INTERNÍ SMĚRNICE Č. 2/2013 Poskytování cestovních náhrad. I. Úvod. II. Poskytování cestovních náhrad zaměstnancům

Transkript

1 Sportovní klub vozíčkářů Praha sídlo: Ovčárská 471, Praha 10 IČ: registrace: MVČR VSC/1-7658/91-R (dále pouze sdružení ) INTERNÍ SMĚRNICE Č. 2/2013 Poskytování cestovních náhrad Tato směrnice řeší, v návaznosti na Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb., Vyhlášku č. 504/2002 Sb., Zákon o dani z příjmu č. 586/1992 Sb., příslušná ustanovení Zákoníku práce pro oblast cestovních náhrad, stanovy sdružení a související předpisy, problematiku poskytování tuzemských a zahraničních cestovních náhrad. I. Úvod Tato směrnice upravuje podmínky pro poskytování cestovních náhrad: - zaměstnancům v zaměstnaneckém poměru (dále pouze "zaměstnanci") - dobrovolným spolupracovníkům a funkcionářům, kteří vykonávají nějakou práci pro sdružení a nejsou v zaměstnaneckém poměru (dále pouze "spolupracovníci") - hendikepovaným sportovcům, kteří se účastní sportovních akcí (dále pouze "klienti"). II. Poskytování cestovních náhrad zaměstnancům 1. Zaměstnanci jsou osoby, které pro sdružení vykonávají nějakou práci na základě pracovní smlouvy uzavřené ve smyslu 33 a násl. zákona 262/2006 Sb. - Zákoníku práce (dále pouze "ZP"). Osoby vykonávající pro sdružení nějakou práci na základě Dohod o pracovní činnosti nebo Dohod o provedení práce mají nárok na proplácení cestovních náhrad pouze v tom případě, že v dohodě je uveden závazek sdružení proplácet jim cestovní náhrady. 2. Zaměstnancům jsou propláceny cestovní náhrady dle 156 a násl. ZP při tuzemské pracovní cestě a dle 166 a násl. ZP při zahraniční pracovní cestě. Stravné při tuzemské pracovní cestě je propláceno v minimální povinné výši dle 163, odst. 1 ZP, při zahraniční pracovní cestě je zahraniční stravné poskytováno v minimální povinné výši dle 170 ZP. Kapesné není při zahraničních pracovních cestách poskytováno. 3. Sdružení, ve smyslu platných předpisů, proplácí tyto cestovní náhrady: náhrada jízdních výdajů v prokázané výši základní náhrada za použití soukromého vozidla náhrada za spotřebované pohonné hmoty stravné výdaje na ubytování nutné vedlejší výdaje, které souvisí s cestou 4. Aktuální sazby jednotlivých náhrad pro dané období Výbor sdružení zveřejňuje formou aktualizace přílohy k této interní směrnici

2 III. Poskytování cestovních náhrad spolupracovníkům Cestovní náhrady jsou spolupracovníkům propláceny pouze v případě, že je s nimi uzavřena dohoda podle 51 Občanského zákoníku, která specifikuje jednak konkrétní dobrovolnickou práci a jednak závazek sdružení této osobě proplatit cestovní náhrady. Spolupracovníkům jsou propláceny cestovní náhrady ve stejné výši jako zaměstnancům kromě stravného. IV. Poskytování cestovních náhrad klientům v souvislosti s jejich účastí na sportovních akcích 1. Cestovní náhrada je poskytována v souladu s naplňováním hlavního cíle sdružení, který má ve svých stanovách: umožnit hendikepovaným osobám provozování sportovních aktivit. 2. Cestovní náhrada není nároková a o jejím přidělení rozhoduje vedoucí příslušného sportovního oddílu nebo předseda sdružení v závislosti na finančních možnostech sdružení. 3. S klientem, kterému bude proplacena cestovní náhrada, musí být předem uzavřena dohoda podle 51 Občanského zákoníku, která specifikuje jednak konkrétní dobrovolnickou práci klienta a jednak závazek sdružení této osobě proplatit cestovní náhrady. 4. Cestovní náhrada je klientům poskytována ve stejné výši jako zaměstnancům s těmito výjimkami: - při tuzemské nebo zahraniční cestě není poskytováno stravné - náhrada za použití soukromého vozidla na tuzemské akce je stanovena jednou paušální částkou za kilometr. Výše tohoto paušálu je stanovena rozhodnutím Výboru sdružení předem minimálně na období 1 kalendářního roku. - náhrada za použití soukromého vozidla na zahraniční sportovní akce se poskytuje ve stejné výši jako zaměstnancům a spolupracovníkům. V. Cestovní zpráva, plná moc pro vyplnění CP Z cesty musí být vypracovaná cestovní zpráva. Pokud se jedné akce účastní více osob, může být jedna společná zpráva za celou akci. Klienti, pro které, vzhledem k jejich zdravotnímu stavu, by bylo vyplňování cestovních příkazů příliš obtížné (např. kvadruplegici), mohou zmocnit vedoucího, aby vyplňoval cestovní příkazy jejich jménem. Jednorázově podepíší plnou moc, jejíž vzor je v příloze k této směrnice. Tato plná moc bude založena u ekonoma sdružení. Zplnomocněný vedoucí vyplní CP za klienta, podepíše se svým jménem a k podpisu připojí poznámku "plná moc". Plnou moc mohou klienti kdykoliv zrušit oznámením ekonomovi nebo předsedovi SKV. Příspěvky na cestovní výlohy klientům, kteří vedoucímu svého oddílu podepsali plnou moc k vyplňování CP, mohou být propláceny pouze bezhotovostně na jejich bankovní účet. VI. Zahraniční cestovní příkaz Konání zahraniční cesty a výši poskytnuté zálohy v cizí měně odsouhlasuje předem předseda sdružení. Předsedovi sdružení, pokud se jedná o cestu hrazenou ze společných

3 peněz (režijní náklad), odsouhlasuje cestu některý další člen výboru sdružení[b1]. Pokud by se cesta předsedy sdružení hradila z peněz některého z oddílů, stačí souhlas vedoucího tohoto oddílu. Cestovní náhrada se proplácí v CZK. Náhrada za použití vlastního vozidla při zahraniční cestě se počítá pouze podle "vyhláškových sazeb". Valuty nakoupené v tuzemsku za účelem poskytnutí zálohy, se do účetnictví zavádějí v ceně, za jakou byly pořízeny. VII. Účtování cestovních náhrad Pro účetní doklady cestovních náhrad je v účetnictví vytvořena samostatná číselná řada. Cestovní náhrady jsou účtovány na analytický nákladový účet Cestovní náhrady. VIII. Závěr Vyplněné cestovní příkazy musí být předávány ekonomce sdružení nejpozději do konce měsíce následujícího po skončení cesty. Cestovní náhrada může být proplacena až po schválení vyúčtování ekonomkou sdružení. V odůvodněných případech může předseda SKV povolit termín pro odevzdání CP delší. Cestovní příkazy běžného roku musí být odevzdány nejpozději do 15. ledna následujícího roku, jinak nebudou proplaceny. Tato směrnice nahrazuje předchozí směrnici č. 2/2012 Tato směrnice byla odsouhlasena Výborem sdružení dne: Podpisy: Přílohy: - vzor formuláře cestovního příkazu pro zaměstnance a spolupracovníky (tuzemské i zahraniční cesty) a pro klienty ze zahraničních cest - vzor formuláře cestovního příkazu pro klienty z tuzemských cest - vzor plné moci vystavené klientem - aktuální sazby cestovních náhrad

4 Příloha ke Směrnici č. 2/ Vzor plné moci Sportovní klub vozíčkářů Praha sidlo: Ovčárská 471, Praha 10 IČ: registrace: MVČR VSC/1-7658/91-R PLNÁ MOC Zplnomocňuji vedoucího oddílu... (název oddílu) Jméno vedoucího... k vyplňování cestovních příkazů z cest, kterých se budu účastnit a na kterých budu čerpat příspěvek na náklady spojené s mou sportovní činností. Jméno klienta... Adresa... Telefon nebo mail... Bankovní spojení... Číslo OP... V Praze dne: Podpis klienta Podpis vedoucího oddílu

5 Příloha ke Směrnici č. 2/ Sazby cestovních náhrad platné pro rok 2013 Paušální částka za ujetý km v případě příspěvku na cestovní výlohy klientovi Náhrada za použití soukromého vozidla za každý ujetý kilometr - platné pro dobrovolné spolupracovníky a zaměstnance Náhrada za spotřebované pohonné hmoty - cestovatel přiloží doklad Náhrada za spotřebované pohonné hmoty - cestovatel nepřiloží doklad o nákupu pohonných hmot 2,- Kč 3,60 Kč pokud cestovatel doloží paragon za nákup pohonných hmot ne starší jak 3 měsíce před konáním cesty, tak se použije cena za 1 l pohonné hmoty z tohoto dokladu. Použije se cena stanovená vyhláškou, která pro rok 2013 činí: 91 Special 36,10 91 Normal 36,10 95 Super Natural 36,10 98 Super PLUS 38,60 Nafta 36,50