Innovator. Případová studie Dokumenty v pohybu Efektivní správa klientské dokumentace v Komerční bance

Transkript

1 Magazín Říjen 2014 Innovator BPM Biometrický podpis posouvá firmy k bezpapírovým procesům Finance Korporátní financování. Jak to je a jak to může být? Případová studie Dokumenty v pohybu Efektivní správa klientské dokumentace v Komerční bance Odborné služby Kompletní outsourcing oblasti ECM může přinést řadu výhod Business Intelligence Účinná marketingová kampaň? Jedině s kvalitními daty

2 Vážení přátelé, jako konzultační společnost vnímáme dlouhodobě jako jeden ze svých důležitých cílů nutnost sledovat a vyhodnocovat aktuální trendy v oboru IT, ale také v oborech podnikání našich klientů. A stejně tak je dlouhodobě naší snahou tyto znalosti co nejefektivněji sdílet. To je také cílem publikace, která se Vám právě dostává do rukou. Na následujících stránkách Vám předkládáme pohled na některé z aktuálních trendů tak, jak je ve své praxi, při poskytování služeb našim klientům a řešení jejich skutečných problémů, vnímáme my. Zaměřujeme se na oblasti a problémy, které se právě v současné době dotýkají mnoha českých a slovenských společností a ty pro ně potřebují nalézt praktické řešení. Po 20 letech působení na českém trhu IT víme, jak důležité je inovovat, neustále hledat nové cesty ke zlepšování fungování firmy a zrychlovat zavádění nových produktů na trh. Proto pevně věřím, že pro Vás budou následující stránky inspirací a příjemným osvěžením. Filip Tománek, CEO, Trask solutions a.s.

3 Obsah 4 10 BPM Biometrický podpis posouvá firmy k bezpapírovým procesům Vlastnoruční podpis je pro nás vším. Nositel identity, osobní záruky, garance platnosti smluv. Nemůže však být v praxi někdy také zbytečnou brzdou? FINANCE Korporátní financování. Jak to je a jak to může být? 25 PŘÍPADOVÁ STUDIE Dokumenty v pohybu Efektivní správa klientské dokumentace v Komerční bance Cílevědomé budování bezpapírového prostředí za účelem digitalizace a automatizace klíčových procesů banky je důležitým předpokladem k dalšímu zlepšování jejích služeb. Samotným srdcem takového prostředí je vyspělý systém pro správu dokumentů, DMS. Ten může být navíc jednotlivým útvarům banky jednoduše k dispozici formou služby. Financování korporátních klientů představuje jeden z hlavních pilířů bankovních služeb. Přesto existuje řada oblastí, které v rámci jejich zajišťování snesou zefektivnění. Naštěstí řešení není nemožné. 16 ODBORNÉ SLUŽBY Kompletní outsourcing oblasti ECM může přinést řadu výhod IT oddělení se potřebují soustředit především na podporu oblastí, které jsou pro jejich společnosti klíčové. V těch dalších hledají prostor k úsporám, zefektivnění. Přesně to jim může přinést outsourcing. 20 BUSINESS INTELLIGENCE Účinná marketingová kampaň? Jedině s kvalitními daty Jaké procento kontaktů ve vašem CRM jsou neúplné či neplatné údaje? O kolik se kvůli tomu může protáhnout a prodražit realizace marketingové kampaně? Jak se problému datové kvality postavit čelem?

4 4 BPM A DOCUMENT MANAGEMENT Biometrický podpis posouvá firmy k bezpapírovým procesům Co pro banky a další firmy znamená podpis klienta? Na jedné straně jistotu platnosti žádostí, smluv či dalších dokumentů. Na druhé straně však také značný objem činností nabalených na potřebu zpracování papírových dokumentů. A to je v době snahy o maximální eliminaci papíru z obchodních procesů či digitalizaci businessu poněkud nepříjemné. Ale může se to změnit. Díky dynamickému biometrickému podpisu. C H J A I L D E M F G K N B

5 INNOVATOR ŘÍJEN COPY PDF Dynamický biometrický podpis Zrychlení a zefektivnění procesu zpracování podepsané klientské dokumentace Žádosti, změny, souhlasy nebo smlouvy. Požádá-li klient v bance třeba jen o sebemenší změnu služeb, spustí tím obvyklý kolotoč nezbytných kroků, který vrcholí vytištěním několikastránkové smlouvy či jiného dokumentu, nejlépe ve dvou až třech kopiích. A to jen proto, aby mohl osobní bankéř s náležitou vážností požádat o jeho vlastnoruční podpis. Vlastně na tom není nic zvláštního, dodnes jde totiž o jakýsi zlatý standard při sjednávání služeb. To ale nutně neznamená, že jde o nejlepší řešení, které tu musí zůstat na věky. Co když je to právě naopak? Co když právě podpis papírové smlouvy je tím krokem, který můžeme ze zaběhnutých procesů odstranit? Spousta zbytečností jen kvůli podpisu Většina firem již investovala do digitalizace a automatizace interních procesů, aby dosáhla úspor a zrychlení. Papír na vstupu však přetrvává a stále generuje vysoké náklady: tisk dokumentů, svozy, které pravidelně přepravují papíry na back-office nebo centrálu, skenování a přepisování dat z papíru zpět do obchodního systému, fyzická archivace a následné výpůjčky. A to vše jen kvůli podpisu, který musí být na papíru. Definitivní konec papíru Dnes je však potřeba podepisovat papírové dokumenty definitivně překonaná. Jsou zde totiž biometrické technologie, které jsou schopny vás bezpečně a spolehlivě přenést do plně digitálního světa. Takzvaný dynamický biometrický podpis, de facto vlastnoruční podpis bez papíru, totiž potřebu tohoto média definitivně eliminuje. Není proto divu, že právě tato technologie je tématem, které přitahuje pozornost mnoha českých společností z nejrůznějších oborů, ať jde o finance, telekomunikace, energetiku, průmysl i další. Řada z nich právě v současné době zkoumá možnosti praktického využití biometrických metod ve světě businessu. Tzv. dynamický biometrický podpis přitom dokonale zapadá do konceptu bezpapírových obchodních procesů, pokrývajících automaticky řízená workflow při schvalování a zpracování dokumentů, stejně jako sdílení, dlouhodobé uchovávání a správu dokumentů.

6 6 BPM A DOCUMENT MANAGEMENT Co je dynamický biometrický podpis? Dynamický biometrický podpis představuje vlastnoruční podpis na tablet či tzv. signpad s dotykovým, tlakově citlivým displejem. Každý dokument opatřený takovým podpisem pak obsahuje jak samotný podpis, tedy vizuální reprezentaci podpisu v dokumentu, tak k němu připojená tzv. biometrická data umožňující spolehlivou kontrolu identity uživatele. Tato biometrická data charakterizují například rychlost psaní, přítlak, pozici pera atd., tedy faktory, které jsou pro každého člověka jedinečné. Jde o technologii, která umožňuje jednoznačnou identifikaci uživatele, podobně jako třeba autentizace pomocí otisku prstu, obrazu duhovky nebo rozpoznáním hlasu. Její výhodou je intuitivní využití z pohledu uživatele, tedy zákazníka, například při podepisování smluv. Při správné implementaci přitom umožňuje vytvořit bezpečné a spolehlivé řešení pro bezpapírové zpracování dokumentů, které je díky bezpečným mechanismům šifrování biometrických dat zcela v souladu se všemi příslušnými zákony a najde uplatnění v řadě oborů. To dnes potvrzuje celá řada implementací v oblasti financí, telekomunikací, průmyslu i dalších segmentů. HODNOTA ČAS Biometrická data neviditelné informace: přítlak, akcelerace, rychlost, pozice a časování. Co můžete díky biometrickému podpisu dělat jinak? Změnit procesy na úplně bezpapírové Netisknout a neposílat papírové dokumenty Podepisovat dokumenty biometricky Řešit elektronické workflow dokumentů Uchovávat dokumenty pouze v elektronické podobě Využít nový potenciál podpisu přímo v terénu Prodej, sjednání i podpis v terénu All-in-one mobilní aplikace pro pobočky i dealerskou síť Přikládat k podepisovaným dokumentům fotografie dokladů, nemovitostí, vozidel atp.

7 INNOVATOR ŘÍJEN Přínosy pro klienty i pro firmu Zrychlení Prodej, sjednání, podpis v jednom Elektronické posílání Okamžitá dostupnost kdekoliv Úspory Náklady na tisk Manipulace, svozy, pošta, kurýr Skenování, přepis dat Vracení a opravy chyb Náklady (externího) archivu Náklady na výpůjčky z archivu Prodej v terénu Mobilní aplikace včetně podpisu Autorizace operací podpisem Bezpečnost operací Přesné a rychlé ověřování operací Autorizace úkonů prováděných zaměstnanci Motivace prodejců Úspora času a nákladů na doručování podepsaných dokumentů do firmy Zabezpečeno proti zneužití Dynamický biometrický podpis je oprávněným způsobem podepisování právního jednání učiněného v písemné formě elektronickými prostředky, který splňuje charakteristiku tzv. elektronického podpisu dle zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. Originálem je pak pouze elektronická verze dokumentu obsahující biometrický podpis. Řešení založené na biometrickém podpisu je zabezpečeno pro zajištění nezpochybnitelnosti původního dokumentu včetně garance původu a integrity dokumentu i pravosti dokumentu v čase, jakož i proti zneužití podpisu s biometrickými daty. Společnostem, které zvažují potenciální výhody a nevýhody biometrického podpisu včetně bezpečnosti či dopadu na soulad s legislativou pro ochranu osobních údajů apod., doporučujeme provést na počátku důkladnou analýzu rizik. Lepší zákaznická zkušenost A přínosy? Kompletní digitalizace procesů i dokumentů v rámci jejich celého životního cyklu a s tím související úspory nákladů. Možnost realizace plně digitální pobočky. Zrychlení procesů a tím i možnost rychlejšího vyřízení požadavků zákazníků např. na schválení úvěru. Tedy zlepšení zákaznické zkušenosti. Ale také zrychlení obchodních cyklů, nové obchodní příležitosti a vyšší motivace pro obchodní zástupce pracující v terénu. A v neposlední řadě také uskutečnění důležitého kroku k rozvoji směrem k tzv. digitálnímu businessu. Pro společnosti, které chtějí dosáhnout maximálního efektu při digitalizaci a automatizaci procesů, je dynamický biometrický podpis právě tou technologií, které se vyplatí věnovat pozornost. Podle našich zkušeností porovnání rizik plynoucích z používání papírových smluv a digitálních smluv opatřených dynamickým biometrickým podpisem v praxi zpravidla ukazuje, že vhodné nasazení této technologie znamená v mnoha ohledech podstatné snížení rizik oproti zpracování a uchovávání papírových smluv.

8 8 BPM A DOCUMENT MANAGEMENT Průzkum: Biometrika v českých firmách Využití biometrických metod obecně českým společnostem není zcela cizí. Ve dnech 5. března a 2. dubna 2014 uspořádal Trask ve dvou termínech odbornou snídani itea s tématem Biometrické digitální podpisy. Téma se setkalo s velkým zájmem českých společností. Na odborné setkání zavítalo na 120 zástupců z řad českých finančních institucí, telekomunikačních a průmyslových společností, ale také státní správy. V rámci této snídaně Trask uskutečnil průzkum týkající se využití biometrických technologií a především samotného dynamického biometrického podpisu v českých firmách. Využívá již vaše firma nějakou formu biometrických technologií? 14 % Ano 25 % Ne 61 % Ne, ale zvažujeme jejich využití V čem vidíte hlavní potenciál využití biometrických podpisů ve vaší firmě? 89 % Úspory eliminace papírového procesu 57 % Renomé chceme být vnímáni jako moderní a inovativní firma 54 % Podpora prodeje sjednání produktů a podpis v terénu 54 % Benefity pro klienta zrychlení procesů, dostupnost elektronických dokumentů v klientské zóně 53 % Bezpapírová obchodní komunikace s vnějším světem Co hlavního může přinést biometrika vašim klientům? Co by nejvíce ocenili? 82 % Rychlejší vyřízení a odsouhlasení žádostí, smluv atp. 54 % Dostupnost dokumentů v elektronické podobě na jednom místě namísto doma v šanonu 29 % Retence zůstanu, můj poskytovatel je moderní a je in 8 % Jiné 7 % Retence zůstanu, můj poskytovatel se se mnou podělí o úspory, kterých takto dosáhl 4 % Retence zůstanu, můj poskytovatel šetří přírodu

9 INNOVATOR ŘÍJEN % firem převážně ze segmentu financí hodlá technologii dynamických biometrických podpisů (alespoň ve formě pilotního projektu) nasadit ještě letos a 14 % během následujících tří let. Jste připraveni na dynamický biometrický podpis? Chcete zjistit, zda jste připraveni na zavedení biometrického podpisu? Zkontrolujte, zda jste připraveni v následujících oblastech. Výběr vhodných agend, sestavení business-case Soulad s legislativou Přizpůsobení procesů, vyřešení organizačních dopadů Biometrické technologie, signpady nebo tablety Integrace do prostředí společnosti, úpravy na straně IT Dlouhodobá archivace dokumentů Realizace pilotního projektu Autor: Milan Petráň Manager oblasti BPM Trask solutions a.s.

10 10 Finance Korporátní financování. Jak to je a jak to může být? Co lze říci již dnes o budoucnosti korporátního financování? Nepochybně bude i nadále tvořit jeden z pilířů bankovních služeb. Může si však být banka jistá, že bude do budoucna konkurenceschopná, flexibilní a schopná čelit tlakům na snižování nákladů? Že bude nadále schopná maximálně uspokojit své klienty, kteří očekávají co nejrychlejší a co nejkvalitnější servis?.pptx

11 INNOVATOR ŘÍJEN S poskytováním služeb a produktů korporátního financování mají banky letité zkušenosti a málokdo jim může radit, jak svou práci dělat lépe. Pro banku je ale zároveň žádoucí, aby celý proces v rámci služeb korporátního financování probíhal co možná neefektivněji a nejplynuleji. Ne vždy tomu tak dnes je. Kde hledat prostor ke zlepšení? V mnoha současných bankách jsou v rámci korporátního financování využívány standardní kancelářské aplikace, y, interní pošta a data, která jsou pro konečné posouzení a poskytnutí takového úvěru / financování třeba, jsou většinou typována do více aplikací / nástrojů, které nejsou vzájemně propojeny. Díky tomuto dochází nejen ke značné neefektivitě na straně banky, ale současně i ke vzniku možných operačních rizik. Prostor pro zlepšení lze identifikovat v mnoha oblastech a procesech korporátního financování. Žádost klienta: Obvykle je využívána papírová žádost, kterou je nutné vyplnit ručně, nebo se informace převyplňují do zpravidla jednoúčelové aplikace, z níž se následně žádosti tisknou a ručně podepisují. Problémem bývá obvykle nemožnost přepoužití takto zadaných dat v rámci celého procesu i nutná manipulace s papírovými nosiči, jejich složitá distribuce a archivace. Kreditní analýza: Zpracování žádosti, respektive analýza klienta a jeho okolí je procesně velmi náročná a zasahuje do ní více rolí v rámci banky. U většiny finančních institucí je tento proces řízen pomocí vnitřní metodiky, nikoli však systémově. Klíčové dokumenty potřebné k analýze i ke schválení či doporučení obvykle obíhají v bance pomocí u. Tím se celý proces zpomaluje a v dané chvíli je často obtížné říci, v jaké fázi se právě zpracování žádosti nachází, kdo je zodpovědný za další krok. V mnoha případech jsou jednotlivé části analýzy zpracovávány v několika vzájemně nepropojených systémech a dochází tak k poměrně velkému riziku nepřesného či chybného přepisu dat. Schvalovací kompetence: Tyto kompetence jsou řízeny často dosti komplikovanými metodickými předpisy a pracovníci, kteří obchod posílají na schválení, nemají dostatečný přehled nad tím, kdo může právě tento konkrétní obchod schválit, kdo se k němu musí vyjádřit vzhledem ke konkrétní velikosti nebo typu obchodu. Dochází ke zdržení v procesu schvalování a ke špatné orientaci pro všechny zúčastněné. Smluvní dokumentace: Pro přípravu smluvní dokumentace je v současné době naprosto typické, že je připravována ručně pracovníky banky, bez systémového znovupoužití již zadaných a především schválených podmínek a parametrů. Čerpání: Některé instituce provádějí kontrolu podmínek čerpání pomocí více či méně sofistikovaných nástrojů. Pro některé tato kontrola znamená ruční práci. V každém případě pro většinu z nich vzniká riziko, že většina dat není v systémech provázána již od samotného schválení podmínek a parametrů obchodu až po kontrolu čerpání. Díky tomu může opět docházet a bohužel i dochází k nesouladu schválených, smluvních a finálně aplikovaných podmínek či parametrů. Obnova: Ve stávajících procesech je někdy velmi složité se orientovat v termínech obnov, jelikož v mnoha případech jsou obchody či klienti, kteří pod obnovu spadají, evidováni na straně obchodních poradců, například v jejich pracovních kalendářích. V zásadě žádné současné řešení, tak jak je banky používají, neumožňuje automatizované upomínání a upozorňování na nutnost obnovu provést. Současně management nemá obvykle žádný ucelený přehled o aktuálním stavu. Příprava dodatků a realizace změn: Díky minimálnímu přepoužití již existujích dat a informací dochází i zde k nekonzistenci oproti tomu, co je schváleno a co je reálně podepsáno. Navíc zde lze identifikovat i problémy již popsané u schvalovacích kompetencí či čerpání. Podíváme-li se na celý proces poskytování a administrace korporátního financování, pak zjistíme, že se většinou jedná o velmi málo efektivní, drahý, relativně rizikový a v neposlední řadě i komplikovaný soubor činností, který je velmi těžko kontrolovatelný a v zásadě těžkopádný.

12 12 Finance Jaké řešení hledat? Chce-li banka dosáhnout zlepšení tohoto stavu, potřebuje pro podporu celého procesu korporátního financování vhodný nástroj, který pomůže řídit a sjednotit celý proces, umožní maximální přepoužití již zadaných údajů, zpřehlední procesy schvalování, zvýší kontrolu jak nad samotným procesem, tak i nad přidruženými aktivitami, sníží náklady i díky využití prvků tzv. paperless konceptu a v neposlední řadě umožní zachování možnosti individuálního přístupu k samotnému zpracování příslušných obchodů. Co všechno by měl takový nástroj zajistit? Zjednodušení a automatizace: Pracovníci banky budou vše vyplňovat pouze jednou, přímo v tomto nástroji. Ten následně tato data poskytuje a posouvá k dalšímu zpracování relevantním osobám či úsekům/ oddělením. Nástroj by měl nejen podporovat jednotlivé části celého procesu, ale také je navzájem propojit a řídit, automatizovat zprocesování celého případu v náležité posloupnosti kroků. Zároveň je ale nutné brát ohled na specifika korporátního financování včetně potřeby individuálního posuzování žádostí, schvalování až na úrovni ředitelů v bance, skupiny či přímo mateřské společnosti nebo určování podmínek čerpání. Dokonalý přehled: V průběhu zpracování případu musí mít pracovníci či manažeři jednotlivých oddělení zapojených do procesu možnost sledovat provedené změny i historii a přesně vidět, v jaké fázi zpracování se daný požadavek nachází, jak dlouho na které části konkrétní člověk pracoval. Samozřejmostí by mělo být upomínání, a to včetně zasílání notifikací na důležité aktivity, které mají být nebo měly být provedeny. Podpora kompletního procesu: Takto bude příslušný nástroj primárně podporovat celý proces zpracování žádosti, zajišťovat správné směrování na relevantní osoby zapojené do procesu, umožní přepoužití již zadaných dat nebo dovolí (je-li to ze strany banky vyžadováno) vytěžit data z externích zdrojů, jako jsou například SSV, Obchodní rejstřík apod. Důležitá je i kontrola nad konzistencí zadaných, schválených, do smlouvy zavedených a finálně požadovaných parametrů a podmínek. Flexibilita: Řešení by mělo umožnit také flexibilně upravovat kroky procesů a jednotlivé procesy i pracovat s dokumenty. Samozřejmostí je efektivní práce s rolemi zapojenými do procesů a zkrácení času potřebného pro zaučení pracovníků. Rysem moderního nástroje je pak podpora pro využití tabletů a smartphonů (například pro schvalování). Integrace: Klíčová je integrace do prostředí banky bez potřeby hlubokých a razantních zásahů do existující architektury. Řešení by mělo být primárně napojeno na systém CRM používaný danou bankou i na další nástroje nebo systémy, které jsou pro poskytování úvěrových produktů důležité, např. Collateral management, nástroje Risk managementu, nástroje pro řízení cen a výjimek nebo například na systémy pro řízení dokumentů.

13 INNOVATOR ŘÍJEN Když víte, co chcete, jak toho dosáhnout? Tři oblasti výhod Sběr požadavků a příprava nástroje na podporu procesu korporátního financování je pro banky obvykle velmi zdlouhavá a komplikovaná činnost. Proto je výhodné zvolit takové řešení, které minimalizuje pracnost na straně banky, a to nejen z pohledu analýzy a návrhu řešení, ale i z pohledu dopadů do architektury banky i použitých technologií. Výhodou takového řešení je především snazší, rychlejší a v konečném důsledku levnější implementace, ovšem s možností přizpůsobení se konkrétnímu prostředí. Ještě zajímavější pro banku je, pokud se může hned na začátku s tímto řešením seznámit předem a vyzkoušet si jeho základní možnosti. Získá tak představu o jeho možnostech a jistotu, že výsledek takto náročného projektu bude odpovídat právě jejímu očekávání. Korporátní financování, to není jen sekvence nahodilých činností, které dříve nebo později dospějí k výsledku: poskytnutí finančního produktu netrpělivě čekajícímu klientovi. Je to komplexní proces, v jehož průběhu je třeba přesně a včas splnit a vyřešit celou řadu náležitostí. Na jeho konci je pak zdánlivě jednoduchý výsledek. Finanční produkt šitý na míru pro konkrétní podnikatelský záměr či potřebu. Palčivým problémem je však nutnost čelit rostoucímu konkurenčnímu tlaku, a to jak z pohledu snižování nákladů, zefektivnění celého procesu, konsolidace dat, tak primárně z pohledu potřeby maximálního uspokojení klientů, kteří očekávají co nejrychlejší a co nejkvalitnější servis. Pokud však banka nalezne vhodné řešení pro podporu a zefektivnění tohoto procesu, její šance uplatnit se v tvrdé konkurenci výrazně vzrostou. Od nástroje pro podporu korporátního financování může banka očekávat celou řadu výhod, které můžeme rozdělit do tří základních skupin Zvýšení výnosů: Zpracování většího množství obchodů Zvýšení podílu X-sellu Snížení možných ztrát z obchodů (například nekonzistence ve schválených a podepsaných podmínkách / limitech) Snížení nákladů: Snížení počtu osob zapojených do procesu Snížení nákladů na materiál (například papírové nosiče) Snížení nákladů na případné kontroly Získání konkurenční výhody: Rychlé a efektivní zpracování obchodních případů Zvýšení komfortu klienta (okamžité a pružné informování klienta o průběhu zpracování) Využití prvků tzv. Greenbankingu (minimalizace využití papírových nosičů) Přínosy řešení pro korporátní financování Pokrytí hlavních procesů financování daných segmentů Zjednodušení, standardizace a zrychlení procesů poskytování a schvalování úvěrů Jednoduché změny rozsahu i struktury úvěrového návrhu/analýzy a tedy vyšší flexibilita procesů Snížení míry operačních rizik (využíváním strukturovaných dat a jejich přepoužíváním v rámci definovaných procesů) Monitorování průběhu celého procesu a veškeré návazné aktivity, reporting, zajištění auditovatelnosti atd.

14 14 Finance Vyzkoušejte si demo verzi Kontaktujte nás Trask Corporate Financing Tool Příkladem nástroje pro podporu korporátního financování je Trask Corporate Financing Tool, který vyvinula společnost Trask solutions. Tento nástroj lze využít primárně pro financování korporátních klientů, konkrétně podniků ze segmentu SME (s obratem do cca 250 mil. Kč) i korporací (s obratem nad 250 mil. Kč), a obcí (municipality). Sekundárně je využitelný také pro financování menších firem s obratem pod (30 mil. Kč). Řešení je postaveno na osvědčených postupech a nejenže splní nároky největších finančních institucí, ale uplatní se i v menších bankách, které nevyžadují robustní a vysoce customizované nástroje. Tento nástroj zohledňuje zkušenosti a znalosti bankovního prostředí i samotných procesů korporátního financování, které Trask získal spoluprací s předními finančními institucemi na českém trhu. Obrovskou výhodou pro banku je přitom možnost vyzkoušet si Trask Corporate Financing Tool ve formě funkční demo verze. Řešení Trask Corporate Financing Tool Nástroj pro zvýšení výnosů, snížení nákladů a získání konkurenční výhody. Obvyklá základní struktura korporátního financování základní nástroje propojené v rámci řešení Trask Corporate Financing Tool Collateral management tool (externí nástroj) Conditions check tool Risk management tool (externí nástroj) CRM (na úrovni zobrazení informací důležitých pro financování) Pricing tool Document management tool Financial statements tool Workflow (základ řešení Trask Corporate Finance Tool) Základní vymezení segmentů bankovních služeb pro využití nástroje Trask Corporate Financing Tool Korporátní klienti a municipality Privátní klienti Retailoví klienti Municipality Korporát PO s obratem > 250 mil. Kč* SME PO s obratem < 250 mil. Kč* Fyzické osoby s vyšším objemem aktiv Small Business FOP, PO s obratem < 30 mil. Kč* Fyzické osoby Primární využití nástroje Sekundární využití nástroje * Obvyklá základní segmentace. Názvy segmentů i výše obratů se mohou lišit podle specifik banky

15 INNOVATOR ŘÍJEN Jak nalézt vhodného partnera? Banka, která hledá partnera pro implementaci řešení korporátního financování, by měla zvážit hned několik kritérií. Má znalost principů a procesů korporátního financování? Dokáže pomoci se zavedením best practices vycházejících ze zkušeností v této oblasti? Disponuje znalostmi a zkušenostmi ze souvisejících oblastí IT (aplikace, DMS, infrastruktura, bezpečnost, integrace )? Je schopen dodat včas a při splnění stanovených nákladů? Přistupuje k vašim požadavkům individuálně, snaží se vám vyjít vstříc? Je důvěryhodný? Dokáže prokázat své kompetence relevantními referencemi z oboru? Autor: Pavel Doležal Senior Manager Trask solutions a.s.

16 16 ODBORNÉ SLUŽBY Kompletní outsourcing oblasti ECM může přinést řadu výhod Soustředit se na klíčové oblasti IT, které souvisejí s předmětem činnosti firmy, a outsourcovat ty, které slouží spíše pro podporu vnitřního chodu organizace. To je jeden z trendů, který poutá pozornost stále více společností, jimž jde o zefektivnění provozu a potenciální snížení nákladů. Dobrým příkladem za všechny může být třeba oblast správy podnikového obsahu. Uploading light years left

17 INNOVATOR ŘÍJEN Na českém trhu je patrná tendence řady společností zvažovat možnosti outsourcingu služeb IT mimo zdi vlastní firmy. Argumentů, proč tak učinit, je celá řada, nicméně v mnoha případech zůstane jen u záměru. Řada společností se k outsourcingu nakonec neodhodlá pouze z obavy, že výsledek nedopadne podle jejich představ už kvůli problematickému převzetí daných systémů. Existují však příklady z praxe, které potvrzují, že v případě volby vhodného partnera s patřičnými kompetencemi se není čeho obávat. Outsourcing jako alternativa Nejedna firma se dnes v rámci své současné IT a provozní strategie a snahy o snižování nákladů snaží soustředit vlastní síly pouze na klíčové oblasti IT. To znamená na ty, které souvisejí s předmětem jejich činnosti zahrnují vlastní obchodní know-how společnosti a přímo souvisejí s vytvářením přidané hodnoty pro zákazníka. V takovém případě je však potřeba nalézt vhodnou alternativu pro co nejefektivnější zajištění těch oblastí, které slouží pro podporu vnitřního chodu společnosti a podporu pro samotné služby zákazníkům. Typickým příkladem takové oblasti je správa dokumentů a obsahu, neboli Enterprise Content Management (ECM). Její outsourcování na kompetentního partnera může znamenat řadu výhod. Klient a jeho očekávání zadání Cílem společnosti je zajistit správu dokumentů (ECM) formou outsourcingu a dosáhnout snížení nákladů na provoz příslušných interních systémů. Záměrem je předat kompletní péči o provoz a rozvoj všech souvisejících systémů a technologií outsourcingovému partnerovi. Hlavní cíle Zajistit provoz a funkčnost, uživatelskou podporu, řešení incidentů i rozvoj všech platforem spadajících do oblasti ECM formou outsourcingu. 1 Dosáhnout v rámci ECM maximální nákladové efektivity. Těžit z know-how specializovaného partnera a eliminovat nutnost udržovat potřebné know-how v rámci vlastního týmu. 1 V rámci přípravy na outsourcing oblasti ECM je vhodné sestavit tzv. produktový katalog. Tento dokument popisuje DMS jako službu včetně jejích parametrů. Definuje tak aspekty smluv o úrovni služeb (SLA), jako např. rychlost řešení incidentů, problémů a změnových požadavků, pravidla, jakým způsobem se starat o systémy, řešit incidenty a předávat informace atd. Outsourcingový partner řešení V rámci outsourcingu oblasti ECM přebírá dodavatel služeb zodpovědnost za celkovou funkčnost ECM, tedy za kompletní provoz všech souvisejících technologických systémů a platforem. Klientovi tak poskytuje komplexní garantovanou službu. Hlavní výhody Specialisté dodavatele služeb se starají o veškerý provoz, funkčnost, podporu i řešení incidentů. Outsourcingový partner je blíže uživatelům a případné incidenty a problémy řeší v celé šíři, bez ohledu na zdroj jejich vzniku. 2 K zajištění požadovaných parametrů provozu slouží smlouva o úrovni služeb (Service Level Agreement). 3 Dodavatel bude zajišťovat rozvoj a technologickou a cenovou optimalizaci s dlouhodobějším výhledem včetně přiblížení se osvědčeným postupům v této oblasti. Odpadá nutnost udržovat jakékoliv know-how a tým zaměřený na ECM a s tím související náklady. 2 Outsourcing představuje vyšší úroveň služeb než tradiční služby servisní podpory. Při nich jsou zajišťovány pouze konkrétní definované činnosti pro podporu provozu systémů, bez zodpovědnosti za jejich celkovou funkčnost a dostupnost. 3 Prostřednictvím smlouvy SLA dodavatel garantuje mimo jiné úroveň dostupnosti jednotlivých systémů a vyřešení případných incidentů ve stanovených lhůtách.

18 18 ODBORNÉ SLUŽBY Hladké převzetí Jaké jsou zásadní faktory úspěchu při převzetí systémů outsourcingovým partnerem? Volba vhodného outsourcingového partnera: Společnost musí nalézt partnera, který disponuje potřebnými kompetencemi, znalostmi, zkušenostmi a kapacitami v rámci svého týmu. Proces a metodika převzetí: Pro samotné převzetí lze použít standardní proces a metodiku převzetí informačního systému. To je zárukou, že převzetí všech souvisejících systémů a platforem proběhne hladce a bez narušení provozu. Rizika převzetí: Kvalitní partner s vysokou úrovní know-how musí počítat i s eventualitou, kdy dosavadní dodavatelé neposkytují potřebnou součinnost během převzetí systémů, tedy prakticky nespolupracují. Role dodavatele Při výběru dodavatele by se měl zákazník zajímat o řadu důležitých faktorů, které budou z dlouhodobého pohledu znamenat garanci profesionality a jistotu stabilní kvality poskytovaných služeb. Jde zejména o následující: Budou služby outsourcingu poskytovány výhradně vlastními zaměstnanci dodavatele? Je outsourcingový partner schopen poskytnout kapacitu pro bezpečné zajištění podmínek SLA? Disponuje dodavatel kromě knowhow v outsourcované oblasti také znalostí příslušného odvětví? Z praxe: Outsourcing ECM ve společnosti RWE Příkladem úspěšného přechodu k outsourcingu je spolupráce společností RWE a Trask solutions. Společnost RWE se v rámci své současné IT a provozní strategie a snahy o snižování nákladů rozhodla pro zajišťování kompletní oblasti ECM formou outsourcingu. Péči o provoz i rozvoj všech souvisejících systémů a technologií RWE přenechala společnosti Trask solutions. Jaké výhody outsourcing v podání Trasku do RWE přináší? Největší tým pro oblast ECM v ČR. Trask přináší vysokou úroveň znalostí a zkušeností v oblasti ECM a DMS, a to zejména na poli služeb zaměřených na platformu EMC Documentum. Přehled přes všechny související technologie i znalosti oblasti energetiky. Tyto synergie se odrážejí ve schopnosti Trasku řešit případné problémy, ať nastanou kdekoliv. Orientace na poskytování kvalitní služby ve prospěch klienta bez preference konkrétní technologie. Trask bude kdykoliv schopen a ochoten v případě potřeby zajistit postupnou optimalizaci aplikačního portfolia s ohledem na skutečné potřeby klienta. Tím může dosáhnout snížení jeho nákladů na oblast ECM. Hlavní platformy ECM využívané společností RWE: EMC Documentum Adobe LC Kofax Atlassian JIRA

19 INNOVATOR ŘÍJEN týdnů trvalo Trasku převzetí čtyř klíčových platforem pro oblast ECM využívaných ve společnosti RWE. Autor: David Tomaier Manager oblasti DMS Trask solutions a.s.

20 20 BUSINESS INTELLIGENCE Účinná marketingová kampaň? Jedině s kvalitními daty Kontakty na naše zákazníky. To nejcennější, co máme, chtělo by se říci. Ne všichni už ale tak jasně vidí nebo jsou si ochotni připustit, že jejich rodinné stříbro pomalu chytá rez.