Manuál nástrje Jednduché účetnictví neziskvých rganizací K verzi nástrje JUNO_V26.xls OBSAH: 1. Určení nástrje a jeh kncepce... 2 2. Nastavení MS Excel... 2 3. Ppis dat a uspřádání nástrje na listech... 3 4. Ppis funkčnsti... 5 4.1. Ovládání nástrje... 5 4.2. Nastavení nástrje... 6 4.2.1. Nvé účetní bdbí... 7 4.2.2. Imprt dat d nástrje... 7 4.2.3. Režim správce... 8 4.3. Peněžní deník... 8 4.3.1. Nvý dklad... 8 4.3.2. Oprava dkladu... 9 4.3.3. Kpie dkladu... 9 4.3.4. Tisky... 9 4.3.5. Prhledávání a režim Hledání... 10 4.3.6. Chrnlgizace... 11 4.3.7. Hrmadné pravy... 11 4.3.8. Přímý zápis... 11 4.4. Fakturace... 12 4.4.1. Nvá faktura... 12 4.4.2. Oprava... 13 4.4.3. Kpie... 13 4.4.4. Strn... 13 4.4.5. Účtvání... 14 4.4.6. Tisky... 15 5. Ukázkvé pstupy práce... 16 5.1. Zprvznění nástrje... 16 5.2. Účtvání... 16 5.3. Příprava daňvéh přiznání... 16 5.4. Uzavření rku a zálhvání... 16 5.5. Pužívání nvé verze nástrje stažené z internetu... 17 6. Časté dtazy, prblémy, servis... 18 Strana 1 (celkem 18)
1. Určení nástrje a jeh kncepce Jednduché účetnictví neziskvých rganizací je určen pr neziskvé rganizace (splky) jejichž příjmy za pslední bdbí nepřekrčí legislativu stanvený limit. Je určen pr účetní-uživatele kladucí důraz na jednduchst bsluhy, vysku prduktivitu práce a rychle pužitelné výsledky. Umžňuje zapsat více než 9 tisíc řádků v peněžním deníku a sumární údaje všech pžadvaných plžek knihy majetku a závazků. P vyplnění peněžníh deníku a knihy majetku a závazků je ihned (a průběžně během vyplňvání) k dispzici pr prhlížení a k tisku rzvaha a výsledvka, výkaz majetku a závazků a výkaz příjmů a výdajů. Peněžní deník je vyplňván bvyklým způsbem, jak seznam jedntlivých phybů peněžních prstředků na běžném účtu a v pkladně s kamžitu kntrlu aktuálních zůstatků, ale i všech suhrnných údajů na dalších listech nástrje. Od verze 26 je k dispzici též jednduchá, ale výknná fakturace. Nástrj je autrským dílem dle zákna 121/2000 Sb. (Autrský zákn). Autr uděluje suhlas sbám pracujícím pr neziskvé rganizace s užitím a rzmnžváním díla, za účelem vedení účetnictví neziskvé rganizace. Upzrnění pr zkušené uživatele, kteří neradi čtu manuály: Přejděte rvnu na kapitlu 5. Ukázkvé pstupy práce a k statním se vraťte v případě, že se Vám něc nebude dařit. Nástrj pr vedení jednduchéh účetnictví je vytvřen pr prdukt MS Excel 2003 a vyšší tak, aby minimalizval čas ptřebný na frmální evidenční úkny, tedy zvyšval prduktivitu práce. Využívá maximálně ptenciál prduktu MS Excel. Umžňuje kpírvání hrmadně přizvaných dat, kpírvání výsledků d jiných dkumentů apd. Prt také bsahuje minimální pjistky prti náhdnému přemazání dat. Uživatel prt vždy musí dbát sám na úplnst a správnst dat sustřeďvaných v nástrji. Nástrj je bsažen v jediném subru typu XLS (s pdpru maker), je tedy snadné jej přenášet z pčítače na pčítač či na datvých úlžištích různých typů. Jeden subr nástrje je určen pr jednh sučasně pracujícíh uživatele a jednu neziskvu rganizaci. V případě ptřeby účtvání pr více neziskvých rganizací lze jednduše ze subru nástrje vytvřit kpii a nastavit v ní jinu rganizaci. Nástrj se neinstaluje, pstačí jej nakpírvat na pčítač a je mžné jej spuštět. Nástrj lze spuštět i přím z externích datvých úlžišť, např. z flash disku. POZOR, je nezbytné vytvářet si pravidelně zálžní kpie nástrje mim míst pracvníh umístění! 2. Nastavení MS Excel Nástrj je vybudván na tabulkvém prcesru MS Excel, jeh makrech a VBA. Prt je pr správnu funkčnst nástrje nezbytné nastavit pvlení maker v maximálním rzsahu. Pstup nastavení se liší pdle verze, například u verze MS Excel 2010 je třeba pužít Bezpečnstní nastavení vyvlané z menu Subr/Mžnsti/Centrum zabezpečení/nastavení centra zabezpečení/nastavení maker pdle následujícíh brázku. Strana 2 (celkem 18)
Jiná nastavení pužívání nástrje nevyžaduje. V případě prblémů s funkčnstí nástrje v tabulkvém prcesru MS Excel hledejte řešení nejprve v kapitle 6. tht manuálu. 3. Ppis dat a uspřádání nástrje na listech Data jsu v nástrji umístěna v buňkách jedntlivých listů MS Excel (uška pr výběr listu jsu umístěna na spdním kraji pracvní plchy MS Excel). Buňky pr zadávání dat jsu na následujících listech. - N, bsahuje buňky pr zadávání údajů neziskvé rganizaci a účetním bdbí (např. pčáteční stavy pkladny a účtu na pčátku bdbí). Údaje musí být přízeny jak první, lze je ale kdykli dplňvat a upravvat. Bez vyplnění některých údajů nejsu jiné funkční jiné části nástrje. Na listu jsu i nepřístupné buňky, které nemůže uživatel měnit. Přístupné buňky jsu pdbarveny zeleně. - Peněžní deník, je nejčastěji pužívaný list, d řádků se na něm zadávají jedntlivé peněžní perace na účtu a v pkladně. List je připraven na zadání 9990 řádků phybů finančních prstředků. Obsahuje číselníkvé údaje pr účtvání pdle účetních výkazů. Číselníky jsu bsaženy na listu Statistika - Číselník. Na listu jsu i nepřístupné buňky, které nemůže uživatel měnit. Přístupné buňky jsu v zóně pd nadpisy slupců. - Faktury, je t list, který budu pužívat jen ti, kteří ptřebují vystavvat faktury pr dběratele svých drbných služeb. Jedná se jednduchu a přitm velmi výknnu funkčnst nástrje. Pužívá číselník dběratelů bsažený na listu Statistika - Číselník. Na listu jsu jen nepřístupné buňky, které nemůže uživatel měnit. Buňky pr data jsu v zóně pd nadpisy slupců a lze je měnit puze z frmulářů spuštěných funkčními tlačítky v hrní části listu. Strana 3 (celkem 18)
- Kniha M a Z, bsahuje buňky pr zadání různých údajů majetku a závazcích za aktuální účetní bdbí. Údaje musí být zadány nejpzději před finálním tiskem výkazů. Na listu jsu i nepřístupné buňky, které nemůže uživatel měnit. Přístupné buňky jsu pdbarveny zeleně. - Statistika číselník, bsahuje většinu pčítané, suhrnné údaje a také všechny číselníky pr peněžní deník. Některé buňky jsu vyplňvány z číselníku a d buňky nelze zapsat jiný údaj než ten, který se v číselníku nachází. Při pkusu zadat jiný údaj se zbrazí chybvé hlášení, vkládanu chybnu hdntu je třeba vymazat a zadat správnu, nejlépe výběrem z číselníku. Zadávají se zde puze následující údaje: Typy perace Jiné příjmy a Jiné výdaje pr Výkaz příjmů a výdajů (list Výkaz PaV), Ppisy perace zapčítávaných a nezapčítávaných příjmů a výdajů pr rzvahu a výsledvku (list Účetní závěrka). Odpisy dluhdbéh majetku za účetní bdbí Číselník dběratelů pr fakturaci. Na listu jsu i nepřístupné buňky, které nemůže uživatel měnit. Přístupné buňky jsu pdbarveny zeleně. Všechny statní listy bsahují sumarizvaná, pčítaná data z listů předchzích a nic se na nich nezadává. Služí puze pr kntrly a analýzy a jak předlha pr tiskvé sestavy. Jedná se následující listy. - Účetní závěrka, pr kntrlu a tisk závěrky ve frmě bvyklé rzvahy a výsledvky. Data pr výkaz jsu brána z nastavení, z listu Kniha MaZ pr rzvahu a z listu Statistika číselník pr výsledvku. Pr výsledvku je pužit účetní členění pdle číselníku Ppis. - Výkaz MaZ, pr kntrlu a tisk výkazu bvykle pžadvanéh jak přílha k daňvému přiznání. Zdrjem hdnt výkazu je skupina hdnt zadávaných na listu Kniha MaZ. - Výkaz PaV, pr kntrlu a tisk výkazu bvykle pžadvanéh jak přílha k daňvému přiznání. Zdrjem hdnt výkazu jsu sumarizvané hdnty na listu Statistika-číselník, zejména hdnty pdle číselníku Typ perace. - List DAP, vybírá nejdůležitější údaje pr vyplnění daňvéh přiznání VE VÝSTAVBĚ. V peněžním deníku je pr zápis údajů dstupná zóna buněk A4:H9990, u faktur vydaných je pr zápis údajů dstupná zóna buněk A3AGH999 (některé slupce jsu nedstupné pr prhlížení, bsahují systémvé infrmace). Na statních listech je zóna pr zápis vždy signalizvána světle zelených pdbarvením. Ostatní buňky na všech listech jsu zamčené prti úpravám tak, aby nemhl dcházet k úpravám funkčnsti a jejímu nechtěnému pškzení. Strana 4 (celkem 18)
4. Ppis funkčnsti 4.1. Ovládání nástrje Tt je becná kapitla způsbu základníh vládání aplikace a jedntlivých pužitých vládacích prvcích. Kapitla není určena pr pkrčilé uživatele. Nástrj se vládá standardními mžnstmi prgramu MS Excel v rzsahu pdle ppisu v tmt manuálu a dále vládacími prvky pr spuštění vnitřních funkcí a zadávání jejich vlastnstí. Ovládací prvky jsu umístěny přím na listech nástrje neb ve frmulářích, které se zbrazí jak sučást předtím spuštěné funkce nástrje. Mezi jedntlivými vládacími prvky frmuláře se uživatel psuvá klávesu TAB. Běžně jsu pužity následující vládací prvky pr vstup údajů d nástrje a vládání nástrje. Tlačítk, p jehž stisku (umístění ukazatele myši a kliknutí levým tlačítkem myši) se spustí funkčnst dpvídající ppisu na tlačítku. Textvé ple, kam lze ve frmě prstéh textu zadat libvlný řetězec znaků. Lze sem zadat písmena, číslice i speciální znaky pdle aktuální ptřeby. Jde například ple Detail. Ple pr zadání částek služí ve frmuláři pr vstup částek Kč neb mnžství. Lze sem zadat jen číslice, znaménk -, a ddělvač desetinné části čísla (čárka neb tečka, zbrazuje se ale vždy tečka). Jde například ple Částka. Vyklápěcí seznam je pužit pr zadávání hdnt pdle číselníků. Ve vyklápěcím seznamu nelze zadat hdntu jinu než takvu, která se nalézá v číselníku. Zadávat lze něklika způsby. Uživatel má mžnst ťuknut myší na vládací prvek u ple, vyklpí se seznam hdnt z číselníku a z nich si myší vybere pžadvanu hdntu. Neb uživatel zadá pžadvanu hdntu z klávesnice (nástrj neumžní zadat takt hdntu, která není v číselníku, vyhledává ale v seznamu pdle již zadaných znaků, pkud jsu hdnty v seznamu setříděny sestupně). Neb uživatel na vyklápěcím seznamu pužije klávesy šipka dlů a nahru a tím vybere pžadvanu hdntu. Neb uživatel na vyklápěcím seznamu pužije kmbinaci kláves Alt-šipka dlů. Tím se vyklpí seznam s hdntami z číselníku a z nich pět vybere klávesami šipka dlů a nahru. Výběr dsuhlasí klávesu Enter neb klávesu TAB s přechdem na další ple. Jde například ple Činnst. Ve zvláštních případech d vyklápěcíh seznamu lze zadat jiný text než je v číselníku, například pr t že jde nvu hdntu, která nemusí nutně v číselníku být, neb se pčítá s jejím dplněním d číselníku. Jde například ple Ppis. Datumvé ple služí pr zadání správnéh data, neumžní zadat neexistující datum (např. 29.2.2013) neb datum mim pvlený rzsah (někde např. nelze zadávat d buducnsti). Zadávat lze něklika způsby. Uživatel má mžnst ťuknut myší na vládací prvek u ple, vyklpí se datumvá tabulka, v níž lze zadat ťuknutím den v aktuálním měsíci. Lze zde psuvat měsíce šipkami v záhlaví datumvé tabulky, lze vybírat ze seznamu měsíců, zbrazeném p ťuknutí na měsíc v záhlaví datumvé tabulky, lze také psuvat šipkami rk p ťuknutí na rk v záhlaví datumvé tabulky. Strana 5 (celkem 18)
Neb uživatel zadá pstupně bvyklým způsbem datum z klávesnice. Neb uživatel vybere pstupně knkrétní den, měsíc a rk pmcí kláves šipka nahru a dlů, když předtím vybral část data, den, měsíc neb rk, pmcí kláves šipka vlev neb vprav. Jde například ple Datum dkladu. Datumvé ple se zaškrtávacím plíčkem, služí pr zadávání data v případech, kdy vyplnění data není pvinné. Je-li zaškrtávací plíčk nezaškrtnuté, je datum nevyplněný. Chce-li uživatel datum vyplnit, zaškrtne plíčk a dále pstupuje pdle ppisu v předchzím bdu. Zaškrtávací plíčk, služí pr zadání dvustavvé hdnty (např. an / ne neb alternativ práce nějaké funkce). Zaškrtnutí se vládá ťuknutím na vládací prvek myší neb v případě že je vládací prvek vybrán, pmcí klávesy mezerníku z klávesnice. Jde například zaškrtávací plíčk Režim správce. Přepínač, služí výběr jediné mžnsti z něklika mžných alternativ. Ovládá se ťuknutím myší na vybranu mžnst neb výběrem mžnsti pmcí kláves šipek nahru a dlu a dsuhlasením klávesu mezerníku z klávesnice. Jde například přepínač Tisky. 4.2. Nastavení nástrje Na listu N je prváděn nastavení důležitých hdnt pr chd prgramu. Prvádí se puhým zápisem hdnt d buněk. Způsb vyplnění je zřejmý z následujícíh příkladu: Strana 6 (celkem 18)
První část zadávacíh ple buněk služí pr nastavení hdnt charakterizujících neziskvu rganizaci a účetní bdbí, druhá část pr nastavení údajů nezbytných pr prvz části nástrje pr fakturaci. Hdnty pr účtvání faktur jsu vybírány z příslušných číselníků. List bsahuje také funkčnst pužitelnu pr správu dat v nástrji, která je spuštěna tlačítky na hrním kraji listu. 4.2.1. Nvé účetní bdbí Tlačítkem Další rk se spustí funkce, která prvede uzavření aktuálníh rku a připravení celéh nástrje na pkračvání práce v rce následujícím. P jejím spuštění se bjeví dialg z následujícíh brázku. V dialgvém kně jsu zbrazeny i infrmace prváděné peraci. Prtže se jedná nevratnu peraci, která maže data, je třeba nejprve dsuhlasit výmaz dat v nástrji. Pzr, data nejdu žádným způsbem bnvit! P jejím uknčení je ale nástrj kmpletně připraven na práci v dalším bdbí. V nástrji tedy nelze účtvat d nvéh i staréh rku zárveň, ale lze mít zálhu nástrje pr starý rk, prvedenu těsně před uzávěrku a pracvat tak s daty bu bdbí tak dluh, jak t na přelmu rku situace vyžaduje. Někdy pté bude nutn v nástrji pr nvý rk pravit na listu N pčáteční stavy pdle knečných zůstatků v nástrji pr starý rk. 4.2.2. Imprt dat d nástrje Tlačítk Imprt spustí funkci, která imprtuje veškerá zapisvaná data ze stejnéh nástrje Jednduché účetnictví neziskvých rganizací, d verze V25. Subr nástrje musí mít správný půvdní název, který tedy musí začínat sérií znaků JU_NO_V25 neb JUNO_V26. Lze ji pužít např. pr imprt dat ze zálhy neb imprt aktuálních dat d nástrje nvé verze, která bsahuje pravy neb dplnění funkčnsti. P spuštění funkce se bjeví dialg z následujícíh brázku. V dialgvém kně jsu zbrazeny i infrmace prváděné peraci. Prtže se jedná nevratnu peraci, která maže data, je třeba nejprve dsuhlasit výmaz dat v nástrji. Pzr, půvdní data nejdu žádným způsbem bnvit, jsu nahrazena daty ze zadanéh nástrje! Strana 7 (celkem 18)
4.2.3. Režim správce P zaškrtnutí zaškrtávacíh ple Režim správce a zadání hesla, přejde nástrj d režimu vlné editace určenéh pr správu a údržbu nástrje, který není určen pr běžnu práci uživatelů. 4.3. Peněžní deník Na listu se nachází zadávací zóna pr přizvání účetních záznamů phybů finančních prstředků v pkladně a na běžném účtu a zóna s vládacími tlačítky. Na ní je sustředěn spuštění všech rutinních funkcí mim funkce kalkulační, které jsu prváděny vzrcvými výpčty na jedntlivých listech autmaticky průběžně. Příklad účetních dat v listu peněžníh deníku je na následujícím brázku. V hrní části lišty se nacházejí tlačítka pr následující funkce. 4.3.1. Nvý dklad Zbrazí frmulář pr zadání nvéh účetníh řádku peněžníh deníku. Frmulář je vybaven číselníkvými vládacími prvky a může být vyplněn např. pdle následujícíh vzru Strana 8 (celkem 18)
Zadávání účetní perace lze uknčit trjím různým způsbem. Při pužití tlačítka Zrušit se data neulží a frmulář se smaže i s daty. Při pužití tlačítka Ulžit se data ulží na list Peněžní deník, d prvníh vlnéh řádku (na knec deníku) a frmulář se zavře. Při pužití tlačítka Ulžit a další se data ulží, z frmuláře se smažu hdnty a frmulář zůstane zbrazen pr zadávání dalšíh řádku deníku. Frmulář je dplněn dvě další malá tlačítka vázající se k vyklápěcímu seznamu Ppis. Služí pr ulžení aktuálně zadané hdnty ve vyklápěcím seznamu d číselníku Ppis na listu Statistika-číselník. První z tlačítek ukládá aktuální hdntu d části číselníku s hdntami zapčítávanými d příjmů a výdajů celkem a druhé ukládá d části s hdntami nezapčítávanými. 4.3.2. Oprava dkladu Pužívá stejný frmulář jak funkce nvý dklad, ale nebsahuje tlačítk Ulžit a další. Opravván je vždy jen jediný dklad, a t ten, který je aktuálně vybrán (řádek peněžníh deníku ve kterém je aktuálně vybraná buňka). Pkud není ppsaným způsbem žádný řádek vybrán, zahlásí nástrj chybu. 4.3.3. Kpie dkladu Pužívá stejný frmulář jak funkce nvý dklad, při prvním zbrazení ale bsahuje údaje z aktuálně vybranéh dkladu. Pkud není žádný řádek vybrán, zahlásí nástrj chybu. Při ukládání dat nejsu plžky frmuláře vymazávány, ale jsu tam pnechávány údaje z předchzíh ulžení. Tak lze rychle vytvářet kpie dkladu s malými změnami (například pakvaně účtvané perace jen změnu data). 4.3.4. Tisky Zbrazí výběrvý frmulář pr typ tisku pdle následujícíh brázku a tlačítka pr spuštění a zrušení tisku. Standardně je před tiskem zbrazen náhled sestavy, kdy je mžné ještě zkntrlvat tiskvý výstup tak, jak bude pravdu vypadat a upravit některé parametry tisku. Strana 9 (celkem 18)
4.3.5. Prhledávání a režim Hledání Tlačítk Hledat zbrazí frmulář pr zadání prhledávacíh klíče (libvlnéh řetězce znaků bsaženéh v některém pli evidence) pdle následujícíh brázku. Nástrj tak může prhledávat účetní řádky pdle libvlnéh splečnéh znaku. P dsuhlasení klíče hledání nástrj prhledá celý peněžní deník. Pkud nástrj pdle klíče nic nenalezne, zbrazí infrmační hlášení. Pkud je výsledkem hledání jeden řádek (škdní Strana 10 (celkem 18)
událst), vybere nástrj řádek s tut škdní událstí a všechny statní řádky zůstávají zbrazeny. Pzr, pkud je výsledkem hledání více řádků, přejde nástrj d zvláštníh režimu hledání, který se prjevuje tak, že tlačítk pr hledání změní barvu a ppisek se změní na Hledání, statní tlačítka jsu nepřístupná a na listu jsu zbrazeny puze řádky, které bsahují zadaný klíč. Režim hledání se uknčí pět pužitím tlačítka Hledat. Režim hledání je zbrazen na následujícím brázku, kdy jsu zbrazeny všechny účetní řádky, na kterých se vyskytuje název firmy ČRS, v tmt případě ve slupci Ppis. 4.3.6. Chrnlgizace Tlačítk prvede seřazení všech dkladů v peněžním deníku pdle data dkladu, a t d nejstaršíh p nejmladší (pslední nejmladší dle na knci seznamu dkladů). 4.3.7. Hrmadné pravy Zbrazí frmulář pr zadání nvé hdnty za stávající hdntu, v celé evidenci, ve vybraném slupci pdle následujícíh brázku. Dstupná je ve frmuláři vždy jen hdnta ze slupce vybranéh v peněžním deníku před spuštěním frmuláře funkce. Nahrazvána je vždy jen celá hdnta v buňce slupce. 4.3.8. Přímý zápis Pr zadávání dkladů d peněžníh deníku lze ale pužít i přímý zápis d buněk tabulkvéh prcesru Excel, pdle becně známých pravidel. Lze také dklady neb jejich části kpírvat přes schránku bvyklým způsbem. Buňky, ve kterých je hdnta pdle číselníku jsu šetřeny a je mžn z nich vybírat z vyklápěcíh seznamu jak je zbrazen na následujícím brázku (p výběru buňky se vprav vedle ní zbrazí tlačítk vyklápějící seznam číselníkvých hdnt). Strana 11 (celkem 18)
4.4. Fakturace Na listu Fakturace je uživateli k dispzici zóna pr prhlížení již zadaných faktur. Na rzdíl d listu Peněžní deník, zde není mžné pužít přímý zápis d buněk list, pr přizvání faktur je třeba vždy pužívat připravené frmuláře. V záhlaví listu jsu sustředěné vládací prvky pdle následujícíh brázku. Některé z nich vyžadují výběr knkrétní faktury a uživatel musí před pužitím vybrat řádek s fakturu (např. Oprava faktury), některé pracují se seznamem faktur jak takvých (např. Tisk phledávek neb Nvá faktura). K dispzici jsu následující funkce spuštěné vládacími tlačítky. 4.4.1. Nvá faktura Otevře frmulář pr zadání nvé faktury pdle brázku. Evidence umžňuje vytvářet fakturu maximálně 5 pčítaných fakturačních plžkách. Z brázku je funkčnst vládacích prvků zřejmá. Ple Čísl je nedstupné, dplňuje se autmaticky a je slžen z čísla rku a pčitadla faktur, nastavvacích plí na listu N. Pmcí tlačítka se šipku u vyklápěcíh ple Odběratel lze vybrat ddavatele z číselníku dběratelů na listu Statistikačíselník. Pmcí tlačítka s tužku u vyklápěcíh ple Odběratel lze aktuálně zadanéh nvéh dběratele ulžit d číselníku, včetně všech jeh údajů. V nepřístupném pli Cena celkem se průběžně sumarizuje celkvá cena za všechny plžky faktury. Tlačítk Ulžit všechny zadané údaje ulží na listu d seznamu a uzavře zbrazený frmulář, tlačítk Ulžit a další nechá p ulžení frmulář tevřený a vyprázdněný pr zadávání nvé faktury. Strana 12 (celkem 18)
4.4.2. Oprava Služí pr pravu značené, již dříve vytvřené faktury. Na následujícím brázku je příklad jinéh vyplněnéh frmuláře s fakturu bsahující více fakturačních plžek. Frmulář má stejné vlastnsti jak frmulář pr zadání nvé faktury, vyjma th, že nebsahuje tlačítk ulžit a další, prtže služí k pravě jediné, vybrané faktury. 4.4.3. Kpie Služí pr vytvření nvé faktury jak kpie znažčené, již dříve vytvřené faktury. Frmulář má stejné vlastnsti jak frmulář pr zadání nvé faktury. Funkce se s výhdu pužije pr pakvané vkládání pdbných faktur. 4.4.4. Strn Služí ke strnvání značené faktury. V seznamu se faktura značí jak strnvaná příznakem STORNO v psledním slupci. Strnvaná faktura nejde zaúčtvat ani Strana 13 (celkem 18)
pravvat. Strnvané faktury ne nezapčítávají d faktur celkem na sestavě přehledu všech faktur. Při tisku frmuláře faktury se tiskne frmulář Strn faktury. 4.4.5. Účtvání Suží k přenesení infrmace zaplacení faktury d peněžníh deníku. Zaúčtvaná faktura se v psledním slupci seznamu faktur značí příznakem An a v peněžním deníku se vytvří nvý kmpletní nvý řádek, kterým fakturvaná částka přibude na účet neb d pkladny. Při pužití tlačítka Účtvání mhu nastat celkem 4 situace. Pkud před pužitím tlačítka nebyl vybrán žádný řádek s fakturu, zbrazí se účtvací frmulář z následujícíh brázku. Kurzr je umístěn na prvním zadávacím pli a frmulář čekává zadání variabilníh symblu, tedy čísla faktury, která je na výpise z banky uvedena jak zaplacená a je ji třeba zaúčtvat. Uživatel zadá VS a pužije tlačítk Hledat VS. Nástrj najde v evidenci fakturu a její údaje vypíše d frmuláře, jak první pdklad pr zaúčtvání d peněžníh deníku. Údaje účtvacíh řádku se dílem získají z faktury (např. částka, pkladna/účet) a dílem z čast pužívaných hdnt nastavených na listu N (Činnst, Typ, Ppis). Uživatel může tyt údaje (vyjma VS) ještě upravit a pak pužije tlačítk Zaúčtvat a další případně Zaúčtvat a knec, pkud nechce pkračvat další fakturu. Nástrj si zaúčtvanu fakturu v seznamu značí jak zaúčtvanu a v peněžním deníku zřídí účetní řádek. P prvedení je kurzr pět na plžce VS a je mžn zaúčtvat další řádek neb uknčit zadávání tlačítkem Zrušit. Pkud před pužitím tlačítka byl vybrán řádek s nezaúčtvanu fakturu, zbrazí se účtvací frmulář, ve kterém jsu již vyplněny hdnty pr zaúčtvání z vybrané faktury. P jejím zaúčtvání vše pkračuje jak v prvním bdu. Strana 14 (celkem 18)
Pkud před pužitím tlačítka byl vybrán řádek se zaúčtvanu fakturu, zbrazí se puze dtaz, zda chce uživatel existující zaúčtvání zrušit, a pkud pužije tlačítk An, zbrazí se ještě upzrnění, že v peněžním deníku je třeba ručně smazat zaúčtvací řádek faktury. Pkud před pužitím tlačítka byl vybrán řádek se strnvanu fakturu, zbrazí se infrmace, že strnvanu fakturu nelze zaúčtvat. 4.4.6. Tisky Celkem tři spjená tlačítka, umžní připravit nejčastější tiskvé výstupy. Jsu t tisk frmuláře faktury, přehledvý seznam všech faktur a přehled phledávek, tj. seznam faktur nezaúčtvaných tedy neuhrazených. Standardně je před tiskem zbrazen náhled sestavy, kdy je mžné ještě zkntrlvat tiskvý výstup tak, jak bude pravdu vypadat a upravit některé parametry tisku. Strana 15 (celkem 18)
5. Ukázkvé pstupy práce 5.1. Zprvznění nástrje P získání nástrje musí být jeh XLS subr umístěn d samstatné slžky. Pkud je třeba účtvat více subjektům, bude mít každý subjekt jeden subr, subry se budu stejně jmenvat, ale budu umístěny každý v jiné slžce nazvané pdle subjektu. Je třeba pamatvat na průběžné zálhvání takvých slžek. Na jedntlivé subry je ve Windws mžné vytvřit zástupce a spuštět je jak jakékliv jiné prgramy. Při prvním spuštění je třeba prvést nastavení nástrje, a t na listu N, vyplněním pdbarvených plí zejména pčátečních stavů na pkladně a účtu a také evidenčních údajů neziskvé rganizaci, které se píší na sestavy tisknuté pr vlastní ptřebu i pr finanční úřad. Pkud se při tmt nastavení zmýlíte, během času se hdnty změní neb nebyly na pčátku známy, můžete nastavení kdykli upravit. Na listu Statistika číselník je dbré d slupce Ppis zadat prmyšlené členění příjmů a výdajů, které se bude dále pužívat jak číselník a které se pužije jak členění na list Účetní závěrka. Zde je také mžné naplnit číselník dběratelů, pkud bude pužívána fakturace. 5.2. Účtvání D peněžníh deníku jsu zapisvány pstupně finanční perace, dklady na pkladně a běžném účtu. Pkud prvádíte zápis průběžně a správně, je ve slupcích zůstatků vidět průběžně aktuální zůstatek v pkladně (pr kntrlu skutečné pkladní htvsti) i aktuální zůstatek na účtu (pr kntrlu s knečným stavem bankvníh výpisu). K účtvání fakturách se s výhdu využívá zálžka Faktury. Průběžně je mžné kntrlvat braty pdle jedntlivých členění na listu Statistika číselník. Okamžitě je tam například vidět klik byl vydán za elektřinu, klik za benzín, jaké byly příjmy z darů apd. (puze všem pkud takvé členění máte zapsán na tmt listu v číselníku Ppis a pužíváte h správně ve slupci Ppis u dkladů v peněžním deníku. Průběžně je ale k dispzici i mnžství dalších infrmací, jak na listu Statistika číselník, tak na listech Účetní závěrka a na listech bu výkazů. V praxi se čast vyskytuje pakvané účtvání velmi pdbných parametrů, například placení měsíčních zálh na energie. S výhdu je mžn na zalžení takvéht účetníh řádku pužít kpírvání na frmuláři neb přím v listu. Uživatel nalezne v listu řádek v minulém měsíci, nakpíruje jej na nvý řádek a změní datum a čísl dkladu. Vše statní zůstává stejné. 5.3. Příprava daňvéh přiznání Před finalizací účetnictví za účetní bdbí je třeba zadat na list Kniha MaZ všechny údaje, které reálně u neziskvé rganizace nejsu nulvé. Je třeba prvést kntrlu nastavení na listu N a zejména správnst a úplnst dkladů zachycujících finanční perace na účtu a v pkladně. Pdle pžadavku knkrétníh finančníh úřadu je pak mžn jak pdklad pr daňvé přiznání tisknut účetní závěrku (rzvahu a výsledvku), výkaz majetku a závazcích neb výkaz příjmech a výdajích. Případně je mžné též tisknut pis peněžníh deníku neb jen pkladní knihu a také seznam faktur vydaných. 5.4. Uzavření rku a zálhvání Strana 16 (celkem 18)
Na začátku nvéh rku je nezbytné účtvat sučasně d nvéh rku a uzavírat starý účetní rk. Nástrj t sučasně neumžňuje v jediném subr. Prt uživatel pužije následující pstup. Před spuštěním nástrje vytvří kpii nástrje s aktuálními daty, například v průzkumníku Windws přetažením subru v kně adresáře se sučasným stiskem klávesy Ctrl. Název subru je mžn pnechat neb jej změnit například na JUNO_V26_2016. Obdbný pstup lze pužít pr jednduché a rychlé zálhvání s tím, že vytvřená kpie subru se dpručuje ulžit na zálžní úlžiště mim pčítač. Pté uživatel nástrj spustí a na listu N pužije funkci Další rk a dsuhlasí její prvedení. P prvedení perace má uživatel v jednm nástrji účetnictví staréh rku, které pužívá při vyhtvení daňvéh přiznání a v druhém nástrji účetnictví nvéh rku, d kteréh prvádí aktuální účetní perace. 5.5. Pužívání nvé verze nástrje stažené z internetu Pkud uživatel bjeví na internetu nvu verzi nástrje a chce ji začít pužívat, například kvůli nvým funkčnstem neb pravám bjevených chyb, pužije následující pstup, aby nemusel všechny údaje manuálně kpírvat neb dknce přepisvat. Subr půvdníh nástrje s aktuálními daty přejmenuje neb přesune d zálžníh adresáře. D pracvníh adresáře nakpíruje nástrj nvé verze a spustí jej. Na listu N pužije funkci Imprt, dsuhlasí prvedení a vybere subr s aktuálními daty. Funkce najde v půvdním nástrji data a nakpíruje je d nástrje nvé verze, který tímt kamžikem uživatel začne pužívat. Strana 17 (celkem 18)
6. Časté dtazy, prblémy, servis Prblém1: Nejsu funkční tlačítka pr spuštění funkcí na plše listů peněžníh deníku a nastavení, i když jsu viditelná. Řešení 1: Ověřte, že v MS Excel jsu pvlena makra a případně je pvlte, viz kapitla 3. tht manuálu. Řešení 2: Najděte na disku C: pčítače, na kterém je nástrj pužíván, subr MSFrms.exd a smažte jej se zálhu na zálžní úlžiště. Prblém2: Při spuštění frmuláře pr nvý dklad, kpii dkladu neb jeh pravu nástrj zahlásí chybu, na frmulářích není funkční vládací prvek kalendáře pr rychlé zadání data dkladu, tedy pmcný výklpný kalendářích. Řešení: Je třeba dplnit vládací prvky VBA pr Windws. Stáhněte z webu MS subr MSCOMCT2.OCX a umístěte jej d slžky C:\Windws\System32 pkud máte pr 32- bitvé Windws neb d slžky C:\Windws\Sysww64 pkud máte 64-bitvé Windws. Ptm prveďte následující krky. - Vyvlejte Start\Všechny prgramy\příslušenství - Na aplikaci Příkazvý řádek klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte funkci Spustit jak správce. - Vyberte pracvní slžku, d které jste nakpírvali knihvnu MSCOMCT2.OCX, například napište "cd C:\Windws\Sysww6" a dsuhlaste Enter - Spusťe registraci zápisem příkazu "regsvr32 mscmct2.cx" a dsuhlasením klávesu Enter - Systém zahlásí úspěšnu registraci Pzr, někdy ani p úspěšné registraci pdle uvedenéh pstupu chyba není zdánlivě dstraněna. Pkud se prjevuje nadále chyba při spuštění frmuláře, nainstalujte znvu nástrj ze zálhy (aby nebyla ztracena aktuální data, pužijte funkci imprt na listu N). Ostatní prblémy: Při spuštění některé funkčnsti nástrje neb při nějaké peraci prgramu MS Excel se zbrazí neznámé chybvé hlášení. Řešení: Je třeba předat chybu k řešení autrvi, a t tak, že chybvé hlášení snímkujete (Alt-PrintScr) a snímek vlžíte s ppisem (při jaké činnsti chyba nastala) d mailu. Ten zašlete na adresu autra lg.in@seznam.cz. Autr pčítá s průběžným rzvjem SW nástrje a bude zveřejňvat nvé verze nástrje s nvými funkcemi a případnými pravenými chybami. Strana 18 (celkem 18)