Řízení zakázek, pasportizace majetku a řízení nájemních vztahů ve společnosti RPG Byty, s.r.o. Případová studie společnosti TESCO SW a.s.

Podobné dokumenty
Dodávka informačního systému ERP

INFORMAČNÍ SYSTÉMY (IS) Ing. Pavel Náplava Katedra počítačů K336, ČVUT FEL Praha 2004/2005

Facility management pro všechny

Milníky CAFM v ČSOB. I. Fáze Realizace BASE SAP + SAP REM Archibus:

Portál l majetku samospráv

Agendový Informační Systém Města Brna

Společnost MEFISTO SOFTWARE, a.s. uvádí na trh nový produkt Mefisto CAMPUS.

Kvalita ve veřejné správě. Ing. Mgr. David Sláma ředitel odboru strategického rozvoje a koordinace veřejné správy Ministerstvo vnitra

Výčet strategií a cílů, na jejichž plnění se projektový okruh podílí:

Představení služeb. Dlouholetá zkušenost. Velká uživatelská základna

PAVEZA &EVEZA PRODUKTOVÉ PORTFOLIO ELEKTRONICKÝCH NÁSTROJŮ PRO SPRÁVU VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK

Manažerské shrnutí projektu

RDF DSPS ROZVOJ PORTÁLU

Zadávací dokumentace

Ing. Jiří BERKOVEC Ing. Jan DROZEN MARBES CONSULTING s.r.o. Brojova Plzeň

Implementace komplexního technickoprovozního informačního systému FaMa+ ve Všeobecné fakultní nemocnici Praha

JARNÍ ŠKOLA Zdravých měst

Outsourcing v podmínkách Statutárního města Ostravy

REALITY FMS PRO KOHO JE IS REALITY URČEN

KATALOG SLUŽEB NÁSLEDNÉ PODPORY

Cena za inovaci v interním auditu. Dynamické řízení rizik skrze integrovaný systém kontrolního prostředí 1

Hlavní město Praha RADA HLAVNÍHO MĚSTA PRAHY USNESENÍ. Rady hlavního města Prahy

1. Integrační koncept

GINIS na KrÚ Středočeského kraje

EFEKTIVNÍ ŘÍZENÍ FM PROCESŮ PREZENTACE

Slovenská spořitelna:

Využití EPM 2013 pro podporu řízení projektů - Případová studie

IS COMPEKON funkčně shodný ekvivalent s EIS Fénix. Petr Gregovský senior konzultant Compekon s.r.o.

Expresní analýza PLM. jako efektivní start implementace PLM.

Kapitola 12. ODBOR PODPORY ŘÍZENÍ PŘÍSPĚVKOVÝCH ORGANIZACÍ

MIS. Manažerský informační systém. pro. Ekonomický informační systém EIS JASU CS. Dodavatel: MÚZO Praha s.r.o. Politických vězňů Praha 1

Horky CZ s.r.o. Horky nad Jizerou 144, Brodce

Portál úředníka. Lubomír Forejtek

ČMSS: CRM systém pro efektivní práci s klienty

Ředitelství silnic a dálnic ČR, správa Brno

egovernment ready úřad

DOMOV správa objektů s.r.o. Správa nemovitostí bytových i nebytových objektů

icc Next Generation atlantis Copyright 2011, atlantis

Zaměřeno na zákazníka. Novinky v informačních systémech ORTEXu

I. Zadavatel. II. Předmět zakázky III. Vymezení plnění zakázky

ve spolupráci s Zavádíme a provozujeme užitečné informační technologie v organizacích.

Řešení pro správu prodeje leasingových produktů pro S Slovensko. Jak jsme pomocí CRM systému zefektivnili řízení obchodních procesů

MOŽNOSTI FINANCOVÁNÍ ROZVOJE SPISOVÉ SLUŽBY A ZAJIŠTĚNÍ JEJÍ KYBERNETICKÉ BEZPEČNOSTI Z IROP. PhDr. Aleš Pekárek, Řídicí orgán IROP

Informační systém města Plzně IS moderně řízeného úřadu. Ing. Josef Míka Vedoucí úseku rozvoje

Leady & MERK Integrace Microsoft Dynamics CRM s aplikacemi Leady a MERK

Centrální registr administrativních budov. 24. října 2012

Sjednocení dohledových systémů a CMDB

PROVÁZÁNÍ ECM/DMS DO INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ STÁTNÍ A VEŘEJNÉ SPRÁVY

ití SW podpory facility managementu

Chytrá systémová architektura jako základ Smart Administration

Allegro release ( do )

PAVEZA & EVEZA. software pro správu veřejných zakázek PAVEZA & EVEZA

Nabídka na správu domu a pozemku pro společenství vlastníků a poskytování s tím souvisejících služeb

Řešení potřeb veřejné správy pomocí velkých i malých BI systémů. Tomáš Jindřich Pavel Bobkov

Prezentace CRMplus. Téma: CRMplus jako nástroj pro kontrolu a vyhodnocení rozpracovanosti dílů na zakázkách

Projekty EU Ing. Hana Kanisová Ing. Hynek Orság

VIZE INFORMATIKY V PRAZE

EKONOMICKÝ A LOGISTICKÝ SOFTWARE. Luhačovice

Využití IT nástrojů pro měření a řízení výkonnosti. Michal Kroutil

2008 Ing. Ladislav Fischer, CSc., Ing. Jaroslav Ipser, CSc.

Knowledge Management pro Raiffeisenbank. Jak jsme české bance umožnili snadnou tvorbu, schvalování a zpřístupňování aktuálních interních informací

Setkání s Daňovkou MIBCON - ERP HCM: zlepšení , Praha, Pavel Janoušek

PŘÍLOHA C Požadavky na Dokumentaci

Praktické zkušenosti s certifikací na ISO/IEC 20000

IT 3. IS SEM Informační systém pro správu a evidenci nemovitého majetku hlavního města Prahy. Ing. Martin Vimr obchodní ředitel DELTAX Systems a.s.

KONCEPCE ZDRAVOTNICTVÍ KRÁLOVÉHRADECKÉHO KRAJE


Vnitřní integrace úřadu Středočeského kraje

SAP PROCUREMENT DAY SAP CLM (Contract Lifecycle Management) Správa životního cyklu kontraktů. smooth business flow

2. Podnik a jeho řízení

KAISER DATA Collaboration Framework

ORACLE ŘÍZENÍ FINANCÍ

Systém ekonomických a projektových informací v egovernmentu - SEPIe. Ing. Marcelína Horáková Ministerstvo vnitra ČR 27.

Projekt IS Statutárního města Ostrava. Kladno 10. června 2011

Oblast produktivního provozu v resortu MV: Ministerstvo vnitra PČR HZS Archivy OSS Manažer nastavení modulu SSD:

Helios Orange.

Zadávací dokumentace

TECHNICKÁ SPECIFIKACE 1. FORMULÁŘOVÉ ŘEŠENÍ PRO OBĚH ELEKTRONICKÝCH DOKUMENTŮ ÚŘADU

SW pro správu a řízení bezpečnosti

Mobilní aplikace ve světě ERP. Asseco Solutions, a.s. a Simac Technik ČR, a.s.

Nasazení EIS JASU CS na Českém úřadu zeměměřickém a katastrálním vč. podřízených organizací

Městský úřad Horažďovice profesionalita s lidskou tváří Reg.č. CZ.1.04/4.1.01/

CRM systém pro Erste Private Banking. Jak jsme největší komerční bance pomohli zefektivnit obsluhu privátních klientů

Základní popis

Heineken Slovensko. První FMCG společnost na Slovensku s online CRM. Případová studie

Odůvodnění účelnosti veřejné zakázky. Plánovaný cíl veřejné zakázky.

KREDITCUS. centrální úhradový systém

Efektivnější systém pro vyřizování požadavků na IT v ČMSS

Facility management, SAP a moderní řízení v SČE

PRODEJ Prodej je pochopitelně základní funkcí pokladního systému. Systému MERCATOR umožňuje prodej realizovat ve 3 režimech:

Developer > investor -> provozovatel > vlastník

Projekt informačního systému pro Eklektik PRO S EK. Řešitel: Karolína Kučerová

Allegro účetnictví. Schéma účetního modulu. Podstatné vlastnosti. Allegro Business Solution Účetnictví

NKÚ - Veřejné zakázky 2014 Hodnota za peníze NIPEZ / NEN

Citidea monitorovací a řídicí centrála pro smart řešení

IT na MENDELU. doc. Ing. Pavel Žufan, Ph.D. Ing. Stratos Zerdaloglu. prorektor pro strategii a IT. vedoucí Ústavu informačních technologií

administrativní systém, samostatný a přesný

Elektronické dokumenty - jak efektivně na jejich správu a bezpečnost?

komplexní podpora zvyšování výkonnosti strana 1 Využití Referenčního modelu integrovaného systému řízení veřejnoprávní korporace Město Hořovice

ISPOP. Integrovaný systém plnění ohlašovacích povinností v oblasti životního prostředí. Ondřej Kupča

Transkript:

Řízení zakázek, pasportizace majetku a řízení nájemních vztahů ve společnosti RPG Byty, s.r.o. Případová studie společnosti

Tato případová studie společnosti popisuje implementaci informačního systému FaMa+ CAFM pro oblast řízení zakázek správy majetku, pasportizace majetku a řízení nájemních vztahů ve společnosti RPG Byty, s.r.o. Představení zákazníka Společnost RPG Byty, s.r.o. je největším poskytovatelem nájemního bydlení v České republice. Vlastní a spravuje na 44 tisíc bytů na Ostravsku a další nemovitosti - obytné domy, nebytové prostory, komerční objekty, hotelové domy, hotely i rozsáhlé pozemky převážně na území Moravskoslezského kraje. Dlouhodobou strategií společnosti je rozvíjet její bytové portfolio za účelem poskytování kvalitního nájemního bydlení a uspokojování potřeb klienta. Názory našich klientů jsou zjišťovány prostřednictvím zákaznických linek, klientských center nebo prováděním průzkumu mezi nájemníky. Společnost hledá další zdroje financování oprav, intenzivně spolupracuje s městy a obcemi na zlepšování kvality bydlení nejen z hlediska oprav samotných domů, ale například i na zvyšování bezpečnosti či dostupnosti služeb ve vybraných lokalitách. Výchozí stav Stávající SW podpora RPG Byty, s.r.o. používá informační systém SMIS, který zajišťuje elektronickou správu bytového fondu a podporu interních procesů společnosti RPG Byty. Tento systém byl vyvinut pracovníky společnosti RPG Byty, s.r.o. v letech 2000 2002 a od té doby je průběžně upravován měnícím se procesům společnosti. Informační systém SMIS obsahuje tyto aplikační moduly: Evidence nájemníků Právní modul (Vymáhání pohledávek) Vyúčtování služeb Úhrady Pohledávky Informační systém SMIS využívají jak pracovníci společnosti RPG Byty z centrály (prostřednictvím VPN připojení), tak i pracovníci klientských center. Stávající řízení procesů Společnost RPG Byty, s.r.o. objednává služby spojené se správou svého majetku převážně u sesterské společnosti RPG Služby, s.r.o., která zajišťuje vedle vlastní realizace oprav i jejich administraci prostřednictvím svého systému. Nízká kontrola a nedostatek informací je pro společnost RPG Byty, s.r.o. impulsem k nasazení helpdeskového (žádankového) systému, který by umožnil převzít administraci a řízení požadavků s cílem: zvýšit konkurenci v oblasti realizace údržby a oprav tím, že poskytne přístup k požadavkům i ostatním externím servisním dodavatelům, zvýšit kontrolu celého procesu, protože všechny stavy požadavků budou zaznamenány do jednoho systému, zprůhlednit toky peněz, týkající se správy a údržby majetku.

Co se týče pasportních dat, ta nejsou konsolidována na jednom místě. Jsou uložena v různých informačních systémech a tabulkových souborech (zejména v MS Excel). Pro komplexní řízení společnosti bylo proto nutné evidenci pasportních dat sjednotit do jednoho systému, který zajistí: procesně řízený sběr a aktualizaci pasportních dat, komplexní informace o stavebním, technickém a prostorovém pasportu, individuální pohledy na pasportní údaje (manažerský pohled i obchodní pohled), propojení pasportních dat s IS SMIS i ostatními moduly systému FaMa+ CAFM. V oblasti řízení nájemních vztahů využívá společnost RPG Byty, s.r.o. již zmíněný systém SMIS. Ten však není schopen pokrývat dynamický rozvoj, jehož cestou se společnost RPG Byty, s.r.o. vydává. Vedení společnosti proto přemýšlí o pořízení systému, který plně pokryje požadavky na oblast řízení nájemních vztahů: komplexní evidence nájemních vztahů (evidence relevantních informací o nájemníkovi, evidence dodavatelů služeb, sledování historie nájemních vztahů apod.) komplexní evidence procesů spojených s vyúčtováním služeb a nájemného (evidence nákladů od dodavatelů, elektronické zpracování faktur od dodavatelů, ruční zadávání nákladů od dodavatelů, evidence vodoměrů a jejich odečty, hromadný tisk vyúčtování dle filtrů apod.) komplexní evidence procesů spojených s platbami (hromadné zpracování informací z bankovních institucí, párování plateb, odesílání plateb, evidence přeplatků a nedoplatků apod.) komplexní evidence činností spojených s pohledávkami a právními vztahy (sledování platební morálky nájemníků, správa upomínek a penalizací, sledování životního cyklu pohledávky apod.) Řešení Vzhledem k nutnosti dostat výše uvedené procesy pod kontrolu bylo rozhodnuto o pořízení komplexního SW řešení FaMa+ CAFM, které svou modularitou plně pokrývá výše uvedené požadavky na HelpDesk, pasportizaci majetku i řízení nájemních vztahů. Při realizaci tohoto projektu byla využita implementační metoda Per Partes, která spočívá v implementaci systému po jednotlivých oblastech (oproti klasické metodě implementace celého systému jako celku). K tomuto typu implementace přistoupily společnosti RPG Byty, s.r.o. i po vzájemné dohodě na základě: širokého rozsahu nahrazovaného informačního systému, velkého počtu pracujících uživatelů, odlišností jednotlivých oblastí projektu. V první etapě projektu (HelpDesk) byly nasazeny následující moduly: HelpDesk zadávání a sledování požadavků, tj. objednávání služeb, sledování jejich průběhu a vyhodnocení při dokončení. Fakturace evidence přijatých a vydaných faktur. Rozpočty sledování nákladů vynaložených na správu majetku dle typů požadavků a lokalit. Dokumentace evidence relevantní dokumentace. Periodické činnosti plánování a realizace pravidelně se opakujících revizí a kontrol. Hodnotová analýza data pro reporting managementu společnosti i výkonným ředitelům. Pro realizaci této etapy byl (oproti klasickému agendovému přístupu) zvolen procesní přístup, který spočíval ve zmapování firemních procesů a jejich promítnutí do IS FaMa+ CAFM, modulu HelpDesk. Jedině tak bylo možné garantovat efektivitu celé realizace a tím i akceleraci procesů v oblasti opravy a údržby bytových i nebytových prostor.

Vlastník / Zadavatel Servisní organizace Vlastník / Zadavatel Vznik požadavku Příprava požadavku Realizace Ukončení Požadavek klienta Import odpracovaných hodin Materiály z modulu Sklady subdodávek Celkový náklad externího zhotovitele Začátek procesu Interní Převzetí Založení Zadání realizace Interní realizace Administrace schvalování realizace Likvidace faktur požadavku požadavku CC/KC TS TS EXT EXT TS TS Konec procesu Nastavení a kontrola rozpočtu Celkový náklad Vyhodnocení SLA lhůt Finální kontrola rozpočtu Nastavení a kontrola SLA lhůt Zadání externí realizace EXT Realizace subdodávky SUBD Předávací protokol, revizní zpráva Rozkontované likvidační lístky přenášené integrací do IS SAP CC...Call Centrum KC...Klientské centrum TS...Technická správa EXT...Externí zhotovitel SUBD...Subdodavatel subdodavatele Obrázek č. 1 Nastavené workflow modulu HelpDesk informačního systému FaMa+ CAFM. MS Sharepoint Dokument Management Systém SMIS SAP Správa bytů Správa a údržba majetku Finance Evidence bytů a nebytů Evidence nájemníků Příjem plateb Vyúčtování nájmů Vyúčtování služeb Evidence a vyřizování stížností Evidence ohledávek Právní služby Evidence a řízení požadavků Zaznamenávání průběhu realizace Periodické činnosti Vyhodnocování poskytovaných služeb Řízení dodavatelů služeb Pasportizace Plánování investic Skladové hospodářství Řízení projektů Řízení kapacit Interní zúčtování Fakturace El. oběh účetních dokumentů Rozpočtování Controlling Investiční majetek CRM - Klientské centrum (telefonický a osobní přístup) Nájemník Dodavatel FM služeb Obrázek č. 2 - Návaznost modulu HelpDesk IS FaMa+ CAFM na ostatní užívané systémy.

Významnou součástí etapy HelpDesk byla realizace integračních vazeb na majetkovou a účetní evidenci. Do informačního systému SAP jsou z modulu Fakturace přenášeny položky likvidačních lístků za jednotlivé požadavky. Položky likvidačních lístků jsou přichystány dle účetních potřeb IS SAP a automaticky se rozčlení na jednotlivé účty. Součástí této etapy byla rovněž implementace systému MS Office Sharepoint Server, serverové aplikace pro správu podnikového obsahu. Společnost díky tomuto systému získala centralizovaný prostor pro sdílení elektronických dokumentů. Po úspěšné realizace etapy HelpDesk následovala realizace etapy Pasportizace. Ta zahrnovala implementaci následujících modulů systému FaMa+ CAFM: Prostorový pasport Technický pasport Stavební pasport V rámci projektu byla řešena i inovace dat z aktuálně probíhajícího sběru dat externí společností formou realizace integračních vazeb. Sbíráno bylo několik desítek parametrů a fotografie ke každému domu. Tato data byla po korekci v pravidelných dávkách nahrávána do FaMa+ CAFM. Díky těmto implementovaným modulům může společnost RPG Byty, s.r.o. efektivně sledovat a vyhodnocovat pasportní data a dále i mít k dispozici data o objektech a jejich vlastnostech, které splňují nejrůznější podmínky na základě hodnot pasportních údajů. Na etapu Pasportizace následně navázala realizace etapy Řízení nájemních vztahů, která zahrnovala implementaci stejně nazvaného modulu. Pro realizaci této etapy byl zvolen opět procesní přístup, který vyžadoval úzkou spolupráci všech pracovníků a oddělení zahrnutých do procesů řízení nájemních vztahů. Díky této spolupráci došlo ke zmapování veškerých procesů spojených s řízením nájemních vztahů, jejichž pokrytí následně výše uvedený modul zajistil. Harmonogram 1. etapa (Helpdesk) analýza 09/2009 12/2009 implementace 01/2010 03/2010 zkušební provoz 04/2010 06/2010 ostrý provoz 07/2010 2. etapa (Pasportizace) analýza 03/2011 04/2011 implementace 05/2011 zkušební provoz 06/2011 ostrý provoz 07/2011 3. etapa (Řízení nájemních vztahů) analýza o Administrace nájemních vztahů 05/2011 09/2011 o Úhrady 03/2012 05/2012 o Pohledávky 05/2013 08/2013 o Vyúčtování 05/2013 01/2014

implementace o Administrace nájemních vztahů 10/2011 12/2011 o Úhrady 06/2012 09/2012 o Pohledávky 09/2013 12/2013 o Vyúčtování 02/2014 04/2014 zkušební provoz o Administrace nájemních vztahů 01/2012 o Úhrady 10/2012 02/2013 o Pohledávky 01/2014 03/2014 o Vyúčtování 05/2014 06/2014 ostrý provoz o Administrace nájemních vztahů 02/2012 o Úhrady 03/2013 o Pohledávky 04/2014 o Vyúčtování 07/2014 Přínosy řešení Hlavní dosažené přínosy implementace systému FaMa+ CAFM v rámci jednotlivých etap: Helpdesk evidence a sjednocení dílčích činností správy a údržby majetku společnosti do jednoho informačního systému, přenesení znalostí jednotlivců do SW nástroje společnosti, sledování průběhu požadavku, jeho cenového vývoje, přehled o průběžném čerpání vyhrazených finančních prostředků, kontrola managementu nad kvalitou a včasností plnění požadavků dle nastavených SLA lhůt, okamžité a komplexní informování klientů o stavu požadavku a termínu řešení v call centrech a klientských centrech, zajištění bezpečnosti dat klientů prostřednictvím definice pravidel pro nastavení úrovně přístupu uživatelů k datům. Pasportizace centrální a aktuální evidence areálů a budov (v jednom datovém úložišti, v jednotné údajové struktuře) za použití přístupových práv diferencovaných podle uživatelských rolí a kompetencí podle zvolených hodnot, přehledné zobrazení dat pro manažery portfolia a obchodní oddělení v knize pasportu domu, bytu a nebytového prostoru, sjednocení metodiky pro hierarchickou evidenci nemovitého majetku a jeho identifikace (kódování) nemovitého majetku, jednotná metodika a pravidla pro provádění pasportizace prostorových objektů a pro průběžnou aktualizaci pasportních údajů, přesný přehled o rozsahu a skladbě nemovitého majetku organizace. Zpřístupnění komplexních informací o nemovitém majetku na jednom místě, přehled o dislokaci organizačních útvarů, inventárních úseků a nákladových středisek v objektech organizace, přehled o volných/využitých prostorech, možnost vzájemného srovnávání technicko-stavebních a ekonomických údajů na jednotlivých objektech.

Řízení nájemních vztahů sjednocení dílčích činností řízení nájemních vztahů na jednotnou úroveň, sjednocení zadávání a rozpočítávání nákladů pro bytové i nebytové prostory, evidování technického zhodnocení bytu na nájemním vztahu pro daňové povinnosti společnosti (na základě použití informací z helpdesku), automatické zakládání pohledávkového spisu na právním oddělení (i pro nebytové prostory), párování úhrad nebytových prostor dle čísla faktury na konkrétní účetní období. Rozvojové aktivity Společnost RPG Byty, s.r.o. plánuje rozšířit implementovaný systém FaMa+ CAFM o tyto moduly: CRM (Customer Relationship Management) evidence a správa klientů a informací o pronajatých plochách, platbách, pohledávkách a souvisejících službách. Obchodní modul evidence a správa procesů souvisejících se: o zakázkami (přehled o volných bytových jednotkách a nebytových prostor, vyhledávání prostor dle kritérií, export zakázek na realitní servery, tiskové výstupy do PDF atd.). o zákazníky (databáze zájemců o pronájem prostor, sledování historie zákazníka, možnost vyhledání zákazníků dle kritérií, informování zákazníků e-mailem). o realitními kancelářemi (sledování a vyhodnocování zakázek realitních kanceláří). Vyjádření zákazníka Implementované řešení nám umožnilo sjednotit dílčí činnosti správy a údržby majetku společnosti na jednotnou úroveň, integrovat informační potřeby jednotlivých oddělení společnosti do jedné aplikace se společnou datovou základnou a zprůhlednit toky peněz na správu a údržbu našeho majetku. Došlo tak ke zkvalitnění a zefektivnění našich služeb a tím i větší spokojenosti našich zákazníků. Ing. Karel Hercík, vedoucí projektu, RPG Byty, s.r.o.