Komentář k výběrovým řízením

Transkript

1 Komentář k výběrovým řízením V reakci na nespokojenost části vlastníků SVJ s vývojem nákladů společenství jsem provedl hloubkový pohled na hospodaření SVJ, který se zaměřil na: 1. Analýzu meziročního vývoje jednotlivých nákladových položek a jejich struktury 2. Vytipování nákladových položek, u kterých je potenciál k jejich snížení 3. Provedení výběrových řízení 4. Návrhy na další úspory a optimalizaci struktury rozpočtu Ad 1) Analýza meziročního vývoje nákladových položek V přiloženém Excelu na listu Srovnání rozpočtů je zachycen meziroční vývoj nákladů v absolutním a % vyjádření, přičemž rok 2010 je uveden pouze informativně, jedná se pouze o rozpočet; skutečnost ještě není známa. ř. Druh nákladu Náklady roku 2005 (3-12/2005) Náklady roku 2006 Náklady roku 2007 Náklady roku 2008 Náklady roku příspěvek do fondu oprav příspěvek na pojištění domu záloha na úklid spol. prostor a gar. haly záloha na úklid vnějších prostor záloha na údržbu zeleně záloha na odvoz tuhého odpadu záloha na el. energii pro spol. části domu záloha na vytápění -spotřeba tepla záloha na ohřev TUV záloha na úhradu vodného a stočného (SV) záloha na provoz gar. haly daň z nemovitosti za garážová stání poplatek za správu nemovitosti účetnictví společenství revize běžná údržba, opravy a náklad spol odměna výboru Celkem meziroční změna 8,60% 32,11% -5,47% změna k roku ,60% 43,47% 35,62% Poz: Vývoj cen nákladových položek teplo a TUV lépe vystihuje list Vývoj cen tepla Rovněž je uvedena Průměrná meziroční míra inflace dle ČSÚ pro ilustraci vývoje cenové hladiny v jednotlivých letech. Rok ,1 8,8 8,5 10,7 2,1 3,9 4,7 1,8 0,1 2,8 1,9 2,5 2,8 6,3 1,0 1,5 Ad 2) Analýza meziročního vývoje nákladových položek Z meziročního vývoje skutečných nákladů (bez ohledu na rok 2010) vyplývá, že bychom se měli zaměřit na tyto nákladové položky:

2 ř. Druh nákladu Změna 2008/2007 Změna 2009/ záloha na úklid spol. prostor a gar. haly 3,95% 2,53% 4. záloha na úklid vnějších prostor 87,07% 4,61% 5. záloha na údržbu zeleně 22,61% 43,24% 8. záloha na vytápění -spotřeba tepla 27,73% 4,48% 9. záloha na ohřev TUV 27,73% 4,48% 11. záloha na provoz gar. haly -15,64% 134,48% 16. běžná údržba, opravy a náklad spol. 21,10% 170,79% 17. odměna výboru 51,11% 14,71% Položky 3, 4, 5, 8 a 9 jsou řešeny výběrovými řízeními na Správcovskou firmu a Provozovatele kotelny (v obou domech). Položky 11, 16 a 17 jsou momentálně neřešeny, avšak v následujícím textu jsou uvedeny návrhy na úspory v rámci těchto nákladových skupin a optimalizaci. Ad 3) Výběrová řízení Správcovská firma Dne jsem odeslal pozvánku do výběrového řízení (včetně zadávací dokumentace) na správcovskou firmu, která by zajistila většinu činností standardně vykonávaných při správě nekomerčních nemovitostí. Osloveny byly tyto společnosti: CENTRA a.s. Stanislava Mudrochová- Správa nemovitostí Vaše domy, s.r.o. R3 group, s.r.o. Prague Property Management, a.s. LZP home, s.r.o. Termín pro podání nabídek: Způsob vyhodnocení: srovnávací (cenová) matice dodavatelů a jednotlivých naceňovaných položek Nabídku dodaly tyto společnosti: CENTRA a.s. Prague Property Management, a.s. LZP home, s.r.o. Jak číst vyhodnocení List Správa nemovitostí srovnání obsahuje dvě základní varianty nabídek. Horní řada zachycuje nabídky poptávaných firem, kdy tyto firmy zajišťují samy veškeré služby kromě provozování kotelny. Dolní řada zachycuje kombinaci těchto správcovských firem a našich současných dodavatelů (úklid, zimní úklid a údržba zeleně).

3 Celkové součty sčítají pouze relevantní nákladové položky, tj. Nejedná se o celkové náklady SVJ! Porovnání je provedeno na hodnoty ze schváleného rozpočtu na rok 2010, kdy položka Záloha na údržbu zeleně je očištěna o mimořádný náklad nákup a výsadba keřů. Pod celkovými součty je uvedeno % vyjádření konkrétní nabídky oproti návrhu rozpočtu Pracujeme pouze s těmito nákladovými položkami: ř. Druh nákladu Návrh rozpočtu na rok záloha na úklid spol. prostor a gar. Haly (360m 2 ) záloha na úklid vnějších prostor (zimní úklid) záloha na údržbu zeleně bez nákladu na výsadbu keřů 13. poplatek za správu nemovitosti účetnictví společenství Poz: Firma LZP home, s.r.o. dodala dvě verze: pro první rok nabízejí slevu 15% z celkových nákladů, a proto je uvedena verze bez slevy a se slevou. Závěr: Nejprve je třeba si odpovědět na otázku, zdali jsou pro nás důležitější úspory nebo jistota zachování současné kvality dodávaných služeb. Pokud preferujeme úspory, pak jistě stojí za zvážení varianta B. 1, tedy správcovská firma PPM zajišťuje všechny služby spojené s provozem nemovitosti (úklid, zimní úklid a údržba zeleně). V tomto případě se celková roční úspora může pohybovat až kolem 18% z fixních ovlivnitelných nákladů. Jestliže ovšem preferujeme jistotu zachování současné kvality dodávaných služeb, jako nejvýhodnější se jeví varianta B.2, kdy zachováme stávající správcovskou firmu, a zároveň zachováme stávající subdodavatele na úklid, zimní úklid a údržbu zeleně. V tomto případě bude úspora rovna pouze rozdílu mezi rozpočtovanými náklady na zimní úklid a skutečnými fixními náklady vyplývající ze smlouvy s novým dodavatelem.(pan Hrůša, smlouva uzavřena v 11/2010). Ostatní smlouvy na úklid a údržbu zeleně zůstávají beze změny, od obou dodavatelů jsme obdrželi nabídky na rok 2011 ve stejné výši, jako byly v roce Provozovatel kotelny - dodavatel tepla Dne jsme odeslali pozvánku do výběrového řízení (včetně zadávací dokumentace) na dodavatele tepla (provozovatele kotelny). Poz: V každém objektu je samostatná plynová kotelna o výkonu 49,9 kw; provozovatel kotelny však bude jeden a tudíž celkový instalovaný výkon pro účely necenění je roven 100kW. Osloveny byly tyto společnosti: Unigaz servis s.r.o Pražský TERMOS s.r.o. Bamei, spol. s r.o. BTK Praha s.r.o. COM TIP s.r.o. Dalkia Česká republika, a.s. Termín pro podání nabídek: Způsob vyhodnocení: standardní kalkulace proměnných a fixních nákladů v závislosti na instalovaném výkonu a odhadu vyrobené tepelné energie

4 Nabídku dodaly tyto společnosti: Dalkia Česká republika, a.s. Bamei, spol. s r.o. COM TIP s.r.o. Jak číst vyhodnocení: List zachycuje 2 varianty nacenění dodaného množství tepelné energie: levá část vychází ze skutečného množství vyrobeného tepla v roce 2009, pravá část kalkulace vychází z předběžných hodnot, které dodal současný dodavatel (Dalkia) za rok 2010 dne Poz: Ve skutečnosti Dalkia dodala pouze spotřebu plynu v obou kotelnách, ze které jsem pomocí Průměrné výhřevnosti zemního plynu v roce 2010 dle Pražské Plynárenské a účinnosti kotle (daná výrobcem) vypočetl množství vyrobeného tepla -874 GJ. Skutečné množství dodaného tepla Dalkia dodá PPM koncem 03/2011, v ročním vyúčtování bude k dispozici v 06/2011. Variabilní náklady jsou zde tvořeny pouze položku PLYN, fixní náklady Výrobní a Správní režií. Dodavatel Dalkia v nabídce deklaruje, že disponuje možností nákupu plynu s velkoodběratelskou slevou. (Nabízí se otázka, proč tuto slevu máme možnost dostat až teď ) Ostatní dodavatelé tvrdí, že ceny za nákup plynu jsou pouhou přefakturací cen Pražské Plynárenské. Naše odběrné místo je v nejvyšším pásmu pro MALOODBĚR, takže sleva není možná Každopádně je zarážející, že poslední fakturovaná cena za 1 GJ tepelné energie (rok 2009 byla 577,08 Kč/GJ. Nynější nabídky uvádějí ceny nižší o 20% a více. Závěr: Zde se jeví výhodné pokusit se zafixovat cenu plynu na kalendářní rok smluvně. Pokud by na toto Dalkia nepřistoupila, je výhodnější dodavatele vyměnit. Ad 4) Návrhy na další úspory a optimalizaci struktury rozpočtu V krátkém časovém horizontu doporučuji: Rozhodnout o výběru správcovské firmy, resp. o ostatních dodavatelích služeb úklid, zimní úklid a údržba zeleně Vybrat dodavatele tepla (nabídka Dalkie se jeví jako výhodná, ale musí se smluvně zaručit za předem sjednanou cenu plynu V delším horizontu doporučuji: V položce Záloha na provoz garážové haly: neprovádět profylaktické prohlídky garážových vrat (2xročně, celkem Kč), neboť ani tyto nezaručí, že nepraskne pružina nebo torzní tyč (nejvíce namáhané mechanické součásti). Levnější je pořídit rezervní pružinu pro každý typ vrat a tuto v případě potřeby vyměnit. V položce úklid společných prostor a garážové haly je možné dosáhnout větších úspor snížením frekvence úklidu na 1x týdně spol. prostory a 1x měsíčně gar. hala. Dle mých informací z jiných bytových domů je tato frekvence zcela běžná a dostačující. Alternativně se dá tato frekvence úklidu aplikovat pouze v letních měsících; v zimních by četnost úklidu zůstala 2x týdně/2x měsíčně.

5 V položce Běžná údržba, opravy a náklady společenství: vyjmout náklad odvod zdravotního pojištění za SVJ! a zařadit ji do nákladové položky č. 17 Odměna výboru. Tento náklad se v controlling uvádí do kategorie Ostatní mzdové náklady a měl by být tudíž evidován v jedné nákladové skupině. Uvažovat o výši odměn pro všechny členy výboru, neboť v ostatních SVJ se pohybují na úrovni cca poloviční oproti našemu SVJ. Současná výše má opodstatnění v začátcích fungování společenství, kdy na členech výboru SVJ leží břímě vyřizování reklamací. V současné době, kdy se již reklamace nevyřizují a veškeré stavebně technické problémy řeší správcovská firma (je za toto placena), není tato výše odměn členům SVJ opodstatněná Upravit Stanovy SVJ tak, aby obsahovaly Pravidla pro jednání za SVJ a Podpisový řád, tj. ustanovení o tom, kdo je oprávněn zavázat SVJ k uhrazení finančních závazků a do jaké výše Zvážit, zda nezaložit kontrolní komisi z ostatních členů SVJ, která by měla přístup na jednání výboru SVJ a mohla kontrolovat hospodaření výboru SVJ. Pokoušet se udržet náklady v konstantní výši (se zohledněním inflace) a případně provádět cenová šetření a negociaci se stávajícími dodavateli vždy před vypršením příslušné smlouvy (toto se nikdy v minulosti nestalo, jediná výjimka je dodavatel Zimního úklidu. Jako příklad je možno uvést akci revize vodoměrů a kalorimetrů, kdy jsem oslovil firmu Itron Czech Republic s.r.o. s žádostí o nabídku na provedení výměny/revize vodoměrů a kalorimetrů. Obdržená nabídka je sice vyšší než stejná služba zprostředkovaná správcovskou firmou PPM, ale alespoň nám poskytuje srovnání a umožní nám získat přehled o cenových relacích na trhu. V tomto konkrétním případě budou tyto revize provedeny PPM SVJPodKrocínkou_ser vice1110.doc Během mého působení ve výboru SVJ jsem nezjistil žádné rozpory mezi skutečností, uzavřenými smlouvami a finančními toky na BÚ. Zpracoval: Radomír Strakoš V Praze dne