Portálové řešení informačního systému pro personalistiku z pohledu personalisty

Transkript

1 Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra managementu, podnikání a oceňování Portálové řešení informačního systému pro personalistiku z pohledu personalisty Bakalářská práce Autor: Vladana Pacovská ekonomika a management malého a středního podnikání Vedoucí práce: doc. Ing. Eduard Mazák, CSc. Odborný konzultant: Ing. Petr Lucký DATACENTRUM Systems &Consulting, a. s. Praha Duben 2013

2 Prohlášení: Prohlašuji, ţe jsem bakalářskou práci zpracovala samostatně a v seznamu uvedla veškerou pouţitou literaturu. Svým podpisem stvrzuji, ţe odevzdaná elektronická podoba práce je identická s její tištěnou verzí, a jsem seznámena se skutečností, ţe se práce bude archivovat v knihovně BIVŠ a dále bude zpřístupněna třetím osobám prostřednictvím interní databáze elektronických vysokoškolských prací. V Praze dne Vladana Pacovská

3 Poděkování Touto cestou děkuji vedoucímu bakalářské práce panu doc. Ing. Eduardu Mazákovi, CSc., za konzultace a návrhy při zpracování práce. Dále bych poděkovala panu Ing. Lubomíru Jankových, CSc., za odborné rady, ochotu a pomoc při práci a panu Ing. Petru Luckému z firmy DATACENTRUM Systems & Consulting, a. s. za odborné rady, cenné výchozí podklady, vřelý přístup a za umoţnění absolvování školení. Nakonec také děkuji své rodině za podporu a pomoc při zpracování bakalářské práce.

4 Anotace práce Cílem práce je připravit podklady pro koncept moderního portálového řešení informačního systému pro personalistiku. Tato práce analyzuje nabídku části výrobců a dodavatelů informačních systémů pro personalistiku na českém trhu. U kaţdé nabídky jednotlivých prodejců byly posuzovány moduly určené pro personalistiku, jejich dílčí funkce a vlastnosti. Moduly byly roztříděny do tří skupin podle počtu výskytů, jak jsou zastoupeny v nabídce jednotlivých prodejců softwarů. Na základě této analýzy vznikl výčet ideálních funkcí a vlastností kaţdého modulu. Řízení lidských zdrojů se neobejde bez vhodného a fungujícího informačního systému. Portálové řešení informačního systému pro personalistiku by mělo usnadnit a zpřehlednit práci personalistům. Klíčová slova portálové řešení, informační systém, personalistika, personalista Annotation The aim of this study is to prepare bases for the concept of the modern portal solution of the information system for Human Resources. This study analyzes the offer of part producers and suppliers of the information systems for Human Resources in the Czech market. Each offers of individual vendors were evaluated the moduls designated for Human Resources, their partial functions and features. The moduls were classified into three groups according to number of occurrences as they are represented in the offer of the software vendors. On the basis of this analysis was created the list of ideal functions and features of each module. Human Resources is not possible without a proper and functioning information system. Portal solution of the information system for Human Resources should facilitate and clarify the work of personnel managers. Key words portal solution, information system, Human Resources, personnel manager

5 OBSAH Úvod Personalistika a její náplň práce Náplň personalistiky Personální management Standardní poţadavky na funkcionalitu personálního informačního systému Moderní informační systémy pro řízení lidských zdrojů Dělení modulů Zhodnocení softwarů personalistiky na českém trhu Výrobci a dodavatelé na českém trhu Sluţby dodavatelů Outsourcing mezd Školení a vzdělávání Informační systém pro personalistiku Moduly Skupiny Modul Personalistika Modul Docházka Modul Mzdy Modul Vzdělávání Modul Výběrové řízení Modul Systemizace Moduly Skupiny Modul Hodnocení a rozvoj Modul Benefity Moduly Skupiny

6 3.6.1 Talent management Modul Talent management Portálové řešení informačního systému Funkcionalita portálů Orientace portálů Popis uţivatelských rolí portálového řešení informačního personálního systému Závěr Seznam pouţité literatury Seznam obrázků Seznam příloh... 45

7 Úvod Pokud má organizace (dále i společnost, firma, podnik) dostatečné materiální, finanční, lidské a informační zdroje a dokáţe-li je mezi sebou procesně propojit, dokáţe i dobře fungovat. Personalistika je obor, který se zabývá právě lidskými zdroji, tj. pracovní sílou neboli člověkem. Personalistika obsahuje popis procesů, jak člověka pro organizaci získávat, formovat, propojovat jeho činnosti s výsledky práce; zabývá se také jeho pracovními schopnostmi a dovednostmi, jeho vztahem k pracovním činnostem či jeho chováním k ostatním zaměstnancům i komunikačními dovednostmi v rámci pracovního kolektivu. Zajímá se o jeho potřeby, dbá na jeho pracovní i sociální rozvoj. Ţádná větší společnost dnes nemůţe existovat bez fungujícího personálního oddělení. Odborně vzdělaní personalisté jsou mimo jiné důleţitým prostředníkem při komunikaci mezi vedením společnosti, zaměstnanci a (případně) odbory. Mezi činnosti, které personalista vykonává, patří zejména: analýza pracovního místa, plánování a získávání pracovníků, výběr a přijímání pracovníků, řízení a hodnocení pracovníků, rozmisťování, propouštění a penzionování pracovníků, vzdělávání, odměňování, motivování, péče o zaměstnance a péče o dobré vztahy v organizaci, a ztotoţňování zaměstnance s cíli organizace. Podílí se na tvorbě kolektivní smlouvy a na dalších dokumentech a dohodách mezi zaměstnanci a top managementem společnosti, které řeší odměňování a benefity. Z výše uvedeného je zřejmé, ţe personalista zastává v organizaci důleţitou funkci. Rozsah jeho pracovních povinností a náplně je opravdu široký a personální agendu dnes nelze kvalitně vykonávat bez funkčních, flexibilních a uţivatelsky vstřícných informačních systémů, které jsou vyvíjeny personalistům na míru. Na poli personalistiky se objevují stále nové poznatky o tom, jak efektivně přistupovat k řízení lidí, coby nástrojem na podporu lidských zdrojů. Rozvoj informačních systémů v této oblasti je a bude proto stále aktuálním tématem. To, ţe veškerá agenda se vede elektronicky, přináší uţivatelům přehled, pohodlí, ale hlavně úbytek papírových záznamů, coţ šetří firmám peníze, čas, místo pro nutnou archivaci a v konečném důsledku také ţivotní prostředí. 1

8 Tématem této práce je Portálové řešení informačního systému pro personalistiku z pohledu personalisty, tedy z pohledu člověka, který je v organizaci přímo svázán s činnostmi personálního oddělení. Cílem práce je připravit podklady pro koncept moderního portálového řešení informačního systému. Záměrem bakalářské práce je popsat poţadavky kladené na fungující personální informační systém tak, aby byl v praxi pouţitelný a aby splňoval co moţná nejširší potřeby personalistů. Protoţe se na českém trhu nachází hned několik informačních systémů pro personalistiku, součástí této práce je i jejich zhodnocení. V práci je obsaţen i základní popis poţadované funkčnosti moderního portálového řešení informačního systému a popis uţivatelských rolí portálového řešení personálního systému. Jedná se o popis činností uţivatelů, kteří budou s informačním systémem pracovat. Bakalářská práce vychází z odborné literatury, která se věnuje personalistice, portálovému řešení, dále pak z webových stránek českých výrobců a dodavatelů, kteří na trh uvádějí informační systémy pro personalistiku. Další podklady jsou čerpány ze školení, které se týká informačního systému pro personalistiku firmy Datacentrum Systems & Consulting, a.s. Autorka bakalářské práce měla moţnost absolvovat toto školení. V závěru práce je shrnutí toho, co by měl kaţdý informační systém pro personalistiku obsahovat tak, aby se docílilo kvalitního řízení personálních procesů ve společnosti. Autorka bakalářské práce si vybrala právě toto téma, protoţe ji daná problematika zajímá a chce se jí i v budoucnu dále věnovat. 2

9 1 Personalistika a její náplň práce Personalistika je obor, který se v první řadě soustředí na získávání lidí, kteří budou pro danou organizaci kvalitními zaměstnanci, a budou tak schopni nápomocí naplnit cíle podniku. Kapitola podrobně popisuje obsah práce personalistiky a následně stručně charakterizuje vývoj personalistiky a personálního managementu. 1.1 Náplň personalistiky Personální práce zastává v kaţdé organizaci několik zásadních funkcí, které je moţno uspořádat za sebou v logickém pořadí. Jedná se o následující funkce: 1. Vytváření a analýza pracovních míst popis hlavních činností, pracovních úkolů, kvalifikační a odborné nároky na uchazeče; vymezení odpovědností a pravomocí, zařazení do organizační struktury firmy; popis pracovního prostředí a struktura pracovních míst a jejich potřebná kvalifikace. 2. Plánování lidských zdrojů plánování rezerv pracovníků, prognózování vývoje na trhu práce. 3. Získávání a výběr pracovníků zveřejňování informací o volném pracovním místě, o kvalifikačních nárocích na uchazeče; výběr vhodných adeptů na základě materiálů, které personalisté od uchazeče obdrţeli; pořádání a organizace pohovorů, výběrových řízení, testů (odborných, inteligenčních, psychologických aj.), výběr vhodného adepta a jeho uvedení na pracoviště. Zpracování a uchování kontaktů na uchazeče, kteří při výběru neuspěli, pro jejich vyuţití v budoucnosti (pokud by bylo v organizaci potřeby zaměstnance s obdobnými kvalifikačními předpoklady). 4. Hodnocení pracovníků a jejich výkonu příprava potřebných dokumentů, časový plán, metody a kritéria pro hodnocení, vyhodnocování dokumentů, návrhy opatření a kontroly. 3

10 5. Rozmisťování pracovníků zařazování pracovníků na určitou pracovní pozici; moţnosti povýšení anebo přeřazení na niţší pozici; změna orientace na jinou práci. 6. Odměňování pracovníků formulace kritérií a způsobů, podle nichţ budou zaměstnanci odměňováni za svůj výkon, motivováni a stimulováni. Určování jednotlivých pohyblivých sloţek mzdy a zaměstnaneckých výhod, benefitů. 7. Vzdělávání pracovníků zajišťování a dohled nad odborným vzděláváním a rozvojem pracovníků, organizace vzdělávání, vzdělávacích (jazykových aj.) kurzů, školení, plán vzdělávání zaměstnanců a hodnocení výsledků vzdělávání. 8. Pracovní vztahy zajišťování komunikace mezi zaměstnanci (případně odbory) a managementem, usměrňování mezilidských a zaměstnaneckých vztahů, nastavování úrovně komunikace ve firmě a dohled nad firemní kulturou. 9. Péče o pracovníky hygienické podmínky, pracovní prostředí, bezpečnost práce, ochrana zdraví při práci, dodrţování pracovní doby, zajišťování kulturních akcí, péče o aktivity ve volném čase, stravování. 10. Vedení personální agendy vedení personálního informačního systému, kde se zaznamenávají důleţitá data o zaměstnancích a jejich výkonech, mzdách a benefitech, pracovních místech, docházce anebo také o sociálních záleţitostech zaměstnance jako je dovolená, pracovní úraz, absence z důvodu nemoci, dále pak svátky nebo narozeniny zaměstnanců, významná ţivotní a pracovní jubilea. Personální agenda také zahrnuje péči o zdravotní stav kaţdého pracovníka, a to jestli se zúčastnil patřičných povinných lékařských vyšetření (a k jaké zdravotní pojišťovně zaměstnanec patří), zda absolvoval povinná školení o bezpečnosti práce, o poţární prevenci, o environmentální politice společnosti a další podobná školení, pokud k nim má daná organizace náplň (např. komunikace s postiţenými klienty). 11. Průzkum trhu práce vyhodnocování situace na trhu práce, analýza pracovních činností anebo kvalifikací, o které je na trhu největší zájem. 4

11 12. Ukončování pracovního poměru propouštění a penzionování pracovníků. 1 Z uvedeného výčtu je zřejmé, ţe personalista zastává opravdu mnoho odlišných funkcí, nicméně všechny se točí okolo člověka zaměstnance. Pro to, aby veškeré funkce byly vykonávány pečlivě a s maximální přesností, slouţí personalistům k jejich práci personální informační systém. Poţadavky na jeho funkcionalitu jsou čím dál tím širší a pestřejší. 1.2 Personální management První zmínky o personalistice pocházejí z počátku 20. století, její kořeny lze najít ve Spojených státech amerických. Ke vzniku takového oboru vedly tři faktory: trţní tlak vliv odborů regulativní zásahy vlády Zásadní okamţik nastává v době první světové války. Mnoho tisíc muţů bylo povoláno do boje a zároveň vznikla poptávka po válečném materiálu. Podniky byly v té době nuceny vyrábět více zboţí a dodávat ho na fronty, avšak zaměstnanců především těch kvalifikovaných - byl nedostatek. Bylo nutné přijít s koncepcí, která maximálně vyuţije takové lidské zdroje, které jsou momentálně k dispozici. V této době se také objevují první přijímací testy, které musí kaţdý potenciální zaměstnanec absolvovat. Úkolem je objevit vlohy, schopnosti a dovednosti kaţdého zaměstnance a účelně je vyuţívat, formovat a utvářet jeho osobnost. K výraznému posunu došlo v nedávné minulosti, kdy se personalista zařadil mezi lidi, kteří stojí ve vedení firmy (proto personální management). 2 Člověk znamená pro podnik pracovní sílu, prostřednictvím které organizace dokáţí naplňovat své vytyčené cíle. Kvalifikovaný a zručný pracovník je ale především člověk. Mělo by se tedy 1 ([5], s ) 2 ([12]) 5

12 s lidmi zacházet jako s bytostmi, díky kterým je firma schopná působit na trhu a generovat zisk. Člověk není zboţí ani stroj. Tuto myšlenku dále rozvedl Tomáš Baťa (starší), švec a zakladatel globální obuvnické firmy, v následujícím citátu: Budovy to jsou hromady cihel a betonu. Stroje to je spousta železa a ocele. Život tomu dávají teprve lidé. 3 Tomáš Baťa přinesl do oblasti podnikání mnoho revolučních myšlenek, jeţ jsou i v naší době hojně vyuţívány současnými top a personálními manaţery různorodých organizací. 3 BAŤA, Tomáš, ( ) 6

13 2 Standardní požadavky na funkcionalitu personálního informačního systému Nezbytnou podmínkou personální práce v organizaci je existence věrohodných, detailních a aktuálních informací potřebných pro rozhodování a umoţňujících provádět všechny potřebné analýzy pracovní síly organizace i výsledků její práce, povahy práce a pracovních míst, efektivnosti personálních činností a vnějších podmínek ovlivňujících formování a fungování personálu organizace. Proto je nezbytné vytvořit a soustavně rozvíjet personální informační systém organizace. Současná personální práce v podobě koncepce řízení lidských zdrojů má strategickou povahu a z toho vyplývá, ţe musí vyuţívat daleko širší okruh informací, včetně informací ze zdrojů mimo organizaci. Proto by se měl personální informační systém skládat z následujících subsystémů: a) informace o pracovnících. b) informace o pracovních místech. c) informace o personálních činnostech. d) informace o vnějších podmínkách. 4 Z výše uvedeného vyplývá, ţe personální informační systém by měl obsahovat standardní funkce personální práce a podporovat komplexní personální procesy. Personalista by díky němu měl snadno zvládnout jemu danou problematiku, informační systém musí pracovat spolehlivě a poskytovat ţádoucí informace. 2.1 Moderní informační systémy pro řízení lidských zdrojů Personální systémy (HRM) pracují s jedním z nejcennějších aktiv kaţdé společnosti s lidskými zdroji. Personální práce by proto měla být podpořena nejmodernějšími informačními technologiemi, se zaměřením na procesní přístup, zapojení všech zaměstnanců 4 ([5], s. 363) 7

14 a elektronizaci administrativních procesů. V následujícím textu jsou představeny nejdůleţitější trendy, se kterými se lze setkat v moderních personálních systémech. Přístup odkudkoli prostřednictvím internetu Stále častějším poţadavkem personalistů i vedoucích pracovníků je moţnost pracovat s personálními systémy prakticky odkudkoli na pracovišti, z domova, nebo dokonce prostřednictvím chytrého mobilního telefonu. Předpokladem pro to je vícevrstvá architektura systému, v rámci které je na straně uţivatele spuštěn pouze vhodný klient (smart klient, browser nebo mobilní klient), aplikace a data jsou uloţena na serverech. Práce prostřednictvím internetu je při vyuţití dostupných technických a kryptografických opatření dostatečně bezpečná a srovnatelně komfortní s lokálním systémem. Cloud computing Moderním trendem a velmi často skloňovaným termínem v oblasti informačních systémů je cloud computing. V podstatě se nejedná o ţádnou novou technologii, pouze o způsob provozu systému, který je umístěn u poskytovatele a nabízen ve formě sluţby. Personální systém, který vyuţívá technologie vícevrstvé architektury, umoţňuje úplné oddělení uţivatele od instalace a provozu programového vybavení, a tudíţ i vyuţití sluţeb cloud computing. I kdyţ zákazníci dosud nejsou plně připraveni vyuţívat software jako sluţbu, je důleţité při výběru personálního systému nalézt takový, jehoţ architektura umoţňuje pozdější vyuţití formou sluţby. Rozšiřitelnost a modularita Významnou výhodou pro uţivatele personálních systémů je snadná rozšiřitelnost funkcí, kterou umoţňují modulární systémy. V ideálním případě je moţné rozšiřovat funkce pomocí volitelných modulů, jejichţ funkčnost je uţivatelům k dispozici okamţitě po zadání licenčního kódu, bez jakékoli dodatečné instalace. Jednotlivé moduly tvoří plně propojený systém se společnými daty a jednotným ovládáním, ve kterém není nutno ţádné údaje zadávat opakovaně. Jednotlivé moduly lze vyuţívat v libovolné kombinaci, nad společnými daty. Základem modulárního systému je robustní systémové jádro, které poskytuje všem modulům sluţby, například autentizace a autorizace uţivatelů, logování událostí, společné správu systému, vytváření uţivatelských sestav, exporty, importy, zálohování a obnovu dat. Aplikační moduly pokrývají různé potřeby organizací v oblasti komplexního řízení lidských zdrojů (zpracování mezd, evidence docházky, systemizace, organizační schémata, nábor, 8

15 vzdělávání a hodnocení zaměstnanců, elektronické výplatní lístky, evidence návštěv, stravování zaměstnanců, ). Skladbu modulů lze postupně doplňovat podle potřeby zákazníka, a dosáhnout tak příznivé ceny licencí. Široká škálovatelnost Personální systém se musí přizpůsobit velikosti organizace, poţadavkům na rozsah funkcí a modelu provozu a správy. Moderní systém můţe být sestaven způsobem, který umoţňuje snadnou instalaci a efektivní práci na běţném notebooku, například pro samostatnou mzdovou účetní. Na druhém konci spektra lze takový systém provozovat ve střední nebo velké organizaci s tisíci zaměstnanci, s vyuţitím robustních databázových a aplikačních serverů a vícevrstvé architektury. Takto širokého rozsahu pouţitelnosti a výkonu lze dosáhnout pouze díky pouţití architektury, která umoţňuje sestavit variabilní konfigurace systému od samostatné instalace aţ po vícevrstvou architekturu. Variabilita a přizpůsobení potřebám uživatelů Personální systém je většinou vyvíjen pro rozmanité společnosti tak, aby šel přizpůsobit jejich potřebám. Vedle modularity je samozřejmou vlastností zákaznická a uţivatelská konfigurace. Některá nastavení jsou na úrovni celého systému a mění chování aplikace, jiná jsou navázána na konkrétního uţivatele a přinášejí mu větší komfort práce. Důleţitou součástí je obecný generátor výstupních sestav, pomocí kterého lze snadno vytvářet vlastní sestavy, případně exportovat data do různých formátů (XML, XLS, PDF, ). Orientace na personální procesy a workflow Stále větší důraz je kladen na skutečnou podporu personálních procesů v organizacích, nikoli pouhé shromaţďování a zpracovávání personálních dat. Tato koncepce umoţňuje zavést on-line zpracování procesů (workflow) pro evidenci pracovní doby, přesčasové práce, plánování dovolených, návrhy a schvalování pracovních cest, plány vzdělávání a další činnosti. Systém automaticky hlídá všechny nastavené povinnosti, časové intervaly, nároky a stavy zpracování. Zpracování personálních procesů je podpořeno systémem zpráv a upozornění, které jsou automaticky rozesílány em s odkazem na okamţité řešení poţadavku v aplikaci. 9

16 Personální systém otevřený pro všechny zaměstnance Současný HR systém jiţ není určen pouze pro pracovníky personálních útvarů, ale doslova pro všechny zaměstnance společnosti. Pro zaměstnance a jejich nadřízené je standardně k dispozici personální web se samoobsluhou, zaloţenou na internetovém prohlíţeči, s intuitivním ovládáním bez nutnosti zvláštního školení, instalace a údrţby. Pro personalisty, mzdové účetní a vedení organizace se poţaduje komfortní, funkčně bohaté uţivatelské prostředí, které lze jen obtíţně realizovat v rámci webového prohlíţeče. Řešením pro tyto uţivatele je technologie funkčně bohatého (smart) klienta, který je automaticky nainstalován na počítač uţivatele. Smart klient komunikuje s centrálním HR systémem a poskytuje uţivateli komfort srovnatelný s lokální nebo klient/server aplikací. Personální systém, který vyuţívají všichni zaměstnanci organizace, musí být vybaven robustním systémem pro autentizaci uţivatelů a řízení jejich přístupu k operacím a údajům. Výhodou je svázání organizační struktury společnosti, jejíţ model je udrţován v HR systému, se systémem řízení přístupu a oprávnění uţivatelů. Propojení systémů princip vše v jednom Stále častějším poţadavkem zákazníků je propojený systém typu vše v jednom. Uţivatelé bývají frustrováni z nepropojenosti specializovaných systémů různých dodavatelů i z nákladů na pořízení a údrţbu některého z komplexních podnikových systémů. Právě v personální oblasti existují těsné vazby a závislosti mezi jednotlivými oblastmi řízení lidských zdrojů. Personalistika poskytuje aktuální údaje o zaměstnancích, zvláště důleţité jsou údaje o začátku a konci pracovněprávních vztahů, o úvazku a dovolené, o přeřazení na jinou pozici nebo lokalitu, případně změnu nadřízenosti. Mzdový systém můţe automaticky vyuţívat docházkové údaje pro výpočet sloţek mzdy a náhrad. Docházka poskytuje podklady pro zjištění nároků na příspěvek zaměstnavatele na stravování zaměstnanců. Není třeba implementovat nejrůznější rozhraní a můstky pro transformaci a přenos dat mezi systémy ani řešit velmi komplikované změny závislých údajů při opravách v minulosti. Jednodušší je téţ obnova dat ze zálohy neţ v případě systémů, které nemají společnou databázi. Systém typu vše v jednom je výhodný především v situaci, kdy se uţivatel rozhoduje o pořízení nového systému, nové technologie, nalezení úspor při provádění reţijních činností nebo zefektivnění firemních postupů. Přesto nemusí být vţdy efektivní poţadovat za kaţdou cenu systém, který umí úplně vše. Například podnikové ekonomické systémy mají relativně malou vazbu na systémy pro řízení lidských zdrojů a lze je proto snadno provozovat samostatně. 10

17 I v případě nepropojených systémů lze poměrně snadno získat zajímavé informace z jejich databází s pouţitím manaţerské nadstavby zaloţené na pouţití vhodného systému business intelligence Dělení modulů Autorka bakalářské práce hodnotila a analyzovala celkem 18 informačních systémů pro personalistiku, tabulka s těmito analyzovanými systémy je přiloţena v Příloze č. 1. Na našem trhu působí podle webové stránky Systemonline.cz celkem 51 výrobců či dodavatelů informačních systémů určených pro agendu personalistiky. Informační systém pro personalistiku můţe být samostatný informační systém, anebo můţe coby modul být součástí většího informačního systému, který pokrývá kromě personalistiky i další oblasti (například: controlling, CRM customer relationship management, účetnictví atd.). Výhodou dvou řešení je, ţe jsou spolu kompatibilní a mají pro firmu širší vyuţití. Moduly jsou mezi sebou propojitelné a kooperují spolu. Moduly personalistiky či informační systémy různých výrobců nabízejí obdobné funkce a moţnosti, ale existují i funkcionality, které mají ve své nabídce jen někteří výrobci. Autorka této práce provedla analýzu tuzemského trhu s informačními systémy určenými pro personalistiku. Informační systémy jsou rozděleny na části, které jsou označovány jako moduly (komponenta sloţitějšího systému) a součástí modulu je aplikace (programové vybavení). Autorka roztřídila moduly informačních systémů do tří skupin podle počtu výskytů, jak jsou zastoupeny v nabídce jednotlivých výrobců či dodavatelů softwarů. Jde o skupiny: a) Skupina 1 moduly jsou zastoupeny nejčastěji v nabídce dodavatelů, jsou nabízeny prakticky všemi dodavateli či výrobci na našem trhu. b) Skupina 2 moduly jsou zastoupeny méně často v nabídce dodavatelů a výrobců. 5 ([22]) 11

18 c) Skupina 3 moduly jsou zastoupeny výjimečně v nabídce dodavatelů a výrobců a jejich nabídka je rozličná. 12

19 3 Zhodnocení softwarů personalistiky na českém trhu 3.1 Výrobci a dodavatelé na českém trhu Podle webového portálu Systemonline.cz je na českém trhu padesát jedna výrobců anebo dodavatelů, kteří dodávají na trh informační systémy pro personalistiku. Výrobci přicházeli na tuzemský trh se svým know-how v oblasti personalistiky a informačních systémů aţ po roce 1989, kdy se trh otevřel světu, a do našich krajin začaly proudit moderní trendy a nastala moţnost svobodného soukromého podnikání. Základem pro vývojáře v oblasti personalistiky je průzkum trhu, místa, kde se střetává poptávka s nabídkou. Vývojářská/dodavatelská firma sbírá informace o prostředí, ve kterém se pohybuje. Mezi jejich zákazníky patří jak malé, střední nebo velké firmy, tak i státní sektor. V tomto odvětví trhu probíhá neustálé zkoumání potřeb zákazníků - personalistů (manaţerů). Zajímavý a spolehlivý software přináší vhodné a správné zpracování a zajištění personálních činností. Budoucnost v oblasti personálních softwarů je otevřená, software je proto neustále vyvíjen a inovován. Firmy se snaţí být o krok napřed před poţadavky klientů, nečekají pouze na jejich zadání, ale iniciativně nabízejí nové moţnosti a nová řešení. Na trhu se pohybují jak výrobci, kteří software sami vyvíjejí a následně prodávají, tak dodavatelé, kteří pouze nabízejí softwary jiných výrobců. Součástí nabídky výrobců i dodavatelů bývá jak implementace systému, tak následná servisní podpora pro zákazníky a v neposlední řadě customizace 6 dodaných modulů. Vzhledem k tomu, ţe někteří zákazníci preferují komplexní řešení personálně-ekonomické agendy, existují na trhu společnosti, které kromě personálních softwarů dodávají i aplikace pro účetnictví, skladové hospodářství, logistiku, evidenci majetku, banku, fakturaci, pokladnu, obchodní partnery, nákup a odbyt atd., které jsou spolu kompatibilní (např.: Asseco Solutions, a.s., Vema, a.s., atd.). 6 Úprava softwaru zákazníkovi na míru. 13

20 Na trhu se nachází také několik firem, které vyvíjejí ryze personální informační systémy (např.: Datacentrum Systems & Consulting, a. s., Elanor spol. s r.o., Flux, spol. s r.o., MMI s.r.o., Nugget SW s.r.o. a další). Mezi klasické poptávající můţeme zařadit personalisty, management nebo top management firmy. 3.2 Služby dodavatelů Dodavatel informačního systému pro personalistiku nepřichází na trh pouze se svým produktem, ale poskytuje svým klientům také služby. Tyto sluţby jsou nabízeny všem zákazníkům, kteří si je spolu s příslušným modulem mohou, ale nemusí objednat. Některé sluţby s nabízeným produktem úzce souvisí (školení, které se týká informačního systému, uţivatelská dokumentace). Nabízené sluţby se většinou orientují na personální a mzdovou oblast. Přehled o poskytovaných sluţbách výrobců a dodavatelů personálních informačních systémů je přiloţen v Příloze č Outsourcing mezd Tato sluţba je nabízena výrobci a dodavateli softwarů (pět společností z osmnácti analyzovaných). Jedná se o sluţbu, kdy dodavatelská firma převezme komplexní zpracování mezd celé organizace nebo její části (top managementu). Uleví tak od náročné mzdové agendy, čímţ zákazníkovi šetří čas a peníze. Samozřejmostí je, ţe poskytovatel této sluţby zpracovává mzdy v souladu s platnou legislativou. Klient předává veškeré podklady týkající se mzdy kaţdého zaměstnance firmě, která na základě podepsané smlouvy přebírá veškerou odpovědnost za zpracování mezd. Díky moderním komunikačním prostředkům jsou data předávána rychle a bezpečně za pomoci šifrovaných zpráv. 14

21 Poskytovatel můţe klientovi také vytisknout diskrétní výplatní pásky nebo archivovat veškeré podklady. Výhody outsourcingu mezd: zvýšení finanční výkonnosti a konkurenceschopnosti úbytek administrativy sníţení nákladů získání konkurenční výhody zbavení se odpovědnosti za tuto agendu diskrétnost úspora finančních prostředků a času Nevýhody outsourcingu mezd moţné zneuţití citlivých dat Školení a vzdělávání Mezi další sluţby poskytovatelů patří vzdělávání zaměstnanců. V úvodu 3. kapitoly je uvedeno, ţe školení bývá součástí nabízeného produktu. Firmy logicky nabízejí školení, která se týkají informačního systému, který prodávají. Noví klienti, tedy budoucí uživatelé, se naučí v programu orientovat a dostanou adekvátní informace o tom, jak s celým softwarem pracovat a jak jej spravovat. Dodavatelé zároveň mohou zaměstnávat profesionální a zkušené lektory, kouče, školitele, trenéry nebo konzultanty. Firmy tak mohou posílat své zaměstnance na různé vzdělávací akce. Tato školení napomáhají zvyšování odbornosti anebo informují o nových aktualizacích dané problematiky (například daně v roce 2013). Některá školení jen utřiďují, systematizují získané informace, například o účetnictví. 15

22 Dodavatelé nabízejí svým klientům moţnost absolvovat různé odborné semináře a kurzy, které se týkají například informačních technologií, mzdového účetnictví, pracovního práva, daňové problematiky v roce 2013, nemocenského pojištění a sociálního zabezpečení, správy majetku, skladového hospodářství, řízení jakosti atd. 3.3 Informační systém pro personalistiku Autorka bakalářské práce hodnotila celkem 18 informačních softwarů, které jsou určeny pro personalistiku. Seznam s těmito 18 informačními systémy a firmami, které je uvádějí na trh, je v Příloze č. 1. Kaţdý ze softwarů se skládá z několika samostatných personálních modulů a zákazník má moţnost si podle svých potřeb pořídit buď jen jeden modul, nebo celou sestavu modulů. 3.4 Moduly Skupiny 1 Výsledkem analýzy nabídky dodavatelů informačních systémů pro personalistiku, kterou autorka provedla, bylo zjištění, ţe existují moduly, které nabízejí prakticky všichni. Tyto moduly odpovídají členění modulů ve 2. kapitole, a jsou označeny jako Skupina 1 nejčastější zastoupení. Patří mezi ně moduly Personalistika, Docházka, Mzdy, Vzdělávání, Výběrové řízení, Systemizace. Příloha č. 3 obsahuje výčet všech modulů ze Skupiny 1, jejich funkčnost a přehled o tom, který výrobce/dodavatel je nabízí. 16

23 3.4.1 Modul Personalistika Název modulu určuje výrobce softwaru. U některého výrobce se modul nazývá Personalistika, u jiného výrobce můţeme najít různé názvy pro tutéţ aplikaci: Lidské zdroje, HRM (Human resources management), Zaměstnanci, ojediněle Základní personalistika. I kdyţ jsou názvy rozdílné, myšlenka je stejná. Nabízejí se zde stejné funkce a můţeme říci, ţe pro personální agendu je tento modul stěţejní. Existuje několik standardních poţadavků na výstupy, které by tento modul měl poskytovat nejen personalistům, ale i samotným zaměstnancům. Všichni výrobci v podstatě popisují svůj modul jako kompletní vedení evidence o zaměstnancích firmy. V této evidenci je moţné: Zavést kaţdému zaměstnanci jeho osobní kartu. Vedou se zde údaje o tom, kdy byl zaměstnanec přijat do pracovního poměru, na jak dlouho, jestli pracuje na dobu určitou/neurčitou a kde a na jakých pozicích byl zaměstnán před nástupem do firmy. Pracovníkovi je přiděleno evidenční číslo. Osobní karta se dá podle potřeb upravovat a doplňovat. Na osobní kartu je moţné pořídit i fotografii zaměstnance, která se pak například objevuje i na identifikační (čipové) kartě (docházka do zaměstnání) anebo v organigramu společnosti. Vést kompletní osobní údaje zaměstnance o jeho bydlišti, datu narození, případně o dětech, o bankovním spojení, zdravotní pojišťovně (a následně je moţné předávat zdravotním pojišťovnám patřičná hlášení). Evidovat, zda byl zaměstnanec přijat na hlavní nebo vedlejší pracovní poměr, zda byl přijat na základě pracovního pohovoru, z jakého zdroje se o pracovním místě dozvěděl (inzerát tisk, internet, úřad práce, apod.), jak si vedl při výběrovém řízení, při odborných a dalších testech při přijímacím pohovoru. Uvést informace o pracovněprávním vztahu - zda zaměstnanec podepsal pracovní smlouvu nebo dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti. Evidovat informace o kvalifikaci zaměstnance, o jeho dosaţeném vzdělání, znalostech a dovednostech (jazykové znalosti, získané certifikáty, zkoušky 17

24 odborné způsobilosti apod.), o tzv. soft schopnostech zaměstnance, o délce a kvalitě praxe. Vytvořit evidenci o ţivotních či pracovních jubileích zaměstnance. Vytvářet údaje o zaměstnanci a jeho pracovním místě, denních činnostech, vztazích podřízenosti a nadřízenosti, zařazení do organizační struktury. Řídit platové postupy zaměstnance. Vést databázi pracovních pozic včetně podrobného popisu pracovního místa (pracovní náplně) a poţadované kvalifikace na zaměstnance. V rámci organizační struktury firmy vést evidenci o počtu pracovních pozic. Vést a aktualizovat informace o školení zaměstnanců (například BOZP) jejich periodicitě, ceně (celkové náklady na školení), místě konání, osobě lektora či školitele, hodnocení a přínosu školení, efektivitě školení. V modulu lze najít údaje i o tom, kdy vyprší platnost jednotlivých školení a kdy je povinnost zaměstnance zúčastnit se školení nového. Informovat o termínu dalšího budoucího povinného lékařského vyšetření/prohlídce (nebo jiţ o absolvovaném vyšetření). Nastavit lze i periodicitu nebo termíny lékařských kontrol u závodního nebo specializovaného lékaře Evidovat přidělené pracovní a ochranné pomůcky počet, cena nebo za jak dlouho má zaměstnanec nárok na nové. Pokud mu byly pouze zapůjčeny, kdy a za jakých podmínek je musí vrátit nebo předkládat ke kontrole Zpracovávat údaje pro měsíční uzávěrky věk zaměstnance, délka praxe. Vytvářet různé statistické sestavy, reporty či seznamy na základě předem definovaných kritérií jako jsou například seznamy bývalých zaměstnanců, pracovníků, kteří v tomto roce slaví nějaké ţivotní či pracovní jubileum apod. Vytvářet samostatné dokumenty jako např. pracovní smlouva, zápočtový list, osobní karta atp. Tisknout veškeré personální údaje a formuláře jako například pracovní smlouvy a dohody, potvrzení o zaměstnání, formuláře pro odchod do důchodu, platové výměry, zápočtové listy, osobní dotazníky. Tvořit organizační struktury firmy a zařazovat pracovní pozice i s jejich personálním obsazením. (Tato problematika je někdy koncipována v samostatně vytvořeném modulu, který se jmenuje Systemizace). Archivovat veškeré personální údaje. 18

25 Tento modul by měl pracovat a kooperovat se standardními textovými editory Modul Docházka Modul, který umoţňuje vést přesnou evidenci o docházce pracovníka do zaměstnání, se jmenuje Docházka, v některých případech je modul pojmenován jako Docházkový systém nebo Evidence docházky. Tato aplikace je ve většině případů provázána s modulem Personalistika, odkud je moţno čerpat potřebné informace o zaměstnanci, například: pracovněprávní vztah, délka pracovního týdne, respektive měsíce apod. Modul Docházka slouţí jako podklad pro výpočet platů a mezd, je tedy napojen, respektive měl by být napojen na modul Mzdy. Na našem trhu jsou k dostání také takové moduly docházky, které jsou kompatibilní s moduly Mzdy dodávané jinými výrobci, takţe klienti nejsou omezeni jednou značkou dodavatele, ale mohou si vybrat. Informace se mezi těmito moduly snadno přenášejí (tuto moţnost nabízí například informační systém Kompas2). Někteří nenabízejí aplikaci Docházka samostatně, ale dodávají ji jako přímou součást modulu Personalistika nebo Mzdy. V modulu Docházka je moţné: Plánovat a sledovat docházku, plánovat dovolenou či absence potvrzované a schvalované nadřízeným (vedoucí, manaţer) zaměstnance. Pracovník má mimo jiné přehled i o doposud nevyčerpané dovolené. Získat přehled o přítomnosti/nepřítomnosti zaměstnanců ve firmě. Kontrolovat, plánovat evidovat a schvalovat přesčasy. Plánovat nepravidelné rozvržení pracovní doby pruţná pracovní doba. Vyhodnocovat nebo tisknout docházku. Mnoho firem nabízí také elektronický docházkový systém obdoba tzv. píchaček, který pomáhá při evidenci docházky. Docházkový terminál je nainstalován dodavatelskou firmou do organizace, při příchodu, odchodu či přerušení pracovní doby kaţdý zaměstnanec přiloţí čipovou (identifikační) kartu, případně zadá identifikační kód apod. Tato data s průchody (datum, čas) jsou posléze elektronicky poslána do modulu Docházka, který je na tento 19

26 hardwarový snímač napojen. Další funkcí, kterou aplikace Docházka nabízí, je tedy moţnost zpracování průchodů, tak jak byly zaznamenány na snímači, a následné generování těchto informací do modulu Mzdy Modul Mzdy Tento modul nabízí komplexní a spolehlivé řešení pro mzdovou agendu. Dokáţe zpracovat všechny typy mezd (časová, hodinová, úkolová) a platů zaměstnanců celé společnosti (potaţmo státní správy). Tento nástroj je určen nejen mzdovým účetním, ale je vhodný a ţádoucí také pro personalisty, manaţery, tzn. řídicí pracovníky, kteří díky němu efektivně získají věrný přehled o mzdách či platech v jejich organizaci. Tento modul najdeme na trhu i pod označením: Zpracování mezd, Mzdová oblast, Mzdy a platy. Je nezbytným vybavením soukromých společností (od malých aţ po velké firmy), státních institucí anebo výrobních podniků, protoţe jim usnadňuje a pomáhá při zpracování všech mezd a platů v rámci celé organizace. Modul Mzdy umoţňuje: Vytvářet a aktualizovat informace v kmenovém souboru zaměstnanců, například: výběr zdravotní pojišťovny, evidence absencí, zařazení do příslušné tarifní třídy, apod. Zpracovat všechny typy mezd a platů. Provádět výpočty dávek nemocenského pojištění a provádět výpočty průměrů pro dávky nemocenského pojištění a dovolenou. Zpracovávat elektronický přenos přihlášek a odhlášek k nemocenskému pojištění. Vytvářet a elektronicky odesílat roční evidenční listy důchodového zabezpečení. Provádět výpočty daní z příjmů, odvodů sociálního a zdravotního pojištění, náhrad při pracovní neschopnosti anebo zasílat hromadná hlášení zdravotním pojišťovnám. Zpracovat roční zúčtování daní. 20

27 Evidovat veškeré srážky (ţivotní pojištění, důchodové připojištění, stavební spoření atp.) nebo exekuce zaměstnanců. Evidovat práci přesčas a pracovní pohotovost, připočítávat ke mzdě různé prémie, příplatky, odměny, osobní ohodnocení. Provádět automatické stanovení nároku na stravné, importovat sráţky za stravné v závodní jídelně. Sledovat mzdové náklady na střediska a projekty. Reportovat data z modulu Mzdy do účetnictví společnosti. Provádět elektronický přenos příkazů k úhradě do příslušné banky, pojišťovny, spořitelny anebo na příslušný účet (exekuce, výţivné atp.). Zpracovat a tisknout formuláře, které souvisejí se mzdami a zaměstnanci (potvrzení příjmu, potvrzení o zaměstnání atd.). Generovat a tisknout výplatní pásky nebo je doručovat v rámci zaměstnaneckého portálu jednotlivým zaměstnancům elektronicky. Generovat sestavy, reporty, výstupy, statistiky apod. Kaţdý výrobce informačního systému, který prodává aplikaci Mzdy, by měl garantovat legislativní správnost a aktuálnost dat; to se týká například valorizace mezd, stanovení minimální výše mzdy, výše sazeb daní či odvodu sociálního a zdravotního pojištění atd Modul Vzdělávání Modul Vzdělávání, se kterým se můţeme setkat i pod názvem Řízení vzdělávání, slouţí k přehlednému a efektivnímu řízení a plánování vzdělávání zaměstnanců a také k podoře administrativy procesu vzdělávání. Pokud dodavatel nenabízí samostatný modul Vzdělávání, můţe být tento program jiţ zahrnut v modulu Personalistika. Modul Vzdělávání se s velkým úspěchem podařilo zařadit mezi standardní nabídku výrobců. Mnoho úspěšných vedoucích pracovníků jistě potvrdí fakt, ţe do pracovního kapitálu a jeho rozvoje se vyplatí investovat. Taková investice však musí být cílená a vytvořená společnosti i zaměstnanci na míru. Potom se jedná o výhodnou investici i v době krize a recese, která se společnosti v nejbliţších letech vrátí. 21

28 Šetří-li společnosti na odborném rozvoji zaměstnanců, často se takový postup společnosti v následujících letech projeví negativně. Investice do vzdělávání vlastních zaměstnanců bývá z konečného hlediska levnější neţ nákup kvalifikovaných pracovních sil ve chvíli, kdy společnost ztrácí své postavení na trhu z důvodu nedostatečné kvalifikace zaměstnanců. Moţnost dalšího vzdělávání zaměstnanců je také důleţitým motivačním prvkem a lze jej povaţovat za jeden z benefitů. V modulu je moţné: Popisovat funkční místa i s jejich kvalifikačními poţadavky pro vykonávání funkce, například povinnost absolvovat určité kursy, školení, testy atp. Evidovat požadavky na povinná školení zaměstnanců. Evidovat znalosti zaměstnance a plánovat rozvoj vzdělávání. Evidovat školení a akce, které souvisejí se vzděláváním zaměstnanců, termíny těchto školení. Evidovat získané certifikace, osvědčení, zkoušky atp. Sledovat časové omezení platností školení a způsobilostí (bezpečnost a ochrana zdraví při práci). Tvořit pozvánky na školení a automaticky je rozesílat za pomoci hromadné korespondence. Vytvářet a připravovat rozpočty školení. Vést přehled o nákladovosti vzdělávání jednotlivce, skupin zaměstnanců anebo celé organizace. Do aplikace je moţné také zapisovat ceny jednotlivých školicích akcí. Hodnotit úroveň školení nebo lektorů (poskytnout zpětnou vazbu). Evidovat veškeré dodavatele školení a vzdělávacích akcí. V některých aplikacích je moţná tzv. e-learningová forma studia nebo zkoušek, kdy se pracovník vzdělává díky spuštěnému vzdělávacímu programu na svém počítači a moţnosti připojení k Internetu. 22

29 3.4.5 Modul Výběrové řízení Hlavním posláním modulu Výběrové řízení je zajistit organizační a administrativní podporu procesu, která se týká výběru nových zaměstnanců. Tento modul je nabízen buď jako samostatná komponenta, anebo často bývá obsaţen jiţ v modulu Personalistika. Nicméně by neměl chybět v nabídce produktů, které jsou pro personalistiku stěţejní. Opět je moţné se setkat s několika názvy pro jednu a tutéţ agendu; nejčastěji se však vyskytují názvy jako: Výběrové řízení, Uchazeči, Uchazeči o zaměstnání, Nábor, Recruitment. Tento modul je důleţitý nejen pro personalisty, ale i pro řídicí pracovníky, kteří tak mohou sledovat a ovlivňovat aktuální vývoj při procesu hledání nového zaměstnance. Úkolem personalisty je, aby veškerá volná místa v podniku byla obsazena vhodnými lidmi, a to za přiměřených nákladů a v ţádoucím čase. Vyuţívají přitom klíčovou funkci tohoto modulu, a sice poukazovat na volná pracovní místa, nabízet tato místa adekvátním uchazečům na pracovním trhu a popisovat poţadavky na případného kandidáta. V modulu je moţné: Vést evidenci uchazečů a jejich dokumentů (ţivotopis, motivační dopis, osobní dotazník), třídit tyto ţadatele podle zadaných kritérií. Evidovat neobsazená místa a vytvořit popis pracovního místa. Mít evidenci, plánovat etapy a zaznamenávat proces výběrového řízení, vytvářet si záznamy z pohovorů. Hodnotit uchazeče dle specifických kritérií a poţadavků, vyhodnocovat pohovory či samotné výběrové řízení. Vytvářet a upravovat databázi ţadatelů. Rozesílat hromadnou korespondenci všem ţadatelům o práci například pozvánky k výběrovým řízením, pohovorům, anebo zprávu o odmítnutí. Uvádět zdroj, z něhoţ se uchazeči o nabízeném pracovním místě dozvěděli: personální servery, tisk, webová stránka podniku, reklama v TV nebo v rozhlase, personální agentury, úřady práce atp. Archivovat údaje o ţadatelích, kteří se na výběrové řízení přihlásili kontakty na kaţdého uchazeče: telefon, ová adresa. 23

30 Některé informační systémy nabízejí přímé napojení na inzertní personální webové stránky, kde se kumulují nabídky práce a uchazeči o zaměstnání, jako je například server jobs.cz nebo sprace.cz. Díky připojení na Internet mohou firmy na tyto servery posílat elektronicky inzeráty pro výběr nového zaměstnance nebo rovnou nabízet volné pracovní místo. Na těchto webech mohou personalisté vybírat potenciální zaměstnance pro firmu Modul Systemizace 7 Je to nástroj pro vedení a plánování organizační struktury a vyobrazení základní hierarchie společnosti. Pokud výrobce nedodává samotný modul Systemizace, který je téţ označován jako Organizační struktura, Organizace, Organizace a lidé atp., je většinou tato aplikace zařazena jiţ v modulu Personalistika. V aplikaci Systemizace je moţné: Tvořit funkční místa, udrţovat přehled o veškerých pracovních pozicích, plánovat organizační strukturu firmy. Získávat přehledné informace o pracovněprávních vztazích, operativně udrţovat přehled o počtu zaměstnanců ve firmě. Formulovat požadavky na kaţdé funkční místo v oblasti: kvalifikace, vzdělání, znalostí, školení, certifikací, zdravotních prohlídek, potřebných pracovních pomůcek pro výkon určité funkce atd. Pro případ nepřítomnosti určovat jednotlivým zaměstnancům jejich zástupce. Sledovat funkční místa, znát jejich charakteristiku, mít přehled o vazbách podřízenosti a nadřízenosti. Definovat kompetence a procesy, které souvisejí s kaţdým funkčním místem. Tvorba organigramů (někdy téţ organogramů) je grafické znázornění organizační struktury konkrétní společnosti. Přímo v aplikaci je moţné tvořit organizační schéma kaţdé firmy, které se můţe (neustále) měnit. Podle nastalých situací a změn je tedy moţné organigram obměňovat. Příklad organigramu organizace je znázorněn v obrázku č Systemizace, systematizace = stanovení počtu funkčních míst s určením kvalifikace. 24

31 Některé systémy automaticky přiřadí fotografii osoby k patřičnému políčku v organigramu společnosti, která danou pozici zastává. Starší organigramy je moţné v systému archivovat. Obrázek č. 1 Organigram společnosti Zdroj: Managementmania 8 8 ([25]) 25