MANAGEMENT, ZAVÁDĚNÍ A INOVACE INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ (OTÁZKY 7-12)

Transkript

1 MANAGEMENT, ZAVÁDĚNÍ A INOVACE INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ (OTÁZKY 7-12) 7. K čemu slouží SWOT analýza? Uveďte konkrétní příklad vytvoření SWOT analýzy. 8. Uveďte druhy plýtvání v administrativních procesech včetně konkrétních příkladů. 9. Co to je Kaizen? 10. Uveďte základní zásady uplatňované v rámci strategie Kaizen. 11. Proveďte srovnání zásad Kaizen a inovací. 12. Popište základní principy agilního projektového řízení. Co to je Scrum? Vypracovali: TEREZA LACINOVÁ (vedoucí práce, tvorba prezentace) EDITA JANČOVÁ (otázka 7+8) KATEŘINA PELIKÁNOVÁ (otázka 9+10) ONDŘEJ RUBEŠ (otázka 11+12) 0

2 Obsah Obsah K čemu slouží SWOT analýza? Uveďte konkrétní příklad vytvoření SWOT analýzy SWOT ANALÝZA... 2 ÚKOL SWOT ANALÝZY... 2 PROVÁDĚNÍ SWOT ANALÝZY... 3 NEJČASTĚJŠÍ SPOJENÍ... 3 PŘÍKLAD SWOT ANALÝZY V PRAXI Uveďte druhy plýtvání v administrativních procesech včetně konkrétních příkladů... 4 NEJČASTĚJŠÍ DRUHY PLÝTVÁNÍ NADPRODUKCE ZBYTEČNÉ PROCESY NADMĚRNÁ MANIPULACE NADBYTEČNÉ ZÁSOBY ZBYTEČNÉ POHYBY CHYBY A OPRAVY ČEKÁNÍ NEVYUŽITÍ ZNALOSTÍ Co to je Kaizen?... 5 HLAVNÍ ÚČEL FILOZOFIE KAIZEN... 5 PĚT ZÁKLADNÍCH ELEMENTŮ KAIZENU... 6 MUDA... 7 SEDM ZÁKLADNÍCH MUDA (PLÝTVÁNÍ) VE VÝROBNÍM PROCESU Uveďte základní zásady uplatňované v rámci strategie Kaizen ZÁKLADNÍ ZÁSADY SYSTÉMU KAIZEN Proveďte srovnání zásad Kaizen a inovací SROVNÁNÍ Popište základní principy agilního projektového řízení. Co to je Scrum?... 9 AGILNÍ PROJEKTOVÉ ŘÍZENÍ... 9 SCRUM... 9 SCRUM MEETINGY Zdroje

3 7. K čemu slouží SWOT analýza? Uveďte konkrétní příklad vytvoření SWOT analýzy. SWOT ANALÝZA SWOT analýza je základní nástroj převážně strategického managementu, ale také reklamy, PR a mnoha dalších oborů. SWOT je zkratka složená z počátečních písmen anglických slov, které v překladu znamenají S = silné stránky, W = slabé stránky, O = příležitosti, T = hrozby. Silné a slabé stránky jsou potom řazeny do tzv. interní analýzy, jelikož jsou to prvky definované vnitřními vlivy (kapitál, zkušenosti, vybavení, kapacita). Příležitosti a hrozby se řadí do tzv. externí analýzy, ikdyž jsou z velké míry ovlivňovány faktory interními. Firma totiž může ovlivnit, jaké budou na trhu příležitosti (vytváří je) a může aktivně předcházet hrozbám. ÚKOL SWOT ANALÝZY SWOT analýza je výborný koučovací nástroj, který prostřednictvím čtyř položek donutí důkladně přemýšlet o tom, co ovlivňuje vaše podnikání. SWOT analýza je převážně při přípravě nebo změně strategie společnosti, protože umožňuje jednoduše, stručně a přehledně popsat situaci, ve které se firma nachází. SWOT analýza se však stejně tak dá využít i pro méně rozsáhlé aplikace přípravu strategie dílčího projektu, přípravu strategie pro vítězství v soutěži či výběrovém řízení, strategie bitvy, lékařské strategie, atd. SWOT analýza je zkrátka univerzální nástroj, pro který v zásadě neplatí žádná pravidla, jen vás má donutit přemýšlet. 2

4 PROVÁDĚNÍ SWOT ANALÝZY Nalezení jednotlivých prvků do kolonek S, W, O a T není jednoduché. Při hledání jednotlivých položek často pomůžou různé doplňující otázky, které jsou do jisté míry individuální pro každou firmu. Už při tvorbě SWOT analýzy se začnou objevovat jisté závislosti mezi položkami v jednotlivých kategoriích. A právě tyto závislosti pomáhají při hledání žádoucích změn ve firemní strategii. NEJČASTĚJŠÍ SPOJENÍ SILNÉ STRÁNKY + PŘÍLEŽITOSTI - toto spojení vyústí v nové služby a produkty SLABÉ STRÁNKY + PŘÍLEŽITOSTI - toto spojení nám pomůže změnit chod firmy tak, aby firma dokázala využít nové příležitosti na trhu SILNÉ STRÁNKY + HROZBY - spojení slouží k vytváření agresivních strategií proti konkurenci, která je největší a nejčastější hrozbou SLABÉ STRÁNKY + HROZBY - toto spojení slouží pro vytvoření ochranných opatření nebo krizových plánů PŘÍKLAD SWOT ANALÝZY V PRAXI 3

5 8. Uveďte druhy plýtvání v administrativních procesech včetně konkrétních příkladů. NEJČASTĚJŠÍ DRUHY PLÝTVÁNÍ 1. NADPRODUKCE Jedná se o provádění aktivit, které se tržně nezhodnotí. Je to zřejmě nejhorší druh plýtvání. Pro vyhnutí se tomuto druhu plýtvání je dobré položit si otázku: Děláme vždy přesně jen to, co po nás chce zákazník? Vypracované úkoly tzv. "do šuplíku". Rozsáhlé rozdělování ů ( pošlu raději více lidem). Ukládání zbytečných dat (papírová, elektronická forma...). 2. ZBYTEČNÉ PROCESY Do tohoto druhu plýtvání zahrnujeme ty činnosti, kdy děláme něco navíc, co zákazník nepotřebuje. Více informací než je k vykonání činnosti potřeba. Naopak neúplné podklady pro rozhodování. Složité pracovní postupy. 3.NADMĚRNÁ MANIPULACE Zbytečné přenášení dokumentů. Kopírování složek a dokumentů. Přeposílání ů. Shánění podpisů po jednotlivých dokumentech. 4. NADBYTEČNÉ ZÁSOBY Toto plýtvání je spojeno s udržováním a správou nepotřebných dokumentů, souborů Mnoho uložených dat. Nevyužívání recyklace. Nadbytečné fasování. 5. ZBYTEČNÉ POHYBY Tým nepracuje pod jednou střechou. Neefektivní uspořádání administrativních prostor. Neefektivně organizované služební cesty a pochůzky. Špatné hospodaření s místem. 4

6 6.CHYBY A OPRAVY Toto plýtvání je spojeno s existencí např. chybně vytvořených dokumentů díky zastaralým datům v zadání. Při tomto plýtvání je potřeba ještě prozkoumat, zda umíme včas odhalit či napravit chybné postupy a zda se umíme poučit z chyb. Nesprávná specifikace úkolu. Nepochopení zadání. Zadání úkolu bez ohledu na potenciál zaměstnance. 7.ČEKÁNÍ Čekání nastává, když pracovník musí čekat na dodání podkladů či rozhodnutí nebo když pouze pozoruje chod počítače, stroje... Nesprávné stanovení priorit. Čekání na kompetentní rozhodnutí. Zadání úkolu bez ohledu na strategii a cíle. Zastupování, které prodlužuje lhůty. Necháváme ostatní čekat na naše rozhodnutí. 8.NEVYUŽITÍ ZNALOSTÍ Tento druh plýtvání se vyskytuje tam, kde není zajištěno dostatečné využití schopností pracovníků zaměstnavatelem. 9. Co to je Kaizen? z japonštiny "zlepšení" poprvé realizování ve 2. světové válce v japonských firmách japonští manažeři tvrdí, pokud se postaráte o kvalitu, zisk se dostaví kladení důrazu na kvalitu se později vyvinulo v systém zahrnující veškeré aspekty řízení systém kontinuálního zlepšování v osobním, sociálním i pracovním životě zahrnující jak dělníky, tak i manažery HLAVNÍ ÚČEL FILOZOFIE KAIZEN absolutní kontrola - řízení kvality výrobní systém "právě včas" (výrobní systém společnosti Toyota) absolutní údržba výrobních prostředků realizace politiky systém zlepšovacích návrhů činnost kroužků 5

7 PĚT ZÁKLADNÍCH ELEMENTŮ KAIZENU týmová práce osobní disciplína vysoká morálka kroužky kvality zlepšovací návrhy 6

8 MUDA v Kaizen, MUDA znamená plýtvání umožňuje identifikovat ztráty ve výrobním procesu, které nepřidávají hodnotu do výsledného produktu SEDM ZÁKLADNÍCH MUDA (PLÝTVÁNÍ) VE VÝROBNÍM PROCESU čekání zásoby transport zmetky chyby ve výrobě nadprodukce zbytečné pohyby Pokud lze ve výrobním procesu nalézt MUDA, je možné snížit náklady, což umožní zvýšit zisk. 7

9 10. Uveďte základní zásady uplatňované v rámci strategie Kaizen. ZÁKLADNÍ ZÁSADY SYSTÉMU KAIZEN Každému zlepšení, i kdyby bylo jen málo významné, se musí věnovat pozornost. Kaizen je otevřený pro každého. Dříve, než se nějaké zlepšení zavede, musí být přesně analyzováno s ohledem na exis tující stav a možné pozitivní nebo negativní vlivy. Kaizen představuje 50 % práce dobrého manažera. Management má dva hlavní úkoly - vytvoření a udržování standardů a jejich zlepšo vání. Vyzdvihování úlohy pracovního týmu. Řešení hledat pomocí pracovních schůzek týmu. Motivace pracovníků - spoluúčast na úspěchu. Materiální a finanční ohodnocení dobrých řešení. Podpora zlepšení, která se dají rychle vyhodnotit a realizovat a nevyžadují vysoké investice. V Německu se pro název kaizen vžil jeho volný překlad Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) - proces neustálého zlepšování - a v USA se pro koncepty kaizen používají označení CIP (Continuous Improvement Process) nebo OIP (Ongoing Improvement Process) 11. Proveďte srovnání zásad Kaizen a inovací. SROVNÁNÍ INOVACE tvořivost individualita specializace pozornost věnována velkým skokům zaměření na technologii informace: uzavřené, vlastněné zaměření na speciální funkce hledání nových technologií hierarchie vedení + zaměstnanci omezená zpětná vazba KAIZEN přizpůsobivost týmová práce - systémový přístup obecné zaměření pozornost věnovaná detailům zaměření na lidi informace: otevřené, sdílené vícefunkční zaměření založené na stávajících technologiích vícefunkční organizace všem přístupná zpětná vazba 8

10 12. Popište základní principy agilního projektového řízení. Co to je Scrum? AGILNÍ PROJEKTOVÉ ŘÍZENÍ - Staví na tom, že vše se dělá postupně po dílčích funkčních celcích, což umožňuje včas odhalit případné problémy, reagovat na ně a případně také včas zastavit či přehodnotit projekt jako takový. Příklady využití: řízení marketingových projektů uvádění nových produktů na trh řízení regionální či nadnárodní expanze. Ve světě software se synonymem pro agilní projektové řízení stala metoda řízení projektů Scrum. SCRUM - Pojem Scrum je zkráceninou z ragbyového pojmu skrumáž - proces znovu zahájení hry po jejím přerušení Agilní projektové řízení podle metodiky Scrum : 1. Začíná Product Backlogem, který lze poměrně trefně označit anglickým slůvkem wishlist. Jedná se o seznam všeho, co by v ideálním případě měl nový produkt, obsahovat a umět. 2. Navazuje příprava Release Backlogu 3. Poslední fáze se nazývá Sprint Backlog stanoven vlastní cíl, kterým by měl být dílčí funkční celek. sprint trvá obvykle 7 až 30 dní 9

11 osa x zobrazuje celkový počet dní zbývajících do konce Sprintu osa y ukazuje celkový počet člověkohodin zbývajících do splnění všech úkolů SCRUM MEETINGY Tři hlavní úkoly: včas rozpoznat začínající problémy ověřit si pochopení přidělených úkolů u jednotlivých členů týmu zlepšit osobní nasazení jednotlivých členů týmu v jim přidělených úkolech 1. První meeting se nazývá SPRINT PLANNING MEETING. Dochází k rozpadu Release Backlogu na jednotlivé úkoly pro daný Sprint. Během tohoto prvního meetingu, který by měl trvat maximálně osm hodin, se také dospěje k celkové časové náročnosti daného Sprintu. 2. Další v pořadí je tzv. DAILY SCRUM, který probíhá na začátku každého dne a trvá 15 minut, během kterých každý člen týmu stručně představí, co dělal včera, co bude dělat dnes, a zda se nevyskytly nějaké problémy, které by mohly ohrozit splnění jemu přiděleného úkolu. 3. Po skončení Sprintu pak následuje SPRINT REVIEW MEETING, kdy se shrne vše, co v daném Sprintu bylo a nebylo dokončeno a proběhne prezentace hotového funkčního celku zákazníkovi. Tento meeting by měl trvat maximálně 4 hodiny. 4. Posledním meetingem v řadě je pak SPRINT RETROSPECTIVE, kterého se zúčastní všichni členové týmu včetně projektového manažera. Toto setkání by přitom mělo přinést odpovědi na otázky, jak probíhal právě dokončený Sprint, kdo při něm pracoval dobře a co by šlo v příštím Sprintu zlepšit. Délka této schůzky by neměla přesáhnout tři hodiny. 10

12 Zdroje diplomová práce - autor: Bc. Peter Špavor, vedoucí práce: doc. Ing. Alois Fiala, CSc., VUT fakulta strojního inženýrství, ústav výrobních strojů, systémů a robotiky - název: Aplikace Kaizen Imai, K: metoda, jak zavést úspornější a flexibilnější výrobu v podniku. Vyd. 1. Brno: Computer Press,