Manuál Dotykačka s.r.o. Plzeňská 3217/16 Praha

Transkript

1 Manuál Dotykačka s.r.o. Plzeňská 3217/16 Praha

2 Obsah 1) Instalace aplikace Dotykačka ) Možnosti nastavení aplikace ) Možnosti nastavení pokladny ) Nastavení tiskárny ) Nastavení WiFi sítě u pokladní tiskárny ) Nastavení plateb ) Přidání a editace uživatele ) Nastavení daňových sazeb ) Přidání a editace slevové skupiny ) Nastavení synchronizace a zálohování ) Nastavení zobrazení ) Hromadný import produktů z CSV ) Mapa stolů ) Správa zákazníků ) Správa produktu (skladové karty) ) Odtěžování skladu ingredience a receptury ) Kategorie produktů ) Správa počítadel

3 1) Instalace aplikace Dotykačka S pokladní aplikací Dotykačka jste obdrželi také dodací list. Ten obsahuje kromě seznamu dodaného pokladního hardwaru také Váš unikátní licenční klíč. Pro používání aplikace Dotykačka je nutné licenční klíč aktivovat. Aktivaci provedete spuštěním aplikace Dotykačka. Pokud se jedná o prvotní spuštění, zobrazí se úvodní nastavení, kde je v první řadě potřeba aktivovat licenci. Po levé horní straně tedy klikněte na tři tečky, zobrazí se vyjížděcí menu z levé strany obrazovky. Zde klikněte na položku Licence -> Licenční kód a nyní prosím zadejte Váš kód z dodacího listu a uložte záznam. V tuto chvíli máte aplikaci aktivovanou a můžete ji naplno využívat. Nyní si již můžete nastavit samotnou aplikaci tak, aby nejlépe vyhovovala Vašim specifickým požadavkům (daňové sazby, nastavení synchronizace, posílání u, přidání uživatelů a jejich práv, způsob pravidelného zálohování dat). Dále si nastavte pokladnu (měnu, ve které se bude počítat, způsob zaokrouhlování, velikost písma a způsob vykreslení jednotlivých kategorií). Závěrem si ještě ve Správě položek nastavte jednotlivé kategorie (např. nealko nápoje, cukrovinky, teplé nápoje, zmrzlina atd.). Do těchto předdefinovaných kategorií pak budete následně vkládat jednotlivé produkty. V definovaných kategoriích lze listovat na hlavní obrazovce, posunutím vlevo a vpravo. Kategorie se vkládají tak, že se klikne na tlačítko + vložit kategorii. Pak definujte název kategorie a uložte. Tip: Pokud nepotvrdíte políčko Zobrazovat v hlavní nabídce, nebude tato kategorie viditelná na hlavní obrazovce. Po vytvoření kategorie klikněte na tlačítko + produkt. Zde zadejte název produktu (např. voda 0,5 l). Potvrdíte nebo změníte kategorii, která bude pro produkt podřízená. Zde je možné doplnit produkt o štítky, krátkou poznámku (tisknutelná na účtence), interní dlouhý popis, případně jestli se má tato položka zobrazovat jako produktové tlačítko v hlavní nabídce. V horní liště vyberte záložku Ceny, kde je možné uvést prodejní a nákupní cenu produktu. Následně lze v záložce Sklad uvést EAN kód produktu, vybrat měrnou jednotku, ve které se položka prodává či naskladňuje (v případě surovin např. litr, kilogram, kus atd.), a nastavit odečítání či odtěžování ze skladu. Pozor: Důležité je vyplnit dotazník pečlivě, v případě chyby nebude pokladna zobrazovat správné výpočty. V horní liště si ještě můžete vybrat v záložce Barva, jakou barvu bude mít produktové tlačítko v hlavní nabídce. Produkty lze také hromadně importovat prostřednictvím excelového souboru, jehož ukázku si můžete stáhnout zde: po vytvoření je nutné uložit soubor do formátu.csv (kódovaného v UTF-8 (Unicode) nebo Windows 1250, data jsou pak oddělená středníkem). Následný import produktů lze provést v Nastavení aplikace / Synchronizace a Záloha / Importovat. A můžete začít užívat pokladní systém Dotykačka ke své spokojenosti! 2

4 Celé ovládání aplikace Dotykačka je velice jednoduché a intuitivní, takže na většinu funkcí lze i bez jakékoli nápovědy snadno přijít tzv. selským rozumem. Může se stát, že se i přesto vyskytnou při práci s aplikací problémy. V těchto případech doporučujeme si přečíst v MENU záložku Centrum pomoci, ve kterém se nachází zaktualizovaný přehled nejčastějších otázek a odpovědí. Jestliže ani zde nenajdete odpověď či řešení Vašeho problému, obraťte se na nás prostřednictvím formuláře, který najdete v MENU v záložce Zákaznická podpora. Rádi Vám na veškeré Vaše dotazy odpovíme. 2) Možnosti nastavení aplikace Základní menu nastavení aplikace obsahuje tříděné podkategorie. Po klepnutí na jednotlivou položku (A Q) se (de)aktivuje nebo rozbalí dodatečné možnosti nastavení. 3

5 Po kliknutí na tlačítko Nastavení pokladny A můžete v následujícím dialogovém okně definovat základní pracovní parametry pokladny. Po kliknutí na tlačítko Nastavení EET B můžete nastavit Dotykačku pro elektronickou evidenci tržeb (do spuštění EET neaktivní). Po kliknutí na tlačítko Nastavení zdanění C si můžete nastavit až čtyři daňové úrovně sazeb. Po kliknutí na tlačítko Nastavení zobrazení D můžete určit, jakým způsobem se Vám bude Dotykačka zobrazovat na Vašem zařízení. Po kliknutí na tlačítko Správa uživatelů E se Vám zobrazí přehled všech registrovaných uživatelů s možností jejich editace. Po kliknutí na tlačítko Bezpečnostní nastavení F si můžete nastavit, jak často a zda-li vůbec bude systémem vyžadováno zadávání PINU. Po kliknutí na tlačítko Synchronizace a záloha G můžete v následujícím dialogovém okně nastavit provozní a pracovní parametry zálohování. Po kliknutí na tlačítko Zasílání sumarizace em H můžete povolit automatické odesílání sumarizace prodejů do u. Případně nastavit, zda posílat po uzavření pokladny nebo (i) při zadání počátečního stavu (implicitně je automatické posílání deaktivováno). Po kliknutí na tlačítko Externí moduly J po aktivaci provede Dotykačka skenování všech nainstalovaných aplikací a modulů ve Vašem zařízení a vypíše seznam těch, které s ní umí spolupracovat. Pak Vám bude nabídnuta u každého možnost tuto spolupráci buď povolit, nebo zakázat (implicitně je tato spolupráce u všech modulů a aplikací zakázána). Po kliknutí na tlačítko Počítadla K můžete editovat a sledovat stavy Vašich počítadel v závislosti na čase. Po kliknutí na tlačítko Slevové skupiny M se Vám zobrazí přehled všech zadaných slevových skupin s možností jejich editace. Po kliknutí na tlačítko Mapa stolů P můžete aktivovat mapu stolů, vybrat si počet stran mapy (max. 5 stran), případně změnit měřítko velikosti stolů. Po kliknutí na tlačítko Nastavení plateb Q se Vám otevře dialogové okno, ve kterém si můžete povolit akceptování platby pomocí externího terminálu platební karty, šeků či stravenek. Po kliknutí na tlačítko Tisk R si můžete nastavit tiskárnu a parametry pro tisk účtenek a objednávek. Nastavit tisknutelné údaje včetně záhlaví a zápatí účtenky, tisku loga či tisku uzávěrky. Po kliknutí na tlačítko O aplikaci Dotykačka T Vám systém zobrazí přehled o plnění databáze. Na tlačítku také zobrazuje aktuální verzi nainstalovaného programu. 4

6 Nastavení pokladny 3) Možnosti nastavení pokladny Základní menu Nastavení pokladny obsahuje tříděné podkategorie. Po klepnutí na jednotlivou položku Nastavení pokladny A se (de)aktivuje nebo rozbalí další možnosti nastavení. Po kliknutí na tlačítko Pojmenování pokladny A si můžete Vaši pokladnu pojmenovat. Po kliknutí na tlačítko Počet desetinných míst u cen B můžete nastavit počet desetinných míst, které se u cen budou zobrazovat. Po kliknutí na tlačítko Zaokrouhlení konečné ceny účet C si můžete nastavit až čtyři daňové úrovně sazeb. Po kliknutí na tlačítko Záporné ceny D můžete určit, zda lze prodat výrobek se zápornou cenou. 5

7 Po kliknutí na tlačítko Záporné množství E můžete povolit prodávat položky v záporném množství. Po kliknutí na tlačítko Sčítat položky na účtu F nastavíte automatické slučování stejných položek na účtu. Po kliknutí na tlačítko Rychlé placení G zapnutím umožníte placení bez potvrzovacího dialogového okna. Po kliknutí na tlačítko Povolit QR čtečku H můžete povolit QR čtečku pro čtení čárových nebo QR kódů. Po kliknutí na tlačítko Pokladna A (Primární) J si můžete vybrat a nastavit hlavní, případně druhé menu. 4) Nastavení tiskárny Základní menu Nastavení aplikace obsahuje tříděné podkategorie. Po klepnutí na položku Tisk R se Vám rozbalí dodatečné možnosti nastavení. 6

8 V novém dialogovém okně si můžete kliknutím na Tisk účtenek A ne/povolit tisk účtenek a zároveň de/aktivovat správu tisku účtenek. Implicitně je nastavený stav povolující tisk, a tedy aktivní správu tisku účtenek. Po aktivaci správy tisku účtenek Vám bude umožněn přístup do: 1. Nastavení Tiskárny pro Účtenky B, ve kterém si můžete nastavit parametry příslušné tiskárny. 2. Filtru štítku pro Objednávky C, ve kterém máte možnost si určit, jakým štítkem (tagem) jste si označili produkty, které se mají na této tiskárně tisknout i jako objednávka. 3. Netisknout produkty se štítkem D, ve kterém máte možnost si určit, jakým štítkem (tagem) jste si označili produkty, které se na této tiskárně nebudou tisknout na účtence (např. oddělovače). Analogicky můžete postupovat i v případě nastavení tiskárny a způsobu tisku pro tisk objednávek do kuchyně (kliknutím na popisky E, F a G). V kategorii Tisk máte ještě možnost si nastavit vzhled Vámi tisknutého dokladu. Vložit obrázek H (Vaše logo) Záhlaví I (Váš text do hlavičky dokladu) Zápatí J (Váš text na konec dokladu, do tzv. patičky dokladu) 7

9 Nezapomeňte si Vaše úpravy vždy uložit kliknutím na tlačítko OK! Nastavení tiskárny Kliknutím na Tiskárna pro účtenky B nebo Tiskárna pro objednávky E si otevřete dialogové okno Model tiskárny M. V něm máte možnost si nastavit: 1. Typ tiskárny 1 (implicitně je nastaveno ESC/POS Printer) 2. Způsob práce řezačky 2 (implicitně je nastaveno Plný řez papíru) 3. Šířka papíru 3 (implicitně je nastaveno 80 mm) 4. Znaková sada 4 (implicitně je nastaveno cp852) 5. Počet znaků na řádek 5 (implicitně je nastaveno 48) (u 58mm tiskáren nutné přepsat na 32) 6. Způsob připojení 6 (implicitně je nastaveno USB) Kliknutím na Zkušební tisk Z můžete provést zkušební tisk. Pokud program vypíše chybu, vyberte jiný port. Dialogové okno zavřete buď bez uložení (kliknutím na tlačítko Storno S), nebo s uložením (klik na tlačítko Uložit U). Všechny zadané parametry můžete kdykoliv znovu editovat. 5) Nastavení WiFi sítě u pokladní tiskárny WiFi tiskárna není ve výchozím stavu připojená k WiFi síti zákazník má vždy možnost si překonfigurovat tiskárnu tak, aby se připojila k již stávající síti pomocí přiloženého programu. 1. Připojte USB-RS232 kabel do svého počítače a propojte PC s tiskárnou. 2. Stáhněte si WiFiTool a rozzipujte archiv WiFiTool (na vyžádání u technické podpory). 2. V programu nastavte SSID jako název sítě, ke které se má tiskárna připojit. 3. U zabezpečených sítí zvolte WPA-PSK/WPA2-PSK a zadejte heslo k síti. 4. PORT je závislý na Vašem PC, zkuste volby COM1-COM8 lze ho najít ve správci zařízení. 5. Rychlost přenosu po BAUDRATE je Klikněte na tlačítko SET. 8

10 7. Pokud operace proběhla úspešně, tiskárna vytiskne nastavení. Pokud nedošlo k tisku, zkuste změnit COM PORT, dokud nedojde k tisku. 8. Nastavte IP adresu tiskárny v rozsahu Vašeho routeru, tuto adresu poté opište do Dotykačky, do nastavení tiskárny. 9. Vypněte a zapněte tiskárnu. 6) Nastavení plateb Nastavení plateb slouží k povolení nebo zakázání plateb platebními kartami, šeky a stravenkami. Stejně tak lze nastavit spolupráci s externími platebními moduly. Přístup k Nastavení plateb Funkce Nastavení plateb je dostupná přes menu Nastavení aplikace. Kliknutím na položku Nastavení plateb se dostanete do menu Nastavení plateb. Zde jsou k dispozici tři základní možnosti plateb. Tedy externí terminál na platební karty, šeky a stravenky, dále pak externí platební moduly. Povolení a zakázání jednotlivých způsobů plateb Klikněte na zatrhávací pole vpravo od popisku kteréhokoli způsobu platby. Po zatrhnutí se Vám bude zvolený způsob automaticky nabízet při vystavení účtu. Stejným způsobem můžete způsob platby zakázat. Příklad: Potřebuji příjmat platební karty, stravenky a kupóny Slevomat: V menu Nastavení aplikace kliknu na Nastavení plateb. Objeví se mi obrazovka s možnostmi plateb. Pomocí zatrhávacích políček zatrhnu externí terminál na platební karty a Stravenky. Vyberu modul Slevomat, a vyžaduje-li nastavení, nastavím jej dle návodu od dodavatele modulu. Hotovo, odteď se mi budou tyto typy plateb nabízet při vystavení účtu. MOTTO: Bez této funkce se neobejdu, když chci přijímat bezhotovostní platby. Je fajn, že je tu. 7) Přidání a editace uživatele Správa uživatelů slouží k rozdělení pracovníků obsluhy na jednotlivé kategorie dle práv a omezení jejich možnosti neoprávněně přenastavit aplikace nebo editace položek. 9

11 Přístup ke Správě uživatelů Funkce Správa uživatelů je dostupná přes menu Nastavení aplikace kliknutím na položku Správa uživatelů. Ve výchozím stavu jsou zde předdefinováni tři Administrátor, Majitel a Zaměstnanec 1. Nastavení uživatele Klikněte na kteréhokoli uživatele a můžete jej editovat. Zobrazí se Vám karta uživatele. Položky JMÉNO A PŘÍJMENÍ, a TELEFON jsou zřejmé a asi není potřeba se jimi blíže zabývat. Kromě nich na kartě najdete položky ZMĚNA PINU a ČÁROVÝ KÓD. Pomocí nich můžete nastavit jednotlivým uživatelům přístupová hesla (PINY), PINY nesmí být stejné u dvou různých uživatelů. Aby PIN fungoval, musí být zatrženo políčko Přístup vyžaduje vždy PIN. Dále jsou zde UŽIVATELSKÁ PRÁVA, po jejich prokliknutí se dostanete do tabulky akcí, jež můžete jednotlivým uživatelům povolit nebo zakázat. Výjimkou je uživatel Administrátor, který má vždy všechna práva. Pro dokončení editace nezapomeňte kartu uložit pomocí stejnojmenného tlačítka vpravo nahoře. Příklad: Potřebuji nastavit sebe jako hlavního správce, dva zaměstnance s omezeným přístupem ke stornu a vedoucího prodejny s možností stornovat doklad. V menu Nastavení aplikace kliknu na Správa uživatelů a v seznamu uživatelů vyberu Administrátora. V kartě uživatele nastavím svůj a telefon. Nastavím PIN a zaškrtnu pole Přístup vyžaduje vždy PIN. Kliknu na ULOŽIT. Kliknu na uživatele Majitel a přejmenuji jej na Vedoucí. Opět zadám a telefon, zadám jeho PIN a zaktivuji Vyžadování PIN. Dám uložit. 10

12 Kliknu na uživatele Zaměstnanec 1. Vyplním a telefon, přiřadím mu PIN a v menu UŽIVATELSKÁ PRÁVA omezím položky, které potřebuji omezit, potvrdím OK a následně uložím. Poklikem na PŘIDAT UŽIVATELE založím nového uživatele a vyplním kartu podobně jako u Zaměnstnance 1. Vrátím se do hlavní obrazovky a stisknu odhlásit. Nyní již systém nenabízí uživatele jako v nechráněném stavu, ale požaduje PIN. Po jeho úspěšném zadání přihlásí příslušného uživatele. MOTTO: Dělení uživatelů je vhodné, když chci omezit přístup zaměstnancům k citlivým datům. 8) Nastavení daňových sazeb Základní menu Nastavení aplikace obsahuje tříděné podkategorie. Po kliknutí na položku Nastavení pokladny A se rozbalí dodatečné možnosti nastavení. Menu Nastavení zdanění obsahuje tříděné podkategorie. Klikněte na položku Daňové sazby D. 11

13 Zde si v dialogu Nastavení daňových sazeb můžete nastavit až čtyři daňové Úrovně sazeb U. Zatržením volby Nepoužívat daňové sazby. Nejsme plátci DPH používání daňových hladin úplně zrušíte. Po zadání daňových hladin (pro ČR to jsou například 0 %, (10 %), 15 % a 21 %) dialogové okno zavřete buď bez uložení (kliknutím na tlačítko Storno S), nebo s uložením (klik na tlačítko Uložit U). Všechny zadané daňové skupiny můžete kdykoliv znovu editovat. 9) Přidání a editace slevové skupiny Základní menu Nastavení aplikace obsahuje tříděné podkategorie. Po kliknutí na položku Slevové skupiny K se rozbalí dodatečné možnosti nastavení. Zde si v dialogu Správa slevových skupin můžete přidat a editovat libovolné množství slevových skupin. Novou Slevovou skupinu přidáte kliknutím na ikonku Přidat nové P vpravo nahoře. V nově otevřeném dialogovém okně zadejte Název N nové Slevové skupiny. Zadejte, zda-li chcete, aby se Zobrazovala v hlavní nabídce Z. Napište číslicí procentuální slevu skupiny. Poté dialogové okno zavřete buď bez uložení (kliknutím na tlačítko Storno S), nebo s uložením (klik na tlačítko Uložit U). Tyto údaje můžete v budoucnu kdykoliv změnit. 10) Nastavení synchronizace a zálohování Základní menu Nastavení aplikace obsahuje tříděné podkategorie. Po klepnutí na jednotlivou položku Synchronizace a záloha E se (de)aktivuje nebo rozbalí dodatečné možnosti nastavení. 12

14 Po otevření nového dialogového okna si můžete zkontrolovat Unikátní kód A instalace. Velmi důrazně Vám doporučejeme jej v žádném případě neměnit! Některé funkce aplikace by Vám mohly přestat pracovat správným způsobem. Upozorňujeme, že v souladu se VOP nenese firma Dotykačka s.r.o. žádnou odpovědnost za jakékoliv škody, které by Vám touto neoprávněnou manipulací vznikly. Pro import dat klikněte na tlačítko Importovat CSV data nebo zálohu B, otevře se Vám další dialogové okno Zdroj dat ( ve kterém si můžete jako zdroj Vašich vybrat interní disk nebo Google Drive. Po kliknutí na tlačítko Provést manuální zálohu C můžete provést zálohu (popř. export) dat na interní paměťový disk (SD kartu), Google Drive nebo na Dotykačka Cloud. Dotykačka pro zálohu dat používá výhradně formát CSV v kódování UTF-8 (Unicode), data jsou pak oddělená čárkou. O formátu dat se dozvíte více na stránce Hromadný import dat ( produktuz-csv/). Zálohují se jednak stavy skladů, jednak i kompletní databáze. Vše je přehledně rozděleno po kalendářních měsících. Po aktivaci kliknutím na Synchronizace na pozadí D můžete zvolit umístění automatického zálohování a synchronizace Vašich dat: Dotykačka Cloud E, Google Drive F nebo Interní paměťový disk (SD kartu) H. Pro tyto operace platí stejné postupy a pravidla jako v případě Manuální záloha (implicitně je automatická záloha a synchronizace deaktivována). 13

15 11) Nastavení zobrazení Základní menu Nastavení zobrazení obsahuje tříděné podkategorie. Po kliknutí na jednotlivou položku Nastavení zobrazení B se (de)aktivuje nebo rozbalí dodatečné možnosti nastavení. Po kliknutí na tlačítko Zobrazit pouze produkty s tagem A si můžete v následujícím dialogovém okně nastavit, které produkty s jakým tagem se mohou na této pokladně zobrazovat a které ne. (Bude-li např. tato pokladna na baru, tak produkty, které chci, aby se v této pokladně zobrazovaly, označím štítkem/tagem BAR.) 14

16 Po kliknutí na tlačítko Počet sloupců B2 můžete nastavit počet sloupců na hlavní obrazovce (implicitně je nastaveno automaticky). Kliknutím na tlačítko Velikost písma boxu C si můžete nastavit velikost písma (implicitně je nastavena střední hodnota). Kliknutím na tlačítko Skrýt horní lištu Android D si můžete nastavit zobrazení horní lišty (implicitně je nastaveno vypnuto, lišta se tedy zobrazuje). Kliknutím na tlačítko Zobrazovat ceny v boxu E si můžete nastavit zobrazení ceny v boxu (implicitně je nastaveno zapnuto). Kliknutím na tlačítko Povolit změnu pořadí boxů na hlavní obrazovce F si můžete povolit změnu pořadí boxu v hlavním menu (implicitně je nastaveno zapnuto). 12) Hromadný import produktů z CSV Položky lze dávkovaně vložit pomocí externích CSV souborů. CSV soubor můžete vytvořit pomocí tabulkového programu Excel, Google Docs, Libre Office nebo Open Office. Jedná se o čárou oddělený seznam sloupců, který lze dávkovaně vložit nebo použít k aktualizaci již vložených dat. Vzorová tabulka ke stažení Soubor ke stažení: produkty-ukazka.csv ( produkty-ukazka.xls ( Tabulkový procesor Vzhledem k tabulkovému charakteru CSV dat doporučujeme pro vytváření a pohodlnější práci použít například Microsoft Excel nebo OpenOffice.org Calc. Soubor je následně nutné správně uložit. Ukládání CSV souboru v Microsoft Excel: Soubor CSV uložte příkazem Soubor > Uložit jako > Typ souboru CSV. Formát dat Aplikace podporuje import CSV souborů v kódování Unicode UTF8 (doporučený) nebo alternativně Windows-CP1250. Položky sloupce by měly být odděleny čárkou a textové řetězce v uvozovkách. Alternativně lze akceptovat sloupce oddělené středníkem. První řádek obsahuje nadpisy sloupců a bude ignorován. 15

17 Příklad CSV souboru: productid,categoryname,categoryid,name,ean,hexcolor,subtitle,description,pricewithoutvat,vat, purchasepricewithoutvat,stockquantity,tagslist,points,plu ,"Kategorie1",101,"ProduktAvKategorii1",,"#28921F",,,75,1.21,,5,"stitek1,kuchyne",0, ,"Kategorie 1",101,"Produkt B v Kategorii 1",,"#9933CC",,,75,1.21,,6,"stitek1,bar",0, ,"Kategorie 2",102,"Produkt C vkategorii2",,"#f4b400",,,76,1.21,,0,"stitek1,bar",0, ,"Kategorie 2",102,"Produkt D v Kategorii 2",,"#CC5044",,,76,1.21,,20,stitek1,0,206 Formát tabulky Text názvu sloupců je volitelný. Ale pokud použijete níže uvedené názvy, budou automaticky použity a spárovány se sloupci v databázi. productid unikátní ID produktu categoryname název kategorie categoryid číslo kategorie, podle kterého bude provedeno správné párování s danou záložkou name název produktu (skladové karty) ean EAN kód produktu hexcolor HEX kódovaná barva, ve tvaru # s šesti HEX znaky (např. #EED5D2). Seznam barev lze najít zde: ( subtitle podtitulek, krátký popis description dlouhý popis položky pricewithoutvat prodejní cena bez DPH vat v desetinném formátu např. s tečkou 1.21 purchasepricewithoutvat nákupní cena bez DPH stockquantity počáteční stav skladu tagslist seznam štítků, oddělený čárkou doporučujeme nepoužívat mezery points počet bodů, které budou odečteny při prodeji plu PLU číslo produktu Povinné údaje Povinný údaj je productid nebo PLU. Doporučujeme mít vždy v tabulce unikátní číslo produktu, které může sloužit k dodatečné aktualizaci. Pokud nebude v tabulce productid, bude k párování použit PLU kód. Primárně vždy doporučujeme mít v tabulce vygenerovaný productid, který zjednodušuje párování a zamezuje vytváření duplikátů. Jak nahrát tabulku do zařízení Importovat CSV soubor lze z Google Drive, Dropbox nebo interního úložiště v zařízení. Nahrání z PC: 1. Připojte zařízení pomocí USB kabelu k PC. 2. Otevře se Vám složka, kam můžete přetáhnout vytvořený CSV soubor. 16

18 Nahrání em: Zašlete si soubor em na adresu v zařízení. Nahrání z Google Drive: 1. Nahrajte soubor na Váš účet u Google Drive. 2. Ujistěte se, že máte k tomuto účtu přístup z Vašeho Android zařízení. 2. Stáhněte si soubor přímo do zařízení a uložte jej pro lokální použití, pokud Vás k tomu software vyzve. Jak importovat data 1. Klepněte na Nastavení aplikace. 2. Klepněte na možnost Synchronizace a záloha. 2. Vyberte Importovat CSV data nebo zálohu. 3. Jako zdroj dat vyberte Google Drive, Dropbox nebo Lokální soubory. 4. Najděte odpovídající soubor na daném úložišti. 5. Zobrazí se Vám náhled souboru. 6. Klepněte na každý sloupec, který chcete vložit, a ujistěte se, že Importovat tento sloupec je povoleno. Vyberte odpovídající typ dat pro daný sloupec v případě, že jste použili názvy sloupců z příkladu výše nebo ukázkovou tabulku, tento krok nemusíte opakovat. 7. Klepněte na ikonu Importovat. 8. Vyberte, zda chcete Pouze aktualizovat, Vložit nové nebo Aktualizovat a vložit chybějící data. 9. Po krátké době proběhne import a Vaše data budou již připravena k použití. 13) Mapa stolů Mapa stolů slouží v gastro provozech k evidenci, který zákazník je kde usazen, a zjednodušuje tak obsluze orientaci v zaparkovaných/uložených účtech. Zapnutí Mapy stolů Funkci Mapa stolů musíte nejprve aktivovat. V menu Nastavení aplikace vyberte možnost Mapa stolů a povolte ji. Od tohoto okamžiku Vám v hlavním menu přibylo zelené tlačítko Mapa stolů, pomocí kterého můžete editovat Mapu stolů a parkovat/ukládat účty na jednotlivé stoly. Přidání a přesun stolů v provozu 1. Klikněte na zelené tlačítko Mapa stolu B, místo nabízených produktů rozdělených do jednotlivých kategorií se Vám vpravo objeví grafický editor Parkování účtů. 2. Klikněte vpravo nahoře na ikonku ozubeného kolečka, které se tímto změní na ikonky SAVE, PLUS a přepínač MOVE M. 3. Přepněte přepínač MOVE M vpravo do polohy zapnuto (podklad mapy se Vám rozdělí na jemnou čtverečkovanou síť). 17

19 4. Klikněte na ikonu PLUS P. V levém horním rohu mapy se objeví grafické znázornění čtvercového stolu s židličkou na každé straně. 5. Podržením prstu můžete jednotlivé stoly přesouvat na kterékoliv místo na mapě. Obdobným způsobem můžete přidávat další stoly. Jejich postupným přesouváním a spojováním tak můžete graficky znázornit celou svoji provozovnu. 6. Přepněte přepínač MOVE M vlevo do polohy vypnuto (jemná čtverečkovaná síť Vám z podkladu mapy zmizí). 7. Mapu stolů uložíme klikem na ikonku SAVE S4 nebo ho zavřeme (bez uložení) kliknutím na tlačítko Zpět vlevo nahoře. Pojmenování a mazání stolu Pro větší přehlednost můžete jednotlivé stoly opatřit identifikačním návěstím (např. S 1, Bar 2 ). 1. Klikněte na ikonku ozubeného kolečka a pak na vybraný stůl. 2. Otevře se Vám dialogové okno Notes, ve kterém můžete editovat krátké Identifikační návěstí. 3. Zobrazení tohoto stolu zrušíte, když deaktivujete funkci Zobrazovat Z. Stůl se tak v Mapě stolů již nebude zobrazovat, ale není smazán, a tak lze v budoucnosti jeho zobrazování kdykoliv opět aktivovat. 4. Dialogové okno zavřete buď bez uložení (kliknutím kamkoliv mimo okno), nebo s uložením (klik na tlačítko Uložit U). 5. Provedené změny ještě musíte uložit v dialogovém okně Parkování účtů klikem na ikonku SAVE. 18

20 Práce se stolem výběr, naúčtování a zaparkování 1. Na Mapě stolů, po kliknutí na určitý stůl, se Vám zobrazí standardní hlavní nabídka s produkty rozdělenými do jednotlivých kategorií. 2. Po vystavení dokladu, který chcete k tomuto stolu přiřadit, kliknete na tlačítko Zaparkovat. Doklad se automaticky přiřadí přímo k tomuto stolu a v Seznamu účtů bude označen příslušným Identifikačním návěstím. Pro větší přehlednost bude na Mapě stolů tento stůl, se zaparkovaným a přiřazeným dokladem, navíc zvýrazněn i jinou barvou. Alternativní způsob naúčtování 1. Po standardním vystavení jakéhokoliv dokladu, který ale chcete přiřadit k určitému stolu nebo odložit jeho splatnost, kliknete na tlačítko Zaparkovat. 2. V nově otevřeném dialogovém okně Vám budou nabídnuta všechna existující Identifikační návěstí jednotlivých stolů. Kliknutím na vybrané se doklad automaticky přiřadí k příslušnému stolu. 3. Doklad bude v Seznamu účtů označen příslušným Identifikačním návěstím. Pro větší přehlednost bude na Mapě stolů tento stůl se zaparkovaným a přiřazeným dokladem navíc zvýrazněn i jinou barvou. 14) Správa zákazníků Evidence zákazníků je integrální součástí aplikace. Umožňuje obchodníkům evidovat a vyhodnocovat úspěšnost marketingových akcí a lépe reagovat na individuální potřeby každého zákazníka. Počet zákazníků v systému není omezen. Ke každému účtu lze přiřadit pouze jednoho zákazníka. Doporučení a tipy Motivujte obsluhu, aby používala zákaznický systém umožní Vám to lépe pracovat s individuálními zákazníky. Zadávejte minimálně příjmení nebo jméno ostatní údaje jsou volitelné. Pokud neevidujete individuální zákazníky, vytvořte si zákazníky jako Muž, Žena, Rodina a evidujte, která skupina zákazníků u Vás nakupuje tyto informace jsou 19

21 k dispozici v přehledech prodeje a mohou sloužit k dodatečné analytice. Natiskněte si zákaznické karty s čárovým kódem a motivujte zákazníky slevou nebo akcemi při jejím uplatnění. Nastavte si práva svých uživatelů tak, aby vyhovovala Vašim potřebám. Můžete tak omezit obsluhu, aby mohla vybrat zákazníka, ale nemohla editovat jeho údaje apod. Jak přiřadit zákazníka k účtu Zákazníka lze vybrat několik způsoby 1. Před otevřením účtu klikněte na tlačítko Zákazník (A). 2. Pokud je již účet otevřen, můžete zákazníka kdykoliv přidat nebo změnit kliknutím na fialové tlačítko Možnosti účtu a zde zmáčknutím na Přiřadit zákazníka zvolit dodatečně zákaznický účet. 3. Kdykoliv během nebo před prací s účtem naskenováním zákaznické karty s čárovým kódem nebo přiložením bezdrátového čipu. Přidání nového zákazníka 1. Klikněte na tlačítko Zákazník na hlavní obrazovce nebo při přidávání položek. 2. V pravém horním rohu klikněte na tlačítko PLUS (D). 3. Otevře se nové okno, kde zadáte potřebné údaje o zákazníkovi. V okně Nastavení zákazníka klikněte na tlačítko PLUS v pravém horním rohu Editace zákazníka 20

22 Editace zákazníka Přidržením prstu nad vybraným zázkaníkem se otevře editační okno, kde můžete měnit údaje zákazníkovi (C) Čárový kód (C1) je interní kód obchodníka, který je na zákaznické kartě a slouží k načtení údajů pomocí čtečky čárových kódů nebo bezdrátových čipů. Bonusové body (B3) současný stav bonusových bodů na účtě zákazníka. Slevová skupina (B4) nastavení slevy, která bude automaticky aplikována při přidání položky na účet. Slevové skupiny lze editovat v Nastavení Aplikace -> Slevové Skupiny. 15) Správa produktu (skladové karty) Produkty jsou centrálním stavebním prvkem v pokladním systému. Všechny položky, které se evidují na účtě, jsou produkty. Někdy jsou nazývány skladovými kartami. Upozornění Vždy platí, že daný uživatel musí mít uživatelská práva k editaci a přidávání produktu. Bez těchto práv nebude mít k následujícím volbám přístup. Možnosti jak přidat nový produkt Produkt lze přidat několika způsoby: 1. Na hlavní obrazovce v každé kategorii (záložce) je tlačítko s ikonou PLUS. Po klepnutí tak můžete přidat produkt přímo do dané kategorie. 2. Zvolte Správu položek z hlavní obrazovky aplikace. 3. Hromadným importem položek z CSV souboru. 21

23 Přidání produktu z hlavní obrazovky Nastavení produktu Obrazovka karty produktu obsahuje v horní části tři záložky: Základní, Ceny a Sklad. Mezi jednotlivými záložkami můžete plynule přecházet. Změny se neukládají, dokud je explicitně neuložíte tlačítkem Uložit (S). Pokud klepnete na tlačítko s ikonou křížek (C), změny se neuloží. Změna barvy Klepnutím na tlačítko Barva (B) se otevře nové okno, ve kterém si můžete zvolit ze seznamu barvu, která co nejlépe reprezentuje daný produkt. Záložka ZÁKLADNÍ Název produktu (N) je název produktu, podle kterého obsluha i Vy můžete produkt jednoznačně identifikovat. Systém nekontroluje duplikáty názvu a název je omezen 256 znaky. Může i nemusí obsahovat diakritiku a speciální znaky jako lomítka, uvozovky apod. Tento název také bude vytištěn na účtu zákazníkovi. Kategorie indikuje základní kategorizaci produktu, jak bude členěn na hlavní obrazovce při prodeji. Více o správě kategorií (/cs/pridani-a-editace-novekategorie/). Štítky (Tagy) (T) tagy umožňují pokročilou práci s položkou při tisku, přehledech tržeb i jako označení dodatečného třídění, pokud kategorie nedostačují. Počet 22

24 štítků není omezen. Štítek nesmí obsahovat čárku, středník ani mezeru, nebo ; nebo [mezera]. Doporučujeme používat pouze písmena bez diakritiky a čísel. Volitelně jen pomlčku pro rozdělení slov -. Krátká poznámka a Dlouhý popis (P) slouží k uložení dodatečných produktových informací pro obsluhu nebo zákazníka. Tyto položky mohou být volitelně tisknuty na účtu nebo mohou posloužit k ukládání produktových informací. Poznámky jsou několikařádkové a jejich délka není omezena. Zobrazovat jako Box Pokud není zaškrtnuto, tento produkt se nebude zobrazovat. Slouží především k dočasnému odstranění produktu z výpisu a hledání. Záložka CENY Editace cen Cena s daní (P1) Prodejní cena s daní, jak bude naúčtována zákazníkovi. V případě, že bude pokladna přepnuta v nastavení do režimu bez DPH, bude toto pole automaticky s titulkem Bez DPH. Nákupka bez DPH nákupní cena bez DPH, která se používá k vypočítávání marže, rabatu a ceny skladových zásob. Akce ve slevě (U) Pokud je tato možnost zapnuta a nastavena akční cena, bude k produktu automaticky započtena cena v dané procentuální výši. TIP: Pokud si nepřejete slevu zobrazovat zákazníkovi, doporučujeme změnit cenu produktu. Zakázat slevy (W) Nepovolí poskytnutí slevy na tento produkt. Je možnost nastavit toto kombinovaně s akcí, aby nemohlo dojít k započítání dvojité slevy nebo slevy zákazníka. Je to například nutné pro prodej tabákových nebo jinak regulovaných výrobků, které se nesmějí prodávat se slevou. Vyžadovat zadání ceny (Q) Pokud je zapnuto, tak bude při každém přidání položky na účet obsluha vyzvána k manuálnímu zadání ceny. Je to například vhodné, pokud se jedná o vážené zboží nebo zboží, u kterého se hodnota mění při každém prodeji. 23

25 Bonusové body (R) Počet bodů, který bude přičten či odečten ze zákaznického účtu při prodeji jednoho kusu v zákaznickém programu. Záložka SKLAD EAN kód (E) produktový čárový kód, číselný, a to 12 nebo 13 číslic. Tento kód je často již na zboží od výrobce a slouží pro použití se čtečkou čárových kódů. PLU kód (P) interní produktový kód, který slouží pro rychlé hledání pomocí přímého zadání PLU kódů z aplikace. Můžete si také vytisknout vlastní štítky s těmito kódy. PLU jsou interní kódy a nevyžadují registraci ani certifikaci. Obchodník si může tyto kódy natisknout a použít jakkoliv. Doporučujeme pro PLU používat tříčíselné kombinace, např. 205 apod., aby obsluha mohla rychle vyhledat nebo zadat podle těchto zkratek. Prodejní množství (M) základní jednotka pro evidenci skladu. Jednotka (J) zvolte jednotku, která se bude používat pro prodej a evidenci skladu. Pokud zvolíte kus, nebudete moci tento produkt dělit, a obsluha tak bude muset prodávat pouze celé jednotky (prodejní množství). Všechny ostatní jednotky mimo kusu umožňují obsluze zadat zlomky. Balení (B1) indikuje, kolik prodejních jednotek bude automaticky přidáno na účet. Použijte v případě, že prodáváte balení po 6 ks apod., ale chcete skladově evidovat každý kus nebo umožnit obsluze toto balení dělit. Odečítat ze skladu (C) zapíná nebo vypíná skladovou evidenci. Pokud je zapnuto, při prodeji se automaticky bude odečítat položka ze skladu. Naopak například ve službách, jako jsou cestovní náklady nebo doprava, není nutné evidovat sklad a tato možnost by měla být vypnuta. Odečítané množství (D1) pokud si přejete odečíst ze skladu jiné množství, než je prodejní jednotka, můžete tak navolit jiné množství. Příklad: Při prodeji 1 ks točeného nápoje 0,5 l chcete odečíst ze skladu 0,5 l místo 1 ks. Upozornit na minimální sklad pod (S1) Pokud dojde k poklesu skladu pod zadané množství, bude správce nebo obsluha ve skladu upozorněna na nedostatek skladových zásob. 24

26 Odtěžování skladu (Y) nastavení položek, které budou odečteny ze skladu při prodeji této položky. Více o odtěžování skladu. Dodavatel (K1) přiřazení dodavatele k produktu pomocí seznamu. Dodavatele lze přidat ve skladu při naskladňování nebo přímo z výběrového okna pomocí tlačítka PLUS. Kód u dodavatele (K2) Volitelný objednací kód u dodavatele. 16) Odtěžování skladu ingredience a receptury Odtěžování skladu slouží v pokročilém skladovém hospodářství k odečítání dalších surovin nebo jiných produktů při prodeji. Můžete tak nadefinovat, že se při prodeji položky ze skladu odečte přesně dané množství z jiných skladových karet. Doporučení a tipy U některých surovin je vhodné nastavit i tzv. odpad, v obsahu například 5 % z objemu. Umožníte tak systému počítat s případným odpadem při prodeji dané položky. Udržujte počet surovin u každé skladové karty na rozumném minimu do 15 surovin. Příklady, kdy používat odtěžování Prodej točených nápojů a odečítání z jiné společné položky (například prodej 0,5 l a 0,3 l ze sudu) Při sledování použitých surovin, například zmrzlinové směsi pro točenou zmrzlinu, míchaných nápojů, složení pokrmů Odpočet kávové směsi při prodeji různých druhů kávy Vázaný odečet skladu Procedury v kosmetických salónech, při kterých spotřebováváte různé přípravky v určitém fixním poměru Jak nastavit odtěžování 1. Ujistěte se, že již máte skladovou kartu (produkt), jež bude sloužit jako surovina, ze které se bude odečítat (např. Točené pivo sud ). 2. Vytvořte nebo otevřete produkt, který chcete odtěžovat. 3. V editaci produktu zvolte záložku Sklad (A). 4. Odečítání ze skladu není ve většině případů nutné používat, proto tuto možnost vypněte do stavu nula 0 (B). 5. V sekci Odtěžování skladu klikněte na tlačítko Přidat produkt (C). 6. Ze seznamu vyberte surovinu, kterou chcete přidat (např. Točené pivo sud ). 7. Tato surovina se nyní přidala na seznam surovin s textovým editovacím polem. 8. Nastavte množství, které chcete odtěžit při prodeji (D) (např. 0,5 l pro velké pivo). 9. Opakujte akci přidáváním produktů, dokud nebudete mít vloženy všechny suroviny. 10. Uložte produkt klepnutím na tlačítko Uložit vpravo nahoře (S). 25

27 Co se v tomto případě stane Při prodeji produktu, který má nastavenu surovinu Točené pivo sud, se při prodeji piva 0,5 l odečte ze skladu půl litru piva ze sudu. 17) Kategorie produktů Kategorie slouží k rychlému členění položek do skupin tak, aby obsluha mohla rychle najít produkty. Počet kategorií není omezen. Doporučení a tipy Používejte krátké, jednoznačné názvy. Vkládejte položky do kategorií tak, aby pro obsluhu bylo intuitivní tyto produkty najít. Například Nápoje, Předkrmy, Služby, Ostatní. Omezte počet produktů v dané kategorii na méně než 50 položek. Při větším počtu se může stát hledání nepřehledné. Skryjte nepoužívané kategorie nebo je přesuňte na konec seznamu. Jak spravovat kategorie V bočním menu na hlavní obrazovce programu vyberte menu Správa položek: 26

28 Přidání nové kategorie Vyberte klepnutím na tlačítko Kategorie (E) 1. Vpravo nahoře klepněte na ikonku + Přidat nové (A). 2. Zvolte přidání nové Kategorie (E). 3. V dialogovém okně Správa kategorie zadejte název kategorie, a zda-li chcete, aby se zobrazovala v hlavní nabídce. 4. Dialogové okno zavřete buď bez uložení (když kliknete na tlačítko Storno), nebo s uložením (klik na tlačítko Uložit). Tyto údaje pak můžete kdykoliv změnit kliknutím na název kategorie v menu Správa položek. Změna názvu kategorie Vyberte kategorii v levém menu a klepněte na tlačítko (D) 27

29 Skrytí nebo smazání kategorie Kategorie v aplikaci lze smazat nebo pouze skrýt. V případě skrytí se kategorie nebude zobrazovat obsluze na hlavní prodejní obrazovce. Kdykoliv se můžete vrátit zpět a kategorií znovu zobrazit. Klepněte na tlačítko (D) a ujistěte se, že možnost není zapnutá. Změna pořadí kategorií v seznamu Kategorie lze přesunutím umístit na místo v seznamu tak, aby obsluha mohla jednoduše položky najít a často používané kategorie byly na začátku. 1. Podržte prst na jedné z kategorií více jak 2 vteřiny zapne se režim přesunu položek a dole na obrazovce se objeví zpráva, že režim je aktivní. 2. Uvolněte prst z obrazovky. 3. Nyní tažením přesuňte kategorii v seznamu, kde ji chcete mít. 4. Po zvednutí prstu z obrazovky se nové pořadí uloží. 18) Správa počítadel Správa počítadel slouží k evidenci stavů různých počítadel, vodoměrů, elektroměrů a dalších zařízení, jejichž stav chceme sledovat a dále vyhodnocovat. Takto nasbíraná data lze následně analyzovat a zjišťovat, jak hospodárně jsou využívány zdroje, tvořit například statistiky návštěvnosti a z nich vycházet při obsazení provozovny zaměstnanci na obsluhu zákazníků. Přístup ke správě počítadel Funkce Správa počítadel je dostupná přes menu Nastavení aplikace. Kliknutím na položku Správa počítadel se dostanete do vlastní správy. Zde je k dispozici několik předvolených položek, jako je Elektroměr, Vodoměr atd., jejichž funkce je zřejmá. Můžete si samozřejmě přidat jakákoli vlastní počítadla. 28

30 Přidání počítadla Klikněte na tlačítko + PŘIDAT NOVÉ v pravém horním rohu. Objeví se dialogové okno, které Vám umožní vložit nové počítadlo pod vlastním názvem a počáteční hodnotou. Dále je zde zatrhávací pole s hodnotou Zobrazovat v hlavní nabídce. Stiskem uložit přidáte počítadlo do seznamu. Editace stavu počítadla Klikněte na počítadlo v seznamu. Zobrazí se počítadlo s aktuálním stavem, zadáním nového stavu počítadla a stisknutím tlačítka Uložit hodnotu změníte a ta se zapíše do historie počítadel. Evidence stavů a jejich kontrola K evidenci se dostanete kliknutím na HISTORIE vedle tlačítka + PŘIDAT NOVÉ. Zobrazí chronologickou historii všech počítadel, tedy jejich změn a času, kdy byly provedeny. Příklad: Potřebuji evidovat počet zpracovaných zákazníků, kteří projdou aquaparkem, a průměr na spotřebu energií a nákladů na zaměstnance. Elektroměr i vodoměr mám v kalkulačce nastaven, budu tedy potřebovat nastavit evidenci návštěvníků a zaměstnanců. Přidám tedy počítadlo návštěvníci a počítadlo zaměstanci. Na konci každé směny zavede obsluha dle návodu počet zákazníků, u zaměstnanců jsou vhodné člověkohodiny a pro energie použijeme již existující počítadla. Zavedení výchozích stavů počítadel u elektroměru a vodoměru: Na hlavním panelu vyberu... (vlevo nahoře), zobrazí se mi boční menu, kde vyberu Nastavení aplikace. Následně zvolím položku Správa počítadel. Vyberu Elektroměr a nastavím výchozí stav. Tlačítkem Uložit se výchozí hodnota uloží do historie. Stejný postup použiji na nastavení Vodoměru. Přidáním nových počítadel pomocí tlačítka PŘIDAT NOVÉ přidám počítadla Návštěvnost a Zaměstnanci Č/h. Evidence. Směna pak bude tato data pravidelně zadávat a já pak pomocí exportu z historie budu mít každý měsíc přehled o všech nákladech spojených s provozem na jednotlivé zákazníky a mohu upravit rozpis směn (počet pracovníků obsluhy) v konkrétní dny dle návštěvnosti. Díky tomu, že Dotykačka umí exportovat bez problémů data do MS Excel a podobných programů, mám možnost zpracovat takto získaná data do tabulek grafů tak, jak potřebuji... MOTTO Užitečná funkce, která mi šetří náklady! 29