Evidence bchdních aktivit Eda Evidence bchdních aktivit Prces prdejních kntraktů Tent dkument bsahuje ppis prcesu prdejních kntraktů včetně ukázky typických krků d ptvrzené bjednávky až p fakturaci. Obsah: Struktura dat... 2 Zalžení kntraktu... 3 Základní údaje... 3 Text kntraktu... 3 Plžky kntraktu... 4 Úprava plžek... 5 Zadání ddávky ke kntraktu... 6 Základní údaje... 6 Text ddacíh listu... 6 Plžky ddávky... 6 Zadání expedice plžek... 7 Zadání faktury ke kntraktu... 8 Základní údaje... 8 Text faktury... 8 Plžky faktury... 8 Zaúčtvání zálhvé faktury... 9 Vytvření Strn faktury a Dbrpisu... 10 Zadání přijaté platby k faktuře... 10 Sledvání stavu kntraktu... 10 Genervání upmínek... 11 Autr a kntaktní sba: Tmáš Rsinský Phankva 15, Brn Tel: 606 746 325 email: sftware@rsinsky.cz www: www.rsinsky.cz 1/11
Evidence bchdních aktivit Struktura dat 2/11
Evidence bchdních aktivit Zalžení kntraktu Kntrakt lze zalžit následujícími způsby: jak prázdný přím z phledu kntrakty jak duplikát již existujícíh kntraktu z phledu kntrakty s předvyplněným zákazníkem z phledu Firmy neb Osby s předvyplněnými údaji (zákazník, typ, vazby) z phledu Případ, Nabídka, Zápůjčka neb Přijatá bjednávka s předvyplněnými údaji (zákazník, typ, vazby) ze Servisu Základní údaje zadejte identifikaci kntraktu, čísl kntraktu lze vygenervat pmcí tlačítka Nvý neb bude vygenerván autmaticky při ulžení vyhledejte a vyberte zákazníka pr fakturaci a zákazníka jak uživatele, p výběru zákazníka je načtena jazykvá varianta a měna z nastavení firmy, jinak je nutné tt zadat ručně pkud se jedná Leasing a bude se fakturvat leasingvé firmě, zatrhněte před výběrem zákazníka ple Leasing, pak u zákazníka pr fakturaci budu nabídnuti zákazníci z kategrie Leasing zadejte čísl bjednávky zákazníka a další vlitelné údaje kntrakt ulžte Text kntraktu v zálžce Texty můžete zadat záhlaví a zápatí kntraktu (např. pdpis, pdmínky apd.) záhlaví a zápatí lze načíst z předdefinvaných textů právě zadaný text záhlaví a zápatí lze ulžit jak výchzí text pr nvé záznamy (platí pr danéh uživatele) svislá čára značuje míst zalmení textu v tištěném reprtu dluhé texty lze tevřít v extra kně přes celu brazvku, ppř. lze vlžit frmátvací znaky, vše pmcí tlačítek v pravém hrním rhu plžky 3/11
Evidence bchdních aktivit Plžky kntraktu v zálžce plžky kntraktu vyberte a zadejte seznam plžek, pkud je kntrakt vytvřen na základě nabídky, jsu plžky autmaticky načteny, případně je lze načíst ručně plžka z katalgu artiklů tlačítkem + Artikl vyhledejte a přidejte plžku z katalgu artiklů neb pužijte rychlé vlžení artiklu pdle kódu vlžte nvu plžku tlačítkem Nvý neb přechdem na nvý řádek v mřížce s plžkami šipku dlů d slupce Kód plžky zadejte hledaný kód klikněte na tlačítk... v buňce neb zmáčkněte Ctrl+Enter pkud je daný kód nalezen, je autmaticky vlžena plžka artiklu, pkud je nalezen více plžek, je zbrazen seznam s mžnstí výběru p přidání bude autmaticky načten lkalizvaný ppis artiklu dle zvlené jazykvé varianty kntraktu (pkud není v katalgu zadán, pužije se výchzí ppis) dále je načtena jedntkvá cena plžky pčet kusů je přednastaven na prdejní mnžství DPH je nastaven dle skupiny DPH u artiklu a aktuální sazby k datu bjednávky v definici DPH, lze ručně upravit pkud v ceníku artiklu není zadána prdejní cena, je nutné ji zadat ručně přím v kntraktu, pkud je více prdejních cen, je mžné ručně vybrat aktuální, v případě ceny v jiné měně je tat autmaticky přepčtena pdle zadanéh kurzu v definici měn následně je mžné upravit pčet kusů a cenu za MJ ke každé plžce je také mžné zadat slevu v % textvá plžka tlačítkem + Text lze načíst z definice předpřipravených textů pžadvaný text tlačítkem Nvý lze zadat nvý prázdný záznam a zadat text ručně suma blku plžek s mžnstí dplňkvé slevy tlačítkem + Suma zadejte sumární plžku ručně lze upravit předvyplněný text sumy (neb lze v glbální knfiguraci nastavit jiný pžadvaný text glbálně pr všechny uživatele) ručně lze zadat % slevu za daný blk, ppř. lze zadat přím abslutní slevu d slupce cena (nutn zadat záprnu hdntu) p zadání slevy je v pli Cena za MJ suma celéh blku, v pli Cena je vypčtená či zadaná sleva (v tištěném reprtu je t zbrazen pd sebu) z hlediska výpčtu DPH je nutné v rámci jednh slevvéh blku využívat jen jednu sazbu DPH (jinak prgram vypíše upzrnění) zalmení stránky tlačítkem + Zalmení zadejte nucené zalmení stránky plžky ze servisu pkud se jedná kntrakt napjený na servisní případ, je mžné tlačítkem + Servis autmaticky d kntraktu načíst ceny za dbu pravy, cestvné, dpravu a přepravu dle zadaných údajů v servisním případu 4/11
Evidence bchdních aktivit Úprava plžek pd seznamem plžek jsu panely umžňující: editaci ppisu plžky včetně mžnsti zbrazení v nezávislém kně nastavení frmátu plžky změna přadí plžek, přečíslvání plžek (nastaví se puze u plžek, které již mají vyplněné čísl), hrmadné změny plžek (nastavení slevy, DPH, dstranění) Zůstatky a zisk V zálžce Zůstatky a zisk se k jedntlivým plžkám kntraktu zbrazí Zůstatek kusů na skladech pr prdej, průměrná nákupní cena z ceníku a vypčtený zisk, a pkud se k danému SN neb Ltu nalezne i nákupní bjednávka s fakturu, pak se zbrazí reálná nákupní cena dle faktury a reálný zisk. Pkud se nákupní cena v ceníku nenajde, je ple s cenu a ziskem prázdné a nepčítá se d celkvéh zisku (pr artikly typu Služba je nákupní cena pak nastavena na nulu a zisk se pčítá). Všechny ceny pr výpčet zisku jsu vždy přepčteny na výchzí měnu. 5/11
Evidence bchdních aktivit Zadání ddávky ke kntraktu Ddávku lze zalžit následujícími způsby: jak prázdnu přím z phledu ddávky, ale je nutné následně vyhledat kntrakt z phledu kntrakt, u aktivníh kntraktu zvlit akci + Ddávka přím z editačníh kna kntraktu ze zálžky Ddávky a stav K jednmu kntraktu může být libvlný pčet ddávek Základní údaje zadejte datum ddání, čísl ddacíh listu lze vygenervat pmcí tlačítka Nvý neb bude vygenerván autmaticky při ulžení ddací list ulžte Text ddacíh listu v zálžce Texty můžete zadat záhlaví a zápatí ddacíh listu záhlaví a zápatí lze načíst z předdefinvaných textů právě zadaný text záhlaví a zápatí lze ulžit jak výchzí text pr nvé záznamy (platí pr danéh uživatele) svislá čára značuje míst zalmení textu v tištěném reprtu dluhé texty lze tevřít v extra kně přes celu brazvku, ppř. lze vlžit frmátvací znaky, vše pmcí tlačítek v pravém hrním rhu plžky Plžky ddávky v zálžce plžky ddávky vyberte a zadejte seznam ddávaných plžek plžka z kntraktu tlačítkem + Z kntraktu zbrazte seznam bjednaných a zatím neddaných plžek vyberte pžadvanu plžku, v dlní části kna se zbrazí pčty kusů vybranéh artiklu na skladech a je mžné zvlit ddávaný kus u přístrjů bude vlžen vždy jen jeden kus, pr ddání více kusů je nutné pstup pakvat u materiálu bude d ddávky vlžena plžka s pčtem dle kntraktu, ppř. dle pčtu na skladě pkud je menší, pr ddání více kusů z různých skladů či ltů je mžné pstup pakvat plžka z katalgu artiklů tlačítkem + Artikl lze zadat i plžku nevázanu na kntrakt přím z katalgu artiklů neb pužijte rychlé vlžení artiklu pdle kódu vlžte nvu plžku tlačítkem Nvý neb přechdem na nvý řádek v mřížce s plžkami šipku dlů d slupce Kód plžky zadejte hledaný kód klikněte na tlačítk... v buňce neb zmáčkněte Ctrl+Enter 6/11
Evidence bchdních aktivit pkud je daný kód ve skladech nalezen, je autmaticky vlžena plžka artiklu, pkud je nalezen více kusů, je zbrazen seznam s mžnstí výběru Výběrem knkrétníh kusu d ddacíh listu dchází k vyskladnění artiklu ze skladu. Ze zálžky plžky ddávky lze zbrazit také histrii ddávanéh artiklu. Pr případ dkupu je pd seznamem plžek také funkce pr zadání dkupu přístrje, autmaticky se zbrazí přesný ppis prcesu dkupu. V seznamu ddaných kusů je krmě pčtu dkupených také zbrazen pčet vrácených kusů na servis (pkud servis nesknčí navrácením zbží zákazníkvi). Zadání expedice plžek V zálžce Expedice lze vytvřit záznam expedici a následně k ní přiřadit ddávané plžky (jedntlivě neb hrmadně). K jedné ddávce může být zadán více expedic. Pr tisk ptvrzení expedice se vždy pužije ta, která nemá nastaven ple Uzavřen. 7/11
Evidence bchdních aktivit Zadání faktury ke kntraktu Fakturu lze zalžit následujícími způsby: jak prázdnu přím z phledu faktury, ale je nutné následně vyhledat kntrakt z phledu kntrakty, u aktivníh kntraktu zvlit akci + Faktura přím z editačníh kna kntraktu ze zálžky Faktury a stav K jednmu kntraktu může být libvlný pčet faktur Základní údaje zadejte datum vystavení, splatnsti, zdanitelnéh plnění a typ faktury (zda se jedná prfrma fakturu) splatnst faktury je p výběru kntraktu aktualizvaná dle zadané splatnsti u zákazníka (pkud je u zákazníka definvaná) čísl faktury lze vygenervat pmcí tlačítka Nvý neb bude vygenerván autmaticky při ulžení, variabilní symbl bude přednastaven dle čísla faktury, ale lze ručně změnit z kntraktu bude načtena jazykvá varianta a měna lze vybrat knkrétní ddací list, ke kterému je faktura připjená (není nutné) fakturu ulžte Text faktury v zálžce Texty můžete zadat záhlaví a zápatí faktury záhlaví a zápatí lze načíst z předdefinvaných textů právě zadaný text záhlaví a zápatí lze ulžit jak výchzí text pr nvé záznamy (platí pr danéh uživatele) svislá čára značuje míst zalmení textu v tištěném reprtu dluhé texty lze tevřít v extra kně přes celu brazvku, ppř. lze vlžit frmátvací znaky, vše pmcí tlačítek v pravém hrním rhu plžky Plžky faktury v zálžce plžky faktury vyberte a zadejte seznam fakturvaných plžek plžka z kntraktu tlačítkem + Z kntraktu zbrazte seznam ddávaných plžek, je mžné vybírat jen z již ddaných plžek neb ze všech z kntraktu v seznamu plžek je i plžka typu Suma, pkud v kntraktu byla pužita (tím se zajistí přesun skupinvé slevy z kntraktu d faktury) vyberte pžadvané plžky (klikáním na levý fixní slupec plžek neb pmcí tlačítka Vybrat vše d faktury budu vlženy plžky s pčtem dle ddávky či kntraktu, následně je mžné pčet kusů upravit dle skutečnsti 8/11
Evidence bchdních aktivit POZOR - pkud byla pužita v kntraktu skupinvá sleva zadaná v % a bude více faktur, je nutné tut slevu pužít u všech částečných faktur (pkud se fakturují plžky z blku slevy), tím se sleva pužije pr všechny plžky POZOR - pkud byla pužita v kntraktu skupinvá sleva zadaná jak abslutní částka a bude více faktur, je nutné tut slevu pužít jen u jedné faktury, ppř. ji ručně rzlžit dle ptřeby plžka z katalgu artiklů tlačítkem + Artikl lze zadat i plžku nevázanu na kntrakt přím z katalgu artiklů neb pužijte rychlé vlžení artiklu pdle kódu textvá plžka vlžte nvu plžku tlačítkem Nvý neb přechdem na nvý řádek v mřížce s plžkami šipku dlů d slupce Kód plžky zadejte hledaný kód klikněte na tlačítk... v buňce neb zmáčkněte Ctrl+Enter pkud je daný kód nalezen, je autmaticky vlžena plžka artiklu, pkud je nalezen více plžek, je zbrazen seznam s mžnstí výběru tlačítkem + Text lze načíst z definice předpřipravených textů pžadvaný text tlačítkem Nvý lze zadat nvý prázdný záznam a zadat text ručně suma blku plžek s mžnstí dplňkvé slevy tlačítkem + Suma zadejte sumární plžku ručně lze upravit předvyplněný text sumy (neb lze v glbální knfiguraci přím nastavit jiný pžadvaný) a pžadvanu slevu stejně jak v kntraktu Zaúčtvání zálhvé faktury Pkud byla ke kntraktu zadána zálhvá faktura, je mžné následně stru fakturu zadat tímt pstupem: mžnst 1/ mžnst 2/ v phledu faktury nalezněte zálhvu fakturu vyberte akci Genervat stru fa, p ulžení faktury se načtu plžky ze zálhvé a zaplacená zálha zadejte ručně plžky stré faktury pd seznamem plžek zvlte akci Načíst zaplacenu zálhu, tím se d plžek načte již zaplacená zálhvá faktura (načítají se jen již uhrazené faktury) tlačítkem Zadat zaplacenu zálhu lze zadat zaplacenu částku ručně. 9/11
Evidence bchdních aktivit Vytvření Strn faktury a Dbrpisu Ke kntraktu lze zalžit také Strn fakturu neb Dbrpis. Dbrpis je navázán na půvdní stru fakturu a p ulžení je mžn načíst plžky z stré faktury. Plžky na dbrpisu jsu vždy záprné. P zkpírvání či zadání plžek lze v dialgu značit přiřazené plžky z ddávky jak vrácené. Tím se značí plžka v ddacím listu jak vrácená. V histrii artiklu je vidět akce Prdán-Vrácen. Pr udržení suhlasu pčtu kusů s kntraktem je nutné vrácené zbží znvu ddat v jiném ddacím listu neb upravit plžky kntraktu. Zadání přijaté platby k faktuře Platbu lze zalžit následujícími způsby: jak prázdnu přím z phledu platby, ale je nutné následně vyhledat fakturu z phledu faktury, u aktivní faktury zvlit akci Platba přím z editačníh kna faktury ze zálžky Platby a stav K jedné faktuře může být libvlný pčet plateb U platby je mžné zvlit hdntu a účet. Pkud p zadání platby je zůstatek k platbě nulvý, je faktura značena jak zaplacená. Sledvání stavu kntraktu Stav kntraktu a jeh plžek je mžné vidět přím v seznamu kntraktů v kně se seznamem plžek neb přím v editačním kně kntraktu v zálžce Ddávky a stav neb Faktury a stav. 10/11
Evidence bchdních aktivit Hrmadně stav všech kntraktů a jeh plžek je mžné zbrazit přím z phledu Kntrakty pmcí tlačítka Plžky kntr., a také je lze sledvat v kně Manažer - Prdej - plžky. Genervání upmínek K nezaplaceným fakturám lze genervat a tisknut upmínky. V phledu upmínky tlačítkem Genervat upmínky lze zvlit pdmínky pr výběr faktur Vygenervaný seznam faktur lze následně ulžit a vytisknut upmínky Pr každu firmu je generván jeden list se seznamem neuhrazených faktur dle výběru V Glbálním nastavení prgramu lze nadefinvat rční úrk a přadí upmínky, d které se úrk zapčítává a zbrazí se alternativní text v upmínce (např. pkus smír) 11/11