kontakt: Excel Asistent Magazín 06/ pojmenované oblasti a funkce Jiří Číhař jiricihar@dataspectrum.cz

Transkript

1 popis: autor: kontakt: domovská stránka: Excel Asistent Magazín 06/ pojmenované oblasti a funkce Jiří Číhař jiricihar@dataspectrum.cz

2 Přehled mzdy 1. Vytvořit názvy potřebné pro využití ve výpočtech můžeme po vyznačení oblasti dat B6:E10 pomocí Vložit > Název > Vytvořit Mzda Jana Karel Jitka Václav Pokud chceme mít větší kontrolu nad způsobem definování názvu použijeme postup pomocí Vložit > Název > Definovat ( vytvoříme oblast pojmenovanou Mzdy2003 obsahující buňky E7:E10) do textového pole Názvy v sešitu zapíšeme název oblasti ( Mzdy2003) do textového pole Odkaz na: vložíme adresu oblasti( D7:D10) - stačí do pole umístit kurzor a pak aktivovat oblast přímo v listu 3. Vložený název se objeví v poli názvů vlevo od řádku vzorců 4. Pokud nyní potřebujeme znát součet platů v roce 2003, stačí zapsat: =SUMA(Mzdy2003) Pozn. Definovat oblast lze i velmi jednoduše: Zvýrazněte oblast D7:D10 a zapište do pole názvů požadovaný název Mzdy2003

3 zdy2003

4 Potřebujeme vypočítat novou cenu zboží, ale nevíme přesně, o kolik procent bude cena navýšena sortiment cena nová cena 1. Definujme si pomocí Vložit > Název > Definovat Košile konstantu s názvem KoeficientZměny Kalhoty a přiřďme ji nezávaznou hodnotu 1,1 ( zdražení o 10%) Kravata Klobouk Nyní zapíšeme do buňky D5 vzorec: =C4*KoeficientZměny a vzorec zkopírujeme směrem dolů 3. Pokud budeme potřebovat změnit procento navýšení, stačí změnit hodnotu pojmenované konstanty KoeficientZměny a výsledky veškerých vzorců jsou ihned změněny

5 VYTVOŘENÍ & POUŽITÍ DYNAMICKÝCH POJMENOVANÝCH OBLASTÍ tento dokument vznikl na základě materiálů autorů: Paula Ecklund Rodney Powell Jim Smith ( testováno v prostředí Microsoft ExcelXP) Fuqua School of Business Excel Hack Extraordinaire Otázka: Kdy můžeme použít dynamicky pojmenované oblasti? Odpověď: Kdykoliv ve svých řešeních používáme seznamy nebo oblasti dat, které nemají konstantní velikost, tj. může se zvětšovat nebo zmenšovat Otázka: V jakých typech úloh použijeme dynamicky pojmenované oblasti? Odpověď: Při vytváření seznamů v rámci activních prvků na listu, interakivních grafů, aktivních zdrojů dat pro kontingenční tabulky apod. V dalším textu si ukážeme postup vytváření těchto oblastí. Syntaxe vzorce je následující: =POSUN(List1!$A$1, 0, 0, POČET2($A:$A), 1) K čemu slouží funkce POSUN? Vrátí odkaz na oblast, která obsahuje určený počet řádků a sloupců, od určité buňky nebo oblasti buněk. Vrácený odkaz může být jedna buňka nebo oblast buněk. Počet řádků a sloupců, které se mají vrátit, můžete určit Funkce POSUN má 5 parametrů:. POSUN(odkaz;řádky;sloupce;výška;šířka) Odkaz je buňka, vůči které provádíme posun. Řádky a sloupce je počet řádků ( sloupců), o které se má posunout levá horní buňka nového odkazu (nahoru nebo dolů). Pro naše potřeby nabývá hodnoty 0. Výška je požadovaná výška (počet řádků) výsledného odkazu. Výška je vždy kladné číslo. POČET2 vrací počet buněk ve sloupci A, které obsahují data ( nejsou prázdné). Šířka je požadovaná šířka (počet sloupců) výsledného odkazu. Šířka je vždy kladné číslo. Pomocí VLOŽIT, NÁZEV, DEFINOVAT... zapíšeme název oblasti s využitím funkce POSUN Pozn. dynamicky pojmenované oblasti se nezobrazují v poli názvů nalevo od řádku vzorců

6 Vytvoření a použití dynamicky pojmenované oblasti: společně s ovládacím prvkem formuláře Dynamický seznam se nachází ve sloupci A. Název dynamické oblasti je SEZNAM_AUT. Příklad použití: 1. argument funkce POSUN: Počáteční buňka. OPEL V tomto případě A8. FORD 2. argument: O kolik řádků má být počátek seznamu CITROEN posunut od počátku. V našem případě bez posunu. RENAULT 3. argument: O kolik sloupců má být počátek seznamu SAAB posunut od počátku. V našem případě bez posunu. VOLVO Oblast má tedy počátek ( levý horní roh) v buňce: A8. SKODA 4. argument: Kolik řádků obsahuje oblast. PEUGEOT POČET2 určí počet buněk obsahující hodnoty AUDI A:A znamená, že funkce hledá vyplněné buňky BMW ve sloupci A. MERCEDES 5. argument: Kolik sloupců obsahuje oblast. PORSCHE V našem případě pouze 1 sloupec. MAZDA HONDA Použití dynamické pojmenované oblasti v ovládacím prvku formuláře. OPEL FORD CITROEN RENAULT SAAB VOLVO SKODA PEUGEOT Princip dynamicky pojmenované oblasti pochopíme, pokud do seznamu ve sloupci A přidáme další položku. Nová položka se objeví v nabídce ovládacího prvku formuláče, který je vložen na list. 1

7 Vytvoření a použití dynamicky pojmenované oblasti: společně s ovládacím prvkem Dynamický seznam se nachází ve sloupci A. Název dynamické oblasti je SEZNAM_AUT. Příklad použití: 1. argument funkce POSUN: Počáteční buňka. OPEL V tomto případě A8. FORD 2. argument: O kolik řádků má být počátek seznamu CITROEN posunut od počátku. V našem případě bez posunu. RENAULT 3. argument: O kolik sloupců má být počátek seznamu SAAB posunut od počátku. V našem případě bez posunu. VOLVO Oblast má tedy počátek ( levý horní roh) v buňce: A8. SKODA 4. argument: Kolik řádků obsahuje oblast. PEUGEOT POČET2 určí počet buněk obsahující hodnoty AUDI A:A znamená, že funkce hledá vyplněné buňky BMW ve sloupci A. MERCEDES 5. argument: Kolik sloupců obsahuje oblast. PORSCHE V našem případě pouze 1 sloupec. MAZDA HONDA NISSAN Použití dynamické pojmenované oblasti v ovládacím prvku formuláře. OPEL FORD CITROEN RENAULT SAAB FORD

8 Vytvoření a použití dynamicky pojmenované oblasti: DYNAMICKÝ GRAF Seznam je ve sloupcích B a C. Název dynamicky pojmenované oblasti je PRODEJ. Leden 28 Použijeme průvodce grafem bez vyplnění zdroje dat. Únor 32 V dalším kroku zadáme jako zdroj oblast PRODEJ. Březen 44 Dokončíme tvorbu grafu obvyklým způsobem. Duben 39 Květen 58 Graf vytvořený z dynamicky pojmenované oblasti Červen 40 Červenec 22 Srpen x 0 60 Pokud chceme přidat nové položky do oblasti dat nemůžeme data vkládat za poslední záznam. Nová data musíme vložit mezi existující záznamy. Přidání dat za poslední záznam by nevedlo k překreslení grafu. Proto je do oblasti vložen pomocný, koncový záznam x=0. V následujícím listu je ukázáno řešení tohoto omezení. Definice dynamické oblasti o šířce 2 sloupce: Leden Únor Březen Duben Květen Červen Červenec Srpen x

9 Vytvoření a použití dynamicky pojmenované oblasti: DYNAMICKÝ GRAF (2) Tento list popisuje způsob použití dynamicky pojmenované oblasti sloužící jako zdroj dat pro připojený graf. Postup zobrazený v tomto příkladu umožňuje přidat data za poslední záznam a tato data jsou automaticky zobrazena v připojeném grafu. Leden 98 Postup Únor Pro data definujeme 2 samostatné dynamicky definované oblasti Březen 85 První oblast je pojmenována Období a druhá Skóre Duben 79 Oblasti jsou pojmenovány standardním způsobem - Vložit,Název,Definovat Květen 72 & použití funkcí POSUN a POČET2 Červen 96,3 2. Vytvoříme spojnicový graf založený na našich datech. Červenec V grafu změníme nastavení na kartě Řada Srpen 76 do položky Hodnoty zapíšeme odkaz na oblast Skóre a do položky Popisky osy X odkaz na oblast Období 4. Pokud nyní zapíšeme nové hodnoty za poslední záznam, graf bude změněn. 100 Graf vytvořený z dynamicky pojmenované oblasti (nová data lze vložit za poslední záznam) Leden Únor Březen Duben Květen Červen Červenec Srpen Postup - názorné zobrazení 1. Pro data definujeme 2 samostatné dynamicky definované oblasti První oblast je pojmenována Období a druhá Skóre Oblasti jsou pojmenovány standardním způsobem - Vložit,Název,Definovat & použití funkcí POSUN a POČET2 2. Vytvoříme spojnicový graf založený na našich datech.

10 3. V grafu změníme nastavení na kartě Řada a) klikneme na graf b) změníme odkaz v řádku vzorců tak, aby měl následující podobu c) tato změna se projeví v položkách Hodnoty a Popisky osy X na kartě Řada

11 DYNAMICKY PROMĚNNÝ ROZSAH GRAFU (tento příklad ukazuje způsob změny rozsahu grafu pomocí dynamicky pojmenované oblasti a funkce Ověření vstupních dat) Měsíc Hodnoty Graf ukončit v měsící: leden září 02 únor březen duben květen červen 02 srpen 02 říjen červenec 02 září 02 listopad prosinec kliknutím aktivujeme seznam Graf s dynamicky proměnným rozsahem 0 I-02 II-02 III-02 IV-02 V-02 VI-02 VII-02 VIII-02 IX-02 Postup 1. Změna rozsahu grafu je řízena pomocí obsahu buňky D4 2. Tato buňka je propojena s Ověřováním dat ( Data > Ověření ), pomocí něhož Excel kontroluje, zda obsah buňky odpovídá některé z hodnot zadaného seznamu. Hodnoty seznamu odpovídají obsahu buněk oblasti A4:A15 3. Vytvoříme sloupcový graf založený na našich datech. 4. Vytvoříme pomocí Vložit > Název > Definovat dynamicky pojmenovanou oblast Měsíce. Měsíce =POSUN(Seznam5!$A$4;0;0;POZVYHLEDAT(Seznam5!$D$4;Seznam5!$A$4:$A$15;0);1) 5. Nyní "naučíme" graf omezit počet znázorněných měsíců podle obsahu buňky D4: Do položky Popisky osy X karty Řady vložíme odkaz na pojmenovanou funkci Měsíce. Postup - názorné zobrazení 1. Změna rozsahu grafu je řízena pomocí obsahu buňky D4 2. Tato buňka je propojena s Ověřováním dat, pomocí něhož Excel kontroluje, zda obsah buňky odpovídá některé z hodnot zadaného seznamu. Hodnoty seznamu odpovídají obsahu buněk oblasti A4:A15 3. Vytvoříme sloupcový graf založený na našich datech. 4. Vytvoříme pomocí Vložit > Název > Definovat dynamicky pojmenovanou oblast Měsíce. Měsíce protože tato hodnota je v seznamu měsíců na 4. místě Pojmenovaná funkce Měsíce vytvoří oblast:: s počátkem v buňce obsažené v 1. argumentu: Seznam5!$A$4 obsahující tolik buněk, kolik určuje hodnota vrácená funkcí POZVYHLEDAT(Seznam5!$D$4;Seznam5!$A$4:$A$15;0)

12 počet sloupců oblasti určuje poslední argument funkce Měsíce, tedy v našem případě: 1 Jak pracuje funkce ve 4. argumentu? Vyhledá položku načtenou z buňky D4 v oblasti A4:A15 a vrátí pořadové číslo této hodnoty. Pokud např. je v buňce A4 hodnota duben 02, pak funkce vrátí číslo 4, protože tato hodnota je v seznamu měsíců na 4. místě. 5. Nyní "naučíme" graf omezit počet znázorněných měsíců podle obsahu buňky D4: Do položky Popisky osy X karty Řady vložíme odkaz na pojmenovanou funkci Měsíce. Jak postupovat? a) Klikneme ukazatelem myši na některý ze sloupců grafu: b) Pokud jsme založili graf na vzorových datech, nalezneme v řádku vzorců následující vzorec: c) Změníme 2. argument funkce SADA, který odkazuje na hodnoty zobrazované na ose X : Seznam5!$A$4:$A$15 přepíšeme v řádku vzorců na Seznam5!Měsíce d) Změnu potvrdíme stiskem klávesy ENTER e) Tento krok je již pouze kontrolní: Pokud klikneme pravou klávesou myši na graf a z místního menu zadáme Zdrojová data nalezneme zadaný odkaz na dynamicky pojmenovanou oblast Měsíce v položce Popisky osy X Zcela na závěr k rekapitulaci: Pro potřeby tohoto příkladu jsme vytvořili pojmenovanou oblast: Měsíce =POSUN(Seznam5!$A$4;0;0;POZVYHLEDAT(Seznam5!$D$4;Seznam5!$A$4:$A$15;0);1)

13 am5!$a$4:$a$15;0)

14

15 DYNAMICKY PROMĚNNÝ ROZSAH GRAFU(2) (tento příklad rozšiřuje možnosti předchozího grafu - přidání nebo odebrání záznamů v oblasti dat je automaticky promítáno do nabídky) Měsíc Hodnoty Graf ukončit v měsící: leden září 02 únor březen duben květen červen červenec srpen září říjen listopad prosinec leden únor kliknutím aktivujeme seznam Graf s dynamicky proměnným rozsahem 0 I-02 II-02 III-02 IV-02 V-02 VI-02 VII-02 VIII-02 IX-02 Tento příklad významně rozšiřuje funkčnost předchozího grafu tím, že umožňuje automatickou změnu seznamu pro výběr posledníhího měsíce grafu po změně vstupní oblasti dat Popsaný postup již popisuje pouze změny proti předchozímu příkladu. V tomto příkladu jsou použity následující dynamicky pojmenované oblasti: Měsíce2 =POSUN(Seznam6!$A$4;0;0;POZVYHLEDAT(Seznam6!$D$4;Měsíce_Seznam;0);1) Měsíce_Seznam =POSUN(Seznam6!$A$4;0;0;POČET2(Seznam6!$A:$A);1) Hodnoty_Seznam =POSUN(Seznam6!$A$4;0;1;POČET2(Seznam6!$A:$A)-1;1) Měsíce2 Oblast Měsíce2 odpovídá oblasti Měsíce v předchozím příkladu - jediný rozdíl mezi nimi je v příslušnosti k odlišným listům Měsíce je oblast listu Seznam5, Měsíce2 je oblast listu Seznam6 Měsíce_Seznam Měsíce_Seznam je pojmenovaná oblast odkazující na oblast měsíců dynamicky měnící svůj rozsah podle toho, zda přidáváme nebo odebíráme záznamy Tuto oblast vložíme jako zdroj dat pro buňku D4 prostřednictvím Ověření (Data > Ověření) dat Hodnoty_Seznam

16 Hodnoty_Seznam je pojmenovaná oblast odkazující na oblast hodnot dynamicky měnící svůj rozsah podle toho, zda přidáváme nebo odebíráme záznamy Vidíme, že je však ukotvena k první buňce oblasti dat ( v našem příkladu hodnota leden 02) =POSUN(Seznam6!$A$4;0;1;POČET2(Seznam6!$A:$A)-1;1) Protože však 3. argument funkce POSUN je hodnota 1, znamená to, že oblast je posunuta o jeden sloupec doprava, tedy do oblasti hodnot Pro docílení požadované dynamiky musíme změnit odkazy na zdroj dat pro graf: Jak postupovat? a) Klikneme ukazatelem myši na některý ze sloupců grafu: b) Změníme argumenty funkce SADA tak, aby odpovídali následujícímu vzoru =SADA(;ExcelAsistenMagazín06.xls!Měsíce2;ExcelAsistenMagazín06.xls!Hodnoty_Seznam;1) c) Změnu potvrdíme stiskem klávesy ENTER

17 Vytvoření a použití dynamicky pojmenované oblasti: KONTINGENČNÍ TABULKA a GRAF Zdrojová data pro kontingenční tabulku se nacházejí ve sloupcích B:E Dynamicky pojmenovaná oblast obsahující tato data má název Tabulka_Prodeje Obchod Datum Produkt Cena Postup Baumax Produkt ,42 1) Definujeme 4-sloupcovou dynamicky pojmenovanou oblast Ikea Produkt ,83 Globus Produkt ,00 Delvita Produkt ,36 2) Vytvoříme kontingenční tabulku nad definovanou oblastí Datum Produkt (Vše) (Vše) Součet z Cena Obchod Celkem Baumax 1509,42 Delvita 1953,36 Globus 2842 Ikea 1491,83 Celkový součet 7796,61 3) Pokud do oblasti dat přidáme nový záznam, kontingenční tabulka je automaticky aktualizována. Musíme však zadat přkaz Aktualizovat data ( kliknutí pravým tlačítkem myši v oblasti kontingenční tabulky):

18 Příjem větší než......a nižší než sazba Výše daně % % % % % % % % > % Zadání: Tabulka ukazuje sazbu daně. Úkolem není nalézt jen hodnotu sazby daně ze zadané výše příjmu, ale přímo určit výši daňové povinnosti. Ze zadané výše příjmu a tabulky sazeb daně tedy máme určit částku, kterou musíme zaslat finančnímu úřadu. Př: Pokud je roční příjem , pak musíme zaplatit Tj x13% = = Při řešení se chceme vyhnout použití VBA - cílem je nalézt funkci, která by vracela hodnotu daně přímo v listu. Příklad výpočtu výše daně pomocí vyhledávacích funkcí jiricihar@dataspectrum.cz

19 Příjem větší než......a nižší než sazba Výše daně zadejte výši příjmu: % 0 vypočtená výše daně: % % % % % % % > % =SVYHLEDAT(G1;$B$2:$D$9;3)+POSUN(B2;POZVYHLEDAT(SVYHLEDAT(G1;$B$2:$D $9;1);$B$2:$B$9);1)*(G1-SVYHLEDAT(G1;$B$2:$D$9;1))

20 Zadání: Dobrý den, potřebuji při své práci rychle vybírat hodnoty z ceníků různých druhů žaluzií zadáním šířky a výšky. Ceníky mají v jednom vrchním řádku obvykle číslo určující šířku a v jednom sloupci výšku. Pokud jsou hodnoty šířky a výšky 100,200,300, ,2100 atd. tak jsem si pomocí funkcí ZAOKROUHLIT NAHORU, SVYHLEDAT a POZVYHLEDAT problém vyřešil a aplikace mě spolehlivě fungují. Teď však mám ceník, kde výrobce kvůli prořezu má v řádku šířka např čísla 255, 325, 420, 510 atd. To neumím zaokrouhlit, tím neumím určit který sloupec (a někdy, který řádek) chci vybrat a jsem v koncích. Podstatné je, že když si například někdo objedná žaluzii 420,1 cm širokou, tak už musím určovat cenu za sloupce 515. Předem děkuji. Věřím, že to nebude zajímat jen mne. Mgr. Rudolf Vágo, Šířka (m) Výška (m) Využití vyhledávacích funkcí pro zjištění hodnoty závislé na 2 parametrech jiricihar@dataspectrum.cz

21 Šířka (m) Výška (m) při shodě zvolím VĚTŠÍ hodnotu při shodě zvolím MENŠÍ hodnotu šířka: 500 použiji sloupec: 515 použiji sloupec: 515 výška: použiji řádek: 1100 použiji řádek: 1000 cena: 414 cena: 401 VSTUP - vzorce pro výběr sloupce a řádku jsou maticové ( CTRL+SHIFT+ENTER) - obě řešení ( volba VĚTŠÍ / MENŠÍ ) hodnoty se liší pouze použitím vnější funkce MAX / MIN - nedostatkem tohoto řešení je, že neumí zpracovat vstupní údaje, které překračují mezní hodnoty

22 Šířka (m) Výška (m) volím vždy VĚTŠÍ hodnotu šířka: 420,10 použiji sloupec: 515 výška: 2 400,00 použiji řádek: 2200 VSTUP cena: vzorce pro výběr sloupce a řádku jsou maticové ( CTRL+SHIFT+ENTER) - řešení vrací i správné hodnoty při překročení mezí

23 Standart Šířka (mm) Výška (mm) Požadavek Výška (mm) 138 Šířka (mm) 715 cena 368 Kč Toto řešení úlohy z EAM 05/2003 zaslal p. Miroslav Kral [miroslav.kral@definity.cz] Velmi mne zaujal jeho přístup založený na vytvoření pomocných oblastí pro určení šířky a výšky - proto jej nabízím čtenářům jako inspiraci k řešení obdobných úloh.