ÚČETNÍ SMĚRNICE Platnost od

Transkript

1 Účetní jednotka: Sportovní klub SC Kolín Brankovická 1289, Kolín ÚČETNÍ SMĚRNICE Platnost od Systém zpracování účetnictví Úschova účetních písemností

2 Systém zpracování účetnictví Řídí se příslušnými ustanoveními zákona č. 563/91 Sb., o účetnictví, vyhláškou č. 504/2002 Sb. a českými účetními standardy č.401-č OBECNÁ USTANOVENÍ a) Účetní jednotka vede účetnictví ode dne svého vzniku až do dne svého zániku. b) Účetní jednotka vede účetnictví v plném rozsahu. Účtuje o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv, dále o nákladech a výnosech a o výsledku hospodaření. c) Účetní jednotka účtuje podvojnými zápisy o skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví, do období, s nímž tyto skutečnosti časově a věcně souvisí. časově a Není-Ii možno tuto zásadu dodržet, může účtovat i v účetním období, v němž zjistila uvedené skutečnosti. d) Účetním obdobím je kalendářní rok. e) Při vedení účetnictví je účetní jednotka povinna dodržovat zejména směrnou účtovou osnovu, uspořádání a označování položek účetní závěrky a obsahové vymezení závěrky a účetní metody. f) Účetní jednotka vede jedno účetnictví za účetní jednotku jako celek. g) Účetní jednotka vede účetnictví jako soustavu účetních záznamů h) Účetnictví se vede v peněžních jednotkách české měny. V případě pohledávek a závazků a cenin, pokud jsou vyjádřeny v cizí měně použije účetní jednotka povinně současně i cizí měnu. Tato povinnost platí i u opravných položek, rezerv a technických rezerv, pokud majetek a závazky, kterých se týkají, jsou vyjádřeny v cizí měně. i) Účetní jednotka je povinna vést účetnictví v českém jazyce. Účetní doklady mohou být vyhotoveny v cizím jazyce jen tehdy, je-li splněna podmínka srozumitelnosti podle 8 odst. 5. j) Vedením účetnictví může pověřit účetní jednotka i jinou právnickou nebo fyzickou osobu. Nezbavuje se tím ale odpovědnosti za vedení účetnictví. k) Skutečnosti (účetní případy), které jsou předmětem účetnictví, se dokládají účetními doklady.

3 l) Účetní případy se zaznamenávají v účetních knihách pouze na základě účetních záznamů. m) Účetní jednotka je povinna inventarizovat majetek a závazky podle 29 30, zákona č. 563/91 Sb., o účetnictví, sestavovat účetní závěrku podle 18 zákona č. 563/91 Sb., o účetnictví. n) Účetní jednotka je povinna vést účetnictví úplně, průkazným způsobem a správně tak, aby věrně zobrazovalo skutečnosti, které jsou jeho předmětem. - Účetnictví je úpiné, jestliže jsou zaúčtovány všechny účetní případy, týkající se účetního období. - Účetnictví je vedeno průkazným způsobem, jestliže účetní jednotka účetní případy a účetní zápisy o nich doložila nebo prokázala předepsaným způsobem, a inventarizovala majetek a závazky. - Účetnictví je správné, jestliže účetní jednotka s přihlédnutím ke všem okolnostem účetního případu neporušila povinnosti uložené jí tímto zákonem. o) Účetní jednotka nesmí měnit v průběhu účetního období způsoby oceňování, postupy odpisování, postupy účtování, uspořádání položek účetní závěrky a obsahové vymezení těchto položek. p) Účetní jednotka označí účetní doklady, účetní knihy a ostatní účetní písemnosti svým názvem a uspořádá je tak, aby bylo zřejmé, kterého účetního období se týkají, a že jsou kompletní. q) Opravy v účetních dokladech, účetních knihách a v ostatních účetních písemnostech nesmí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti. 2. ZPRACOVÁNÍ ÚČETNÍCH DAT a) Účetní data se zpracovávají na počítači. Používá se účetní program Duel firmy Ježek, který odpovídá požadavkům uvedeným v zákoně č. 563/91 Sb., o účetnictví. b) Po předchozí kontrole a schválení účetních dokladů odpovědnou osobou zajišťuje jejich zpracování účetní společnosti. 3. ÚČTOVÝ ROZVRH

4 Účtový rozvrh je zpracován ve smyslu účtové osnovy a postupů účtování pro podnikatele. Obsahuje syntetické a analytické účty a je vytvořen s ohledem na potřeby řízení a kontroly účetní jednotky a s ohledem na příslušná ustanovení zákona č. 586/92 Sb., o dani z příjmů - tj. analytické rozčlenění položek nákladů na daňově uznané a neuznané. Dále jsou zde promítnuty požadavky na analytické členění podle položek účetní závěrky. Analytika účtů je trojmístná. Účtový rozvrh je přílohou účetní závěrky. 4. ÚČETNÍ DOKLADY Účetní doklady jsou originální písemnosti, které musí mít tyto náležitosti: a) označení účetního dokladu, nevyplývá-li z jeho obsahu alespoň nepřímo, že jde o účetní doklad, b) popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků, nevyplývá-li z účetního dokladu alespoň nepřímo, c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a množství d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodné s datem podle písmene d), f) podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování. - Náležitosti účetního dokladu mohou být umístěny i na jiných než účetních písemnostech. Tyto písemnosti se uschovávají po stejnou dobu jako účetní doklad. - Pokud účetní doklad slouží současně jako daňový doklad, musí obsahovat další náležitosti podle 12 a 13 zákona č. 588/92 Sb., o dani z přidané hodnoty ve znění pozdějších předpisů. - Účetní doklady musí být vyhotoveny bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují. Přezkušováni účetních dokladů: a) Formální správnost Jde o zjištění, zda účetní doklady mají všechny náležitosti předepsané zákonem č. 588/92 Sb., o DPH, ve znění pozdějších předpisů. Dále je kontrolováno, zda operace, které obsahují účetní doklady, byly nařízeny a schváleny odpovědnou osobou. Kontrolu formální správnosti provádí příslušní pracovníci účtárny před jejich zaúčtováním.

5 b) Věcná správnost Jde o kontrolu souladu údajů uvedených v účetním dokladu se skutečností, dále je prověřována správnost výše peněžních částek a správnost účetního období, do něhož má být účetní doklad zaúčtován. Kontrolu věcné správnosti a schvalování účetních dokladů provádí odpovědné osoby podle jednotlivých vymezených okruhů odpovědnosti. 5. OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ - Oběh účetních dokladů tvoří Příloha č.2 této směrnice. - Podpisový řád tvoří Příloha č.1 této směrnice. 6. ÚČETNÍ ZÁZNAM a) Účetní záznamy o účetních případech se provádějí v českém jazyce. V případech uvedených v 10 zákona č. 563/91 Sb., o účetnictví, se tyto záznamy provádí také současně v příslušné cizí měně (týká se všech účetních případů, kde je ocenění v cizí měně). b) Účetní záznamy se provádějí srozumitelně, přehledně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivost. c) Účetní záznamy musí být uspořádány způsobem, který umožní ověřit zaúčtování všech účetních případů v účetním období, a tak, aby zabránily neoprávněným změnám a úpravám těchto zápisů. 7. ÚČETNÍ KNIHY V účetní iednotce se vyhotovují tyto účetní sestavy: Deník, zde jsou účetní zápisy uspořádány z hlediska časového (chronologicky) a prokazuje se jimi zaúčtování všech účetních případů v účetním období. Hlavní kniha, zde jsou účetní zápisy uspořádány z hlediska věcného (systematicky). Zahrnuje syntetické účty podle účtového rozvrhu, které obsahují tyto údaje: 1. Zůstatky účtů ke dni, k němuž se otevírá hlavní kniha. 2. Obraty strany MD a D za kalendářní měsíc a od počátku roku.

6 3. Zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka. Knihy analytické evidence, v nich se podrobně rozvádí účetní zápisy hlavní knihy. Peněžní částky v těchto knihách musí odpovídat příslušným souhrnným peněžním částkám na syntetických účtech, k nimž se tato evidence vede. Knihy podrozvahových účtů, ve kterých se provádějí účetní zápisy, které se neprovádějí v účetních knihách. 8. SEZNAMY DOKLADOVÝCH ŘAD Zkratka dokladu b fp fv x dr maj mzdy pp pv u zp zv zz Název dokladu Bankovní účet KB Faktura přijatá Faktura vydaná Kompenzace Nerozlišený drobný majetek Majetek Mzdy Pokladna příjem Pokladna výdej Obecné účetní doklady Zálohové faktury přijaté Zálohové faktury vystavené Zúčtování zálohy Číselné řady dokladů v knihách analytické evidence se každý rok zakládají dle tohoto seznamu. Číselné řady začínají od čísla 1. Pokud by se v závislosti na potřebách společnosti založily nové číselné řady uvedou se v příloze této směrnice.

7 Úschova účetních písemností Řídí se příslušnými ustanoveními zákona č.563/91 Sb., o účetnictví. 1. Účetní písemnosti ukládá účetní jednotka odděleně od ostatních písemností do archivu a uschovává je po níže stanovenou dobu. Před uložením do archivu musí být písemnosti uspořádány a zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození. 2. V souladu s 31 zákona č.588/92 Sb., o DPH, ve znění pozdějších předpisů se účetní písemnosti a záznamy na technických nosičích dat uschovávají, s výjimkami uvedenými v 32 zákona č. 563/91 Sb., o účetnictví takto: a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu deseti let následujících po roce, kterého se týkají, b) mzdové listy nebo účetní písemnosti, které je nahrazují, po dobu deseti let následujících po roce, kterého se týkají, c) údaje potřebné po účely důchodového zabezpečení a nemocenského pojištění po dobu dvaceti let následujících po roce, kterého se týkají, d) účetní doklady s výjimkou mzdových listů, účtové rozvrhy, účetní knihy odpisový plán, seznamy účetních knih, inventarizační soupisy po dobu pěti let po roce, kterého se týkají, e) doklady o výdajích a příjmech v hotovosti po dobu jednoho roku po provedené daňové revizi, f) inventární karty hmotného majetku kromě zásob, příp. účetní sestavy je nahrazující po dobu tří let následujících po vyřazení tohoto majetku, pokud byla provedena v této lhůtě daňová revize, nebo po dobu jednoho roku po jejím provedení, g) seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek použitých v účetnictví po dobu, po kterou jsou uschovány účetní písemnosti, v nichž jich bylo použito, h) projekčně programová dokumentace pro vedení účetnictví prostředky výpočetní techniky a jiné techniky po dobu pěti let po roce, ve kterém byla naposledy použita,

8 ch) daňové doklady po dobu deseti let následujících po roce, kterého se týkají. 3. Výjimky k bodu 2. podle 32, zákona č. 563/91 Sb., o účetnictví: a) Účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které se týkají autorských práv,uschovává účetní jednotka po dobu, po kterou trvají tato práva a povinnosti účetní jednotky vést účetnictví. b) Účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které se týkají daňového,správního, trestního, občanského, soudního nebo jiného řízení, které nebylo skončeno, uschovává účetní jednotka do konce roku následujícího po roce, ve kterém byla uvedená řízení skončena. c) Účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které se týkají záručních lhůt a reklamačních řízení uschovává účetní jednotka po dobu, po kterou záruční lhůty nebo řízení trvají. Účetní písemnosti, které se týkají nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků, uschovává účetní jednotka do konce roku následujícího po roce, v němž došlo k jejich zaplacení nebo splnění. V Kolíně dne vedení společnosti: účtárna

9 Příloha č. 1 směrnice č. 1 Sportovní klub SC Kolín PODPISOVÝ ŘÁD PLATNÝ OD Ing. Ondřej Franc Václav Nedbal Ing. Bohumil Bydžovský Martin Hušek Aleš Jindra Jiří Kadlec prezident klubu člen správní rady člen správní rady člen správní rady člen správní rady - sekretář klubu Jakub Plašil -manažer A-Týmu Krejčíková Lenka - účetní

10 Příloha č. 2 směrnice č. 1 Sportovní klub SC Kolín OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ VYSTAVENÍ ODBĚRATELSKÉ FAKTURY: Fakturu vystavuje : účetní Vystavení nařizuje : správní rada,prezident, sekretář, manažer A-týmu Vystavení schvaluje : správní rada,prezident, sekretář, manažer A-týmu Formální správnost : účetní Věcná správnost : správní rada,prezident, sekretář, manažer A-týmu Podklady pro fakturaci : termín do 15 dnů od zdanitelného plnění Vyhotovení faktury : ve 2 vyhotoveních 1x odběratel - 1x účtárna podpis dle podpis.řádu účetní jednotky Zaúčtování faktury : účetní termín do 5 dnů od vystavení Archivace faktur : dle platných předpisů účtárna termín průběžně DODAVATELSKÉ FAKTURY: Formální správnost : správní rada, prezident, sekretář, manažer A-týmu Věcná správnost : správní rada, prezident, sekretář, manažer A-týmu Zápis faktury do evidence : sekretář účtárna

11 Zaúčtování faktury Archivace faktury POKLADNÍ DOKLADY: Věcná správnost Formální správnost Zápis dokladu do pokl. Zaúčtování dokladu Výdej a příjem hotovosti Archivace dokladů termín do tří dnů od přijetí termín do 5 dnů od zařazení do evidence : dle platných předpisů účtárna termín průběžně : správní rada, prezident, sekretář, manažer A-týmu : účetní : účetní : účetní : účetní podpis dle podpis.řádu účetní jednotky : dle platných předpisů účtárna záloha - průběžně BANKA: a) Bankovní výpisy věcná správnost formální správnost zaúčtování archivace dokladů b) Příkazy k úhradě vystavení příkazu věcná správnost formální správnost odeslání modem termín do 3 dnů po přijetí : dle platných předpisů - účtárna : prezident, manažer A-týmu : prezident, manažer A-týmu MZDY: - výpočet mezd : správní rada,účetní, sekretář, manažer A-týmu - věcná správnost : správní rada,účetní, sekretář, manažer A-týmu - formální správnost : účetní - zaúčtování : účetní EVIDENCE MAJETKU: Zařazení do evidence Vyhotovení protokolu Věcná správnost Formální správnost Zaúčtování Vyřazení z evidence Vyhotovení protokolu : správní rada termín do 7 dnů od zařazení

12 Věcná správnost Formální správnost Zaúčtování : správní rada termín do 7 dnů od vyřazení