DOKUMENTACE ISM. P íru ka ISM ISM 01. Geodetická kancelá, která m í cokoliv...

Transkript

1 DOKUMENTACE ISM Píruka ISM ISM 01 Typ dokumentace: Interní Verze: 01 Zpracoval : MIS Platnost od: Schválil : vedení spolenosti Výtisk.: Ostatní informace: Ped použitím dokumentu si podle ísla verze ovte, že se jedná o aktuální verzi. Platná verze tohoto dokumentu je k dispozici v adresái ISM (elektronická podoba) a ve složce Dokumentace ISM (písemná podoba), která je uložena u MIS. Geodetická kancelá, která mí cokoliv... Verze: 01 1/17

2 ISM 01 Píruka ISM.doc 1. Obsah: 1. Obsah: Úel a platnost Použité zkratky a pojmy Zkratky Pojmy INTEGROVANÝ SYSTÉM MANAGEMENTU O nás Služby Všeobecné požadavky Politika ISM Plánování Plánování postupu identifikace proces, environmentálních aspekt, nebezpeí a rizik a jejich hodnocení a ízení Procesy Environmentální aspekty Nebezpeí a rizika Právní a jiné požadavky Cíle a programy Zavedení a provoz Struktura a odpovdnost Odpovdnost vedení Pedstavitel managementu Koordinaní tým ISM Management zdroj Poskytování zdroj Lidské zdroje Infrastruktura a pracovní prostedí Komunikace a konzultace Komunikace Konzultace Dokumentace Požadavky na dokumentaci Píruka integrovaného systému managementu ízení dokument ízení záznam Realizace produktu a ízení provozu Plánování realizace produktu Urování požadavk týkajících se produktu Pezkoumávání požadavk týkajících se produktu Návrh a vývoj Nakupování Proces nakupování Informace pro nakupování Ovování nakupovaného produktu ízení provozu, výroby a poskytování služeb Validace proces pro výrobu a poskytování služeb Identifikace a sledovatelnost Majetek zákazníka Ochrana produktu ízení monitorovacích a mících zaízení Havarijní pipravenost a reakce Kontrola a opatení k náprav Monitorování, mení, analýza údaj Procesy a postupy monitorování a mení Spokojenost zákazníka Verze: 01 2/17

3 ISM 01 Píruka ISM.doc Monitorování a mení produktu Hodnocení souladu Analýza údaj Neshoda, náprava a prevence Nehoda, incident, neshoda Neshodný produkt Opatení k náprav Preventivní opatení Interní audit Pezkoumání vedením Všeobecn Neustálé zlepšování Verze: 01 3/17

4 ISM 01 Píruka ISM.doc 2. Úel a platnost Píruka ISM popisuje integrovaný systém managementu, který je vytvoen ve spolenosti podle požadavk norem ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 Píruka jakosti je urena pro pracovníky spolenosti, poteby audit externími organizacemi a pro poteby prezentace systému managementu jakosti spolenosti jejím obchodním partnerm. Píruka ISM je souást smrnicové základny ISM spolenosti a je závazná pro všechny pracovníky spolenosti. 3. Použité zkratky a pojmy 3.1 Zkratky ISM integrovaný systém managementu SM oznaení smrnice PVIS pedstavitel vedení integrovaného systému MIS manažer integrovaného systému MB manažer BOZP a PO BOZP - bezpenost a ochrana zdraví pi práci PO - požární ochrana 3.2 Pojmy Vedení spolenosti editel spolenosti, obchodní editel spolenosti Integrovaný systém managementu systém vycházející z požadavk norem ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 Pedstavitel vedení integrovaného systému len vrcholového vedení spolenosti odpovdný za implementaci a udržování ISM Manažer integrovaného systému jmenovaný pracovník vedením spolenosti odpovdný za udržování a uplatování požadavk normy ISO 9001:2008 a ISO 14001:2004 ve spolenosti Manažer BOZP - jmenovaný pracovník vedením spolenosti odpovdný za udržování a uplatování zákonných požadavk v oblasti BOZP Dokumentace ISM - organizaní a ídící smrnice popisující innosti jednotlivých funkních útvar, potebné pro uplatování lánk ISM Záznam - dokument, v nmž jsou uvedeny dosažené výsledky nebo v nmž se poskytují dkazy o provedených innostech ízení dokumentace - trvalé udržování dokumentace v aktuálním stavu ve všech útvarech spolenosti, vetn kompletnosti souboru dokumentace a úplnosti jednotlivých dokument Externí dokumentace - dokumentace související s ISM, která byla vypracována nebo vydána jinými organizacemi. 4. INTEGROVANÝ SYSTÉM MANAGEMENTU S ohledem na zlepšení ízení všech inností spolenosti, které mají vliv na kvalitu produkt a proces, životní prostedí a bezpenost a ochranu zdraví pi práci rozhodlo vedení spolenosti zavést, uplatovat a neustále zlepšovat integrovaný systém managementu dle požadavk norem ISO 9001:2008 a ISO 14001: O nás Zaátky geodetické kanceláe AZMUT jsou datovány na poátek roku 1997, kdy jsem zaal podnikat v oboru zemmických inností jako fyzická osoba Ing. Jií Blábol-AZIMUT. Vzhledem k tomu, že se tato geodetická kancelá na trhu ujala a zaala se velmi rychle rozšiovat, rozhodl jsem se k transformaci firmy na spolenost s ruením omezením. Tak vznikla v kvtnu roku 2004 spolenost AZIMUT CZ s.r.o. Naším hlavním oborem vždy byla a je geodezie a to v jejím nejširším pojetí. Specializujeme se na innosti z tohoto oboru jež zaruí našim zákazníkm, že s námi mohou zaít poítat na svých projektech od zámru nco vybudovat až po kolaudaci hotového díla. Mimo tuto hlavní innost se též zabýváme vývojem vlastního software na bázi webových aplikací pro ízení podniku ISANA a grafického informaního systému GISANA. Dalším oborem ve kterém podnikáme je Verze: 01 4/17

5 ISM 01 Píruka ISM.doc prodej geodetických pístroj od švýcarského výrobce Leica. Zde se specializujeme pedevším na prodej stavebních mících pístroj. Geodetická kancelá AZIMUT CZ s.r.o. disponuje kolektivem více jak dvaceti stabilních a zkušených pracovník, kteí v kombinaci s moderní mící a výpoetní technikou dokáží zamit vše co si jen dovedete pedstavit. Od stromk ve Vašem sadu až po usazování lis v továrních halách. Od mapky Vaší zahrádky po technickou mapu msta. Od geometrického plánu rodinného domku až po tvorbu katastrální mapy. Chcete-li se dozvdt více o projektech na kterých jsme se podíleli nebo na kterých práv pracujeme, zavítejte do sekce reference. 4.2 Služby Bytové domy, budovy Geodetické práce pi výstavb bytových dom Podklad pro projekt rekonstrukce - vyhotovení stavebních výkres skut.stavu objektu Podklad pro projekt výstavby - zamení doteného území Zamení bytových a nebytových jednotek pro prohlášení vlastník - výpoet výmr GIS Budov - informaní systém pro správu objekt. Rodinné domy Podklad pro projekt stavby - polohopisný a výškopisný plán Vytyení stavby rodinného domu - obvod domu, vytyení laviek Geometrický plán - pro rozestavný dm, pro kolaudaci Pozemky Geometrický plán - pro rozdlení pozemku v katastru Vytyení vlastnických hranic Polohopisný a výškopisný plán pozemku Prmysl Výstavba chladících vží Výpoet kubatury zeminy (násypy/výkopy) Dopravní stavby Zamení skuteného provedení - kolaudace stavby Inženýrské sít Zamení skuteného provedení - zpracování zamení dle norem správc Mapová díla Mapování - ucelené mapování velkých celk, úplné pizpsobení instrukci objednatele. Mapový GIS - informaní systém mapového díla. 4.3 Všeobecné požadavky Spolenost má vytvoen, dokumentován, uplatován a udržován integrovaný systém managementu. Vedení spolenosti a zamstnanci usilují o neustálé zlepšování jeho efektivity. Oblast psobnosti integrovaného systému managementu zahrnuje celou spolenost. Integrovaný systém managementu je uplatován všemi zamstnanci, kteí ídí, provádjí a ovují jednotlivé innosti, které mohou mít vliv na jakost, dopady na životní prostedí a BOZP, pod vedením pedstavitele vedení integrovaného systému (PVIS) ve spolupráci s manažerem integrovaného systému (MIS) a manažerem BOZP a PO (MB) Verze: 01 5/17

6 ISM 01 Píruka ISM.doc 4.4 Politika ISM Vedení spolenosti stanovilo a vyhlásilo Politiku ISM, která je vytvoena v souladu s posláním a strategickými zámry spolenosti, s ohledem na jakost a environmentální dopady inností, produkt a služeb a s ohledem na bezpenost a ochranu zdraví zamstnanc pi práci. Návrh Politiky ISM zpracovával pedstavitel vedení integrovaného systému (PVIS) ve spolupráci s manažerem integrovaného systému (MIS) a manažerem BOZP a PO (MB) Politiku ISM schválilo vedení spolenosti a je vydána jako samostatný dokument ISM 01 Politika spolenosti. Minimáln jednou ron v rámci pezkoumání ISM vedením spolenosti, které probíhá dle SM 03 Pezkoumání ISM, je Politika ISM pezkoumána z hlediska jejího naplování a aktuálnosti. V pípad nutnosti aktualizace Politiky ISM odpovídá za její aktualizaci PVIS. Politika ISM je umístna na internetových stránkách spolenosti a vyvšena v administrativních prostorách spolenosti. 4.5 Plánování Plánování postupu identifikace proces, environmentálních aspekt, nebezpeí a rizik a jejich hodnocení a ízení Procesy a) ve spolenosti jsou identifikovány procesy potebné pro ádnou funkci SMJ, EMS a BOZP: b) procesy jsou rozdleny na hlavní, ídící a podprné (Obr.1); c) hlavní procesy jsou: Geodetické práce, d) kritéria a metody potebné pro zajištní efektivního fungování a ízení tchto proces jsou popsány ve smrnicích: SM 05 Obchodní innost, SM 12 Geodetické práce e) vedení spolenosti zajišuje dostupnost zdroj a informací nezbytných pro podporu fungování výše uvedených proces a tyto procesy jsou monitorovány a analyzovány, f) vedení spolenosti uplatuje opatení nezbytná pro dosažení plánovaných výsledk a neustálého zlepšování tchto proces, g) procesy jsou ízeny v souladu s požadavky norem ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 Zamení na zákazníka a) Spolenost si je vdoma svého závazku neustále rozpoznávat a uspokojovat stávající i nové požadavky svých zákazník, b) požadavky zákazník jsou respektovány s cílem splnit jejich oekávání a zvyšovat jejich spokojenost, c) v oblasti ochrany životního prostedí jsou uplatovány postupy zohledující prevence zneišování životního prostedí pi plnní požadavk právních pedpis a jiných environmentálních požadavk, d) u zamstnanc spolenosti a externích dodavatel, kteí zajišují innosti pro spolenost je vnována maximální pozornost na dodržování zásad BOZP a ochranu životního prostedí Environmentální aspekty Spolenost má vytvoen a udržován postup pro identifikaci environmentálních aspekt svých inností, služeb, které ídí a na které mají vliv tak, aby byly ureny ty aspekty, které mají nebo mohou mít významný dopad na životní prostedí. Významnost identifikovaných environmentálních aspekt a jejich dopad je stanovena pomocí metodiky hodnocení v SM 14 Právní a jiné požadavky. Identifikované environmentální aspekty jsou zpracovány jako Registr environmentálních aspekt a dopad, který je prbžn pezkoumáván a aktualizován. Na základ výsledk hodnocení jsou pijata opatení pro ízení environmentálních aspekt, jejich monitorování a mení a výcvik zamstnanc. Identifikované významné environmentální aspekty jsou brány v úvahu pi stanovení environmentálních cíl, cílových hodnot a program. Postup pro identifikaci environmentálních aspekt a hodnocení jejich dopad je uveden ve smrnici SM 17 Identifikace environmentálních aspekt. Verze: 01 6/17

7 Nebezpeí a rizika ISM 01 Píruka ISM.doc Spolenost má vytvoen a udržován postup pro identifikaci nebezpeí a hodnocení rizik vetn zavedení nezbytných opatení k jejich ízení. Identifikovaná významná rizika jsou brána v úvahu pi stanovení cíl, cílových hodnot a program BOZP. Významnost identifikovaných nebezpeí je stanovena a hodnocení rizik je provedeno pomocí stanovené metodiky hodnocení. Jsou stanovena rizika, která jsou prbžn pezkoumávána a aktualizována. Na základ výsledk hodnocení jsou pijata opatení pro ízení rizik, jejich monitorování a mení a výcvik zamstnanc. Postup pro identifikaci nebezpeí a hodnocení rizik je uveden ve smrnici SM 16 Identifikace rizik BOZP Právní a jiné požadavky Zajištní pístupu k právním požadavkm a pedpism je popsáno ve smrnicích SM O1 Smrnice pro ízení dokumentace a SM 14 Právní a jiné požadavky. Tento postup rovnž zajišuje identifikaci a zajištní pístupu k požadavkm právních pedpis a jiným environmentálním požadavkm, které se vztahují na spolenost v souvislosti s jejími environmentálními aspekty a k požadavkm právních pedpis a jiných požadavk BOZP. V pípad poteby jsou dány zamstnanci spolenosti podnty pro vydání nebo revizi píslušné ízené dokumentace Cíle a programy K naplnní závazk obsažených v Politice ISM jsou stanoveny ve spolenosti dokumentované cíle, cílové hodnoty a programy s ohledem na jakost produktu, požadavky právních pedpis a jiné požadavky, významné environmentální aspekty, nebezpeí a rizika BOZP, technologické postupy, provozní a obchodní požadavky a názory zainteresovaných stran, technologické, provozní a ekonomické možnosti spolenosti. Pro dosažení cíl a cílových hodnot ISM jsou vytvoeny programy ISM, které obsahují: a) urení odpovdností a pravomocí potebných ke splnní cíl a cílových hodnot pro píslušné funkce a úrovn spolenosti, b) zdroje a metodika pro plnní cíl a cílových hodnot. Programy jsou zpracovány vedením ve spolupráci se zamstnanci, kterých se program týká, a jsou vydány formou samostatného dokumentu ISM 03 Cíle a programy ISM. Prbžné hodnocení plnní cíl, cílových hodnot stanovených v ISM 03 Cíle a programy ISM spolenosti probíhá ve stanovených termínech, které jsou uvedeny ve schválených programech ISM. Konené vyhodnocení dosažení cíl je provádno minimáln jednou ron v rámci pezkoumání ISM vedením spolenosti. V pípad zmn v procesech, innostech, produktech nebo významných zmnách organizaních a provozních podmínek, jsou cíle, cílové hodnoty upravovány. 4.6 Zavedení a provoz Struktura a odpovdnost Odpovdnost vedení Vedení spolenosti poskytuje dkazy o své osobní angažovanosti a aktivit pi rozvíjení a uplatování ISM a k neustálému zlepšování jeho efektivnosti tím, že: a) sdluje uvnit spolenosti, že je dležité plnit požadavky zákazníka, stejn jako požadavky právních pedpis a jiné požadavky, b) stanovuje Politiku ISM, c) zajišuje, že jsou stanoveny Cíle a programy ISM, d) plánuje a provádí pezkoumání ISM vedením, e) zajišuje dostupnost zdroj potebných pro udržování a zlepšování ISM. Pravomoci, odpovdnosti a povinnosti všech zamstnanc jsou definovány v SM 02 Organizaní ád a dále dokumentaní základn ISM dokumentace typu SM, pracovní náplní jednotlivých pracovník spolenosti Pedstavitel managementu Ve spolenosti jsou jmenováni na základ jmenovacích dekret: Pedstavitel vedení integrovaného systému (PVIS) Manažer integrovaného systému (MIS) Verze: 01 7/17

8 ISM 01 Píruka ISM.doc Manažer BOZP a PO (MB) Jmenovaní pracovníci vedením spolenosti na základ Jmenovacího dekretu mají odpovdnost a pravomoc k: a) uplatování požadavk ISM v rámci celé spolenosti; b) zajištní, že ISM je stanoven, zaveden a udržován ve shod s požadavky norem ISO 9001:2008 a 14001:2004 vetn potebných zdroj, c) podávání zpráv vedení o fungování, výsledcích, výkonnosti a potebách zlepšování ISM pro pezkoumání ISM vedením spolenosti, d) prosazování povdomí o požadavcích zákazníka ve spolenosti Koordinaní tým ISM Ve spolenosti jsou jmenováni ti zamstnanci tzv. koordinaního týmu ISM, kteí identifikují požadavky stanovené v normách ISO 9001:2008 a ISO 14001:2004 a zajišují komunikaci a koordinaci mezi PVIS a zamstnanci spolenosti pi jejich implementaci a uplatování v ISM. Koordinaní tým ISM je sestaven z: Manažera integrovaného systému odpovdný za udržování a uplatování požadavk normy ISO 9001:2008 a ISO 14001:2004 ve spolenosti Manažera BOZP - odpovdný za udržování a uplatování zákonných požadavk na BOZP Zástupce zamstnanc v otázkách BOZP odpovdný za komunikaci mezi pracovníky a vedením spolenosti Management zdroj Poskytování zdroj Na základ naplánovaných zdroj pro jednotlivé innosti spolenosti zajišuje vedení spolenosti potebné zdroje pro: a) uplatování, udržování a neustálé zlepšování ISM, b) zvyšování spokojenosti zákazníka plnním jeho požadavk Lidské zdroje Odborná zpsobilost, výcvik, vdomí závažnosti Všichni zamstnanci spolenosti jsou odborn zpsobilí k provádní inností, které mají vliv na jakost produkt, životní prostedí nebo BOZP na pracovišti. Odborná zpsobilost je stanovena v SM 02 Organizaní ád a Kvalifikaních kartách jednotlivých pracovník. Vzdlávání a výcvik zamstnanc probíhá v souladu s SM 02 Organizaní ád vetn požadavk na hodnocení efektivnosti vzdlávání a udržování záznam o vzdlávání a výcviku. Pomocí interních nebo externích školení nebo interních sdlení je zajišováno, aby mli všichni zamstnanci povdomí o: a) dležitosti shody s Politikou ISM, postupy a požadavky ISM, b) významných environmentálních aspektech a s tím i souvisejících dopadech spojených s jejich prací a o environmentálních pínosech zlepšené osobní výkonnosti, c) významných rizicích a dležitosti dodržování požadavk BOZP pi pracovních innostech, d) dležitosti svých inností pi plnní Cíl a program ISM, e) jejich úlohách a odpovdnosti za dosažení shody s požadavky ISM, f) postupech a požadavcích na havarijní pipravenost a reakci na havarijní situace, g) potenciálních následcích pi nedodržení stanovených provozních postup Infrastruktura a pracovní prostedí Pro dosažení shody s požadavky na produkt poskytuje a udržuje spolenost administrativní prostory, prostory v rámci realizace jednotlivých zakázek a vlastní infrastrukturu tvoenou provozními prostedky typu vozového parku, výpoetní techniky apod. ízení infrastruktury vetn její údržby, oprav a rozvoje je zajišováno v souladu s pravidly. Vedení spolenosti vytváí a udržuje pracovní prostedí tak, aby byla zajištna bezpenost práce, ochrana zdraví a životního prostedí a zárove byla dosažena shoda s požadavky na produkt. Bezpenost a ochrana zdraví pi práci a vytváení vhodného pracovního prostedí ve spolenosti je dokumentací ISM - SM 11 Infrastruktura Verze: 01 8/17

9 ISM 01 Píruka ISM.doc Komunikace a konzultace Komunikace Komunikace v rámci spolenosti se uskuteuje s ohledem na informace a efektivnost ISM, ve vztahu k environmentálním aspektm a na informace týkající se BOZP. Interní komunikace Interní komunikace je dležitým pedpokladem pro fungování a zlepšování ISM. Podpora zptné vazby a komunikace od zamstnanc na rzných úrovních je prostedkem pro jejich zapojení a rozvoj týmové práce. Základní formy interní komunikace v rámci spolenosti jsou: a) porady, konzultace, školení, neformální setkání, b) záznamy, dokumentace, c) internetové stránky spolenosti, d) przkum názor zamstnanc na sociální klima apod., e) v pípad výskytu havarijní situace jsou zpsoby a postupy interní komunikace dány havarijními plány a postupy Hlavní zpsoby interní komunikace jsou: a) ústní b) písemný c) elektronický Na interní úrovni musí být zamstnanci v rámci komunikace v ISM seznámeni s Politikou ISM, Cíli a programy ISM, postupy k ochran životního prostedí, havarijními plány a postupy, úkoly a odpovdnostmi v ISM závislými od konkrétního pracovního zaazení. Celkovou odpovdnost za interní komunikaci v rámci ISM mají jednotliví pedstavitelé managementu. Interní podnt mže pedložit každý zamstnanec spolenosti formou interního sdlení adresovaného na vedení spolenosti, nebo je možné tento podnt zaznamenat v zápisu z porad. Pravidla pro interní komunikaci jsou stanovena v SM 02 Organizaní ád. Externí komunikace Pístup k zákazníkm a všem zainteresovaným stranám je podpoen oboustrannou komunikací a spolenost pijímá a reaguje na podnty, pipomínky a dotazy všech zainteresovaných stran. Za vyizování stížností (vetn stížností a podnt oban k ochran životního prostedí) a reklamací odpovídá MIS. Pro informování veejnosti slouží internetové stránky spolenosti kde jsou k dispozici informace o poskytovaných službách a produktech. Rozsah komunikace s orgány státní správy je dán pedevším právními a jinými environmentálními požadavky, které souvisí s environmentálními aspekty spolenosti a jejich dopady a pravidelnými zprávami. Komunikace s orgány státní správy je zajišována vedením spolenosti a zamstnanci dle kompetencí stanovenými v SM 02 Organizaní ád. V pípad výskytu havarijní situace jsou zpsoby a postupy externí komunikace dány havarijními plány a postupy. Komunikace s dodavateli zajišujícími innosti související s environmentálními aspekty a riziky BOZP spolenosti probíhají em, telefonicky, ústní nebo písemnou formou. V rámci této komunikace jsou informováni o postupech a požadavcích EMS a BOZP spolenosti, které souvisí s její inností a poskytovanými službami. V rámci komunikace se zainteresovanými stranami je kladen draz na témata související s Politikou ISM, environmentálním profilem spolenosti vzhledem k cílm cílovým hodnotám a programm IMS, environmentálním profilem dodavatel, požadavky právních pedpis a jiných environmentálních požadavk, požadavky zainteresovaných stran, postupy v ochran ŽP, haváriemi a havarijními situacemi. Rozhodnutí, zda bude spolenost komunikovat o svých významných environmentálních aspektech, je posuzováno individuáln vedením spolenosti. Za komunikaci s veejností odpovídá MIS Konzultace Konzultace v oblasti SMJ, EMS zjišuje MIS a v oblasti BOZP zajišuje MB. Zamstnanci jsou zapojeni do vývoje a pezkoumávání postup k ízení a identifikaci rizik ve spolupráci s MB. V pípad, že dojde ke zmn, která mže ovlivnit BOZP na pracovišti, je s píslušnými zamstnanci tato záležitost konzultována a jsou navržena potebná opatení. 4.7 Dokumentace Požadavky na dokumentaci Dokumentace ISM spolenosti obsahuje: Verze: 01 9/17

10 ISM 01 Píruka ISM.doc a) Politiku integrovaného systému managementu - dokumentované prohlášení managementu o politice, cílech a cílových hodnotách ISM, b) Píruku ISM, c) dokumentované postupy požadované normami ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 a další dokumenty, které spolenost potebuje pro zajištní efektivního plánování, fungování a ízení proces, d) záznamy požadované výše uvedenými normami a další záznamy, které spolenost potebuje pro zajištní efektivního plánování, fungování a ízení proces, a rovnž záznamy, které se týkají významných environmentálních aspekt a slouží k dokumentování environmentálního profilu. Struktura dokumentace spolenosti je ízena v souladu se smrnicí SM 01 Smrnice pro ízení dokumentace. Ve spolenosti je veden a aktualizován seznam dokumentace ISM a seznamy dalších typ dokument v souladu s požadavky dokumentace ISM Píruka integrovaného systému managementu Spolenost má vytvoen a udržován dokument ISM 01 Píruka ISM, který zahrnuje: oblast použití ISM, odkazy na dokumentované postupy vytvoené pro ISM, popis vzájemného psobení mezi procesy. Píruka ISM je vydávána formou vrcholového dokumentu ISM a její distribuce a aktualizace probíhá v souladu se smrnicí SM 01 Smrnice pro ízení dokumentace ízení dokument Spolenost má vypracovaný a zavedený postup pro ízení dokument interního a externího pvodu ve smrnicích SM 01 Smrnice pro ízení dokumentace a SM 14 Právní a jiné požadavky. Všechny dokumenty, které nesplují požadavky tchto smrnic na ízení dokument, jsou neízenými dokumenty. ízení dokument zabezpeuje, že dokumenty: a) jsou ped vydáním schváleny, b) jsou pezkoumány a aktualizovány dle poteby, c) mají zajištnu identifikaci zmn a aktuálního stavu, d) v aktuální podob jsou dostupné v místech používání v elektronické podob nebo v tištné podob formou ízených kopiích, e) externího pvodu mají zajištnou identifikaci a ízení jejich distribuce, f) zastaralé jsou chránny proti neúmyslnému používání a vhodn identifikovány v pípad jejich uchovávání ízení záznam Spolenost má vytvoeny a udržovány záznamy, aby se poskytly dkazy o shod s požadavky a o efektivním fungování ISM. ízení záznam, které jsou poízeny v papírové nebo elektronické form, je popsáno v SM 01 Smrnice pro ízení dokumentace s ohledem na: identifikaci, ukládání, ochranu, vyhledávání, stanovení doby uchovávání, vypoádání záznam. Environmentální záznamy se vedou tam, kde: - vznikají environmentální problémy, sleduje se míra plnní plánovaných environmentálních cíl a cílových hodnot, provádí se zásah s možným nepíznivým environmentálním dopadem, prokazuje se shoda se specifikovaným environmentálním požadavkem - probíhá monitorování a mení nebo vedení a poskytování záznam - je požadováno právními pedpisy nebo jinými environmentálními požadavky. Analogické požadavky platí pro vedení záznam v oblasti managementu jakosti a BOZP. Verze: 01 10/17

11 ISM 01 Píruka ISM.doc 4.8 Realizace produktu a ízení provozu Plánování realizace produktu Spolenost plánuje a rozvíjí procesy potebné pro realizaci produktu. Plánování realizace produktu je provádno v souladu s požadavky ostatních proces ISM a s ohledem na jakost produktu, na významné environmentální aspekty a bezpenostní hlediska. Pi plánování spolenost identifikuje: a) požadavky na produkt vetn posouzení environmentální aspekt a jejich dopad, bezpenostních rizik, požadavk právních pedpis a jiných požadavk, b) potebu vytvoit procesy a dokumenty vetn poskytnutí zdroj specifických pro produkt, c) požadované innosti pi ovování, validaci, monitorování a kontrole, které jsou specifické pro produkt, a kritéria pro pijetí produktu, d) záznamy potebné pro poskytnutí dkazu, že realizaní procesy a výsledný produkt splují požadavky Urování požadavk týkajících se produktu Spolenost identifikuje: a) požadavky specifikované zákazníkem, vetn požadavk na dodání a innosti po dodání, b) požadavky, které zákazník neuvedl, ale které jsou nezbytné pro specifické nebo zamýšlené použití, je-li známo, c) požadavky právních pedpis a jiné požadavky vztahující se k produktu, d) jakékoli dodatené požadavky urené spoleností. Požadavky týkající se produktu jsou upraveny smluvním vztahem mezi zákazníkem a spoleností smrnicí SM 05 Obchodní innost Pezkoumávání požadavk týkajících se produktu v souladu se Spolenost pezkoumává požadavky týkající se produktu. Pezkoumání je provedeno ped pijetím závazku spolenosti dodat zákazníkovi produkt v rámci pípravy smluv nebo objednávek. Spolenost zajistí, aby: a) byly stanoveny požadavky na produkt, vetn pípadných environmentálních požadavk a požadavk BOZP, b) byly vyešeny smluvní a jiné požadavky, které se liší od díve vyjádených požadavk, c) byl schopen splnit urené požadavky. O výsledcích pezkoumání a o opateních vyplývajících z pezkoumání jsou vedeny záznamy. V pípad, že zákazník neposkytne žádné dokumentované vyjádení požadavk, je zákazníkovi pedložen návrh smlouvy. Po potvrzení ze strany zákazníka jsou požadavky uvedené ve smlouv nebo objednávce považovány za dokumentované vyjádení jeho požadavk. V pípad, že se zmní požadavky na produkt, zajistí spolenost, aby byly zmnny i píslušné dokumenty a aby byli o zmnných požadavcích informováni píslušní zamstnanci Návrh a vývoj Spolenost uplatuje tento lánek normy v rámci ízení procesu projekní innost vycházejícího z poteb spolenosti a požadavk vedení spolenosti Nakupování Proces nakupování Proces nakupování je popsán smrnicí SM 10 Nakupování tak, aby nakupovaný produkt vyhovoval specifikovaným požadavkm, vetn pípadných environmentálních požadavk a požadavk BOZP. Typ a rozsah kontroly uplatnné na dodavatele a nakupovaný produkt je závislý na vlivu nakupovaného produktu na následnou realizaci produktu nebo konený produkt.. V rámci procesu nakupování je stanoven a udržován postup pro identifikovaná rizika a významné environmentální aspekty pro zboží, zaízení a nakupované služby používané ve spolenosti a tento postup a požadavky jsou sdlovány dodavatelm a smluvním partnerm. Postupy a požadavky pro identifikované významné environmentální aspekty nebo bezpenostní rizika výrobk a služeb používaných ve spolenosti jsou sdlovány píslušným smluvním partnerm. Dodavatelé jsou vybíráni a hodnoceni podle schopnosti dodávat produkt v souladu s požadavky spolenosti.výbr a hodnocení dodavatel je ízen v souladu se smrnicí SM 10 Nakupování. Verze: 01 11/17

12 ISM 01 Píruka ISM.doc Informace pro nakupování Informace pro nakupování musí popisovat produkt, který se má nakoupit vetn: a) požadavk na schvalování produktu, postup, proces a zaízení, b) požadavk na kvalifikaci zamstnanc, c) požadavk na ISM, d) požadavk právních pedpis a jiných environmentálních požadavk a požadavk BOZP. Pimenost specifikovaných požadavk pro nakupování je zjištna pedtím, než jsou sdleny dodavateli. Tyto kontrolní innosti vyplývají z požadavk smrnice SM 10 Nakupování Ovování nakupovaného produktu Kontrolní innosti nezbytné pro zajištní toho, aby nakupovaný produkt splnil specifikované požadavky, jsou provádny píslušnými zamstnanci s ohledem na druh nakupovaného produktu ízení provozu, výroby a poskytování služeb Ve spolenosti jsou ureny hlavní procesy, které se ídí píslušnými smrnicemi: SM 05 Obchodní innost, SM 12 Geodetická innost, Jednotlivé procesy ve spolenosti jsou ízeny s ohledem na kvalitu výstup, identifikovaná rizika, významné environmentální aspekty a jejich dopady tak, aby byly ve shod s vyhlášenou Politikou ISM, cíli a cílovými hodnotami spolenosti. V rámci ízení provozu a poskytování služeb jsou stanoveny takové postupy, aby veškeré innosti probíhaly v souladu s píslušnými právními a jinými environmentálními požadavky a požadavky BOZP. Dále jsou ureny procesy a innosti, které souvisejí s identifikovanými riziky a významnými environmentálními aspekty a jsou ve shod s Politikou ISM, cíli a cílovými hodnotami spolenosti, a jsou popsány tmito smrnicemi: SM 16 Identifikace rizik BOZP, SM 17 Identifikace environmentálních aspekt, SM 18 Havarijní pipravenost, SM 15 Nakládání s odpady. Všechny tyto procesy a innosti jsou plánovány a zajišovány s ohledem na: a) dostupnost informací, které popisují znaky produktu, b) dostupnost provozních pedpis, technické a jiné dokumentace, c) použití vhodného zaízení, d) dostupnost a použití monitorovacího a mícího zaízení, e) uplatování monitorování a mení, f) uskutenní inností spojených s inností po dodání, g) identifikované environmentální aspekty, h) stanovená rizika Validace proces pro výrobu a poskytování služeb Ve spolenosti je zajištna validace produkt a poskytovaných inností zajištna dodržováním technických norem a odbornou zpsobilostí pracovník podílejících se na realizaci produktu a pípadným zajištním požadovaných zkoušek. Jednotlivé produkty jsou zákazníkm pedávány na základ provedené kontroly jak ze strany spolenosti, tak ze strany zákazníka o tchto kontrolách jsou vedeny požadované záznamy. Související závazná pravidla jsou souástí dokumentace SM 12 Geodetická innost Identifikace a sledovatelnost Spolenost používá bžných postup identifikace produktu, které jsou uvedeny v jednotlivých dokumentech ISM Majetek zákazníka Majetek zákazníka se ve spolenosti mže vyskytovat v podob: projektové dokumentace i jiných dokument zákazníka, Verze: 01 12/17

13 ISM 01 Píruka ISM.doc pevzatého staveništ, na základ Protokolu o pevzetí staveništ nebo zápisu do Stavebního deníku pebírá spolenost odpovdnost za škodu zpsobenou její inností Ochrana produktu Ve spolenosti je zajištna ádná ochrana a manipulace s produkty urenými k realizaci zakázek. Jednotlivé zakázky jsou realizovány pi dodržení legislativních požadavk, ímž je zaruena jejich ochrana. Každý pracovník spolenosti si je vdom následk, které by mohly vzniknout pi špatné manipulaci i nedostatené ochran realizovaného produktu, nebo jeho ástí. V pípad výskytu neshodného produktu je postupováno dle SM 13 ízení incident, neshod, nápravných a preventivních opatení ízení monitorovacích a mících zaízení Spolenost má stanovena pravidla vymezující odpovdnost pracovník za naplování požadavk metrologických pedpis a postupy potebné pro naplnní tchto pedpis. Tyto pravidla jsou stanoveny v SM 09 Metrologický ád Havarijní pipravenost a reakce Ve spolenosti je vytvoen a udržován postup pro: a) identifikaci možností vzniku incident a havarijních situací, b) vasnou a správnou reakci na n, c) prevenci a zmírnní pravdpodobných onemocnní, zranní a environmentálních dopad, které mohou tyto situace zpsobit. Pro identifikaci možnosti vzniku havarijních situací a havarijního ohrožení, které mohou mít dopad na životní prostedí, na BOZP a pro reakce na n, je stanoven postup ve smrnici SM 18 Havarijní pipravenost. Na základ vypracovaného a aktualizovaného Registru environmentálních aspekt, jsou identifikovány environmentální aspekty, pro které jsou zavedeny a udržovány postupy umožující pohotovou reakci na možná externí a interní havarijní rizika, jejich prevenci a minimalizaci možných negativních environmentálních dopad a ureny nezbytné zdroje pro pípad, kdy k havárii skuten dojde. Zpracovaná dokumentace vychází z právních požadavk, z identifikovaných rizik a zkušeností z dívjších mimoádných situací. Pro rychlou a úinnou reakci v pípad vzniku havarijních situací a havarijního ohrožení je tam, kde je to možné, provována materiálová a lidská pipravenost i spojení na externí pomoc. Na základ hodnocení havarijních a krizových stav, skoronehod, nehod a neshod je na základ pezkoumání ISM vedením provádna aktualizace související dokumentace. 4.9 Kontrola a opatení k náprav Monitorování, mení, analýza údaj Organizace požární ochrany je ešena smrnicí SM 19 Smrnice pro zajištní BOZP a PO. Spolenost plánuje, vytváí, uplatuje a udržuje postupy monitorování, mení analýzy a zlepšování, které jsou potebné k: a) prokázání shody produktu, b) zajištní shody s požadavky ISM, c) monitorování a mení úinnosti a neustálému zlepšování efektivity ISM, d) pravidelnému monitorování klíových znak proces a inností s významným environmentálním dopadem nebo s významnými riziky Procesy a postupy monitorování a mení Sledovaná kritéria hlavních proces, environmentální výkonnosti (environmentální profil) a výkonnosti BOZP jsou stanovena v SM 08 Píloha.1 Tabulka pro monitorování a analýzu údaj v souladu se smrnicí SM 08 Monitorování a analýza. Pro monitorování a mení jsou stanoveny postupy, které umožují: a) kvalitativní i kvantitativní opatení vhodná k potebám spolenosti; b) monitorování míry dosažení cíl spolenosti Spokojenost zákazníka Jako jeden ze zpsobu mení výkonnosti ISM monitoruje spolenost informace týkající se vnímání zákazníka. Postup pro monitorování spokojenosti zákazníka je popsán ve smrnici SM 08 Monitorování a analýza. Verze: 01 13/17

14 Monitorování a mení produktu ISM 01 Píruka ISM.doc Spolenost monitoruje a mí znaky produktu, aby si ovil, že jsou splnny požadavky na produkt. To se provádí v daných etapách realizaního procesu produktu v souladu s plánovanými innostmi. Postupy monitorování a mení klíových znak inností, jejichž environmentální aspekty mají nebo mohou mít dopad na životní prostedí, zahrnují zaznamenávání informací sledujících realizované innosti, píslušné nástroje ízení provozu a shodu s píslušnými požadavky právních pedpis a jinými environmentálními požadavky, cíli a cílovými hodnotami spolenosti. Postupy monitorování a mení jsou stanoveny v píslušných dokumentech ISM. Monitorování a mení produktu v rámci jednotlivých proces je popsáno ve smrnicích pro tyto procesy. V rámci mení a monitorování výkonnosti BOZP se provádí: monitorování míry dosažení cíl BOZP, proaktivní opatení, která monitorují shodu s programy SM BOZP, provozními kritérii a požadavky píslušných zákon a pedpis, reaktivní opatení pro monitorování nehod, nemocí, nežádoucích událostí a dalších historických dkaz o nedostatení výkonnosti BOZP, zaznamenávání údaj a výsledk z monitorování a mení Hodnocení souladu Ve spolenosti je provádno pravidelné hodnocení souladu s požadavky právních pedpis a jinými environmentálními požadavky, které se na spolenost vztahují, a jsou ízeny v souladu s SM 14 Právní a jiné požadavky. Provování souladu s právními a jinými environmentálními požadavky probíhá rovnž v rámci interních a externích audit Analýza údaj Aby se prokázala vhodnost a efektivnost ISM a aby se vyhodnotilo, kde lze uskuteovat neustálé zlepšování efektivnosti ISM, spolenost uruje, shromažuje a analyzuje vhodné údaje, které získává z monitorování a mení nebo z jiných odpovídajících zdroj. Analýza údaj poskytuje informace týkající se: spokojenosti zákazníka, shody s požadavky na produkt, znak a trend proces a produkt, vetn píležitostí pro preventivní opatení, dodavatel, významných environmentálních aspekt a jejich dopad, havarijních situací a havarijního ohrožení s možným dopadem na životní prostedí, nehod pracovních úraz, mimoádných událostí, skoronehod apod Neshoda, náprava a prevence Nehoda, incident, neshoda Spolenost má vytvoeny a udržovány postupy pro definování odpovdností a pravomocí pro ešení a vyšetování nehod, skoronehod nebo neshod a pijmutí opatení ke zmírnní jakýchkoli následk z nich pocházejících. Tyto postupy jsou uvedeny ve smrnicích: SM 13 ízení incident, neshod, nápravných a preventivních opatení, SM 16 Identifikace rizik BOZP Neshodný produkt Produkt, který není ve shod s požadavky na produkt, je ve spolenosti identifikován a ízen tak, aby se zabránilo jeho nezamýšlenému dodání. Tento požadavek je upraven v rámci SM 13 ízení incident, neshod, nápravných a preventivních opatení. O povaze neshod a všech provedených následných opateních jsou vedeny záznamy. Zjistí-li se neshodný produkt až po dodání nebo na zaátku jeho používání, spolenost provádí opatení odpovídající dsledkm neshody nebo potenciálním dsledkm neshody. Neshoda v EMS zahrnuje neplnní specifikovaných požadavk, ukazatel, limit pi monitorování a mení inností, které mohou mít významný dopad na ŽP nebo nedodržení podmínek vyplývajících z požadavk právních pedpis a jiných environmentálních požadavk. Pokud se objeví náznak uritých trend ve vývoji neshod, pípadn hrozí-li vznik neshody, je namíst navrhnout preventivní Verze: 01 14/17

15 ISM 01 Píruka ISM.doc opatení vycházející z rozboru všech potenciálních píin a zdroj neshod. Opatení musí být pimená rozsahu a významu neshody. Pednost mají preventivní opatení vyplývající z identifikace havarijního rizika. Po zjištní píiny neshody, stanovení vlastního postupu, realizaci a kontrole plnní pijatých opatení mže být výstupem ešení neshody, je-li to úelné, i zmna postup v dokumentaci ISM Opatení k náprav Ve spolenosti jsou pijímána opatení, která odstraní píiny neshod, aby se zabránilo jejich opakovanému výskytu. Opatení k náprav jsou pimená dsledkm zjištných neshod. Spolenost zavádí a zaznamenává jakékoli zmny v dokumentovaných postupech, které vyplývají z opatení k náprav. Je vytvoen a udržován dokumentovaný postup pro provádní opatení k náprav ve smrnici SM 13 ízení incident, neshod, nápravných a preventivních opatení, kterou se stanoví požadavky na: a) pezkoumání neshod (vetn stížností zákazník), b) urení píin neshod, c) vyhodnocení poteb opatení k zajištní toho, že se neshody znovu neobjeví, d) stanovení a uplatnní potebného opatení, e) záznamy výsledk pijatých opatení, f) pezkoumání a ovení úinnosti a efektivnosti pijatého opatení k náprav, g) pezkoumání a zhodnocení rizik a aspekt všech navrhovaných opatení k náprav ped zavedením opatení do provozu Preventivní opatení Ve spolenosti jsou pijímána preventivní opatení, která se vztahují k neshodám, které ješt nenastaly, ale je možné je pedvídat. Preventivní opatení jsou pimená následkm pípadných neshod. Spolenost zavádí a zaznamenává jakékoli zmny v dokumentovaných postupech, které vyplývají z preventivních opatení. Je vytvoen a udržován dokumentovaný postup pro pijímání preventivních opatení ve smrnici SM 13 ízení incident, neshod, nápravných a preventivních opatení Interní audit Spolenost má vytvoen a udržován postup pro provádní interních audit v SM 04 Interní audity, ve kterém jsou stanoveny odpovdnosti a požadavky na plánování a provádní audit, na pedkládání zpráv o výsledcích a na udržování záznam, a požadavky na odbornou zpsobilost interních auditor vetn jejich nestrannosti. Interní audity jsou provádny v plánovaných intervalech tak, aby se provilo, zda ISM: a) odpovídá plánovaným innostem ISM vetn požadavk norem 9001:2008 a ISO 14001:2004 b) je správn zaveden a udržován, c) je efektivní pi naplování Politiky ISM, cíl a cílových hodnot Úelem interních audit je také pezkoumání výsledk pedchozích audit a poskytování informací o výsledcích audit vedení spolenosti. Program audit vetn asového rozvrhu vychází ze stavu a dležitosti proces, významu environmentálních aspekt a jejich dopad, rizik inností spolenosti a z výsledk pedcházejících audit Pezkoumání vedením Všeobecn Cílem pezkoumání ISM vedením spolenosti je hodnocení vhodnosti, pimenosti a efektivnosti ISM ve vztahu k Politice ISM, cílm a cílovým hodnotám, k platné dokumentaci ISM, posouzení píležitostí pro zlepšování a poteb zmn v ISM. Vedení spolenosti pezkoumává ISM minimáln jednou ron. Postup pro pezkoumání ISM vedením je popsán ve smrnici SM 03 Pezkoumání ISM vetn definování vstup a výstup z pezkoumání Neustálé zlepšování Spolenost neustále zlepšuje efektivnost ISM, a to využíváním Politiky ISM, stanovených cíl, cílových hodnot a program, výsledk audit, analýzy údaj, opatení k náprav, preventivních opatení a pezkoumání vedení. Verze: 01 15/17

16 ISM 01 Píruka ISM.doc Vztahy mezi Pírukou ISM a ISO 9001:2008 (SMJ), ISO 14001:2004 (EMS), OHSAS 18001:2007 (BOZP) (norma 18001:2007 uvedena informativn) Píruka ISM SMJ EMS a BOZP Oblast Požadavky na SMJ, EMS, OHSAS Politika Plánování Identifikace proces , 4.6 Zamení na zákazníka , , 7.2.1, Environmentální aspekty, rizika , Právní a jiné požadavky , Cíle, programy , Odpovdnost managementu 4.4.1, , Odpovdnosti, pravomoc a komunikace Managementu zdroj , Poskytování zdroj Lidské zdroje,výcvik,povdomí a odborná zpsobilost Infrastruktura Pracovní prostedí , Konzultace a komunikace Požadavky na dokumentaci Píruka integrovaného systému managementu ízení dokument ízení záznam ízení provozu a realizace produktu Plánování realizace produktu 4.6.2, Procesy týkající se zák., komunikace Nakupování Výroba a poskytování služeb ízení monitorovacích a micích zaízení Havarijní pipravenost a reakce Mení, analýza a zlepšování Monitorování a mení Monitorování a mení proces Spokojenost zákazníka Monitorování a mení produktu , Hodnocení souladu Analýza údaj , ízení neshodného výrobku /2 Opatení k náprav /2 Preventivní opatení Interní audit ,5.6, Pezkoumání managementu , 4.6 Neustálé zlepšování Verze: 01 16/17

17 ISM 01 Píruka ISM.doc Tabulka zmn a revizí Datum revize Provedená zmna (vyplývá-li z revize) Jméno a podpis revidujícího Verze: 01 17/17