítávají se automaticky z nastavení (např. ze základní mzdy), protože to uživateli nevyhovuje, nebo má ve vnitřním předpisu popř. kolektivní smlouvě stanoven odlišný způsob určení pravděpodobného výdělku. Pokud přecházíte na zpracování mezd v PREMIERU z jiného SW, pak nezapisujte pravděpodobný průměr, ale postupujte podle kapitoly Přechod do PREMIERA z jiného SW Individuální složky mzdy Před prvním zpracováním mezd je vhodné zvážit, zda se u zaměstnanců nebudou vyskytovat složky mzdy, které budou pravidelné - tedy budou se každý měsíc opakovat. Takovéto složky mzdy je potřeba zapsat do Individuálních složek mzdy u každého zaměstnance. Následné zpracování mezd tak bude zjednodušeno. zápis osobního hodnocení v číselníku mzdových položek zkontrolujete, zda vám vyhovuje nastavení propočtu této mzdové položky - v příkladu níže je nastaveno, že se má částka propočítávat podle fondu pracovních hodin.

12 dále pak pokračujete volbou "nová" Podobným způsobem můžeme u zaměstnanců zadat např. příspěvek zaměstnavatele na penzijní připojištění Trvalé individuální složky tlačítko Nová vyplníte kód mzdové položky a částku. Pozor pokud se jedná o mzdovou položku, ve které se částka nezadává přímo, ale počítá se, pak zde zadáváte Sazbu. Zaškrtávací pole Doplnit při zahájení nechá se zatrhnuto. Při zahájení měsíce bude tato položka automaticky doplněna do výkazu práce za daný měsíc. V případě, že potřebujeme nastavit jinou sazbu u mzdové položky pro tohoto konkrétního zaměstnance odlišně od ostatních, tak tuto položku se sazbou zde vyplníme, ale zaškrtávací pole Doplnit při zahájení necháme nezatrhnuto. Tato položka se automaticky nedoplní při zahájení měsíce, ale jakmile ji ručně použiji ve výkazu práce položka použije sazbu nastavenou v personalistice. Dodanění auta pro soukromé účely

13 Pro dodanění auta v rámci zpracování mzdy použijte mzdovou položku přidanitelná položka. Pro přehlednost evidence si můžete kopií této mzdové položky vytvořit novou, kterou si pojmenujete přímo "Dodanění 1% auta pro soukromé účely". Tuto mzdovou položku následně zapíšete jako novou do nastavení zaměstnance - mzdové údaje, Daňové údaje Zde nastavíte u zaměstnanců základní parametry pro zpracování daně. U všech zapisovaných údajů je tlačítko pro historii, takže se všechny údaje týkající se podpisu prohlášení a také uplatňovaných slev ukládají. U vyplňování daňového zvýhodnění/slev na vyživované děti nestačí pouze políčko zaškrtnout (1), ale musí být vyplněno rovněž datum vzniku nároku na toto daňové zvýhodnění a rodné číslo dítěte (2). U více dětí musí být zadán nárok vzniku pro každé dítě zvlášť. Pokud dítě dosáhne 18 let, mělo by být vyplněno také datum do (škola vždy potvrzuje studium do určitého data). V případě, že toto nebude vyplněno, bude na tuto situaci program upozorňovat každý měsíc při zpracování mezd v hromadném hlášení. Částka slevy/bonusu bude přiznána. V rámci daňového nastavení můžete pro zaměstnance vytisknout daňové prohlášení (3) a také potvrzení (4) pro druhého z poplatníků týkající se uplatňovaných/neuplatňovaných dětí. Pokud chcete tisknout potvrzení v případě, že zaměstnanec neuplatňuje daňové zvýhodnění na děti ve společně hospodařící domácnosti, musíte tyto děti vyplnit v seznamu dětí, zaškrtnout, že jde o "vyživované dítě" a vyplnit datum, od kterého je v této domácnosti dítě vyživováno (v základní tabulce bude políčko "sleva na vyživované dítě" nezaškrtnuto a taktéž nebude vyplněný červený řádek týkající se uplatnění slevy) - viz obrázek níže.

14 U nastavení slev/nezdanitelných částek je nutno vždy vyplnit datum od. Jediná položka, kde toto není nutné, je základní sleva/nezdanitelná částka (u ní stačí zaškrtnout). Daňové nastavení u zaměstnance je nastavením Kmenových údajů, tj. platí pro všechny současně trvající pracovní poměry tohoto zaměstnance. Mateřská a rodičovská dovolená Evidence PPM a Rodičovské dovolené - důležité pro správné vyplnění ELDP, zahájení měsíce a statistické výkazy obsahující stavy zaměstnanců. Pokud u rodičovské dovolené zaměstnanec na stejný PP pracuje (s nižším úvazkem) je nutno trvání této rodičovské rozdělit do příslušných intervalů a zaškrtnout volbu Pracuje během rodičovské. Systém zdaňování Podepsal prohlášení má vliv na způsob výpočtu daně u zaměstnance dle zákona o daních z příjmů. Program nyní automaticky zdaňuje všechny PP daného zaměstnance v měsíci na jeden PP, tak aby výpočet výsledné daně byl v souladu se zákonem o daních z příjmů. Automaticky budou ze společného zdaňování vyloučeny tyto PP : jednatelé, komanditisté, společníci, členové družstev, členové statutárních orgánů, a to v případě, že nebudou mít podepsané prohlášení k dani. Dále bude automaticky vyloučen člen statutárních orgánů - nerezident u něhož bude vždy použita srážková daň. V případě, že uživatel požaduje samostatné zdanění některého PP, použije volbu zdaňovat individuálně v nastavení pojistného v kartě konkrétního PP zaměstnance. Tato volba vyloučí tento PP ze společného zdaňování ostatních PP a vyloučí také použití slev a odpočtů u tohoto PP. Z kmenového nastavení bude respektováno pouze to, zda podepsal (nepodepsal) prohlášení daně. Toto volbu lze např. použít u příspěvkových organizací, kdy zaměstnanec pracuje na více projektech (má více PP) a je žádoucí pro každý z nich vést kompletní mzdový list a výplatní pásku. Vyúčtování a potvrzení daně - Program se již nedotazuje na jiné PP zaměstnance, ale automaticky do těchto výstupů zahrnuje všechny PP daného zaměstnance. Také uložené výstupy potvrzení a vyúčtování se nyní vztahují ke kmenové kartě a ne k PP zaměstnance. Pokud má člen představenstva současně i pracovní poměr u téhož plátce, u kterého má podepsáno Prohlášení, stanoví plátce základ daně z veškerých zdanitelných příjmů. To znamená, že v měsíci, kdy jsou vypláceny tantiémy nebo obdobné odměny, tvoří základ daně součet zdanitelného příjmu z pracovního poměru i odměny člena statutárního orgánu. Stanoví se jeden základ daně, který se zdaní měsíční sazbou 15%.

15 Pokud ale člen představenstva u téhož plátce nemá uzavřen pracovní poměr a nemá podepsáno ani Prohlášení, plátce zdaní odměnu za práci v představenstvu vždy zálohou na daň a to i z nízkých odměn. V tomto případě nelze použít srážkovou daň, kromě členů, kteří jsou daňovými nerezidenty pouze u nich se z těchto odměn sráží konečná srážková daň sazbou 15%. I v těchto případech zvláště u podepsal daňové prohlášení jsme Vám přidali ikonu na historii. Pošta Záložka Pošta slouží k evidenci pošty určené danému zaměstnanci a také její pomoci můžete tisknout obálky pro odesílání pošty zaměstnanci - zvolíte si požadovaný typ obálky.