AUTOMATICKÉ ZPRACOVÁNÍ DOKUMENTŮ. pro začátečníky

Rozměr: px

Začít zobrazení ze stránky:

Download "AUTOMATICKÉ ZPRACOVÁNÍ DOKUMENTŮ. pro začátečníky"

Matěj Esterka
před 8 lety
Počet zobrazení:

3 O autorovi Viktor Mečiar IT Manager Viktor je zodpovědný za rozvoj a implementaci softwarových řešení pro Accace Group. Accace má 7 poboček a dobře zavedenou evropskou síť partnerů. Poskytuje komplexní finanční outsourcing a poradenské služby v oblasti účetnictví, mezd a personalistiky, daní, práva a korporátních služeb..

Accace Group. Accace má 7 poboček a dobře zavedenou evropskou síť partnerů.

4 Účetnictví v cloudu Automatické zpracování faktur Vytěžování dat LÁKAJÍ VÁS TYTO TRENDY?

5 Na první pohled se zdá být zřejmé, že pokud nahradíme manuální přepisování faktur či jiných dokumentů prostřednictvím digitalizace a automatického vytěžování dat, budeme šetřit peníze, pracovat rychleji a budeme tedy efektivnější v každém ohledu. NICMÉNĚ, JE TO OPRAVDU TAK?

a automatického vytěžování dat, budeme šetřit peníze, pracovat

6 Podívejte se na naši krátkou příručku a položte si následující důležité otázky, ještě předtím, než se pustíte do vytěžování dat.

7 1. Jsou Vaši dodavatelé dostatečně sofistikovaní? Jsou faktury od Vašich dodavatelů vytištěné na nekvalitním papíru? Mají tyto faktury různou barevnou kombinaci pozadí, textu a loga? V případě, že jste odpověděli na výše uvedené otázky kladně, tak je šance na plnou automatizaci vytěžených dat z těchto dokumentů nízká. Zároveň je nutné počítat s časem potřebným na ruční roztřídění dokladů, jejich oddělování, případně nalepování čárových kódů. Riziko chyb zvyšuje i zapojený lidský faktor.

V případě, že jste odpověděli na výše uvedené otázky kladně, tak je šance na plnou automatizaci vytěžených dat z těchto

8 Buďte o krok napřed! Aby bylo možné se zbavit neočekávaných nákladů nebo ztrát, musíte se dostat do samého počátku procesu a dohodnout s dodavateli, aby Vám poslali elektronickou fakturu - buď v nestrukturovaných PDF nebo ideálně ve formátu EDI. Pozor: Evropská unie podporuje využívání elektronické fakturace při přeshraničních transakcích.

počátku procesu a dohodnout s dodavateli, aby Vám poslali elektronickou fakturu - buď

9 2. Jak můžeme zjednodušit proces? Důležité je vědět, která data z faktur či dokumentů skutečně potřebujete vytěžit. Potřebujete jen údaje z hlavičky faktury nebo i některé řádky? Obecně platí, že není moc efektivní vytěžovat všechna data. Zaměřte se pouze na data, která opravdu potřebujete - pro Váš účetní systém nebo reporty.

Potřebujete jen údaje z hlavičky faktury nebo i některé řádky?

10 Stanovte si jasný cíl! Stanovte si jasný cíl, co od vytěžování dat očekáváte. Chcete ušetřit náklady, čas nebo chcete vyřešit elektronické schvalování nákupů či jinou oblast? To vše má vliv na konečné řešení! Pokud je Vaším primárním cílem schvalovací proces, vytěžování dokladů může být spíše přítěží; schvalování vyřešte radši jednoduchou digitalizací a manuálním přepisem 2-3 základních polí.

11 3. Potřebujete více než OCR (automatické rozpoznání textu)? Připravte se na to, že úspěšnost vytěžení jednotlivých opakujících se dokladů může být vždy jiná. Na vytěžení papírových dokladů působí mnoho faktorů, jako například: kvalita papíru čistota skenovacího zařízení nové požadavky na vytěžování polí legislativní změny (např. nová úroveň DPH)

12 Outsourcujte! Pokud se rozhodnete pro elektronické zpracování papírových faktur či jiných dokladů, máte v podstatě 2 možnosti. Dražší možností je zakoupení vlastního OCR softwaru, levnější je zabezpečení této služby externím dodavatelem. V rámci outsourcingu Vám dodavatel zabezpečí komplexní služby související s vytěžováním dokladů včetně třídění, lepení čárových kódů, skenování, doplnění potřebných údajů a archivace a dokáže Vám zabezpečit přístup ke zpracovaným datům již 24 hodin od jejich doručení.

V rámci outsourcingu Vám dodavatel zabezpečí komplexní služby související s vytěžováním dokladů včetně třídění, lepení

13 ZÁVĚR

14 Fungujte bezpapírově - ale opravdu bezpapírově! Papírové doklady postupně mizí z našeho života a bude tomu tak i nadále. Nasvědčuje tomu i legislativa, která postupně přestává papírové dokumenty striktně vyžadovat. Ideálním řešením je tedy kompletní přechod z "papírového" řešení přímo na EDI, ISDOC či self billing. Bude to určitě krok správným směrem a dlouhodobě nejlepší řešení.

Nasvědčuje tomu i legislativa, která postupně přestává papírové dokumenty striktně vyžadovat.

15 Chceme Vám pomoct nastartovat Váš byznys! Kontaktujte nás! Kontaktujte nás a společně zjistíme, jak Vám můžeme O TULIP pomoci!

Podobné dokumenty

DMS - řízená dokumentace, archiv a co dále? ICT ve zdravotnictví 2014

DMS - řízená dokumentace, archiv a co dále? ICT ve zdravotnictví 2014 Praha 17.09.2014 Jiří Voves Proč otazník v názvu přednášky? Nové technologie Nové přístrojové vybavení Nové postupy Nová data Data