MODUL WPOS. Evidence písemností. Příručka uživatele. od verze Atestace programů GORDIC

Transkript

1 MODUL WPOS Evidence písemností Příručka uživatele od verze Atestace programů GORDIC Ve shodě se zákonem č. 365/2000 Sb. o ISVS jsou produkty GORDIC atestovány registrovaným atestačním střediskem Relsie na shodu s jednotlivými relevantními standardy ISVS. GORDIC spol. s r.o., Erbenova 4, Jihlava Copyright říjen Všechna práva vyhrazena 1

2 Obsah 1 OBSAH 2 2 ÚVOD ZÁKLADNÍ KONVENCE Formáty pro klávesnici Způsoby užití myši Základní ovládací prvky Způsoby vyplňování polí Vyplňování editačního pole Vyplňování pole s verifikací údaje Vyplňování pole s roletovou nabídkou 7 3 ZÁKLADNÍ ČINNOSTI V PROGRAMU VSTUP DO PROGRAMU Přihlášení do programu Nejčastější uživatelské chyby při přihlášení do programu UKONČENÍ ČINNOSTI PROGRAMU TISK Jak zobrazit tiskovou sestavu Jak provést nastavení parametrů tisku POUŽITÍ NÁPOVĚDY 9 4 HLAVNÍ OKNO APLIKACE NÁSTROJOVÝ PRUH Základní obsah nástrojového pruhu Základní obsah nástrojového pruhu formátování textu 11 5 OSTATNÍ TYPY OKEN OKNO ČÍSELNÍKU Jak vybrat řádek Jak uzavřít okno Význam tlačítek na formuláři číselníku 12 6 FUNKCE APLIKACE A HLAVNÍ FORMULÁŘE PROGRAMU SKUPINA FUNKCÍ AKTUALIZACE Formulář Seznam došlých písemností Možné činnosti na formuláři Jak zadat novou došlou písemnost Jak odstranit došlou písemnost Jak vyřídit došlou písemnost Ad acta Jak vložit došlou písemnost do spisu Jak vyjmout došlou písemnost ze spisu Jak vytvořit spis na základě došlé písemnosti Jak předat došlou písemnost jinému pracovníkovi Jak vytvořit odpověď na došlou poštu Jak vložit došlou písemnost do archivu Jak vložit poznámku k došlé písemnosti Jak zobrazit ovou zprávu přidruženou k písemnosti Formulář Detail došlé písemnosti Popis tlačítek na formuláři Formulář Seznam odešlých písemností Možné činnosti na formuláři Jak zadat novou odešlou písemnost 22 2

3 Jak vložit odešlou písemnost do spisu Jak vyjmout odešlou písemnost ze spisu Jak vytvořit spis na základě odešlé písemnosti Jak předat odešlou písemnost jinému pracovníkovi Jak vložit odešlou písemnost do archivu Jak předat odešlou písemnost k odeslání Jak vytvořit poznámku k odešlé písemnosti Jak vytvořit vlastní text odešlé písemnosti a vytisknout jej Formulář Detail odešlé písemnosti Popis tlačítek na formuláři Formulář Seznam spisů Možné činnosti na tomto formuláři Jak vytvořit nový spis Jak vytvořit novou došlou či poštu přímo ve spisu Jak odstranit spis nebo došlou či odešlou poštu přiřazenou spisu z evidence Jak vyřídit nebo uzavřít spis Jak předat spis jinému pracovníkovi Jak vložit spis do archivu Jak přidělit spisu vyřizující písemnost Jak vytvořit poznámku k písemnosti vložené do spisu Jak vytvořit vlastní text odešlé písemnosti vložené do spisu a vytisknout jej Formulář Detail spisu SKUPINA FUNKCÍ ARCHIV SKUPINA FUNKCÍ TISKOVÉ SESTAVY Formulář Tisk podacích deníků Formulář universálních výběrů z písemností a spisů Formulář universálních výběrů z adresátů a odesílatelů Formulář Seznam písemností k odeslání Popis tlačítek na formuláři Formulář Tisk předávacích protokolů SKUPINA FUNKCÍ ČÍSELNÍKY SKUPINA FUNKCÍ SERVIS 33 3

4 1 Úvod Aplikace Evidence písemností je součástí vývojové řady GORDIC G3. Jde o aplikaci vyvíjenou speciálně pro operační systém Windows i když ji lze za určitých podmínek používat i pod jinými operačními systémy. Je určena pro zpracování agendy agendy došlé a odešlé pošty městského úřadu. Obsahuje oddělený seznam došlých a odešlých písemností a seznam spisů, do kterých je možné tyto písemnosti zařazovat. V programu jsou rozlišovány tři úrovně pracovníků, které mají tato omezení: Podatelna jedná se o pracovníka, který obvykle přijímá příchozí poštu a předává ostatním pracovníkům ke zpracování, přičemž může být zároveň i ten kdo vytváří odchozí písemnosti a vlastní spisy. Jde o jediný typ pracovníka, který může tisknout listy podacích deníků a pracovat s písemnostmi předanými k odeslání. Vedoucí odboru má možnost zapisovat odešlé písemnosti a zároveň tyto písemnosti předávat vedoucím odborů a referentům odboru, jehož je vedoucím. Dále má automaticky omezený pohled do došlých písemností a to jen na písemnosti patřící vlastnímu odboru tzn. vidí i písemnosti svých podřízených. Referent má největší omezení v jednotlivých pohledech. Může předávat písemnosti pouze svému vedoucímu a dále pak přímo na podatelnu, nikoliv již jiným vedoucím a referentům. V aplikaci i v této příručce je často zmiňován také zpracovatel písemnosti nebo spisu. Tím může být pouze jedna osoba, kterou je ten uživatel aplikace, který písemnost nebo spis vytvořil nebo ten, kterému byla písemnost či spis po vytvoření předána. Každá písemnost (i spis) je v tomto programu automaticky identifikována pomocí jednoznačného identifikátoru (PID). Tím je znemožněna záměna písemností. Tento identifikátor nahrazuje používání čísla jednacího (ČJ) jako jednoznačného identifikátoru, u kterého se unikátnost nedala zaručit. V programu není nositelem ČJ konkrétní písemnost, ale spis, což umožňuje velice jednoduše a korektně spojit všechny související písemnosti zařazené ve spise i přes ČJ. Dále jsou v tomto programu obsaženy vazby do dalších aplikací vývojové řady GORDIC G3 a to: Evidence obyvatel - možnost přebrat informace o občanovi Stavební úřad - funguje jako sběrna písemností z této aplikace Mezi další funkce patří: Možnost přidružení ové zprávy k záznamu o došlé písemnosti Možnost tisku podacích deníků a to jak u odešlých tak i u došlých písemností Tisk předávacích protokolů Tisk sestavy pro Českou poštu a automatické počítání sazeb 4

5 1.1 Základní konvence Všechny formuláře aplikace mají společné znaky, které orientaci v nich usnadňují. Kromě příslušného menu na nich lze nalézt tlačítka a přepínače, které jsou jasně popsány. Dominantními tlačítky bývají tlačítka KONEC a OK, která způsobí konec práce a zavření formuláře. Tlačítko OK na rozdíl od tlačítka KONEC navíc provede uložení hodnot zadaných do formuláře (v případě číselníků provede převzetí vybrané hodnoty do formuláře z kterého byl otevřen). Sled kláves i přepínačů odpovídá nejčastěji používanému pořadí práce na formulářích. Číselníky lze zavolat ke spolupráci kliknutím na malém tlačítku u příslušné položky, které se číselník týká, nebo pomocí kláves CTRL a mezerník, je-li ovšem uživatel kurzorem umístěn v příslušné položce. Ovládání kurzoru v aplikaci se provádí standardně šipkami nebo klávesou ENTER resp. TAB. Opačný pohyb kurzoru zajistí kombinace kláves SHIFT + TAB. Samozřejmě lze kurzor přesunout i pomocí myši. Další významné obslužné klávesy jsou: INSERT nebo F2 spuštění editace položky ESC odchod z editace položky, v případě číselníku odchod z číselníku DELETE mazání informací v položce Jednotlivé formuláře jsou vybaveny nápovědou, kterou je možné standardně vyvolat klávesou F1. Pro práci s aplikací lze využít základní konvence a postupy, které napomáhají k jejímu usnadnění. Bližší vysvětlení je pak uživateli podáno v popisu jednotlivých procedur, případně je lze nalézt v nápovědě programu nebo v rejstříku uživatelské příručky. Pokud nenajdete odpověď v nápovědě programu nebo ve Vaší dokumentaci, obraťte se na svého správce systému. Uživatelské příručky programu používají pro snadné vyhledávání a správnou interpretaci níže uvedená vizuální vodítka, formáty pro klávesnici, popisy procedur, způsoby užití myši a volbu povelů. Program lze ovládat pomocí myši, většinu jeho částí také z klávesnice. Vzhledem k tomu, že většina administrativních pracovníků je zběhlejší v psaní na klávesnici, je vhodné využívat pro pohyb po jednotlivých položkách na obrazovce klávesu Tab (resp. Shift + Tab). V modulu je též možno používat horké klávesy a to pomocí klávesy Alt + klávesa odpovídající požadované akci Formáty pro klávesnici KLÁVESA1+KLÁVESA2 - znaménko plus (+) mezi klávesami znamená, že máte stisknout první klávesu a držet ji stisknutou, když tisknete druhou klávesu; např. stiskněte Alt + Esc znamená stisknout klávesu Alt, držet ji, a pak stisknout klávesu Esc, pak uvolnit obě klávesy. KLÁVESA1, KLÁVESA2 - čárka (,) mezi klávesami znamená stisknout a uvolnit klávesy, jednu za druhou; např. stiskněte Alt, Esc znamená stisknout a uvolnit klávesu Alt, a pak stisknout a uvolnit klávesu Esc. Šipkové klávesy - je společný název pro směrové klávesy. Klávesa F1 otevření nápovědy Způsoby užití myši Aplikace klade důraz na využívání myši. Není-li uvedeno jinak, předpokládá se použití levého tlačítka myši. Pro práci s myší platí následující zásady: pomocí myši se řídí pohyb ukazovátka na obrazovce; ukazovátkem pohybujete tak, že posouváte myš po rovné ploše v příslušném směru; během pohybu myší netiskněte tlačítko myši; pokud se dostanete na okraj plochy po níž myš posouváte, zvedněte ji a znovu položte doprostřed plochy; ukazovátko se nemůže pohybovat pokud je myš ve vzduchu; myš má dvě nebo tři tlačítka z nichž pro úlohy v programu budete používat levé tlačítko; pohyb myši a stisknutí jejího tlačítka jsou činnosti používané při základních rutinách jako jsou ukázání, výběr a tažení; ukázání - pohyb myši takovým způsobem abyste ukazovátko umístili na určitý objekt se nazývá ukázání na tento objekt; 5

6 kliknutí - ukázání na objekt na obrazovce a stisknutí a uvolnění tlačítka myši se nazývá kliknutí, pomocí něho se pohybujete v dokumentu či vybíráte položky, umisťujete kurzor pro vpisování číslic a textu nebo stiskáte tlačítka na obrazovce; dvojité kliknutí - dvojitým kliknutím nazýváme ukázání na objekt a stisknutí - uvolnění tlačítka dvakrát rychle po sobě; tažení - držení tlačítka myši během pohybu ukazovátka se nazývá tažení; tato technika se používá např. při výběru textu v dokumentu. Volba povelů - pro tuto činnost program nabízí následující možnosti: 1. volba povelů z nabídkového řádku (nabídky) se děje použitím myši nebo kombinace kláves; 2. volba povelů v aplikačních nebo dialogových oknech se děje použitím tlačítek Základní ovládací prvky Přepínače: Tlačítka: Volba vybrána. Volba nevybrána. Tlačítko aktivní přístupné. Tlačítko nepřístupné - neaktivní. V daném okamžiku nelze toto tlačítko použít. Běžné aktivní tlačítko Způsoby vyplňování polí Vyplňování editačního pole Můžete zadat textovou či číselnou položku podle okolností. Pokud je to potřeba, probíhá automatické formátování textu. Pokud jsou na zadávanou hodnotu kladeny speciální nároky, je na to obsluha upozorněna pouze pokud hodnota neodpovídá požadavku. Pokud je položka například omezena maximálním počtem znaků, nepovede se Vám více znaků zapsat. POZOR! Může se však stát, že máte text zprava doplněn mezerami a editační pole Vám již neumožní "vepsat" další znaky, i když pro Vás se situace jeví, jako když nemůžete připsat text na konec (nevšimnete si mezer zprava textu). Pokud je pole šedé, nelze do něj vepisovat (karta není v editačním módu nebo pole není dovoleno editovat) Vyplňování pole s verifikací údaje Jedná se o pole, které je možno vyplnit dvojím způsobem: Ručně Výběrem hodnoty z číselníku, který je přístupný buď kliknutím na tlačítko se šipkou (umístěné vedle tohoto pole) nebo klávesovou zkratkou Ctrl + Mezerník. V těchto polích program automaticky kontroluje správnost zadaných údajů (verifikace). Pokud je v těchto polích vyplněna špatná hodnota program na tuto skutečnost upozorní hlášením a následně otevře příslušný číselník, ze kterého lze převzít správnou hodnotu. Při práci s těmito poli musí být kurzor umístěn v požadovaném poli. 6

7 Vyplňování pole s roletovou nabídkou V těchto polích vybírá uživatel příslušný údaj z roletové nabídky, která je buď pevně zadána, nebo se její obsah definuje některým z číselníků. Do tohoto pole nelze zapisovat jiné než nabízené údaje. Výběr údaje z roletové nabídky v tomto poli se může provádět následujícími způsoby: Po kliknutí myši do tohoto pole nebo na symbol šipky vpravo od tohoto pole se rozvine roletová nabídka, kliknutím myši na požadovaný údaj se tento údaj zapíše do tohoto pole. Je-li kurzor umístěn v tomto poli (pole je podbarveno), zobrazí se po stisknutí kurzorové šipky dolů resp. nahoru následující resp. předchozí údaj. 7

8 2 Základní činnosti v programu 2.1 Vstup do programu Instalace programu vytváří automaticky ikonu modulu Evidence písemností Přihlášení do programu Proveďte dvojklik na ikonu zástupce Evidence písemností. Napište přidělené heslo (na obrazovce se z ochranných důvodů zobrazují pouze hvězdičky). Stiskněte klávesu Enter nebo klikněte myší na tlačítko OK. Po ověření práva vstupu do programu se otevře hlavní nabídka programu Nejčastější uživatelské chyby při přihlášení do programu V přihlašovacím hesle se rozlišují velká a malá písmena. Případné chyby bývají často způsobeny neúmyslným stisknutím klávesy Caps Lock, někdy také záměnou písmen y a z na klávesnici. 2.2 Ukončení činnosti programu V hlavním okně programu klikněte na tlačítko Konec. Otevře se okno z dotazem Opravdu chcete ukončit program?. - Kliknutím na tlačítko Ne zrušíte váš požadavek na uzavření. - Kliknutím na tlačítko Ano se program ukončí. Program jste tímto uzavřeli a vrátili jste se zpět do Windows. 2.3 Tisk Součástí programu je také tisk různých dokumentů (Předávacích protokolů, výběrových sestav atd.). V následujících popisech nejsou uvedeny základní pokyny pro připojení a nastavení lokálních a síťových tiskáren a tisk, ale postupy pro tisk sestav. Pro zajištění správného nastavení doporučujeme přenechat připojení a nastavení tiskáren správci systému WINDOWS Jak zobrazit tiskovou sestavu V otevřeném formuláři klikněte na tlačítko Sestava. Zobrazí se vybraná tisková sestava 8

9 2.3.2 Jak provést nastavení parametrů tisku Na nástrojové liště klikněte na ikonu se symbolem tiskárny. Zobrazí se okno Print file. Zadejte požadované údaje: rozsah tisku (All = všechny stránky, Page range = rozsah od / do), Počet kopií (pole Copies), třídění (Collate). Kliknutím na tlačítko OK se zadané údaje použijí pro tisk, přičemž se sestava vytiskne. Použijete-li tlačítko Cancel, okno se uzavře, aniž se zadané údaje použijí pro tisk. 2.4 Použití nápovědy Program doprovází nápověda, která slouží pro rychlou orientaci v jednotlivých činnostech. Ovládání celé nápovědy je standardní (Windows). V hlavním nástrojovém okně ve volbě menu Nápověda, položka Nápověda, eventuelně kdykoliv během práce, stiskněte klávesu F1. - Program zobrazí Obsah nápovědy nebo heslo nápovědy týkající se přímo prováděné činnosti. - Uvnitř jednotlivých hesel nápovědy mohou být skoky (podtržená slova v zelené barvě). - Kliknutím na tyto skoky se zobrazí nové heslo nápovědy. - Tímto způsobem a pomocí tlačítek nástrojového pruhu se můžete pohybovat po jednotlivých heslech nápovědy. V nabídkovém pruhu klikněte na volbu Soubor vyberte položku Konec, nebo klikněte na symbol "křížku" v pravém horním rohu okna nápovědy. Program ukončí nápovědu a vrátí se zpět do předcházející aplikace. 9

10 3 Hlavní okno aplikace Výchozí formulář aplikace jehož zavřením ukončíte aplikaci. Ukazovátko myši ukazuje místo, kde se provede akce jestliže stisknete tlačítko myši. Má dva tvary. Tvar I- kurzoru ukazuje-li do textu, a tvar šipky ukazuje-li na rubriku nebo ovladač. Titulkový pruh v oknech našeho programu obsahuje název právě otevřeného formuláře. Barva titulkového pruhu aktuálního aplikačního okna se liší od barvy titulkových pruhů aplikačních oken, která jsou zobrazena na monitoru, ale se kterými v současné době nepracujete. Menu obsahuje seznam dostupných nabídek; nabídka obsahuje seznam povelů nebo činností, které můžete vykonávat v právě aktivním formuláři. Kliknutím levým tlačítkem myši se zobrazí nabídka činností. Nástrojový pruh obsahuje soubor ikon (obrazců) korespondujících s některými nabídkami nabídkového pruhu. Jejich užití pomocí myši umožňuje rychleji a operativněji vyvolat požadovanou proceduru. Je používán výhradně u tiskových sestav. Stavový pruh (také informační pruh) obsahuje informace o vybraném povelu. Okraj okna je vnější hrana okna, okraj okna můžeme pomocí myši na každé straně okna prodloužit nebo zkrátit. Aplikační okno - okno spuštěné aplikace. Dialogové okno okno, ve kterém se sděluje nebo vyžaduje informace o úloze či chybová hlášení. 10

11 Vodorovný přetáčecí pruh slouží k vodorovnému posouvání dokumentu nebo záznamu v případě, kdy se celý dokument či tabulka nevejde do příslušného okna. Svislý přetáčecí pruh slouží ke svislému posouvání dokumentu nebo tabulky. 3.1 Nástrojový pruh Nástrojový pruh obsahuje soubor ikon, jejichž užití pomocí myši umožňuje rychleji a operativněji vyvolat požadovanou činnost. Nástrojový pruh obsahuje ikony určené pro uskutečnění stěžejních činností a je používán pouze u tiskových sestav Základní obsah nástrojového pruhu Tisk sestavy Skok na první stránku Skok na předchozí stránku Skok na další stránku Skok na poslední stránku Skok na definované číslo stránky Základní obsah nástrojového pruhu formátování textu Formát písma styl (název fontu) a velikost Atributy písma (zleva: tučné písmo, kurzíva, podtržené písmo, přeškrtnuté písmo) Zarovnání (zleva: doleva, na střed, doprava, do bloku) Řádkování 11

12 4 Ostatní typy oken 4.1 Okno číselníku Výběrové okno se využívá při zadávání údajů do pole s verifikací údaje Jak vybrat řádek Myší se zvolí požadovaný řádek (zvýrazní se modře) a výběr se potvrdí tlačítkem OK. Pokud je tlačítko OK zakázáno, není povoleno převzetí údajů Jak uzavřít okno Po uskutečnění výběru se okno uzavírá automaticky. Uzavření otevřeného výběrového okna lze provést tlačítkem Konec Význam tlačítek na formuláři číselníku Tlačítko Oprava otevře formulář pro opravu vybrané věty z číselníku Tlačítko Nový otevře formulář pro vložení nové věty do číselníku Tlačítko Výmaz provede otevře dialog pro potvrzení výmazu vybrané věty. - Pokud jste se jisti touto operací stiskněte tlačítko Ano - V případě potřeby tuto operaci zrušit stiskněte tlačítko Ne Tlačítko Hledání otevře dialog s možností zadat hledanou hodnotu a také sloupec, ve kterém se tato hodnota bude hledat. Dále je zde možné zvolit styl hledání (přesná nebo částečná shoda). a.. (dvě tečky) se používají pro nahrazení části hledané hodnoty: - zastupuje jeden znak - Znaky.. (dvě tečky) zastupují libovolnou skupinu znaků (např. chci vyhledat větu s kódem, který obsahuje 123 kdekoliv v celém kódu. Správný zápis v poli Hodnota je pak ) Tlačítko Sestava spustí generování sestavy s opisem číselníku 12

13 5 Funkce aplikace a hlavní formuláře programu Všechny funkce aplikace jsou dostupné přes hlavní okno aplikace a jsou rozděleny do následujících skupin: Aktualizace slouží ke vkládání nových údajů do aplikace a jejich editaci Archiv slouží k zobrazení archivu případů, vyplacených dávek, rozhodnutí a seznamu stornovaných plateb Tiskové sestavy slouží k tvorbě přehledů údajů vložených do aplikace, tisku předávacích protokolů atp. Číselníky slouží k vložení a editací údajů do uživatelských číselníků aplikace. Servis slouží k servisním operacím s aplikací, nastavení tiskáren, uživatelů a parametrů aplikace. Dále je na hlavním okně aplikace umístěna funkce s názvem Konec, která slouží k ukončení práce s aplikací. 5.1 Skupina funkcí AKTUALIZACE Tato skupina funkcí obsahuje funkce nazvané: Došlá pošta otevírá formulář Seznam došlých písemností, který slouží především ke vkládání informací o nových došlých písemnostech, jejich opravám a dalším operacím s nimi. Odeslaná pošta otevírá formulář Seznam odešlých písemností, který slouží především ke vkládání informacích o nových odešlých písemnostech, jejich opravám a dalším operacím s nimi. Spisy otevírá formulář Seznam spisů, který slouží především ke vkládání spisů, jejich opravám a dalším operacím s nimi Formulář Seznam došlých písemností Na tomto formuláři je zobrazen seznam všech přijatých písemností, které jsou umístěny v aktivní evidenci. Podle přístupových práv může být seznam písemností omezen Možné činnosti na formuláři Součástí formuláře jsou výkonná tlačítka, která jsou dostupná v jeho pravé části a slouží pro práci s informacemi dané písemnosti označené v seznamu na tomto formuláři. Akce definované na jednotlivých tlačítkách je možné 13

14 vyvolat pomocí tzv. horkých kláves. Příslušné horké klávesy jednotlivých tlačítek jsou tvořeny vždy klávesou Alt a písmenem, které je vždy v popisu tlačítka podtrženo. Tip: Informace o akci definované na tlačítku a horké klávesy se vždy zobrazí ve spodním stavovém řádku a to při nastavení ukazovátka myši na příslušné tlačítko. Konec ukončí práci s formulářem a vrátí se do hlavního formuláře aplikace. Oprava otevře formulář s detailem vybrané písemnosti za účelem editace informací k ní zaevidovaných editace. Nový otevře formulář pro vložení nového záznamu o došlé písemnosti. Výmaz zruší záznam o došlé písemnosti.!!! Upozornění: Tato akce je nevratná!!! Hledání umožňuje vyhledat písemnost dle následujících údajů: - PID, - číslo jednací, - věc, - datum přijetí. Sestava zobrazí tiskovou sestavu s detailem písemnosti. Vyřídit označí písemnost jako vyřízenou Ad acta. Vložit do sp. vloží písemnosti do existujícího spisu Vyjm. Ze sp. vyjme písemnosti ze spisu. Vytvořit spis vytvoří spisu a následně do něj automaticky písemnost vloží. Předat předá písemnost jinému pracovníkovi (seznam příjemců je omezen dle přístupových práv). Odpověď vytvoří odešlou písemnost jako odpověď na v té chvíli vybranou došlou písemnost. Archivovat převede vybranou písemnost do archivu. Historie dle výběru uživatele otevře formulář s historií redistribuce písemnosti nebo historií změn písemnosti. Poznámka zobrazí formulář pro zobrazení a editaci poznámky k písemnosti. Stav. úřad vytvoří nový případ v aplikaci GORDIC řady G3 Stavební úřad. zobrazí ovou zprávu přidruženou k dané písemnosti Jak zadat novou došlou písemnost 1. Na formuláři Seznam došlých písemností stiskněte tlačítko Nový 2. Otevře se formulář pro zadání informací o nové písemnosti 3. V tomto formuláři vyplňte všechny povinné položky (jsou označeny fialovou barvou a je před jejich názvem znak * ). Detailní informace o vyplnění tohoto formuláře naleznete v popisu formuláře Detail došlé písemnosti (viz. následující o úroveň vyšší kapitola). 4. Pokud jste vyplnili vše co považujete za nutné můžete zadaná data stiskem tlačítka OK uložit, čímž zároveň dojde k opuštění tohoto formuláře Jak odstranit došlou písemnost Pro odstranění došlé písemnosti z evidence je nutné stisknout tlačítko s názvem Výmaz. Tím dojde k výmazu označené písemnosti. Pravidlo: nelze vymazat písemnost, která je součástí spisu; POZOR!!! Vymazání písemnosti je nevratná akce Jak vyřídit došlou písemnost Ad acta Vyřídit došlou písemnost Ad acta, tedy označit ji jako vyřízenou bez toho aby byla vložena do spisu, lze pomocí stisknutí tlačítka s názvem Vyřídit. Tím bude písemnost označena jako vyřízená Ad acta. Pravidlo: tímto způsobem nelze vyřídit písemnost, která již byla vložena do nějakého spisu. 14

15 Jak vložit došlou písemnost do spisu Pro vložení došlé pošty do spisu je nutné stisknout tlačítko s názvem Vložit do sp. Poté se zobrazí formulář se seznamem všech spisů, který vypadá následovně: V jeho horní části se nachází pole s roletovým seznamem, v kterém je možné zvolit jméno zpracovatel spisu a tak omezit celý seznam pouze na spisy, jejichž zpracovatelem je vybraný pracovník. Automaticky je v něm předvolen aktuální přihlášený pracovník. Seznam je možné třídit buď podle PIDu spisu, datumu jeho zaevidování, čísla jednacího, datumu vyřízení či datumu uzavření a to stiskem příslušného tlačítka umístěného nad seznamem. Pravidla: do spisu nelze vložit písemnost, která již byla nějakému spisu přiřazena; pokud dojde k vložení písemnosti, která byla předtím vyřízena Ad acta, potom tuto vlastnost po vložení do spisu ztratí a bude se řídit vlastnostmi spisu Jak vyjmout došlou písemnost ze spisu Pro vyjmutí došlé písemnosti ze spisu je nutné stisknout tlačítko s názvem Vyjm. ze sp. Pravidlo: nelze vyjímat písemnost, která ještě nebyla přiřazena žádnému spisu; nelze vyjímat písemnost, která je součástí již uzavřeného spisu; nelze vyjímat písemnost, která byla ve spisu označena jako vyřizující Jak vytvořit spis na základě došlé písemnosti Pro vytvoření spisu na základě vytvořené došlé písemnosti je nutné stisknout tlačítko s názvem Vytvořit. Poté dojde k zobrazení následujícího formuláře: 15

16 V tomto formuláři jsou automaticky vyplněny veškeré údaje, které lze převzít z došlé písemnosti. Uživatel v podstatě nemusí vyplnit žádnou položku potvrdit formulář stiskem tlačítka s názvem OK čímž dojde k vytvoření nového spisu a automatickému vložení došlé písemnosti do tohoto spisu. Pravidlo: tímto způsobem nelze vytvořit spis k písemnosti, která je již nějakému spisu přiřazena Jak předat došlou písemnost jinému pracovníkovi Pro předání došlé písemnosti jinému pracovníkovi je nutné stisknout tlačítko s názvem Předat. Poté se zobrazí následující formulář: V tomto formuláři je nutné vyplnit všechny povinné položky a předání potvrdit stiskem tlačítka OK. Pravidla: písemnost nelze předat pracovníkovi, který již písemnost vlastní; písemnost nelze předat pokud je vložená do spisu. Seznam pracovníků, kterým lze písemnost předat je omezen dle nastavených přístupových práv Jak vytvořit odpověď na došlou poštu Pro vytvoření odpovědi na došlou písemnost, tedy pro vytvoření nové odešlé písemnosti s využitím základních údajů z došlé písemnosti, je nutné stisknout tlačítko s názvem Odpověď. Tím nejdříve otevře následující formulář: 16

17 V tomto formuláři je nutné ke každému z adresátů (kteří byli přebráni z došlé písemnosti) udat způsob, jakým jim bude písemnost odeslána. Po doplnění tohoto formuláře a jeho potvrzení stiskem tlačítka OK dojde k jeho uzavření a zobrazení formuláře pro tvorbu nové odešlé písemnosti. Jeho podobu a způsob jeho vyplnění je podobný jako u tvorby nové došlé písemnosti a je vysvětlen v samostatné kapitole. Pravidla: tímto způsobem lze vytvořit odpověď na jakoukoli došlou písemnost; způsoby odeslání, které se objevují v roletovém seznamu je možné upravovat, přidávat či vyjímat v číselníku způsobů odeslání Jak vložit došlou písemnost do archivu Pro vložení došlé písemnosti do archivu je nutné stisknout tlačítko s názvem Archivovat. Poté dojde k přesunu došlé písemnosti spolu se všemi souvisejícími záznamy do archivní evidence došlých písemností. Pravidla: Do archivu lze přesunout pouze písemnost, která byla vyřízena Ad acta. Dále je možné vložit do archivu písemnost, která byla vložena do spisu jenž byl již uzavřen. V tomto případě dojde k přesunu nejen vybrané došlé písemnosti, ale i všech ostatních došlých a odešlých písemností jakožto i spisu v němž jsou obsaženy. Veškeré odešlé písemnosti však musí být předtím odeslány, jinak k přesunu nedojde. 17

18 Jak vložit poznámku k došlé písemnosti Pro vložení poznámky k došlé písemnosti je nutné stisknout tlačítko s názvem Poznámka. Tím dojde k zobrazení následujícího formuláře: Tento formuláře se chová jako velmi jednoduchý textový editor. Lze do něj text vkládat či z něj text vyjímat přes schránku Windows. Zkratkové klávesy k ovládání editoru se zobrazí po stisku tlačítka Nápověda. K tlačítkům v nástrojové liště se objevují popisky ve stavovém řádku. Poznámku je také možné vytisknout a to po stisku tlačítka s vyobrazením tiskárny. Pravidla: prohlížet poznámku k písemnosti je možné vždy editovat poznámku je možné pouze tehdy, není-li písemnost součástí již uzavřeného spisu. 18

19 Jak zobrazit ovou zprávu přidruženou k písemnosti Pro zobrazení ové zprávy přidružené k písemnosti je nutné stisknout tlačítko s názvem . Poté dojde k otevření aplikace pro prohlížení ových zpráv (Microsoft Outlook, Outlook Expres) a zobrazení dané zprávy. Pravidla: Zobrazovat lze zprávy pouze u písemností, které mají na detailnímu formuláři zaškrtnutu volbu k písemnosti existuje ová zpráva. Pro zobrazení zprávy je nutné, aby v aliasu POS_ byla uložena zpráva ve formátu.msg nesoucí název PID písemnosti. K ukládání zpráv dodává firma GORDIC potřebný nástroj rozšiřující funkce Microsoft Outlook Formulář Detail došlé písemnosti Tento formulář obsahuje detailní pohled na informace o došlé písemnosti. Má dvojí podobu. První pro došlé písemnost od jednoho odesílatele a podobu pro došlou písemnost od více odesílatelů. Na obrázku je zobrazena první ze zmíněných podob. Údaje v něm obsažené může editovat pouze zpracovatel písemnosti. Pravidla: prohlížet lze jakoukoli písemnost zobrazenou v seznamu; editovat lze pouze tu písemnost, která nebyla ještě vložena do spisu Popis položek na formuláři PID základní identifikátor písemnosti. Při tvorbě nového písemnosti aplikace vygeneruje toto jedinečné označení písemnosti. Uživatel nemůže toto číslo změnit. Přijetí - datum základní informace k písemnosti. Jedná se o datum, kdy byla písemnost přijata na podatelnu. Při tvorbě nové písemnosti je aplikací automaticky doplněno aktuální systémové datum počítače, na kterém je záznam o písemnosti vytvářen. Čas základní informace k písemnosti. Jedná se o čas, kdy byla písemnost přijata na podatelnu. Při tvorbě nové písemnosti je aplikací automaticky doplněn aktuální systémový čas počítače, na kterém je záznam o písemnosti vytvářen. Číslo jednací podružná informace k písemnosti. Jedná se o číslo zaevidované u spisu, do kterého je písemnost později po vytvoření případně vložena a skládá se ze dvou částí. První část je základní část (číslo jednací spisu). Tato informace nelze na tomto místě editovat a je automaticky doplněna vložením písemnosti do spisu. Druhá část je dodatek čísla jednacího a tuto lze po vložení písemnosti do spisu na tomto místě doplnit a uživatelem editovat. PID spisu podružná informace k písemnosti. Jedná se o základní identifikaci spisu, do kterého byla písemnost vložena. Druh dopisu podružná informace k písemnosti. Jedná se o identifikátor druhu dopisu z číselníku druhu písemností. Termín vyříz. základní informace k písemnosti. Jedná se o datum, do kterého má být písemnost vyřízena. 19

20 Druh přílohy podružná informace k písemnosti. Jedná se o identifikátor druhu přílohy z číselníku druhů přílohy. Počet příloh podružná informace k písemnosti. Jedná se o počet příloh, které písemnost obsahuje. Věc podružná informace k písemnosti. Jedná se o poznámku vyjadřující obsah písemnosti. Vlastník základní informace k písemnosti. Jedná se o zpracovatele písemnosti. Při tvorbě nové písemnosti je tato informace aplikací automaticky doplněna. Spisový znak základní informace k písemnosti. Jedná se o identifikátor spisového znaku z číselníku znaků spisového a skartačního plánu. Spisové heslo základní informace k písemnosti. Jedná se i identifikátor spisového hesla z číselníku znaků spisového a skartačního plánu. Termín skart. podružná informace k písemnosti. Jedná se o datum do kterého musí být písemnost uložena ve spisovně po jejím vyřízení. Okruh zařaz. podružná informace k písemnosti. Jedná se o identifikaci okruhu zařazení z číselníku okruhů zařazení písemností. ČJ odesílatele podružná informace k písemnosti. Jedná se číslo jednací, které přiřadil odesílatel dané písemnosti. Podací pošta podružná informace k písemnosti. Jedná se o název podací pošty, na které byla písemnost předána k odeslání. Číslo podružná informace k písemnosti. Jedná se o číslo podací pošty, na které byla písemnost předána k odeslání. Stav základní informace k písemnosti. Jedná se o stav vyřízení písemnosti. Tuto informaci doplňuje aplikace automaticky a uživatel ji nemůže nikterak na tomto místě editovat. Dále se na formuláři vyskytuje příznak, zda existuje záznamu o písemnosti její ová podoba a informace o odesílateli (popřípadě seznam odesílatelů) Popis tlačítek na formuláři Na formuláři se vyskytují následující tlačítka: OK uloží změny provedené na formuláři a ukončí práci s ním. Konec ukončí práci s formulářem. Zkopírovat PID do schránky zkopíruje PID písemnosti do schránky (Clipboardu) operačního systému Windows pro jeho přenos mezi jinými aplikacemi. Zapsat do adresáře uloží zadané informace o odesílateli písemnosti do adresáře aplikace Formulář Seznam odešlých písemností Na tomto formuláři je zobrazen seznam všech odešlých písemností umístěných v aktivní evidenci. Podle přístupových práv může být seznam písemností omezen. 20