TECHNOLOGICKÉ AGENTURY ČESKÉ REPUBLIKY PRO INTERNÍ AUDIT

Transkript

1 S M Ě R N I CE TECHNOLOGICKÉ AGENTURY ČESKÉ REPUBLIKY PRO INTERNÍ AUDIT Ročník: 014 Číslo: SME-1 Vypracoval/a: Stanislav Masák MSc. Podpis Garant: Mgr. Martin Kobert Podpis Schválil/a: Ing. Rut Bízková Předseda TA ČR Datum a podpis Rozsah působnosti: Atribut zpřístupnění: Počet stran (včetně příloh): Obsah Oddělení interního auditu, předsednictvo TA ČR, kontrolní rada TA ČR stran příloh Uveden na straně směrnice Účinnost od: Účinnost do: na dobu neurčitou Interval revize: jednou ročně Tento dokument včetně všech svých příloh je výhradním duševním vlastnictvím organizace Technologická agentura ČR. Pořizování kopií tohoto dokumentu nebo jeho částí, popřípadě jeho předávání jiným osobám, bez písemného souhlasu vedení organizace není povoleno. Vytištěno: :59 1 Č. j: TACR/11651/014

2 Obsah 1. Účel a rozsah platnosti Související předpisy a procesy Definice pojmů a zkratek Role a struktura procesu Seznam rolí Struktura procesu Postup Obecná pravidla pro proces interního auditu Účel, pravomoci a odpovědnosti (standard IIA 1000) Nezávislost a objektivita (standard IIA 1100) Odbornost a náležitá profesní péče (standard IIA 100) Řízení interního auditu (standard IIA 000) Plánování interního auditu (standard IIA 010, 00, 030, 050) Zásady a postupy (IIA 040) Dohled (supervize) nad prováděním zakázky (standard 340) Popis procesu M0501 Střednědobé plánování auditů M050 Vyjádření kontrolní rady TA ČR k střednědobému plánu M0503 Projednání střednědobého plánu auditů M0504 Schválení střednědobého plánu auditů M0505 Roční plánování auditů M0506 Projednání ročního plánu auditů M0507 Schválení ročního plánu auditů M0508 Plánování a příprava auditu M0509 Vypracování programu auditu a předběžné šetření auditu M0510 Provedení auditu M0511 Vypracování návrhu závěrečné zprávy z auditu M051 Projednání závěrů z auditu M0513 Schválení závěrečné zprávy z auditu M0514 Realizace opatření k nápravě M0515 Monitorování opatření k nápravě M0516 Vypracování a předložení roční zprávy o výsledcích auditů...18 Vytištěno: :59 Č. j: TACR/11651/014

3 M0517 Vyjádření kontrolní rady TA ČR k roční zprávě o výsledcích auditů M0518 Předložení roční zprávy o výsledcích auditů M059 Projednání roční zprávy o výsledcích auditů M050 Schválení roční zprávy o výsledcích auditů M051 Předání dokumentů z auditu k uložení Mimořádný audit Poradenská činnost oddělení interního auditu Záznamy o postupu Změny dokumentu Přílohy...3 Vytištěno: :59 3 Č. j: TACR/11651/014

4 1. Účel a rozsah platnosti 1.1 Účelem této směrnice je stanovit pravidla pro provádění interního auditu v souladu s požadavky zákona č. 30/001 Sb., o finanční kontrole a s mezinárodním rámcem profesní praxe interního auditu (IPPF). 1. Směrnice upravuje proces od střednědobého plánování auditů až po zaevidování a uložení dokumentů auditu.. Související předpisy a procesy Název předpisu/procesu, na které se směrnice odkazuje Relevantní část předpisu Mezinárodní rámec profesní praxe interního auditu (IPPF) Mezinárodní standardy pro profesní praxi interního auditu (IIA) Srov. jednotlivé odkazy v této směrnici Vyhláška č. 416/004 Sb., kterou se provádí zákon č. 30/001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů Zákon č. 30/001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů Organizační řád Technologické agentury České republiky Spisový a skartační řád SME-01 Směrnice pro řízení vnitřních předpisů 3. Definice pojmů a zkratek Pojem Definice Zkratka Audit souladu Hodnocení finančního řízení a řízení operací a transakcí s cílem zjistit, do jaké míry se řídí existujícími zákony, standardy, nařízeními a závaznými předpisy. Audit trail Nástroj, který slouží ke zpětné sledovatelnosti jednotlivých kroků procesu. Vytištěno: :59 4 Č. j: TACR/11651/014

5 Audit Tracker Audit Universe Auditní orgán Auditor Auditorské zjištění Auditorský spis Auditovaný subjekt Cíle auditu pro sumarizaci výsledků auditu. Analýza rizik souhrn všech organizačních jednotek a procesů TA ČR, který auditorovi umožní posoudit, jak mohou potenciální události ovlivnit dosažení cílů organizace. Orgán zodpovědný za zajištění provádění auditů za účelem ověření účinného fungování systému řízení a kontroly programů a za vykonávání činností v souladu s čl. 17 Obecného nařízení. Tuto funkci plní pověřený útvar Ministerstva financí - odbor Auditní orgán. Osoba s prokázanými osobními vlastnostmi a odbornou způsobilostí k provádění auditu. Stav, který byl identifikován v průběhu interního auditu. Soubor dokumentů vztahující se ke konkrétnímu auditu, který kompletně dokumentuje jeho průběh. Auditorský spis je veden v listinné i elektronické podobě. Subjekt, který je vlastníkem procesu, jenž je auditován, nebo je v jiném relevantním vztahu k prověřovanému procesu (např. podpůrný proces/činnost). Pro účely provádění auditu se jím na základě konkrétní situace rozumí fyzická osoba, skupina fyzických osob nebo organizační jednotka TA ČR nebo jejich skupina. Obecně pojaté prohlášení, ve kterém se definují plánované cíle k auditu. Finanční audit Analýza hospodářské činnosti organizace pomocí hodnocení a posuzování využívajícího účetních metod. Interní audit Nezávislá, objektivně ujišťovací a poradenská činnost zaměřená na přidávání hodnoty a zdokonalování procesů TA ČR. Interní audit pomáhá organizaci dosahovat jejích cílů tím, že přináší systematický metodický přístup k hodnocení a zlepšování účinnosti systému řízení rizik, řídicích a kontrolních procesů a řízení a správy organizace. Kancelář TA ČR KaTA Mezinárodní standardy pro Součást Mezinárodního rámce profesní praxe interního auditu (IPPF). Dalšími částmi jsou Etický kodex, Vytištěno: :59 5 Č. j: TACR/11651/014

6 profesní praxi interního auditu Doporučení pro praxi, Praktické pomůcky a Stanoviska. Cílem standardů je zejména: vymezit základní principy praxe interního auditu, poskytnout rámec pro provádění a podporu širokého spektra služeb interního auditu, jež přinášejí přidanou hodnotu, vytvořit základnu pro hodnocení výkonu interního auditu, podporovat zdokonalené organizační procesy a postupy. Standardy se skládají ze Základních standardů, Standardů pro výkon interního auditu a Prováděcích standardů. Opatření k nápravě Poradenské služby Pracovní materiály Předběžné šetření Program auditu Opatření k odstranění příčiny zjištěné nesrovnalosti nebo jiné nežádoucí situace, přijímá se s cílem zabránit opětnému výskytu. Poradenská činnost a související klientské služby, jejichž charakter a rozsah jsou dohodnuty s klientem auditu (interním zákazníkem) a očekává se od nich přinášení přidané hodnoty a zdokonalení řízení a správy společnosti, řízení rizik a řídicích a kontrolních procesů, aniž by interní auditor přebíral řídicí odpovědnost. Příkladem jsou právní a jiná poradenství, podpora a školení. Klientem jsou příslušní vedoucí zaměstnanci. Závěry jsou předávány většinou formou doporučení. Dokumentují konkrétní interní audit; zaznamenávají získané údaje a analýzy během výše uvedených činností. Postup, jehož účelem je získat informace zejména o cílech procesu, struktuře procesu, rizicích procesu, zaměstnancích, informačních systémech, o kontrolních systémech a vlastním řízení procesu a požadavcích managementu (klient auditu) na výsledky/výstupy z auditu. Výstupem předběžného průzkumu je upřesněný Program auditu. Dokument, který stanoví průběh auditu a který má Vytištěno: :59 6 Č. j: TACR/11651/014

7 napomáhat při dosahování cílů auditu. Roční plán auditů Roční plán auditů upřesňuje na základě střednědobého plánu auditů rozsah, zaměření a typ interních auditů, cíle jednotlivých auditů, časové rozvržení a předpokládané požadavky na personální zdroje nutné k zajištění realizace auditů. Střednědobý auditů plán Strategický dokument, který stanovuje priority z hlediska dosavadních výsledků činnosti oddělení interního auditu i předpokládaných záměrů a cílů TA ČR. Střednědobý plán také obsahuje hlavní úkoly a činnosti oddělení interního auditu na následující tříleté období a konkrétní procesy (oblasti procesů), na které se zaměří interní audit. Technologická agentura České republiky TA ČR Ujišťovací služby Objektivní posouzení průkazného materiálu, jehož cílem je poskytnout nezávislé zhodnocení procesů řízení a správy společnosti, řízení rizik a řídicích a kontrolních systémů dané společnosti. Příkladem jsou finanční audity, audity výkonnosti, audity souladu nebo bezpečnostní audity. Vedoucí auditu interního Výsledky a závěry auditu jsou předávány po ukončení auditu ve formě závěrečné zprávy z interního auditu. Odpovídá za řízení a veškeré výstupy procesu interního auditu. 4. Role a struktura procesu 4.1. Seznam rolí Role Auditovaný subjekt Kontrolní rada TA ČR Oddělení Popis role procesu Poskytuje součinnost v průběhu provádění auditu a následně zajišťuje přijetí opatření k nápravě v požadovaném termínu. Vyjadřuje se k střednědobému plánu auditů a souhrnné roční zprávě o činnosti interního auditu, dává podněty pro další rozvoj procesů a kontrolních systémů TA ČR. Je garantem procesu interního auditu, zajišťuje plánování, provádění Vytištěno: :59 7 Č. j: TACR/11651/014

8 interního auditu Předseda TA ČR Předsednictvo TA ČR interního auditu s následným monitoringem nad procesem přijímání opatření k nápravě, poskytuje poradenské služby klientům. Schvaluje střednědobé a roční plány interního auditu, schvaluje požadavky na provedení mimořádných interních auditů, rozhoduje o odpovědnostech a termínech za realizaci opatření k nápravě v případech, kdy nebylo možné dojít ke konsensu mezi oddělením interního auditu a auditovaným subjektem. Projednává střednědobé a roční plány auditů a roční zprávy o výsledcích auditů. 4.. Struktura procesu 1) Směrnice je ekvivalentem procesu M05 Interní audit. Proces je v procesním modelu TA ČR dekomponován do následujících subprocesů, které jsou vzájemně provázány: Název subprocesu Verze M0501 Střednědobé plánování auditů M050 Vyjádření kontrolní rady TA ČR k střednědobému plánu 1 M0503 Projednání střednědobého plánu auditů M0504 Schválení střednědobého plánu auditů M0505 Roční plánování auditů M0506 Projednání ročního plánu auditů 1 M0507 Schválení ročního plánu auditů M0508 Plánování a příprava auditu M0509 Vypracování programu auditu a předběžné šetření auditu 1 M0510 Provedení auditu 1 M0511 Vypracování návrhu závěrečné zprávy z auditu 1 M051 Projednání závěrů z auditu M0513 Schválení závěrečné zprávy z auditu M0515 Realizace opatření k nápravě 1 M0516 Monitorování opatření k nápravě 1 M0517 Vypracování a předložení roční zprávy o výsledcích auditů 1 M0518 Vyjádření kontrolní rady TA ČR k roční zprávě o výsledcích auditů 1 Vytištěno: :59 8 Č. j: TACR/11651/014

9 M0519 Předložení roční zprávy o výsledcích auditů 1 M050 Projednání roční zprávy o výsledcích auditů 1 M051 Schválení roční zprávy o výsledcích auditů M05 Předání dokumentů z auditu k uložení 1 ) Mapa procesu tvoří přílohu č. 1 směrnice. 5. Postup 5.1. Obecná pravidla pro proces interního auditu Účel, pravomoci a odpovědnosti (standard IIA 1000) 1) Statut interního auditu je zakotven v organizačním řádu Technologické agentury České republiky, který popisuje účel, pravomoci a odpovědnosti interního auditu a definuje charakter ujišťovacích a poradenských služeb. Vedoucí interního auditu odpovídá za pravidelné ověřování aktuálnosti statutu interního auditu Nezávislost a objektivita (standard IIA 1100) 1) Vedoucí interního auditu je funkčně podřízený přímo předsedovi TA ČR, čímž je zajištěna organizační nezávislost na KaTA (standard IIA 1110). ) Vedoucí interního auditu postupuje nestranně a nezaujatě a vyhýbá se při interním auditu jakémukoliv střetu zájmů (standard IIA 110). 3) Dojde-li ke zdánlivému či faktickému narušení nezávislosti, je vedoucí interního auditu povinen předat podrobné informace o takové skutečnosti předsedovi TA ČR (standard IIA 1130). 4) Pokud člen týmu auditorů zjistí (kdykoliv v průběhu procesu auditu), že nemůže dodržet princip nezávislosti a objektivity, musí tuto skutečnost neprodleně ohlásit vedoucímu interního auditu s vysvětlením důvodů vedoucích k porušení výše uvedených principů. Vedoucí interního auditu důvody přezkoumá a a) člena z týmu auditorů vyloučí a stanoví, zda jej nahradí novým členem, nebo b) člena z týmu auditorů nevyloučí, což řádně odůvodní, a popřípadě stanoví konkrétní opatření. Vytištěno: :59 9 Č. j: TACR/11651/014

10 Odbornost a náležitá profesní péče (standard IIA 100) 1) Pro účely zdokonalování odbornosti a náležité profesní péče si vedoucí interního auditu průběžně prohlubuje kvalifikaci, tak aby byla plněna očekávání a cíle kladené na proces interního auditu. ) Vedoucí interního auditu předkládá předsedovi TA ČR Prohlášení vedoucího interního auditu pro daný rok, kterým stvrzuje nestrannost. F-154 Prohlášení vedoucího interního auditu pro rok XXXX tvoří přílohu č. 4 této směrnice Řízení interního auditu (standard IIA 000) 1) Vedoucí interního auditu odpovídá předsedovi TA ČR za řízení a veškeré výstupy procesu interního auditu Plánování interního auditu (standard IIA 010, 00, 030, 050) 1) Na základě analýzy rizik procesů TA ČR zajistí vedoucí interního auditu zpracování střednědobého a ročního plánu auditů. Plány určují priority činností interního auditu. Detailní postup upravují jednotlivé subprocesy popsané touto směrnicí. ) Střednědobý plán auditů má charakter strategického plánu s každoroční aktualizací na základě schválené roční zprávy o výsledcích auditů. Při aktualizaci plánu jsou také vzaty v úvahu změny v Audit Universe, změny v hodnocení míry rizik a existence nových rizik. Během tříletého období musí být zohledněno a v zásadě dodrženo pravidlo frekvence auditování rizikových oblastí. Vedoucí interního auditu zapracuje aktualizaci vycházející ze změn v rizikové analýze do ročního plánu auditů Zásady a postupy (IIA 040) 1) Vedoucí interního auditu odpovídá za průběžnou aktualizaci postupů procesu interního auditu na základě změn právní úpravy a Mezinárodního rámce profesní praxe interního auditu (IPPF). Za tímto účelem dává podněty ke změně této směrnice garantovi v souladu se směrnicí SME-01 Směrnice pro řízení vnitřních předpisů Dohled (supervize) nad prováděním zakázky (standard 340) 1) Supervize auditu je v odpovědnosti vedoucího interního auditu. Pro dostatečný Audit trail svým podpisem schvaluje všechny základní dokumenty auditorského spisu. ) Minimálně jednou za tři roky je oddělení interního auditu povinno projít ověřením činnosti Control self assessment (CSA). Vytištěno: :59 10 Č. j: TACR/11651/014

11 5.. Popis procesu M0501 Střednědobé plánování auditů 1) Vedoucí interního auditu vypracuje návrh střednědobého plánu auditů na tříleté období, který následně zpřístupní k vyjádření řediteli KaTA. F-15 Střednědobý plán auditů tvoří přílohu č. této směrnice. ) Vedoucí interního auditu zapracuje do návrhu střednědobého plánu auditů připomínky ředitele KaTA. 3) Vedoucí interního auditu předloží návrh střednědobého plánu k vyjádření Kontrolní radě TA ČR nejpozději do 30. listopadu posledního roku z tříletého intervalu M050 Vyjádření kontrolní rady TA ČR k střednědobému plánu 1) Kontrolní rada TA ČR předložený střednědobý plán auditů posoudí a vyjádří se k němu z pohledu závěrů provedených kontrol. ) Vedoucí interního auditu je povinen vyjádření kontrolní rady TA ČR v návrhu střednědobého plánu auditů vzít v úvahu, pokud toto vyjádření neomezuje principy a cíle interního auditu M0503 Projednání střednědobého plánu auditů 1) Střednědobý plán auditů předloží spolu s vyjádřením kontrolní rady TA ČR vedoucí interního auditu k projednání předsednictvu TA ČR tak, aby byl střednědobý plán projednán a schválen nejpozději do 15. ledna prvního plánovaného roku z tříletého intervalu. ) Předsednictvo TA ČR střednědobý plán auditů projedná a doporučí ke schválení, popřípadě vrátí vedoucímu interního auditu k dopracování. 3) Pokud byl střednědobý plán auditů vrácen k dopracování, je vedoucí interního auditu povinen připomínky předsednictva TA ČR vypořádat a aktualizovaný návrh střednědobého plánu auditů opakovaně předložit k projednání M0504 Schválení střednědobého plánu auditů 1) Projednaný střednědobý plán auditů je po vypořádání připomínek předsednictva TA ČR podpisem předsedy TA ČR schválen a předán vedoucímu interního auditu. Vytištěno: :59 11 Č. j: TACR/11651/014

12 ) Schválený střednědobý plán auditů rozešle vedoucí interního auditu členům předsednictva TA ČR, řediteli KaTA, všem ředitelům sekcí a na vědomí také kontrolní radě TA ČR M0505 Roční plánování auditů 1) Na základě střednědobého plánu auditů, doplněného o zjištění vycházející z aktuálně provedené analýzy, rizik vedoucí interního auditu vypracuje návrh ročního plánu interního auditu, který zpřístupní k připomínkám řediteli KaTA. F-153 Roční plán auditů tvoří přílohu č. 3 směrnice. ) Ředitel KaTA posoudí návrh ročního plánu auditů a sdělí vedoucímu interního auditu své připomínky. 3) Vedoucí interního auditu zapracuje do návrhu ročního plánu auditů připomínky ředitele KaTA M0506 Projednání ročního plánu auditů 1) Návrh ročního plánu auditů předloží vedoucí interního auditu předsednictvu TA ČR k projednání v takovém předstihu, aby byl roční plán auditů projednán a schválen nejpozději do15. února plánovaného období. ) Předsednictvo TA ČR roční plán auditů projedná a doporučí ke schválení, popřípadě vrátí vedoucímu interního auditu k dopracování. 3) Pokud byl roční plán auditů vrácen k dopracování, je vedoucí interního auditu povinen připomínky předsednictva TA ČR vypořádat a aktualizovaný návrh ročního plánu auditů opakovaně předložit k projednání M0507 Schválení ročního plánu auditů 1) Projednaný roční plán auditů je po vypořádání připomínek předsednictva TA ČR podpisem předsedy TA ČR schválen a předán vedoucímu interního auditu ) Schválený roční plán auditů rozešle vedoucí interního auditu členům předsednictva TA ČR, řediteli KaTA a všem ředitelům sekcí. 3) Vedoucí interního auditu předkládá roční plán auditů na vědomí kontrolní radě TA ČR. Vytištěno: :59 1 Č. j: TACR/11651/014

13 5..8. M0508 Plánování a příprava auditu 1) V návaznosti na schválený roční plán auditů naplánuje vedoucí interního auditu provedení interního auditu. ) Pro potřeby provedení auditní zakázky může vedoucí interního auditu po dohodě s předsedou TA ČR vytvořit tým auditorů. Tým auditorů musí být schopen provést audit kvalifikovaně, profesionálně a v souladu s mezinárodními standardy pro profesní praxi interního auditu. 3) Vedoucí interního auditu při sestavování týmu auditorů volí členy týmu auditorů tak, aby zajistil nezávislé a objektivní provedení auditu. Všichni externí členové týmu auditorů vyplní a podepíší Prohlášení auditora o nezávislosti a odbornosti. Interní auditor podepíše Prohlášení pro daný kalendářní rok, přizvaná osoba podepíše Prohlášení pouze k auditu, jehož se účastní. F-155 Prohlášení auditora o nezávislosti a odbornosti tvoří přílohu č. 5 této směrnice. 4) Vedoucí interního auditu vypracuje pověření k provedení auditu, které následně předloží ke schválení předsedovi TA ČR. F-156 Pověření k provedení auditu tvoří přílohu č. 6 této směrnice. 5) Předseda TA ČR předložené pověření k provedení auditu schválí nebo vrátí k přepracování. 6) Vedoucí interního auditu odpovídá za založení kontrolního seznamu auditu. Kontrolní seznam auditu slouží k Audit trail. F-157 Kontrolní seznam auditu tvoří přílohu č. 7 této směrnice. 7) Zároveň vedoucí interního auditu založí auditorský spis, do kterého se budou následně shromažďovat veškeré dokumenty související s provedením auditu, např.: záznamy z předchozích auditů, výsledky externích auditů, výsledky monitorování, výsledky kontrol, související dokumentace apod M0509 Vypracování programu auditu a předběžné šetření auditu 1) Vedoucí interního auditu na základě úvodních informací vypracuje program auditu, mezi jehož náležitosti patří zejména: a) název auditu, b) typ auditu, c) předmět auditu, d) cíle auditu, e) výstupy auditu, Vytištěno: :59 13 Č. j: TACR/11651/014

14 f) prověřované oblasti (rozsah auditu), g) auditovaný subjekt, h) tým auditorů, i) kroky, jak dosáhnout cíle auditu, j) rizika prověřované oblasti, k) požadovanou dokumentaci k auditu, l) časový plán, m) další doplňující informace. F-158 Program auditu tvoří přílohu č. 8 této směrnice. ) Vedoucí interního auditu zahájí předběžné šetření, nebo stanoví, že předběžné šetření nebude provedeno. Ve druhém případě je program považován za konečný. 3) Vedoucí interního auditu informuje vhodnou a prokazatelnou formou (např. em) vedoucího zaměstnance za auditované subjekty o zahájení předběžného šetření. Tito vedoucí zaměstnanci jsou povinni poskytnout adekvátní součinnost při provádění předběžného šetření v rámci auditu. 4) Vedoucí interního auditu provede předběžné šetření. O průběhu a výsledcích předběžného šetření musí být vedeny záznamy, které jsou součástí auditorského spisu. 5) V případě, že bylo provedeno předběžné šetření, zohlední vedoucí interního auditu jeho výstupy při finalizaci programu auditu. 6) Vedoucí interního auditu po předběžném šetření potvrdí svým podpisem první list kontrolního seznamu auditu (ukončení fáze plánování). 7) Vedoucí interního auditu předloží vypracovaný program auditu ke schválení předsedovi TA ČR. 8) Předseda TA ČR předložený program auditu schválí nebo jej vrátí k dopracování vedoucímu interního auditu. 9) Pokud byl program auditu vrácen k dopracování, vedoucí interního auditu připomínky předsedy TA ČR vypořádá a aktualizovaný program auditu opakovaně předloží ke schválení M0510 Provedení auditu 1) Vedoucí interního auditu vypracuje a prokazatelným způsobem zašle (např. em, osobně) vedoucím zaměstnancům auditovaných subjektů oznámení o provedení auditu Vytištěno: :59 14 Č. j: TACR/11651/014

15 tak, aby auditovaný subjekt obdržel oznámení minimálně 3 pracovní dny před zahájením auditu. F-159 Oznámení o provedení auditu tvoří přílohu č. 9 této směrnice. ) Pokud je audit prováděn v týmu auditorů, pak vedoucí interního auditu odpovídá za přidělení rolí jednotlivým členům v rámci auditu, zároveň přidělí úkoly k identifikaci informací. Informace by měly být shromážděny o všech záležitostech souvisejících s cíli a rozsahem auditu; musí být dostatečné, spolehlivé, relevantní a užitečné (standard IIA 310). 3) Vedoucí interního auditu svolá úvodní schůzku s vedoucími zaměstnanci auditovaných subjektů. Cílem úvodní schůzky je seznámení se s programem auditu. 4) Vedoucí interního auditu si vyžádá předložení všech vypracovaných dokumentů (např. předpisů, záznamů z prováděných činností apod.) a dalších relevantních materiálů. Vedoucí interního auditu analyzuje dokumenty (související záznamy) tak, aby výstupy z této analýzy přispěly k naplnění cílů auditu. 5) Vedoucí interního auditu podkladové materiály vyhodnotí a provede audit postupem, jež je navržen v programu auditu, včetně případného místního šetření, a používá přitom techniky a prostředky, které vychází ze zaměření auditu a jsou nezbytné pro specifický program nebo činnost, která je prověřována. Vedoucí interního auditu je povinen použít takové techniky, které zabezpečí požadované výsledky (např. prověrku, inspekci, posuzování a posudek), a v jejich rámci využívá dílčí kontrolní postupy (např. pozorování, prohlídky, obhlídky, interview-řízený rozhovor s pracovníkem, přezkoumání, vyzkoušení a ověřování) a popřípadě požaduje provedení kontrolního měření, zkoušky či testu. Auditovaný subjekt je povinen poskytnout veškerou požadovanou součinnost. Vedoucí interního auditu zaznamenává svá zjištění do Záznamového listu auditu. F-160 Záznamový list auditu tvoří přílohu č. 10 této směrnice M0511 Vypracování návrhu závěrečné zprávy z auditu 1) Vedoucí interního auditu vyhodnotí podkladové materiály, záznamové listy a ujistí se, že získal všechny důležité informace pro zpracování závěrů. ) V případě, že je dostatek informací, vedoucí interního auditu vypracuje na základě výsledků vyhodnocení podkladových materiálů a záznamových listů návrh Závěrečné zprávy provedeného auditu. Pravidla pro zpracování Závěrečné zprávy z auditu vycházejí z obecných požadavků na obsah auditních zpráv vymezených v Mezinárodních standardech pro profesní praxi interního auditu (IPPF) č. 40. Závěrečná zpráva z auditu obsahuje zejména: a) Kritéria vymezení daného procesu, jak se má správně činnost realizovat; b) Stav jak se činnost skutečně realizuje; c) Zjištění viz bod 4; Vytištěno: :59 15 Č. j: TACR/11651/014

16 d) Příčina proč došlo k odchylce od kritérií; e) Důsledek (riziko) co se stalo, nebo co by se mohlo stát, když stav neplní kritéria; f) Doporučení jak se má náprava uskutečnit a jak se má odstranit příčina názor vedoucího interního auditu. F-161 Závěrečná zpráva z auditu tvoří přílohu č. 11 této směrnice. 3) V případě, že není dostatek informací ke zpracování závěrů, určí vedoucí interního auditu postup pro došetření, resp. doplnění informací. 4) Zjištění jsou v Závěrečné zprávě z auditu vždy kategorizovány dle míry závažnosti. Závažnost určuje vedoucí interního auditu. Kategorie míry závažnosti zjištění jsou tyto: a) Míra závažnosti 4 systémová selhání, nedostatky a výskyt velkého počtu opakovaných neshod konkrétního procesu, které mají zásadní dopad na realizaci předpokládaných záměrů a cílů TA ČR. K tomuto zjištění je třeba přijmout okamžité opatření k nápravě pro zmírnění souvisejících rizik. b) Míra závažnosti 3 zjištění, která mají významný dopad na realizaci předpokládaných záměrů a cílů TA ČR. K tomuto zjištění je třeba přijmout opatření k nápravě v termínu nejdéle do 1 kalendářního měsíce. c) Míra závažnosti zjištění, která mají významný dopad na nejdůležitější procesy auditovaného subjektu. K tomuto zjištění je třeba přijmout opatření k nápravě v termínu nejpozději do tří kalendářních měsíců. d) Míra závažnosti 1 jednotlivá nebo nahodilá pochybení, která nemají významný dopad na nejdůležitější procesy auditovaného subjektu. Termín pro přijetí opatření je na uvážení vedoucího interního auditu. Mimo zjištění může vedoucí interního auditu do závěrečné zprávy z auditu uvést: Pozorování jde o doporučení ke konkrétnímu procesu, u kterého vedoucí interního auditu uvede příležitosti pro možné zlepšení nebo zefektivnění procesu. K pozorování nemusí odpovědný zástupce auditovaného subjektu přijmout opatření k nápravě. Postupy nejlepší praxe - jde o komentář ke konkrétnímu procesu, u kterého vedoucí interního auditu vyhodnotí nastavené postupy jako vysoce efektivní v porovnání s ostatními auditovanými subjekty nebo v porovnání s best practice daného oboru. Vytištěno: :59 16 Č. j: TACR/11651/014

17 5) Shrnutí závěrů interního auditu zpracuje vedoucí interního auditu do souhrnného přehledu Audit Tracker, který tvoří přílohu závěrečné zprávy z auditu. F-16 Audit Tracker tvoří přílohu č. 1 této směrnice M051 Projednání závěrů z auditu 1) Vedoucí interního auditu projedná návrh Závěrečné zprávy z auditu s vedoucím zaměstnancem auditovaného subjektu a ředitelem příslušné sekce, který si může k projednání přizvat další zaměstnance (standard IIA 440 a 600). Účelem projednání je eliminovat všechna nedorozumění či špatné výklady. Tito přizvaní zaměstnanci mají příležitost objasnit zjištěné nesrovnalosti a vyjádřit svůj názor na závěry a doporučení vedoucího interního auditu. Zároveň se odsouhlasí termíny a osoby odpovědné za opatření k nápravě. Ve výjimečných případech lze nápravná opatření nastavit až po ukončení auditu a v Závěrečné zprávě z auditu je neuvádět, termíny a osoby odpovědné za opatření k nápravě určuje v tomto případě předseda TA ČR M0513 Schválení závěrečné zprávy z auditu 1) Vedoucí interního auditu předloží návrh závěrečné zprávy z auditu ke schválení předsedovi TA ČR. ) Předseda TA ČR návrh závěrečné zprávy z auditu schválí, popřípadě vrátí vedoucímu interního auditu k došetření. 3) Pokud byl návrh závěrečné zprávy vrácen k došetření, je vedoucí interního auditu povinen aktualizovaný návrh závěrečné zprávy z auditu opakovaně předložit ke schválení. 4) Po schválení závěrečné zprávy předsedou TA ČR rozešle ( em) vedoucí interního auditu závěrečnou zprávu ve formátu pdf. na vědomí vedoucím zaměstnancům auditovaných subjektů a vedoucím příslušné sekce dle rozdělovníku M0514 Realizace opatření k nápravě 1) Schválená Závěrečná zpráva z auditu je závazným dokumentem pro všechny vedoucí zaměstnance auditovaného subjektu zapojené do jejího vypořádání a vedoucí zaměstnanci auditovaného subjektu na sebe tímto berou odpovědnost za důsledky plynoucí z nedostatečného vypořádání jednotlivých zjištění z auditu. Na základě schválené Závěrečné zprávy z auditu vyhotoví ke každému zjištění identifikovanému v průběhu auditu vedoucí interního auditu Protokol o zjištění z auditu, prostřednictvím kterého se řídí celý životní cyklus realizace opatření k nápravě. Formulace zjištění musí být řádně podložena objektivními důkazy. F-163 Protokol o zjištění z auditu tvoří přílohu č. 13 této směrnice. Vytištěno: :59 17 Č. j: TACR/11651/014

18 ) Vypracovaný Protokol o zjištění z auditu zašle em vedoucí interního auditu vedoucímu zaměstnanci auditovaného subjektu. 3) Vedoucí zaměstnanec auditovaného subjektu definuje opatření k nápravě, termín a odpovědnost za realizaci. Tyto informace zaznamená do protokolu o zjištění z auditu. 4) Vedoucí zaměstnanec auditovaného subjektu Protokol o zjištění z auditu vytiskne, podepíše a předá vedoucímu interního auditu pro následný monitoring opatření k nápravě. 5) Vedoucí interního auditu doplní informace z protokolu o zjištění z auditu do formuláře Audit Tracker M0515 Monitorování opatření k nápravě 1) Vedoucí interního auditu provádí dle termínů uvedených v Protokolech o zjištění z auditu prostřednictvím formuláře Audit Tracker monitoring nastavených opatření k nápravě (standard IIA 500). Monitoring opatření se zaměřuje na to, zda: a) Nastavené opatření k nápravě bylo realizováno; b) Realizované opatření k nápravě bylo dostatečně efektivní- při následném auditu by se měl vedoucí interního auditu přesvědčit, že byla učiněna opatření k nápravě a že přináší očekávané výstupy. ) V případě, kdy vedoucí interního auditu zjistí, že aplikovaná opatření k nápravě nejsou efektivní, nebo nejsou aplikována, projedná tuto záležitost s odpovědným vedoucím zaměstnancem auditovaného subjektu, který zajistí řešení této situace. 3) Pokud je opatření k nápravě realizováno bez připomínek, doplní vedoucí interního auditu Protokol o zjištění z auditu výsledkem ověření realizace opatření k nápravě a protokol formálně podpisem uzavře. Zároveň zaktualizuje Audit Tracker. 4) Vedoucí interního auditu průběžně informuje na poradách vedení o stavu naplňování/nenaplňování opatření k nápravě M0516 Vypracování a předložení roční zprávy o výsledcích auditů 1) Na základě výstupů z realizovaných auditů vypracuje vedoucí interního auditu v souladu s příslušným ustanovením zákona č. 30/001 Sb., o finanční kontrole a vyhlášky č. 416/004 Sb., kterou se provádí zákon č. 30/001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, vyhlášky č. 0/013 Sb., o požadavcích na schvalování účetních závěrek některých vybraných účetních jednotek Roční zprávu o výsledcích auditů. Roční zpráva o výsledcích auditů obsahuje zejména tyto body: Vytištěno: :59 18 Č. j: TACR/11651/014

19 a) Vyhodnocení kvality vnitřního kontrolního systému a prověřovaných procesů, b) Analýzu výskytu závažných nedostatků ve fungování vnitřního kontrolního systému a prověřovaných procesů, c) Doporučení vedoucímu zaměstnanci auditovaného subjektu ke zkvalitnění a další optimalizaci procesů, d) Vyhodnocení průběžného plnění opatření k nápravě. Při zpracování tohoto vyhodnocení jsou vedoucí zaměstnanci auditovaných subjektů povinni poskytovat adekvátní součinnost. F-164 Roční zpráva o výsledcích auditů tvoří přílohu č. 14 této směrnice. ) Vypracovaný návrh roční zprávy o výsledcích auditů zpřístupní vedoucí interního auditu k připomínkám řediteli KaTA a všem vedoucím zaměstnancům auditovaných subjektů. 3) Ředitel KaTA a vedoucí zaměstnanci auditovaných subjektů jsou povinni sdělit své připomínky k Roční zprávě o výsledcích interního auditu. 4) Vedoucí interního auditu tyto připomínky následně vypořádá. 5) Po vypořádání připomínek zajistí vedoucí interního auditu zaslání roční zprávy o výsledcích auditů kontrolní radě TA ČR k vyjádření M0517 Vyjádření kontrolní rady TA ČR k roční zprávě o výsledcích auditů 1) Kontrolní rada TA ČR se vyjadřuje k předložené zprávě za daný kalendářní rok (zpětná vazba kontrolního orgánu). Ve svém vyjádření zohlední kontrolní rada TA ČR také případné výstupy z provedených kontrol na TA ČR. ) Vedoucí interního auditu zapracuje podněty kontrolní rady TA ČR obsažené ve vyjádření k Roční zprávě o výsledcích auditů M0518 Předložení roční zprávy o výsledcích auditů 1) Vedoucí interního auditu předloží vyjádření kontrolní rady TA ČR a Roční zprávu o výsledcích auditů se zapracovanými podněty kontrolní rady TA ČR k projednání předsednictvu TA ČR M059 Projednání roční zprávy o výsledcích auditů 1) Předsednictvo TA ČR předloženou roční zprávu o výsledcích auditů posoudí, zejména z pohledu dlouhodobé strategie a kontextu vyjádření kontrolní rady TA ČR a doporučí ke Vytištěno: :59 19 Č. j: TACR/11651/014

20 schválení, případně vrátí vedoucímu interního auditu k dopracování. Předsednictvo TA ČR si může vyžádat doplnění prioritních oblasti na další období. ) Pokud byla roční zpráva o výsledcích auditů vrácena k dopracování, je vedoucí interního auditu povinen připomínky předsednictva TA ČR vypořádat a aktualizovanou roční zprávu opakovaně předložit k projednání M050 Schválení roční zprávy o výsledcích auditů 1) Projednaná roční zprávy o výsledcích auditů je po vypořádání připomínek předsednictva TA ČR podpisem předsedy TA ČR schválena a předána vedoucímu interního auditu ) Vedoucí interního auditu zašle schválenou roční zprávu o výsledcích auditů odpovědnému pracovníkovi, který má na starosti zasílání Ročních zpráv o výsledcích finančních kontrol M051 Předání dokumentů z auditu k uložení 1) Vedoucí interního auditu doplní veškeré dokumenty z provedeného auditu, zkompletuje auditorský spis, který předá podatelně TA ČR k uložení. ) Vedoucí interního auditu předává podatelně TA ČR schválené střednědobé a roční plány auditů a schválené roční zprávy o výsledcích auditů Mimořádný audit 1) Při vytváření ročního plánu interního auditu musí být zohledněna časová rezerva pro zařazení mimořádných auditů. ) Ve zvláště odůvodněných případech může vedoucí interního auditu na základě svého podnětu, obdrženého podnětu od vedoucích zaměstnanců nebo na vyžádání předsedy TA ČR operativně zařadit mimořádný audit nad rámec schváleného ročního plánu interního auditu. 3) Realizaci mimořádného auditu vždy schvaluje předseda TA ČR. 4) Při provádění mimořádného auditu se postupuje podle článků 5..6 až této směrnice obdobně Poradenská činnost oddělení interního auditu 1) Oddělení interního auditu v souladu se statutem interního auditu provádí poradenské činnosti. Poradenská činnost představuje dva druhy poradenství: Vytištěno: :59 0 Č. j: TACR/11651/014

21 a) Formální poradenská činnost realizovaná v návaznosti na roční plán interního auditu nebo ad-hoc poradenství vyžádané ze strany vedoucích zaměstnanců TA ČR; b) Neformální poradenská činnost- zahrnuje odpovídání na dotazy zaměstnanců TAČR k oblasti řešené interním auditem. ) Poradenská činnost se poskytuje zejména v následujících oblastech: Účasti oddělení interního auditu v pracovních týmech; Aktualizaci vnitřních předpisů; Řízení rizik procesů v TA ČR; Nastavování kritérií a indikátorů výkonnosti procesů apod.; Nastavení opatření z interních a externích kontrol; atd. 3) Rozsah poradenské činnosti bude zohledněn vždy při ročním plánování interního auditu a neměl by v běžných podmínkách přesahovat 0 % rozsahu činností interního auditu. 4) Vedoucí interního auditu má právo odmítnout provedení poradenské činnosti v případě, že: a) je v rozporu s předpokládanými záměry a cíli TA ČR, nepřidává hodnotu a nezlepšuje pracovní postupy TA ČR, b) je v rozporu s nezávislostí vedoucího interního auditu nebo jde o běžnou provozní činnost v odpovědnosti příslušných vedoucích zaměstnanců, nebo c) by došlo k omezení zdrojů, které by mělo významný dopad na plnění cílů interního auditu. 5) Formální poradenská činnost je založena na principu dohody mezi vedoucím oddělení (klientem auditu) a vedoucím interního auditu. 6. Záznamy o postupu Název záznamu Úložné místo/odpovědnost Forma Střednědobý plán auditů Spisovna Fyzická (papír) Roční plán auditů Spisovna Fyzická (papír) Vytištěno: :59 1 Č. j: TACR/11651/014

22 Prohlášení interního auditora pro rok Spisovna Fyzická (papír) Prohlášení auditora o nezávislosti a odbornosti Spisovna Fyzická (papír) Pověření k provedení auditu Auditorský spis - Spisovna Fyzická (papír) Kontrolní seznam auditu Auditorský spis - Spisovna Fyzická (papír) Program auditu Auditorský spis - Spisovna Fyzická (papír) Oznámení o provedení auditu Auditorský spis - Spisovna Fyzická (papír) Záznamový list auditu Auditorský spis - Spisovna Fyzická (papír) Závěrečná zpráva z auditu Auditorský spis - Spisovna Fyzická (papír) Audit Tracker Auditorský spis - Spisovna Fyzická (papír) Protokol o zjištění z auditu Auditorský spis - Spisovna Fyzická (papír) Roční zpráva o výsledcích auditů Spisovna Fyzická (papír) 7. Změny dokumentu Verze Popis změny dokumentu 1 Implementace standardizovaného procesu. Byly odstraněny některé dílčí záležitosti týkající se ESIF Byly provedeny změny související se změnami organizační struktury Vytištěno: :59 Č. j: TACR/11651/014

23 8. Přílohy Číslo ID Název Verze Typ Mapa procesu Struktura procesu v SW ARPO Atribut zpřístupnění F-15 Střednědobý plán auditů 3 F-153 Roční plán auditů 4 F-154 Prohlášení vedoucího interního auditu pro rok 5 F-155 Prohlášení auditora o nezávislosti a odbornosti 6 F-156 Pověření k provedení auditu 7 F-157 Kontrolní seznam auditu 8 F-158 Program auditu 9 F-159 Oznámení o provedení auditu 10 F-160 Záznamový list auditu 11 F-161 Závěrečná zpráva z auditu 1 F-16 Audit Tracker 13 F-163 Protokol o zjištění z auditu 14 F-164 Roční zpráva o výsledcích auditů Vytištěno: :59 3 Č. j: TACR/11651/014